Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước 04

Hiện tại, có Thông tư 24/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữliệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

CHU THỊ THẮM

NGHIÊN CỨU VỀ DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin

Mã số: 60.48.01.04

LUẬN VĂN THẠC SĨ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS PHÙNG VĂN ỔN

HÀ NỘI – 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ: " Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng choquản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước" là công trình nghiên cứucủa cá nhân Tôi dưới sự hướng dẫn của thầy giáo TS Phùng Văn Ổn Các sốliệu trong luận văn là số liệu trung thực, không sao chép toàn văn và được chỉ rõnguồn trích dẫn trong tài liệu tham khảo

Hà Nội, ngày 4 tháng 6 năm 2014

Học viên

Chu Thị Thắm

Tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáo Trường Đại họcCông nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội đã tận tình giảng dạy và truyền đạt choTôi những kiến thức và kinh nghiệm trong suốt quá trình học tập tại Trường.

Đặc biệt Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Phùng Văn Ổn, Vănphòng Chính phủ đã quan tâm và hướng dẫn tận tình cho Tôi trong suốt quátrình làm luận văn thạc sĩ Nhờ có sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báucủa Thầy giúp Tôi có thể hoàn thành tốt luận văn thạc sĩ này

Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè luôn động viên,khuyến khích Tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

MỤC LỤC 4

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC HÌNH 6

Chương 1 DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 10

1.1 Các khái niệm và định nghĩa 10

1.2.Các chuẩn mực tham khảo áp dụng 11

1.3.Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nước 13

Chương 2 MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 23

2.1 Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử 23

2.2 Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước 28

2.3.Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước 36

Chương 3 DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC 44

3.1 Hệ thống quản lý văn bản 44

3.2 Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản 45

3.3.Tra cứu văn bản dựa trên dữ liệu đặc tả 59

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74

DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢLIÊN QUAN ĐẾN LUẬN VĂN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc 14

Bảng 1.2 Metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0 16

Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ 30

Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng 33

Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent 39

Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record 40

Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business 41

Bảng 3.1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản 49

Bảng 3.2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản 52

Bảng 3.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử 53

Bảng 3.4 Các trường thuộc tính lưu vết sự kiện đối với bản ghi 57

Bảng 3.5 Danh sách các tài liệu sau khi loại bỏ các từ không cần thiết 62

Bảng 3.6 Danh sách từ điển 63

Bảng 3.7 Danh sách đảo ngược 64

Bảng 3.8 Minh họa chuyển đổi sang giá trị hệ cơ số 8 của các ký tự 65

Bảng 3.9 Cấu trúc của Block signature 66

Bảng 3.10 Các từ chủ chốt được lưu trữ cùng các bitvector 67

Bảng 3.11 Bảng chỉ mục các trường thuộc tính 72

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm

2011-2012 32

Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012 35

Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ 36

Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể 38

Hình 3.1 Kế thừa metadata 45

Hình 3.2 Sự tác giữa các thực thể 53

Hình 3.3 Danh sách các tài liệu 62

I Sự cần thiết

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọngxây dựng thành công nền hành chính điện tử, phục vụ đắc lực cho công cuộccông nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam Trong những năm gần đây, việcứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước(CQNN) được quan tâm, chỉ đạo, đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phát triển một

số ứng dụng cơ bản trong quản lý, điều hành và các cơ sở dữ liệu phục vụ chocác ngành kinh tế - xã hội, bước đầu thực hiện có hiệu quả và thu được nhữngkết quả nhất định

Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thôngtin, nội dung số trong cơ quan nhà nước, các quy trình nghiệp vụ hành chính cũngdần được tin học hóa, việc tạo lập cơ sở dữ liệu từ các tài liệu/hồ sơ giấy phục vụcho các hoạt động nghiệp vụ của mình đã và đang được các Bộ/Ngành và các địaphương rất quan tâm Bên cạnh đó, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin vàtương tác giữa các hệ thống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng

để tránh lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian Do văn bản là công cụ hiệu quảđược sử dụng trong mối quan hệ tương tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau,

do đó đòi hỏi cần phải có các giải pháp thích hợp để giúp các cơ quan quản lý cácnguồn thông tin, văn bản một cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗtrợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lưu trữ Một

trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nước đang dùng là sử dụngMetadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu Dữ liệu đặc tả này làthông tin về vị trí văn bản, người sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn bản,

quyền truy nhập văn bản Các thông tin này gọi là metadata quản lý văn bản.

Metadata quản lý bao gồm tất cả các thông tin về văn bản, về tác nhân (conngười hoặc tổ chức), về nghiệp vụ được sử dụng để quản lý các văn bản phát sinh

ra trong quá trình hoạt động của cơ quan Metadata quản lý là một phần không táchrời trong việc quản lý văn bản, phục vụ một loạt các chức năng và mục đích.Metadata đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính tiện dụng và toàn vẹn qua thờigian Trong suốt sự tồn tại của văn bản, các lớp mới của metadata sẽ được bổ sung,điều này có nghĩa là dữ liệu đặc tả tiếp tục tích lũy qua thời gian, thông tin liênquan đến bối cảnh của việc quản lý văn bản và quy trình nghiệp vụ trong đó cácvăn bản được sử dụng Metadata có thể được sử dụng trong nhiều mục đích khácnhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các

8nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao cho thỏa mãn được các yêucầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.

