THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001

Tổng Giám Đốc THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA CÔNG TY UNIGEN VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu về công ty Unigen Việt Nam 2.1.1 Quá trình hình thành và

Tổng Giám Đốc

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 CỦA CÔNG TY UNIGEN VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu về công ty Unigen Việt Nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty UNIGEN VIỆT NAM

Công ty TNHH Unigen Việt Nam được thành lập 30/04/2004, nhà máy lắp đặt, giacông, sản xuất bo mạch điện tử, đặt tại khu công nghiệp Việt Nam Singapore(VSIP), tỉnh Bình Dương, Việt Nam Hoạt động chính thức tháng 09/2005 Công tyđạt chứng chỉ ISO 9001:2008 tháng 03/2009

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Unigen Việt Nam

Tên quốc tế: Unigen Viet Nam Co., LTD

Địa chỉ: 26 VSIP, đường số 3, KCN Việt Nam Singapore, Bình Dương.Điện thoại: 0650-3767165 – Fax: 0650-3767167

Sản phẩm bo mạch chính của công ty hiện nay gồm các dòng:

- Bộ nhớ RAM máy tính bao gồm: DDRII, DDRI, SDRAM, dành cho máy tính

PC, laptop, Server với dung lượng 64MB-1GB

- Các thẻ nhớ: Flash Media, các thẻ nhớ theo công nghệ MAND Flash dành cho

các thiết bị kỹ thuật số, MP3, điện thoại di động, máy ảnh, và máy quayphim kỹ thuật số như SD card, CF card, USB Flash distc

- Thiết bị kết nối không dây: các thiết bị không dây như Juno Wireless USBTM,Module Dòng sản phẩm Juno tạo ra một môi trường kết nối mới của máytính và các thiết bị wireless một cách tiện lợi

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty đã xây dựng các phòng ban và phân rõ chức năng của từng phòng ban và thành viên trực thuộc phòng ban đó (hình 2.1)

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty Unigen Việt Nam

Công ty Unigen Việt Nam

Bộ phận sản xuất

Line SMT 1 Line SMT 2 Line SMT 3 Line SMT 4 Line SMT 5

Yêu cầu sản phẩm Tiếp nhận kiểm tra Kiểm tra kem hàn

Hàn in

Gắn linh kiện

Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen

(Nguồn Nguyễn Kim Ngân, phòng nhân sự công ty Unigen Việt Nam, 2010)

2.1.3 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty Uigen Việt Nam

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Công tác tổ chức sản xuất của công ty Unigen Việt Nam theo dây chuyền khép kín

Các quá trình được liên kết chặt chẽ với nhau và được thực hiện liên tục Điều này

được thể hiện qua sơ đồ bố trí phân xưởng sản xuất (hình 2.2) và sơ đồ công nghệ

lắp ráp bo (hình 2.3)

Hình 2.2 Sơ đồ phân xưởng sản xuất

(Nguồn Trần Cẩm Hằng, phòng sản xuất công ty Unigen, 2010)Hình 2.3 Sơ đồ công nghệ lắp ráp bo

Kiểm tra chức năng

Sản phẩm thỏa mãnkhách hàng

Lấy mẫu kiểm traKiểm tra

Kiểm tra lần cuối

Rửa linh kiện

Đóng gói

Gắn linh kiện

Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen

( Nguồn Trần Cẩm Hằng, phòng sản xuất công ty Unigen, 2010)

2.1.3.2 Đặc điểm công nghệ sản xuất

Unigen là công ty sản xuất, lắp ráp gia công các linh kiện điện tử, bo mạch.Đồng thời công ty được thành lập năm 2005, nên các máy móc trong dây chuyềnsản xuất còn hoạt động tương đối tốt Các máy móc trong dây chuyền sản xuất

có công nghệ tiên tiến hiện đại với các dòng sản phẩm có thương hiệu như:Panasonic, Kilew,Techwin,….cho bốn line SMT đơn và 2 line SMT kép, mộtdàn máy hiệu Juki cho line SMT đơn, cùng những hiệu máy khác như Den onBGA rework, Focalsport X Ray….nhập từ Singapore, Mỹ, Nhật

Ngoài máy móc sản xuất chính, công ty còn được trang bị dụng cụ chống tĩnhđiện tốt, qui trình công nghệ khép kín từ đầu vào đến đầu ra

