Điều hành hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện đan phượng, thành phố hà nội

Do vậy, cần cải thiện chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp và giúp việc cho lãnh đạo UBND huyện, nhằm tạo cơ sở cho UBND nói chung và

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ THANH HÀ

ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC

NGUYỄN THỊ THANH HÀ

ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

Người hướng dẫn khoa học: TS Vũ Đăng Minh

HÀ NỘI, 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi Các thông tin, tư liệu được sử dụng trong Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, các kết quả nghiên cứu là quá trình lao động trung thực

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Thị Thanh Hà

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin tỏ lòng biết sâu sắc tới Ban Giám đốc, đội ngũ các giảng viên, cán bộ của Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức và hỗ trợ chu đáo quá trình học tập của tập thể học viên cao học

Với tình cảm trân trọng và chân thành, tác giả xin bày tỏ sự biết ơn đối

với TS Vũ Đăng Minh - Bộ Nội vụ về sự hướng dẫn khoa học tận tình cho

tác giả trong suốt quá trình thực hiện Luận văn này

Xin chân thành cảm ơn lãnh đạo trong cơ quan, các đồng nghiệp, gia đình và bạn bè đã quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện để tác giả hoàn thành Luận văn này

Tác giả

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 8

1.1 Một số khái niệm có liên quan đề tài nghiên cứu 8

1.1.1 Khái niệm văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 8

1.1.2 Quan niệm điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 12

1.2 Nội dung điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 19 1.2.1 Lập kế hoạch 19

1.2.2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động 22

1.2.3 Tổ chức và điều hành hội họp 24

1.2.4 Thiết kế công việc và phân tích công việc 25

1.2.5 Phân công và phối hợp 26

1.2.6 Tổ chức công tác thông tin và giao tiếp 26

1.2.7 Xây dựng văn hóa công sở 29

1.2.8 Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ 30

1.2.9 Kiểm tra 30

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện 32

1.3.1 Các yếu tố bên trong công sở 32

1.3.2 Các yếu tố bên ngoài công sở 34

Tiểu kết Chương 1 36

Chương 2 THỰC TIỄN ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 37

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 37

2.1 Giới thiệu về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng 37

2.1.1 Khái quát chung 37

2.1.2 Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng 40

2.2 Thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng 49

2.2.1 Lập kế hoạch 49

2.2.2 Tổ chức và điều hành hội họp 51

2.2.3 Thiết kế công việc và phân tích công việc 52

2.2.4 Phân công, phối hợp trong công việc và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức 52

2.2.5 Tổ chức công tác thông tin và giao tiếp 54

2.2.6 Xây dựng văn hóa công sở 56

2.2.7 Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ 56

2.2.8 Kiểm tra, đánh giá 58

2.3 Đánh giá chung 59

2.3.1 Những kết quả đạt được 59

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế 61

2.3.3 Nguyên nhân 63

Tiểu kết Chương 2 65

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 66

3.1 Phương hướng phát triển văn phòng cấp huyện trong thời kỳ hội nhập và phát triển 66

3.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động điều hành Văn phòng 66

3.1.2 Phục vụ kịp thời, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của huyện 67

3.1.3 Thực hiện công tác cải cách hành chính gắn với nâng cao năng suất, chất lượng phục vụ huyện, phục vụ khách hàng 67

3.1.4 Thực hiện nghiêm túc Luật Phòng chống tham nhũng, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 68

3.2 Một số giải pháp 69

3.2.1 Nhóm giải pháp về chính quyền điện tử 69

3.2.2 Nhóm giải pháp về xây dựng quy chế làm việc, tối ưu hóa quy trình tổ chức công việc, tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị trong và ngoài Hộ đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện 72

3.2.3 Nhóm giải pháp về tăng cường hỗ trợ kinh phí, đầu tư về cơ sở vất chất, trang thiết bị làm việc; đổi mới chính sách tài chính và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và điều hành văn phòng huyện 79

3.2.4 Nhóm giải pháp liên quan đến phương thức tổ chức điều hành, cải cách thủ tục hành chính và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn phòng huyện 86 3.3 Điều kiện khả thi của các giải pháp 95

3.3.1 Có cơ chế 95

3.3.2 Quyết tâm chính trị 95

3.3.3 Thí điểm và rút kinh nghiệm 96

Tiểu kết Chương 3 97

KẾT LUẬN 98

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

PHỤ LỤC 106

Công nghệ thông tin Chính phủ điện tử CQHCNN

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện 11

Sơ đồ 1.2 Quy trình lập kế hoạch 21

Sơ đồ 1.3 Quy trình soạn thảo (sửa đổi) quy chế hoạt động 24

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan Phượng 39

Bảng 2.1 Biên chế các cơ quan chuyên môn thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng 40

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Một trong những nội dung cải cách hành chính là xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ thống hành chính, đồng thời đổi mới phương thức điều hành của hệ thống này từng bước làm cho bộ máy phù hợp yêu cầu phát triển và hội nhập kinh tế đất nước cũng như của thủ đô

Cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương được tổ chức thành 3 cấp: Cấp tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), cấp huyện (quận), cấp xã (phường) Mọi hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) ở cấp quận - huyện (sau đây viết gọn là cấp huyện) tập trung vào Ủy ban nhân dân (UBND) Mọi quyết định của lãnh đạo UBND về mọi mặt chính trị, kinh tế, xã hội, văn hóa

ở địa phương đều được thực hiện trên cơ sở có sự trợ giúp, tham mưu trực tiếp của các cơ quan, công chức chuyên môn thuộc các đơn vị, phòng, ban trực thuộc trong đó trước nhất là của Văn phòng Với chức năng, nhiệm vụ của mình, bộ máy chính quyền địa phương đóng vai trò rất quan trọng, là nơi trực tiếp tổ chức triển khai các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước vào cuộc sống Do đó, chính quyền địa phương phải được tăng cường mạnh mẽ hơn nữa để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được giao

Trong mọi hoạt động của chính quyền các cấp, Văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng Văn phòng là bộ máy giúp việc điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản

lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là bộ máy giúp việc điều hành tổng hợp của chính quyền cấp huyện, là cầu nối truyền đạt và xử lý thông tin giữa chính quyền cấp thành phố và cấp xã - phường Văn phòng là một bộ phận cấu thành của UBND huyện, có vai trò quan trọng trong việc tham mưu, tư vấn, tổng hợp, hậu cần, giúp cho lãnh đạo

2

UBND huyện ban hành các quyết định đúng pháp luật, hiệu quả và mang tính khả thi Như vậy, Văn phòng HĐND và UBND có vị trí, vai trò quan trọng đối với UBND, có ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến việc thực thi nhiệm vụ của bộ máy chính quyền cấp huyện Chính vì vậy, hiệu lực, hiệu quả của UBND huyện nói chung và của lãnh đạo UBND huyện với tư cách cá nhân nói riêng đòi hỏi Văn phòng được điều hành theo những phương thức, phong cách, biện pháp kỹ thuật thích hợp nhằm phát triển và phát huy một đội ngũ cán

bộ, cán bộ Văn phòng có đủ năng lực, trình độ và phẩm chất đáp ứng yêu cầu mới Đan Phượng là một trong 29 quận, huyện của thủ đô Hà Nội Kể từ Nghị quyết số 15/2008/NQ- QH12 của Quốc hội ban hành ngày 29/5/2008 về việc điều chỉnh địa giới hành chính thành phố Hà Nội và một số tỉnh có liên quan trong đó quy định sáp nhập tỉnh Hà Tây với Thành phố Hà Nội, đòi hỏi vị thế của UBND huyện Do vậy, cần cải thiện chất lượng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp và giúp việc cho lãnh đạo UBND huyện, nhằm tạo cơ sở cho UBND nói chung và Văn phòng nói riêng thích ứng được với bối cảnh, tính chất và nhịp độ phát triển chung của thành phố; đảm bảo sự điều hành và chỉ đạo thống nhất, góp phần thực hiện tốt Nghị quyết Đại hội Đảng Khoá X của Đảng về cải cách nền hành chính