Tuy nhiên, đại đa số các cơ quan nhà nước ta hiện nay, khi xây dựng hệthống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata quản lý vănbản chưa được quan tâm đầy đủ và chính xác nên các hệ thống văn bản đượcxây dựng tại các cơ quan nhà nước đều có nhiều mặt hạn chế cả về quản lý dữ

liệu cũng như trao đổi dữ liệu Hiện tại, có Thông tư 24/2011/TT-BTTTT của

Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữliệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quannhà nước; Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã có quy định về dữ liệu đặc

tả, tuy nhiên, việc quy định trong Nghị định mới chỉ ở mức đưa ra định nghĩa,khái niệm về dữ liệu đặc tả mà chưa có quy định cụ thể về việc tạo lập dữ liệuđặc tả cho quản lý văn bản Vì vậy, việc xây dựng và đưa ra quy định vềmetadata cho quản lý văn bản của cơ quan nhà nước tại Việt Nam là rất cầnthiết, đảm bảo sự thống nhất sử dụng giữa các cơ quan nhà nước nhằm phục vụtốt cho việc tìm kiếm thông tin của tổ chức, cá nhân, bảo đảm sự trao đổi và duytrì nguồn thông tin giữa các cơ quan nhà nước

I Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nóiriêng bao gồm: tạo lập, lưu trữ, xử lý và trao đổi văn bản Trong phạm vi nghiêncứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lưu trữ văn bản,

là hai hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạtđộng khác trên dữ liệu Do vậy, đề tài chỉ tập chung vào tìm hiểu metadata chocông đoạn tạo lập và lưu trữ văn bản phục vụ cho việc quản lý, truy cập, tìmkiếm các văn bản của cơ quan nhà nước

II Nội dung các chương

Chương 1 – DỮ LIỆU ĐẶC TẢ: Giới thiệu các khái niệm và định nghĩa,một số chuẩn metadata và ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một sốnước trên thế giới

Chương 2 - MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝVĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC: Đưa ra khung pháp lý hiệnhành quy định về văn bản, văn bản điện tử; Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lývăn bản trong các cơ quan nhà nước và mô hình hóa hoạt động quản lý văn bảntrong các cơ quan

ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC: Trình bày dữ liệu đặc tả(metadata) cho quản lý văn bản điện tử: Dữ liệu đặc tả tạo lập, lưu trữ văn bảnđiện tử; Tra cứu văn bản điện tử dựa trên metadata.

1.1.2 Văn bản số (Văn bản điện tử)

Văn bản số là dữ liệu số được hình thành một cách tường minh từ cáchoạt động của cơ quan nhà nước hoặc được tạo ra từ việc số hóa tài liệu gốc(scan từ giấy) Văn bản số là đơn vị tài liệu của cơ sở dữ liệu

chức, cá nhân (Trích Điều 2, Luật lưu trữ).

1.2 Các chuẩn mực tham khảo áp dụng

ANSI/NISO Z 39.85-2001 Chuẩn Dublin Core (Tập yếu tố Dublin Core được Tổ chức Chuẩn Quốc tế (ISO)̣ chấp thuận ngày 26 tháng 2 năm 2003)

Dublin Core là chuẩn dùng để mô tả dữ liệu trong các thẻ siêu dữ liệunhằm khai thác các tài liệu trong thư viện và trên các web thông qua internet.Tập hợp yếu tố dữ liệu đặc tả Dublin Core này được gọi là “cốt lõi” (core) vì nóđược thiết kế đơn giản và chỉ bao gồm 15 yếu tố mô tả cốt lõi nhất Các yếu tốsiêu dữ liệu Dublin Core có những ưu điểm sau:

+ Tạo lập và sử dụng dễ dàng: Cho phép những người không chuyênnghiệp có thể tạo các bản ghi mô tả đơn giản cho các tài nguyên thông tin và truyxuất chúng trên môi trường mạng một cách dễ dàng

+ Ngữ nghĩa dễ hiểu, sử dụng đơn giản: Việc khai thác thông tin trênmạng internet diện rộng thường gặp trở ngại bởi những sự khác nhau về thuật ngữ

và sự mô tả thực tế Dublin Core Metadata giúp những người dò tìm thông tinkhông chuyên có thể tìm thấy vấn đề mình quan tâm bằng cách hỗ trợ một tập hợpcác phần tử thông dụng mà ngữ nghĩa của chúng được hiểu phổ biến

+ Phạm vi phổ biến: Tập hợp các phần tử Dublin Core Metadata lúc đầuđược phát triển bằng tiếng Anh, nhưng hiện nay nó được câp nhật thêm vớikhoảng 25 ngôn ngữ khác nhau

