MỤC LỤCBẢNG CHỮ VIẾT TẮT1PHẦN MỞ ĐẦU21.Tính cấp thiết của đề tài22.Mục đích nghiên cứu33.Đối tượng nghiên cứu54.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu55.Giới hạn phạm vi nghiên cứu66.Phương pháp nghiên cứu67.Đóng góp mới của đề tài68.Cấu trúc khóa luận7PHẦN NỘI DUNG9CHƯƠNG 1. CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG91.1. Nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng91.1.1. Văn bản đến91.1.2. Văn bản đi121.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ121.2. Hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng131.2.1. Quản lý và hệ thống thông tin quản lý131.2.2. Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.18CHƯƠNG 2. THỰC TIỄN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG242.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng242.1.1. Lịch sử hình thành của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng242.1.2. Đội ngũ cán bộ công chức252.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị252.1.4. Cơ sở vật chất kỹ thật của Sở Xây dựng362.2. Thực tiễn ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng372.2.1. Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng372.2.2. Quản lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành382.2.3. Giao diện và cách truy cập phần mềm Quản lý văn bản và điều hành442.2.4. Khối chức năng quản lý văn bản của phần mềm47CHƯƠNG 3. NHỮNG NHẬN XÉT VÀ CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG583.1. Những nhận xét về chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.583.1.1. Những kết quả đạt được.583.1.2. Những tồn tại cần khắc phục.603.2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản tại sở xây dựng thành phố đà nẵng.643.2.1. Xây dựng phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý văn bản.653.2.2. Mở rộng phạm vi ứng dụng của chương trình ứng dụng quản lý văn bản.673.2.3. Xây dựng các yêu cầu cụ thể đối với việc thực hiện các giao dịch hành chính qua mạng điện tử693.2.4. Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực.693.2.5. Đầu tư kinh phí.72KẾT LUẬN74TÀI LIỆU THAM KHẢO77PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG78PHỤ LỤC II: LƯU ĐỒ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN79PHỤ LỤC III: LƯU ĐỒ SOẠN THẢO KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN80PHỤ LỤC IV: LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN81PHỤ LỤC V: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN82PHỤ LỤC VI: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI83PHỤ LỤC VII: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI PHẦN MỀM84PHỤ LỤC VIII: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI PHẦN MỀM85
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: HÀ THỊ THẢO
LỚP: OA16A1
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TÊN ĐỀ TÀI MỘT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Giảng viên hướng dẫn: ThS NGUYỄN THỊ THANH LINH
Đà Nẵng, tháng 8 năm 2020
Trang 2BẢNG CHỮ VIẾT TẮT ST
10 VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước
Trang 3PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trải qua thời gian dài học tập nghiên cứu tại trường, chúng em cơ bản đã nắmvững được các lý thuyết về chuyên ngành Quản trị văn phòng, tuy nhiên lý thuyếtthôi thì vẫn chưa đủ vì khi đi làm thực tế tại các cơ quan khác nhiều so với những gì
đã học tập tại trường Để giúp cho chúng em có thêm các kỹ năng cơ bản và đượccác anh chị làm trong nghề lâu năm chỉ dạy thêm kiến thức, Khoa Quản trị đã lập kếhoạch thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức
Là sinh viên đang theo học ngành Quản trị văn phòng khóa học 2016 – 2020của trường Đại học Đông Á với phương châm lý luận gắn liền với thực tiễn trongcông tác đào tạo của trường Với mục đích củng cố kiến thức và giúp cho sinh viên
có điều kiện cọ xát thực tế với công việc thuộc chuyên ngành học tập của mình.Trong đợt thực tập tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng với tiêu chí vận dụng kiếnthức đã học ở trường vào thực tế, học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trìnhtại cơ quan và đúc kết những kinh nghiệm quý báu trong công việc Tuy còn gặpnhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế song dưới sựhướng dẫn tận tình của các anh chị cán bộ trong cơ quan giúp em có thêm kiến thức
và kinh nghiệm quý báu Từ đó em hoàn thành bài Khóa luận của mình một cáchđầy đủ
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thànhphố Đà Nẵng, giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cáclĩnh vực: xây dựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khucông nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: kết cấu hạtầng giao thông đô thị; cấp nước, thoát nước, xử lý nước thải, chiếu sáng, công viêncây xanh, nghĩa trang, chất thải rắn trong đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khukinh tế, khu công nghệ cao); phát triển đô thị; nhà ở và công sở; kinh doanh bấtđộng sản; vật liệu xây dựng; về các dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhànước của Sở; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyềncủa Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật
Trang 4Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của cơ quan Sở được thông suốt thì việckhông ngừng hiện đại hóa và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) của
cơ quan Sở là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên Điều này đã được thểhiện khá rõ nét trong quá trình thực hiện dự án DNG 6&7 “Xây dựng và triển khaicác ứng dụng CNTT –TT cho các cơ quan chính quyền của TP Đà Nẵng” theoQuyết định 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố ĐàNẵng về quy chế quản lý, vận hành và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điềuhành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng
Trong hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ quản lý nhà nước của các Sở,nguồn thông tin văn bản luôn giữ một vai trò đặc biệt quan trọng Để quản lý nguồnvăn bản này, cũng như các cơ quan nhà nước khác, Sở Xây dựng thành phố ĐàNẵng đã sử dụng các phương tiện truyền thống như các loại sổ đăng ký văn bản đi,
sổ đăng ký văn bản đến Tuy nhiên, quản lý bằng các loại sổ đăng ký như vậy trongthời đại bùng nổ thông tin hiện nay đã không còn phù hợp và khiến cho cơ quan Sởgặp không ít khó khăn trong việc khai thác và sử dụng văn bản Với sự phát triểnmạnh mẽ của CNTT đã mang đến những phương pháp và phương tiện mới, hiện đại
và rất hiệu quả để lưu trữ, tìm kiếm và xử lý thông tin, làm cho việc hiện đại hoácác quá trình quản lý hành chính trở thành hiện thực Thêm nữa, công tác quản lýtrong giai đoạn mới ngày càng đa dạng và phức tạp đòi hỏi việc cung cấp thông tinphải đáp ứng các yêu cầu cao hơn, các hình thức cung cấp thông tin phải đa dạng vàphong phú hơn
Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác quản
lý văn bản để từ đó hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL tại SởXây dựng thành phố Đà Nẵng là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực trongcông cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quảhoạt động quản lý của cơ quan Sở Xuất phát từ những lý do nêu trên, em đã lựa chọn
đề tài: “Một giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin trong công tác quản
lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng” cho khóa luận tốt nghiệp của
mình
2 Mục đích nghiên cứu
Đề tài này được nghiên cứu nhằm những mục đích sau:
Trang 5- Khẳng định rằng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Thật vậy, trong hoạt động
của các cơ quan, HTTT giữ vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lý và hệ thốngthực hiện các quyết định quản lý HTTT làm nhiệm vụ thu thập, phân tích, tổng hợp
và cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và được gọi là HTTTQL.Trong các nguồn thông tin của HTTT được sử dụng để phục vụ công tác quản lý thìnguồn thông tin văn bản luôn chiếm một số lượng lớn và giữ vai trò quan trọng Cóthể coi đây là nguồn nguyên liệu chính của hoạt động quản lý hành chính và làthành phần không thể thiếu của bất kỳ một HTTTQL nào Một HTTTQL gồm nhiềuthành phần với nhiều phương pháp và phương tiện để quản lý các nguồn thông tin.Hiện nay, với sự phát triển của khoa học và công nghệ, việc ứng dụng CNTT đểquản lý văn bản được coi là một giải pháp chính nhằm hoàn thiện HTTTQL
- Xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản Để tiến hành ứng
dụng CNTT vào một lĩnh vực hoạt động bất kỳ, người ta cần phải xác định rõ mụctiêu của việc ứng dụng đó làm cái gì, nghĩa là phải trả lời được câu hỏi “ứng dụngCNTT làm cái gì?” Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý vănbản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng là nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quảhoạt động của HTTTQL, vì vậy, phải xác định những vấn đề nào của hoạt độngquản lý văn bản cần phải tin học hoá khi tham gia vào HTTTQL
