NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Khái niệm tiền lương Tiền lương tiền công: là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công vi

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH

NGHIỆP.

1.1 Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm tiền lương

Tiền lương (tiền công): là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ

Bản chất tiền lương: là biểu hiện bằng tiền của sức lao động, là giá cả của sức lao động, tiền lương tuân theo nguyên tắc cung cầu giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước Tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động, là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động của người sản xuất

Đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố của chi phí đầu vào sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của họ

1.1.2 Chức năng của tiền lương

* Chức năng tái sản xuất sức lao động

Bản chất của sức người lao động là sản phẩm lịch sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn tái sản xuất sức lao động là có một lượng tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới, tích luỹ kinh nghiệm nâng cao trình độ hoàn thiện kỹ năng lao động

* Là công cụ quản lý doanh nghiệp.

Thông qua việc trả lương, người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra theo dõi quan sát người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lương

Lương tháng x 12tháng 52 tuần

Lương tuầnSố ngày làm việc trong tuần

bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả

* Kích thích sức lao động.

Mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng năng xuất lao động là công cụ khuyến khích vật chất tạo ra hiệu quả trong công việc của người lao động, thúc đẩy họ say mê hứng thú tự tạo, tự học hỏi nâng cao trình độ, và họ sẽ gắn trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp nơi mà họ đang làm việc và cống hiến

1.1.3 Các hình thức tiền lương

Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán

1.1.3.1 Tiền lương theo thời gian

Thường áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng, như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động Tuỳ theo mỗi ngành nghề tính chất công việc, đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng thang lương khác nhau Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định Tiền lương theo thời gian có thể được chia ra :

+ Tiền lương tháng : Trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động

+ Tiền lương tuần : Trả theo một tuần làm việc, được xác định trên cơ sở tiền lương tháng

Lương tuần =

+ Tiền lương ngày : Trả cho một ngày làm việc dựa trên tiền lương tuần

Lương thángsố ngày làm việc trong tháng

HSL cấp bậc x TLTTSố ngày làm việc trong tháng theo quy địnhSố ngày thực tế làm việc

x

Tiền lương theo thời gian Tiền lương phải trảcho người lao động

Lương ngày =

hoặc

Lương ngày =

+ Lương tháng còn được tính : Lương tháng =

+ Lương giờ : Trả cho 1 giờ làm việc dựa trên tiền lương ngày chia cho số giờ làm việc (không quá 8h/ngày, 48 giờ/tuần)

Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn kết với quá trình sản xuất), nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể được kết hợp chế độ thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc

= + tiền thưởng

1.1.3.2 Tiền lương theo sản phẩm

Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành, đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng với chất lượng lao động, động viên khuyến khích người lao động hăng say lao động, sáng tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội Tiền lương theo sản phẩm phụ thuộc vào đơn giá tiền lương của 1 sản phẩm, công đoạn sản xuất sản phẩm và số lượng sản phẩm công việc mà người lao động hoàn thành đủ tiêu chuẩn quy định Điều kiện để thực hiện tính lương theo sản phẩm

- Xây dựng được đơn giá tiền lương

- Hạch toán ban đầu thật chính xác kết quả của từng người hoặc từng nhóm lao động (càng chi tiết càng tốt)

Doanh nghiệp phải bố trí đầy đủ việc làm cho người lao động và phải có hệ thống kiểm tra chất lượng chặt chẽ

Việc trả lương theo sản phẩm được tiến hành :

• Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế :

Áp dụng với lao động trực tiếp sản xuất hàng loạt

Tiền lương = Số lượng sản phẩm hoàn thành x

• Trả lương theo sản phẩm gián tiếp

Áp dụng với công nhân phụ, làm công việc phục vụ sản xuất như vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc, thiết bị… Mặc dù lao động của những công nhân này không trực tiếp làm ra sản phẩm nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng tới năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất Vì thế, có thể căn cứ vào năng suất lao động của công nhân trực tiếp sản xuất để tính lương cho công nhân phục vụ Nhờ đó, bộ phận công nhân phục

vụ sẽ phục vụ tốt hơn và họ quan tâm hơn đến kết quả phục vụ, kết quả sản xuất; từ đó có giải pháp cải tiến công tác phục vụ sản xuất

• Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến

Là hình thức trả lương trên cơ sở sản phẩm trực tiếp, đồng thời căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức sản xuất Mức độ hoàn thành định mức sản xuất càng cao thì suất lương lũy tiến càng lớn Nhờ vậy hình thức này khuyến khích người lao động đến mức tối

đa, nó thường được áp dụng trả lương cho người làm việc trong khâu yếu nhất, khi đơn vị phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng

• Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt

Đó là hình thức kết hợp trả lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp hoặc sản phẩm gián tiếp) với chế độ tiền thưởng trong sản xuất

+ Thưởng : do chất lượng sản phẩm tốt, tăng năng suất lao động tiết kiệm vật tư + Phạt : làm ra những sản phẩm hỏng, hao phí vật tư cao, không đủ ngày công quy định, không hoàn thành kế hoạch được giao

Đơn giá tiền lương từng sản phẩm đã quy định

= + Tiền thưởng - tiền phạt.

1.1.3.3 Tiền lương khoán

Trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành Hình thức này được áp dụng với những công việc nếu được giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi mà phải giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định :

+ Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng

+ Trả theo hình thức khoán quỹ lương

+ Trả lương khoán thu nhập

1.1.4 Các khoản trích theo lương

1.1.4.1 Bảo hiểm xã hội

Là một chính sách kinh tế xã hội quan trọng của nhà nước Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà nó còn phản ánh chế độ xã hội Bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế, ổn định cuộc sống cho người lao động và gia đình

họ gặp rủi ro xã hội như ốm đau, thai sản tuổi già, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết … BHXH là một hình tượng xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu an toàn về đời sống kinh tế của người lao động và gia đình

Hiện nay BHXH tại Việt Nam bao gồm :

+ Trợ cấp ốm đau

+ Trợ cấp thai sản

+ Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp

+ Trợ cấp mất sức lao động và tàn tật

Quỹ BHXH luôn đi đôi với quỹ tiền lương, quỹ BHXH dùng đài thọ cho cán bộ,

Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế hoặc tiền lương theo sản phẩm gián tiếp

Tiền lương theo

sản phẩm phải trả

cho người lao động

công nhân viên có đóng góp vào quỹ trong trường hợp :

- Người lao động mất khả năng lao động : hưu trí, trợ cấp thôi việc tiền tuất

- Người lao động mất khả năng lao động tạm thời : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp Quỹ BHXH được hình thành 15% doanh nghiệp phải chịu tính vào chi phí, 5% người lao động phải chịu trừ vào lương

Quỹ BHXH do cơ quan BHXH thống nhất quản lý Khi các doanh nghiệp trích được BHXH theo quy định phải nộp hết cho cơ quan BHXH Sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng trước 3% để chi tiêu BHXH trong doanh nghiệp, cuối kỳ tổng hợp chi tiêu BHXH lập báo cáo gửi cơ quan Bảo hiểm cấp trên duyệt

1.1.4.2 Bảo hiểm y tế

Là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia bảo hiểm; giúp họ phần nào đó trang trải tiền khám, chữa bệnh tiền viện phí thuốc thang

Mục đích của Bảo hiểm y tế (BHYT) là tập hợp một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị xã hội, mức thu nhập cao hay thấp Quỹ BHYT được hình thành trích 3% trên số thu nhập trả cho người lao động, trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động nộp 1% trừ vào thu nhập của người lao động

Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế Khi tính được mức trích BHYT các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT

1.1.4.3 Kinh phí công đoàn

Đây là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp, đáp ứng nhu cầu chi tiêu của công đoàn (trả lương cho công đoàn chuyên trách, chi tiêu hội họp)

Kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích 2% tính trên tiền lương thực tế phải trả CNV Doanh nghiệp trích cả 2% và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Khi trích kinh phí công đoàn (KPCĐ) trong kỳ, một nửa doanh nghiệp nộp cho công

đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho công tác công đoàn.

