PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN.ĐỀ TÀI:QUẢN LÍ NHÀ HÀNG

Phân loại và quản lí theo mã nhà cung cấp trong nhập hàng, mã khách hàng, mã hóa đơn trong đặt hàng ,nhập hàng và thanh toán hóa đơn,thanh toán tiền lương cho nhân viên...  Cần thu thập

Giáo viên hướng dẫn:

Nguyễn Văn Danh

toán thu ngân)

Phân loại và quản lí theo mã nhà cung cấp trong nhập hàng,

mã khách hàng, mã hóa đơn trong đặt hàng ,nhập hàng và thanh toán hóa đơn,thanh toán tiền lương cho nhân viên

02/10/2016 02/10/2016

Người phỏng vấn :Trịnh Ngọc Kim Ngân

Địa chỉ: Tại nhà hàng Đông Phương 1

(431 Hoàng Văn Thụ,Q TB)

Thời gian hẹn: 01/10/2016 Thời điểm bắt đầu: 9h30 Thời điểm kết thúc: 10h30 Đối tượng được hỏi là: Ban lãnh đạo quản lí ,bộ

phận tiếp tân ,trợ lí quản lí nhà hàng

 Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về hình

thức đặt bàn và đặt thực đơn của khách

hàng,quá trình đặt hàng với nhà cung

cấp

 Cần thỏa thuận : xem qua quá trình đặt

bàn, đặt thực đơn của khách ,quá trình

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí, trình

độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

o Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời

o Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời

Phiếu phỏng vấn

Dự án:- Qúa trình đặt bàn và đặt thực đơn của

khách hàng

-Qúa trình đặt hàng với nhà cung cấp

Tiểu dự án: - Các loại bàn,số lượng , thực đơn và đơn giá bao nhiêu

- Nguồn gốc ,tên hàng và số lượng đặt hàng,chất lương an toàn của đơn hàng

Nhóm13

Người được hỏi: Anh Đỗ Quốc Hùng

(Quản lí Nhà hàng)

Ngày: 01/10/2016 Người hỏi:Trịnh Ngọc Kim Ngân

I.Qúa trình đặt bàn và đặt thực đơn của khách

100 nhân viên phục vụ chính thức và một

số lượng nhân viên làm viêc thời vụ

2.Muốn đặt tiệc trong nhà hàng phải đặt trước bao

lâu? Có bắt buộc đặt cọc trước hay không?

Đặt trước khoảng 1 tháng Khách hàng phải đặt cọc trước 30% theo quy định của nhà hàng

3.Khi khách hàng đặt tiệc với số lương lớn có

chương trình khuyến mãi gì cho khách hàng hay

không?

Có những khách hàng đặt tiêc với số lượng lớ sẽ có các chường trình khuyến mãi riêng dựa trên số bàn khách hàng đặt 4.Nhà hàng chủ yếu phục vụ thực đơn món ăn như

thế nào?

Với quy mô là một nhà hàng lớn chuyên

về hải sản nhà hàng Đông Phương có rất nhiều món ăn phong phú, đa dạng và hấp dẫn Nhà hàng phục vụ khách hàng ăn uống, khách có thể yêu cầu những món

ăn như những nhà hàng khác,cũng có thể đặt tiệc liên hoan lớp, hoặc phục vụ tổ

Nhóm13

chức đám cưới, hay một sự kiện nào đó theo đơn đặt hàng, ngoài ra cũng có những món ăn như là một vị thuốc chữa bệnh như: gà ác hầm thuốc bắc, mì vịt tiềm thuốc bắc

5 Khách hàng có thể đặt bàn bằng những hình thức

nào?

Khách hàng có thể đặt bàn qua điện thoại, fax,Email hoặc đến trực tiếp(tùy theo từng hình thức đặt bàn

6.Ai là người chịu trách nhiệm xử lí dơn đặt hàng?  Nhân viên chịu trách nhiệm xử lí

đơn đặt hàng là nhân viên lễ tân

Các bước thực hiện:

-Nhân viên lễ tân

-Nhân viên lễ tân

-Nhân viên lễ tân

Tiếp nhận thông tin

Xác định khả năng cung cấp dịch vụ

Trả lời khách hàng

Nhóm13

viên lễ tân

-Quản lí nhà hàng,Giám đốc

-Nhân viên thu ngân -Nhân viên thu ngân -Nhân viên thu ngân

-Quản lí nhà hàng -Bếp

-Thu ngân

Chuyển thông tin đến với những

người liên quan

Chuẩn bị hợp đồng dịch

Ký kết Hợp đồng/Nhận đặt món

Thanh toán lần 1

Chuyển thông tin đến những

người liên quan

Chuẩn bị đáp ứng nhu cầu của

khách hàng Thanh toán lần 2

Nhóm13

Phiếu đặt Menu của khách:

Nhóm13

9.Trường hợp khách hàng đặt bàn trực tiếp

ngoài giờ làm việc của tiếp tân nhà hàng khách

2.Ai là người trực tiếp phụ trách kiêm tra hàng

hóa trước khi nhập?