Trong khi đã có rất nhiều công trình khoa học về hoạt động nghiệp vụ văn phòng, điều hành văn phòng HĐND, UBND nói chung, cũng như Văn phòng HĐND, UBND huyện nói riêng, nhưng điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng vẫn đang là vấn đề bỏ ngỏ

Trước thực tiễn đó, việc nghiên cứu một cách hệ thống về điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND hướng tới những hiểu biết đầy đủ hơn, cung cấp cơ sở cho việc hoạch định các chính sách, quy định liên quan là một nội dung có tính cấp thiết về cả lý luận và thực tiễn Đó chính là các lý do thôi

thúc tác giả lựa chọn đề tài: “Điều hành hoạt động của Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan phượng, thành phố Hà Nội” làm

Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý công

3

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Điều hành hoạt động văn phòng là một chủ đề lớn, được nghiên cứu tập

trung, tổng hợp và khai thác chuyên sâu một (một số) khía cạnh, có thể kể đến một số nghiên cứu điển hình có liên quan như:

Tô Thị Kim Hoa (2010), “Những giải pháp nâng cao năng lực quản lý

của đội ng cá n ộ, công chức cơ sở ở Thành phố Hồ Chí Minh” [24]

Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ Hành chính văn phòng - Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [37]

Nguyễn Văn An (2000), “Mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh” (lấy từ thực tiễn tỉnh Long An) [1]

Thái Xuân Sang (2007), “Đổi mới tổ chức và hoạt động Văn phòng Hội

đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện tỉnh Nghệ An trong quá trình cải cách hành chính” [34]

Võ Công Khôi (2007), “Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của UBND xã”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Hà Nội, tháng 7/2007 [29]

Nguyễn Mạnh Yến (2007), “Hoàn thiện và hiện đại hóa công tác văn

phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện (Từ thực tế văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đông Anh) trong nền kinh

tế tri thức” [60]

Bùi Thị Hoa (2005), “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính” [26]

Nguyễn Văn Thâm (2001), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở (Tái bản lần thứ hai có bổ sung), Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội [42]

Trần Thị Thanh Thuỷ, Đặng Khắc Ánh, Nguyễn Thị Tuyết Mai (2010), Hỏi – đáp về lãnh đạo quản lý của UBND cấp xã, Nxb Chính trị Quốc gia,

Hà Nội [44]

Trần Thị Thanh Thuỷ, (chủ biên) (2008), Cẩm nang quản lý, Nxb Lý luận chính trị, Hà Nội [43]

Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có một nghiên cứu khoa học nào nghiên cứu chuyên sâu về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện nói chung, UBND huyện Đan Phượng nói riêng Các công trình trên là nguồn cung cấp cơ sở lý luận và tham khảo về thực tiễn để tác giả tiếp tục nghiên cứu sâu

về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

3 Mục tiêu và nhiệm vụ của luận văn

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của Luận văn là hệ thống hóa lý luận về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện, phân tích thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích trên, Luận văn có nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận của điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Thứ hai, phân tích, đánh giá thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng

HĐND và UBND huyện Đan Phượng trong bối cảsnh hiện nay

Thứ ba, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn

phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng hiện nay

5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động điều hành hoạt động Văn phòng

HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội để cơ quan vận hành tốt các chức năng của mình

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: Luận văn nghiên cứu điều hành hoạt động Văn phòng

HĐND và UBND huyện Đan Phượng từ năm 2015 đến tháng 6/2020 (từ khi

có Luật Tổ chức chính quyền địa phương)

- Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu điều hành hoạt động

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng

- Về nội dung:

Luận văn nghiên cứu thực trạng điều hành hoạt động Văn phòng HĐND

và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1 Phương pháp luận

Luận văn được nghiên cứu, phân tích dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin về quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, luận văn vận dụng kết hợp một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

+ Phương pháp khảo cứu tài liệu, văn bản: Khảo cứu tài liệu là phương pháp thu thập thông tin, dữ kiện cấp 2 trên cơ sở các tài liệu hay các tuyên bố

đã được công bố chứ không phải do chính tác giả trực tiếp thu thập lần đầu Phương pháp này, do sự sẵn có của các nguồn tài liệu in ấn và trên Internet, có một số ưu điểm như tiết kiệm (về thời gian, tài chính, nỗ lực về thể chất), nhanh, với lượng thông tin thu thập được rất dồi dào Tuy nhiên, quá trình vận dụng phương pháp này cũng có thể phải đối mặt với không ít

6

thách thức như thông tin thu được có thể phiến diện, không được cập nhật, không nhất thiết sát với mục đích nghiên cứu Bên cạnh đó, sự phong phú về nguồn thông tin cũng có thể làm nhiễu trong sàng lọc thông tin

Trong nghiên cứu này, tác giả đã phải đối mặt với nghịch lý về sự dồi dào các nguồn thông tin nghiên cứu về hoạt động điều hành các cơ quan nói chung, điều hành Văn phòng HĐND và UBND huyện nói riêng

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đó là trong quá trình nghiên cứu,

tác giả lập luận từng vấn đề, chỉ ra nội dung chính, vận dụng các biện pháp nêu giả thuyết, so sánh, đối chiếu các nội dung Sau đó tác giả rút ra cái chung từ

sự phân tích và tổng hợp được áp dụng cuối mỗi nội dung, kết luận chương

+ Phương pháp quy nạp, diễn dịch: Trong quá trình nghiên cứu, tác giả

đi từ cái riêng đến cái chung, từ những sự vật đơn lẻ cho đến các nguyên lý phổ biến Bên cạnh đó, tác giả sử dụng phương pháp diễn dịch trong việc nghiên cứu điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng Trên cơ sở số liệu tác giả thu thập của một số các huyện và huyện Đan Phượng tác giả tổng hợp thành những nhận định, đánh giá

+ Phương pháp thống kê mô tả: Thông tin định lượng thu thập được từ

các tài liệu thống kê về điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng được sử dụng xử lý, sắp xếp và mô phỏng dưới dạng bảng biểu, sơ đồ để minh chứng cho các bằng chứng định lượng về các phân tích hay nhận định về điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng Phương pháp này được sử dụng nhiều nhất ở phần phân tích thực trạng Chương 2 của Luận văn

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Kết quả nghiên cứu có một số đóng góp sau:

Về lý luận: Kết quả nghiên cứu của Luận văn góp phần hoàn thiện lý

luận điều hành hoạt động tổ chức công sở, điều hành văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

7

Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu có thể được tham khảo trong việc

hoạch định các chính sách, quy định liên quan đối với các nhà quản lý trong khối UBND huyện nói chung, văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng nói riêng

7 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu của Luận văn có 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về điều hành hoạt động Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Chương 2 Thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân

dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn phòng

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

8

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

1.1 Một số khái niệm có liên quan đề tài nghiên cứu

1.1.1 Khái niệm văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

1.1.1.1 Văn phòng

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Mỗi tổ chức dù lớn hay nhỏ đều cần có hoạt động của Văn phòng - bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, hoạt động của cơ quan được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả

Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Cách hiểu phổ biến nhất: Văn phòng là một bộ phận của tổ chức, phụ trách công văn, giấy tờ và đảm bảo các điều kiện cho hoạt động của tổ chức cũng như của người đứng đầu tổ chức Trong nghiên cứu khoa học, khái niệm Văn phòng

có thể được định nghĩa đa dạng như sau:

“Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” [36, tr 1101]

“Văn phòng được hiểu là nơi làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc một người có chức vụ cao” như Văn phòng Tổng thống, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Thủ tướng… [40, tr 11]

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan” [8, tr 30] Như vậy khái niệm về Văn phòng có thể hiểu trên 3 khía cạnh sau đây:

9

Thứ nhất, văn phòng là một dạng hoạt động của tổ chức Theo nghĩa này,

Văn phòng là một hoạt động nghề nghiệp, thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin, phụ trách công văn, giấy tờ cho một tổ chức

Thứ hai, văn phòng là nơi diễn ra mọi hoạt động của tổ chức Theo nghĩa

này, Văn phòng bao gồm trụ sở làm việc, các điều kiện về vật chất, con người

để đảm bảo hoạt động của tổ chức

Thứ ba, văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo tổ chức,

có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra các quyết định quản lý Xét theo khía cạnh này, Văn phòng được coi là một tổ chức hoàn chỉnh với những chức năng, nhiệm vụ, con người cụ thể và những thiết chế cần thiết cho quá trình hoạt động của một tổ chức

Với những phân tích như trên, có thể nhận thấy: Tuỳ thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng tổ chức mà Văn phòng có tên gọi, quy mô và hình thức khác nhau Văn phòng có thể được tổ chức như một cơ quan chuyên môn (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng HĐND và UBND huyện…), hoặc một bộ phận trong tổ chức (Hành chính tổng hợp), hay đơn giản chỉ do một người đảm nhận (Văn phòng UBND cấp xã, thư ký…) Tuy nhiên, dù mang tên gọi hay loại hình tổ chức nào thì bộ phận Văn phòng trong một tổ chức vẫn tồn tại như một tất yếu và thực hiện đầy đủ những chức năng, nhiệm

vụ của công tác Văn phòng

1.1.1.2 Vị trí, vai trò của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Trong cơ cấu tổ chức của CQHCNN huyện, Văn phòng là bộ phận giúp việc cho HĐND và UBND, có chức năng tham mưu, đề xuất các chương trình công tác của thường trực HĐND và UBND, giúp UBND giải quyết các công việc đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành hoạt động của HĐND và UBND tập trung, thống nhất có hiệu quả, đúng pháp luật và đảm bảo các điều kiện về cơ

sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Huyện ủy, HĐND và UBND và các phòng, ban thuộc UBND

10

- Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất cứ tổ chức nào, từ các cơ quan nhà nước ở trung ương đến chính quyền địa phương, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình tiếp nhận văn bản đi, đến, công tác thu thập tài liệu, lập hồ sơ của cơ quan được tập trung tại Văn phòng

Văn phòng là địa điểm để giao dịch giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức khác, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, giải quyết công việc với người dân, với khách trong nước và quốc tế Hiệu quả hoạt động của Văn phòng ở khía cạnh này là sự phản ánh trung thực và rõ nét trình độ tổ chức lao động khoa học của cơ quan

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo Văn phòng cùng các đơn vị khác trong UBND tạo thành một cơ cấu tổ chức của UBND hoàn chỉnh Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng là nơi cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo UBND

- Là trung tâm kết nối các hoạt động quản lý điều hành chính của tổ chức

- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức Đó là cầu nối giữa UBND với các đối tượng có liên quan của các cơ quan, đơn vị cấp trên (thành phố), các phòng, ban trực thuộc, các xã Văn phòng còn là nơi trực tiếp giúp HĐND và UBND chỉ đạo và điều hành công việc của UBND huyện và phối hợp với hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Văn phòng UBND huyện có điều kiện thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho HĐND và UBND ra các quyết định quản lý chính xác Chức năng tham mưu của Văn phòng huyện khác với chức năng tham mưu của các cơ quan chuyên môn khác Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, khái quát hơn và chính xác hơn

11

- Với những vai trò như vậy, có thể thấy Văn phòng và hoạt động của Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Văn phòng được coi là “cánh tay phải” của người lãnh đạo

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện có thể được sơ đồ hóa như sau:

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện

Phó Chánh VP (KT-XH)

Trung tâm tin học

Thư kí – Tổng hợp

Đối ngoại

Nhà khách Tiếp dân,giải

quyết đơn thư

Nghiên cứu, đổi mới chính sách

12

1.1.2 Quan niệm điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

1.1.2.1 Quan niệm về điều hành

Điều hành là một nội dung lãnh đạo và quản lý Trong khi lãnh đạo và quản lý bao hàm cả khía cạnh tư duy lẫn hành động, thì điều hành phản ánh khía cạnh hành động của lãnh đạo và quản lý Điều hành liên quan đến việc kế hoạch và mục tiêu hoạt động đã được xác định, với các nguồn lực hiện có và tiềm năng, với các giá trị từ quá khứ và sức mạnh của chúng trong hiện tại của tổ chức, với các cơ hội và thách thức bên trong và bên ngoài tổ chức,… các nhà lãnh đạo, quản lý được trông đợi là vận hành tổ chức, làm cho toàn bộ tổ chức trở nên sống động, hành động một cách trôi chảy, hiệu quả trên nền tảng đồng thuận, cởi mở và hướng đích [43]

1.1.2.2 Điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Năng lực điều hành Văn phòng được hiểu và đánh giá trong khuôn khổ các tiêu chí đánh giá quản lý HCNN nói chung và đánh giá kết quả điều hành công sở nói riêng

Có thể hiểu một cách khái quát năng lực điều hành văn phòng UBND là khả năng hành động và tạo ra kết quả trong quá trình điều hành nhằm đảm bảo rằng văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Theo cách hiểu đó, năng lực được nhận diện trong mối quan hệ với các tiêu chí đánh giá kết quả quản lý HCNN, vận dụng vào đánh giá hoạt động của hoạt động điều hành nói riêng và hoạt động chung của Văn phòng nói chung

Hiệu quả điều hành

Hiệu quả thường được hiểu theo hai nghĩa Theo nghĩa chung nhất, hiệu quả là kết quả tổng hợp đạt được mang tính tích cực của quá trình hoạt động Hiệu quả quản lý HCNN có thể bao gồm 3 cấp độ là:

- Hiệu quả xã hội chung: được thể hiện qua các chỉ số như GDP, HDI, chỉ số tăng trưởng kinh tế - xã hội của một quốc gia

13

- Hiệu quả xã hội riêng: Chỉ số phát triển kinh tế - xã hội của mỗi một địa phương, có thể thể hiện qua nhiều chỉ số khác nhau như mức độ tăng trưởng kinh tế, hay chỉ số cạnh tranh giữa các tỉnh

- Hiệu quả xã hội cụ thể: Hiệu quả của từng cơ quan, công sở, đơn vị trong mối quan hệ với các trông đợi cần đạt được về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, hay khả năng phát triển

Hiệu quả còn được hiểu theo nghĩa hẹp, liên quan đến việc đạt được các mục tiêu đặt ra với chi phí tối thiểu, thấp nhất Tuy nhiên, theo cách tư duy mới, hiệu quả được xem xét trong mối tương quan với khả năng vận động của

tổ chức, là việc đạt được mục tiêu của tổ chức và thích ứng một cách tốt nhất với sự thay đổi (môi trường) [42, 43]