- Đưa ra những biện pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT Bên cạnh mục tiêu và các vấn đề liên quan tới quản lý văn bản cần được tin
học hoá của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, đề tài đã phân tích và đề xuất cácbiện pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lývăn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
Trang 63 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận chủ yếu tập trung các quy trình của côngtác quản lý văn bản, bao gồm việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, theo dõi xử lý
và tìm kiếm văn bản; Văn bản được đề cập đến trong nội dung của khóa luận này làcác văn bản hành chính hiện hành, chưa được giao nộp vào lưu trữ Trong hoạt độngcủa Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, ngoài những văn bản quản lý nhà nước, cònsản sinh ra một khối lượng lớn các văn bản bản chuyên môn như đề tài, đề án, cácvăn bản hình thành trong quá trình xét, cấp đề tài, đề án… những văn bản nàykhông phải là đối tượng nghiên cứu của khóa luận; Vì nghiên cứu về ứng dụngCNTT trong công tác quản lý văn bản nên phần mềm hệ thống Quản lý văn bản vàđiều hành của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng cũng là đối tượng nghiên cứu củakhóa luận
4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của việc ứng dụng CNTTtrong công tác quản lý văn bản như một giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của SởXây dựng thành phố Đà Nẵng, khóa luận xác định những mục tiêu sau đây:
- Nghiên cứu các nguồn văn bản và hoạt động quản lý văn bản trong HTTTQLcủa Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng, qua đó chứng minh rằng ứng dụng CNTT làmột trong những giải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố ĐàNẵng nói riêng và của các cơ quan nhà nước nói chung
- Mô tả và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng quản lý văn bảntrong HTTTQL Kết quả của quá trình phân tích đó được sử dụng để xác định sựcần thiết phải xây dựng các chức năng của chương trình nhằm đảm bảo cho việcquản lý văn bản có hiệu quả
- Đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tácquản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Những biện pháp được đềxuất trong khóa luận có thể được xem xét để nghiên cứu triển khai ứng dụng CNTTtrong công tác quản lý văn bản không chỉ của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng màcòn của các cơ quan nhà nước khác
Để đạt được những mục tiêu nêu trên, khóa luận có nhiệm vụ nghiên cứunhững nội dung chính sau:
Trang 7- Khảo sát hoạt động và phạm vi quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵngcũng như mối liên hệ của Bộ với các cơ quan Nhà nước khác
- Khảo sát nguồn văn bản hình thành tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.Khảo sát việc tiếp nhận, quản lý, chuyển giao và khả năng tìm kiếm, đảm bảo thôngtin bằng văn bản trong HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
- Nghiên cứu việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản như mộtgiải pháp để hoàn thiện HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả của việc ứng dụngCNTT trong hoạt động quản lý văn bản của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nóiriêng và của các cơ quan Nhà nước nói chung
5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của khóa luận tập trung về các vấn đề như: nguồn văn bảnhình thành trong hoạt động hành chính của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng baogồm các văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ; các quy trình quản lývăn bản; chương trình phần mềm ứng dụng “Hệ thống quản lý văn bản và điềuhành” trong HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Khóa luận không đivào nghiên cứu về kỹ thuật và công nghệ của HTTTQL này
Thời gian nghiên cứu hai tháng (từ ngày tháng 6 tới ngày tháng 7 năm 2020)
6 Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu
là các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử; phương pháp tiếp cận vàphân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của khóa luận
Trong quá trình triển khai nghiên cứu, khóa luận đã áp dụng các phương phápnghiên cứu cụ thể như:
- Nghiên cứu và khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyểngiao văn bản tại Văn phòng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
- Nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan đến nội dung của đề tài
- Nghiên cứu và phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý vàđiều hành qua mạng bằng văn bản” tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
7 Đóng góp mới của đề tài
Kết quả nghiên cứu của khóa luận có những đóng góp cơ bản như sau:
Trang 8Thứ nhất là khóa luận đã khái quát được các nguồn văn bản hành chính hình
thành trong hoạt động của cơ quan Sở và thực trạng quản lý các nguồn văn bản đó
Khóa luận cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò của CNTT và ứng dụng
CNTT để quản lý văn bản như là một giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện
HTTTQL của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng nói riêng và các HTTTQL của các
cơ quan Nhà nước nói chung
Thứ hai là khóa luận cũng đã nghiên cứu và đề xuất được các biện pháp cần
phải thực hiện để nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTTQL tại Sở Xây dựng
thành phố Đà Nẵng
8 Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận được cấu trúc thành 3 chương
Chương 1 Cơ sở xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản của Sở Xây
dựng thành phố Đà Nẵng
Chương 2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
Chuơng 3 Những nhận xét và các biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin để quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám hiệu, quý thầy cô nhà trường đã tạo
một môi trường học tập tốt Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới cô ThS Nguyễn Thị
Thanh Linh, đã từng bước hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập và
hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn đến
Lãnh đạo Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng đã tiếp nhận em vào cơ quan, tất cả các
anh chị cán bộ cơ quan đã tận tình giúp đỡ, nhắc nhở, động viên, góp ý kiến, tạo
điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo của mình
Đà Nẵng, ngày16 tháng 8 năm 2020
Sinh viên thực hiện
Hà Thị Thảo
Trang 10Chương 1 CƠ SỞ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN
BẢN CỦA SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Nguồn văn bản hình thành trong hoạt động của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là cácvăn bản quản lý Hàng ngày, Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng tiếp nhận cũng nhưsản sinh ra một khối lượng rất lớn các văn bản quản lý, có thể chia thành 3 loại nhưsau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản lưu hành nội bộ
Văn bản do cơ quan Sở nhận được từ các nơi khác gửi đến được gọi tắt làcông văn “đến” Văn bản do cơ quan Sở gửi cho nơi khác, được đăng ký tại Bộphận văn thư của Sở được gọi tắt là công văn “đi” Tất cả các công văn “đến” vàcông văn “đi” của Sở đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận văn thư thuộc PhòngHành chính Văn phòng Sở Văn phòng chỉ trình lãnh đạo Sở những công văn đãđăng ký và chịu trách nhiệm với những công văn “đi” và “đến” đã đăng ký tại bộphận văn thư
Ngoài ra, để phục vụ cho mục đích quản lý, Văn phòng cũng như cơ quan Sởphải ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ,thông báo ý kiến của lãnh đạo Sở, thông báo công việc đối với những phòng hoặccác đơn vị trực thuộc hoặc để báo cáo, đề nghị lên lãnh đạo Sở hoặc để trao đổicông việc với các đơn vị khác trong Sở theo đúng chức năng, nhiệm vụ được lãnhđạo Sở giao Hoạt động này đã hình thành nên một nguồn văn bản được lưu hànhtrong nội bộ Sở
Dưới đây chúng ta sẽ xem xét 3 dòng văn bản trên
Trang 111.1.1 Văn bản đến
Như đã nêu ở trên, văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quanbên ngoài gửi đến Trong hoạt động của mình, cơ quan Sở thường xuyên nhận đượcrất nhiều các văn bản do các đối tác bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thôngtin để biết, hoặc để thực hiện, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để xin ýkiến chỉ đạo… Trên cơ sở khảo sát nguồn văn bản đến và được đăng ký tại bộ phậnVăn thư thuộc phòng Hành chính – Văn phòng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng,
có thể phân tách các văn bản đến thành những loại văn bản sau:
- Văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, bao gồm những văn bản liên quantới quản lý Nhà nước nói chung và những văn bản liên quan trực tiếp tới lĩnh vực do
Sở phụ trách Cụ thể như:
+ Luật của Quốc hội VD: Luật tổ chức Chính phủ; Luật tổ chức Quốc hội;Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật dân sự; Luật Khoa học và côngnghệ.…
