Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại ủy ban nhân dân tỉnh tây ninh

Tính cấp thiết của đề tài Công tác văn thư nói chung và quản lý nhà nước đối với công tác văn thư nói riêng tại UBND tỉnh Tây Ninh đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / ./

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

VŨ THỊ THANH TÂM

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ THỦY

TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020

MỤC LỤC

Trang Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các hình vẽ, biểu đồ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 8

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 8

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 9

7 Kết cấu của luận văn 10

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ

NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH 11

1.1 Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 11

1.1.1 Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư 11

1.1.2 Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 14

1.2 Cơ sở pháp lý và phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 28

1.2.1 Cơ sở pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 28

1.2.2 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 32

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác văn thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 34

1.3.1 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ công tác văn thư 35

1.3.2 Bộ máy làm việc và đội ngũ cán bộ công chức 35

1.3.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư 37

1.3.4 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức 37

1.3.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 38

1.4 Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác văn thư của Ủy ban nhân dân các tỉnh 39

1.4.1 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi 39

1.4.2 Ủy ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng 39

1.4.3 Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau 40

1.4.4 Bài học kinh nghiệm 40

Tiểu kết Chương 1 42

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 43

2.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh, phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 43

2.1.1 Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 43

2.1.2 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 44

2.2 Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 45

2.2.1 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư 46 2.2.2 Cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại Ủy ban

nhân dân tỉnh Tây Ninh 49

2.2.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư 56

2.2.4 Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư 67

2.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư 69

2.2.6 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư 71

2.3 Đánh giá chung về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 73

2.3.1 Ưu điểm 73

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 76

Tiểu kết Chương 2 80

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 81

3.1 Phương hướng hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2020-2025 81

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 83

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư 83

3.2.2 Tăng cường bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư 86

3.2.3 Tổ chức thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ văn thư 87

3.2.4 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 89

3.2.5 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn

nhân lực 92

3.2.6 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư 95

3.3 Kiến nghị 98

3.3.1 Chính phủ 98

3.3.2 Bộ Nội vụ 98

Tiểu kết Chương 3 100

KẾT LUẬN 101

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

PHỤ LỤC 113

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu

nghiêm túc của chính bản thân tôi, đồng thời được sự hướng dẫn khoa học của

cô hướng dẫn TS Nguyễn Thị Thủy - Học viện Hành chính Quốc gia

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu

khoa học nào của những người đi trước

Tác giả

Vũ Thị Thanh Tâm

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin được gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến giáo viên hướng dẫn của tôi là TS Nguyễn Thị Thủy – người đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quý báu, tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh nghiệm cho luận văn hoàn thành được thuận lợi

Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh Tây Ninh, Sở Nội vụ tỉnh Tây Ninh và Phòng Hành chính – Tổ chức đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành Luận văn và tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Ngoại vụ đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt nhất

Trân trọng cảm ơn!

Tp Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 5 năm 2020

Tác giả

Vũ Thị Thanh Tâm

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

1 Bảng 2.2 Thống kê trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh

2 Bảng 2.3 Kết quả khảo sát trình độ chuyên độ chuyên môn nghiệp

vụ của công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh

3 Bảng 2.4 Kết quả khảo sát về kinh nghiệm công tác của công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh

4 Bảng 2.5 Thống kê số lượng văn bản hành chính được ban hành tại UBND tỉnh Tây Ninh

5 Bảng 2.7 Thống kê số lượng văn bản QPPL ban hành tại UBND tỉnh Tây Ninh

6 Bảng 2.8 Thống kê số lượng văn bản QPPL sai sót về nội dung, thể thức tại UBND tỉnh Tây Ninh

7 Bảng 2.9 Thống kê số lượng văn bản đi, văn bản đến tại UBND tỉnh Tây Ninh

8 Bảng 2.10 Thống kê số lượng công chức tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng

9 Bảng 2.11 Thống kê số lượng công chức làm công tác chuyên môn tại UBND tỉnh Tây Ninh được cử đi đào tạo, bồi dưỡng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác văn thư nói chung và quản lý nhà nước đối với công tác văn thư nói riêng tại UBND tỉnh Tây Ninh đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của UBND tỉnh, góp phần quan trọng trong việc xây dựng, nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của công tác văn thư, hình thành một nguồn tài liệu có giá trị để giải quyết công việc trước mắt, đồng thời tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ tài liệu lâu dài về sau Tuy nhiên, QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh vẫn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế từ nhận thức về vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư; công tác xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư còn chậm so với quy định hiện hành đến đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu

