TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CHUẨN MARC 21 VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN HIỆN NAY

Phạm vi ứng dụng của bài toán Với những thông tin thu thậo được trong quá trình khảo sát, trong khuôn khổ báo cáo tốt nghiệp này, em đã tìm hiểu về các trường MARC để xác định một số tr

TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CHUẨN MARC 21 VÀO QUẢN LÝ

THƯ VIỆN HIỆN NAY 3.1. Trên Thế Giới

MARC được phát triển từ những năm 1960 khi ngành máy tính ra đời và áp dụng vào trong công tác tự động hóa thư viện, cho phép các thư viện trên toàn thế giới trao đổi dữ liệu biên mục với nhau Đồng thời một số Quốc gia trên thế giới phát triển một phiên bản MARC riêng cho quốc gia mình như AUSMARC, Japan MARC, Chine MARC UNIMARC ra đời mặt dù được sử dụng rộng rãi và đặc biệt ở Châu Ấu nhưng vẫn không trở thành một chuẩn quốc tế

Hiện nay, hầu hết hệ thống thư viện của các quốc gia phát triển trên thế giới đã áp dụng chuẩn này để tự động hoá thư viện, liên thông thư viện, chia sẻ nguồn lực thông tin Một số trường Đại học lớn trên Thế giới đã áp dụng chuẩn này để trao đổi dữ liệu liên thư viện với nhau Một số thư viện trên Thế giới đã áp dụng chuẩn MARC 21 để biên mục tài liệu như: Thư viện Quốc hội Mỹ(http://catalog.gov/)

Hình 2: Màn hình thực đơn quản lý thư viện

Hình 3: Màn hình xuất dữ liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ

MARC 21 đang được dùng rộng rãi khắp nơi trên thế giới bởi lẽ các kho thông tin khổng lồ trên Thế giới, các CƠ SỞ DỮ LIỆU trực tuyến tiên tiến nhất trên mạng toàn cầu Internet đều sử dụng MARC 21 MARC 21 đã trở thành chuẩn quốc tế cho biên mục máy đọc được, hay chuẩn trao đổi dữ liệu trên phạm vi toàn cầu

3.2. Tại Việt Nam

Chuẩn MARC đang từng bước được áp dụng tại một số thư viện Việt Nam Một số phần mềm của Việt Nam như Libol và Ilib đã áp dụng chuẩn MARC 21 trong quản lý thư viện Các thư viện đã áp dụng chuẩn này:

Trường Đại học Nông Nghiệp I: http://www.hau1.edu.vn

Trường Đại học Quốc Gia Hà Nội: http://www.lic.vnu.edu.vn

Thư viện Khoa học Tổng hợp TPHCM: http://www.gslhcm.org.vn

Hình 4: Thư viện Khoa học Tổng hợp Bình Định:

http://www.thuvienbinhdinh.com

Hình 5: Màn hình tìm kiếm của Thư viện Tổng hợp Bình Định

Hình 6: Màn hình xuất dữ liệu của Libol

3.3. So sánh chuẩn MARC 21 với các chuẩn khác

USMARC là một dạng thức trao đổi bản ghi được Thư viện Quốc hội Hoa

Kỳ phát triển từ MARC 1 sang MARC 2 và trở thành USMARC từ năm 1968 Trong khi ở Hoa Kỳ Thư viện Quốc hội tiếp tục chiếm lĩnh việc phân phối bản ghi mục lục thì những nơi khác nhiều cơ sở cũng tự mình hình thành những nhà cung cấp MARC có một tiêu chuẩn hình thức phức tạp, nó phụ thuộc nhiều hơn vào nội dung biểu ghi, nội dung này khác với nội dung được cung cấp từ Thư viện Quốc gia Anh và những thư viện khác Vì thế mà UKMARC được phát minh và được dựa vào việc sao chép biểu ghi đối với những thư viện phụ thuộc vào Thư viện Quốc gia Anh Những biến thể khác của MARC được hình thành với lý do tương tự như AUSMARC ở Australia, MAB ở Đức, CanMARC ở Canada…

