GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VÈ CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM & DV SÓNG BIỂN

2.3 Cơ cấu tổ chức: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, bộ phận kỹ thuật, bộ phận giao hàng, bộ phận kho với h

GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH MTV TIN

HỌC TM & DV SÓNG BIỂN

2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM

& DV SÓNG BIỂN:

- Tên doanh nghiệp : CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM &

- Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH

- Trụ sở đặt tại : 57 Lê Hoàng Phái, P.17, Q Gò Vấp, Tp.HCM

- Số điện thoại : 62749424 Fax: 62577620

- Đại diện bởi Ông : LÊ NGỌC HOÀNG Chức vụ: Giám đốc

- Ngành nghề kinh doanh theo giấy phép: mua bán máy photo, máy tính, kim khí điện máy

- Doanh nghiệp hoạt động chính trong lãnh vực thương mại trong đó mặt hàng chủ yếu là mực, linh kiện máy photocopy chiếm khoảng 95% tỉ trọng

- Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng

Doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động vào tháng 04/2005 với các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy, linh kiện, mực máy photo và máy in với các nhà cung cấp có uy tín trên thị trường linh kiện máy photo như: Katun Singapore PTE LTD (Singapore) với lượng hàng nhập trong năm khoảng 450.000 USD, Jadi Imaging Tecnologies (Malaysia) lượng hàng nhập trong năm khoảng 500.000 USD và lượng hàng tồn kho hiện tại có thể cung cấp cho thị trường trong vòng 03 tháng

- Trong gần 05 năm hoạt động lợi nhuận doanh nghiệp thu được: 136.880.544 (năm 2005); 164.043.617 (năm 2006); 170.949.534 (năm 2007); 85.332.679 (năm 2008); 204.464.362 (năm 2009)

- Năng lực sản xuất kinh doanh hiện nay: Hệ thống đại lý của Công ty phân phối trên toàn quốc Nguồn hàng đầu vào, đầu ra ổn định và đảm bảo chất lượng nhằm giữ vững thương hiệu, sức cạnh tranh trên thị trường Hiện doanh nghiệp đang đặêt văn phòng chính tại số 57 Lê Hoàng Phái, P.17, Q Gò Vấp, Tp HCM

- Chiến lược kinh doanh, phát triển thị trường: Trong tương lai sẽ mở rộng thêm thị trường, đầu tư vào ngành kim khí điện máy với phương châm kinh doanh “ổn định chất lượng, giá cả cạnh tranh” nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

2.2 Chức năng và nhiệm vụ:

2.2.1 Chức năng:

Doanh nghiệp chuyên mua bán các loại máy, linh kiện, mực máy photo và máy in Thị trường tiêu thụ của công ty là thị trường trong nước

2.2.2 Nhiệm vụ:

- Chuyên mua bán, sửa chữa các loại linh kiện, máy photo,máy in

- Phải đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, an toàn và phát triển nguồn vốn

- Thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước và phải nộp các báo cáo tài chính đúng thời hạn theo quy định của nhà nước

2.3 Cơ cấu tổ chức:

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, bộ phận kỹ thuật, bộ phận giao hàng, bộ phận kho với hơn 30 nhân viên, trong đó gần 70% có trình độ chuyên môn về lĩnh vực máy photo, cán bộ quản lý thì trình độ từ cao đẳng đến đại học Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành photo nên khả năng kinh doanh đạt kết quả tốt và ngày càng phát triển

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Tin Học TM & DV Sóng Biển

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KẾ

TOÁN –

TÀI CHÍNH

KẾ

TOÁN

CÔNG

NỢ

PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

BỘ PHẬN KỸ THUẬT

PHÒNG KINH DOANH

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

BỘ PHẬN KHO

KẾ TOÁN

XUẤT HÓA ĐƠN

KẾ TOÁN KHO

BỘ PHẬN BÁN HÀNG

NHẬN HÀNG

CHỨNG TỪ

BỘ PHẬN BÁN SĨ

BỘ PHẬN BÁN LẺ

PHÒNG XUẤT NHẬP

Nhiệm vụ của các phòng ban :

