CHƯƠNG II TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM

Khái niệm về phông lưu trữ quốc gia Việt Nam PLTQGVN và tổ chức tài liệu PLTQGVN II.Tổ chức tài liệu PLTQGVN để xác định mạng lưới các kho III.Tổ chức tài liệu trong phạm vi kho lưu trữ

Trang 1

TS Nguyễn Lệ Nhung_ 09125819

CHƯƠNG II

TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA

VIỆT NAM

Trang 2

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC TÀI LIỆU

PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM

I Khái niệm về phông lưu trữ quốc gia Việt Nam (PLTQGVN) và tổ chức tài liệu PLTQGVN

II.Tổ chức tài liệu PLTQGVN để xác định mạng lưới các kho

III.Tổ chức tài liệu trong phạm vi kho lưu trữ thành các phông lưu trữ

IV Tổ chức tài liệu trong các phông lưu trữ thành hồ sơ

Trang 3

I Khái niệm về Phông lưu trữ quốc

gia và tổ chức tài liệu Phông lưu trữ

quốc gia Việt Nam

1 Khái niệm về PLTQGVN

2 Tổ chức tài liệu PLTQGVN

Trang 4

1 Khái niệm Phông lưu trữ quốc gia VN

1.1 Văn bản quy định việc thành lập

1.2 Khái niệm

1.3 Thành phần PLTQGVN

Trang 5

1.1 Văn bản quy định việc thành lập

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)

Trang 7

PLTQGVN là toàn bộ khối TL có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã hội, lịch sử…

của nước CHXHCNVN, không phụ thuộc vào thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra

Đó là tài sản XHCN hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan nhà nước, đoàn thể nhân dân,

tổ chức XH và mọi công dân Việt Nam có nghĩa

vụ và trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ chu đáo.

Trang 8

* Theo Điều 2 của Pháp lệnh Lưu trữ

quốc gia 2001

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn

bộ tài liệu lưu trữ của nước CHXHCN Việt Nam,

không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội,

nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó

Trang 9

1.3 Thành phần PLTQGVN

(được quy định tại K1-Đ2 của PLLTQG 2001)

• Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

• Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Trang 10

* Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

Là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình h/động của các CQ, TC của

ĐCSVN, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ

chức CT-XH, tài liệu về thân thế, sự nghiệp

và h/động của chủ tịch HCM, của các nhân

vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật

lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các

cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước,

của các tổ chức CT-XH

Trang 11

* Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam

Là toàn bộ TLLT được hình thành trong

quá trình h/động của các cơ quan NN, tổ

chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ

chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các

nhân vật lịch sử, tiêu biểu và các TL khác có

giá trị về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn

hoá, khoa học, lịch sử…

Trang 12

Bài tập Hãy xác định TL hình thành trong h/động của các

CQ, TC, cá nhân sau thuộc thành phần PLT nào?

1 Bộ Nội vụ

2 Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa

3 Tổng liên đoàn Lao động VN

4 Thành ủy thành phố Thanh Hóa

5 Thành đoàn thành phố Thanh Hóa

6 TW Hội lưu trữ Việt Nam

7 Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn

8 Tòa án nhân dân TP Thanh Hóa

9

10

11

Bộ Chính trị Chủ tịch Hồ Chí Minh Nguyễn Du

Trang 16

Sơ đồ tổ chức tài liệu PLTQGVN

Phông lưu trữ QGVN

Trang 17

II.Tổ chức tài liệu PLTQGVN để

xác định mạng lưới các kho

1 Khái niệm kho lưu trữ

2 Các loại kho lưu trữ

3 Các đặc trưng phân loại TL PLTQGVN để

tổ chức mạng lưới các kho

4 Mạng lưới kho lưu trữ QGVN

Trang 18

1 Khái niệm kho lưu

trữ

• Kho lưu trữ là nơi chứa đựng TLLT, có nhiệm

vụ thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng TLLT

Trang 19

2 Các loại kho lưu trữ

2.1 Lưu trữ hiện hành2.2 Lưu trữ lịch sử

Trang 20

2.1 Lưu trữ hiện hành

(K5-Đ2-PLLTQG 2001)

• Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của

CQ, TC có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và

phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ

các đơn vị thuộc CQ, TC

• VD: Lưu trữ các bộ, trường học, xí nghiệp,

công ty…

Trang 21

Lưu trữ hiện hành Trường CĐ Nội vụ HN

(ảnh chụp 28/2/2008)

Trang 22

• VD: TTLTQG I, II,III, IV, TTLT tỉnh…

Trang 23

Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Lưu trữ lịch sử

Trang 24

Trung tâm lưu trữ quốc gia IV (Lưu trữ lịch sử)