+ Tính mở rộng: Những nhà phát triển Dublin Core đã cung cấp một cơchế cho việc mở rộng tập các phần tử Dublin Core, phục vụ nhu cầu khai thác cáctài nguyên bổ sung Các phần từ Metadat từ những tập các phần tử khác nhau cóthể liên kết với metadata của Dublin Core Điều này cho phép các tổ chức khácnhau có thể dùng các phần tử Dublin Core để mô tả thông tin thích hợp cho việc sửdụng tài nguyên trên Internet

+ Giúp nâng cao độ chính xác của định chỉ số

+ Có khả năng liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn nhau

12(1) Nhan đề (Title): Nhan đề của tài liệu

(2) Tác giả (Creator): Tác giả của tài liệu, bao gồm cả tác giả cá nhân và tác giả tập thể

(3) Chủ đề (Subject): Chủ đề tài liệu đề cập dùng để phân loại tài liệu Có thểthể hiện bằng từ, cụm từ/(Khung chủ đề), hoặc chỉ số phân loại/ (Khung phân loại).(4) Tóm tắt (Description): Tóm tắt, mô tả nội dung tài liệu Có thể bao gồm tóm tắt, chú thích, mục lục, đoạn văn bản để làm rõ nội dung

(5) Nhà xuất bản (Publisher): Nhà xuất bản, nơi ban hành tài liệu có thể là tên

cá nhân, tên cơ quan, tổ chức, dịch vụ

(6) Tác giả phụ (Contributor): Tên những người cùng tham gia cộng tác đónggóp vào nội dung tài liệu, có thể là cá nhân, tổ chức

(7) Ngày tháng (Date): Ngày, tháng ban hành tài liệu Có thể dùng chuẩn ISO

8601 (http://www.w3.org/TR/NOTE-datetime)

(8) Loại (kiểu) (Type): Mô tả bản chất của tài liệu Dùng các thuật ngữ mô tả

phạm trù kiểu: trang chủ, bài báo, báo cáo, từ điển

(9) Khổ mẫu (Format): Mô tả sự trình bày vật lý của tài liệu, có thể bao gồm;vật mang tin, kích cỡ độ dài, kiểu dữ liệu (.doc, html, jpg, xls, phần mềm )(10) Định danh (Identifier): Các thông tin về định danh tài liệu, các nguồntham chiếu đến, hoặc chuỗi ký tự để định vị tài nguyên: URL (Uniform ResourceLocators) (bắt đầu bằng http://), URN (Uniform Resource

Name), ISBN (International Standard Book Number), ISSN (InternationalStandard Serial Number), SICI (Serial Item & Contribution Identifier), (11) Nguồn (Resource): Các thông tin về xuất xứ của tài liệu, tham chiếu đếnnguồn mà tài liệu hiện mô tả được trích ra/tạo ra, nguồn cũng có thể là: đường dẫn(URL), URN, ISBN, ISSN

(12) Ngôn ngữ (Language): Các thông tin về ngôn ngữ, mô tả ngôn ngữ chínhcủa tài liệu:

(13) Liên kết (Relation): Mô tả các thông tin liên quan đến tài liệu khác có thể dùng đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN

hoặc mức độ bao quát của tài liệu Phạm vi đó có thể là địa điểm, không gian hoặcthời gian, tọa độ

(15) Bản quyền (Right): Các thông tin liên quan đến bản quyền của tài liệu

Một số tiêu chuẩn ISO về quản lý bản ghi bằng metadata:

 ISO 23081 - Records Management Processes - Metadata for record

(Quá trình quản lý bản ghi – Dữ liệu đặc tả bản ghi)

 ISO 15489-1, 15489-2 Information and documentation – Record management (Thông tin và tài liệu – Quản lý bản ghi)

 ISO 15386:2003 - Chuẩn metadata quản lý hệ thống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core

Đối với tạo lập metadata, Đề tài đã xây dựng Chuẩn metadata quản lý hệthống các bản ghi dựa trên Chuẩn Dublin Core ISO 15386:2003 kết hợp với tàiliệu ISO 23081-1, 23081-2 Record management processes – Metadata for record

và dựa trên kinh nghiệm quốc tế trong xây dựng dữ liệu đặc tả (metadata) quản

lý văn bản ở một số nước trên thế giới

1.3 Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nước

Ở quy mô quốc gia, các nước Úc, Newzealand, Mỹ, Anh đều nghiên cứu

và đưa ra các tiêu chuẩn tạo lập và lưu trữ dữ liệu số sử dụng chung cho đa ngành,

đa lĩnh vực Cụ thể:

 AGLS Metadata - Chuẩn áp dụng metadata cho chính phủ Úc

 AGRkMS - Australian Government Recordkeeping Metadata Standard(Chuẩn metadata lưu trữ bản ghi chính phủ Úc)