Để quá trình điều hành Văn phòng có hiệu lực, hiệu quả, để Văn phòng đóng góp tốt vào quá trình UBND thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo luật định, các nhà điều hành Văn phòng cần có năng lực Năng lực điều hành Văn phòng UBND huyện là tổng hợp của kiến thức, kỹ năng và thái độ của người điều hành Thái độ của người điều hành là sự đánh giá đúng, sai và sự nỗ lực

tự thân, sự cố gắng, mức độ nhiệt tình, ý thức trách nhiệm của cá nhân mình đối với công việc mà mình đang thực hiện Quan trọng hơn, các nhà điều hành cần có khả năng làm việc theo sự thống nhất, đồng thuận chung

Năng lực điều hành Văn phòng HĐND và UBND được hình thành trên cơ sở trải nghiệm, rèn luyện thực tiễn, học hỏi kinh nghiệm của lãnh đạo Văn phòng

Từ những luận giải nêu trên có thể thấy, việc hình thành và phát huy năng lực điều hành của lãnh đạo, quản lý Văn phòng huyện bị ảnh hưởng của nhiều yếu tố như văn hoá tổ chức, tính cách cá nhân, bối cảnh lịch sử của cơ quan, tổ chức

1.1.2.3 Các nguyên tắc về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

14

Một điều hết sức rõ ràng là đã có tổ chức là có nhu cầu điều hành Điều

đó có nghĩa là điều hành quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức Tuy nhiên điều hành chỉ có thể thực hiện được vai trò vừa là điều kiện, vừa là động lực phát triển của tổ chức khi nó diễn ra đúng hướng, theo những cách nhất định, nói cách khác theo những nguyên tắc nhất định

Các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức lao động nói chung được đúc kết lại bao gồm (i) Tính khoa học; (ii) Tính kế hoạch; (iii) Tính hệ thống; (iv) Tính kích thích vật chất, tinh thần [53]

Trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc điều hành công sở, các nguyên tắc điều hành Văn phòng UBND huyện được chia thành 2 nhóm: Nhóm các nguyên tắc chung và nhóm các nguyên tắc cụ thể Nhóm nguyên tắc chung, bao trùm, được vận dụng trong mọi hoạt động quản lý, điều hành trong mọi tổ chức công cũng như tư, bao gồm: tuân thủ pháp luật, khoa học và hướng tới hiệu lực, hiệu quả

Nhóm các nguyên tắc cụ thể bao gồm: công khai, liên tục, phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn, đảm bảo dân chủ trong điều hành [39] hay tăng cường sự tham gia trong quá trình điều hành, và theo kế hoạch, trên cơ sở vận dụng tri thức tâm lý trong quản lý và thích ứng và đổi mới [43, tr 45]

1.1.2.4 Mục tiêu nâng cao điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

Điều hành Văn phòng là để bảo đảm rằng cơ quan, tổ chức và chính Văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao phó và không ngừng phát triển

Theo Nghị quyết số 37-NQ/TW ngày 24/12/2018 của Bộ Chính trị về việc sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện và cấp xã đã đề ra mục tiêu tổng quát: “Sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã nhằm tổ chức hợp lý đơn vị hành chính các cấp phù hợp với thực tiễn và xu thế phát triển của đất nước; bảo đảm hoàn thiện thể chế về đơn vị hành chính, bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả ”

15

Lãnh đạo, điều hành Văn phòng nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Một là, xác định hợp lý trách nhiệm và quyền hạn của nhóm và cá nhân

Bản thân Văn phòng là một hệ thống, một tổ chức, có các nguồn lực đầu vào, có quy trình và có sản phẩm đầu ra Chính vì vậy, tham vọng, cũng là trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng, là làm cho hệ thống đó vận hành một cách thông suốt, trôi chảy Do đó, phân định chức năng, nhiệm vụ của các nhóm, các cá nhân trong Văn phòng một cách hợp lý chính là mục tiêu nhằm tạo dựng một khung tổ chức trong đó các chức trách được gắn vào, các tiềm lực vật chất, tài chính được sử dụng hợp lý và các tiềm năng con người được đặt đúng chỗ để phát huy

Sự phân định hợp lý chức năng, nhiệm vụ trong Văn phòng nói chung liên quan đến hai cấp độ phân tích là thiết kế cơ cấu tổ chức và phân công chức năng

Việc thiết kế cơ cấu tổ chức của Văn phòng nói riêng hay công sở nói chung đều xoay quanh 8 yếu tố cơ bản là: Phân công lao động; Thống nhất chỉ huy; Quyền hạn và trách nhiệm; Không gian kiểm soát; Sự phân chia thành các bộ phận; Môi trường của tổ chức; Quy mô của tổ chức và công nghệ

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đã được quy định trong luật và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, vấn đề chỉ còn là sự vận hành trên thực tế

cơ cấu đó có tính đến 8 yếu tố kể trên để đảm bảo sự thông suốt trong vận hành Văn phòng

Khía cạnh thứ hai là phân công công việc để đảm bảo “đúng người, đúng việc”, hay xác định hợp lý trách nhiệm và nghĩa vụ của các thành viên và nhóm Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức và của từng thành viên trong cơ quan theo luật định là rõ ràng Tuy nhiên, để các chức năng, nhiệm vụ đó được theo đuổi và tạo ra các kết quả như mong muốn, các nhà lãnh đạo, quản lý cụ thể hoá các công việc cần được thực hiện, các tiêu chí đánh giá kết quả thực thi và các hỗ trợ cụ thể cho phép cá nhân và nhóm

16

có thể hoạt động một cách hiệu quả Sự cụ thể hoá này được thể hiện qua nhiều kênh khác nhau như thông qua việc ban hành các văn bản: quy chế hoạt động của cơ quan, quy chế hoạt động của Văn phòng hay quy chế hoạt động đối với một số hoạt động cụ thể

- Hai là, phát triển nhân sự

Thách thức chung đối với các tổ chức HCNN, trong đó có Văn phòng HĐND và UBND huyện là có được một đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, có năng lực và cam kết cao với tổ chức Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng, thâm niên công tác, số lượng các thành viên không đồng nghĩa với chất lượng đội ngũ,

và do vậy, không nhất thiết đồng nghĩa với phát triển đội ngũ Trong khi quản

lý nhân sự liên quan đến việc tuyển dụng, tạo nguồn, phân công công việc, giám sát, đánh giá,… nguồn nhân lực trên cơ sở nhu ngũ cán bộ, công chức trong Văn phòng Mục tiêu và cũng là đầu ra mong đợi của phát triển nhân sự trong điều hành Văn phòng chính là các thành viên trong Văn phòng càng trở nên chuyên nghiệp hơn, hiểu biết hơn về tồ chức, về trách nhiệm cũng như những trông đợi của tổ chức với bản thân; trên cơ sở đó, có đóng góp tốt hơn cho tổ chức

Các nhà quản lý có thể phát triển nhân viên của mình thông qua việc đào tạo, bồi dưỡng, kèm cặp, tạo dựng môi trường khích lệ và chia sẻ, đổi mới và sáng tạo, làm gương và làm mẫu

- Ba là, phát triển các quy trình, thủ tục làm việc hiệu quả

Có thể thấy, thiếu các quy trình, thủ tục làm việc khoa học, hợp lý, việc thực hiện các hoạt động của cơ quan, tổ chức dễ có nguy cơ lệch lạc, tuỳ tiện, lạm quyền và sách nhiễu

