TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC

Phân loại nhà quản lý Vai trò của nhà quản lý Những yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý Phát triển năng lực quản lý Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong bài này, bạn cần:  Hiểu được

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC

Hướng dẫn học

 Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nhà quản lý là ai?

Phân loại nhà quản lý

Vai trò của nhà quản lý

Những yêu cầu thiết yếu

đối với nhà quản lý Phát triển năng lực quản lý

Mục tiêu

Sau khi nghiên cứu xong bài này, bạn cần:

 Hiểu được các thuật ngữ: Tổ chức và quản lý, và lý giải vì sao phải quản lý các tổ chức

 Hiểu được các chức năng của quá trình quản lý mà mọi nhà quản lý trên mọi cương vị quản lý phải thực hiện

 Phân biệt được các vai trò khác nhau của nhà quản lý

 Giải thích được tại sao các nhà quản lý ở các cấp khác nhau lại cần sự kết hợp khác nhau của các kỹ năng kỹ thuật, con người và nhận thức

 Xác định được các kỹ năng cần phát triển để trở thành một nhà quản lý có năng lực trong thế giới ngày nay

T ình huống dẫn nhập

Một ngày bình thường của cô Chi

Chi là một nhà quản lý 30 tuổi ở hãng truyền thông VCN, tại trụ

sở ở Hà Nội Trên đường trở về nhà cô nghĩ về ngày làm việc đã

qua của mình – điều này đã trở thành một thói quen của cô

Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút và nhìn thấy bản “Báo cáo

nghiên cứu thị trường” trên bàn làm việc của mình An, trưởng

đơn vị nghiên cứu thị trường, đã dành cả tuần để hoàn thành báo

cáo kịp cho Chi có thể xem trước khi trình bày với Phó giám

đốc Chi làm việc với An 20 phút tại quán cà phê trong hãng và

lập kế hoạch xử lý văn bản và đồ họa cho bản báo cáo cuối cùng

Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận được ba tin nhắn điện thoại Cô gọi lại 2 cuộc điện thoại, nhưng chỉ gặp được một người và sắp xếp lịch gặp trong tuần sau Cô vội vàng đến cuộc họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với các nhân viên, cuộc họp sẽ kết thúc lúc 10:30 phút Chi trở về phòng làm việc của mình và thấy 5 tin nhắn điện thoại mới, trong đó có một tin nhắn của người mà cô đã cố gắng liên lạc trước khi cuộc họp với nhân viên bắt đầu

Ngân quỹ của phòng năm tới phụ thuộc vào cuộc họp ngày mai, khi mà các đề nghị sửa đổi sẽ được quyết định Trong khi đó, Chi phải gặp Giám đốc của cô lúc 2 giờ chiều ngày hôm nay để giải thích về việc tại sao phòng của cô lại vượt quá ngân sách trong năm nay Chi định sẽ làm việc qua trưa để chuẩn bị cho cuộc gặp, nhưng cuối cùng cô quyết định không hủy bữa trưa với quản lý mới của một phòng đang thường xuyên cạnh tranh với phòng của cô và tạo sự chú ý của Giám đốc Chi trở lại sau bữa trưa lúc 1:30 phút để xem xét lại kế hoạch ngân sách năm tới và đưa ra lời giải thích hợp lý cho việc vượt quá ngân sách trong năm nay

Cuộc gặp lúc 2 giờ của cô diễn ra tốt đẹp Ông Giám đốc của Chi ủng hộ việc cô là người đứng đầu ngân sách năm tới và đánh giá tốt về kế hoạch của cô cho phòng của mình Họ thảo luận 15 phút về chương trình nghị sự và thảo luận về chi nhánh tại Đà Nẵng trong 35 phút Giám đốc nói với cô rằng ông đang xem xét việc cơ cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô và An đã chuẩn bị và đưa ra ý kiến rằng An đã hoàn thành công việc rất tốt