GĐ Chất Lượng

Kỹ sư chất lượngGiám sát chất lượng

google (Mỹ) Còn lại tập trung vào một số nước như Anh, Nhật, Hàn, TrungQuốc Hiện nay sản phẩm của công ty chiếm 59.8% là xuất khẩu

Thị trường nội địa công ty đánh mạnh vào các công ty ở VSIP I, khu côngnghệ cao và các công ty lớn như Viettel, Sony, SamSung,….Ở thị trường trongnước, công ty không chỉ cung cấp Ram, mà còn cung cấp các mặt hàng khác nhưthẻ nhớ, card, hoặc gia công theo yêu cầu của khách hàng

2.1.3.4 Đặc điểm nguyên vật liệu

Công ty nằm trong khu chế xuất, nên được ưu đãi về thuế suất khi nhập khẩunguyên vật liệu Nguồn nguyên vật liệu đa dạng từ các nguồn trong và ngoàinước

Nguồn nguyên vật liệu của công ty có hai loại chính đó là:

- Nguyên vật liệu chính: linh kiện, kem hàn, dây chì,

- Nguyên vật liệu phụ: giấy lau, vòng đo tĩnh điện, chất xúc tác, nước rửa,… 2.2 Giới thiệu về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Unigen Việt Nam năm 2010

Công ty áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để chứng minh khả năng của công tycung cấp sản phẩm một cách ổn định, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Công tyđảm bảo việc thỏa mãn khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực HTQLCLbao gồm cả cải tiến và phòng ngừa sự không phù hợp

Công ty thành lập ban ISO có sơ đồ tổ chức như sau (Hình 2.4)

Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ phận chất lượng

Kiểm soát hệ

thống tài liệu

Nhân viên kiểm tra đầu vào và hiệu chuẩn thiết bị

Tổ trưởng sản xuất ACông nhân chất lượng ATổ trưởng sản xuất B Tổ trưởng sản xuất CCông nhân chất lượng BCông nhân chất lượng C

Thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen

(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng công ty Unigen năm 2010)Ngoài ra, công ty đưa ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, và các qui

trình, thủ tục để thực hiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

2.2.1 Chính sách chất lượng của công ty Unigen Việt Nam

Chính sách chất lượng của công ty Unigen Việt Nam là :

- Liên tục nâng cao hiệu quả của hệ thống để có thể cung cấp sản phẩm, đáp

ứng sự tin tưởng của khách hàng và xã hội

Từ chính sách chung của công ty, trong từng năm công ty có những mục tiêu chấtlượng cho phòng ban mình

2.2.2 Mục tiêu chất lượng của công ty Unigen Việt Nam năm 2010

- Áp dụng hiệu quả HTQLCL đạt 100%

- Doanh thu của công ty năm 2010 tăng 20% so với năm 2009

- Số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chiếm tỷ lệ 99% và tỷ lệ phế phẩm giảmcòn 1%

- Số phàn nàn của khách hàng không vượt quá 12 lần/ năm

- Đảm bảo 100% đủ và đúng chất lượng NVL đáp ứng cho sản xuất

- Máy móc thiết bị hoạt động 98%

2.2.3 Các giải pháp cho mục tiêu chất lượng công ty đề ra năm 2010

Công ty tiến hành một số bước cần thiết cho kế hoạch thực hiện mục tiêu trên

STT Mục tiêu Biện pháp thực hiện Thời

gian

Nguời thựchiện

Phòng chất

Cả năm BGĐ/ĐDLĐ

Bộ phận sảnxuất/ phòngkinh doanh

Cả năm Phòng kĩ

thuật

2.2.4 Hệ thống tài liệu công ty áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen Việt Nam

- Danh mục các qui trình của công ty Unigen Việt Nam

STT Tên tài liệu Tài liệu chi tiết Số hiệu Điều

USN02-01

USN02-02

7.2

3.Phiếu xử lý khiếu nạikhách hàng

4.Phiếu theo dõi sản phẩmtrả lại

USN03-01USN03-02USN03-03

USN05-01USN05-02USN05-03

3.Sổ theo dõi nhà cungchính

USN07-01USN07-02

6.2

8 Thủ tục bảo trì 1.Danh mục và kế hoạch

bảo trì máy móc thiết bị2.Nhật ký bảo trì- sửa chữa3.Phiếu yêu cầu sửa chữa

USN08-01

USN08-2USN08-3

USN09-01

USN09-02

8.3

10 Thủ tục khắc phục 1.Phiếu hành động khắc USN10-01 8.5

7.5.5

12 Thủ tục đáng giá nội

bộ

1.Kế hoạch ĐGNB2.Chương trình ĐGNB3.Báo cáo ĐGNB

USN12-01USN12-02USN12-03

Đánh giá nội bộ được thực hiện để xác định:

