Phỏng vấn tình huống & Nghệ thuật nhận diện ứng viên (Phần Hai)

Một nhân viên dưới quyền của Anh/Chị đã không ít lần chứng tỏ khả năng vượt trội của mình so với vị trí công việc hiện tại, Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khách quan mà vẫn ngồi ở vị trí

Phỏng vấn tình huống & Nghệ thuật nhận

diện ứng viên (Phần Hai)

Sự khác biệt cơ bản của phương pháp báo cáo hoạt động kinh doanh (Profit & Loss) và phương pháp tính toán dòng tiền mặt (Cash Flow) theo quan điểm kinh doanh thể hiện ở đâu? Mỗi một phương pháp tính toán mang lại cho nhà quản lý kinh doanh thông tin phân tích nào?

Khách hàng trình cho Anh/Chị một kế hoạch thời hạn giao hàng Theo đó, hôm nay là ngày họ phải giao hàng cho Anh/Chị nhưng hàng vẫn không đến tay Anh/Chị đúng lịch Hành động của Anh/Chị?

Một nhân viên dưới quyền của Anh/Chị đã không ít lần chứng tỏ khả năng vượt trội của mình so với vị trí công việc hiện tại, Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khách quan mà vẫn ngồi ở vị trí này, dù mức lương là khá cao, chưa kể mức hoa hồng Hãy tìm cách thức để tạo ra sự động viên khuyến khích nhân viên này.

Quản trị, đánh giá và quản lý nhân sự

1 Hãy xác định các phẩm chất cá

nhân cần thiết đối với nhân viên bộ phận

bán hàng (bất cứ vị trí nào cần thiết cho

tình huống này) và lựa chọn công cụ xác

định chúng

Kỹ năng tuyển chọn nhân sự và sắp xếp ưu tiên

2 Hãy mô tả một nhóm làm việc lý

tưởng Bây giờ hãy nêu ra/mô tả vị trí của

Anh/Chị trong nhóm đó

Các điểm ưa thích của cá nhân trong nhóm làm việc, kiến thức về cơ sở quản trị

3 Hãy hình dung một tình huống,

theo đó, trong một tập thể mà Anh/Chị

quản lý, có một nhân vật nào đó rõ ràng

muốn cạnh tranh với Anh/Chị trong việc

Khả năng xây dựng mối quan hệ trong tình huống xung đột, khả năng tạo

ra ảnh hưởng đối với mọi người, khả năng

gây ảnh hưởng với các thành viên Hành

động của Anh/Chị?

tạo ra sự thu hút

4 Nhân viên thường lẩn tránh

trách nhiệm, hỏi đi hỏi lại về cách làm thế

nào để hoàn thành công việc hiện tại,

nhưng cuối cùng thì thực hiện tốt Nhân

viên này làm việc trong công ty đã được

nửa năm Tình huống này có thể được gọi

tên là gì? Hành động của Anh/Chị

Phogn cách quản lý, khả năng phân tích tình huống phức tạp, khả năng diễn giải tư duy, có xu hướng buộc tội nhân viên dưới quyền hoặc giải quyết tình huống phát sinh Kiến thức về luật khuyến khích độngv iên và phê bình nhân viên

5 Trong một công ty lớn cxuất

hiện tình huống sau: trong suốt một thời

gian dài, bộ phận bán hàng khu vực chỉ

làm việc trong văn phòng cách biệt khỏi

các bộ phận khác Bộ phận bán hàng này

lớn, tương đối mạnh và chuyên nghiệp

với một vị lãnh đạo kinh nghiệm Trong

một thời điểm nào đó, Ban giám đốc công

ty đưa ra quyết định sáp nhập tất cả các

bộ phận vào một văn phòng chung Mâu

thuẫn xảy ra Hãy xác định các quan điểm

đúng/sai của các bên và đề xuất cách giải

quyết mâu thuẫn

Khả năng giải quyết xung đột, khả năng phân tích đa yếu tố, khả năng tạo ảnh hưởng đối với tình huống, phong cách quản lý, sắp xếp trình tự các ưu tiên

6 Điều gì tốt hơn: một người thừa

hành lý tưởng với tiềm năng trung bình

hay một “ngôi sao” với tham vọng lớn

nhưng ít ổn định? Hãy giải thích câu trả

lời của mình Anh/Chị thích chọn ai?