Lúc 3 giờ, Chi đi mua 1 tách cà phê và gặp Trưởng chi nhánh tại Bắc Ninh, người đang đưa các khách hàng sử dụng dịch vụ quảng cáo quan trọng đi tham quan hãng Chi nhắc tới Báo cáo nghiên cứu thị trường mới hoàn thành rằng nó có liên quan tới một sản phẩm mới Họ nói chuyện trong 15 phút và Chi có được một số ví dụ minh họa cho Báo cáo

Lúc 3:30 phút, Chi tham gia một cuộc họp của lực lượng liên công ty được lập ra để thực hiện hợp tác chiến lược với công ty VNN Khi quay trở lại văn phòng lúc 5 giờ, cô thấy có 8 cuộc điện thoại nhỡ và bắt đầu gọi cho các khu vực mà người nhận có thể vẫn còn đang ở cơ quan Lúc 6 giờ, Chi rời văn phòng Cô cảm thấy mệt mỏi nhưng tốt Cô đã thực hiện được một số bước quan trọng trong một số vấn đề Giám đốc của cô lần đầu tiên đặt niềm tin vào cô và cô

Chi là một nhà quản lý 30 tuổi

ở hãng truyền thông VCN, tại trụ sở ở Hà Nội

cảm thấy an toàn Bản báo cáo của An như là một chiến thắng thực sự và những thông tin khách hàng mà cô có được trưa nay rất hữu ích

Bây giờ cô có thể bắt đầu nghĩ về quyết định tuyển dụng một chuyên gia marketing cho thị trường game online mà cô cần phải đưa ra đề nghị Cuộc phỏng vấn đã đưa ra ba ứng viên tốt nhất – một người đàn ông Hàn Quốc, một phụ nữ Nhật và một người đàn ông Việt Nam Cô phân vân ai sẽ là người phù hợp nhất cho phòng của cô và phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế của VCN?

Cô Chi là một trong số các nhà quản lý điển hình đang làm việc trên khắp thế giới

1 Quản lý là gì?

2 Các nhà quản lý làm gì trong những ngày lao động vất vả của họ?

1.1 Tổ chức

“Sự tồn tại của các tổ chức là đặc điểm nổi bật nhất của lịch sử nhân loại trong tiến trình thời gian và không gian”1 Chúng ta quan tâm đến các tổ chức bởi mặc dù có thể nói về quản lý bản thân và gia đình, nhà quản lý với nghĩa đầy đủ nhất luôn tồn tại trong môi trường tổ chức

1.1.1.1 Khái niệm và đặc trưng của tổ chức

Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều

người cùng làm việc vì những mục đích chung trong

hình thái cơ cấu ổn định Đó có thể là một trường

học, một bệnh viện, một doanh nghiệp, một cơ quan

nhà nước, một đơn vị quân đội, một hiệp hội, một

nhà thờ

Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức Mặc dù

trào lưu thực hiện công việc như một người lao động

độc lập vẫn đang thịnh hành trên thế giới, phần lớn chúng ta đều đang là thành viên của một tổ chức nào đó Các tổ chức tuy rất khác nhau về lý do tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng cơ bản với tư cách là một loại hình tổ chức Đó là:

Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng Khác với các cá nhân, cộng đồng

hay xã hội, tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là tổ chức được các chủ thể nhất định tạo ra như công cụ để thực hiện những mục đích nhất định Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Điều đó được phản ánh trong chính từ “tổ chức” Gốc của từ này xuất phát từ tiếng Hylạp – Organon, có nghĩa là công cụ Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau - quân đội tồn tại để bảo vệ đất nước, các cơ quan hành chính tồn tại để điều hành đất nước, các doanh nghiệp tồn tại để sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho các chủ sở hữu - nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại

Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung trong cơ cấu tổ chức ổn định Khi đứng vào một tổ chức, chúng ta đã cam kết hành

động cùng với những người khác vì mục tiêu chung chứ không phải chỉ hướng tới mục tiêu riêng của mình Các thành viên của tổ chức không thể gia nhập tổ chức chỉ với ý chí của mình mà phải được tuyển chọn, được xác định: chức năng, nhiệm vụ (những việc cần làm); quyền hạn (những điều được làm); trách nhiệm (những mục tiêu cần đạt được); lợi ích (những điều được hưởng)

