Liên hệ thực tế kỹ năng thu thập thông tin ở cơ quan hoặc cơ sở nơi đồng chí công tác

Ưu điểm Việc thu thập thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý tại cơ quan X nơi tôi đang công tác bao gồm các khâu: nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin để ra quyết định; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện quyết định; tổng kết và rút kinh nghiệm. Nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin là khâu đầu tiên để ra quyết định, đặc biệt, đối với khâu ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý, thông tin đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu. Thu thập thông tin ở địa phương có thể được thực hiện qua nhiều kênh như: Chỉ đạo của cấp trên, phản ánh của cấp dưới, hội họp, qua phương tiện thông tin đại chúng, các cuộc tiếp xúc với nhân dân cũng như các ý kiến, kiến nghị và các dư luận xã hội trong nhân dân… Các kỹ năng thu thập thông tin tại cơ sở như: kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết, kỹ năng xác định nguồn thông tin, kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan, kỹ năng tìm đọc thông tin được cán bộ, công chức tại cơ quan nơi công tác thường xuyên rèn luyện và trao dồi, đảm bảo thực hiện khách quan và bám sát vào thông tin thực tế tại địa phương. Từ đó, các công việc được giải quyết kịp thời, chủ động trong công tác, trên cơ sở những thông tin thu được và căn cứ vào thực tiễn phát triển kinh tế cũng như tiềm năng của địa phương mình mà người lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định để phát triển kinh tế xã hội ở địa phương. Hạn chế Việc thu thập thông tin nếu được thực hiện tốt sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của địa phương, tuy nhiên trong công tác thu thập thông tin cũng không tránh khỏi những hạn chế như: Nắm thông tin không đầy đủ.

Kỹ năng thu thập thông tin? Liên hệ thực tế kỹ năng thu thập thông tin ở

cơ quan hoặc cơ sở nơi đồng chí công tác?

GỢI Ý TRẢ LỜI

1 Khái niệm thông tin và thu thập thông tin

* Khái niệm thông tin

Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiểu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo, quản lý

* Khái niệm thu thập thông tin

Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã định trước Thu thập thông tin có các đặc điểm như sau: 1) Hoạt động có tính mục đích; 2) Tính đa dạng về phương pháp, cách thức; 3) Từ nhiều nguồn, kênh thông tin khác nhau; 4) Quá trình diễn ra liên tục; 5) Chịu sự tác động của nhiều nhân tố liên quan đến kỹ năng, công nghệ; 6) Một khâu quan trọng trong quá trình thông tin của tổ chức

2 Các kỹ năng chủ yếu trong thu thập thông tin

* Một là, kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết

Để xác định được loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ năng như:

Kỹ năng nắm chắc mục đích, yêu cầu: Cần thông tin để làm gì? Về điều gì?

Kỹ năng phân loại thông tin: Cần trả lời câu hỏi đã có những thông tin gì? Còn thiếu những thông tin gì?

Kỹ năng phân loại hình thức thông tin định lượng Ví dụ: Các số liệu và thông tin định tính ví dụ các câu chuyện, các mẩu tin, các thông điệp, các hình ảnh, các âm thanh

Kỹ năng xác định loại thông tin theo mức độ rất cần thiết, cần thiết, bình thường có cũng được chưa có cũng được, chưa cần thiết và rất không cần thiết Việc thu thập thông tin chủ yếu tập trung vào loại thông tin rất cần thiết và cần thiết

* Hai là, kỹ năng xác định nguồn thông tin

Để thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin đó từ đâu, tức là nguồn tin

Kỹ năng xác định nguồn thông tin đòi hỏi phải làm rõ loại thông tin cần thiết và rất cần thiết đó ở đâu, cụ thể là kỹ năng trả lời những câu hỏi như: Ai nắm giữ, sở hữu thông tin? Ai có thể cung cấp thông tin? Ai có quyền đưa ra thông tin?

Kỹ năng xác định nguồn thông tin còn liên quan tới kỹ năng đặt và trả lời những câu hỏi khác về nguồn tin liên quan tới địa điểm, thời gian, cách tiếp cận nguồn tin

* Ba là, kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin là yếu tố quan trọng đảm bảo thông tin thu được có kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khách quan hay không Việc lựa chọn các phương pháp/kỹ thuật thu thập thông tin phụ thuộc vào các yếu tố như thời gian, tài chính, nhân lực, nội dung thông tin cần thu thập, Trên cơ sở cân nhắc các yếu tố trên, có thể lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin cơ bản như sau:

- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Đây là phương pháp sử dụng khá phổ

biến trong việc thu thập thông tin quản lý Để sử dụng phương pháp này cần phải xây dựng một bộ câu hỏi theo một trật tự logic nhất định, phù hợp với nội dung thông tin cần thu thập Thông tin thu được từ phương pháp này thường là những thông tin mang tính định lượng Bộ câu hỏi trong bảng hỏi cần được xây dựng dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau:

+ Bộ câu hỏi này sẽ hỏi ai? (Ai sẽ là người trả lời bảng hỏi?)