Khi công nghệ xuất bản trở nên mở rộng trên phạm vi quốc tế, nhiều thư viện ủng hộ việc quốc tế hóa chuẩn MARC Do đó UNIMARC do IFLA thành

lập vào giữa thập niên 1970 nhằm đáp ứng nhu cầu đồng bộ hóa Tuy nhiên UNIMARC ra đời quá trễ: USMARC đã trở lên quá vững chắc ở Mỹ và những CSDL khổng lồ ở Mỹ có ảnh hưởng lớn đến nhiều nước trên thế giới đều dùng USMARC Từ đầu thập niên 90 nhiều nước đã từ bỏ MARC quốc gia để chuyển sang dùng USMARC Để mang tính quốc tế hơn USMARC đã phối hợp với CanMARC của Canada chuyển sang MARC 21 Vì lợi ích kinh tế và nhu cầu trao đổi thông tin với tất cả những CSDL lớn trên Thế giới, tất cả những quốc gia nói tiếng Anh và ngay cả những quốc gia không nói tiếng Anh

đã chuyển từ MARC quốc gia sang MARC 21

CHƯƠNG 4: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH PHẠM VI

ỨNG DỤNG CỦA BÀI TOÁN 3.1. Giới thiệu bài toán

Ngày nay, hàng năm có tới hơn một triệu đầu sách và ấn phẩm định kì mới được xuất bản, và con số này càng tăng Cùng với sự phát triển của Internet các nguồn thông tin số cũng trở nên rất phong phú và đa dạng Các

ấn phẩm định kỳ mới xuất bản thường đi kèm với một phiên bản điện tử trên Internet, thậm chí tồn tại nhiều tạp chí chỉ có phiên bản điện tử Xuất phát từ thực tế như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thư viện trở thành một xu hướng tất yếu

Thực tế cho thấy, trong các thư viện truyền thống thủ thư phải làm việc vất vả với khối lượng giấy tờ lớn, trong khi đó vẫn chưa đáp ứng được đầy

đủ các yêu cầu từ bạn đọc mà bạn đọc rất vất vả để tìm ra quyển sách mà

họ quan tâm Xuất phát từ tình trạng đó thì việc xây dựng một hệ thống thư viện điện tử để cải thiện tình hình, tự động hóa các công việc thủ công và giúp thư viện hoạt động hiệu quả hơn là hết sức cần thiết Loại thư viện này

có rất nhiều lợi ích như: khả năng đăng nhập từ mọi nơi trên thế giới, khả năng tìm kiếm sách, tạp chí, tệp tin đa phương tiện một cách nhanh chóng

Để các thư viện có thể trao đổi được với nhau thì thông tin của một tài liệu được lưu trữ phải tuân theo một chuẩn nào đó Khi đấy tất cả các thư viện mới liên kết được với nhau và bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu mà họ cần thiết một cách nhanh chóng ở bất kỳ một thư viện nào trong hệ thống các thư viện liên kết

Với những kiến thức đã được học, đã được tiếp cận một cách có hệ thống cách xây dựng một phần mềm, biết được cách tiến hành từng bước từ phân tích yêu cầu,

xin trình bày các bước, cách thức xây dựng một hệ thống thông tin được áp dụng cho bài toán thực tế là “Một số vấn đề về úng dụng chuẩn MARC 21 trong quản

lý thư viện”

Phần DEMO chương trình sẽ tập trung vào chức năng quản lý công tác biên mục sách và tạp chí với những trường MARC cơ bản nhất theo cơ chế động

3.1. Phạm vi ứng dụng của bài toán

Với những thông tin thu thậo được trong quá trình khảo sát, trong khuôn khổ báo cáo tốt nghiệp này, em đã tìm hiểu về các trường MARC để xác định một số trường chính phục vụ cho việc biên mục sách, tạp chí và dữ liệu số:

.1.1 Các trường MARC 21 chính được sử dụng khi biên mục sách

- Cấu trúc trường:

Chỉ thị và mã trường con:

Trường không có chỉ thị và trường con.

Dữ liệu trong trường 001 có thể do hệ thống tự động tạo ra.

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này có chứa 16 ký tự mô tả ngày và thời gian giao dịch gần nhất với bản ghi Dữ liệu ngày và thời gian dùng để xác định phiên bản của bản ghi Dữ liệu này được ghi theo cấu trúc trình bày theo tiêu chuẩn ISO 601- Trình bày ngày và thời gian.