Hơn nữa, với tư cách là cơ quan tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo HĐND và UBND huyện, Văn phòng còn có trách nhiệm tham gia vào việc phát triển các quy trình, thủ tục làm việc của toàn UBND Chính vì vậy, bản thân Văn phòng cần là một bằng chứng cụ thể cho một phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp thông qua việc duy trì một hệ thống các quy

17

trình, thủ tục làm việc khoa học với cái đích là hiệu lực, hiệu quả, tính kinh

tế và sự hài lòng từ các bên liên quan trong quá trình phối hợp, trong UBND cũng như bên ngoài UBND

- Bốn là, quản lý hiệu quả nguồn tài chính, thông tin, công sản

Trên đây đã đề cập tới đội ngũ nhân sự với tư cách là nguồn lực quan trọng nhất của Văn phòng Các nguồn lực còn lại cũng là đối tượng quan tâm của điều hành Văn phòng nhằm cho phép các mục tiêu được hiện thực hóa một cách khả thi

Tài chính và công sản là hai nguồn lực quan trọng, tuy nhiên, càng ngày càng trở nên hạn chế do việc mở rộng các chức năng, nhiệm vụ, và đặc biệt là các trông đợi từ các bên liên quan cũng như trong tương quan so sánh với những gì mà các lực lượng, các tổ chức khác trong xã hội có thể làm được Một trong những trọng trách trong điều hành Văn phòng là tạo dựng được một hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các cơ sở dữ liệu, dòng thông tin được hình thành, truyền đạt, lưu trữ và

sử dụng nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho quá trình ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là một công cụ quan trọng trong điều hành Văn phòng, vì nó: cung cấp cơ sở dữ liệu đầy đủ, thống nhất, chính xác, đáng tin cậy cho việc ban hành các quyết định hành chính; cung cấp cơ sở cho việc

tổ chức thực hiện các quyết định hành chính; là công cụ để xây dựng, duy trì

và phát triển các mỗi quan hệ trong công sở được liên tục và hợp lý; giúp các điều hành Văn phòng thích ứng được với những thay đổi của quá trình xử lý thông tin; bảo đảm an toàn, toàn vẹn dữ liệu

- Năm là, tăng cường hiệu quả kiểm tra, giám sát

Kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc là một nội dung cốt yếu của quản lý, điều hành, đồng thời là một công cụ và thước đo đối với năng lực điều hành Lạm dụng các công cụ kiểm tra, giám sát dẫn đến tình

18

trạng đe doạ tinh thần hoặc thể xác của nhân viên hay bỏ bê và kiểm tra, giám sát một cách hình thức dẫn đến coi nhờn hiệu lực kiểm tra nói riêng, hiệu quả điều hành và uy tín của người lãnh đạo, quản lý nói chung

- Sáu là, xây dựng cơ sở thành tổ chức học hỏi

Điều hành Văn phòng hướng tới chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ tốt các nhu cầu hiện tại và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tương lai đòi hỏi Văn phòng là một tổ chức học hỏi Tổ chức này cần có một tính cách nhất định, như: tích cực chia sẻ, cởi mở thông tin, chủ động học hỏi từ kinh nghiệm của bản thân,

từ quá khứ, từ các đối tác liên quan và đặc biệt là học hỏi từ những sai lầm Nói một cách ngắn ngọn, sự học hỏi và tôn vinh hiểu biết trở thành một phần tính cách của tổ chức

- Bảy là, tạo dựng một bầu không khí làm việc hiệu quả

Điều hành Văn phòng nói một cách chính xác là điều hành các thành viên trong tổ chức Các thành viên, bất kể cấp bậc, tuổi tác, giới tính hay xuất phát điểm về gia đình, dòng họ, đào tạo, kinh nghiệm sống và làm việc,… đều

là những con người cụ thể với những tâm lý về giới, tâm lý lứa tuổi và tâm lý hiện thời khác nhau Họ có chung một tâm lý quan trọng là muốn được làm việc trong một bầu không khí mang tính tích cực

Bầu không khí tích cực có thể được quan niệm khác nhau tuỳ theo quan niệm của tổ chức Có nơi quan niệm là vui vẻ, thoải mái “như ở nhà”, nơi khác là nghiêm túc, chuyên nghiệp, bài bản,… Tuy nhiên, bầu không khí tích cực trong hoạt động Văn phòng về cơ bản phải là bầu không khí hỗ trợ một cách hiệu quả quá trình thực thi và đóng góp quan trọng cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Bầu không khí làm việc, ở cấp độ lớn hơn, chính là văn hóa tổ chức - một yếu tố có ảnh hưởng quan trọng tới việc thực hiện các chức năng quản lý, đến uy tín của nhà quản lý, điều hành cũng như mức độ cam kết của đội ngũ nhân sự trong tổ chức

19

Như vậy, điều hành văn phòng cấp huyện có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan Điều hành Văn phòng nhằm bảo đảm mọi hoạt động diễn ra trong Văn phòng thực hiện đều được chủ động thiết kế nhằm phát huy tối đa các nguồn lực và năng lực của

cơ quan, tổ chức, tăng năng suất và hiệu quả, nhằm không ngừng đáp ứng nhu cầu xã hội

1.2 Nội dung điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện

1.2.1 Lập kế hoạch

a Quan niệm về kế hoạch và lập kế hoạch

Kế hoạch hoạt động (hay còn gọi là kế hoạch công tác) là bản mô tả những mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức tổ chức cần tiến hành

để đạt mục tiêu đó

Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại kế hoạch Các cách phân loại phổ biến nhất là phân loại theo thời gian tác động và theo quy mô tác động của kế hoạch

Theo thời gian tác động của kế hoạch, có thể phân kế hoạch thành 3 loại

là kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn

Theo quy mô hay phạm vi tác động của kế hoạch, có thể phân thành 2 loại cơ bản là kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp

Trong hoạt động, Văn phòng lập các loại kế hoạch sau:

- Kế hoạch trung hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dài hạn, chiến lược trong những khoảng thời gian không dài Thông thường đó là

kế hoạch năm

- Kế hoạch ngắn hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch trung hạn, dùng để thực hiện những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả Các kế hoạch loại này thường là kế hoạch 6 tháng, kế hoạch quý, tháng hay kế hoạch năm

20

- Kế hoạch chiến lược: Là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính tổng quát Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển chung của UBND Loại kế hoạch này do nhà quản lý cấp cao trong Ủy ban đưa ra Thời gian của loại kế hoạch này lâu dài

- Kế hoạch tác nghiệp là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế hoạch chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần phải làm và cách thức tiến hành các công việc đó Loại kế hoạch này có tầm tác động hẹp hơn so với kế hoạch chiến lược, tầm quản lý cũng hẹp hơn, thời gian tác động đến hoạt động cũng ngắn hơn

Tùy từng yều cầu công việc và thời gian thực hiện mà Văn phòng giúp UBND lập các loại kế hoạch cho phù hợp, mang tính khả thi

b Vai trò của lập kế hoạch đối với Văn phòng HĐND và UBND

Trong hoạt động quản lý nói chung và điều hành Văn phòng HĐND và UBND nói riêng việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng Không có kế hoạch tốt, tổ chức không thể xác định chính xác mục tiêu mà mình cần đạt được và cách thức mà tổ chức cần làm để đạt tới mục tiêu Lập kế hoạch luôn gắn liền với việc lựa chọn phương hướng hành động để Văn phòng đạt tới mục tiêu ở bất kỳ tổ chức nào Lập kế hoạch tốt sẽ liên quan đến các chức năng như: chức năng như thiết kế tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra đều phải dựa trên nền tảng của các kế hoạch đã được vạch ra từ trước Như vậy, lập kế hoạch bao giờ cũng được thực hiện trước khi thực hiện các chức năng khác Tầm quan trọng của lập kế hoạch thể hiện cụ thể như sau [43, tr 47]:

- Kế hoạch chỉ ra con đường đi tới mục tiêu một cách tương đối chính xác

- Làm tăng hiệu quả hoạt động

- Giúp tổ chức tiết kiệm chi phí

- Giúp nhà quản lý hạn chế rủi ro khi ra quyết định

- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra

21

- Giúp nhà quản lý và tổ chức chủ động và ứng phó với thay đổi

Các yêu cầu đối với kế hoạch và quá trình lập kế hoạch

Để kế hoạch hiệu quả, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải đánh giá hiệu quả của kế hoạch Đánh giá kế hoạch thông qua các nội dung sau:

+ Kế hoạch đó có chính xác hay không, kế hoạch đó có vạch được đường

đi theo đúng mục tiêu không?