1.1.4.4 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

Là quỹ dùng để trợ cấp thôi việc, mất việc làm hay là để đào tạo lại người lao động trong doanh nghiệp

Thời điểm trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là thời điểm cuối năm trước khi khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm (Nếu doanh nghiệp lập BCTC quý thì thời điểm trích quỹ DPTCMVL có thể là vào thời điểm cuối quý.)

Mức trích quỹ DPTCMVL từ 1% đến 3% trên tổng quỹ dùng để trích BHXH và tính vào chi phí quản lí doanh nghiệp Mức trích cụ thể tùy thuộc vào khả năng tài chính của mỗi doanh nghiệp

1.2 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

1.2.1 Ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp

Quản lý tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình Tổ chức công tác hạch toán lao động và tiền lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương, bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động, hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công và giá thành sản phẩm được chính xác

Để làm được điều đó thì nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là :

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận một cách chính xác kịp thời

+ Tính và phân bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng sử dụng

+ Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban sử dụng đúng, đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về hạch toán lao động tiền lương, mở sổ cần thiết hạch toán tiền lương theo đúng chế độ, phương pháp

+ Lập báo cáo về lao động tiền lương kịp thời, chính xác

+ Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động

+ Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trả lương hợp lí nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm

1.2.2 Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Trong các doanh nghiệp, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một

bộ phận công việc phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh Việc hạch toán chính xác chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác minh các khoản nghĩa vụ phải nộp cho ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội Vì thế để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, đòi hỏi khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

Phân loại lao động hợp lý

Do lao động trong doanh nghiệp có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải tiến hành phân loại lao động Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định Về mặt quản lí và hạch toán lao động thường được phân theo các tiêu thức sau:

+ Phân loại theo thời gian lao động:

Lao động trong doanh ghiệp có thể chia thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm cả hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời mang tính thời vụ Cách phân loại trên giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch

sử dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động cân thiết Đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ với người lao động và với nhà nước được chính xác

+ Phân loại lao động theo quan hệ với quá trình sản xuất:

Lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp sản xuất Lao động trực tiếp sản xuất đó chính là bộ phận công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Lao động gián tiếp đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp Cách phân loại này giúp doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý của cơ cấu lao động Từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động phù hợp với yêu cầu công việc, tinh giản bộ máy gián tiếp

+ Phân loại theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh:

Lao động trong doanh nghiệp có thể chia thành lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến; lao động thực hiện chức năng bán hàng và lao động thực hiện chức năng quản lý Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao

vụ, dịch vụ như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng Lao động thực hiện chức năng bán hàng là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao

vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường Lao động thực hiện chức năng quản lý là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của DN như các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

Phân loại tiền lương một cách phù hợp

Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác hạch toán nói riêng và quản lý nói chung xét về mặt hiệu quả tiền lương được chi thành 2 loại đó là tiền lương chính và

tiền lương phụ Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp

có tính chất lương Tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng được chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập,

lễ, tết, ngừng sản xuất Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lương

1.2.3 Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động

Trong quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, cần thiết phải tổ chức hạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động

+ Hạch toán số lượng lao động:

Số lượng lao động trong doanh nghiệp thường có sự biến động tăng giảm trong từng đơn vị, bộ phận cũng như phạm vi toàn doanh nghiệp Sự biến động trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến cơ cấu lao động, chất lượng lao động và do đó làm ảnh hưởng đến việc thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Để phản ánh số lượng lao động hiện có và theo dõi sự biến động lao động trong từng đơn vị, bộ phận doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách lao động” Cơ sở để ghi vào sổ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, các quyết định thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc, hưu trí… Việc ghi chép vào “Sổ danh sách lao động” phải đầy đủ, kịp thời làm cơ sở cho việc lập báo cáo về lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp hàng tháng, quý, năm theo yêu cầu quản lý lao động của doanh nghiệp và của cơ quan quản lý cấp trên

+ Hạch toán thời gian lao động:

Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp Để phản ánh kịp thời, chính xác tình hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của CNV trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng “Bảng chấm công”