Trang 25

Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội

Lưu trữ lịch sử

Trang 27

4.Mạng lưới kho lưu trữ QGVN

Mạng lưới kho lưu trữ

quốc gia VN

Lưu trữ hiện hành Lưu trữ lịch sử

LTHH

ko là nguồn nộp lưu

LTHH

là nguồn nộp lưu

TTLTQG

I, II,III, IV

TTLT tỉnh, thành phố thuộc

TW

TTLT tài liệu chuyên môn

Trang 28

LT Đảng ủy xã, phường

Cục VTLTNN

TTLT tỉnh, t.phố thuộc TW

KLT UBND cấp huyện

LT UBND cấp xã

KLTTW Đảng LT TC CT-XH TTLTQG

I, II, III, IV

TTLT chuyên môn

P L T

Trang 29

Hiện tại có 4 TTLTQG đang quản lý khoảng

30.000 mét/giá tài liệu

- Trung t©m l u tr÷ QG I Trung t©m l u tr÷ QG I được thđược thc thc thành l p nh l p ập ập

n m 1962, cã trô së ë 31B Trăm 1962, cã trô së ë 31B Tr

n m 1962, cã trô së ë 31B Trăm 1962, cã trô së ë 31B Tr àng Thi, Q

Hoàn Ki m TP Hµ Néi, n Ki m TP Hµ Néi, ếm TP Hµ Néi, ếm TP Hµ Néi,

- có c/n ng tr c ti p q/lý, b/qu¶n vµ tæ c/n ng tr c ti p q/lý, b/qu¶n vµ tæ ăm 1962, cã trô së ë 31B Trăm 1962, cã trô së ë 31B Tr ực tiếp q/lý, b/qu¶n vµ tæ ực tiếp q/lý, b/qu¶n vµ tæ ếm TP Hµ Néi, ếm TP Hµ Néi,

trình h/động của Nhà n nước phong kiÕn ước phong kiÕn c phong kiÕn c phong kiÕn

VN (tr ừ

VN (tr ừ tài liệu mộc bản) và c a ch c a chủa chủa ch ính

quy n th c ền thực ực tiếp q/lý, b/qu¶n vµ tæ

quy n th c ền thực ực tiếp q/lý, b/qu¶n vµ tæ dân Pháp (1488-1954);

Trang 30

- Trung tâm LTQG II được thành lập 1976, có trụ

sở tại số 2 Lê Duẩn, Quận Gò Vấp, tp Hồ Chí

Minh

Có c/năng trực tiếp quản lý toàn bộ TLLT của chính quyền VN Cộng hòa (1954 - 1975), MTDTGPMNVN và của các cơ quan TW của nhà nước CHXHCNVN có trụ sở đóng trên lãnh thổ phía Nam;

Trang 31

- Trung tâm lưu trữ quốc gia III được th/lập theo Quyết định số 118/ của Ban Tổ chức CB Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) ngày 10/6/1995

• Trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, q Ba Đình, TP Hà Nội có ch/năng trực tiếp quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TL có ý nghĩa toàn quốc hình thành trong quá trình h/động của các cơ quan tổ chức TW, các nhân vật lịch sử và gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước VNDCCH và CHXHCNVN có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc và các cơ quan tổ chức cấp Kỳ, Liên khu, Khu của nước VNDCCH.

Trang 33

TTTL chuyờn mụn

• Tài liệu làm bằng các vật mang tin khác nhau nh

phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử…

• Để bảo quản và sử dụng có hiệu quả loại tài liệu này ở n ớc ta hiện nay đã thành lập Viện phim Việt Nam - l u trữ phim và t liệu phim điện ảnh.

Trang 35

Đối với hệ thống các cơ quan LT của Đảng và

6 tổ chức chính trị - xã hội

• đ ợc tổ chức bảo quản theo hệ thống kho LT từ TW đến địa

ph ơng: ở TW tài liệu đ ợc bảo quản tại kho l u trữ TW Đảng

• địa ph ơng cấp tỉnh, huyện có kho LT thuộc tỉnh uỷ, Ở địa phương cấp tỉnh, huyện có kho LT thuộc tỉnh uỷ,

huyện uỷ

Trang 38

2 Các loại phông lưu trữ

2.1 Phông LT cơ quan

2.2 Phông LT cá nhân, gia đình, dòng họ

2.3 Phông LT liên hợp

2.4 Sưu tập TLLT

Trang 39

2.1 Phông lưu trữ cơ quan

• K/N: Là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình h/động của một CQ, TC, được lựa chọn, bảo quản trong một KLT.