về chuyên môn, nghiệp vụ; tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư chưa thống nhất, đồng bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này còn nhiều hạn chế; công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa gắn với đề án vị trí việc làm, vị trí công tác cũng như chưa gắn chính sách đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ, công chức và đặc biệt là trong công tác đề bạt chức vụ đối với những cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư; thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý kỷ luật trong công tác văn thư chưa được quan tâm thực hiện Nguyên nhân của thực trạng trên, suy cho cùng xuất phát từ công tác quản lý kém hiệu quả, từ việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý đến tổ chức chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, thiếu sự thống nhất, đồng bộ cũng như nhận thức của đội ngũ quản lý và những người phụ trách trực tiếp về vai trò của công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay Cho đến nay, mặc dù nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng về công tác văn thư, trong đó bao gồm những văn

bản quy định về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, tạo cơ sở pháp lý quan trọng để UBND tỉnh tổ chức, chỉ đạo, quản lý hiệu quả công tác văn thư Nhưng trên thực tế, hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh trong đó có UBND tỉnh Tây Ninh vẫn còn nhiều bất cập Vì thế, việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh là một việc làm cần thiết

Với mong muốn đem lại cái nhìn tổng quan về hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng, đồng thời đánh giá lại những mặt làm được, chưa làm được, tìm ra hạn chế và nguyên nhân chủ yếu, đưa ra giải pháp để tiếp tục thực hiện hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh ngày càng tốt hơn, góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận và thực tiễn về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh Vì vậy tác giả chọn đề tài

“Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh” để

thực hiện luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

QLNN đối với công tác văn thư không phải là hướng đề tài nghiên cứu mới, qua nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu, tác giả nhận thấy vấn đề này được nhiều người nghiên cứu với nhiều hình thức khác nhau như giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, bài viết, báo cáo khoa học Tuy nhiên, tác giả chỉ khái quát thành 02 nhóm như sau:

trong thời gian tới

“QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2011- 2017” của tác giả Lê Minh Nguyệt (2018) Luận văn phân tích thực

trạng QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chỉ ra những

ưu điểm, tồn tại, hạn chế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLNN

về công tác này tại tỉnh trong thời gian tới

“Đánh giá và đề xuất những giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường” Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và Quản trị Văn

phòng của tác giả Nguyễn Thị Hồng (2013) Luận văn đề cập đến những hạn chế của công tác văn thư, lưu trữ của UBND cấp phường, khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội Qua đó, đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở UBND cấp phường

“Hoàn thiện công tác văn thư tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Vĩnh (2018) Luận văn phân tích

thực trạng công tác văn thư tại Bộ Nội vụ, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế để từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay

“QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Bình Phước” của tác giả Phạm Nguyệt Hoa (2011) Luận

văn đề cập đến thực trạng QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ tại UBND tỉnh Bình Phước, phương hướng và giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư, lưu trữ tại UBND tỉnh Bình Phước

“QLNN về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại Thành phồ

Hồ Chí Minh” của tác giả Phạm Văn Năm (2010) Luận văn đã đề cập đến

thực trạng QLNN về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại Thành phố Hồ Chí Minh, qua đó đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường trong thời gian tới

“Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương - Thực trạng và giải pháp” Luận văn Thạc sĩ

khoa học chuyên ngành Lưu trữ của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy (2013) Luận văn đã đề cập đến thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương qua đó đánh giá vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục tại Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương

2.2 Một số bài viết công bố trên tạp chí

“Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học công tác lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp” của Dương Thị Thu Huyền, Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thư

lưu trữ Việt Nam số 10, năm 2014 Tác giả tập trung đánh giá thực trạng lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, kinh nghiệm lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan qua thực tiễn của một số cơ quan, tổ chức Đồng thời, đề ra các giải pháp để làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

“Đổi mới chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại và công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước” của TS Đoàn Thị Hòa, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 10, năm 2013

Tác giả đánh giá vai trò của công nghệ thông tin trong công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước và sự cần thiết đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ để đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại Qua đó, tác giả đề xuất một số kiến nghị để các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và các nhà chuyên môn quan tâm đúng mức để sản phẩm đào tạo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước và đáp ứng nhu cầu của toàn xã hội

“Hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước trong giai đoạn hiện nay” của ThS Hoàng Văn Thụ, ThS Hoàng Minh

Thơ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 8, năm 2010 Bài viết đã đánh

giá thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến từ thực tế các tỉnh phía Nam (Quảng Ngãi trở vào), nêu nguyên nhân dẫn đến những thực trạng đó Qua

đó, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, yếu kém trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức nhà nước

“Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” của ThS Lê Thanh Hùng, Tạp chí Văn thư - Lưu

trữ Việt Nam số 8, năm 2016 Tác giả nêu lên thực trạng công tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Qua đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong thời gian tới

“Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế” của Nguyễn Tất Thắng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ

Việt Nam số 2, năm 2016 Tác giả đã nêu ra những hạn chế, tồn tại trong công tác văn thư tại tỉnh Thừa Thiên Huế và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thừa Thiên Huế

“Quản lý văn bản đi theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thực trạng và giải pháp” của tác giả Nguyễn Thị Thủy, Tạp chí QLNN số