+ Kế hoạch đó có làm tăng hiệu quả công việc không? Vì nếu một kế hoạch chi tiết, chính xác thì các thành viên trong tổ chức có thể nhận rõ đòi hỏi cũng như quyền lợi và trách nhiệm của mình trong tổ chức

+ Kế hoạch có tiết kiệm chi phí không? Một kế hoạch tốt, mang tính thực thi khi hạn chế tối đa sử dụng lãng phí các nguồn lực trong cơ quan, tổ chức

+ Nhờ kế hoạch mà việc ban hành các quyết định đúng đắn Các quyết định ban hành tránh được rủi ro nhờ có kế hoạch đã được dự trù sẵn Hoặc ít nhất kế hoạch đó cũng giúp nhà quản lý có những phương hướng đối phó với những rủi ro nếu gặp phải

+ Kế hoạch đó có giúp nhà lãnh đạo ứng phó với những thay đổi diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức Kế hoạch là cơ sở để nhà lãnh đạo kiểm tra công việc đã làm được so với mục tiêu, nội dung kế hoạch đề ra

Nói một cách ngắn gọn, để kế hoạch hoạt động có hiệu quả, các kế hoạch phải đảm bảo các yêu cầu như: Thiết thực, thống nhất, khả thi, hiệu quả

Quá trình lập kế hoạch bao gồm 5 bước là:

Sơ đồ 1.2 Quy trình lập kế hoạch

Xác định tình trạng hiện tại của tổ chức

Thiết kế hệ thống các hoạt động để thực hiện mục tiêu

Soạn thảo, thông qua

kế hoạch và đưa vào

thực hiện

Xác định

mục tiêu

Xác định các yếu tố thuận lợi và khó khăn

22

- Bước 1: Xác định mục tiêu

- Bước 2: Xác định tình trạng hiện tại của tổ chức

- Bước 3: Xác định những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu

- Bước 4: Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các mục tiêu

- Bước 5: Soạn thảo, thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

1.2.2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động

- Khái niệm Quy chế

Quy chế là một loại văn bản QLNN được chủ thể quản lý xây dựng để quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ và cách thức phối hợp giữa các cá nhân và đơn vị trong thực thi công vụ và quy định về một số chế

độ công tác cụ thể Nội dung của quy chế là những quy định, những chuẩn mực mà chủ thể quản lý, trong phạm vi thẩm quyền của mình, đặt ra buộc các đối tượng trong phạm vi quản lý tham gia vào quá trình hoạt động phải tuân thủ chặt chẽ

Quy chế hoạt động của công sở được xây dựng và ban hành dựa trên chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công sở và các chức danh lãnh đạo cũng như các bộ phận, đơn vị trong công sở để từ đó quy định cách thức thực thi công vụ theo quy định của pháp luật

Quy chế mà Văn phòng tham gia tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện bao gồm nhiều loại quy chế thuộc thẩm quyền của UBND huyện, có phạm vi tác động đến tất các các đơn vị trong UBND bao gồm: chế độ hội họp và giải quyết công việc, quy chế xây dụng và ban hành văn bản, quy chế phối hợp các phòng ban, quy chế kiểm tra văn bản…

- Vai trò của quy chế hoạt động

Quy chế có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động điều hành của các công sở nói chung và Văn phòng UBND huyện nói riêng Đó là công cụ mang tính để các nhà quản lý điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức mà mình phụ trách Quy chế có các vai trò cơ bản như sau [43, tr 54]:

23

+ Giúp tạo nên và duy trì trật tự, kỷ cương trong thực thi

+ Giúp hạn chế được tiêu cực, lãng phí

+ Xây dựng và ban hành quy chế là một trong những hình thức thực hiện dân chủ trong hoạt động của công sở

Bên cạnh đó, quy chế hoạt động được khẳng định là một công cụ quan trọng giúp các nhà điều hành thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình + Giúp tạo nên thái độ chủ động, tích cực trong thi hành công việc

+ Tạo cơ sở cho sự phối hợp

+ Tạo ra sự đồng thuận và thống nhất trong thực thi

+ Góp phần nâng cao ý thức chấp hành và tuân thủ pháp luật

+ Tạo ra nề nếp công sở

Với tất cả các vai trò quan trọng đó, quy chế đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với toàn bộ hoạt động công sở, từng đơn vị nói chung, đối với từng công chức nói riêng, và đặc biệt là từng nhà điều hành trong công sở

- Yêu cầu đối với quá trình xây dựng quy chế hoạt động

Để thực hiện được tất cả các vai trò nêu trên, các quy chế hoạt động cần đạt được một số yêu cầu nhất định, theo đó, quá trình xây dựng quy chế cũng cần được thực hiện theo những phương thức nhất định phù hơp với quy trình chung về soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước

Quá trình soạn thảo quy chế, về cơ bản, bao gồm các bước có thể được quy trình hóa như dưới đây:

24

Sơ đồ 1.3 Quy trình soạn thảo (sửa đổi) quy chế hoạt động

Ngoài ra, quá trình này, cần được tiến hành một cách: (a) thiết thực; (b) dân chủ; (c) tiết kiệm

1.2.3 Tổ chức và điều hành hội họp

Khi tổ chức hội họp tại Văn phòng HĐND và UBND cần thực hiện theo các nguyên tắc sau: Thiết thực: Chi tổ chức họp khi thực sự cần thiết; Đúng thẩm quyền; Trách nhiệm: Xây dựng bản phân công rõ ràng trong đó: Giao cụ thể, đôn đốc thường xuyên, hỗ trợ cần thiết, các tiêu chí đánh giá kết quả…; Bình đẳng: Đảm bảo cho các bên liên quan có cơ hội bình đẳng trong trình bày ý kiến và được lắng nghe; Hiện đại hóa: Tăng cường ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông để tiết kiệm thời gian

và tăng hiệu quả hội họp: gửi tài liệu qua email, họp qua mạng…; Kinh tế: Đơn giản hóa thủ tục, lồng ghép nội dung, làm tốt khâu chuẩn bị trước khi hội họp (phát tài liệu, quán triệt nội dung)