Mọi tổ chức đều chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng Ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với “các sản phẩm và dịch

vụ có chất lượng” và “thỏa mãn khách hàng” là nguồn gốc quan trọng của sức mạnh

và lợi thế đối với một tổ chức Đối với Wyman, sự thành công đã trở lại khi Hilliard nhận thức được mục tiêu quan trọng của tổ chức là cung cấp các dịch vụ phòng ngừa, giáo dục, cho thuê trại, giải trí với chất lượng cao

1

Herbert Simon (1991), Organization and Markets, Journal of Economic Perspectives, Vol 5, No 2

Mọi tổ chức đều là tổ chức mở Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình

liên tục thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra là các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng Như hình 1.4 thể hiện, cả người cung cấp nguồn lực và khách hàng đều thuộc môi trường bên ngoài của tổ chức Phản hồi từ môi trường bên ngoài là chỉ báo rằng tổ chức hoạt động tốt đến mức nào Khi khách hàng ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, nó sẽ không thể tồn tại được nữa trừ phi nhanh chóng thay đổi theo hướng thích nghi với đòi hỏi của khách hàng Trong điều kiện nguồn lực hạn chế, để tồn tại và phát triển, một tổ chức phải phục vụ tốt khách hàng của mình và sử dụng tốt các nguồn lực

Hình 1.1 Tổ chức là tổ chức mở

Cuối cùng, mọi tổ chức đều được quản lý Hình ảnh của các nhà quản lý luôn gắn liền

với những tổ chức nhất định Ví dụ: tổng thống đứng đầu nhà nước, thủ tướng đứng đầu chính phủ, hiệu trưởng đứng đầu trường học, giám đốc đứng đầu bệnh viện, tổng giám đốc đứng đầu tổng công ty, tổ trưởng đứng đầu nhóm làm việc Người ta có thể đặt dấu hỏi về vai trò của quản lý của nhà nước đối với nền kinh tế nhưng chưa ai nghi ngờ vai trò của quản lý đối với một tổ chức Vai trò đó được thể hiện từ khi xác định mục đích

để hình thành một tổ chức đến vận hành tổ chức nhằm thực hiện mục đích Một tổ chức, với bản chất của nó, không thể tự hoạt động mà phải được quản lý

1.1.1.2 Các loại hình tổ chức

Các tổ chức đang tồn tại thật vô cùng đa dạng Chúng có thể khác nhau khi trả lời các câu hỏi: Ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mục đích gì? Sản phẩm của tổ chức là gì? Các mối quan hệ trong tổ chức có thể hiện rõ ràng hay không? Chính vì vậy cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau trong phân loại các tổ chức và sau đây là một số cách phân loại cơ bản

 Tổ chức công và tổ chức tư

Theo những cách tiếp cận khác nhau, khái niệm về tổ chức công và tổ chức tư rất

đa dạng

Theo chế độ sở hữu: Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của Nhà nước

hoặc không có chủ sở hữu Đó chính là các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp nhà nước, các trường học và bệnh viện công, các tổ chức chính trị, xã hội, đoàn

Tổ chức tư là tổ chức thuộc sở hữu tư nhân (của một hay một nhóm người) Đó có thể

là các doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, hợp tác

xã, trang trại, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân, trường học tư, bệnh viện tư

Theo sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức tạo ra: Tổ chức công là tổ chức tạo ra các

sản phẩm, dịch vụ công – những sản phẩm, dịch vụ mà người sử dụng không phải cạnh tranh và loại trừ nhau để có quyền sử dụng Tổ chức tư là tổ chức tạo ra các sản phẩm và dịch vụ tư

Theo chế độ sở hữu và mục tiêu cơ bản: Tổ chức

tư là tổ chức thuộc sở hữu và được kiểm soát bởi

tư nhân, hoạt động vì mục tiêu cơ bản là tìm kiếm lợi nhuận Đó có thể là các doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, hợp tác xã, trang trại, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân

Tổ chức công là tổ chức thuộc sở hữu nhà nước, không có chủ sở hữu hoặc sở hữu

tư nhân; hoạt động với mục tiêu chính không phải vì lợi nhuận mà hướng tới phục

vụ lợi ích của cộng đồng, của xã hội (lợi ích công cộng) Các tổ chức công có thành phần hết sức đa dạng, hợp thành hai nhóm: (1) các tổ chức nhà nước và (2)

các tổ chức phi lợi nhuận

Tổ chức nhà nước là tổ chức thuộc sở hữu và được kiểm soát bởi nhân dân mà đại

diện là Nhà nước Đó là các cơ quan quản lý nhà nước và các công ty nhà nước – các tổ chức được tạo nên để phục vụ lợi ích công cộng, tài trợ toàn bộ hoặc một phần bởi Nhà nước, tồn tại độc lập hoặc là một phần của cơ quan nhà nước, mang bản chất kinh doanh Ví dụ về công ty nhà nước có thể là doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức sự nghiệp như trường học, bệnh viện công, các văn phòng cung cấp dịch vụ công thuộc các UBND

Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức không có chủ sở hữu hoặc sở hữu tư nhân; hoạt

động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, giáo dục, từ thiện hoặc các mục đích phục vụ cộng đồng; không mang mục tiêu chính là lợi nhuận; và sử dụng lợi nhuận thu được chủ yếu để duy trì, cải thiện và mở rộng hoạt động của tổ chức Doanh mục các tổ chức phi lợi nhuận thật vô cùng đa dạng Đó có thể là các tổ chức chính trị, xã hội, đoàn thể, nghề nghiệp, các tổ chức từ thiện, các tổ chức tôn giáo, các trường học, bệnh viện tư Ngày nay, các tổ chức phi lợi nhuận nhưng lại

phi chính phủ đang phát triển hết sức mạnh mẽ tạo nên khu vực thứ ba (khu vực

xã hội, khu vực phi lợi nhuận, xã hội dân sự), bên cạnh khu vực nhà nước và khu vực tư nhân Các tổ chức này hoạt động dựa trên nguyên tắc tự nguyện, tự quản

lý, vì lợi ích công cộng, không phân phối lợi nhuận Hoạt động của các tổ chức thuộc khu vực thứ ba được tài trợ chủ yếu bằng các khoản phí và hiến tặng tình nguyện chứ không phải bằng tiền thuế Chúng độc lập và được quản lý bởi các ban lãnh đạo tình nguyện riêng của mình Hiện nay, cứ hai người Mỹ trưởng thành thì

có người làm việc tình nguyện trong khu vực thứ ba này, song rất ít người nhận thức được tầm quan trọng của nó

 Tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận

Theo mục tiêu cơ bản, các tổ chức được phân ra thành tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận

Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận Yếu tố

được quan tâm nhất ở các tổ chức này là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ các khoản đầu tư và lợi ích của các chủ sở hữu được thỏa mãn như thế nào Đó chính

là các doanh nghiệp, các hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể

Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức tồn tại

để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phục

vụ cộng đồng Đó là các cơ quan nhà nước, các tổ chức công ích, các tổ chức chính trị, các tổ chức tôn giáo, các tổ chức từ thiện, các viện bảo tàng Tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá kết quả hoạt động của các tổ chức này không phải là lợi nhuận Chẳng hạn, mối quan tâm hàng đầu của một viện bảo tàng sẽ là

số người đến xem những tác phẩm được trưng bày và khả năng bổ sung các tác phẩm mới Còn một tổ chức từ thiện sẽ quan tâm đến số lượng người được cứu giúp

 Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức

Theo tính chất của các mối quan hệ, các tổ chức được chia làm tổ chức chính thức

và tổ chức phi chính thức

Tổ chức chính thức thường được hiểu với một số đặc trưng cơ bản Thứ nhất, là

tổ chức mà trong đó mọi thành viên của nó đều được xác định một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm Thứ hai, là tổ chức mà cơ cấu

có thể được hiển thị thông qua một sơ đồ cơ cấu với các mối liên hệ rõ ràng Thứ

ba, là tổ chức có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cụ thể cho khách hàng của mình trong khuôn khổ pháp luật Ví dụ điển hình về các tổ chức chính thức có thể kể đến các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước, các trường học, bệnh viện, các tổ chức xã hội và đoàn thể, các tổ chức tôn giáo