 Ban giám đốc :

- Điều hành mọi hoạt động của công ty đúng với trách nhiệm và quyền hạn của mình

- Chịu trách nhiệm chung và chỉ đạo trực tiếp các phòng ban

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty

- Có quyền giao nhiệm vụ cho cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ chung

- Kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhân viên, quyết định thưởng phạt hợp lý, kịp thời để khuyến khích, động viên tinh thần thi đua của cấp dưới nhằm đưa tổ chức hoạt động vào nề nếp và ngày càng hiệu quả

 Phòng kế toán – tài chính:

Phòng kế toán - tài chính liên quan đến những hoạt động huy động và sử dụng các nguồn lực vật chất của doanh nghiệp trong từng thời kì, thực hiện hạch toán kinh tế trong tất cả các khâu công việc trong quá trình hoạt động Cụ thể:

- Lập kế hoạch thu chi tài chính

- Kiểm soát tài chính đối với tất cả các hoạt động của công ty

- Thanh toán các khoản chi trong hoạt động kinh doanh

- Theo dõi kiểm tra công nợ

- Lập bảng lương và trả lương cho nhân viên

- Tính lợi nhuận và thuế phải nộp

- Quản lý và kiểm tra tình hình tài chính của công ty

 Phòng kinh doanh : do trưởng bộ phận kinh doanh phụ trách, có nhiệm

vụ:

- Bán hàng sĩ và lẻ cho các khách hàng vãng lai và doanh nghiệp trong nước thông qua 2 hình thức bán hàng tại quầy và bán hàng qua điện thoại

- Kiểm tra lượng hàng đã bán ra

- Dự báo nhu cầu tiêu thụ từng mặt hàng để nhập hàng tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hoá

 Phòng xuất nhập khẩu:

- Thực hiện tốt các quy trình xuất nhập khẩu để đảm bảo rằng nguyên liệu, hàng hoá xuất nhập đúng nơi đúng thời hạn quy định

- Phụ trách việc làm các thủ tục hải quan

- Chịu trách nhiệm việc đặt hàng và mua hàng từ các nhà cung cấp trong nước và ngoài nước

 Phòng hành chính nhân sự: có nhiệm vụ

- Thực hiện công tác tuyển dụng theo yêu cầu của công ty

- Tổ chức và phối hợp với đơn vị khác trong việc đào tạo nhân viên

- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty

- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành

- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với chế độ Lễ tết

- Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định trong công ty và giám sát ciệc chấp hành

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chuyển giao công văn giấy tờ…

 Bộ phận kỹ thuật: có nhiệm vụ

- Kiểm tra kỹ thuật các linh kiện, máy móc nhập về công ty

- Sửa chữa các thiết bị hư hỏng trong công ty

- Sửa chữa hàng bị lỗi kỹ thuật cho khách hàng

- Đề ra các phương hướng bảo dưỡng duy tu định kỳ cho các thiết bị

 Bộ phận giao hàng: thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

 Bộ phận kho: nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá lưu kho, kiểm tra kỹ khi hàng

đến, hàng đi, lên kế hoạch sắp xếp kho bãi

2.4 Các đối thủ cạnh tranh trên thị trường tiêu thụ sản phẩm:

Đối thủ cạnh tranh là một vấn đề mà Công ty TNHH MTV Tin Học TM & DV Sóng Biển cần quan tâm Hiện tại trên thị trường công ty đang phải đối đầu với vấn đề

hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng, nhập hàng không đúng giá dẫn đến việc cạnh tranh không lành mạnh Thị trường sản phẩm của công ty đang là một thị trường phát triển tốt nên cũng có khá nhiều đối thủ cạnh tranh

 Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ Hợp Thanh: Là một công TNHH chuyên cung cấp các loại máy văn phòng, có trụ sở tại Q.1 và chi nhánh ở Q.9, Tp.HCM Hợp Thanh thường xuyên đẩy mạnh chiến lược giảm giá bán để cạnh tranh trên thị trường Đây là một đối thủ đáng chú ý