+ Pháp lệnh của Uỷ ban thường vụ Quốc hội VD: Pháp lệnh cán bộ côngchức; Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo; Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Pháp lệnh An toàn vàKiểm soát bức xạ; Pháp lệnh Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; Pháp lệnh Chấtlượng hàng hoá…
+ Nghị định, nghị quyết của Chính phủ; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướngChính phủ
+ Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, cơ quan Sở cũng nhậnđược các văn bản hành chính thông thường khác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụQuốc hội; văn bản của các cơ quan khác thuộc Quốc hội gửi tới như văn bản củaVăn phòng Quốc hội; văn bản của các đoàn đại biểu Quốc hội thuộc các tỉnh, thànhphố; các văn bản hành chính thông thường khác của Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ, Văn phòng Chính phủ…
- Văn bản của các cơ quan ngang cấp như các Sở, ngành và các cơ quan trungương khác Cụ thể như:
Trang 12+ Các quyết định, chỉ thị, thông tư của Sở trưởng và Thủ trưởng cơ quanngang Sở; Các văn bản liên tịch… những văn bản này phản ánh rõ nét mối quan hệcủa Sở với các cơ quan nhà nước khác thông qua các vấn đề như: chỉ đạo thực hiện,báo cáo tình hình, đề nghị phối hợp giải quyết công việc, giải quyết công việc,thông báo…
- Văn bản của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở như Văn phòng Sở, các Tổngcục, Viện… Những văn bản này được hình thành trong quá trình các cơ quan, đơn
vị đó thực hiện các nhiệm vụ được Sở giao Những văn bản đó bao gồm các loạinhư quyết định, tờ trình, công văn hành chính, kế hoạch, báo cáo, thông báo… nộidung chủ yếu là để báo cáo kế hoạch, báo cáo tình hình công tác, báo cáo về tiến độthực hiện công việc được giao, xin ý kiến chỉ đạo, xin kinh phí triển khai kế hoạch,xin điều chỉnh kế hoạch…
- Văn bản của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, các Sở
KH - CN tại các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương Mặc dù các Sở KH - CN
là cơ quan chuyên môn của UBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ươngnhưng vẫn phải chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của Sở Xây dựng thành phố ĐàNẵng Chính vì điều đó, trong quá trình hoạt động, các Sở này phải thường xuyênbáo cáo về các mặt hoạt động nghiệp vụ của mình với Sở Xây dựng thành phố ĐàNẵng Bên cạnh văn bản của các Sở KH - CN, Sở còn nhận được các văn bản củaUBND các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương Nội dung chủ yếu của các vănbản này là báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý của địa phương về lĩnh vực
do Sở phụ trách; báo cáo tình hình thực hiện các dự án; đề nghị nghiệm thu dự án,xin ý kiến thẩm định, ý kiến chỉ đạo giải quyết và hướng dẫn các lĩnh vực chuyênmôn thuộc phạm vi quản lý của Sở… Hình thức văn bản này rất đa dạng, bao gồmcác quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch…
Trang 13- Văn bản của các Tổng công ty, công ty, Trường Đại học, Trung tâm, TổngCục, Cục, Viện, các tổ chức khác… và các cá nhân gửi đến Nội dung của các vănbản này chủ yếu tập trung vào việc xin thẩm định các dự án đầu tư; xin cấp vănbằng thẩm xét chất lượng; xin nhập khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng; đề nghị giảithích, hướng dẫn về các lĩnh vực hoạt động do Sở quản lý; khiếu nại, tố cáo… Hìnhthức của các văn bản này cũng khá đa dạng, bao gồm các quyết định, tờ trình, côngvăn hành chính, báo cáo, kế hoạch…
1.1.2 Văn bản đi
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực xâydựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khuchế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: kết cấu hạ tầng giao thông đôthị; cấp nước, thoát nước, xử lý nước thải, chiếu sáng, công viên cây xanh, nghĩatrang, chất thải rắn trong đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khucông nghệ cao); phát triển đô thị; nhà ở và công sở; kinh doanh bất động sản; vậtliệu xây dựng; về các dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở;thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, uỷ quyền của Uỷ bannhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật., Sở Xây dựng thành phố ĐàNẵng được quyền sử dụng các loại văn bản quản lý Theo quy định của pháp luật,
Sở trưởng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng có thẩm quyền ban hành các loại vănbản quy phạm pháp luật sau:
Quy trình ban hành văn bản này như sau: Văn bản có nội dung liên quan tớiđơn vị nào thì đơn vị đó chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo Văn bản được dự thảoxong sẽ được đưa ra lấy ý kiến của những người có trách nhiệm và chỉnh sửa Vănbản đã soạn thảo xong sẽ được lãnh đạo đơn vị xem xét và chuyển cho Văn phòngkiểm tra về mặt thể thức, sau đó sẽ chuyển cho lãnh đạo Sở ký ban hành
Đối với văn bản quy phạm pháp luật, quy trình ban hành tuân theo những quyđịnh của nhà nước
Trang 141.1.3 Văn bản lưu hành nội bộ
Bên cạnh nguồn tư liệu văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản lýđược thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Sở phát sinh một nguồn vănbản nữa được gọi là văn bản lưu hành nội bộ Văn bản lưu hành nội bộ bao gồmmột số loại sau: quyết định của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thôngbáo, nội quy, quy chế, tờ trình Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơquan Sở, từ Văn phòng Sở hoặc các Vụ chức năng và không ban hành ra bên ngoài.Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đinhưng thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ cơ quan
Sở hoặc gửi cho các đơn vị trong Sở mà không qua bộ phận văn thư của Sở để đăng
ký và lấy dấu
Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trongnội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc
Đơn vị ban hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản
1.2 Hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
1.2.1 Quản lý và hệ thống thông tin quản lý
1.2.1.1 Khái niệm quản lý và thông tin trong quản lý
mà quan hệ với toàn Sở hoạt động của công xưởng, cũng giống như trường hợpnhạc trưởng của một dàn nhạc vậy Đó là một thứ lao động sản xuất có tính chất kếthợp” Theo quan điểm hệ thống, quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đếnkhách thể quản lý để tổ chức phối hợp hoạt động của con người trong các quá trìnhsản xuất – xã hội nhằm đạt được mục tiêu đã định Theo GS Đỗ Hoàng Toàn:
“Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên khách thểquản lý để đạt được mục tiêu chung”
Trang 15Quá trình quản lý luôn nằm trong sự tương tác có hiệu chỉnh giữa hai ngôi:khách thể quản lý và chủ thể quản lý thông qua quá trình thông tin liên tục hai chiềugiữa hai ngôi trên Cơ sở cho việc ra quyết định quản lý là toàn bộ không gian thôngtin bao gồm:
- Thông tin từ trên xuống (các chỉ thị, mệnh lệnh, pháp quy điều chỉnh)
- Thông tin từ dưới lên (thông tin phản ánh, hiện thực)
- Thông tin từ môi trường vào
Các nhà lãnh đạo khi thực hiện chức năng quản lý của mình đều cần tới cácloại thông tin, do vậy về thực chất, hoạt động quản lý chính là quá trình tiếp nhận và
xử lý thông tin – quá trình thông tin Khi thông tin trở thành tri thức sẽ tạo điều kiệncho lãnh đạo ra quyết định chính xác, nhanh chóng và có hiệu quả hơn
Có thể định nghĩa khái quát về quản lý như sau: “Quản lý là sự tác động cóhướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý, bằng một hệ thống các giảipháp nhằm thay đổi trạng thái của đối tượng quản lý, đưa hệ thống tiếp cận mục tiêucuối cùng, phục vụ cho lợi ích của con người”
b) Thông tin trong quản lý
Thông tin tồn tại và vận động trong không gian và thời gian nhờ các kênh vàphương tiện riêng biệt Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau Các sốliệu, dữ kiện ban đầu thu thập được qua điều tra, khảo sát là các thông tin nguyênliệu, còn gọi là dữ liệu Từ các dữ liệu đó, qua xử lý, phân tích, tổng hợp sẽ thuđược những thông tin có giá trị cao hơn hay còn gọi là thông tin có giá trị gia tăng(value added information) Ở mức độ cao hơn nữa là các thông tin quyết định trongquản lý và lãnh đạo – kết qua xử lý của những nhà quản lý có năng lực và kinhnghiệm Mức độ cao nhất là các thông tin chứa đựng trong các quy luật khoa học –kết quả của những công trình nghiên cứu, thử nghiệm của các nhà khoa học vàchuyên môn và khi đó thông tin trở thành tri thức
Trang 16Như vậy, dữ liệu có thể hiểu là nguyên liệu gốc, là đầu vào của một hệ thốngthông tin Dữ liệu có các đặc tính như lưu giữ các sự kiện, mang tính bị động vàđược thu thập từ nhiều nguồn khác nhau Trong khi đó thông tin có các đặc tính làcung cấp các sự kiện, mang tính hoạt động và được xử lý, biến đổi từ dữ liệu.Thông tin là kết quả được xử lý từ dữ liệu thông qua trí tuệ của con người và cácphương tiện, công cụ hỗ trợ như máy vi tính.