Giá trị ngày mà lần đầu tiên bản ghi được đưa vào hệ thống được nhập vào vị trí trường 008/00-05(6 ký tự).

- Cấu trúc trường :

Chỉ thị và mã trường con:

Trường 008 không có chỉ thị và trường con; các yếu tố dữ liệu được xác định theo vị trí.

Vị trí ký tự:

00-05 Ngày tạo lập bản ghi

06 Loại năm/tình trạng xuất bản

Trường 020 là trường lặp, nếu có nhiều số, phản ánh lần xuất bản khác nhau của một tác phẩm hoặc kiểu bìa khác nhau(Ví dụ: Các số ISBN đối với các ấn phẩm có bìa cứng và bìa mềm).

$a Số ISBN

$c Điều kiện thu thập

$a - Số ISBN là một yếu tố dữ liệu do tổ chức gán Các số ISBN được gán cho các chuyên khảo bởi những tổ chức quốc gia tham gia chương trình gán số ISBN Mỗi số ISBN gồm 10 chữ số được chia thành 4 nhóm, cách nhau bởi những gạch nối Chữ số thứ 10 là số kiểm tra, được sử dụng để kiểm tra tính logic của nó.

Quy định về cấu trúc của số ISBN được nêu trong tiêu chuẩn quốc tế IS0 2108 “Tài liệu về thông tin – Cách đánh số chuẩn quốc tế”

$c - Điều kiện thu thập: chứa giá cả hoặc thông tin ngắn về điều kiện thu thập.

Ví dụ:

020 ##$a0903043211(Bìa mềm):$c 12.00USD

Tài liệu xuất bản với bìa mềm có số ISBN riêng.

Trường 020 không kết thúc bằng dấu phân cách.

Mẫu hiển thị cố định

ISBN [kết hợp với nội dung trường con $a]

• 040-Cơ quan tạo bản ghi biên mục gốc

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này chứa mã hoặc tên cơ quan tạo nên bản ghi gốc, xác định các định danh nội dung và chuyển tả bản ghi thành dạng đọc được bằng máy hoặc sửa đổi một bản ghi đang tồn tại Các mã ở trường 040 và trường 008/39(nguồn biên mục) cho biết cơ quan nào có trách nhiệm về nội dung và chuyển tả một bản ghi thư mục.

- Cấu trúc trường :

Chỉ thị và mã trường con:

Chỉ thị:

Có hai chỉ thị và cả hai đều không xác định

1 Tài liệu không phải là bản dịch hoặc không chứa phần dịch

2 Tài liệu là bản dịch hoặc có chứa phần dịch

Chỉ thị 2 không xác định.

Mã trường con

$h Mã ngôn ngữ của nguyên bản và/hoặc các bản dịch trung gian

Tất cả các mã ngôn ngữ đều nhập bằng chữ thường.

• 082-Ký hiệu phân loại thập phân DEWEY(DDC)

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này chứa một hoặc một vài ký hiệu do Thư viện Quốc hội Hoa

Kỳ hoặc cơ quan khác tạo lập dựa trên bảng Phân loại thập phân Dewey (DDC)

Các giá trị của chỉ thị 2 giúp phân biệt đầu là nội dung do Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ tạo lập và nội dung do cơ quan khác tạo lập.

Chỉ thị 2: Nguồn ký hiệu xếp giá

# Không có thông tin

1 Do Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ tạo lập

- Cấu trúc trường:

Chỉ thị:

Chỉ thị 1: Lập tiêu đề bổ sung cho nhan đề

1 Không lập tiêu đề bổ sung

$b Phần còn lại của nhan đề

Trường con $a chứa nhan đề chính và phụ đề, không chứa định danh số hoặc tên phần Có thể chứa nhan đề đầu tiên của các tác phẩm riêng trong một tuyển tập không có nhan đề chung.

Trường con $b chứa phần còn lại của thông tin về nhan đề Dữ liệu này bao gồm các nhan đề song song, nhan đề tiếp theo nhan đề đầu tiên Trường con 245 kết thúc bởi dấu chấm ngay cả khi có một dấu phân cách khác xuất hiện, chỉ trừ khi từ cuối cùng của trường này là chữ viết tắt, chữ cái đầu hoặc dữ liệu kết thúc bởi dấu chấm.