• Ví dụ:

- Phông lưu trữ Văn phòng Chính phủ

- Phông lưu trữ Bộ Nội vụ

- Phông lưu trữ Trường CĐ Nội vụ HN

Trang 40

• Điều kiện thành lập phông LTCQ

- Thành lập bằng quyết định của CQ cấp trên

có thẩm quyền, trong đó qđ rõ c/năng, n/vụ,

q/hạn & tổ chức của CQ đó;

- Có tổ chức b/chế riêng, được quyền tuyển

dụng CBNV theo tổng số biên chế được

cấp trên phân bổ;

- Có tài khoản riêng;

- Có văn thư & con dấu CQ riêng

Trang 41

2.2 Phông LT cá nhân, gia đình, dòng họ

• Là toàn bộ TLLT được hình thành trong quá trình h/động của 1 cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong 1 kho LT nhất định.

• VD: - Phông Lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh

- Phông Lưu trữ dòng họ Nguyễn Du

Trang 42

2.3 Phông lưu trữ liên hợp

• Là TL của nhiều cơ quan, đơn vị hình thành phông có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối TL của những đvhtp đó thường ít, không đầy đủ, do mất mát, gián đoạn hoặc do đơn vị đó h/động trong một thời gian ngắn

Trang 43

2.4 Sưu tập TLLT

• Là 1 nhóm TL có ý nghĩa lịch sử, thực

tiễn… được hình thành trong quá trình

h/động của nhiều CQ, cá nhân được kết

hợp lại với nhau theo đặc trưng như vấn đề,

tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư…

• VD: Sưu tập tài liệu về phong trào Xô Viết -

Nghệ Tĩnh 1930-1931

Trang 47

IV Tổ chức TL trong các Phông LT thành hồ sơ

1 Tổ chức tài liệu PLT cơ quan

2 Tổ chức tài liệu PLT cá nhân

3 Tổ chức tài liệu các sưu tập LT

Trang 48

1 Tổ chức tài liệu PLT cơ quan

1.1 Biên soạn bản lịch sử ĐVHTP và lịch sử phông

1.2 Chọn và xây dựng phương án phân loại TL1.3 Phương pháp phân loại TL

Trang 49

1.1 Biên soạn bản lịch sử đvhtp và lịch sử phông

a Khái niệm

b Nội dung

c Tài liệu tham khảo để biên soạn

d Phương pháp biên soạn

Trang 51

thay đổi (nếu có)

• Lề lối làm việc và quan hệ

• Mức độ hoàn chỉnh của PLT

• Tình trạng TL trong phông

• Các loại hình TL trong phông

Trang 52

c Tài liệu tham khảo để biên soạn

• Các VBQPPL và các VB khác quy định ch/năng, nh/vụ, q/hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của đvhtp và các đơn vị cấu thành.

• Các biên bản giao nhận TL từ các đơn vị tổ chức vào LT cơ quan hoặc LT lịch sử.

• Sổ thống kê TL,

• Sổ đăng ký văn bản đi, đến

• Các quy định, quy chế làm việc của đvhtp

• Tài liệu của cán bộ lãnh đạo CQ qua các thời kỳ

Trang 53

d Phương pháp biên soạn

• Thu thập TL cần thiết để biên soạn

• Xây dựng đề cương bản lịch sử đvhtp và lịch

sử phông với các nội dung chính

• Viết bản thảo theo đề cương đã được xây dựng

• Kiểm tra, sửa chữa, bổ sung và hoàn thiện bản thảo

Trang 54

sau chỉ bổ sung những nội dung chưa

được viết ở lần trước

Trang 55

1.2 Chọn và xây dựng phương án

phân loại TL

a Khái niệm phương án phân loại TL

b Các đặc trưng phân loại TL trong PLT

c Các phương án phân loại

Trang 56

a Khái niệm phương án phân loại TL

• Phương án phân loại TL là bản kê các nhóm TL trong phông được sắp xếp theo 1 trình tự dùng làm cơ sở để sắp

xếp TL trong phông LT (các nhóm trong phương án phân loại phải bao quát được tất cả TL trong phông).

Trang 57

b Các đặc trưng ph/loại TL trong PLT

• Đặc trưng cơ cấu tổ chức

• Đặc trưng ngành hoạt động

• Đặc trưng thời gian

• Đặc trưng địa dư

• Đặc trưng vấn đề

Trang 58

c Các phương án phân loại

- Tên P.A

• Phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức

• Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian

• Phương án Thời gian - Mặt hoạt động

• Phương án Mặt hoạt động - Thời gian

Trang 59

P/án: Thời gian – Cơ cấu tổ chức

- Áp dụng cho những CQ có CCTC rõ

ràng nhưng ko ổn định, cơ quan đang

hoạt động trong thực tiễn.