01, năm 2015 Tác giả đã nêu ra những tồn tại trong việc quản lý văn bản đi, xác định nguyên nhân của những tồn tại đó và đề ra giải pháp khắc phục những tồn tại trong việc quản lý văn bản đi của các cơ quan, tổ chức

“Vị trí, vai trò của công tác văn thư - lưu trữ trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36 a /NQ-CP” của Nguyễn Văn Kết, Tạp

chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1, năm 2016 Tác giả đã khái quát rõ văn thư - lưu trữ điện tử trong giai đoạn hiện nay và nêu lên thực trạng văn thư - lưu trữ điện tử Qua đó nêu rõ vai trò của cơ quan có chức năng quản lý nhà nước chuyên ngành trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay

“Văn thư - Lưu trữ điện tử và công tác đào tạo, bồi dưỡng trong thời đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4” của Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn

thư - Lưu trữ Việt Nam số 4, năm 2018 Tác giả đã nêu lên thông tin tổng quan về cuộc cách mạng 4.0, đồng thời chỉ ra những cơ hội và thách thức đối với công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành Lưu trữ học cũng như những kiến thức cần có trong chương trình đào tạo Lưu trữ tài liệu điện tử và nghiệp vụ công bố - giới thiệu tài liệu lưu trữ Qua đó, tác giả đưa một số kiến nghị để công tác đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao tạo ra sản phẩm tồn tại được trong kỷ nguyên số của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

“Cải cách hành chính trong công tác xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ” của Vũ Hải

Thanh, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 6, năm 2013 Bài viết đưa ra những tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh văn thư, lưu trữ và chế độ chính sách đối với những người làm công tác văn thư Xác định việc xây dựng đội ngũ công chức, viên chức giỏi về chuyên môn, vững về tư tưởng, lập trường chính trị, đầy đủ phẩm chất đạo đức là mục tiêu của ngành văn thư, lưu trữ vừa là phương thức xây dựng nhà nước trong giai đoạn hiện nay

“Yêu cầu đổi mới hoạt động QLNN về văn thư, lưu trữ Việt Nam thời

kỳ hội nhập và phát triển” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư -

Lưu trữ Việt Nam số 6, năm 2016 Tác giả đã khái quát việc phân định chức năng, nhiệm vụ và hoàn thiện bộ máy QLNN về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam hiện nay Đồng thời, nêu lên những thay đổi về đối tượng, phạm vi QLNN trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và yêu cầu đổi mới cơ quan QLNN trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Do đó, yêu cầu đặt ra là phải kiện toàn bộ máy QLNN

về văn thư, lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát triển

“Quản lý hồ sơ điện tử, những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của

PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1, năm 2017 Tác giả đã khái quát vấn đề mang tính lý luận liên quan đến hồ sơ điện tử, đây là cơ sơ, căn cứ cho việc ban hành các quy chế pháp lý liên quan đến quản lý hồ sơ điện tử được thực thi trong thực tiễn

Như vậy, đã có rất nhiều bài viết, nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư ở những khía cạnh khác nhau Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh Vì vậy, việc lựa chọn đề tài của tác giả đảm bảo tính mới, không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước Trong quá trình nghiên cứu

đề tài có tham khảo, kế thừa và phát huy những thành tựu của những công trình nghiên cứu có liên quan Những nghiên cứu này đã góp phần quan trọng vào việc phân tích lý luận và thực tiễn về công tác văn thư nói chung

và QLNN đối với công tác văn thư nói riêng đã giúp tác giả có cái nhìn khái quát và tiếp cận vấn đề nghiên cứu một cách có hệ thống cũng như phát hiện những vấn đề mới cần bổ sung, nghiên cứu thêm mà những tác giả đi trước chưa đề cập cũng như đối chiếu với tình hình thực tế tại UBND tỉnh Tây Ninh, qua đó đề xuất những giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện hoạt động QLNN tại UBND tỉnh Tây Ninh

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích

Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh; trên cơ sở đó đánh giá thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm đề ra phương hướng, giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

3.2 Nhiệm vụ

Để đạt được mục đích nói trên, Luận văn triển khai thực hiện các

nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh

- Phân tích thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh

Tây Ninh

- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

- Lý giải nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: tại UBND tỉnh Tây Ninh

- Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động QLNN

đối với công tác văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh

- Về thời gian: từ năm 2016 đến năm 2019

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1 Phương pháp luận

Tác giả vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn của QLNN đối với công tác văn thư Ngoài ra, tác giả còn dựa vào hệ thống pháp luật của nhà nước về quản lý công tác văn thư

để đánh giá QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Tác giả vận dụng kết hợp các phương pháp sau: phương pháp điều tra

xã hội học, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh Cụ thể như sau:

- Phương pháp điều tra xã hội học: thông qua việc phát phiếu điều tra đến bộ phận phụ trách công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm thu thập số liệu cụ thể liên quan đến các vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp thống kê: phương pháp này vận dụng để tổng hợp số liệu thu thập nhằm đưa ra nhận định về thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

- Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để so sánh kết quả thực hiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh

so với yêu cầu thực tế đặt ra

- Phương pháp phân tích: phương pháp này được vận dụng để phân tích từng bộ phận, từng vấn đề của quản lý nhà nước đối với công tác văn thư nhằm hiểu rõ bản chất của từng bộ phận, từng vấn đề đó

- Phương pháp tổng hợp: dựa trên kết quả phân tích để liên kết các thuộc tính, các bộ phận, các mặt vấn đề để từ đó đánh giá về mặt lý luận và thực tiễn nhằm rút ra được bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa về lý luận

Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận và pháp lý đối với công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh Qua đó, rà soát, khắc phục những bất cập, chồng chéo của hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư và vận dụng tốt hơn vào thực tiễn hoạt động QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ

lục, Luận văn bao gồm 3 chương:

- Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với

công tác văn thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

- Chương 2 Thực trạng quản lý nhà nước đối với tác văn thư tại Ủy

ban nhân dân tỉnh Tây Ninh

- Chương 3 Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với

công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm

Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ, thư tín Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triểu đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phương tiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản…tức là làm công tác văn thư Văn bản đã và đang được các

cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo

và điều hành các mặt công tác

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩa xuất bản bằng tiếng Nga năm 1982 được dịch sang tiếng Việt là công tác văn thư và công tác này được giải thích như sau: “toàn bộ công việc

về văn bản hóa (lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổ chức văn bản trong các cơ quan đó”

Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn, được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen, NewYork, London, Paris năm

1988, “Records management”, được dịch là công tác văn thư Records management được giải thích như sau: quản lý văn bản là một lĩnh vực quản

lý hành chính tổng hợp liên quan đến sự đạt được tinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra, duy trì, sử dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản)

Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn bản QPPL Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư, lưu trữ ở nước ta, theo đó, công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc có liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức hoặc công tác văn thư là toàn bộ các quy trình QLNN và quản

lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ

Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” đã được đề cập trong các tài liệu trong nước và nước ngoài Mặc dù khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức Như vậy, để thống nhất

sử dụng khái niệm đã được quy định tại Điều 1, Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư: “công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản

lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý

và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”

1.1.1.2 Nội dung cơ bản của công tác văn thư

Một là, soạn thảo, ký ban hành văn bản: việc soạn thảo và ban hành

văn bản phải đảm bảo về thể thức bao gồm: quốc hiệu và tiêu ngữ; tên cơ

quan, tổ chức ban hành hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và thời gian ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng phát hành; địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, fax Bên cạnh đó, kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo theo đúng quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,

vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản Trong quá trình

hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất thường xuyên và thực hiện theo đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Đồng thời, trong việc ký văn bản thực hiện theo chế độ làm việc của

cơ quan tổ chức: thủ trưởng hay tập thể Đồng thời, người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành và người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số, vị trí,

hình ảnh chữ ký số theo quy định

Hai là, quản lý văn bản: quản lý văn bản chính là việc áp dụng các

biện pháp khoa học, nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn và văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử

dụng Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư

Ba là, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, việc lập hồ sơ đối với các văn bản đã giải quyết xong ở cơ quan, tổ chức Mặt khác, để hồ sơ lập ra có chất lượng, phải

đáp ứng được nội dung và yêu cầu của việc lập hồ sơ Về nội dung, công việc lập hồ sơ được thực hiện đầy đủ việc lập danh mục hồ sơ; mở hồ sơ; thu

thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ

Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật : con dấu

là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, con dấu là thành phần biểu thị vị trí cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác Mặt khác, trong giai đoạn hiện nay cùng với quá trình xây dựng chính phủ điện tử hình thành thêm thiết bị lưu khóa bí mật của các cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử Vì vậy, con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được bảo quản an toàn để ngăn ngừa những hành vi phi pháp, gây tổn hại đến trật tự xã hội, an ninh chính trị, kinh tế, quốc phòng của đất nước, lợi ích của các cơ quan, tổ chức và công dân

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy

sang văn bản điện tử

1.1.2 Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư

1.1.2.1 Khái niệm về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư

Khái niệm quản lý nhà nước chỉ xuất hiện và tồn tại cùng với sự ra đời

và tồn tại của nhà nước Theo nghĩa rộng, quản lý nhà nước là hoạt động tổ chức, điều hành của cả bộ máy nhà nước, là sự tác động, tổ chức của quyền lực nhà nước trên các phương diện lập pháp, hành pháp và tư pháp Theo cách hiểu này, quản lý nhà nước là hoạt động của cả ba hệ thống cơ quan nhà nước: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp Như vậy, quản

lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành

vi hoạt động của con người để chúng phát triển, đạt đến mục đích đề ra và

đúng ý chí của người quản lý

Có nhiều định nghĩa về quản lý nhà nước, chẳng hạn như: QLNN là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật nhằm thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nước trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo

vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa hoặc trong “Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam” của Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh, đã đưa ra về định nghĩa QLNN như sau: “Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể mang quyền lực nhà nước, chủ yếu bằng pháp luật, tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước” [64, tr.431]