Bếp trưởng có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trước khi nhập

3.Quy trình đặt hàng với nhà cung cấp Sau khi khách hàng đặt thực đơn và đã thanh

toán đủ phí lần 1.Menu sẽ được chuyển xuống bộ phận bếp,bếp trưởng có nhiệm vụ thống kê và ước lượng các nguyên liệu chế biến các món ăn thực đơn khách yêu

cầu,phân công chế biến thực phẩm ,nguyên liệu cho các phụ bếp và nhân viên bếp, gửi hóa đơn tới bộ phận quản lí kho và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp , đáp ứng đủ trong trường hợp bàn dự bị và thêm bàn phát sinh 4.Ngoài menu thức ăn thức uống cần đặt với nhà

cung cấp,nhà hàng có đặt thêm các loại khác

Người phỏng vấn: Bùi Thị Xuân

Địa chỉ: Tại nhà hàng Đông Phương

(431 Hoàng Văn Thụ,Q TB) 1

Thời gian hẹn: 02/10/2016 Thời điểm bắt đầu: 14g15 Thời điểm kết thúc: 15g30 Đối tượng được hỏi là: Ban quản lí nhà hàng

 Cần thu thập dữ liệu: Các phiếu nhập

hàng,xử lí và nhập hóa đơn thanh toán cho

khách,quá trình nhập hàng vào kho , xuất

hàng vào kho

 Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình quản lí

các phiếu nhập hàng,xử lí và nhập hóa đơn

thanh toán cho khách,quá trình nhập hàng

vào kho , xuất hàng vào kho

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

o Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời

o Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời

Phiếu phỏng vấn

Dự án:- Quản lí các phiếu nhập

hàng,xử lí và nhập hóa đơn thanh

toán cho khách,quản lí trả lương cho

nhân viên(Quản lí kế toán thu ngân)

- Quản lí nhập hàng vào kho

và xuất hàng khỏi kho

Tiểu dự án: :- Nguồn gốc ,tên hàng và số lượng đặt hàng,chất lương an toàn của đơn hàng

- Phân loại và quản lí theo mã nhà cung cấp trong nhập hàng, mã khách hàng, mã hóa đơn trong đặt hàng ,nhập hàng và thanh toán hóa đơn

Người được hỏi: Đặng Thanh Huyền

(Kế toán Nhà hàng)

Ngày:02/10/2016 Người hỏi:Bùi Thị Xuân

Nhóm13

I.Quản lí các phiếu nhập hàng,xử lí

và nhập hóa đơn thanh toán cho

khách,quản lí trả lương cho nhân

viên(Quản lí kế toán thu ngân)

1 Khi nhà cung cấp chuyển hàng ai

sẽ là người phụ trách nhận hàng ?

Khi nhà cung cấp chuyển hàng đến nhân viên phụ trách bên bộ phận kho sẽ nhận hàng và tạo một phiếu nhập hàng theo mẫu

2.Mẫu phiếu nhập hàng?

Nhóm13

3.Nhà hàng xử lí hàng hóa nhập về

như thế nào?

Thông tin khách hàng có được lưu trữ

lại hay không ?

Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, mã nhà cung cấp, mã hàng riêng Hàng mới nhập về

sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính… Nguồn hàng được nhập dưới hai hình thức: +Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa nhà và nhà cung cấp

+Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa nhà hàng với các nhà hàng khác

+ Hàng nhập về ,thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho.Mỗi mặt hàng đều có thẻ kho riêng

+Có Được lưu trữ rất kĩ và một cách bảo mật

Nhóm13

4 Có thể cho biết khâu thanh toán

tiền trong nhà hàng diễn ra như thế

nào có thực sự nhanh hay không, nếu

gặm những ngày có giảm giá các món

ăn thì nhà hàng có thực sự gặp khó

khăn gì trong việc thanh toán không?