Khả năng phân tích, sự phù hợp hoặc không phù hợp của chính sách công

ty nơi nhân viên được tiếp nhận vào làm việc

7 Hãy sắp xếp trình tự ưu tiên của

ý nghĩa các thông số dữ liệu trong tình

huống khi Anh/Chị tiếp nhận một nhân

viên bộ phận bán hàng:

- Giá trị và tính trung thành;

- Các đặc điểm cá nhân (khả năng

làm việc dưới áp lực cao, thân thiện, sáng

tạo );

- Kỹ năng bán hàng

Hãy giải thích câu trả lời của mình

Sắp xếp các trình tự ưu tiên, sự phù hợp-không phù hợp các giá trị công ty nơi nhân viên được tiếp nhận vào làm việc

8 Hãy thử hình dung rằng, có một

người nào đó trước đây đã từng ở vào vị

trí như Anh/Chị và bây giờ trở thành nhân

viên dưới quyền của Anh/Chị Tình huống

này có thể được gọi tên là gì? Hành động

của Anh/Chị?

Khả năng phân tích, diễn giải, xu hướng buộc tội nhân viên, kỹ năng quản trị thực hành

9 Do thiếu kinh nghiệm và sơ suất,

một nhân viên dưới quyền của Anh/Chị

đã để mất một hợp đồng làm ăn lớn Một

nhân viên khác thì lại ký được hợp đồng

tương tự nhưng lại chèo kéo đối tác trích

phần trăm hoa hồng cho mình Trong

trường hợp thứ nhất, công ty đã để mất

một mối lợi lớn, trường hợp thứ hai –

nhận được mức lợi nhuận tương đối hấp

dẫn Hãy mô tả phản ứng của Anh/Chị và

Tính trung thực và khả năng sắp xếp, bố trí rõ ràng các trình tự ưu tiên liên quan đến việc không cho phép các hành động tạo ra nghi ngờ của nhân viên Mức

độ nghiêm khắc khi đánh giá sai sót, khả năng đào tạo nhân viên

hành động trong từng tình huống

10 Một nhân viên trước đây có kết

quả làm việc xuất sắc nhưng bây giờ làm

việc không được hiệu quả lắm cho dù

11 Một nhânv iên dưới quyền của

Anh/Chị đã không ít lần chứng tỏ khả

năng vượt trội của mình so với vị trí công

việc hiện tại, Tuy nhiên do nhiều nguyên

nhân khách quan mà vẫn ngồi ở vị trí này,

dù mức lương là khá cao, chưa kể mức

hoa hồng Hãy tìm cách thức để tạo ra sự

động viên khuyến khích nhân viên này

Kỹ năng động viên khuyến khích nhân viên dưới quyền, diễn giải ý nghĩ

12 Hãy mô tả tình huống, trong đó

nhân viên được bố trí làm việc theo nhóm

và sự tương tác giữa mọi người có thể tạo

ra những điều không có lợi

Khả năng nhìn nhận các giải pháp phi chuẩn (câu trả lời đúng – nếu người nhân viên ở trong thành phố hoặc trong văn phòng)

13 Hãy mô tả chân dung một nhân

viên dưới quyền lý tưởng của Anh/Chị

Sự phù hợp giữa hình dung của ứng viên với thực tế của công ty

14 Trong nhóm có một nhân viên

thường xuyên yêu cầu mọi người giúp đỡ

mình Điều tốt và xấu trong tình huống

này là gì

Phân tích, diễn giải, quan điểm buộc tội

15 Với tư cách là một nhà lãnh

đạo, Anh/Chị cần phải có khả năng quản

lý con người Khả năng này của Anh /Chị

có tốt không? (Có lẽ chúng ta thường

nhận được câu trả lời tệ nhất là “tạm

được” hoặc “không đến nỗi lắm”) Hãy

thử nêu đặc điểm của tôi như một đồng

nghiệp tiềm năng hay một nhân viên dưới

quyền (một cách thật cụ thể và chi tiết:

nền văn hóa công sở nào phù hợp với tôi,

các đặc trưng tính cách của tôi là gì, làm

thế nào để khuyến khích tôi làm việc ”