Từ những vấn đề đã trình bày ở trên và xét trên góc độ công tác quản lý, người
ta hiểu thông tin là những tri thức, tin tức được thu nhận, được hiểu và được đánhgiá là có ích cho việc ra quyết định hay nói cách khác, thông tin quản lý là “thôngtin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyếtđịnh quản lý của mình” Để quản trị và khai thác có hiệu quả các thông tin trong các
cơ quan quản lý, người ta xây dựng các hệ thống thông tin quản lý
1.2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý.
a) Hệ thống thông tin
“Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệthông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thànhcác sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra trong một môi trường nhất định” Đây
là khái niệm tiếp cận hệ thống thông tin theo phương thức hiện đại, khi công nghệthông tin ngày càng tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò củacông nghệ thông tin đã được khẳng định
Các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin bao gồm:
- Nguồn lực con người: bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thốngthông tin Người sử dụng có thể là người làm nhiệm vụ cập nhật các nguồn dữ liệuđầu vào cho hệ thống, những khách hàng sử dụng các sản phẩm thông tin do hệthống tạo ra Các chuyên gia về hệ thống thông tin bao gồm các chuyên gia phântích hệ thống, các lập trình viên và các kỹ sư tin học Đây là những người làmnhiệm vụ xây dựng và vận hành hệ thống thông tin
Trang 17- Công nghệ thông tin: bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng để
xử lý thông tin Trong đó chủ yếu là máy tính điện tử, các thiết bị ngoại vi dùng đểtiếp nhận dữ liệu vào, lưu trữ thông tin, xuất thông tin ra; các chương trình phầnmềm giúp máy tính có thể quản lý tài nguyên của hệ thống, xử lý, lưu trữ và cungcấp thông tin và thực hiện các giao dịch với người sử dụng; mạng lưới viễn thônglàm nhiệm vụ liên kết và chuyển tải thông tin của hệ thống và giữa các hệ thống vớinhau Có thể nói công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị của hệthống thông tin
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là từ được dùng để mô tả các thông tin sơ cấp, thôngtin ban đầu của một tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ranhững thông tin có giá trị gia tăng (Value added information) Hay nói cách khác,
dữ liệu có thể được xem như những dấu hiệu ban đầu, những quan sát và ghi chép,những nội dung được truyền đạt trong một thời điểm mà chưa tác động tới hành vi
Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thô” của một hệ thống thông tin Dữ liệu có thểxuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: văn bản, hình ảnh, âm thanh… Cácnguồn dữ liệu của hệ thống thông tin sẽ được tổ chức thành các cơ sở dữ liệu; cơ sở
mô hình; cơ sở tri thức
b) Hệ thống thông tin quản lý
“Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems) là hệ thốngđược xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, cácnhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong một tổ chức”.Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng làcung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định ở tất cả các cấp độ quản lý, từquản lý chiến lược, quản lý chiến thuật đến quản lý tác nghiệp
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các CSDL, các luồng thông tin, cácphương tiện kỹ thuật và được kết định với nhau theo các chức năng để thực hiệnmục tiêu chung Để cung cấp đầy đủ thông tin để các nhà quản lý sử dụng trong quátrình ra quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức, HTTTQL thực hiện cácchức năng của HTTT, gồm:
Trang 18- Chức năng nhập dữ liệu: Hệ thống thông tin cho phép người sử dụng có thểcập nhập dữ liệu từ bên ngoài vào hệ thống thông qua các thiết bị ngoại vi để tạoCSDL và xử lý Các dữ liệu sau khi thu thập phải được xử lý và nhập vào máy tínhcủa hệ thống thông tin theo những biểu mẫu đã được định ra từ trước Các nguyêntắc, các cách thức, các quy ước và các thủ tục nhập dữ liệu phải được hướng dẫnmột cách cụ thể, chi tiết Điều này thực sự cần thiết bởi quá trình xử lý thông tin tựđộng hoá của máy tính nói chung và các máy tính nằm trong hệ thống thông tin nóiriêng chỉ có thể làm việc với những quy chuẩn đã được định ra từ trước
- Chức năng xử lý dữ liệu: Việc biến đổi các dữ liệu đầu vào thành các thôngtin đầu ra phù hợp với yêu cầu của người sử dụng là bài toán đặt ra cho hệ thốngthông tin Bài toán này đã được các chuyên gia phân tích hệ thống, các kỹ sư lậptrình máy tính phối hợp giải quyết bằng một hoặc một tập hợp các phần mềmchuyên dụng Dữ liệu sau khi được nhập vào máy tính sẽ được xử lý bằng hàng loạtcác thao tác như tính toán, so sánh, sắp xếp theo thứ tự, phân loại, tóm tắt, phântích… để biến đổi thành những thông tin hữu dụng
- Chức năng cung cấp thông tin: Mục đích của hệ thống thông tin là cung cấpcác sản phẩm thông tin có chất lượng đến người sử dụng phù hợp với yêu cầu đặt
ra Các sản phẩm thông tin này có thể được biểu diễn dưới dạng các bản báo cáo,các biểu mẫu, các danh sách, các đồ thị, các hình ảnh hoặc/và âm thanh… Các sảnphẩm này có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ra trên giấy
- Chức năng lưu trữ dữ liệu và thông tin: Lưu trữ là một hoạt động cơ bản của
hệ thống thông tin, trong đó các dữ liệu và thông tin đã được xử lý sẽ được giữ lạitheo một cách tổ chức nào đó như dưới dạng các trường, các biểu ghi, các tệp hoặccác CSDL để sử dụng sau này
- Chức năng kiểm tra các hoạt động của hệ thống: Hệ thống thông tin phải tạo
ra các thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lưu trữ dữ liệu để có thểđánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống
Trang 19Trong bất kỳ một tổ chức hành chính nào cũng có thể xác định được ba hệthống cơ bản: hệ thống điều khiển, hệ thống thực hiện và hệ thống thông tin Hệthống điều khiển làm nhiệm vụ ra quyết định Hệ thống thực hiện làm nhiệm vụthực hiện các quyết định của hệ thống điều khiển Hệ thống thông tin thực hiện sựliên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu
đã đặt ra Như vậy hệ thống thông tin là một yếu tố quan trọng cấu thành của một tổchức, có nhiệm vụ hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiệncác chức năng của quản lý Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cầnthiết giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người
đã có và huy động các nguồn lực khác (nếu cần thiết) nhằm đạt được mục tiêu đặt
ra, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức
Hệ thống thông tin quản lý phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Thiết kế phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức, đảm bảo phục vụ tốt cácnhiệm vụ của tổ chức
+ Phải được xây dựng dựa trên các kỹ thuật và công nghệ hiện đại nhất về xử
lý và trao đổi thông tin Có khả năng nâng cấp, thay đổi cho phù hợp với sự pháttriển của thực tiễn
+ Phải đạt mục đích là hỗ trợ tốt nhất cho việc ra quyết định bằng cách cungcấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và có chất lượng
1.2.2 Hoạt động quản lý văn bản trong hệ thống thông tin quản lý của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng.
Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2019/TT-BNV về việcquy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, cácchức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý côngviệc của các cơ quan, tổ chức Theo đó, Bộ Nội vụ đã quy định về việc quản lý vănbản điện tử, chữ ký số của cơ quan có một số nội dung khác so với quy trình quản lývăn bản giấy cụ thể:
1.2.2.1 Quản lý văn bản đến
Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến
1 Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống
Trang 202 Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đếncủa cơ quan, tổ chức.
3 Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ
4 Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đếncủa cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản
5 Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định
Tiếp nhận văn bản điện tử đến
1 Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tửtrong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm
2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông
2 Thông báo đã nhận văn bản
Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trongngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản
Đăng ký, số hóa văn bản đến
1 Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu vềkết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bảnquốc gia, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số
4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14,15, 16 (trong Phụ lục V của khóa luận);
b) Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuậtquốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các
hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông vàQuyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chínhphủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chínhnhà nước;
10/2016/TT-c) Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống
2 Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
Trang 21a) Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơquan tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm vănbản có định dạng giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản
lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổ chức quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thướcbằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút,giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)
Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống
1 Văn thư cơ quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối,chỉ đạo giải quyết văn bản (sau đây gọi là người có thẩm quyền)
2 Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến;cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư này.Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phảixác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giảiquyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết
Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống
1 Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủtrì có trách nhiệm tổ chức giải quyết
2 Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số
và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cậpnhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 (trong Phụ lục V của khóa luận)
Trang 22Lưu đồ quản lý văn bản đến quy định chi tiết tại Phụ lục II của khóa luận.