Tổ chức phi chính thức không mang những đặc trưng kể trên Điển hình của tổ

chức phi chính thức có thể kể đến những nhóm được hình thành thông qua các mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong tổ chức chính thức do cùng chung nguyện vọng, sở thích, quan điểm, tư tưởng

Mối quan tâm của môn học này sẽ chỉ tập trung vào những tổ chức chính thức và hoạt động của các nhà quản lý trong các tổ chức đó

1.1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt động được chủ thể quản lý lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác Tuy nhiên mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động theo một tiến trình liên hoàn trong mối quan hệ chặt chẽ với môi trường được thể hiện trong hình 1.2 Các hoạt động đó là:

AIESEC - Tổ chức sinh viên phi lợi nhuận lớn nhất thế giới

 Nghiên cứu và dự báo môi trường để trả lời các câu hỏi: Môi trường đòi hỏi gì ở tổ chức? Môi trường tạo ra cho tổ chức những cơ hội và thách thức nào? Tổ chức có những điểm mạnh và điểm yếu nào trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng? Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường được coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức

 Thiết kế ra các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng

 Tìm kiếm và huy động các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức, đặc biệt là đầu vào cho quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức

 Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ - quá trình sản xuất

 Làm cho khách hàng biết và hiểu về sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, muốn có sản phẩm và dịch vụ, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng

 Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ

 Xây dựng tổ chức kết cấu hạ tầng kỹ thuật và xã hội của tổ chức

 Thực hiện hoạt động kế toán và thống kê để phản ánh hoạt động của tổ chức bằng con số

 Xây dựng, củng cố, phát triển các mối quan hệ đối ngoại

 Thực hiện hoạt động nghiên cứu và phát triển nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, các quy trình và kỹ thuật mới để thực hiện các hoạt động của tổ chức

 Thực hiện các hoạt động hậu cần để hỗ trợ cho các hoạt động kể trên của tổ chức (cung cấp văn phòng phẩm, tiến hành sửa chữa nhỏ, vệ sinh, nhà ăn, đội xe )

 Hợp nhóm các hoạt động có cùng chung tính chất, ta thấy xuất hiện những chức năng hoạt động cơ bản của tổ chức như: marketing, tài chính, sản xuất, nhân lực, nghiên cứu và phát triển

Các hoạt động của tổ chức thường được thực hiện bởi nhiều người có lợi ích, mục tiêu riêng Để phối hợp hoạt động của họ nhằm thực hiện mục tiêu chung, tổ chức cần có quản lý

Hình 1.2 Các hoạt động cơ bản của tổ chức

Nguồn: Chuỗi giá trị của M Porter và tổng hợp của tác giả

1.2 Quản lý

1.2.1 Khái niệm và các yếu tố cơ bản của quản lý

1.2.1.1 Khái niệm quản lý

Quản lý được định nghĩa theo nhiều cách:

Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những người khác1

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu trong điều kiện biến động của môi trường2

Quản lý là phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau trong cùng một tổ chức3

Quản lý là một quá trình phối hợp các nguồn lực một cách hiệu lực và hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức4

Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có hiệu lực và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức5 Trong tài liệu này, khái niệm dưới đây sẽ được sử dụng làm cơ sở cho quá trình nghiên cứu quản lý tổ chức:

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt

động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bền vững trong điều kiện môi trường luôn biến động

Hình 1.3 Lôgic của khái niệm quản lý

1.2.1.2 Các yếu tố cơ bản của quản lý

Những khái niệm kể trên giúp chúng ta làm rõ các yếu tố quan trọng của quản lý:

Thứ nhất, quản lý là làm gì?