Địa chỉ:

http://www.inst-informatica.pt/servicos/informacao-e-documentacao/biblioteca-digital/infraestrutura-do-software/

gestao-de-dados-e-informacao/nzgls-element-set-2-1.pdf

1.3.1 Chuẩn metadata của Chính phủ Úc (AGLS Metadata)

Chính phủ Australia đã xây dựng tập các yếu tố metadata và hướng dẫn ápdụng metadata cho các cơ quan chính phủ, gọi tắt là AGLS metadata, là sổ tay

áp dụng metadata của Chính phủ Australia (Australia Governmentimplementation Manual: AGLS Metadata), phiên bản 2.0 năm 2006

Mục đích của việc sử dụng chuẩn AGLS Metadata trong các cơ quan Chínhphủ Australia là bảo đảm mọi người tìm kiếm thông tin về Chính phủ Australiatrên Web có được truy cập nhanh và hiệu quả đến các nguồn thông tin Sử dụngviệc miêu tả chuẩn hóa metadata giúp cho các cơ chế tìm kiếm dựa trên webthực hiện việc tìm kiếm hiệu quả hơn, bảo đảm mọi người tìm kiếm thông tin vềchính phủ có được các kết quả phù hợp và có nghĩa

Chuẩn AGLS Metadata có 19 yếu tố metadata (như thể hiện trong bảng 1.1)

trong đó sử dụng 15 yếu tố của Dublin Core và đề xuất 04 yếu tố riêng là:

Chức năng (Function),Tính có sẵn (Availability),Khán giả (Audience),Luật định (Mandate)

Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc

Các Yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định áp dụng

15Identifier Bắt buộc khi mô tả các dữ liệu trực tuyến

(online)

Publisher Khuyến nghị nên sử dụng

Coverage Khuyến nghị nên sử dụng

Bắt buộc khi phạm vi bao phủ của nội dung tàiliệu không phải là toàn quốc

Language Khuyến nghị nên sử dụng

Bắt buộc khi tài liệu không phải tiếng Anh

Các yếu tố thêm so với chuẩn Dublincore

Function Bắt buộc nếu không có yếu tố Chủ đề

(Subject)Bắt buộc đối với tài nguyên thứ cấp

Availability Bắt buộc cho các tài liệu ngoại tuyến (offline)

(không có yếu tố Định danh)

Audience Khuyến nghị nên sử dụng

Bắt buộc khi đối tƣợng độc giả của tài liệu

Mandate Tùy chọn

Dựa trên chuẩn về Quản lý bản ghi (ISO 15489) và dữ liệu đặc tả bản ghi(ISO 23081), Úc đã xây dựng và ban hành Chuẩn metadata lưu trữ bản ghi củaChính phủ Úc phiên bản 2.0 Bản chuẩn dữ liệu đặc tả lưu trữ bản ghi này mô tả

16thông tin về các bản ghi và các bối cảnh trong đó bản ghi được thu thập và sửdụng Tiêu chuẩn này được xây dựng dựa trên mô hình đa thực thể, cho phép

mô tả năm thực thể riêng biệt: Bản ghi (Record): Thông tin ở bất kỳ dạng nàođược tạo ra, nhận được và duy trì như bằng chứng của tổ chức hoặc cá nhân,theo sự ràng buộc pháp lý hoặc trong các giao dịch nghiệp vụ Một bản ghi cóthể bao gồm một tài liệu điện tử hay giấy hoặc một nhóm tài liệu tổng hợp, Tácnhân (Agent): Một thực thể pháp nhân, tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm

về việc thực hiện một số hoạt động nghiệp vụ, bao gồm các hành động trên bảnghi; Nghiệp vụ (Business): Chức năng nghiệp vụ, hoạt động hoặc giao dịchđược thực hiện hoặc giao cho một tổ chức hoặc các nhân viên của tổ chức; Luật

và các qui định (Mandate): Một nguồn các yêu cầu nghiệp vụ, bao gồm các yêucầu lưu trữ bản ghi và Relationship (Quan hệ): Mối liên hệ giữa hai hay nhiềuthực thể có liên quan trong một nghiệp vụ và/hoặc bối cảnh lưu trữ bản ghi

Tập dữ liệu đặc tả lưu trữ bản ghi bao gồm 26 thuộc tính (Bảng 1.2), trong

đó :

+ 8 thuộc tính là bắt buộc đối với một hoặc nhiều thực thể

+ 12 thuộc tính là có điều kiện, và sử dụng phụ thuộc vào loại thực thể được mô tả và bối cảnh trong đó các thực thể hoạt động

+ 6 thuộc tính còn lại là tùy chọn, và có thể được sử dụng trong trường hợp mô tả chi tiết hơn là cần thiết