Khi các chữ cái đầu kế tiếp xuất hiện trong nhan đề được phân cách hoặc không phân cách bởi dấu chấm, thì không để khoảng trống giữa các chữ hoặc dấu chấm.

Có hai chỉ thị nhưng cả hai chỉ thị đều không xác định.

Mã trường con:

$a Nơi xuất bản, phát hành

$b Nhà xuất bản, phát hành

$c Thời gian xuất bản, phát hành

Trường 260 thường kết thúc bằng một dấu phân cách hoặc dấu đóng ngoặc đơn/dấu đóng ngoặc nhọn/dấu đóng ngoặc vuông hoặc một dấu phẩy.

Nếu chỉ có một năm bắt đầu được ghi, trường 260 có thể kết thúc bằng dấu gạch ngang mà không cần thêm một khoảng trống nào.

Trường con $a chứa thông tin về khối lượng của tài liệu như số trang, số tập…

Trường con $b chứa thông tin mô tả chi tiết hơn các đặc tính vật lý khác của tài liệu.

Trường con $c chứa thông tin về kích thước, khổ cỡ của tài liệu thường tính theo cm hoặc inches.

• 650-Tiêu đề bổ sung chủ đề-thuật ngữ chủ đề

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này chứa thuật ngữ chủ đề được sử dụng làm tiêu đề bổ sung chủ đề Các tiêu đề bổ sung chủ đề có thể chứa các thuật ngữ chủ đề chung, bao gồm cả các tên sự kiện và đối tượng.

4 Nguồn của thuật ngữ chủ đề không xác định

7 Nguồn được ghi trong trường con $2

Mã trường con:

$a Thuật ngữ chủ đề hoặc địa danh

Trường 650 kết thúc với dấu phân cách hoặc dấu đóng ngoặc đơn Nếu trường con cuối cùng là trường con $2, thì dấu phân cách đứng trước trường con này.

Không để khoảng trống trong các từ viết tắt, từ cấu tạo từ các chữ cái đầu.

Các mạo từ đi đầu (như The) ở đầu các trường tiêu đề bổ sung chủ đề thường được bỏ qua trong nhiều ngôn ngữ (trừ khi chủ đề ghi mạo từ) Bất kỳ dấu phụ hoặc ký tự đặc biệt nào ở đầu các trường được giữ nguyên Các ký tự này thường được bỏ qua khi sắp xếp.

• 700-Tác giả bổ sung-Tên cá nhân

- Định nghĩa và phạm vi trường

Trường này chứa tên cá nhân được dùng làm tiêu đề bổ sung Các tiêu

đề bổ sung được lập phù hợp với các quy tắc biên mục khác nhau để tạo điểm truy cập đến bản ghi thư mục tên cá nhân mà không đưa vào trường 600(Tiêu đề bổ sung chủ đề - Tên cá nhân).

Trường này chứa tên tập thể được dùng làm tiêu đề bổ sung Các tiêu đề

bổ sung được lập phù hợp với các quy tắc biên mục khác nhau để tạo điểm truy cập tới bản ghi thư mục theo tiêu đề tên tập thể

THIẾT KẾ MẪU ĐIỀN CÁC THÔNG TIN

thị

Mã trường con

.1.1 Các trường MARC 21 chính được sử dụng khi biên mục tạp chí

# = Không thuộc một trong các hình thức dưới đây

M = Tùng thư chuyên khảo

23 Hình thức của tài liệu

# = Không thuộc một trong các hình thức dưới đây

A = Vi phim

Mã chữ cái được nhập vào bằng chữ thường

Trường 008 luôn chứa 40 vị trí ký tự.