1.2.2.2 Quản lý văn bản đi
Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1 Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống
2 Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơquan, tổ chức
3 Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cánhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết
4 Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trườngmạng
5 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tạiNghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy địnhchi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu
tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quyđịnh tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 09/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tửtrong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tửtrong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1 Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản:
a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ
“khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạođơn vị xem xét;
b) Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 (trongPhụ lục VI của khóa luận
2 Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu tráchnhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểmtra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trang 233 Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho vănthư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
4 Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét,giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trìnhngười có thẩm quyền ký ban hành văn bản Việc cập nhật số của văn bản; ngày,tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mãđịnh danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11,14.1 (trong Phụ lục VI của khóa luận) được thực hiện bằng chức năng của Hệthống
5 Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi
tiết tại Phụ lục III của khóa luận).
Ban hành và phát hành văn bản
1 Ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theoquy định tại Điều 12 Thông tư này, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục pháthành văn bản
b) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chứcnăng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản
và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 3 Điềunày; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 13 Thông tư này và pháthành văn bản điện tử
c) Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 6, 13, 14.2,
16 (trong Phụ lục VI của khóa luận)
2 Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy
Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thựchiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư số09/2019/TT-BNV, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản 2Điều 6 Thông tư 09/2019/TT-BNV và phát hành văn bản số hóa
3 Đối tượng nhận văn bản giấy
Trang 24a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật côngnghệ để nhận văn bản điện tử;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giaodịch khác theo quy định của pháp luật
4 Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống
Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục IV của khóa luận.
Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1 Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trênvăn bản giấy
2 Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh,định dạng (.png)
Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1 Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bêntrái;
2 Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thướcbằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);
3 Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút,giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)
Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư
1 Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơquan, tổ chức trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin vàTruyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhànước
2 Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải đượcgiao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng
3 Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chứccho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
Trang 25b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chứcban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức banhành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổchức trực tiếp số hóa
Hiện nay, các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đà Nẵng đang sử dụng Hệthống quản lý văn bản và điều hành
Chương 2 THỰC TIỄN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
2.1.1 Lịch sử hình thành của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng được thành lập theo Quyết định số
17/QĐ-UB ngày 03 tháng 01 năm 1997 của 17/QĐ-UBND thành phố Đà Nẵng; là cơ quan chuyênmôn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, giúp UBND thành phố thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực: xây dựng; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; hạ tầng
kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (baogồm: kết cấu hạ tầng giao thông đô thị; cấp nước, thoát nước, xử lý nước thải, chiếusáng, công viên cây xanh, nghĩa trang, chất thải rắn trong đô thị, khu công nghiệp,khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao); phát triển đô thị; nhà ở và công sở;kinh doanh bất động sản; vật liệu xây dựng; về các dịch vụ công trong các lĩnh vựcquản lý nhà nước của Sở; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phâncấp, uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.Thực hiện Quyết định số 6026/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2016 củaUBND thành phố Đà Nẵng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng đãtrình và được UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt cơ cấu tổ chức (có kèm theo sơ
đồ cơ cấu tổ chức Phụ lục I của khóa luận) gồm 9 phòng, ban sau:
1 Văn phòng Sở Xây dựng;
2 Thanh tra Sở Xây dưng;
3 Phòng Quy hoạch Kiến trúc;
Trang 26Cơ quan Sở có 90 người, 21 Thạc sĩ và 58 có trình độ Kỹ sư, cử nhân các loại.Đảng bộ Sở Xây dựng có 20 chi Sở trực thuộc với 290 đảng viên; Công đoàn ngànhXây dựng có gần 2.000 đoàn viên và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Sauhơn 20 năm hình thành và phát triển, Sở Xây dựng luôn Sở Xây dựng UBND thànhphố tặng Cờ Thi đua xuất sắc, đặc biệt năm 2011 được Chủ tịch nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huân chương Lao động hạng 3; 2004 và 2012được Thủ tướng Chính phủ tặng Cờ Thi đua dẫn đầu Các đơn vị trực thuộc ngànhcũng đã được Nhà nước ghi nhận và tặng thưởng 01 Huân chương lao động hạng I,
01 Huân chương lao động hạng nhì, 10 Huân chương lao động hạng III cho tập thể
và cá nhân, 01 chiến sĩ thi đua toàn quốc và một số bằng khen của Thủ tướng Chínhphủ cho tập thể và cá nhân
Trang 272.1.3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị
2.1.3.1 Vị trí, chức năng
- Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thànhphố Đà Nẵng có chức năng tham mưu, giúp UBND thành phố Đà Nẵng thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực xây dựng, kiến trúc, quy hoạch xâydựng, hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu côngnghệ cao(bao gồm: cấp nước, chiếu sáng, công viên, cây xanh, nghiã trang, chất thảirắn trong đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao);phát triển đô thị; nhà ở và công sở; kinh doanh bất động sản; vật liệu xây dựng; vềcác dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở; thực hiện một sốnhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của UBND thành phố Đà Nẵng
và theo quy định của pháp luật
- Sở Xây dựng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉđạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác của Ủy ban nhân thành phố đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của Sở Xây dựng
2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1 Trình Uỷ ban nhân dân thành phố:
a) Các quyết định, chỉ thị, các văn bản quy định việc phân công, phân cấp và
uỷ quyền trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở thuộc phạm vi trách nhiệm,thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố;
b) Các quy hoạch phát triển, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm, cácchương trình, dự án, công trình quan trọng trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của
Sở phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của thành phố, quyhoạch vùng, các quy hoạch phát triển ngành, chuyên ngành của cả nước;
c) Các chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hànhchính nhà nước trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn thành phố,đảm bảo phù hợp với mục tiêu và nội dung chương trình tổng thể cải cách hànhchính nhà nước của Uỷ ban nhân dân thành phố;
Trang 28d) Các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về tiêu chuẩn chức danhđối ới cấp trưởng, cấp phó của các đơn vị trực thuộc Sở; Trưởng phòng, Phó trưởngphòng của Phòng Quản lý đô thị các quận, Phòng Công Thương thuộc Uỷ ban nhândân cấp huyện sau khi phối hợp, thống nhất với các Sở quản lý ngành, lĩnh vực liênquan theo quy định của nhà nước và thành phố.