Bảng 1.2 Metadata lưu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0

Mandate hoặcRelationship

hoặc khối liênkết cụ thể của

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện Đối tƣợng

3 Identifier Định danh duy Mandatory All

nhất của thựcthể

đƣợc đặt chothực thể

5 Date Range Thời gian bắt Mandatory All

đầu và kết thúcliên quan đếnthực thể

6 Description Mô tả thực thể Optional All

7 Related Entity Thực thể khác Mandatory Relationship

trong mối quanhệ

8 Change History Ghi nhận các Conditional Relationship

thay đổi của cácgiá trị thuộc tínhmetadata củathực thể

9 Jurisdiction Đặc tả phạm vi Optional Record,

trong đó thực Business,

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện Đối tượng

tồn tại

10 Security Một nhãn biểu Conditional for Record,

Classification thị trạng thái bảo Record, Business,

MandateRecord, mandate

Optional forhoặc business

Business

11 Security Caveat Một cảnh báo Conditional Record,

hoặc Mandateyêu cầu xử lýđặc biệt, và chỉ

có người đượcxóa để xem nó

có thể được truycập

Business

13 Rights Chính sách và Conditional Record

các yêu cầu liênquan đến việc sửdụng và truy cậpvào hồ sơ

14 Contact Thông tin liên Conditional Agent

sử dụng cho một Record nt

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện Đối tượng

bản ghi, hoặc Optional forđược nói hoặc Agentđược sử dụng

bởi một tác nhântrong việc thựchiện hoạt độngnghiệp vụ

17 Converage Khả năng ứng Optional Record,

quyền, hoặckhông gianvà/hoặc chủ đềthời gian củathực thể

18 Key word Chủ đề của bản Conditional Record

ghi hoặc cácchức năng, hoạtđộng của cơquan được ghinhận bằng cácvăn bản

19 Disposal Thông tin về các Mandatory Record

quyền bản ghihiện tại và cáchoạt động xử lý

có liên quan đếnbản ghi

20 Formart Thông tin về Conditional Record

khuôn dạng củatài liệu số

21 Extent Kích thước vật Mandatory Record

TT Thuộc tính Định nghĩa Điều kiện Đối tượng

lý hoặc kích cỡlogic hoặc thờikhoản của bảnghi

22 Medium Vật mang vật lý Conditional Record

mà bản ghi sốđược lưu trữ

23 Integrity Check Phương pháp để Conditional Record

xác định các bíttạo nên bản ghi

số đã bị thay đổitrong quá trìnhtruyền hoặc lưutrữ

24 Location Vị trí (vật lý Conditional Record

hoặc hệ thống)hiện tại của bảnghi

25 Document form Dạng thức tài Optional Record

liệu

26 Precedence Một cơ chế mà Optional Record

theo đó tínhnhạy cảm thờigian hiện tại củamột bản ghi cóthể được gắn cờ

Optional: Tùy chọn

Conditional: Có điều kiện

Mandate: Bắt buộc

Tập các thành tố metadata của New zealand (Phiên bản 2.1) xác định 19thành tố được thiết kế để cải thiện việc phát hiện, thấy, truy nhập và tương hỗcủa thông tin và dịch vụ trực tuyến Các yếu tố này có thể truy nhập được quaviệc miêu tả chuẩn các nguồn dựa trên Web giúp cho người sử dụng xác địnhthông tin và dịch vụ mà họ yêu cầu.

Tập thành tố metadata của Newzealand phức tạp hơn tập chuẩn DublinCore Tập thành tố có chứa 4 thành tố mới giúp miêu tả nhiều loại nguồn hơn vàcho phép miêu tả đầy đủ các nguồn Tuy nhiên Tập thành tố metadata củaNewzealand hoàn toàn tương thích với tập yếu tố Dublin Core Tập các thành tốnày được chia thành các nhóm có tính: Bắt buộc, bắt buộc có điều kiện, khuyếnnghị nên sử dụng, tùy chọn Cụ thể

- Có 05 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc là: Người khởi tạo (Creator), Chức năng (Function), Chủ đề (Subject), Tên (Title), Dạng (Type)

- Có 03 yếu tố thuộc nhóm Bắt buộc có điều kiện là: Tính có sẵn, Yếu tố nhận biết, và Nhà xuất bản

+ Tính có sẵn (Availability): là yếu tố bắt buộc đối với cơ quan, dịch vụ hoặc tài liệu không trực tuyến; và tùy chọn đối với tài liệu trực tuyến

+ Yếu tố nhận biết (Identifier): là bắt buộc đối với nguồn trực tuyến, khuyến nghị nên sử dụng khi có thể Không sử dụng cho dịch vụ

+ Ban hành (Publisher): là bắt buộc đối với mọi tài liệu, nhưng không áp dụng đối với dịch vụ

- Có 05 yếu tố là khuyến nghị nên sử dụng là: Độc giả (Audience), Ngàytháng (Date), Miêu tả (Description), Ngôn ngữ (Language), và Luật định(Mandate)

- Có 06 yếu tố khác là tùy chọn: Người cộng tác (Contributor), Độ phủ(Coverage), Định dạng (Format), Quan hệ (Relation), Các quyền (Rights), Nguồn(Source)