• 022-Số xuất bản nhiều kỳ chuẩn Quốc tế(ISSN)

Chỉ thị 1: Mức độ quan tâm của Quốc tế

# Không có mức độ nào được xác định.

Mẫu hiển thị cố định:

ISSN [kết hợp với nội dung trường con $a]

• 041-Mã ngôn ngữ: Giống khi biên mục sách

• 082-Ký hiệu phân loại thập phân Dewey (DDC): Giống khi biên mục sách

• 245-Nhan đề và thông tin trách nhiệm: Giống khi biên mục sách

• 260-Thông tin về xuất bản, phát hành: Giống khi biên mục sách

• 300-Mô tả vật lý: Giống khi biên mục sách

• 310-Định kỳ xuất bản định thời

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này chứa thông tin định kỳ xuất bản hiện thời của một tài liệu Ngày tháng trong định kỳ xuất bản hiện thời được đưa vào khi ngày tháng ban đầu của định kỳ xuất bản hiện thời không giống như ngày tháng ban đầu của tài liệu xuất bản.

Khi một tài liệu ngừng xuất bản, ngày tháng định kỳ hiện thời sẽ không thay đổi, song vẫn được lưu trong trường 310.

$a Định kỳ xuất bản hiện thời

$b Ngày tháng của định kỳ xuất bản hiện thời

Trường 310 không kết thúc bằng một dấu phân cách trừ khi từ cuối cùng

là một từ viết tắt, chữ cái đầu hoặc dữ liệu khác kết thúc bằng một dấu phân cách Khi trường con $b có mặt thì đặt một dấu chấm phẩy cuối trường con $a.

Dữ liệu về ngày tháng đã biết mà không chắc chắn là ngày tháng đầu tiên hoặc cuối cùng liên quan tới định kỳ xuất bản hiện thời thường đặt trong dấu ngoặc nhọn (<…>) hoặc được bỏ qua.

• 362-Thời gian xuất bản hoặc số thứ tự:

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này chứa thông tin về thời gian bắt đầu và/hoặc kết thúc của một tài liệu và/hoặc số thứ tự được gán cho mỗi phần của tài liệu.Thời gian dùng trong trường này được mô tả theo thứ tự thời gian xác định các số riêng lẻ của xuất bản phẩm nhiều kỳ Số thứ tự thời gian thường

là số nhưng cũng có khi là chữ cái Thông tin có thể được định dạng hay không được định dạng Nếu thông tin thời gian được lấy từ một nguồn khác không phải số đầu tiên hoặc số cuối cùng của tài liệu đã xuất bản, thì thông tin này được đưa ra dưới dạng phụ chú không định dạng và phải chỉ ra nguồn lấy thông tin.

Ngày tháng chưa hoàn chỉnh, gần đúng hoặc còn nghi ngờ không được nhập trong trường này.

Trường 362 chỉ được lặp để ghi thông tin được định dạng và chưa được định dạng, như mô tả trong chỉ thị 1.

$a Thời gian xuất bản và/hoặc số thứ tự

$z Nguồn thông tin

Trường 362 kết thúc bằng dấu chấm trừ khi từ cuối cùng trong trường kết thúc bằng dấu phân cách khác Khi đứng trước trường con $z thì trường con $a kết thúc bằng một dấu chấm trừ khi từ cuối cùng trong trường con kết thúc bằng dấu phân cách

Nếu thông tin về xuất bản plhẩm nhiều kỳ cụ thể chưa hoàn chỉnh, thì nhập 3 khoảng trống ngay sau dấu gạch ngang khi có dữ liệu káhc đúng sau.

THIẾT KẾ MẪU ĐIỀN THÔNG TIN

thị

Mã trường con

định thời

$b 362-Thời gian xuất bản

$z

.1.1 Các trường MARC 21 chính được sử dụng khi biên mục dữ liệu số

• 008-Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định-Thông tin chung

- Định nghĩa và phạm vi vị trí ký tự:

Các mã về tập tin của vị trí trường 008/18-34 được sử dụng khi vị trí Đầu biểu/06(loại bản ghi) chứa mã m(tập tin) Các vị trí 01-17 và 35-39 của trường 008 được quy định giống nhau trong toàn bộ trường 008.

Mã chữ cái được nhập vào bằng chữ thường.

Trường 008 luôn chứa 40 vị trí ký tự.

