Lecture Food and beverage cost control (5th Edition): Chapter 4 - Dopson, Hayes, Miller 

Chapter 4 - Managing inventory and production. This chapter presents the following content: Product storage, inventory control, product issuing and restocking, managing food production, managing beverage production, technology tools.

Managing the Cost of 

Beverages

alcohol content is present

 Alcoholic beverages are generally classified as beer, wine or spirits

Figure 4.1 LeRae's Bar Beer Sales

not stipulate a specific brand when ordering.

Figure 4.2 LeRae's Bar Wine-by-the-Glass Sales

SPIRITS

drink can be tracked, the exact item the guests request is very difficult to determine

spirit that forms the base of the drink

 Spirit sales can also be tracked by generic 

product name, specific product name, or specific drink requested

Figure 4.3 LeRae's Bar Spirit Sales

 Control is more important at the bar than in the 

kitchen because the potential for waste and theft is greater

Cost of Beverage Sold

 Measuring devices – jigger, free pour, spout control, automated device

Figure 4.4 Beverage Cost Competition

Beverage: Bourbon Container Size: One liter (33.8 oz.) Product cost: $24.80/liter

ranging from 30 to 45 days for an untapped keg and even 

Figure 4.5 Beverage Product Request Log

and packaging

 Operators generally sell wine by the glass, bottle, and split or half bottle

 If wine is also purchased for cooking, it will 

generally not be of the same quality as that 

purchased for drinking

Figure 4.6 Draft Beer Containers

Size (US

gal) (liters) Size No of 12 oz drinks No of 16 oz drinks No of 20 oz drinks Common Name

/(single-use/recyclable)

6.6 25 70 52 42 "Half Barrel" (Europe)

7.75 29.3 82 62 49 90 lbs Quarter Barrel / Pony Keg

13.2 50 140 105 84 Import Keg (standard European "Barrel")

15.5 58.7 165 124 99 140 - 170 lbs Half Barrel / Full Keg

that fits your own particular operation and guest expectations

1/4 a standard bottle   

Double Magnum   

Two bottles in one   

Four bottles in one 

Figure 4.8 Sample Wine List Toliver’s Terrace

$ per Bottle

Chardonnay

Other White Wines

Cabernet Sauvignon

Merlot

Pinot Noir

Figure 4.9 Spirit Bottle Sizes and Capacities

 In general, operators will select spirits in two major categories, well and call liquors

Figure 4.10 Spirit Cost Percentage

Original Portion Cost

Spirit

Number Sold

Portion Cost

Total Cost

Selling Price

Total Sales

Beverage Cost %

Figure 4.11 Spirit Cost Percentage

Reduced Portion Cost

may influence how beverage purchases are to be made or paid for

adequate, but not excessive amount of product on hand at all times

Tequila, Scotch and Rum. While more expensive than non­organic versions of the same product, 

these items are increasingly available for 

purchase

initiatives because organic product costs are 

historically higher. Today, however, using seasonal and local produce and juices for drink production can help moderate every operation’s costs while 

increasing quality. 

or products are used to completely fill the case

 As a general rule, wine, beer, and spirits are 

 If beer is fresh dated, that is, a date is stamped on the product to indicate its freshness, very little inspection 

is required

brand, correct bottle size, no broken bottles, freshness dates (beer), correct vintage (wine), correct unit price, correct price extension, and correct invoice total

 If errors are detected, a credit memo should be filled out and signed by both the delivery person and the 

receiving clerk

 Storage areas should be clean, free of infestation, and large enough to allow for easy rotation of stock

 Security is crucial.  A two­key system is often used; the individual responsible for the beverage area has one key while the other key is kept in a sealed 

envelope in a secured area.  In the event of 

emergency, the envelope can be opened

 Spirits should be stored in a relatively dry storage area between 70 and 80F (21 to 27C)

stored at refrigeration temperatures of 36 to 38F       (2 to 3C)

prevent dirt from accumulating on the rim

 Pasteurized beer should be stored in a cool, dark 

room at 50 to 70F (10 to 21C). 

cork remains in contact with the wine to stay moist, usually on its side.

 As far as sprits are concerned, nonalcoholic food 

products may be served as a part of the drink order and must be transferred from the kitchen to bar

Figure 4.13 Cost of Beverage Sold

Special Features of  Liquor Inventory

Figure 4.14 Specific Gravity of Selected Liqueurs

Figure 4.15 Raider Resort

Monthly Beverage Percentage Report

Figure 4.16 Raider Beverage Outlets

Monthly Beverage Percentage Recap

# 1 Outlet Name: Banquets Month: January Product

Cost of Beverages

Beverage Sales Beverage Cost %

Beer $ 2,500 $10,000 25.0%

Wine 12,000 40,000 30.0 Spirits 6,000 30,000 20.0

Figure 4.17 Raider Resort

Beverage Sales Percentage Recap

 For those operations that sell a significant amount of alcoholic beverage products, there are a variety of programs designed to discourage theft and carefully monitor product sales and expenses

 In fact, the software and hardware available to help you in the beverage service area is generally more sophisticated than that found in most food­related areas

6 Establish par stock quantities and values.

 It is important to realize that some bar­related 

software may be dependent on specific and 

sometimes expensive automated beverage dispensing systems

 Other software is either stand­alone or designed to operate in conjunction with many of the basic POS systems currently on the market