TÌNH HUỐNG tương tự đã được dẫn ra để đánh giá nhân iên bán hàng và, đương nhiên là không cần phải đưa bài tập này cho ứng viên vào vị trí quản lý bộ phận bán hàng

Chúng ta kiểm tra khả năng kiểm soát stress, khả năng đánh giá trung thực, cởi mở, kha 3năng quản lý con người dựa trên nền tảng giao tiếp ngắn ngủi

Vận tải, phân phối và phục vụ khách hàng

1 Hãy nêu ra cơ sở nền tảng của

các lợi thế công việc thông qua các nhà

phân phối và nêu ví dụ về các sản phẩm

(thị trường, điều kiện), nơi hệ thống công

việc tương tự được coi là khả thi

Kiến thức về các sơ đồ phân phối khác nhau và lợi thế của chúng

2 Hãy nêu ra cơ sở nền tảng của

các lợi thế của việc giao hành trực tiếp từ

kho bãi và dẫn ra các ví dụ về sản phẩm

(thị trường, điều kiện), nơi nơi hệ thống

công việc tương tự được coi là khả thi

Như trên

3 Hãy nêu ra cơ sở nền tảng của

các lợi thế của công việc thông qua hệ

thống phân phối – nhà nhập khẩu trực tiếp

Như trên

thực hiện việc giao hàng từ công ty mẹ và

dẫn ra các ví dụ về hàng hóa (thị trường,

điều kiện), nơi nơi hệ thống công việc

tương tự được coi là khả thi Các điều

kiện pháp lý bắt buộc trong tình huống

tương tự?

4 Hãy hình dung rằng, từ 30 khách

hàng của mình, Anh/Chị cần chọn tối đa

10 nhà phân phối hãy xác định từ 5-10

tiêu chí Hãy giải thích chúng

Các tiêu chí lựa chọn nhà phân phối

5 Một trong những khách hàng

của Anh/Chị đề nghị phương án mua hàng

thanh toán sau Hành động của Anh/Chị?

Hãy giải thích các tiêu chí mà dựa vào đó,

Anh/Chị đưa ra quyết định

Kiến thức về quy trình cho mua hàng trả sau, khả năng xác định giới hạn

nợ

6 Nhiệm vụ của Anh/Chị là tạo

dựng một hệ thống giảm giá linh hoạt tối

đa cho các nhà phân phối Hãy đề xuất

các phương án giảm giá có thể và giải

thích hiệu quả của từng phương án

Kiến thức về hệ thống giảm giá cũng như khả năng diễn giải chúng

7 Hãy hình dung rằng, Anh/Chị

cần chuẩn bị một bản dự báo bán hàng

cho năm tới Anh/Chị sẽ hỏi về các dữ

liệu nào, Anh/Chị sẽ tính đến chúng bằng

cách nào?

Khả năng dự báo khối lượng bán hàng

9 Hãy hình dung rằng, trong việc

dự báo trữ lượng hàng hóa cần thiết trong

kho đã có sự sai sót nhầm lẫn Hậu quả

của tình huống này có thể là gì? Hãy hình

dung rằng Anh/Chị đã để xảy ra sự cố

này Hành động của Anh/Chị và cách giải

thích?

Việc nắm bắt ý nghĩa của việc lập

kế hoạch dự trữ hàng hóa chính xác đối với kinh doanh Sự hình dung về việc quản lý hàng trữ kho

10 Các đồng gnhiệp của Anh/Chị

trong bộ phận kinh doanh muốn lượng

hàng hóa cần thiết dự trữ phải có trong

kho Nhiệm vụ của Anh/Chị - giải thích vì

sao tình huống này nói chung không có

lợi xét từ quan điểm kinh doanh

Như trên

11 Nhiệm vụ của Anh/Chị - giải

thích vì sao lại cần xác định giới hạn về

đơn hàng tối thiểu?