• 041-Mã ngôn ngữ: Giống khi biên mục sách

• 245-Nhan đề và thông tin trách nhiệm: Giống khi biên mục sách

• 250-Lần xuất bản: Giống khi biên mục sách

• 260-Thông tin về xuất bản, phát hành: Giống khi biên mục sách

• 300- Mô tả vật lý: Giống khi biên mục sách

• 856-Địa chỉ điện tử và truy cập

- Định nghĩa và phạm vi trường:

Trường này chứa thông tin cần thiết để định vị và truy cập một nguồn tin điện tử Trường có thể được sử dụng trong một bản ghi thư mục khi tài liệu này hay một phần hay một phần của tài liệu có dưới dạng điện

tử Ngoài ra, trường được sử dụng để định vị và truy cập đến một phiên bản điện tử của tài liệu không ở dạng điện tử được mô tả trong bản ghi thư mục hoặc một tài liệu điện tử liên quan.

Trường 856 được lặp lại khi các phần tử dữ liệu nơi lưu trữ thay đổi Trường này cũng có thể lặp khi có nhiều cách truy cập được sử dụng, các phần khác nhau của tài liệu có dưới dạng điện tử, các máy chủ, các dạng dữ liệu, độ phân giải với các đường liên kết khác nhau được nêu, hoặc khi các tài liệu liên quan được ghi lại.

- Cấu trúc trường:

Chỉ thị và mã trường con:

Chỉ thị:

Chỉ thị 1: Phương pháp truy cập.

# Không có thông tin

4 Truy cập đến nguồn điện tử thông qua giao thức HTTP

Nguồn điện tử không có trong bản ghi MARC Nó có thể được hệ thống tạo ra như mẫu hiển thị kết hợp với giá trị của chỉ thị 2.

Chỉ thị 2: Mẫu hiển thị

# Nguồn điện tử

Thay thế dấu gạch dưới (_) và dấu ngã (~) có trong hệ thống thư mục hoặc tên tệp bằng mã hex tương ứng theo sau một dấu %:

%5F đối với dấu gạch dưới (_)

%7E đối với dấu ngã (~)

THIẾT KẾ MẪU ĐIỀN THÔNG TIN

thị

Mã trường con

$d

$f

CHƯƠNG 5: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN THƯ VIỆN THEO CHUẨN BIÊN MỤC DỮ LIỆU

MARC 21 V.2. Các yêu cầu đối với công tác quản lý thư viện theo chuẩn MARC 21

• Về khả năng tổ chức, lưu trữ dữ liệu

Khi biên mục cho những ấn phẩm có một vài thuộc tính chung nào đó thì đặt giá trị ngầm định cho các trường tương ứng trong bản ghi biên mục nhằm làm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này Đảm bảo chất lượng của công tác biên mục là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục

Dữ liệu của một tài liệu được lưu trữ theo chuẩn MARC 21 khá đầy đủ do đó

mà dữ liệu lưu trữ khá đồ sộ Nhưng chỉ lưu trữ được dưới dạng Text mà không lưu trữ được dưới dạng âm thanh, hình ảnh…Lưu trữ dữ liệu theo chuẩn này chỉ cần lưu trữ một nơi nhập các thông tin của tài liệu

• Về khả năng tra cứu, tìm kiếm, khai thác dữ liệu

Hầu hết các Thư viên Quốc gia lớn trên Thế Giới đều ứng dụng chuẩn MARC 21 và một số Thư viện tại Việt Nam cũng đã bắt đầu ứng dụng chuẩn MARC 21 Vì thế mà việc tìm kiếm hay khai thác dữ liệu sẽ thuận tiện hơn Nếu các Thư viện đều dùng chuẩn MARC 21 để biên mục tài liệu thì khi liên kết các thư viện lại với nhau ở bất cứ đâu cũng có thể xem được tài liệu Tra cứu dữ liệu theo chuẩn MARC 21 không những biết được các thông tin chính

về tài liệu như: tác giả, nhan đề, nhà xuất bản mà ta còn biết các thông tin liên quan khác như: lần xuất bản, nội dung tóm tắt…Tuy nhiên khai thác dữ liệu theo chuẩn MARC 21 còn liên quan nhiều tới vấn đề bảo mật