 Công ty Trung Việt Hưng: Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết bị văn phòng từ năm 1997, chuyên mua bán và sửa chữa thiết bị văn phòng có thương hiệu nổi như: Toshiba, Ricoh, Canon… Công ty Trung Việt Hưng có lợi thế về đội ngũ nhân viên và thị trường tiêu thụ rộng

Thị trường về thiết bị văn phòng và linh kiện máy tính đang là một thị trường rất hấp dẫn nên Sóng Biển còn có rất nhiều đối thủ cạnh tranh như: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sản xuất Tùng Vỹ, Công ty Nguyên Tân, Công ty Hữu Văn, Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Tuấn Trần…

2.5 Thực trạng năng lực sản xuất kinh doanh:

Mặt hàng kinh doanh của công ty là phân phối các loại linh kiện, máy móc về photo in ấn… của các hãng như Công ty Cổ Phần Siêu Thanh (chuyên về Ricod), Công ty CP Lê Bảo Minh (chuyên về Canon), Katun (Singapore), Phật Sơn, Jadi Imaging Technologies (Malaysia)… và các loại mực do công ty tự đóng gói

Thị trường tiêu thụ: với uy tín trên thương trường trong những năm hoạt động vừa qua và giá cả hàng hóa hợp lý, cung cách phục vụ rất nhiệt tình nên hiện nay công ty có thị trường tiêu thụ rộng khắp các tỉnh kéo dài từ Nam ra Bắc, mỗi tỉnh doanh nghiệp đều có khách hàng mua sĩ để làm đại lý bán lẻ

Theo đánh giá của doanh nghiệp, các khách hàng cảm thấy rất hài lòng về cách làm việc của doanh nghiệp, do đó họ có mối quan hệ rất tốt Nhóm khách hàng mua sĩ này là một nhóm khách hàng rất quan trọng của công ty Do đó công ty

luôn ưu tiên hàng hóa và giá cả cho họ mỗi khi hàng hóa bị thiếu hụt do nhu cầu tăng cao, vì thế họ rất hài lòng

Ngoài ra công ty còn bán lẻ tại chi nhánh và tại trụ sở chính, đối tượng khách hàng này chủ yếu là các cửa hàng bán lẻ linh kiện, một số công ty cần thiết bị văn phòng và khách hàng vãng lai có nhu cầu, tuỳ từng đối tượng mà công ty có những chính sách giá cả cho phù hợp, vì thế lượng khách hàng mua lẻ của công ty càng lúc càng tăng, đây là một dấu hiệu rất lạc quan cho công ty

2.5.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2008-2009:

ĐVT : Đồng

Chỉ tiêu

HT

Giá trị Tỷ

trọng Giá trị

Tỷ trọng Doanh thu 41.440.909.543 100% 45.747.837.048 100% 4.306.927.505 10.4 Doanh thu

bán sĩ 32.572.554.900 78.6% 36.232.286.942 79.2% 3.659.732.042 11.2 Doanh thu

bán lẻ 8.868.354.643 21.4% 9.515.550.106 20.8% 647.195.463 7.3

( Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2009

Qua bảng trên cho thấy chỉ tiêu doanh thu có xu hướng tăng qua các năm, điều này cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả, doanh thu năm 2009 tăng 4.306.927.505 đồng so với năm 2008 tức tăng 10.4% Doanh thu năm 2009 tăng lên như vậy là do trong năm này số lượng hàng hóa được bán ra nhiều hơn cho các đại lý, số đại lý mua sĩ tăng lên do mở rộng thị trường ở một số tỉnh thành Đây là mặt tích cực của doanh nghiệp, cần phát huy