- Mức độ thực hiện từng mục tiêu chất lượng

- Mức độ thực hiện và tình phù hợp các tài liệu quản lý đã phê duyệt banhành

- Các hành động khắc phục phòng ngừa qua mỗi lần đánh giá nội bộ

Qua cuộc đánh giá nội bộ chúng ta thấy được việc thực hiện từng mục tiêu, mức độphù hợp của tài liệu và các hành động khắc phục phòng ngừa qua mỗi lần đánh giácủa công ty Unigen như thế nào? Có đạt những gì công ty và tiêu chuẩn ISO đề rakhông?

2.3.1 Đánh giá việc thực hiện các mục tiêu

Mục tiêu chất lượng của công ty được thể hiện qua bảng thống kê kết quả mục tiêuchất lượng của các phòng ban (Bảng 2.1)

Bảng 2.1 Bảng thống kê mục tiêu các phòng ban

(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010)

2.3.1.1 Đánh giá kết quả kinh doanh

Sau khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào HTQLCL của công ty Unigen Việt

Nam từ tháng 3/2009, chúng ta thấy doanh thu công ty tăng rõ rệt Năm 2009 tăng

36984 triệu đồng hay tăng 10 % so với năm 2008 Năm 2010 doanh thu tăng 69160

triệu đồng hay tăng 17% so với năm 2009 Bên canh đó, năm 2010 HTQLCL theo

tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, phát huy tác dụng đã làm cho doanh thu tăng lên nhưng

chi phí lại giảm 218 triệu đồng ứng với giảm 0.58% so với năm 2009 Điều này làm

cho lợi nhuận công ty cũng tăng lên 12659 triệu đồng so với năm 2009

Tuy nhiên, mục tiêu công ty đưa ra là doanh thu năm 2010 tăng 20% so với năm

2009, mục tiêu này công ty không thực hiện đuợc thể hiện qua bảng kết quả kinh

doanh của công ty qua các năm (Bảng 2.2)

Bảng 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty Unigen Việt Nam qua các năm

ĐVT: Triệu đồngKhoản mục Năm

2008

Năm2009

Năm2010

Chênh lệch Tỷ lệNăm

2009 sovới năm2008

Năm

2010 sovới năm2009

Năm

2009 sovới năm2008

Năm

2010 sovới năm2009Doanh thu

thuần

369837 406821 475981 36984 69160 110% 117%

Tổng chi phí 351001 382975 380757 31974 (218) 109.1% 99.42%Lợi nhuận

2.3.1.2 Đánh giá sản phẩm không phù hợp

Cũng như kết quả kinh doanh, sau khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, việcthực hiện sản xuất và ghi nhận những kết quả theo dõi sản phẩm được rõ ràng vàđầy đủ Một phần nào hạn chế được những lỗi gây ra cho sản phẩm trong lúc sảnxuất và tạo thành phẩm Qua bảng số liệu bảng thống kê chất lượng sản phẩm bomạch của công ty qua các năm và các tháng trong năm 2010 (Bảng 2.3), chúng tathấy được, tình hình chất lượng sản phẩm năm 2010 đuợc nâng lên Số sản phẩmđạt loại I tăng lên 60063 bo so với năm 2009 hay tăng 12.15% so với năm 2009.Mặt khác tỷ lệ phế phẩm trong các tháng của năm 2010 cũng có xu huớng giảm dần(Bảng 2.4 & bảng 2.5)

Bảng 2.3 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm bo mạch của công ty qua các năm

(97.24%)

46608(97.30%)

46385(97.37%)

45890(97.31%)

46663(98.91%)

46441(96.76%)Phế

phẩm

696(1.48%)

692(1.44%)

653(1.37%)

613(1.30%)

770(1.63%)

620(1.29%)(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010)

Sản phẩm Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Chênh lệch năm

2010 với 2009Tổng số bo 397706 520405 568120 47715

Loai I 367185

(92.33%)

494524(95.03%)

554587(97.62%)

60063(112.15%)Phế phẩm 9528

(2.40%)

7913(1.52%)

6981(1.23%)

(932)(88.22%)Sai hỏng 30521

(7.67%)

25881(4.97%)

13533(2.38%)

(12348)(52.29%)