Cho dù là người đứng đầu một chính phủ, một công ty, một vụ, một viện nghiên cứu, một bộ phận bên trong tổ chức, các nhà quản lý đều thực hiện các quá trình quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, trong đó:

 Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu và phương thức hành động thích

hợp để đạt mục tiêu

 Tổ chức là quá trình đảm bảo nguồn lực cho thực hiện kế hoạch trong các hình

thái cơ cấu nhất định

 Lãnh đạo là quá trình đánh thức sự nhiệt tình, tạo động lực cho con người để họ

làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch

 Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động để

đảm bảo sự thực hiện theo các kế hoạch

Thứ hai, đối tượng của quản lý là gì?

Quản lý tác động lên các nguồn lực và hoạt động

của tổ chức Trong các yếu tố kể trên, đối tượng

chủ yếu và trực tiếp của quản lý là các mối quan

hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức Chủ

thể quản lý tác động lên con người, thông qua đó

mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất

khác như vốn, vật tư, máy móc, công nghệ, thông

tin để tạo ra kết quả cuối cùng của toàn bộ hoạt động Như vậy, xét về thực chất, quản

lý tổ chức là quản lý con người, biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung của tổ chức để đi tới mục tiêu

Thứ ba, quản lý được tiến hành khi nào?

Quản lý là các quá trình được thực hiện liên tục theo thời gian Trong mối quan hệ với thời gian, quản lý là tập trung nỗ lực của con người tạo dựng tương lai mong muốn trên cơ sở quá khứ và hiện tại Quản lý luôn phản ánh đặc điểm của mỗi giai đoạn lịch

sử Đồng thời, quản lý là những hành động có thể gây ảnh hưởng to lớn và lâu dài đối với tổ chức

Thứ tư, mục tiêu của quản lý là gì?

Quản lý không có lý do tự thân để tồn tại Đạt mục đích cho tổ chức theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản

lý Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản lý Trong mọi loại hình tổ chức, mục tiêu hợp lý được tuyên bố công khai của quản lý đều

là tạo ra giá trị gia tăng cao cho tổ chức và các thành viên của nó Nhà quản lý cần tạo dựng được một môi trường mà trong đó mỗi người có thể thực hiện được các mục đích theo nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất ít nhất và sự thoả mãn cá nhân cao nhất, hay nói cách khác ở đó họ có thể đạt được mục đích của mình, của nhóm, của tổ chức ở mức cao nhất với các nguồn lực có thể huy động

Thứ năm, quản lý được thực hiện trong điều kiện nào?

Khái niệm quản lý cho thấy các nhà quản lý luôn thực hiện nhiệm vụ của mình trong điều kiện môi trường luôn biến động Chính vì vậy sự hiểu biết về môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức và kỹ năng phân tích môi trường là hết sức cần thiết đối với nhà quản lý

Quản lý bao giờ cũng có khả năng thích nghi Đứng trước những thay đổi của đối tượng quản lý cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp, chủ thể quản lý không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản lý có hiệu lực và hiệu quả thông qua việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạt động của mình

Với những đặc điểm trên có thể khẳng định rằng quản lý là một tiến trình năng động

1.2.2 Quá trình quản lý

Như đã đề cập ở trên, bốn chức năng cơ bản của quá trình quản lý là: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Bốn chức năng trên thiết lập cơ sở nền tảng cho cuốn sách này, mỗi chức năng được xem xét chi tiết trong một bài riêng Dưới đây sẽ là tóm tắt nội dung của bốn chức năng quản lý

1.2.2.1 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu

và xác định các hành động cần thiết để đạt được

các mục tiêu đó Thông qua lập kế hoạch, các nhà

quản lý xác định các kết quả mong muốn và con

đường để đạt được các kết quả đó Trong khi các

nhà quản lý cấp cao lập các mục tiêu và phương

thức chiến lược chung, các nhà quản lý cấp trung

và cấp cơ sở phải phát triển các kế hoạch hành

động để các nhóm làm việc của mình đóng góp vào các nỗ lực của toàn tổ chức Tất

cả các nhà quản lý phải phát triển các mục tiêu gắn liền với và hỗ trợ cho chiến lược chung Thêm vào đó, họ phải xác định được phương thức phối hợp các nguồn lực mà

họ chịu trách nhiệm quản lý nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm làm việc