Trong khâu thanh toán thi nhà hàng thiết lập một hệ thống thanh toán tự động, tức là khi khách ăn xong thì các tổ trưởng sảnh chỉ việc thông báo qua thiết bị truyền tin tên sảnh và ngay lập tức nhân viên thanh toán nhận được thông tin của số bàn trong sảnh đó và in ra phiếu thanh toán.(Bao gồm cả các hóa đơn phát sinh đã lập và gửi cho nhân viên thanh toán)

Còn gặp những ngày có giảm giá các món ăn thì nhà hàng đã thiết lập hệ thống giảm giá từ trước

2 ngày và kiểm tra kĩ trước khi giảm giá, nên trong những ngày giảm giá nhà hàng không gặp khó khăn gì hết

5 Nhà hàng quản lí nhân viên bằng

cách nào? Hình thức thức tính lương

cho nhân viên của nhà hàng?

+Nhà hàng quản lí nhân viên bằng hệ thống máy tính và điểm danh qua phòng bảo vệ

+ Tùy theo nhân viên đã làm lâu hay chưa Mỗi người một mức lương khác nhau Ví dụ tiền lương của nhân viên phục vụ được tính theo ca, nếu nhân viên làm ca thì 1 ca được 90 ngàn nếu làm đúp tiền lương được tăng thêm 15000 đồng

và 1 phần cơm

cả thuế công

Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán thống

kê chi tiết về tình hình của nhà hàng:

-Vào cuối tháng hoặc khi được ban giám đốc yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ lập báo cáo thống kê

về tình hình hoạt động của nhà hàng gửi lên ban giám đốc

Hệ thống phải cho phép bộ phận kế toán làm báo cáo thống kê về tình hình bán hàng trong tháng hoặc trong khoảng thời gian cho trước

6.Nhà hàng thống kê thông số làm

việc của nhân viên như thế nào?

- Mỗi quý , bộ phận quản lý nhân viên sẽ gửi báo cáo chi tiết về tình trạng làm việc của nhân viên,

bộ phận kế toán sẽ kiểm duyệt và thêm tiền thưởng cho nhân viên tích cực

II Quản lí nhập hàng vào kho

và xuất hàng khỏi kho

1 .Trên phiếu kho có những thông

tin gì?

Gồm có tên hàng , số lượng nhập, xuất tồn, ngày

nhập xuất , số thứ tự,vv

Nhóm13

2.Sau khi nhập hàng về hàng được

lưu trữ bảo quản ở đâu?

Sau khi nhập hàng từ các nhà cung cấp, nhân viên phụ trách sẽ tiến hành nhập hàng vào kho,lưu trữ và bảo quản theo từng loại hàng hóa trong kho.Mỗi loại kho khi nhập kho đều có thủ tục riêng bằng phiếu nhập kho

3.Hàng hóa sẽ được xuất kho khi

nào?

Khi khách hàng đến ăn tại nhà hàng, sẽ có yêu cầu xuất các mặt hàng để chế biến món ăn hoặc gọi đồ uống phục vụ cho khách hàng.Mỗi lần xuất có một phiếu xuất kho riêng

kê số lượng hàng cần dùng,kiểm tra lập phiếu bổ sung hàng hóa khi sắp hết hàng

5.Mẫu các phiếu

nhập kho

Nhóm13

và xuất kho

Địa chỉ: Tại nhà hàng Đông Phương 1

(431 Hoàng Văn Thụ,Q TB)

Thời gian hẹn: 04/10/2016 Thời điểm bắt đầu: 9g15

Nhóm13

Thời điểm kết thúc: 9h45 Đối tượng được hỏi là: Ban quản lí nhà hàng

 Cần thu thập dữ liệu:Thông tin về máy

móc ,trang thiết bị đạt chuẩn,chất lượng

tiến tiến an toàn hay không và những phần

mềm đang được sử dụng

 Cần thỏa thuận: Xem qua quá trình quản lí

máy móc, trang thiết bị,phần mềm

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

o Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời

o Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời

Phiếu phỏng vấn

Dự án: Hệ thống máy móc Tiểu dự án: Máy móc ,trang thiết bị đạt chuẩn,chất lượng

Câu hỏi:

1.Nhà hàng có thường

nâng cấp và bảo trì hệ

thống không?

-Có, nhà hàng chúng tôi thường xuyên nâng cấp và bảo trì

hệ thống để đảm bảo phục vụ cho việc kinh doanh của kinh doanh 1 cách tốt nhất

2.Công việc của bộ phận

kỹ thuật là gì ?