+ Bảng hỏi được người trả lời trực tiếp đọc và trả lời hay có người phỏng vấn? (Sử dụng biện pháp phỏng vấn hay phát vấn?)

+ Logic của bảng hỏi như thế nào? (Các câu hỏi bắt đầu từ vấn đề chung tới vấn

đề riêng hay ngược lại?)

- Phương pháp phỏng vấn sâu cá nhân Đây là phương pháp thu thập thông tin

bằng việc phỏng vấn trực tiếp các cá nhân, tập trung đi sâu vào một số khía cạnh cần quan tâm, phục vụ cho việc thu thập thông tin quản lý Sử dụng phương pháp này đòi hỏi người phòng vấn phải am hiểu sâu sắc về nội dung thông tin càn thu thập, đồng thời phải có kỹ năng giao tiếp, tương tác phù hợp với người được phỏng vấn (người cung cấp thông tin)

- Phương pháp thảo luận nhóm tập trung Đây là phương pháp thu thập thông

tin thông qua phỏng vấn một nhóm người có cùng hoàn cảnh, hay cùng kinh nghiệm

về nội dung cần thu thập thông tin Để thu thập thông tin hiệu quả, cuộc thảo luận đòi hỏi phải đáp ứng các yêu cầu sau:

+ Quy mô nhóm được phỏng vấn chỉ khoảng 6 - 8 người, các thành viên tham gia thảo luận nhóm đáp ứng một số yêu cầu như có hiểu biết về nội dung cần thu thập thông tin, địa vị xã hội tương đối ngang nhau

+ Quy trình tiến hành theo 3 bước cơ bản: 1) Làm quen và giới thiệu mục tiêu của thảo luận; 2) Tiến hành thảo luận về nội dung cần thu thập thông tin; 3) Kết luận những nội dung đã thống nhất và chưa thống nhất

+ Người điều khiển thảo luận cần phải có những kỹ năng tốt trong việc đặt câu hỏi, gợi mở cho các thành viên tham gia ý kiến, điều chỉnh và kiểm soát các thành viên sao cho ai cũng có cơ hội trình bày ý kiến

- Phương pháp phân tích tài liệu sẵn có Đây là phương pháp thu thập thông tin

thông qua việc phân tích các tài liệu đã có về nội dung cần quan tâm Chẳng hạn, thông tin ở hồ sơ, tài liệu, văn bản; thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet Phân tích nội dung tài liệu sẵn có là cách thức sử dụng các kỹ thuật, thao tác khoa học, hệ thống, khách quan để vạch ra những đặc điểm và tính chất của nội dung tài liệu Để đạt được kết quả tốt trong phân tích nội dung tài liệu,

có thể sử dụng một số các kỹ thuật sau:

+ Kiểm tra, làm sạch tài liệu: Mục đích của việc kiểm tra, làm sạch tài liệu là

đảm bảo dữ liệu thông tin đảm bảo về tính pháp lý, khách quan, độ tin cậy, xác thực

và tính chính xác cao

+ Trích dẫn tài liệu: Việc trích dẫn phải đảm bảo tính chính xác, trung thực với

nội dung tài liệu Trích dẫn tài liệu có thể bao gồm: trích dẫn nguyên văn những nội dung trong tài liệu, điều này giúp cho phân tích, mô tả nghiên cứu sinh động hơn, nhưng cũng có thể trích dẫn ý nghĩa của nội dung thông tin Tuy nhiên, cả hai loại trích dẫn này đều phải đảm bảo tính trung thực về thông tin

+ Lập bảng, biểu tóm tắt nội dung tài liệu: Mục đích lập bảng, biểu trong phân

tích tài liệu là tóm tắt nội dung tài liệu theo trật tự, logic nhất định để làm rõ ý tưởng

nghiên cứu.