• Về khả năng nhập, xuất dữ liệu

Khi nhập dữ liệu theo chuẩn MARC 21 có quá nhiều trường phải nhập Yêu cầu phải nhập đúng thông tin theo đúng chuẩn MARC 21 để khi tra cứu, tìm kiếm hay khai thác việc xuất dữ liệu không bị lệch Khi xuất dữ liệu theo chuẩn MARC 21 thông tin về tài liệu sẽ được hiển thị đầy đủ

Một trong những phương pháp đảm bảo chất lượng của công tác biên mục là kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục Kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hoá Không phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như: Nhà xuất bản, Khung phân loại, Chuyên ngành…Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của tiến trình tra cứu thông tin Dữ liệu không kiểm soát được tính nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một mục từ ở các bản ghi khác nhau Đồng thời việc sửa lỗi này không đơn giản

Để quản lý các chiều thông tin này trong trường quản lý MARC nên dựng sẵn các danh mục này

Chuẩn MARC 21 là một chuẩn biên mục của Thế giới, bao gồm rất nhiều trường, trong các trường lại bao gồm rất nhiều trường con mà có thể ở các thư viện khác nhau với các tài liệu khác nhau và độc giả khác nhau thì việc sử dụng các trường và mã trường con cũng khác nhau

Để hiểu biết sâu hơn về chuẩn MARC 21, trong đồ án tốt nghiệp em sẽ nghiên cứu về ứng dụng một số trường MARC 21 chính trong việc quản lý sách và tạp chí nhiều kỳ góp một phần nhỏ vào việc biên mục tài liệu thư viện

V.2. Phân tích yêu cầu và liệt kê các chức năng của chuẩn MARC 21 trong biên mục

Hiện tại hầu hết các thư viện vẫn biên mục bằng tay theo chuẩn MARC 21 Có lẽ do biên mục bằng chuẩn này quá rườm rà do có quá nhiều trường mà trong khi đó chỉ có một số trường và trường con được

sử dụng Vì thế mà đề tài của em sẽ đi sâu về vấn đề nghiên cứu về sách

và tạp chí nhiều kỳ với những trường và mã trường con được sử dụng thường xuyên

Các chức năng chính của biên mục:

- Đặt những giá trị cố định cho các trường tương ứng đối với những tài liệu có thuộc tính giống nhau trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này

- Khi bổ sung một tài liệu mới vào kho sách của thư viện, bên cạnh những thông tin về lưu trữ (Ví dụ: tên kho, chỉ số đăng ký cá biệt…), thông tin về số lượng, cần phải khai báo một số thông tin thư mục cơ bản của tài liệu đó như Nhan đề, Năm xuất bản…để làm dữ liệu ban đầu cho quá trình biên mục chi tiết Người dùng có thể nhanh chóng

và dễ dàng theo dõi được các đầu ấn phẩm mới được bổ sung này.

- Nhập mới một bản ghi cho phép người dùng biên mục chi tiết cho một tài liệu trong thư viện Để nhập mới phải sử dụng cơ chế kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu để hạn chế những nhầm lẫn, sai sót trong quá trình biên mục.

- Tích hợp các nguồn dữ liệu điện tử với bản ghi biên mục để phục vụ cho việc khai thác trực tuyến.

- Sửa chữa lại giá trị của một nhóm trường trong bản ghi biên mục của

- Huỷ thông tin biên mục một tài liệu trong thư viện.

- Xem thông tin biên mục của một nhóm hoặc toàn bộ số bản ghi trong CSDL Để có thể tái sử dụng toàn bộ hay một phần các thông tin biên mục đã được cập nhập ở một bản ghi có sẵn cho bản ghi mới:

- Trong quá trình biên mục một tài liệu, nếu tìm được thông tin của tài liệu đó trên Internet (do một thư viện nào đó đưa lên) hay tìm được trong một thư viện nào đó, hoặc từ các bản ghi được biên mục từ bên ngoài để có thể dùng lại những thông tin đó cho tài liệu cần biên mục trong thư viện của mình.

- Vì khi biên mục sách theo Marc có rất nhiều trường nên cho phép định nghĩa thêm các trường Marc mới để có thể thêm vào những trường Marc mới theo yêu cầu để phù hợp với thư viện.

3.1. Sơ đồ phân rã chức năng