- Theo p.án này, TL trong phông trước hết

được chia theo thời gian, sau đó trong từng

thời gian, TL được chia theo CCTC

Trang 60

P/án: Cơ cấu tổ chức - Thời gian

- Áp dụng cho những CQ có CCTC rõ ràng,

ổn định Cơ quan đã ngừng hoạt động

Theo p.án này, TL trong phông trước hết

được chia theo CCTC, sau đó trong từng

CCTC, tài liệu được chia theo thời gian

Trang 61

Phương án: Thời gian - Mặt hoạt động

- Áp dụng cho những CQ có CCTC không rõ ràng, luôn thay đổi Cơ quan đang hoạt động

Theo p.án này, TL trong phông trước hết

được chia theo thời gian, sau đó trong

từng thời gian, TL được chia về mặt hoạt

động

Trang 62

P/án: Mặt hoạt động - Thời gian

- Áp dụng cho những CQ có CCTC ko rõ ràng, luôn thay đổi Cq đã ngừng hoạt động

- Theo p.án này, TL trong phông trước hết được chia theo mặt hoạt động, sau đó trong từng mặt hoạt động, TL được chia theo thời gian

Trang 63

1.3 Phương pháp phân loại tài liệu

• Ph/pháp gián tiếp (thông qua các tấm thẻ): Ph/

pháp này thường áp dụng đối với phông TL đã được lập HS ở giai đoạn văn thư

• Ph/pháp trực tiếp (tiếp xúc trực tiếp với TLLT):

Thường áp dụng đối với những phông chưa được lập HS từ văn thư

Trang 64

• cần có sự linh động, sáng tạo tùy theo phạm vi h/động cũng như số lượng TL của cá nhân hình thành phông.

Trang 65

Thành phần PLT cá nhân bao gồm:

- Tài liệu về tiểu sử

- Tài liệu về hoạt động XH

- Tài liệu về nghiên cứu khoa học

- Các sáng tác văn học nghệ thuật

- Thư từ trao đổi

- Tài liệu về thân nhân trong gia đình

- Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình về cá nhân

- Các bài viết của các tác giả về cá nhân đó

Trang 66

3 Tổ chức tài liệu các sưu tập lưu trữ

• Các bộ sưu tập LT được sưu tầm và thu thập chủ yếu theo đề mục, vấn đề phục

vụ việc ng/cứu cho chủ đề nhất định => Nội dung theo đề mục vấn đề là yếu tố

cơ bản để xây dựng ph/án phân loại

• Ko có ph/án mẫu => cần có sự sáng tạo, linh động khi phân loại từng sưu tập

cụ thể.

Trang 67

TL về ruộng đất

TL về hđộng ủng hộ Phong trào XV-NT của các đp trong nước

Họat động của chính quyền XV- NT

TL chỉ đạo các đp của chính quyền XV- NT

…

Vấn đề

giành cq

bằng bạo lực

Trang 68

CÂU HỎI ÔN TẬP

• 1 Khái niệm các loại phông LT?

• 2 Khái niệm, mục đích và nguyên tắc tổ chức TLLT?

• 3 Các đặc trưng ph/loại TLLT?

• 4 Các phương án ph/loại TL phông LT cơ quan?

• 5 Nêu các điều kiện thành lập phông LT cơ quan?

• 6 Các phương án ph/loại TL phông LT cá nhân; phông

LT gia đình, dòng họ?

• 7 Nhiệm vụ của cán bộ LT trong việc ph/loại TL phông

LT cơ quan?

Trang 69

phông nào dưới đây?

• a) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức luôn thay đổi theo thời gian

• b) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức

ổn định, ít thay đổi

Trang 70

a) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu

tổ chức luôn thay đổi theo thời gian.

b) Đơn vị hình thành phông có cơ cấu

tổ chức ổn định, ít thay đổi.

Trang 71

3 Sắp xếp thứ tự các nhóm TL trong phông lưu trữ cá nhân của nhà thơ Xuân Diệu

• a) Nhóm TL tham gia các hoạt động xã hội

• b) Nhóm TL về tiểu sử

• c) Nhóm TL phim, ảnh, ghi âm

• d) Nhóm thư từ trao đổi

• e) Nhóm các tác phẩm thơ

• f) Nhóm các bài thơ, bài văn, bài báo của các

tác giả khác viết về Xuân Diệu

• g) Nhóm các tác phẩm văn xuôi

Trang 72

4 Sắp xếp thứ tự các nhóm TL trong

phông LT cá nhân nhà quản lý nhà nước

a) Nhóm TL về tham gia các hoạt động xã hội

b) Nhóm TL về tiểu sử

c) Nhóm TL phim, ảnh, ghi âm

d) Nhóm TL về tham gia h/động quản lý nhà nướce) Nhóm thư từ trao đổi

f) Nhóm TL về tham gia các h/động từ thiện

Tiêu đề	Tổ Chức Tài Liệu Phông Lưu Trữ Quốc Gia Việt Nam
Tác giả	Nguyễn Lệ Nhun
Trường học	Trường Đại Học Quốc Gia Hà Nội
Thể loại	Bài Giảng
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	75
Dung lượng	11,25 MB