2 Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố:
a) Các quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền ban hành củaChủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở;b) Các quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, tổ chức lại, giải thể các đơn
vị trực thuộc Sở theo quy định của pháp luật
3 Hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật, quy chuẩn, tiêu chuẩn, các quy hoạch phát triển, kế hoạch, chươngtrình, dự án đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở;
4 Về xây dựng:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật trong lĩnhvực xây dựng, gồm các khâu: lập và quản lý thực hiện dự án đầu tư xây dựng côngtrình, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, nghiệm thu (về khối lượng, chất lượng),bàn giao, bảo hành, bảo trì công trình xây dựng theo phân cấp và phân công của Uỷban nhân dân thành phố;
b) Thực hiện việc cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồi giấy phép xây dựng côngtrình và kiểm tra việc xây dựng công trình theo giấy phép được cấp trên địa bànthành phố theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân quận,huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc cấp, gia hạn, điều chỉnh, thu hồigiấy phép xây dựng công trình theo phân cấp;
Trang 29c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về điều kiệnnăng lực hành nghề xây dựng của cá nhân và điều kiện năng lực hoạt động xâydựng của tổ chức (bao gồm cả các nhà thầu nước ngoài, tổ chức tư vấn nước ngoài,chuyên gia tư vấn nước ngoài) tham gia hoạt động xây dựng trên địa bàn thành phố;theo dõi, xác nhận, tổng hợp, thông tin về tình hình năng lực của các tổ chức, cánhân tham gia hoạt động xây dựng trên địa bàn thành phố;
d) Thực hiện việc cấp và quản lý các loại chứng chỉ hành nghề hoạt động xâydựng theo quy định của pháp luật;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra công tác lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xây dựngtheo quy định của Luật Xây dựng và pháp luật về đấu thầu đối với các dự án đầu tưxây dựng công trình thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân thành phố;e) Đầu mối giúp Uỷ ban nhân dân thành phố tổ chức thực hiện các nhiệm vụquản lý nhà nước về chất lượng công trình xây dựng trên địa bàn thành phố; trình
Uỷ ban nhân dân thành phố quy định việc phân công, phân cấp quản lý nhà nước vềchất lượng công trình xây dựng trên địa bàn thành phố; hướng dẫn, kiểm tra côngtác quản lý chất lượng công trình xây dựng đối với các Sở có quản lý công trình xâydựng chuyên ngành, Uỷ ban nhân dân quận, huyện, cấp xã và các tổ chức, cá nhântham gia hoạt động xây dựng trên địa bàn thành phố;
g) Kiểm tra, thanh tra hoạt động của các phòng thí nghiệm chuyên ngành xâydựng (LAS-XD) trên địa bàn thành phố, báo cáo kết quả kiểm tra, thanh tra và kiếnnghị xử lý vi phạm (nếu có) với Sở Xây dựng theo quy định của pháp luật;
h) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo với Uỷ ban nhân dân thành phố và Sở Xâydựng về tình hình quản lý chất lượng công trình xây dựng và tình hình chất lượngcông trình xây dựng của các Sở, ngành, tổ chức, cá nhân đầu tư xây dựng trên địabàn thành phố;
i) Tổ chức thực hiện việc giám định chất lượng công trình xây dựng, giámđịnh sự cố công trình xây dựng theo phân cấp và phân công của Uỷ ban nhân dânthành phố; theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình sự cố công trình xây dựng trênđịa bàn thành phố;
Trang 30k) Hướng dẫn công tác lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình trênđịa bàn thành phố; tổ chức lập để Uỷ ban nhân dân thành phố công bố hoặc Sở công
bố theo phân cấp: các tập đơn giá xây dựng, giá ca máy và thiết bị xây dựng, giá vậtliệu xây dựng, giá khảo sát xây dựng, giá thí nghiệm vật liệu và cấu kiện xây dựng,định mức dự toán các công việc đặc thù thuộc các dự án đầu tư xây dựng trên địabàn thành phố chưa có trong các định mức xây dựng do Sở Xây dựng công bố; thammưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân thành phố hướng dẫn việc áp dụng hoặc vậndụng các định mức, đơn giá xây dựng, chỉ số giá xây dựng, suất vốn đầu tư đối vớicác dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách của địa phương;
l) Hướng dẫn các chủ thể tham gia hoạt động xây dựng trên địa bàn thành phốthực hiện các quy định của pháp luật về hợp đồng trong hoạt động xây dựng;
m) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc giao nộp và lưu trữ hồ sơ, tài liệukhảo sát, thiết kế xây dựng, hồ sơ, tài liệu hoàn công công trình xây dựng thuộcthẩm quyền quản lý của Uỷ ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật;n) Thẩm định thiết kế cơ sở các dự án đầu tư xây dựng công trình dân dụng, hạtầng kỹ thuật, công nghiệp vật liệu xây dựng theo phân cấp; hướng dẫn, kiểm tracông tác thẩm định dự án đầu tư xây dựng công trình, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản
vẽ thi công và dự toán công trình xây dựng theo quy định về quản lý dự án đầu tưxây dựng công trình;
o) Tổ chức thẩm định các dự án đầu tư xây dựng khu đô thị mới trên địa bàntỉnh để Uỷ ban nhân dân thành phố trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, cho phépđầu tư hoặc Uỷ ban nhân dân thành phố xem xét, cho phép đầu tư theo thẩm quyền;
tổ chức thẩm định các dự án đầu tư xây dựng khu nhà ở trên địa bàn thành phố để
Uỷ ban nhân dân thành phố xem xét, chấp thuận đầu tư
5 Về kiến trúc, quy hoạch xây dựng (gồm: quy hoạch xây dựng vùng, quyhoạch xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn, quy hoạch xâydựng khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao:
a) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn về kiếntrúc, quy hoạch xây dựng, các quy định về lập, thẩm định, phê duyệt các loại đồ ánquy hoạch xây dựng;
Trang 31b) Tổ chức lập, thẩm định các Quy chế quản lý kiến trúc đô thị cấp I; hướngdẫn và phối hợp với Uỷ ban nhân dân quận, huyện trong việc lập, thẩm định cácQuy chế quản lý kiến trúc đô thị cấp II; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các Quychế quản lý kiến trúc đô thị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
c) Tổ chức lập, thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt, hoặc tổchức lập để Uỷ ban nhân dân thành phố trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phêduyệt các đồ án quy hoạch xây dựng trên địa bàn thành phố theo quy định của phápluật;
d) Hướng dẫn Uỷ ban nhân dân quận, huyện trong việc tổ chức lập, thẩm định,phê duyệt các đồ án quy hoạch xây dựng trên địa bàn quận, huyện theo phân cấp;hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức lập các đồ án quy hoạch xây dựng điểmdân cư nông thôn trên địa bàn xã;
đ) Quản lý và tổ chức thực hiện các quy hoạch xây dựng đã được phê duyệttrên địa bàn thành phố theo phân cấp, bao gồm: tổ chức công bố, công khai các quyhoạch xây dựng; quản lý các mốc giới, chỉ giới xây dựng, cốt xây dựng; cấp chứngchỉ quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng; cung cấp thông tin về kiếntrúc, quy hoạch xây dựng;
e) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về điều kiệnhành nghề kiến trúc sư, điều kiện năng lực của các cá nhân và tổ chức tham gia thiết
kế quy hoạch xây dựng trên địa bàn thành phố
6 Về hạ tầng kỹ thuật đô thị:
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng các cơ chế, chính sáchhuy động các nguồn lực, khuyến khích và xã hội hoá việc đầu tư phát triển, quản lý,khai thác và cung cấp các dịch vụ hạ tầng kỹ thuật; tổ chức thực hiện sau khi được
Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt, ban hành;
b) Tổ chức thực hiện các kế hoạch, chương trình, dự án đầu tư phát triển vànâng cao hiệu quả quản lý lĩnh vực hạ tầng kỹ thuật, các chỉ tiêu về lĩnh vực hạ tầng
kỹ thuật trong nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của thành phố đã được cấp cóthẩm quyền phê duyệt;
Trang 32c) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy chuẩn, tiêu chuẩn về lĩnhvực hạ tầng kỹ thuật, các quy định về lập, thẩm định, phê duyệt các loại đồ án quyhoạch chuyên ngành hạ tầng kỹ thuật ;
d) Tổ chức lập, thẩm định các loại đồ án quy hoạch chuyên ngành hạ tầng kỹthuật thuộc thẩm quyền phê duyệt của Uỷ ban nhân dân thành phố theo quy địnhcủa pháp luật; quản lý và tổ chức thực hiện quy hoạch sau khi được phê duyệt;đ) Hướng dẫn công tác lập và quản lý chi phí các dịch vụ hạ tầng kỹ thuật; tổchức lập để Uỷ ban nhân dân thành phố công bố hoặc ban hành định mức dự toáncác dịch vụ hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn thành phố mà chưa có trong các định mức
dự toán do Sở Xây dựng công bố, hoặc đã có nhưng không phù hợp với quy trình kỹthuật và điều kiện cụ thể của thành phố; tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dânthành phố hướng dẫn việc áp dụng hoặc vận dụng các định mức, đơn giá về dịch vụ
hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn thành phố và giá dự toán chi phí các dịch vụ hạ tầng kỹthuật sử dụng nguồn vốn ngân sách của thành phố;
e) Hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp tình hình quản lý đầu tư xây dựng, khai thác,
sử dụng, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa các công trình hạ tầng kỹ thuật trên địa bànthành phố theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân thành phố;
g) Thực hiện các nhiệm vụ về quản lý đầu tư xây dựng các công trình hạ tầng
kỹ thuật trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật và phân công của Uỷban nhân dân thành phố;
h) Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin vềlĩnh vực hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn thành phố
7 Về phát triển đô thị:
a) Xây dựng quy hoạch phát triển hệ thống các đô thị, các điểm dân cư tậptrung (bao gồm cả điểm dân cư công nghiệp, điểm dân cư nông thôn) trên địa bànthành phố, đảm bảo phù hợp với chiến lược, quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống
đô thị quốc gia, quy hoạch xây dựng vùng liên tỉnh đã được Thủ tướng Chính phủphê duyệt; tổ chức thực hiện sau khi được Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt;
Trang 33b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng các cơ chế, chínhsách, giải pháp nhằm thu hút, huy động các nguồn lực để đầu tư xây dựng và pháttriển các đô thị đồng Sở, các khu đô thị mới kiểu mẫu, các chính sách, giải phápquản lý quá trình đô thị hoá, các mô hình quản lý đô thị; tổ chức thực hiện sau khiđược Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt, ban hành.