- Để cuộc họp đạt hiệu quả, cần thực hiện các kỹ năng cần thiết sau: Thứ nhất, kỹ năng tổ chức cuộc họp: Chuẩn bị hội họp: Xác định mục

tiêu họp; Xác định nội dung họp và chương trình nghị sự; Xác định thành

25

phần tham gia và các hình thức liên hệ; Đối với những người đến dự; Đối với các thành phần khác; Xác định thời gian hội họp; Xác định địa điểm hội họp; Chuẩn bị các vấn đề về dịch thuật (nếu có); Soạn thảo và tập hợp các văn bản

có liên quan; Chuẩn bị kinh phí; Chuẩn bị phương tiện, thiết bị

Thứ hai, điều hành hội họp: 1) Vai trò chung của chủ tọa: Đón đại biểu;

Đọc lời khai mạc; Đọc báo cáo đề dẫn; Tổng kết ý kiến; Các hoạt động lúc giải lao; Tuyên bố bế mạc; Quán triệt kỷ luật, lề lối làm việc 2) Các kỹ thuật liên quan để điều hành hội họp hiệu quả: Kiểm soát cử tọa; Kiểm soát nội dung theo định hướng mục tiêu; Sử dụng nhân vật hỗ trợ trong điều hành; Cập nhật thông tin tức

Thứ ba, những công việc sau hội họp: Tiễn khách; Kiểm soát việc hoàn

tất các loại chứng từ và hồ sơ họp; Tổ chức rút kinh nghiệm

1.2.4 Thiết kế công việc và phân tích công việc

Thiết kế công việc là bước đầu tiên, quan trọng trong quá trình tổ chức hoạt động của HĐND và UBND Để hoạt động của HĐND và UBND diễn ra trôi chảy và hiệu quả thì ngay từ khâu thiết kế công việc, Chánh Văn phòng phải nắm vững được các nhiệm vụ cụ thể và tiến hành sắp xếp, phân công nhiệm vụ đó cho hợp lý Nếu ngay từ khâu này, lãnh đạo Văn phòng không thực hiện chính xác thì các công việc tiếp sau như: phân tích, lập kế hoạch, đánh giá công việc đều rất khó thực hiện

Văn phòng có thể thiết kế công việc theo các kiểu sau:

- Thiết kế công việc theo dây chuyền: Đó là cách thiết kế công việc theo nguyên tắc một nhiệm vụ được chia thành nhiều việc có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích Công việc trước là cơ sở cho công việc sau Các công việc khác nhau phải thực hiện liên tiếp nhau, không thể thiếu hay để đứt quãng một công việc nào

- Công việc thực hiện theo nhóm: Theo phương pháp này, công việc đòi hỏi phải có một tập thể cùng tham gia thực hiện, giải quyết, nhưng mỗi người trong nhóm chỉ thực hiện một công việc Công việc được hoàn thành khi tất

cả các bộ phận hoàn thành công việc của mình

26

- Công việc thực hiện bởi cá nhân: Trong HĐND và UBND có nhiều công việc có tính độc lập và có thể giao cho từng cá nhân phụ trách Việc này giúp phát huy khả năng của cá nhân và tính hiệu quả trong công việc

Khi đã thiết kế công việc, đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng phải phân tích công việc Yêu cầu phân tích công việc, trên cơ sở các thông tin chính xác và đầy đủ, đặc biệt là thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ, thời gian cần thiết để thực hiện công việc… phải thu thập đầy đủ, không bỏ sót Phân tích công việc phải mang tính cụ thể, đầy đủ; toàn diện; hệ thống và mang tính khách quan

1.2.5 Phân công và phối hợp

Phân công công tác có thể được xem như khâu then chốt trong điều hành Văn phòng HĐND và UBND nói chung và công sở nói riêng Trong quản lý, điều hành mọi tổ chức, kể cả tổ chức công lẫn tổ chức tư, kể cả ở đời sống cá nhân lẫn đời sống cộng đồng, việc sử dụng đúng người luôn là vấn đề thu hút nhiều quan tâm của cả giới nghiên cứu, giới quản lý lẫn đội ngũ thực thi Việc sử dụng “đúng người, đúng việc” tạo ra nhiều cơ hội, thậm chí có tính quyết định đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức định hướng của Đảng cũng như chính sách của Nhà nước và thực tiễn luôn khẳng định vai trò của

hoạt động này

Các nguyên tắc phân công công việc

Trong điều hành công sở nói chung và điều hành Văn phòng HĐND và UBND nói riêng, có một số nguyên tắc nhất định cần đảm bảo nhằm cho phép các nhà điều hành có thể phát huy và phát triển nguồn lực con người của tổ chức [43, tr 59] bao gồm: 1) Theo hướng chuyên môn hóa; 2) Theo tiêu chuẩn

và định mức; 3) Nhóm

1.2.6 Tổ chức công tác thông tin và giao tiếp

Công tác thông tin và kỹ năng giao tiếp trong mỗi tổ chức đều có những

mục tiêu chung, gắn kết các thành viên của tổ chức Giao tiếp vừa nội dung, lại vừa là công cụ giúp cho Văn phòng HĐND và UBND đạt được mục tiêu chung

27

Các hình thức khác nhau nhưng thực hiện một số vai trò, chức năng chung của giao tiếp trong tổ chức là: (1) Định hướng; (2) Hợp nhất; (3) Duy trì; (4) Động viên, khuyến khích; (5) Đổi mới Đối với các nhà quản lý, giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng [43, tr 59]:

Trong hoạt động của Văn phòng, giao tiếp diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau như: trực diện hay gián tiếp; bằng khẩu ngữ hay bằng văn bản; bằng ngôn từ hay phi ngôn từ,… Hoạt động giao tiếp mà Văn phòng có trách nhiệm tổ chức không giới hạn trong nội bộ Văn phòng, với tư cách là đầu mối

tổ chức công việc của UBND, như trên đã nói, bản thân Văn phòng luôn là

“bộ mặt”, là tâm điểm kết nối, là cầu nối lãnh đạo UBND với các đơn vị phòng ban và với các đối tác bên ngoài UBND

Theo nghĩa đó, Văn phòng, giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức quá trình thông tin và giao tiếp trong HĐND và UBND Văn phòng, do vậy, trước nhất cần tổ chức tốt quá trình thông tin, giao tiếp trong nội bộ Văn phòng để

có thể hoạt động hiệu quả, hỗ trợ tốt cho quá trình lãnh đạo HĐND và UBND

và có thể trải nghiệm các cách thức sẽ được thực hiện trong tổ chức thông tin, giao tiếp cho toàn công sở

Các hoạt động giao tiếp cụ thể của Văn phòng tổ chức :

- Soạn thảo văn bản: Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan soạn thảo và ban hành các văn bản QLNN gửi đến cho các đối tượng có liên quan Mục tiêu của việc ban hành văn bản thực thi đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; truyền đạt các quyết định quản lý; là phương tiện, công cụ để xây dựng và hoàn thiện pháp luật

- Tổ chức điều hành hội họp: Họp là một hình thức hoạt động QLNN, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan HCNN trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

28

Hội họp với bản chất và những ưu điểm của nó vốn là một phương thức quan trọng trong quản lý Văn phòng có nhiệm vụ phân loại, tổ chức và điều hành hội họp

Phân loại hội họp có thể dựa trên các tiêu chí sau: Căn cứ vào mục đích: họp để lấy ý kiến dự thảo hay ra quyết định, để thông báo quyết định, thông qua hoặc thông báo kế hoạch triển khai thực hiện kế hoạch, sơ kết, tổng kết quá trình thực hiện quyết định…; căn cứ vào mức độ: có thể họp thường xuyên hay đột xuất; căn cứ vào đối tượng tham gia: họp toàn thể cơ quan hay phòng, ban, đơn vị, họp kết hợp với các thành phần có liên quan trong cuộc họp