Bảng 2.5 Bảng thống kê chất lượng sản phẩm qua 6 tháng cuối năm 2010

ĐVT: 1000 bo

Tổng 47521 46792 46964 46801 47955 47159Loại I 46431

(97.71%)

45739(97.75%)

45937(97.81%)

45564(97.36%)

46868(97.73%)

46190(97.95%)Phế

phẩm

492(1.04%)

452(0.97%)

471(1.0%)

635(1.36%)

523(1.09%)

364(0.77%)(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010)Qua bảng thống kê chất lượng từng tháng trong năm 2010, tình hình chất lượng sảnphẩm bo mạch của công ty ngày càng được nâng cao.Tuy nhiên vẫn có một sốtháng còn cao so với mục tiêu đề ra Như vậy, tỷ lệ phế phẩm của công ty năm 2010

là 1.23% và tỷ lệ sản phẩm đạt yêu cầu (loại I) chiếm 97.62% Như vậy, mục tiêuthứ 3 của công ty cũng chưa thể đạt được

2.3.1.3 Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng

Qua bảng thống kê khiếu nại của khách hàng và thị trường trong năm 2010, ta thấyđược mục tiêu thứ 4 của công ty đề ra: số phàn nàn của khách hàng không quá 12lần/năm, đạt yêu cầu, vì trong năm công ty chỉ có 3 lần/năm Điều này thể hiện công

ty thực hiện tốt nguyên tắc đầu tiên và điều khoản 5.2 của tiêu chuẩn ISO9001:2008 là hướng vào khách hàng (Bảng 2.6)

Bảng 2.6 Bảng báo các thống kê khiếu nại của khách hàng và thị trường

(Nguồn Lê Hữu Cao Sơn,phòng kinh doanh, năm 2010)

2.3.1.4 Đánh giá sự đáp ứng của nhà cung ứng

- Hầu hết các nhà cung ứng đều đáp ứng được chất lượng đầu vào giá cả phù hợp, đáp ứng tiến độ giao hàng, kịp tiến độ sản xuất, có điều chỉnh kịp thời khi có yêu cầu mới hay thông báo mới của công ty Công ty cũng thường xuyên theo dõi nhà cung ứng (Bảng 2.7)

- Quá trình mua hàng được thực hiện theo đúng yêu cầu trong thủ tục mua hàng

- Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp chính

- Tuy nhiên, vẫn trường hợp không đáp ứng đúng chất lượng như đơn đặt

hàng, và một nhà cung cấp ở nước ngoài giao hàng trễ 2 ngày, đã gây ảnh hưởng đến tình hình sản xuất và chất lượng sản phẩm (bảng 2.7)

Mục tiêu thứ 5 của công ty không đạt, vì đã có một số nhà cung ứng không đạt yêu cầu

Công ty cũng đã thực hiện đúng nguyên tắc 8: quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng và điều khoản 7.4.2 ghi nhận đầy đủ thông tin mua hàng Nhưng cũng đã vi phạm thủ tục số 5: thủ tục mua hàng (USN05-3) không kiểm tra sản phẩm mua

Bảng 2.7 Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ bộ phận thu mua

(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010)

2.3.1.5 Đánh giá máy móc thiết bị

Do công ty mới thành lập, nên máy móc tương đối hoạt động tốt, với hết công suất Các nhân viên kỹ thuật thực hiện các lịch bảo trì và ghi nhận kết quả bảo trì theo đúng như các qui trình thủ tục đề ra và có sửa chữa kịp thời khi có sai hỏng Điều này thể hiện qua bảng đánh giá nội bộ của công ty Unigen (bảng 2.8)

Mục tiêu thứ 6 của công ty đã đạt như công ty đã đề ra, máy móc hoạt động 98%

Bảng 2.8 Bảng báo cáo ĐGNB phòng kĩ thuật

(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010)

* Tóm lại, qua các đánh giá các mục tiêu trên của công ty, trong 6 mục tiêu công ty đặt ra trong năm 2010, chỉ có 3 mục tiêu đạt, còn lại 3 mục tiêu chưa đạt, cần được xem xét nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục.