c) Tổ chức thực hiện các chương trình, dự án đầu tư phát triển đô thị đã đượccấp có thẩm quyền phê duyệt theo sự phân công của Chủ tịch Uỷ ban nhân dânthành phố (như: các chương trình nâng cấp đô thị, bảo tồn và chỉnh trang đô thị cổ;các dự án cải thiện môi trường đô thị, nâng cao năng lực quản lý đô thị; các dự ánđầu tư phát triển khu đô thị mới );
d) Tổ chức thực hiện việc đánh giá, phân loại đô thị hàng năm theo các tiêuchí đã được Chính phủ quy định và chuẩn bị hồ sơ để trình các cấp có thẩm quyềnquyết định công nhận loại đô thị trên địa bàn thành phố;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động đầu tư xây dựng, phát triển đô thị, khaithác sử dụng đất xây dựng đô thị theo quy hoạch đã được phê duyệt, việc thực hiệnquy chế khu đô thị mới; hướng dẫn quản lý trật tự xây dựng đô thị;
e) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức các hoạt động xúctiến đầu tư phát triển đô thị; tổ chức vận động, khai thác, điều phối các nguồn lựctrong và ngoài nước cho việc đầu tư xây dựng và phát triển hệ thống đô thị trên địabàn thành phố theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân thành phố;
g) Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin vềtình hình phát triển đô thị trên địa bàn thành phố
8 Về nhà ở và công sở:
a) Xây dựng các chương trình phát triển nhà ở của thành phố, chỉ tiêu pháttriển nhà ở và kế hoạch phát triển nhà ở xã hội trong nhiệm vụ phát triển kinh tế - xãhội của thành phố theo từng giai đoạn; tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩmquyền phê duyệt;
Trang 34b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức lập, thẩm định quyhoạch xây dựng hệ thống công sở các cơ quan hành chính nhà nước, trụ sở làm việcthuộc sở hữu nhà nước của các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị sựnghiệp công lập trên địa bàn thành phố; chỉ đạo việc thực hiện sau khi được Uỷ bannhân dân thành phố phê duyệt;
c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các tiêu chuẩn xây dựng nhà ở, công sở,trụ sở làm việc; hướng dẫn thực hiện việc phân loại, thiết kế mẫu, thiết kế điển hình,quy chế quản lý, sử dụng, chế độ bảo hành, bảo trì nhà ở, công sở, trụ sở làm việctrên địa bàn thành phố;
d) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân thànhphố ban hành bảng giá cho thuê nhà ở công vụ, bảng giá cho thuê, thuê mua nhà ở
xã hội, bảng giá cho thuê, giá bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước áp dụng trên địa bànthành phố;
đ) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước theoquy định tại các Nghị định số 61/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 và Nghị định số 21/
CP ngày 16 tháng 4 năm 1996 của Chính phủ về mua bán và kinh doanh nhà ở; thựchiện chế độ hỗ trợ cải thiện nhà ở đối với người có công theo quy định của phápluật;
e) Tổ chức thực hiện việc cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sởhữu công trình xây dựng theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân quận, huyện trong việc cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền
sở hữu công trình xây dựng theo phân cấp; tổng hợp tình hình đăng ký, chuyển dịchquyền sở hữu nhà ở, quyền sở hữu công trình xây dựng trên địa bàn tthành phố;g) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan tổ chức điều tra, thống kê,đánh giá định kỳ về nhà ở và công sở trên địa bàn tỉnh; tổ chức xây dựng, quản lý
cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về nhà ở, công sở, trụ sở làm việc thuộc sở hữunhà nước trên địa bàn thành phố
9 Về kinh doanh bất động sản:
Trang 35a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng các cơ chế, chính sáchphát triển và quản lý thị trường bất động sản, các biện pháp nhằm minh bạch hoáhoạt động giao dịch, kinh doanh bất động sản trên địa bàn thành phố; tổ chức thựchiện sau khi được Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt, ban hành;
b) Hướng dẫn các quy định về: bất động sản được đưa vào kinh doanh; điềukiện năng lực của chủ đầu tư dự án khu đô thị mới, dự án khu nhà ở, dự án hạ tầng
kỹ thuật khu công nghiệp; hoạt động mua bán nhà, công trình xây dựng; hoạt độngchuyển nhượng dự án khu đô thị mới, dự án khu nhà ở, dự án hạ tầng kỹ thuật khucông nghiệp; hoạt động kinh doanh dịch vụ bất động sản;
c) Tổ chức thẩm định hồ sơ xin chuyển nhượng toàn Sở dự án khu đô thị mới,
dự án khu nhà ở, dự án hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp để Uỷ ban nhân dân thànhphố trình Thủ tướng Chính phủ quyết định hoặc Uỷ ban nhân dân thành phố quyếtđịnh cho phép chuyển nhượng dự án theo thẩm quyền;
d) Kiểm tra hoạt động đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về môi giới bất động sản,định giá bất động sản, quản lý điều hành sàn giao dịch bất động sản; thực hiện việccấp và quản lý chứng chỉ môi giới bất động sản, chứng chỉ định giá bất động sản;đ) Theo dõi, tổng hợp tình hình, tổ chức xây dựng hệ thống thông tin về thịtrường bất động sản, hoạt động kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ bấtđộng sản trên địa bàn thành phố;
e) Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong hoạt động kinh doanh bất độngsản, kinh doanh dịch vụ bất động sản theo quy định của pháp luật
10 Về vật liệu xây dựng:
Trang 36a) Tổ chức lập, thẩm định các quy hoạch phát triển vật liệu xây dựng củathành phố đảm bảo phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển vật liệu xây dựngquốc gia, quy hoạch phát triển vật liệu xây dựng vùng, quy hoạch phát triển vật liệuxây dựng chủ yếu; quản lý và tổ chức thực hiện quy hoạch sau khi được Uỷ bannhân dân thành phố phê duyệt;
b) Quản lý và tổ chức thực hiện các quy hoạch thăm dò, khai thác, chế biếnkhoáng sản làm vật liệu xây dựng, nguyên liệu sản xuất xi măng đã được phê duyệttrên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật;
c) Hướng dẫn các hoạt động thẩm định, đánh giá về: công nghệ khai thác, chếbiến khoáng sản làm vật liệu xây dựng, nguyên liệu sản xuất xi măng; công nghệsản xuất vật liệu xây dựng; chất lượng sản phẩm vật liệu xây dựng;
d) Tổ chức thẩm định các dự án đầu tư khai thác, chế biến khoáng sản làm vậtliệu xây dựng, nguyên liệu sản xuất xi măng theo phân cấp của Chính phủ và phâncông của Uỷ ban nhân dân thành phố;
đ) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy chuẩn kỹ thuật, các quyđịnh về an toàn, vệ sinh lao động trong các hoạt động: khai thác, chế biến khoángsản làm vật liệu xây dựng, nguyên liệu sản xuất xi măng; sản xuất vật liệu xâydựng;
e) Hướng dẫn các quy định của pháp luật về kinh doanh vật liệu xây dựng đốivới các tổ chức, cá nhân kinh doanh vật liệu xây dựng trên địa bàn thành phố theo
sự phân công của Uỷ ban nhân dân thành phố;
g) Kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hoá vật việu xây dựng được sảnxuất, lưu thông và đưa vào sử dụng trong các công trình xây dựng trên địa bànthành phố theo quy định của pháp luật;
h) Theo dõi, tổng hợp tình hình đầu tư khai thác, chế biến khoáng sản làm vậtliệu xây dựng, nguyên liệu sản xuất xi măng, tình hình sản xuất vật liệu xây dựngcủa các tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố
11 Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnhvực quản lý của Sở; quản lý, chỉ đạo hoạt động và việc thực hiện cơ chế tự chủ, tựchịu trách nhiệm đối với các tổ chức sự nghiệp công lập trực thuộc Sở theo quyđịnh của pháp luật
Trang 3712 Giúp Uỷ ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước đối với các doanhnghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân và hướng dẫn, kiểm tra hoạt độngcủa các hội, tổ chức phi chính phủ hoạt động trong các lĩnh vực quản lý nhà nướccủa Sở trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật.