-Phụ trách kỹ thuật của nhà hàng đảm bảo các công việc bảo trì, kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật hàng ngày, bao gồm điện, nước, camera, hệ thống báo động, máy chiếu,âm thanh loa đài,micro,vv Bộ phận còn hỗ trợ kỹ sự cố vượt ngoài khả năng xử lý

+Quản lí nhân viên,quản lí xuất nhập kho,…

Nhóm13

*Giao diện nhập liệu nhóm món ăn:

II Tổng quan về ñánh giá phỏng vấn:

Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều thông tin rất thực tế từ các ban quản lí nhà hàng cũng như nhân viên trong nhà và người được hỏi cũng thấy thoải mái khi được phỏng vấn, đồng thời trả lời cũng trung thực Tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn về quản lý nhân viên có một

số chi tiết có thể không đúng sự thật

III Mô tả-phân tích hệ thống và các biểu mẩu: A Mô tả - phân tích hệ thống:

*Hệ thống lưu trữ:

1 Nhà hàng làm các phiếu nhập xuất chi tiêu gồm các thông tin: mã phiếu, tên phiếu, ngày lập phiếu, nội dung phiếu Các phiếu được chia theo từng công dụng

2 Phiếu kiểm định thực phẩm gồm: tên thực phẩm, số thực phẩm, ngày lấy mẫu, số lượng thực phẩm kiểm định Người quản lí xác nhận mẫu phiếu kiểm định

3 Những người có nhu cầu đặt tiệc tại nhà hàng: tên khách hàng, địa chỉ khách hàng , số điện thoại khách hàng, số tiền đặt cọc,và số chứng minh thư, ngày kí hợp đồng tiệc Thông tin khách hàng được chia theo ngày làm tiệc

4 Số lượng thực phẩm hiện tại của nhà hàng: tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, hạn sử dụng, ngày nhập sản phẩm Sản phẩm được phân theo công dụng của sản phẩm

Nhóm13

5 Tài sản của nhà hàng: tên tài sản, số lượng tài sản, ngày sử dụng tài sản ,ngày trả tài sản, số lượng tài sản không còn sử dụng được Tài sản được sử dụng theo tùy mục đích sử dụng, nếu mất hoặc hư hỏng phải lập phiếu kiễm định

6 Những tài sản không thuộc sở hữu của nhà hang: Tên tài sản, số lượng tài sản, người kí mượn, ngày mượn tài sản, ngày trả tài sản Những tài sản mượn phải liệt kê rõ ràng đễ nhầm mục đích trả tài sản

7 Nhân viên chính thức của nhà hàng: tên nhân viên, chức vụ nhân viên,địa chỉ nhân viên, ngày kí đồng Những nhân viên được chia theo chức vụ phân công của giám đốc (tổng quản lí nhân sự)

8 Nhân viên không chính thức nhà hàng: tên nhân viên, ngày làm, công viêc làm Nhân viên không chính thức được quản lí gọi đến làm và trả lương sau tiệc (theo thực tế của nhà hàng )

9 Các kho(nước ngọt, bia… đồ khô…) lưu trữ của nhà hàng: tên sản phẫm,

số lượng sản phẩm Được người quản lí kho phân chia hoặc xuất hàng

10 Chương trình lễ(nhạc công, nhóm múa…): tên tiết mục, những đồ dùng trong phục vụ lễ…

* Hoạt động của hệ thống:

1 Nhà hàng làm việc theo tiệc, tiệc sáng từ 8h -15h, tiệc chiều từ 16h30 đến 22h(dọn dẹp sau cùng xong rồi mới về) 2 Tỗng kết lại sản phẫm, thực phẩm được sử dụng trong tiệc Thanh toán , tính tiền cho khách hàng

B.Các phiếu biểu mẫu khác:

Nhóm13

Nhóm13

Nhóm13

…v.v……

4.Theo dõi nợ Quản lí hàng

5.Chiết khấu/khuyến mãi hóa/Công nợ

6.Kiểm tra đơn hàng

7.Làm hóa đơn và phiếu xuất Quản lí bán hàng

8.Giao hàng

9.Quản lí nhà bếp

10.Kiểm tra nguyên liệu

11.Tiếp nhận yêu cầu chế biến Quản lí nhà bếp

12.Chế biến nguyên liệu

13.Lên công thức món ăn

Quản lí bán hàng

Quản lí nhà bếp

Chăm sóc khách hàng

Kiểm tra đơn hàng

Làm hóa đơn và phiếu xuất

Kiểm tra nguyên liệu

Giao hàng

Tiếp nhận yêu cầu chế biến

Thu thập ý kiến

Tổng hợp ý kiến

nguyên liệu

Lên công thức món

ăn