+ Xây dựng các mô hình: Mục đích của việc này nhằm tập trung vào tìm hiểu

các mô hình về mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự vật, các cá nhân, nhóm xã hội Tìm hiểu xem có bao nhiêu mối liên hệ, kiểu liên hệ và quan trọng là mô hình miêu tả thành phần, cấu trúc của các sự kiện xã hội, các mạng lưới xã hội

+ Nhận xét và rút ra kết luận: Mục đích cuối cùng trong phân tích nội dung tài

liệu là phải rút ra được những nhận xét và kết luận về những thông tin liên quan tới cuộc nghiên cứu Kết luận xem nội dung tài liệu nói gì tới vấn đề, sự kiện, nội dung cần thu thập thông tin

* Bốn là, kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan

Quan sát là một trong những phương pháp thu thập thông tin trong quản lý Trong nghiên cứu khoa học, phương pháp quan sát được hiểu là “quá trình tri giác và ghi chép mọi yếu tố có liên quan tới đối tượng nghiên cứu phù hợp với đề tài và mục tiêu nghiên cứu” Trong lãnh đạo, quản lý, quan sát là hoạt động thu thập thông tin thông qua việc sử dụng các giác quan và phương tiện hỗ trợ để thu được những thông tin quản lý

Có nhiều cách phân loại khác nhau về phương pháp quan sát như quan sát theo chuẩn mực và quan sát tự do; quan sát công khai và quan sát bí mật; quan sát một lần

và quan sát nhiều lần, Tuy nhiên, phổ biến nhất là việc phân chia phương pháp quan sát thành hai loại là phương pháp quan sát tham dự và quan sát không tham dự

- Quan sát tham dự là phương pháp quan sát mà ở đó người đi quan sát trực tiếp

tham gia vào các hoạt động của người được quan sát Trong hoạt động quản lý, phương pháp quan sát tham dự có thể được sử dụng thông qua việc cán bộ sinh hoạt

“ba cùng” với dân

- Quan sát không tham dự là phương pháp quan sát mà người quan sát hoàn toàn

ở bên ngoài hoạt động của người được quan sát Người quan sát hoàn toàn đứng ngoài để theo dõi các tình huống và đơn thuần ghi lại những diễn biến đang diễn ra Mục đích của phương pháp quan sát là nhằm tìm ra ý nghĩa của các sự việc Để đạt hiệu quả, người quan sát phải có khả năng suy luận, phán đoán, so sánh, lựa chọn tổng thể các giác quan, chú ý lựa chọn thời điểm quan sát phù hợp Bên cạnh đó, để

thu thập được đầy đủ các thông tin thông qua phương pháp quan sát, người quan sát

có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để hỗ trợ như máy quay phim, máy ảnh, máy ghi âm,

* Năm là, kỹ năng đọc thông tin

Tìm đọc thông tin từ báo Cần chọn lọc loại báo và nhanh chóng xác định loại bài cần đọc từ báo đã được lựa chọn, cần đọc các bài đã lựa chọn một cách kỹ lưỡng

Có thể cần tìm hiểu thêm các nguồn thông tin khác để đảm bảo chắc chắn

Tìm đọc thông tin từ tạp chí Cần chọn lọc loại tạp chí và nhanh chóng xác định loại tạp chí cần đọc; cần xác định loại bài cần đọc trong tạp chí đã lựa chọn; cần đọc các bài đã chọn một cách kỹ lưỡng

Tìm đọc thông tin từ sách Tương tự như với báo và tạp chí, cần xác định loại sách cần tìm đọc Đọc lướt toàn bộ để nắm bắt nội dung chung của cuốn sách đã chọn Đọc kỹ những nội dung nào trực tiếp liên quan đến mục đích thu thập, xử lý thông tin

Tìm đọc thông tin từ mạng internet, cần sử dụng các công cụ, kỹ thuật truy cập

từ mạng internet: các từ khóa, các tên thông tin, tên tác giả; cần sử dụng các đường link để tìm đến các thông tin cần thiết; cần chọn loại thông tin đáng tin cậy, cần lưu giữ thành các tệp dữ liệu theo một trật tự sao cho có thể truy cập dễ dàng

Tìm đọc thông tin từ các báo cáo của các cơ quan chức năng Cần tiếp cận và đọc kỹ các báo cáo của các cơ quan chức năng Lập danh mục các báo cáo để dễ dàng theo dõi, truy cập, sử dụng

Tìm đọc thông tin từ các báo cáo kết quả nghiên cứu đã được công bố công khai, cần tiếp cận các báo cáo từ các cơ quan khoa học và từ các nhà khoa học Cần lưu giữ các báo cáo đó để có thể truy cập, sử dụng nhiều lần bởi vì các báo cáo khoa học thường chứa đựng nhiều thông tin giá trị theo nhiều cách khác nhau đòi hỏi phải được tìm đọc và sử dụng nhiều lần Việc lập danh mục tài liệu gồm các báo cáo là một kỹ năng quan trọng