QLNN là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, xuất hiện và tồn tại cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nhà nước QLNN là hoạt động mang tính chất quyền lực nhà nước, được sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội QLNN được xem là hoạt động thuộc chức năng của nhà nước trong quản lý xã hội và có thể xem là hoạt động chức năng đặc biệt Trong thực tế QLNN được hiểu theo hai nghĩa:

Một là, theo nghĩa rộng, “QLNN là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà nước từ cơ quan quyền lực nhà nước: Quốc hội và HĐND các cấp; các cơ quan hành chính nhà nước: Chính phủ, các Bộ, UBND các cấp; cơ quan kiểm sát” Theo nghĩa này, QLNN bao gồm toàn bộ hoạt động của bộ máy nhà nước, tức toàn bộ các hoạt động từ ban hành văn bản mang tính luật đến việc chỉ đạo trực tiếp hoạt động của các đối tượng bị quản lý và vấn đề tư pháp đối với đối tượng quản lý cần thiết của nhà nước Nói cách khác, QLNN bao gồm tự hoạt động lập pháp, hoạt động hành pháp đến hoạt động

tư pháp

Hai là, theo nghĩa hẹp, “QLNN là hoạt động của riêng hệ thống cơ quan HCNN (quản lý HCNN): Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ

quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp, các sở, phòng, ban chuyên môn của UBND” Theo nghĩa này, QLNN chỉ bao gồm hoạt động hành pháp, đây là hình thức hoạt động của Nhà nước được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các cơ quan hành chính nhà nước, có nội dung là đảm bảo sự chấp hành luật, pháp lệnh, nghị quyết của các cơ quan quyền lực nhà nước, nhằm tổ chức và chỉ đạo một cách trực tiếp, thường xuyên công cuộc xây dựng kinh tế, văn hóa - xã hội và hành chính - chính trị

Tóm lại, QLNN đối với công tác văn thư là sự tác động của nhà nước thông qua hệ thống pháp luật, bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ để công tác văn thư phát triển theo đúng những mục tiêu đã định của nhà nước

và của toàn xã hội

1.1.2.2 Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư

Theo Điều 4, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 thì công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật, đây là nguyên tắc đảm bảo việc quản lý công tác văn thư được thống nhất và đem lại hiệu quả Đồng thời, theo Điều 34 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì quản lý nhà nước đối với công tác văn thư với 07 nội dung Tuy nhiên, trong Luận văn tác giả tập trung vào 06 nội dung quản lý nhà nước, cụ thể:

Thứ nhất, xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư

Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn là một nội dung quan trọng, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý đối với công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức Làm tốt nội dung này sẽ tăng cường hiệu quả QLNN về công tác văn thư, giúp cơ quan, tổ chức thực hiện một cách thống nhất các nghiệp vụ văn thư và các nội dung khác có liên quan, đưa công tác văn thư đi vào nền nếp, đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý Mặt khác, trong hoạt động QLNN

đối với công tác văn thư phải được thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật với hệ thống luật pháp hoàn chỉnh, theo những quy định về địa vị pháp lý, quy mô và thẩm quyền của nó Nghĩa là cơ quan thực hiện chức năng quản lý không được thực hiện hoạt động vượt quá thẩm quyền được giao, đồng thời cũng không được buông lỏng lĩnh vực thuộc thẩm quyền Do đó, cần có một

hệ thống các văn bản QPPL của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện tốt các quy định đối với công tác này, cụ thể:

Một là, Nghị định là văn bản do Chính phủ ban hành theo thẩm quyền,

tạo cơ sở pháp lý quan trọng để quy định những vấn đề có liên quan đến công tác văn thư và QLNN về công tác văn thư

Hai là, Thông tư là văn bản do Bộ Nội vụ ban hành theo thẩm quyền

để quy định chi tiết điều, khoản, điểm được giao liên quan đến công tác văn thư và QLNN đối với công tác này để giải thích, hướng dẫn và đưa ra biện pháp thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao liên quan đến công tác văn thư

Ba là, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội

vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ QLNN về văn thư trong phạm vi cả nước Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành các văn bản hành chính thông thường để hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư như công tác tập huấn, công tác trả lời, tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức địa phương Công tác tập huấn bao gồm nội dung phổ biến pháp luật và tập huấn theo chuyên đề, công tác trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức bao gồm trả lời, tư vấn bằng văn bản và qua điện thoại

Bốn là, UBND cấp tỉnh theo thẩm quyền ban hành văn bản quy định

tại Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015 và các văn bản khác có liên quan, ban hành các văn bản QPPL như Quyết định để cụ thể hóa các điều, điểm, khoản được giao tại văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trên

liên quan đến công tác văn thư và QLNN về công tác văn thư của UBND cấp tỉnh cũng như ban hành văn bản hành chính thông thường, hành chính cá biệt