Định nghĩa tóm tắt các yếu tố metadata của New Zealand

1 Tên (Title): Là tên của nguồn

2 Người khởi tạo (Creator): Là thực thể chịu trách nhiệm chính tạo nội dung của nguồn

3 Chủ đề (Subject): Là chủ đề của nội dung nguồn

4 Miêu tả (Description): Là giải trình về nội dung của nguồn

5 Nhà xuất bản (Publisher): Là thực thể chịu trách làm cho nguồn trở nên

8 Dạng (Type): Là bản chất hoặc thể loại nội dung của nguồn

9 Định dạng (Format): Là thể hiện vật lý hoặc số của nguồn

10 Yếu tố nhận biết (Identifier): là tham chiếu rõ ràng của nguồn trong mộthoàn cảnh cụ thể

11 Nguồn (Source): Là tham chiếu đến nguồn mà từ đó nguồn hiện tại cóđược

12 Ngôn ngữ (Language): Là ngôn ngữ về nội dung tri thức của nguồn

13 Quan hệ (Relation): Là tham chiếu đến nguồn liên quan

14 Độ phủ (Coverage): Là mở rộng hoặc phạm vi đối với nội dung củanguồn

15 Các Quyền (Rights): Là thông tin về quyền đối với nguồn

Có 04 yếu tố mới so với chuẩn Dublin Core là:

1 Chức năng (Function): Là chức năng hoạt động của tổ chức mà nguồn liên quan đến

2 Tính có sẵn (Availability): Thể hiện cách mà nguồn có thể có được hoặc thông tin liên hệ để có được nguồn

3 Khán giả (Audience): Là tập hợp các thực thể mà nguồn hướng đến hoặc

có ích

4 Luật định (Mandate): Là giấy chứng nhận cụ thể mà nguồn cần có khi tạo hoặc cung cấp

QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ

NƯỚC 2.1 Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử

Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên môi trường mạng phục vụcông tác QLNN của các CQNN từ Trung ương đến địa phương, góp phần cảicách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử Đảng, Nhà nước đã chỉ đạo triểnkhai bằng việc ban hành các văn bản pháp luật thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN và

ý chí, quyền lực của Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, cụ thể:

- Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020

- Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chínhphủ về phê duyệt chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm

2010 và định hướng đến năm 2020

- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ vềChương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011

– 2015

- Quyết định 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về

Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT”

- Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng VBĐT trong hoạt động của CQNN

- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước

- Luật công nghệ thông tin 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006

- Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN

- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữXét từ góc độ thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN, Chiến lược phát triển kinh tế -

xã hội 2011 – 2020 (1) chỉ rõ một trong những biện pháp Nâng cao hiệu lực, hiệu

quả QLNN bảo đảm thực hiện thắng lợi Chiến lược này là Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước các cấp Chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định

hướng đến năm 2020 (2) xác định một trong những nội dung chiến lược xây dựng

Chính phủ điện tử là Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; trên 50% các văn bản được lưu chuyển trên mạng; 100% các cơ quan của Chính phủ có trang thông tin điện tử với đầy đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, pháp luật, chính sách, quy định, thủ tục hành chính, quy trình làm việc, các dự án đầu tư, đấu thầu và mua sắm… Chương trình cũng xác định Các dự án ưu tiên cấp quốc gia về xây dựng nền tảng cho phát triển Chính phủ điện tử là: Chuẩn hoá hệ thống lưu trữ và trao đổi thông tin điện tử trong các CQNN; Xây dựng mô hình điển hình đổi mới và tin học hoá các quy trình điều hành, quản lý hành chính của cơ quan quản lý hành chính; Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN

giai đoạn 2011 – 2015 (3) nhằm cụ thể hóa các Chiến lược trên đã đặt ra mục tiêu

cụ thể trong ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN là 60% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các CQNN được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử Chương trình giao Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì thực hiện 2 dự án, nhiệm vụ: (1) Hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp trong toàn quốc cho các cơ quan Chính phủ; và (2) Hỗ trợ nhân rộng mô hình ƯD CNTT điển hình cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cấp quận, huyện (4) Đề án “Đưa Việt Nam sớm

trở thành nước mạnh về CNTT-TT (5) cũng cụ thể hóa các Chiến lược trên trongỨng dụng hiệu quả CNTT trong CQNN, doanh nghiệp và xã hội với Nhiệm vụ

Triển khai hệ thống quản lý văn bản tích hợp trên toàn quốc phục vụ việc chỉ đạo điều hành thông suốt từ Trung ương đến địa phương.