2.3.2 Đánh giá mức thực hiện các tài liệu ban hành và tính phù hợp của các tài lịêu

Qua việc đánh giá nội bộ và đánh giá các mục tiêu của công ty chúng ta nhận thấy một số qui trình, thủ tục bị vi phạm và một số thủ tục thiếu cần phải bổ sung (Bảng 2.9 & bảng 2.10)

- Thiếu phiếu ghi nhận sản phẩm kiểm tra sản phẩm trong tháng 7,8,9 của năm

2010 ở phòng sản xuất, với lý do hết sổ ghi nhận kết quả kiểm tra sản phẩm Nhưng Quản Đốc phân xuởng lại bảo điều này khách hàng cũng không yêu cầu và đã giao hàng cho khách hàng mà chẳng có khiếu nại gì về sản phẩm Điều này vi phạm điều khoản 8.2.4 trong tiêu chuẩn ISO

- Ngoài ra, cũng trong bộ phận này, có 6 tài liệu do công ty bị thất lạc nên đã

copy từ bộ phận khác để ghi nhận kết quả, nhưng không ghi vào danh mục tài liệu của bộ phận mình Đây là một điều cần phải cập nhật thường xuyên

để dễ dàng quản lý tài liệu hơn (điều khoản 4.2.3)

- Biện pháp chống tĩnh điện của công ty được triển khai, nhưng chưa chú trọng

và đo độ tĩnh điện của các dụng cụ trong lúc công nhân sử dụng sản xuất, thiếu phiếu theo dõi các dụng cụ chống tĩnh điện

- Không chỉ bộ phận sản xuất, bộ phận thu mua cũng bị vi phạm: thiếu phiếu

kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi mua (điều khoản 7.4.3 và thủ tục số

6 của danh mục tài liệu trong công ty) và thiếu phiếu đánh giá nhà cung cấp phụ (điều khoản 4.2.3)

- Chúng ta thấy trong danh mục tài liệu của công ty có thủ tục đào tạo (thủ tục

thứ 7 và điều khoản 6.2), nhưng gần như một năm qua công ty chưa tổ chức cuộc đào tạo nào cho các công nhân mới hay công nhân cũ về chất lượng cũng như chuyên môn

Bảng 2.9 Bảng báo cáo ĐGNB của phòng thu mua

(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010 )

Bảng 2.10 Bảng kết quả ĐBNB của phòng sản xuất

(Nguồn Nguyễn Vinh Tài, phòng chất lượng, năm 2010)

2.3.3 Sự khắc phục phòng ngừa qua mỗi lần đánh giá nội bộ

Sau cuộc đánh giá nội bộ các bộ phận đã nhận thấy được những điểm không phù hợp và nhận ra nguyên nhân gây ra sự thiếu xót của bộ phận mình và sẽ khắc phục trong thời gian đã ký xác nhận trong phiếu đánh giá nội bộ

Sau khi cuộc đánh giá kết thúc, giám đốc chất lượng tổ chức cuộc họp kết thúc, để thảo luận và đưa ra các giải pháp khắc phục sự không phù hợp và có biện pháp phòng ngừa

Mặt khác đánh giá viên cùng thảo luận với các phòng ban vi phạm, tùy vào tính chất và mức độ nghiêm trọng để đưa ra thời gian đánh giá lại

* Tóm lại, toàn bộ HTQLCL của công ty hoạt động chưa tốt sau khi có chứng nhận ISO 9001:2008 năm 2009 Điều này được thể hiện qua cuộc đánh giá nội bộ

về các mục tiêu đặt ra của công ty và sự phù hợp của các tài liệu, cũng như sự khắc phục các lỗi đã vi phạm Đây cũng là nguyên nhân công ty không đạt được mục tiêuđầu tiên của công ty đề ra Công ty có thực hiện theo các yêu cầu, nguyên tắc, điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhưng chưa thực hiện được tốt, nếu không cóbiện pháp khắc phục thì sẽ làm cho HTQLCL của công ty bị đứt đoạn Tuy nhiên,

để giúp công ty có những biện pháp khắc phục, chúng ta cần tìm nguyên nhân của những hạn chế mà công ty đang gặp phải

2.4 Những hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế trong HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của công ty Unigen Việt Nam.

Chúng ta có thể nhìn thấy những hạn chế và nguyên nhân gây ra hạn chế trongbảng tóm tắt như sau:

ST

T

Hạn chế trong HTQLCL

của công ty Unigen

Nguyên nhân Giải pháp

1 Việc thực hiện 6 mục

tiêu chất lượng năm

2010 chỉ đạt 3 mục tiêu:

- Mục tiêu tăng doanh

thu 20% so với năm

2009 không đạt

- Đưa ra chỉ tiêu cao sovới năng lực và tình hìnhkinh tế của công ty và thị

- Ban lãnh đạo xemxét nguyên nhân vàđưa ra chỉ tiêu thích