để chỉ đạo, hướng dẫn và định hướng nhiệm vụ cần thực hiện cho các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN của UBND cấp tỉnh

Năm là, Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, có

chức năng tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư, thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND tỉnh và theo quy định của pháp luật Đồng thời, ban hành các văn bản hành các văn bản hành chính thông thường để hướng dẫn nghiệp vụ, yêu cầu báo cáo và thực hiện công tác kiểm tra đối với các cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh có liên quan đến công tác văn thư, góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực văn thư từ trung ương đến cơ sở

Trong giai đoạn hệ thống pháp luật tương đối hoàn chỉnh như hiện nay, việc xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư phải đảm bảo tính khả thi, phù hợp, nhằm tạo sự thống nhất từ Trung ương đến địa phương, tạo sự chuyển biến tích cực trong nhận thức xã hội về

vị trí, vai trò của công tác này cũng như giúp UBND cấp tỉnh quản lý tốt hơn công tác văn thư, đưa nó đi vào nền nếp

Thứ hai, xây dựng bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác văn thư

- Về xây dựng bộ máy làm công tác văn thư: theo quy định cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư như xây dựng các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công

tác văn thư

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các cấp, trong đó quy định cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện gồm Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho

Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện

Có thể thấy Thông tư số 02/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc kiện toàn hệ thống tổ chức quản lý Văn thư - Lưu trữ, đây là cơ sở pháp lý để hình thành tổ chức bộ máy cũng như bước tiến dài của tổ chức bộ máy về Văn thư - Lưu trữ

Trong cơ quan, bộ phận văn phòng (hoặc Phòng Hành chính) thường

là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này Vì vậy, Văn phòng (Phòng Hành chính) là đơn vị đầu mối của công tác văn thư, có nhiệm

vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận,

tổ chức xử lý, chuyển giao văn bản đến các đơn vị làm thủ tục phát hành văn bản đi do cơ quan ban hành Bộ phận hay người làm văn thư cơ quan thường

trực thuộc Văn phòng (Phòng Hành chính) Hiện nay, có hai hình thức tổ

chức công tác văn thư được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức, đó là hình thức

văn thư tập trung và hình thức văn thư hỗn hợp

Có thể thấy, bộ máy làm văn thư được kiện toàn qua thời gian và được

sự quan tâm của các cấp, các ngành, đáp ứng được yêu cầu thực hiện công tác văn thư được hiệu lực, hiệu quả, phù hợp với quá trình cải cách hành

chính trong giai đoạn hiện nay

- Về bố trí nhân sự làm công tác văn thư: căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ chức văn thư hoặc bố trí người làm văn thư Những cơ quan khối lượng công việc ít có thể bố trí 01 biên chế chuyên trách làm công tác văn thư, những cơ quan khối lượng công việc nhiều có thể bố trí từ 02 biên chế văn thư chuyên trách trở lên Số lượng biên

chế cán bộ văn thư của cơ quan được xác định trước hết căn cứ vào khối lượng công việc và chỉ tiêu biên chế chung của từng cơ quan, đơn vị và căn

cứ vào chế độ, quy định của nhà nước

Đối với UBND cấp tỉnh, việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư được quy định tại Điều 6, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm

2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp

Việc bố trí người làm công tác văn thư phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư bao gồm chức danh văn thư chính, văn thư và văn thư trung cấp và tiêu chuẩn chung về phẩm chất của chức danh văn thư Đồng thời phải gắn với nhiệm vụ sắp xếp tổ chức, biên chế, định mức lao động, chế độ đãi ngộ, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và tùy tình hình thực tế mà có cách tiếp cận linh hoạt, đảm bảo bố trí nhân sự đúng chuyên môn, chức danh, nghiệp vụ và kinh nghiệm công tác vào vị trí văn thư

Thứ ba, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư

Để thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, các

cơ quan QLNN cần ban hành các quy định, hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư và ban hành các văn bản quy định đã cụ thể hóa để thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình Chính vì vậy, các khâu nghiệp vụ văn thư bao gồm: soạn thảo và hành văn bản; quản lý văn bản; lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên có thẩm quyền trên cơ sở

các văn bản QPPL hướng dẫn, chỉ đạo công tác văn thư của các cơ quan, thể hiện cụ thể như sau:

Một là, Chính phủ cần ban hành hệ thống văn bản QPPL để quy định

những nội dung có liên quan đến công tác văn thư Những văn bản này là cơ

sở để Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước triển khai đến các cơ quan QLNN ở địa phương, nhằm hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư, đây là cơ sở để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thư, khen thưởng, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền liên quan đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Hai là, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm căn cứ các quy định và hướng

dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên để ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định Mặt khác, để thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ, UBND cấp tỉnh phải có những hướng dẫn cụ thể, rõ ràng đối với sự phân công, phân nhiệm cho từng người, từng bộ phận trong các cơ quan, tổ chức bởi công tác văn thư bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ với những nội dung mức độ phức tạp khác nhau, tùy thuộc vào các vị trí công tác và khả năng của mỗi người để có thể tham gia vào các khâu nghiệp vụ nhất định và đảm bảo các khâu nghiệp vụ được vận hành thông suốt, đem lại hiệu quả cao cho hoạt động quản lý