Xét từ góc độ thể hiện ý chí, quyền lực Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan

hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN đã quy

định: Người đứng đầu CQNN ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ƯD CNTT vào

xử lý công việc, tăng cường sử dụng VBĐT, từng bước thay thế văn bản giấy

1 Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam

2 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ

3 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ

4 Phụ lục III - Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 - 2015

5 Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ

sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử; và CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận VBĐT cuối cùng Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của

Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động củaCQNN nêu rõ Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chínhphủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN và các chương trình, kế hoạchứng dụng CNTT đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, trong thời gian qua, cácCQNN đã nỗ lực ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi vănbản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được nhữngkết quả quan trọng Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các CQNN vẫn chưa tậndụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việcđiện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian Nhiều CQNN

đã được đầu tư hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệthống thư điện tử, nhưng phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thứcgiấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hànhcông việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít được thực hiện Để khắc phục tìnhtrạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cáchhành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếudựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, Thủ tướngChính phủ chỉ thị: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy bannhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm a) Tăng cường sử

dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi CQNN, trong đó triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng; b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các CQNN với nhau, hoặc giữa CQNN với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác, trong đó khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng (các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi

thêm văn bản giấy); c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt

động của CQNN, trong đó bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng.

Trong thực tế triển khai, các yêu cầu pháp lý và công nghệ, biện pháp áp dụng

cũng đã được quy định Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định: văn bản điện tử gửi đến CQNN phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử; văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó Điều này đã chỉ

ra, CQNN phải có hệ thống lưu trữ điện tử đối với văn bản điện tử đến và phải lập

hồ sơ lưu trữ đối với văn bản điện tử đi Điều 13 – Luật Lưu trữ (6) ghi rõ Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; Điều 4 – Nghị định số

01/2013/NĐ-CP quy định (7): Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật CNTT trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử Điều này chỉ ra: Phải có hệ thống quản lý tài liệu điện tử đối với Tài liệu lưu trữ điện tử,

trong đó có văn bản điện tử được đưa vào hồ sơ lưu trữ Nói cách khác, những

điều này đã chỉ ra: CQNN phải có hệ thống lưu trữ điện tử đối với các loại văn bản

điện tử đến, đi và phát sinh trong chính CQNN đó.

Hơn nữa, Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP cũng quy định: Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử; văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó Điều 13 – Luật Lưu trữ quy định: Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Điều 4, 5 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập; Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Như vậy, những điều này chỉ ra: Việc tạo lập, lưu trữ, xử lý, trao đổi

và bảo mật văn bản điện tử, trong đó có văn bản điện tử hình thành từ việc sốhóa văn bản giấy đòi hỏi phải sử dụng thiết bị và công nghệ phần cứng, phầnmềm phù hợp và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về xác định thời gian gửi, tính toánvẹn, tính xác thực, tính nhất quán, tính kế thừa, an toàn thông tin, khả năng truynhập ngay từ khi được tạo lập, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, phươngpháp chuyên môn và nghiệp vụ riêng biệt

Mặt khác, trong Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Điều 35 về giá trị pháp lý

6 Điều 13 (Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) –Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011.

7 Điều 4 (Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức) Chương II (Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

-dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao -dịch giữa các CQNN; văn bản điện tử gửi đến CQNN không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực

về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản Điều 40 về sử dụng chữ ký điện tử quy định: CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng; Chữ ký điện tử của CQNN phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo “Báo cáo Ứng dụng Công nghệ thông tin 2012” của Cục Ứng dụng

Công nghệ thông tin - Bộ Thông tin và Truyền thông, thực hiện Chỉ thị của Thủtướng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành những văn bản pháp lýnhằm thúc đẩy, quy định và hướng dẫn về việc tăng cường sử dụng văn bảnđiện tử trong hoạt động của CQNN Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu

có Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin vàTruyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài chính…Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiêu biểu có tỉnh BìnhPhước, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng, thành phố Hà Nội… Qua gầnmột năm triển khai, thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã bước đầu tạo được môitrường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cựctrong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính côngkhai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc Đồng thời, thay đổi nhậnthức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phương thức làm việc Cụthể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổicác loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản,điều hành và hồ sơ lưu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bước chuyển sanggiao dịch bằng văn bản điện tử Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơquan, đơn vị đã quán triện và sử dụng tối đa Cổng thông tin điện tử, hệ thốngquản lý văn bản và hệ thống thư điện tử để gửi, nhận văn bản Tỉ lệ văn bảnđược trao đổi trên môi trường mạng đã tăng đáng kể…

Tuy nhiên cho đến nay, ngoài Thông tư số 03/2013/TT-BTTTT ngày22/01/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định áp dụng tiêu chuẩn, quychuẩn kỹ thuật đối với Trung tâm dữ liệu; Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày04/01/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹthuật về ứng dụng CNTT trong CQNN; Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập, sử dụng vàlưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử củaCQNN; Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01/7/2011 của Bộ Thông tin và

28Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trongCQNN; Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ky số và dịch vụ chứng thực chữ

ky số và Thông tư số 09/2011/TT-BCT ngày 30/3/2011 quy định về việc quản

lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong giao

dịch điện tử của Bộ Công thương, hiện chưa có văn bản pháp quy nào quy định

về chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN từ Trung ương tới địa phương trên môi trường mạng; về các chức năng cơ bản và quy trình trao đổi, lưu trữ,

xử lý tài liệu điện tử (các loại văn bản điện tử như tài liệu, văn bản, báo cáo và các văn bản hành chính khác); về trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Để đảm bảo thực hiện việc trao đổi VBĐT giữa các CQNN, Chương trìnhquốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015

xác định nội dung Bảo đảm môi trường pháp lý bao gồm: Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc ; và Xây dựng, ban hành các chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN Điều 4 - Nghị định

số 01/2013/NĐ-CP xác định: Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong

hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chỉ thị số 15/CT-TTg chỉ đạo Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm: Trong năm 2013, trình Thủ tướng Chính phủ ban hành các quy định cụ thể về việc sử dụng, trao đổi văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo và các văn bản hành chính khác giữa các CQNN từ Trung ương tới địa phương trên môi trường mạng; Hoàn chỉnh hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT trong CQNN;… Xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy tại các cấp từ Trung ương tới địa phương, bảo đảm đạt mục tiêu đến năm 2015

có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa CQNN được trao đổi hoàntoàn dưới dạng điện tử…

2.2 Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan nhà nước đã được đầu tưhạtầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện

tử, nhưng trong thực tế - phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thứcgiấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành

tình trạng này và tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cảicách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử; đồng thời chuyển từ phương thứclàm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với vănbản điện tử, ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơquan nhà nước.

Tại Chỉ thị, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu các các đơn vị từ cấp đơn vịtrực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trởlên phải sử dụng thư điện tử để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạtđộng nội bộ của mỗi cơ quan; tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữacác cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổchức, doanh nghiệp, cá nhân Trong đó chỉ thị đã chỉ rõ các loại văn bản phảitrao đổi qua môi trường mạng (thư điện tử, trang/cổng thông tin điện tử) là:Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thôngbáo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc;các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số4/2011/ Đ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ qu định về việc cung cấp thông tin

và dịch vụ công trực tuyến trang trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện

tử của cơ quan nhà nước Cùng với quy định về trao đổi văn bản điện tử, Thủtướng cũng chỉ đạo các cơ quan nhà nước phải bảo đảm các điều kiện sử dụngvăn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước bằng cách tận dụng hạtầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nướccũng phải từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tintheo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký

và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số quamạng

Thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đãban hành những văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy, quy định và hướng dẫn về việctăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước Đốivới các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu có Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nước ViệtNam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, BộGiao thông vận tải, Bộ tài chính… Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trungương tiêu biểu có tỉnh Bình Phước, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng,thành phố Hà Nội, …

Qua gần 1 năm triển khai, thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã bước đầu tạo

30được môi trường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, gópphần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc,tăng tính công hai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc Đồng thời,thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phương thứclàm việc Cụ thể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện

tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản

lý văn bản, điều hành và hồ sơ lưu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bướcchuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử Ngoài ra, đối với những văn bảnnội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triệt và sử dụng tối đa cổng thông tin điện

tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thư điện tử để gửi, nhận văn bản Tỉ lệvăn bản được trao đổi trên môi trường mạng đã tăng đáng kể

Số liệu tổng hợp về việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản vàđiều hành qua mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ[8]

Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ

5 Ngân hàng nhà nước Việt Nam 100% 100% 100% 100%

6 Bộ Tài nguyên và Môi trường 100% 100% 100% 100%

8 Bộ Thông tin và Truyền thông 100% 100% 91,4% 90,0%

Tỉ lệ đơn vị thuộc,

Tỉ lệ đơn vị thường trực thuộc đã triển

và tiếp tục đầu tư triển khai Các Bộ như Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Y

tế, Bộ Văn hóa, thể thao và Du lịch và Ủy ban Dân tộc đã có nỗ lực lớn trongviệc triển khai ứng dụng tới các đơn vị thuộc, trực thuộc

Tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc của các Bộ, cơ quan ngang

Bộ được triển khai hệ thống đạt 83,5%, tăng nhẹ với năm 2011 (81,1%) Số Bộ,

cơ quan ngang Bộ triển khai hoàn toàn (đạt tỉ lệ 100%) ở năm 2012 ít hơn, chỉ

có 9/22 đơn vị so với năm 2011 là 11/22 đơn vị [8]

Trong số các đơn vị được triển khai, tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trựcthuộc thường xuyên sử dụng ứng dụng này trong năm 2012 đạt 90,9%, lớn hơnnăm 2011 là 4,2% Số các cơ quan có 100% đơn vị thuộc, trực thuộc thườngxuyên sử dụng cũng cao hơn năm 2011, có 14/22 cơ quan (đạt 63,6%) [8]

Trong năm 2012, tỉ lệ văn bản được chuyển hoàn toàn trong môi trườngmạng tăng đối với các văn bản chuyển ra ngoài (2012: 34,2%, 2011: 28,0%), vàgiảm với văn bản được chuyển trong nội bộ so với năm 2011 (2012: 47,8%,2011: 51,8%) Điều này được thể hiện cụ thể số liệu bên dưới [8]

Về số lượng văn bản chuyển hoàn toàn trong môi trường mạng với các cơquan bên ngoài hoàn toàn, trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, không có