1.2.2.2 Tổ chức

Ngay cả kế hoạch tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu không được triển khai đúng đắn Là hoạt động đầu tiên của quá trình triển khai kế hoạch, chức năng tổ chức giúp đảm bảo nguồn lực trong các hình thái cơ cấu nhất định cho thực hiện mục tiêu kế hoạch Đó là việc xác định các nhiệm vụ cần được thực hiện, ai sẽ thực hiện chúng, thực hiện bằng

gì và các nhiệm vụ đó được phối hợp như thế nào Các nhà quản lý tổ chức các thành viên trong nhóm làm việc của mình và của toàn tổ chức, hỗ trợ họ bằng công nghệ và các nguồn lực khác, nhờ vậy các nhiệm vụ được thực hiện trôi chảy, các nguồn lực được sử dụng hợp lý và hiệu quả Các vấn đề về văn hoá của tổ chức và quản lý nguồn nhân lực cũng là các yếu tố cơ bản của chức năng này Quan trọng nhất, tổ chức phải được cấu trúc theo những mục tiêu chiến lược và hoạt động để có thể phản ứng với những thay đổi của môi trường luôn biến động

1.2.2.3 Lãnh đạo

Trong quản lý, lãnh đạo là quá trình khơi dậy và nâng cao động lực hoạt động cho con người nhằm đạt tới các mục tiêu kế hoạch Thông qua lãnh đạo, các nhà quản lý tạo sự cam kết đối với tầm nhìn chung, khuyến khích các hoạt động hỗ trợ cho mục tiêu, gây ảnh hưởng lên người khác để họ thực hiện công việc một cách tốt nhất vì lợi ích của toàn tổ chức Do môi trường đầy phức tạp và thay đổi nhanh chóng, các kỹ năng lãnh đạo trở nên ngày càng quan trọng đối với các nhà quản lý ở tất cả các cấp độ Vì vậy chúng ta tin tưởng rằng các nhà quản lý ngày hôm nay cũng phải là một nhà lãnh đạo,

và chúng ta sử dụng các thuật ngữ này có thể thay thế cho nhau trong cả cuốn sách Trong môi trường ngày nay, các nhà lãnh đạo phải biết nhìn xa trông rộng - có khả năng nhìn trước tương lai, chia sẻ tầm nhìn, trao quyền cho nhân viên để hiện thực hoá tầm nhìn, góp phần xây dựng nền văn hóa phát triển Để trở thành các nhà lãnh đạo có hiệu lực, nhà quản lý phải hiểu động lực của các cá nhân và nhóm, có khả năng khuyến khích con người, phải là người truyền thông hữu hiệu, nhà tư vấn đáng tin cậy, nhà đàm phán tài ba, người giải quyết xung đột và nhà chính trị khéo léo Chỉ có thông qua sự lãnh đạo hữu hiệu mới có thể đạt được các mục tiêu của các tổ chức

1.2.2.4 Kiểm soát

Các nhà quản lý phải làm chủ được quá trình thực hiện kế hoạch chiến lược và kế hoạch hành động Kiểm soát cung cấp thông tin phản hồi về các hoạt động, xác định khoảng cách giữa kế hoạch và kết quả thực tế Khi một tổ chức không có được sự thực hiện như kế hoạch đã định, các nhà quản lý phải hành động Những hành động đó có thể là tiếp tục theo đuổi kế hoạch ban đầu một cách kiên quyết hơn hoặc điều chỉnh kế hoạch và việc triển khai cho phù hợp với tình hình thực tế Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quá trình quản lý bởi vì nó đưa ra các biện pháp để đảm bảo rằng

tổ chức đang vận hành đúng hướng về phía các mục tiêu đã đề ra Các nhà quản lý muốn biết cụ thể ba điều: hiệu lực của kế hoạch – mức độ đạt được mục tiêu, hiệu quả

- nguồn lực phải sử dụng để đạt được một kết quả nào đó, và năng suất - số lượng và chất lượng của kết quả hoạt động trong mối quan hệ với chi phí của các nguồn lực