Qua bảng 2.1, chúng ta thấy doanh thu bán sĩ của công ty tăng dần qua các năm cụ thể là năm 2009 doanh thu bán sĩ tăng 3.659.732.042 đồng so với năm 2008 tức tăng 11.2% Qua số liệu trên càng cho thấy công ty đã có được thị trường tiêu thụ ở các tỉnh là rất lớn và số lượng khách hàng tăng qua các năm thể hiện việc

doanh nghiệp dần có uy tín trong thương trường Trong vòng một năm mà lượng khách hàng mua sĩ đã tăng lên 16 người, cụ thể năm 2008 là 59 người nhưng đến năm 2009 lên đến 75 người

Còn về doanh thu bán lẻ của công ty ở năm 2009 tăng hơn so với năm 2008 là 647.195.463 đồng tức tăng 7.3% Điều này cho chúng ta thấy rằng không chỉ doanh thu bán sĩ mà ngay cả doanh thu bán lẻ cũng tăng, chứng tỏ sản phẩm của công ty đã được nhiều người biết đến Đây là điều đáng mừng cho doanh nghiệp

Việc có được kết quả khả quan trong những năm gần đây là do công ty đã mạnh dạn đầu tư cho việc tự đóng gói các loại mực, điều này giúp cho doanh nghiệp một phần giảm giá thành sản phẩm và nâng cao sức cạnh tranh và tăng lợi nhuận trong những năm gần đây mặc dù gặp phải sự cạnh tranh rất gay gắt trong ngành Ngoài ra nguyên nhân dẫn đến sự tăng doanh thu trong những năm qua còn

do sự biến động giá cả Do dự báo được tình hình biến động nên công ty đạt được lợi nhuận tương đối cao Tóm lại, doanh thu ngày càng tăng là do số lượng khách hàng cuả công ty ngày càng nhiều và một phần do sự biến động giá cả Doanh nghiệp cần phát huy hết lợi thế của mình để doanh thu ngày càng tăng hơn nữa

2.5.2 Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2008-2009

Hiệu quả là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh trình độ, lợi dụng các yếu tố trong quá trình sản xuất đồng thời là một phạm trù kinh tế gắn liền với nền sản xuất hàng hóa Sản xuất kinh doanh có phát triển hay không là nhờ đạt hiệu quả cao hay thấp, biểu hiện của hiệu quả là lợi ích mà thước đo cơ bản của nó là tiền Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chúng ta cần xác định rõ các tiêu chuẩn và chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh

Bảng 2.2:Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2009

S

T

T

CHỈ TIÊU NĂM 2008 NĂM 2009 CHÊNH LỆCH GIÁ TRỊ % HT

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 41.485.734.090 45.747.837.048 4.262.102.958 10.3%

Doanh thu thuần về bán

hàng và cung cấp dịch

vụ ( 3=1-2) 41.440.909.543 45.747.837.048 4.306.927.505 10.4%

4 Giá vốn hàng bán 38.383.416.928 42.512.741.370 4.129.324.442 10.76% 5

Lợi nhuận gộp về bán

hàng và cung cấp DV

(5= 3-4) 3.057.492.615 3.235.095.678 177.603.063 5.81%

6 Doanh thu hoạt động tài chính 8.852.398 88.330.433 79.478.035 897.8%

7 Chi phí tài chính 1.548.911.284 1.517.936.149 -30.975.135 -2%

8 - Trong đó: chi phí lãi vay 1.423.066.804 1.358.581.198 -64485606 -4.53%

9 Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp 1.400.038.068 1.521.649.588 121.611.520 8.67%

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

10=5+(6-7)-9 117.395.661 283.840.374 166.444.713 141.78%

11 Thu nhập khác 1.254.968 223.263 -1.031.705 -82.2%

13 Lợi nhuận khác 1.121.949 137.907 -984.042 -87.7%

14 Lợi nhuận kế toán trước thuế (14=10+13) 118.517.610 283.978.281 165.460.671 139.6%

10 Thuế TNDN 33.184.931 79.513.919 46.328.988 139.6%

11 Lợi nhuận sau thuế 85.332.679 204.464.362 119.131.683 139.6%

ĐVT : Đồng ( Nguồn: Bộ phận tài chính kế toán)

Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2009 nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty ngày càng tốt vì lợi nhuận của công ty có xu hướng tăng dần qua các năm, như ta thấy lợi nhuận 2009 tăng 139.6% so với năm 2008 tức tăng 119.131.683 đồng

2.6 Hoạt động nhân sự của Cơng ty:

Do quy mơ hoạt động chỉ ở dạng vừa và nhỏ nên cơng ty khơng tách bộ phận hành chánh quản trị và tổ chức nhân sự ra thành hai bộ phận riêng biệt mà gộp chung lại Hiện tại, phịng hành chính đảm nhiệm và chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự

của tồn Cơng ty, thực hiện cơng tác thi đua khen thưởng, lao động tiền lương, bảo hiểm, gia hạn hợp đồng lao động…

2.7 Đặc điểm cơ cấu nguồn nhân lực của Cơng ty:

2.7.1 Số lượng nhân viên:

Bảng 2.3: Tình hình nhân viên quản lý và thừa hành của công ty

(Nguồn: Bộ phận nhân sự) Qua bảng trên chúng ta thấy các nhà quản lý của doanh nghiệp tăng dần qua các năm cụ thể là năm 2007 số lượng cán bộ quản lý là 3 người thì năm 2008 và năm

2009 số lượng này là 5 người Việc số cán bộ quản lý trong công ty tăng lên là do trong năm 2007 công ty bắt đầu mở rộng thêm quy mô kho bãi và xây dựng thêm kho chứa hàng Trong đó các cán bộ quản lý của công ty chỉ có 2 người có trình độ đại học trong đó có một người là kế toán trưởng, số còn lại là các nhà quản trị cấp

cơ sở nên chỉ giỏi trong hoạt động tác nghiệp chứ chưa đủ trình độ để định hướng chiến lược cho công ty Đây là điểm yếu của doanh nghiệp, trong thời gian tới doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo để nhằm nâng cao năng lực của các cán bộ quản lý trong công ty

Qua bảng 2.3 chúng ta cũng thấy tình hình nhân viên thừa hành của công ty trong thời gian qua cũng tăng qua các năm do nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động của công ty Tính chất của ngành là bán hàng nên việc nhân viên ở bộ phận kinh doanh đa số là nữ, nhìn chung là đáp ứng được yêu cầu của công việc, số còn lại là nhân viên giao hàng, lái xe, bảo vệ yêu cầu của các công việc trên không đòi hỏi

trình độ chuyên môn cao nên trình độ của nhân viên thừa hành không cao Tuy nhiên, với việc công ty ngày càng phát triển làm cho nhân viên an tâm làm việc lâu dài tại công ty, do đó có những nhân viên đã gắn bó với công ty từ lúc mới thành lập, họ rất tâm huyết với công việc Đây cũng là một điểm mạnh của công ty vì đã tạo được sự an tâm cho nhân viên trong công việc nên họ rất trung thành với công

ty và xem công ty như mái nhà chung nên làm việc rất chăm chỉ

2.7.2 Độ tuổi:

Với độ tuổi trung bình từ 25 đến 30 tuổi, do đó công ty có đội ngũ nhân viên rất năng động, có thể làm việc độc lập trong các khâu Với tính chất của ngành là bán hàng hầu hết là qua điện thoại nên các nhân viên bán hàng thường là nữ vì có giọng nói dịu dàng và mềm mỏng, đó cũng là một lợi thế của công ty so với các đối thủ trong ngành

2.7.3 Trình độ:

Hiện nay tổng số nhân viên của công ty là 34 người, trong đó có 19 nhân viên nữ, hoạt động chủ yếu trong bộ phận kinh doanh và kế toán Hầu hết các nhân viên này đều có trình độ trên tốt nghiệp phổ thông và có khả năng sử dụng tin học thành thạo do đó việc bán hàng và quản lý hàng hoá rất thuận tiện, phục vụ khách hàng một cách nhanh nhất có thể

2.7.4 Thâm niên cơng tác:

Thâm

niên cơng

tác

Dưới 1

Từ 1-5

Trên 5