Nắm bắt tính ổn định của tiến trình kinh doanh xét từ quan điểm chi phí cho phân phối và vận chuyển

12 Anh/Chị có một nhóm sản

phẩm mà 1 kg có giá 10.000 USD và một

nhóm mà 1 kg có giá 50 USD Hãy giải

thích các giới hạn về đơn hàng tối thiểu

và vận chuyển cho từng nhóm sản phẩm

Như trên

13 Khách hàng trình cho Anh/Chị

một kế hoạch thời hạn giao hàng Theo

đó, hôm nay là ngày họ phải giao hàng

cho Anh/Chị nhưng hàng vẫn không đến

tay Anh/Chị đúng lịch Hành động của

Anh/Chị?

Khả năng chịu trách nhiệm, đàm phán, kỹ năng quản lý xung đột

14 Khách hàng yêu cầu Anh/Chị

đưa ra hành động nào đó nhưng Anh/Chị

lại không có thẩm quyền (ví dụ, sửa lại

hóa đơn), và tỏ ra hung hăng Hành động

của Anh/Chị?

Khả năng quản lý xung đột, khả năng đàm phán, tính trung thành trong việc tuân thủ quy định

15 Trong các tài liệu mà khách

hàng gửi cho Anh/Chị có một sai sót

Anh/Chị cần thông báo điều này cho

16 Trong thời điểm hiện tại,

Anh/Chị cho phép giảm giá đối với ba

nhà phân phối trong dnah sách của mình

Trong quá trình kinh doanh, con số các

nhà phân phối được hưởng chế độ giảm

giá có thể sẽ tăng lên nhiều Anh/Chị sẽ tự

chép tay các nhà phân phối này vào danh

sách (việc chép tay này có vẻ nhanh hơn)

hay sẽ tạo ra công thức hay mắt xích (việc

này có vẻ lâu hơn) Giả thích cách thực

Sklomost với tự động hóa công việc, khả năng dự báo các chi phí tạm thời cho tương lai

hiệnc ủa mình

17 Khách hàng của Anh/Chị đề

nghị tư vấn xem thử có nên áp dụng điều

kiện CIP CIP hay ExWorks Bình luận

của Anh/Chị?

Kiến thức về xuất nhập khẩu (các điều kiện giao hàng) cũng như các hồ sơ giấy tờ đi kèm

18 Khách hàng của Anh/Chị thực

hiện việc giao hàng theo điều kiện CIP,

theo đó, anh ta muốn công ty Anh/Chị

đảm nhận thủ tục hải quan cho lô hàng

nhập khẩu Câu trả lời của Anh/Chị là thế

nào?

Như trên

19 Anh/Chị cần giải thích điều

kiện giao hàng bằng ô tô Giấy tờ tài liệu

vận tải nào là cần thiết trong trường hợp

này

Kiến thức về các hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho việc nhận hàng

Tài chính

1 Anh/Chị giải thích cho các nhà

quản lý kinh doanh sự cần thiết của việc

tuân thủ tổ hợp sản phẩm từ quan điểm tài

chính?

Sự hiểu biết các yếu tố cấu thành việc lập kế hoạch kinh doanh, hiểu biết về báo cáo hoạt động kinh doanh trong các công ty Tây Âu – Profit & Loss (P&L) report

2 Hãy thử hình dung tình huống

này: giá mua hàng sản phẩm không thay

đổi, giá xuất xưởng cao hơn 25% so với

Khả năng phân tích các yếu tố tài chính cấu thành vkupe với các chỉ số

giá trước trong khi doanh số (tiền mặt)

không thay đổi Vậy dianh số tính bằng

đơn vị sản phẩm thay đổi như tếh nào?

Ưu điểm và nhược điểm, khả năng và

nguy cơ có thể xảy ra trong trường hợp

này?

marketing trong kinh doanh nói chung

3 Trong giai đoạn nào của vòng

đời sản phẩm người ta có thể bán hàng

hóa theo giá vốn? Hãy gảii thích

Như trên

4 Sự khác biệt cơ bản của phương

pháp báo cáo hoạt động kinh

doanh (Profit & Loss) và phương pháp

tính toán dòng tiền mặt (Cash Flow) theo

quan điểm kinh doanh thể hiện ở đâu?