1.2.3 Quản lý là một khoa học, một nghệ thuật, một nghề

1.2.3.1 Quản lý là một khoa học

Tính khoa học của quản lý xuất phát từ tính quy luật

của các quan hệ quản lý trong quá trình hoạt động của

tổ chức bao gồm những quy luật kinh tế, xã hội, công

nghệ, quản lý Những quy luật này nếu được các nhà

quản lý nhận thức và vận dụng trong quá trình quản lý

sẽ giúp họ đạt kết quả mong muốn, ngược lại sẽ gánh

chịu những hậu quả khôn lường

Tính khoa học của quản lý đòi hỏi các nhà quản lý

trước hết phải nắm vững những quy luật liên quan đến

quá trình hoạt động của tổ chức Nắm quy luật, thực chất là nắm vững hệ thống lý luận

về quản lý gắn liền với các khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết và kỹ thuật quản lý Tính khoa học của quản lý còn đòi hỏi các nhà quản lý phải biết vận dụng các phương pháp

đo lường định lượng hiện đại, những thành tựu tiến bộ của khoa học và công nghệ như các phương pháp dự đoán, phương pháp tâm lý xã hội học, các công cụ xử lý, lưu trữ, truyền thông: máy vi tính, máy fax, điện thoại, mạng internet

1.2.3.2 Quản lý là một nghệ thuật

Quản lý, giống như mọi lĩnh vực thực hành khác (dù là y học, soạn nhạc, xây dựng công trình, hay kế toán) đều là nghệ thuật Đó là “bí quyết hành nghề”, gắn liền với sự thực hiện các công việc dưới ánh sáng thực tại của các tình huống

Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong xã hội và quản lý Không phải mọi hiện tượng đều mang tính quy luật và cũng không phải mọi quy luật có liên quan đến hoạt động của các tổ chức đều đã được nhận thức thành lý luận Tính nghệ thuật của quản lý còn xuất phát từ bản chất của quản lý tổ chức, suy cho cùng là tác động tới con người với những nhu cầu hết sức đa dạng, với những toan tính tâm tư tình cảm khó có thể cân,

đo, đong đếm được Những mối quan hệ con người luôn luôn đòi hỏi nhà quản lý phải

xử lý khéo léo, linh hoạt, "nhu" hay "cương", "cứng" hay "mềm" và khó có thể trả lời một cách chung nhất thế nào là tốt hơn Tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý của từng nhà quản lý, vào cơ may và vận rủi

1.2.4 Quản lý là một nghề - nghề quản lý

Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học

nghề để tham gia các hoạt động quản lý nhưng

có thành công hay không? Có giỏi nghề hay

không lại còn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố của

nghề (học ở đâu? ai dạy? cách học nghề ra sao?

chương trình thế nào? người dạy có thực tâm

truyền hết nghề hay không? năng khiếu nghề

nghiệp, ý chí thực hiện mục tiêu, lương tâm nghề

nghiệp của người học nghề ra sao? các tiền đề tối thiểu về nguồn lực ban đầu cho sự hành nghề có bao nhiêu?) Như vậy muốn quản lý có kết quả thì trước tiên nhà quản lý tương lai phải được phát hiện khả năng, được đào tạo chu đáo về nghề nghiệp, được

bố trí công việc hợp lý

1.3 Nhà quản lý

1.3.1 Nhà quản lý và phân loại các nhà quản lý

Như đã khẳng định ở trên, mặc dù có thể đề cập đến quản lý bản thân hay quản lý gia đình, các nhà quản lý luôn gắn liền với một tổ chức nhất định, dù đó là tổ chức công hay tư, tổ chức vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận Chính vì vậy trong cuốn sách này chúng ta sẽ nghiên cứu các nhà quản lý trong môi trường tổ chức mà họ làm việc

1.3.1.1 Khái niệm nhà quản lý

Nhà quản lý là ai ?

Bạn có thể tìm thấy họ trong mọi tổ chức Họ làm việc với nhiều chức danh – lãnh đạo nhóm, giám sát viên, trưởng phòng, trưởng dự án, trưởng khoa, giám đốc, hiệu trưởng, chủ tịch, bộ trưởng, thủ tướng Họ luôn làm việc trực tiếp với những người dựa vào