13 Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực quản lý của Sở theo quy địnhcủa pháp luật, sự phân công hoặc ủy quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố
14 Xây dựng, chỉ đạo và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụngcác tiến Sở khoa học, công nghệ, bảo vệ môi trường; xây dựng hệ thống thông tin,
tư liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước và hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của
Sở được giao theo quy định của pháp luật
15 Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ thuộc các lĩnh vực quản lý nhà nướccủa Sở đối với các Phòng Quản lý đô thị các quận, Phòng Công Thương thuộc Uỷban nhân dân các huyện và các công chức chuyên môn, nghiệp vụ về Địa chính -Xây dựng thuộc Uỷ ban nhân dân cấp xã; hướng dẫn nghiệp vụ công tác thanh trachuyên ngành xây dựng đối với các Đội Kiểm tra quy tắc đô thị các quận, huyện;
16 Thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức, cá nhân trong việc thi hành pháp luậtthuộc ngành xây dựng, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền xử lýcác trường hợp vi phạm; giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, thực hiệnphòng chống tham nhũng, lãng phí trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở theoquy định của pháp luật hoặc phân công của Uỷ ban nhân dân thành phố
17 Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ 6 tháng, 1 năm và đột xuất về tìnhhình thực hiện nhiệm vụ được giao với Uỷ ban nhân dân thành phố, Sở Xây dựng
và các cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độbáo cáo thống kê tổng hợp ngành xây dựng theo quy định của Sở Xây dựng và sựphân công của Uỷ ban nhân dân thành phố
18 Thực hiện các văn bản pháp luật và công tác pháp chế:
a) Hướng dẫn, triển khai, kiểm tra đánh giá tổng hợp tình hình thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, các chế độ chính sách, các quy chuẩn, tiêu chuẩn, địnhmức kinh tế kỹ thuật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở đảm bảo tính thốngnhất, hiệu lực hiệu quả trong phạm vị toàn thành phố;
Trang 38b) Chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với các ngành, các cấp soạn thảo các vănbản quy phạm pháp luật mới hoặc bổ sung, sửa đổi các văn bản liên quan đến cáclĩnh vực thuộc chức năng của Sở Xây dựng để trình UBND thành phố xem xét banhành hoặc ủy quyền cho Giám đốc Sở Xây dựng ban hành ;
c) Nghiên cứu, đề xuất UBND thành phố, Sở Xây dựng xem xét điều chỉnh,sửa đổi hoặc bãi bỏ các văn bản quy phạm pháp luật về thực hiện các chế độ chínhsách của ngành xây dựng khi không còn phù hợp ;
d) Tổ chức công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin vềcác lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở
19 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng, Thanh tra, các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và các đơn vị sự nghiệp trựcthuộc Sở; quản lý tổ chức Sở máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương, đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viênchức thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn,nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Sở theoquy định của pháp luật
20 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhànước được phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dânthành phố
21 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, phân cấp hoặc uỷ quyềncủa Uỷ ban nhân dân thành phố
2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thật của Sở Xây dựng
Sở Xây dựng là đơn vị nằm trong Trung tâm hành chính Thành phố Đà nẵng,
có cơ sở hạ tầng hiện đại, cơ sở vật chất dồi dào nhằm đảm bảo hoạt động tốt trongcông việc Bên cạnh đó, để công tác ban hành, soạn thảo và in ấn văn bản nhanhchóng, chính xác Sở Xây dựng được trang bị rất nhiều trang thiết bị để tạo điều kiệnkhi sử dụng làm việc như: máy tính bàn, máy tính xách tay, máy in, máy scan, máyphotocopy, máy tiêu hủy tài liệu, điện thoại bàn, điều hòa (quạt), bàn ghế làm việc,
tủ đựng hồ sơ, thiết bị mạng internet …
Trang 392.2 Thực tiễn ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
2.2.1 Ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại Sở Xây dựng thành phố Đà Nẵng
2.2.1.1 Khái niệm phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
Phần mềm QLVBĐH là một thành phần cấu thành Hệ thống thông tin chínhquyền điện tử thành phố Đà Nẵng có tên miền là cqdt.danang.gov.vn hoặccgov.danang.gov.vn, dùng để quản lý văn bản đến, văn bản đi và quá trình xử lý vănbản của cơ quan Để sử dụng Phần mềm này, CBCCVC-NLĐ dùng tên tài khoản vàmật khẩu thư điện tử của mình để đăng nhập vào Hệ thống thông tin chính quyềnđiện tử, tại giao diện chính của Hệ thống thông tin chính quyền điện tử, CBCCVC-NLĐ kích chọn phần mềm QLVBĐH
2.2.1.1 Mục đích của Phần mềm QLVBĐH
a) Tăng cường hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ, xử lý văn bản gópphần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của cơ quan, phối hợp giữa các cơ quan
và giữa các CBCCVC-NLĐ trong thực thi công vụ
b) Tăng cường trao đổi văn bản điện tử bằng hình thức chuyển liên thông giữacác cơ quan (liên thông dọc: trao đổi văn bản giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấpdưới; liên thông ngang: trao đổi văn bản giữa các cơ quan cùng cấp) trên Phần mềmQLVBĐH
2.2.1.2 Các chức năng chính của phần mềm QLVBĐH
a) Quản lý văn bản đến: Là chức năng cho phép người dùng tiếp nhận các vănbản điện tử và luân chuyển xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng Phần mềmQLVBĐH hỗ trợ việc tiếp nhận văn bản điện tử thông qua hình thức đính kèm vănbản đã được quét (scan) thành dạng tập tin hoặc tiếp nhận văn bản điện tử từ mộtphần mềm khác Phân hệ này bao gồm các bước cơ bản sau: Văn thư đăng ký(nhập) văn bản đến trên phần mềm và chuyển cho người có thẩm quyền phân phốivăn bản của cơ quan, người có quyền phân phối văn bản chuyển cho bộ phậnchuyên môn xử lý, bộ phận chuyên môn xử lý và chuyên trình lãnh đạo cơ quan cóthẩm quyền ban hành văn bản, lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bảnphê duyệt và chuyển cho văn thư ban hành
Trang 40b) Quản lý công việc: Là chức năng cho phép người dùng tạo lập công việc,theo dõi, xử lý công việc do mình đề xuất hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Phân hệnày bao gồm các bước: Tạo công việc, xử lý, phối hợp xử lý, lãnh đạo bút phê xử
lý, chuyển dự thảo văn bản xử lý công việc đến văn thư cơ quan
c) Quản lý và phát hành văn bản đi: Là chức năng hỗ trợ bộ phận văn thư tại
cơ quan quản lý văn bản đi và phát hành văn bản đi đến các cơ quan có tham gia sửdụng Phần mềm QLVBĐH bằng chức năng Liên thông văn bản
d) Liên thông văn bản: Là chức năng cho phép các cơ quan tham gia sử dụngPhần mềm QLVBĐH có thể gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan cùng cấp(liên thông ngang) và giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới (liên thông dọc)trên Phần mềm QLVBĐH
đ) Lập hồ sơ công việc: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ liên kết cáctài liệu điện tử có liên quan với nhau, được hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc để tạo lập thành hồ sơ công việc điện tử
e) Thông báo nội bộ: Là chức năng dùng để thông báo thông tin chung choCBCCVC-NLĐ trong cơ quan được biết
g) Tìm kiếm văn bản: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ tra cứu, tìmkiếm các văn bản điện tử một cách chính xác, kịp thời theo nhiều tiêu chí khác nhaudựa trên thuộc tính hoặc nội dung của văn bản
h) Báo cáo, thống kê: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ kết xuất các báocáo, thống kê định kỳ, đột xuất; in các loại sổ quản lý văn bản đến, văn bản đi, haytình trạng xử lý văn bản theo quy định của Nhà nước về văn thư lưu trữ nhanhchóng, thuận tiện
i) Quản trị: Là chức năng cho phép người quản trị thiết lập cấu hình các Thông
số của Phần mềm QLVBĐH như quản lý danh sách người dùng, quản lý nhómngười dùng, phân quyền cho người dùng và nhóm người dùng, tắt mở các dịch vụ,theo dõi hoạt động của Phần mềm QLVBĐH
2.2.2 Quản lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của cơ quan phải được quản lý tập trungtrên Phần mềm QLVBĐH, trừ văn bản thuộc chế độ mật