Mỗi một phương pháp tính toán mang lại

cho nhà quản lý kinh doanh thông tin

5 Hãy hình dung rằng, công ty

mua một số ô tô mới của cùng một nhãn

hiệu như 10 chiếc xe đã khấu hao Tình

huống này thể hiện như thế nào trong

bảng báo cáo hoạt động kinh doanh

(Profit & Loss) và trong bảng tính toán

dòng tiền mặt (Cash Flow)?

Kiến thức về cơ sở GAAP

6 Anh/Chị cần hoàn thiện tình

trạng dòng tiền mặt (Cash Flow) trong tổ

chức của mình Anh/Chị chú ý vào các chỉ

Kiến thức GAAP, hìnhd ung về mối tương quan giữa các thủ tục/thể thức

số kinh doanh nào và cố gắng ảnh hưởng

đến chỉ số nào trước hết?

khác nhau và các chỉ số trong kinh doanh

7 Hãy giải thích ý nghĩa của hoạt

động kinh doanh phòng ngừa và giảm

thiểu rủi ro (hedging)

Kiến thức về một trong các nguyên tắc giảm thiểu rủi ro tài chính

8 Hãy mô tả các khả năng và nguy

cơ chính khi tạo dựng một số trung tâm

lợi nhuận trong doanh nghiệp với nguồn

ngân sách độc lập

Mối tương quan giữa các yếu tố tài chính cấu thành với cơ cấu tổ chức và quản trị chung

9 Công ty Anh/Chị đã có doanh số

đáng kể, tuy nhiên, sự tích cực của các

nhà phân phối vẫn được coi là yếu, khối

lượng đơn hàng dường như vẫn giẫm

chân tại chỗ Anh/Chị có thể đề xuất

phương án hành động nào? Hãy gảii thích

Sự hiểu biết về cơ cấu tài chính trong việc kích thích kinh doanh, cách thức cho khách hàng mua theo hình thức thanh toán gối đầu

Hành chính, thư ký

1 Khách đến thương thảo với một

trong các vị lãnh đạo công ty sớm hơn 15

phút so với lịch hẹn Hành động của

Anh/Chị? Hãy giải thích

Khả năng thực hiện việc tiếp khách, sự thân thiện, kiểu văn hóa công

ty

2 Khách có hẹn với một trong các

vị lãnh đạo công ty và ngồi đợi đã 5 phút

Lúc này vị lãnh đạo nọ thông báo với

Anh/Chị rằng ông ta sẽ có mặt sau 15

Như trên

phút nữa Hành động của Anh/Chị

3 Hãy kiểm tra văn phòng/phòng

họp này Nó có ưu điểm gì và cần phải

hoàn thiện điểm gì nếu nhìn từ quan điểm

của một nhân viên quản trị hành chánh?

Khả năng nhanh chóng đánh gái tình huống, sự khách quan, chính xác, kỹ năng quản trị văn phòng

4 Hãy hình dung rằng, Anh/Chị

cần chọn lựa một nhà cung cấp văn phòng

phẩm tối ưu cho công ty Hãy mô tả hành

động của mình và cách thức mà Anh/Chị

sử dụng

Khả năng chọn lựa nhà cung cấp tối ưu, khả năng tiến hành đấu thầu, tính trung thành và tuân thủ lợi tích của công

ty

5 Một trong những nhiệm vụ của

Anh/Chị - lọc các cuộc gọi cho vị lãnh

đạo của Anh/Chị Anh/Chị sẽ thực hiện

việc này như tếh nào?

Khả năng quản lý – tính chính xác, sắp xếp trình tự ưu tiên

6 Cùng lúc có hai nhân viên đề

nghị Anh/Chị làm một việc gì đó (có

trong mô tả công việc của Anh/Chị)

Nhưng, Anh/Chị không thể làm cùng lúc

hai việc song song được, trong khi hai

nhân viên kia lại yêu cầu Anh/Chị thực

hiện công việc càng nhanh càng tốt

Hànhn động của Anh/Chị?

Sắp xếp trình tự ưu tiên, kỹ năng giao tiếp

7 Nhiệm vụ của Anh/Chị - chọn

nhà cung cấp và tổ chức bữa ăn trưa trong

văn phòng Hành động của anh/Chị

Như câu trả lời số 4 và mức độ chú

ý cũng như việc tính đến quyền lợi của các nhân viên khác trong công ty