3 Liên hệ thực tế kỹ năng thu thập thông tin ở cơ quan nơi đang công tác

Giới thiệu sơ lược về cơ quan, đơn vị công tác

Thực trạng thu thập thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý tại cơ quan tôi đang công tác

* Ưu điểm

Việc thu thập thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý tại cơ quan X nơi tôi đang công tác bao gồm các khâu: nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin để ra quyết định; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện quyết định; tổng kết và rút kinh nghiệm Nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin là khâu đầu tiên để ra quyết định, đặc biệt, đối với khâu ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý, thông tin đóng vai trò quan trọng

và không thể thiếu

Thu thập thông tin ở địa phương có thể được thực hiện qua nhiều kênh như: Chỉ đạo của cấp trên, phản ánh của cấp dưới, hội họp, qua phương tiện thông tin đại chúng, các cuộc tiếp xúc với nhân dân cũng như các ý kiến, kiến nghị và các dư luận

xã hội trong nhân dân…

Các kỹ năng thu thập thông tin tại cơ sở như: kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết, kỹ năng xác định nguồn thông tin, kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan, kỹ năng tìm đọc thông tin được cán bộ, công chức tại cơ quan nơi công tác thường xuyên rèn luyện và trao dồi, đảm bảo thực hiện khách quan và bám sát vào thông tin thực tế tại địa phương Từ

đó, các công việc được giải quyết kịp thời, chủ động trong công tác, trên cơ sở những thông tin thu được và căn cứ vào thực tiễn phát triển kinh tế cũng như tiềm năng của địa phương mình mà người lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định để phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương

* Hạn chế

Việc thu thập thông tin nếu được thực hiện tốt sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của địa phương, tuy nhiên trong công tác thu thập thông tin cũng không tránh khỏi những hạn chế như:

- Nắm thông tin không đầy đủ

- Nội dung thông tin thiếu khách quan

- Nội dung thông tin phản ánh không trung thực cuộc sống

- Các thông tin tràn lan, không chính thống

- Sự định hướng về thông tin của các ngành, các cấp có lúc chưa sâu sát.

- Cơ sở vật chất ở cơ sở còn hạn chế trong việc tra cứu thông tin trực tuyến

- Trình độ, năng lực của cán bộ thu thập thông tin còn hạn chế…

Những khuyết điểm, hạn chế như trên sẽ dẫn đến việc đưa ra các quyết định một cách chủ quan, duy ý chí và sai lầm, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phát triển kinh tế

- xã hội của địa phương

* Nguyên nhân hạn chế

Điều này xuất phát từ nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan Về mặt khách quan, do điều kiện kinh tế còn nhiều khó khăn, trang thiết bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác nắm bắt, xử lý thông tin ở cơ sở còn thiếu và kém chất lượng; chưa xây dựng được môi trường thông tin ở cơ sở một cách khoa học, mang tính liên tục đáp ứng nhu cầu thông tin thực tiễn ở cơ sở… Về mặt chủ quan, trình độ năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý cấp cơ sở hiện còn nhiều hạn chế Nhiều nơi, cán bộ không chủ động trong việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin; họ chỉ trông chờ vào sự hướng dẫn chỉ đạo từ cấp trên, chưa coi trọng việc khai thác thông tin từ trong nhân dân

* Một số giải pháp

Trong thời gian tới, để phát huy được vai trò quan trọng của thu thập thông tin trong trong hoạt động lãnh đạo, quản lý ở cơ quan tôi đang công tác cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

Thứ nhất, Đảng và Nhà nước cần tăng cường định hướng thông tin cho cấp cơ

sở Đồng thời tăng cường vai trò lãnh đạo của cấp ủy, lãnh đạo cơ quan trong việc

cung cấp, thu thập thông tin

Thứ hai, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị thông tin đảm bảo nguồn lực

vật chất cho mọi hoạt động của công tác thông tin, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thu thập và xử lý thông tin

Thứ ba, tăng cường việc giao lưu, trao đổi thông tin, học tập kinh nghiệm giữa các bộ

phận, cán bộ, công chức trong cơ quan và giữa các xã, phường, thị trấn với nhau

Thứ tư, nâng cao trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ cũng như trình độ lý

luận cho đội ngũ cán bộ, công chức cung cấp thông tin và cộng tác viên dư luận xã hội cũng như đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý ở địa phương