- Tổ chức tiếp khách: Trong tổ chức hoạt động của Nhà nước, tiếp khách

là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nước tiếp xúc với

cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước Tiếp khách đảm bảo hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý và đánh giá hiệu quả công việc

từ bên ngoài

- Tổ chức hoạt động tiếp dân: Tiếp công dân là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân quy định tại Điều 4, Luật Tiếp dân để lắng nghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giải thích, hướng dẫn cho công dân về việc thực hiện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của pháp luật

- Tổ chức thông tin: Tổ chức thông tin bằng văn bản, văn bản điện tử, cơ chế thu thập, cung cấp và sử dụng thông tin

Hệ thống thông tin quản lý là một tập hợp các cơ sở dữ liệu, dòng thông tin được hình thành, truyền đạt, lưu trữ và sử dụng nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho quá trình ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý

Hệ thống thông tin quản lý vừa là công cụ không thể thiếu được để điều hành công sở hiệu quả; vừa là một sản phẩm của điều hành, trên cơ sở đó, người ta có thể đánh giá được năng lực điều hành của đội ngũ quản lý

29

1.2.7 Xây dựng văn hóa công sở

Quan niệm về văn hóa công sở

Văn hóa công sở (VHCS) có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau:

“Văn hóa của một tổ chức là một sự pha trộn riêng biệt của các giá trị, niềm tin, trông đợi, chuẩn mực được phát triển và duy trì trong tổ chức, phù hợp với chuẩn mực chung của xã hội, tạo nên một dấu hiệu riêng của tổ chức, giúp phân biệt tổ chức này với tổ chức khác” [43, tr 25]

Khi nói tới văn hóa công sở ở HĐND và UBND huyện, vai trò của Văn phòng luôn bao gồm hai cấp độ Ở cấp độ tổng thể, Văn phòng tham gia hỗ trợ lãnh đạo HĐND và UBND tổ chức quá trình xây dựng và thay đổi văn hóa công sở Ở cấp độ cá nhân, Văn phòng là một đơn vị cụ thể tham gia, thể hiện

và quyết định văn hóa công sở qua thực tiễn văn hóa tổ chức của đơn vị mình Nghiên cứu này chỉ tập trung vào cấp độ thứ hai này

Vai trò của văn hoá công sở

Ảnh hưởng của VHCS đối với hiệu quả hoạt động của công sở nói chung, hiệu quả điều hành nói riêng đang còn là một vấn đề chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều

Tuy nhiên, nói một cách tổng quát, VHCS là một phương thức, một con đường quan trọng giúp nhà điều hành công sở, ở đây là điều hành Văn phòng, đạt được các mục tiêu điều hành Cụ thể là: 1) VHCS cụ thể hóa những giá trị được coi trọng trong tổ chức; 2) VHCS phản ánh môi trường và các hệ giá trị lớn hơn trong đó tổ chức hoạt động và chịu ảnh hưởng 3) VHCS phản ánh uy tín và năng lực của đội ngũ quản lý, điều hành công sở 4) VHCS tạo nên dấu ấn của tổ chức Nói cách khác, văn hóa công sở là một trong những yếu tố giúp nhận biết, phân biệt, so sánh các công sở với nhau

Văn hóa công sở của Văn phòng

Để VHCS của Văn phòng có thể phát huy tốt các vai trò trên, quá trình tạo dựng một kiểu văn phòng phù hợp với chức năng, đặc thù hoạt động của Văn phòng đòi hỏi nhiều nỗ lực cụ thể tương ứng trên cơ sở các hoạt động xây dựng VHCS nói chung như:

30

- Thống nhất nhận thức về văn hóa công sở Sự thống nhất nhận thức về VHCS trong Văn phòng có thể được thực hiện thôg qua các biện pháp chính thức như văn bản hóa các quy định, hiểu biết về VHCS, mời người đến trình bày về VHCS, hoặc qua con đường không chính thức như thông qua chính các hoạt động cụ thể của mình, các nhà điều hành thể hiện vai trò làm gương, làm mẫu về phong cách, phương thức làm việc

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế văn hóa công sở

1.2.8 Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ

Điều kiện vật chất có vai trò quan trọng để cán bộ, công chức trong Văn phòng thực thi công vụ Văn phòng có nhiệm vụ thống kê, mua sắm, thay thế, bảo dưỡng, bổ sung, quản lý các thiết bị trong cơ quan

Khi cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ, các thiết bị đòi hỏi phải đáp ứng và phù hợp yêu cầu công việc trong mỗi cơ quan và cán bộ, công chức trong quá trình thực thi công vụ phải tận dụng tối đa khả năng sử dụng của chúng Do vậy, Văn phòng đảm bảo đầy đủ các thiết bị, điều kiện vật chất để cơ quan, tổ chức hoạt động bình thường

1.2.9 Kiểm tra

Khái niệm

Kiểm tra là một trong những nội dung cơ bản của điều hành, quản lý và

là một công việc thường xuyên, quan trọng của hoạt động điều hành Văn phòng Đây là chức năng có vai trò quan trọng, ảnh hưởng tới kết quả thực hiện các chức năng khác

Kiểm tra bao gồm việc đo lường kết quả hoạt động của các cá nhân và tổ chức trong thực tế và so sánh với các tiêu chí đã được xác lập từ trước trong

kế hoạch nhằm phát hiện các sai lệch, chỉ ra nguyên nhân của các sai lệch để làm cơ sở đưa ra các biện pháp điều chỉnh hoạt động kịp thời, bảo đảm cho tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra

Vai trò công tác kiểm tra

31

Kiểm tra là hoạt động cần thiết để giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, tổ chức được tốt hơn, là công cụ để hoàn thiện hoạt động của cơ quan, tổ chức khiến cho nó ngày càng hoạt động tốt hơn, đáp ứng những đòi hỏi cần thiết của môi trường hoạt động Khi đó, kiểm tra cần trở thành một hoạt động thường xuyên trong mỗi tổ chức Việc kiểm tra cho phép các nhà điều hành Văn phòng:

- Làm rõ hơn mục tiêu và kết quả hoạt động của cá nhân và bộ phận trong cơ quan trong bối cảnh có nhiều thay đổi

- Đảm bảo các hoạt động của cá nhân và đơn vị đều hướng tới việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức

- Kịp thời phát hiện ra các sai lệch để điều chỉnh hoạt động và kế hoạch khi cần thiết

- Giúp cho việc ủy quyền được hiệu quả hơn

- Là cơ sở để đánh giá năng lực làm việc của nhân viên và từ đó tạo dựng

kế hoạch phát triển nhân sự trong cơ quan

Quy trình kiểm tra trong công sở

Xét về đối tượng kiểm tra trong nội bộ của cơ quan HCNN có thể thấy hoạt động kiểm tra tập trung vào 4 nhóm đối tượng cơ bản: Kiểm tra nguồn lực (đánh giá hoạt động của nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, kiểm tra chất lượng nguồn nhân lực tổng hợp), kiểm tra cơ sở vật chất

và kiểm tra các nguồn thông tin

Về cơ bản, có thể tóm tắt các bước trong quy trình hoạt động của công sở nói chung hay văn phòng UBND nói riêng bao gồm 4 bước sau:

+ Bước 1 Xác định các tiêu chuẩn để kiểm tra

+ Bước 2 Tiến hành đo lường kết quả của các hoạt động

+ Bước 3 So sánh kết quả mà hoạt động đạt được với những mục tiêu của kế hoạch hoạt động đã được xây dựng từ trước

+ Bước 4 Thực hiện các biện pháp điều chỉnh hoặc khắc phục các sai lệch