Việc tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư là trách nhiệm của mọi cơ quan hành chính, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền của mình mà chủ động, đảm bảo việc chấp hành theo đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo các khâu nghiệp vụ được thực hiện đồng

bộ, thống nhất trên cơ sở các văn văn bản quy định của các cơ quan nhà nước

có thẩm quyền, đồng thời, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ,

công chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ được giao

Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư

Tất cả các hoạt động quản lý muốn thực hiện có hiệu quả, thông suốt, ngoài hệ thống các văn bản quy định, hướng dẫn, đội ngũ nhân sự thì cơ sở vật chất, thiết bị đóng vai trò quan trọng không kém Đối với công tác văn thư cũng vậy, cơ sở vật chất, thiết bị cần có để thực hiện có hiệu quả công tác này là trụ sở, phòng làm việc, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy điện thoại, giá đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, cặp ba dây, bìa trình ký, hộp đựng hồ sơ, kẹp giấy, ghim, kéo, thước, bút, máy điều hòa nhiệt độ, quạt gió, đèn chiếu sáng theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư Bên cạnh đó, dành một khoản kinh phí đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư nhằm cải thiện môi trường làm việc, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập

Đối với UBND cấp tỉnh, cơ sở vật chất cần đầu tư cũng là trụ sở, phòng làm việc, bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy, máy điện thoại, giá đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, cặp ba dây, bìa trình ký, hộp đựng hồ sơ, kẹp giấy, ghim, kéo, thước, bút, máy điều hòa nhiệt

độ, quạt gió, đèn chiếu sáng Mặt khác, cần khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ

sở vật chất hiện có này nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác văn thư và kịp thời sửa chữa, bảo dưỡng những trang thiết bị, máy móc hư hỏng, mua sắm mới để công tác văn thư không bị gián đoạn

Khọc công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công tác thu thập và xử lý thông tin nói chung và công tác văn thư nói riêng, vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư cần được quan tâm thực hiện trong giai đoạn hiện nay cũng như áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, các phần mềm quản lý văn bản đi,

đến, khiếu nại tố cáo, phản ánh kiến nghị, họp không giấy,…những thành tựu của khoa học và công nghệ tác động đến quy trình quản lý cũng như các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư Do đó, trong hoạt động quản lý của mình, UBND cấp tỉnh cũng cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng các phần mềm gửi, nhận văn bản, thư tín điện tử, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến quản lý văn bản, lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy phát sinh trong quá trình xử lý công việc

Thứ năm, đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư

Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong các cơ quan, tổ chức ở Trung ương,

ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước [30, tr.1]

Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị

sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật [30, tr.2]

Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm,

làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật hiện hành [31, tr.1]

Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật, đây là đội ngũ quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động quản lý Đối với công tác văn thư cũng vậy, muốn hoạt động hiệu lực, hiệu quả cũng cần phải có một đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức này, đồng thời phải quy định rõ trách nhiệm của đội ngũ này trong việc quản lý và hoạt động của công tác văn thư [5, tr.4]

Ngoài đội ngũ làm công tác văn thư thì đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chuyên môn, tham gia thực hiện xử lý và giải quyết các công việc có liên quan đến công tác văn thư như soạn thảo, lưu trữ, lập

hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan và thực hiện các quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức Do đó, cũng cần quan tâm đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ làm công tác chuyên môn, bởi hai đội ngũ này có mối liên hệ, hỗ trợ lẫn nhau trong trao đổi, cung cấp thông tin

để hoàn thành nhiệm vụ được giao

Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những hoạt động quan trọng nhất của phát triển nguồn nhân lực nói chung và phát triển nguồn nhân lực về công tác văn thư nói chung Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức là quá trình tổ chức học tập cho đội ngũ này nhằm trang bị, cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc, giúp họ thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao Nội dung đào tạo bồi dưỡng cần tập trung vào việc đào tạo về chuyên môn, bồi dưỡng về nghiệp vụ, lý luận chính trị, đạo đức nghề nghiệp, kiến thức QLNN, an ninh - quốc phòng, kiến thức tin học, ngoại ngữ theo tiêu chuẩn quy định

Đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, UBND cấp tỉnh trước hết và quan trọng nhất là phải quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, các kỹ năng chuyên môn, hiểu sâu sắc về nghề nghiệp, nhiệm

vụ mà họ được giao; thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu; có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác; có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ văn thư và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại Đồng thời phải có các kỹ năng giao tiếp cần có như ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm; kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ và lưu trữ văn bản;

kỹ năng điều hành công việc cơ quan, tổ chức; xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hòa với mọi người và biết tự kiềm chế mình; tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích hợp trong mọi tình huống; có khả năng nhớ chính xác, các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, địa dư, số liệu; hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh Ngoài việc tinh thông nghiệp vụ, nắm vững trình tự, thủ tục giải quyết công việc, tính chuyên nghiệp của công chức, viên chức còn thể hiện thông qua nhiều khía cạnh khác, kể cả sử dụng các công cụ hỗ trợ (như ngoại ngữ, tin học), bởi đây là yếu tố cần thiết cho hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức trong điều kiện hội nhập hiện nay

Ngoài ra, đối với cán bộ quản lý về công tác văn thư cần có thêm khả năng phân tích, dự đoán tình hình và hoạch định chính sách phù hợp Bên cạnh đó, phải tập trung bồi dưỡng về lý luận chính trị nhằm củng cố bản lĩnh chính trị, nâng cao sự hiểu biết pháp luật về công tác văn thư, củng cố ý thức trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ được giao, bồi dưỡng về đạo đức nghề nghiệp nhằm giáo dục thái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ, công chức, viên chức Vì vậy, đào tạo, bồi dưỡng là cần thiết vì nó đáp ứng nhu cầu học tập và phát triển; nâng cao được trình độ năng lực; cập nhật đổi mới tư duy, phát huy tính sáng tạo sử dụng kiến thức về các lĩnh vực: pháp luật, nghiệp vụ chuyên môn, các lĩnh

vực khác liên quan đến lĩnh vực tác nghiệp

Đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác chuyên môn, UBND cấp tỉnh cũng cần có chính sách đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ này

để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhật những kiến thức cần thiết về QLNN, CCHC, kiến thức về hội nhập và kỹ năng thực thi công việc, giúp họ nâng cao năng lực thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm được giao, đồng thời hoàn thiện các tiêu chuẩn của ngạch, của từng vị trí chức danh đang đảm nhiệm và trong công tác phối hợp với đội ngũ làm công tác văn thư để cùng nhau thực hiện nhiệm vụ được giao ngày càng tốt hơn

Thứ sáu, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư

Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng QLNN của mỗi cơ quan Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất Công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành văn thư lưu trữ nói chung và văn thư nói riêng do Thanh tra Bộ Nội Vụ đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác văn thư Hàng năm, thanh tra

Bộ Nội Vụ tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan văn thư từ trung ương đến địa phương về việc thực hiện các văn bản QPPL tại bộ phận văn thư của

cơ quan sau đó báo cáo với Lãnh đạo Bộ Nội Vụ

Đối với cấp tỉnh, Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực hiện công tác thanh tra trong công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác văn thư nói riêng theo quy định, hàng năm, Thanh tra Sở Nội vụ tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan, tổ chức tại địa phương về việc thực hiện các văn bản QPPL tại bộ phận văn thư của cơ quan sau đó báo cáo với Lãnh đạo UBND cấp tỉnh [22]

Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng của nhà nước và là cơ sở cho việc điều chỉnh các văn bản QPPL về lĩnh vực

văn thư, để phát huy điểm tích cực kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có)

từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá

về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật, khách quan và công bằng, công tác thanh tra cần được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kì và trong trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất

- Kiểm tra trong công tác văn thư: kiểm tra là quá trình đo lường hoạt

động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu Kiểm tra thường bao gồm kiểm tra đột xuất và kiểm tra định kỳ Đối với công tác văn thư, hoạt động

kiểm tra chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư

như: công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

- Đối với việc thực hiện công tác khen thưởng trong lĩnh vực văn thư:

cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật đồng thời, ngoài việc khen thưởng cho

cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn theo quy định của pháp luật thì công chức, viên chức, người lao động ở các cơ quan, đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; công chức, viên chức, người lao động chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư tại Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ các quận huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; cán bộ, công chức làm công tác tham mưu QLNN về công tác văn thư cấp tỉnh, cấp huyện; công chức, viên chức, người lao động chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước được tặng kỷ niệm chương “vì sự nghiệp văn thư”

Xử lý vi phạm trong công tác văn thư: người nào vi phạm các quy định

về công tác văn thư và các quy định khác của pháp luật về công tác này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật

Như vậy, tùy theo tính chất và nội dung cần thực hiện mà UBND cấp tỉnh, Sở Nội vụ áp dụng hình thức kiểm tra hay thanh tra, khen thưởng và xử

lý vi phạm cho phù hợp với tình hình thực tế Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có quy định chỉ mang tính chất chung chung chưa quy định cụ thể

về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong ngành văn thư Điều này phần nào gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra, vì vậy trong thời gian tới, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần có những quy định cụ thể hơn về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong công tác văn thư

1.2 Cơ sở pháp lý và phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư

1.2.1 Cơ sở pháp lý quản lý nhà nước đối với công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức trong hệ