Tổng quan về công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ

Tên tiếng Việt Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ Tên tiếng Anh Viet my International Lubricants JSC Địa chỉ 529 Hoàng Hoa Thám – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại 04 7617088/089/099 Tên

Tổng quan về công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ thành lập theo giấy phép số 072457 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 31 tháng 7 năm 1999 với số vốn đầu tư ban đầu là 5.000.000.000 đồng ( 5 tỉ đồng ) được dống góp bởi 3 thành viên

Tên tiếng Việt Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ

Tên tiếng Anh Viet my International Lubricants JSC

Địa chỉ 529 Hoàng Hoa Thám – Ba Đình – Hà Nội

Điện thoại (04) 7617088/089/099

Tên giám đốc Trịnh Văn Phượng

Trang Web http://vietmylube.com.vn

Từ những năm đầu khi thành lập công ty dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ chủ yếu kinh doanh các mặt hàng chính như cung cấp các tư liệu sản xuất ( chủ yếu là xăng dầu, dầu mỡ nhờn và sản phẩm sau dầu ) Sau một thời gian hoạt động kinh doanh trong thương trường đã có sự cạnh tranh mạnh mẽ, có nhiều loại hình doanh nghiệp được thành lập như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty liên doanh, công

ty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào lĩnh vực này Công ty là nhà phân phối chiến lược các sản phẩm của hãng dầu nhờn Quốc tế Exxon Mobil tại Mỹ Hiện nay Công ty đang chủ yếu tập trung vào cung cấp các sản phẩm dầu nhờn của tổng công ty như:

 Dầu công nghiệp

 Dầu hàng hải và hàng không

 Dầu ô tô và xe máy

 Dầu xe tải, xe buýt và xe chuyên dụng

Sắp tới doanh nghiệp chuẩn bị bổ sung thêm một số ngành nghề khác như:

1 Đại lý mua, bán kí gửi hàng hoá ( chủ yếu là xăng dầu, dầu mỡ nhờn và sản phẩm sau dầu )

2 Buôn bán tư liêu tiêu dùng

3 Dịch vụ diện tử tin học

4 Môi giới thương mại

Công ty đẩy mạnh phát triển cả 2 lĩnh vực tiêu thụ bán buôn và bán lẻ Tuy gặp nhiều khó khăn trong khâu tiêu thụ do những năm đầu chưa tiếp cận được nhu cầu của thị trường nhưng đến nay doanh nghiêp đã tiêu thụ được, mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ trong địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng ra các tỉnh lân cận doanh thu hàng tháng hiện nay khoảng 17 tỉ đồng trên tất cả sản phẩm kinh doanh tại công ty Chức năng của từng phòng ban cũng được nâng cao cả về mặt chất và mặt lượng, mỗi phòng ban đảm nhận một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng một mục đích đẩy mạnh phát triển nguồn tiêu thụ sản phẩm thúc đẩy đưa Công ty ngày càng lớn mạnh

Ngay từ khi thành lập công ty đã xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình là đầu tư phát triển mạng lưới cung cấp xăng dầu, dầu nhờn và các sản phẩm sau dầu để phục vụ cho nhu cầu của người tiêu dùng Công ty không ngừng cải tiến dịch vụ, cung cách phục vụ khách hàng để nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường cung cấp và bán lẻ các sản phẩm xăng dầu và dầu nhờn

1.2 Các đặc điểm chủ yếu ảnh hưởng tới công tác quản lý bán hàng của công ty

1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ là công ty cổ phần Từ khi thành lập năm 1999 đến nay Công ty vẫ duy trì bộ máy quản lý ổn định và đạt hiệu quả cao

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ

THUẬT

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÒNG KỸ

THUẬT

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VÀ BẢO

VỆ

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN

CỬA HÀNG TRƯỞNG

NHÂN VIÊN BÁN HÀNG CÁC ĐẠI LÝ BÁN LẺ

Sơ đồ bộ máy quản lý hành chính của Công ty

Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ là doanh nghiệp gồm các thành viên tham gia góp vốn và kinh doanh tuân thủ theo pháp luật Tất cả các thành viên trong công ty đều có chức năng và nhiệm vụ riêng phù hợp với từng vị trí của mỗi người trong công ty

 Giám đốc : Là người đứng đầu bộ máy quản lý, là đại diện pháp nhân của công

ty trước pháp luật và các quan hệ đối tác, được ban giám đốc tín nhiệm và bổ nhiệm

 Phó giám đốc Phụ trách kinh doanh : Giúp giám đốc tìm ra các khách hàng tiềm năng Chịu trách nhiệm về công tác tiêu thụ sản phẩm, điều phối tình hình kinh doanh tại Công ty

 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật : Giúp Giám đốc phụ trách về mặt kĩ thuật của các sản phẩm kinh doanh tại Công ty Giám sát chất lượng, quy cách, mẫu mã của từng sản phẩm Bên cạnh đó tìm các đơn vị kinh doanh bạn để trao đổi tìm

ra các sản phẩm mới tính năng tốt hơn thay thế các sản phẩm kém tính năng hơn

 Phòng kĩ thuật : Tổ chức quản lý, kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập kho, xuất kho, tư vấn khách hàng các tính năng của các sản phẩm

 Phòng tài chính kế toán : Chịu trách nhiệm hạch toán kinh tế, giám sát và điều hành mọi hoạt động tài chính của công ty Thực hiện và tìm hiểu các chính sách

về nghĩa vụ đóng thuế với nhà nước Phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám Đốc Công ty có trách nhiệm thực hiện va kiểm tra toàn bộ công tác

kế toán, thống kê, kiểm tra các bộ phận trong Công ty Tuân thủ các chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính Phòng kế toán co nhiệm vụ tính giá thành và các chi phí sản phẩm, tính toán tiền lương để trả cho cán bộ công nhân viên và các khoản tiền mặt và tièn gửi Ngân hàng để đảm bảo ngân sách cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

 Phòng tổ chức hành chính và bảo vệ : Có nhiệm vụ duyệt quỹ lương, giải quyết chế độ, chính sách với cán bộ công nhân viên trong thời gian làm việc tại công

ty và kiêm trách nhiệm bảo vệ tái sản của công ty

 Phòng Kinh doanh : Có nhiệm vụ lập kế hoạch phân phối sản phẩm theo đơn đặt của từng khách hàng, giám sát tình hình cung cấp, bảo quản kho tàng, vật liệu Phòng kinh doanh là nơi đảm bảo tình hình tiêu thụ của công ty, từ đó đem lại thu nhập chính cho công ty Sản phẩm chính của công ty là xăng và

dầu nhớt, do đặc tính khác nhau trong cách nhập và bán sản phẩm, phòng kinh doanh có 2 phó phòng, mỗi người đảm nhận công việc riêng l à phó phòng kinh doanh xăng và phó phòng kinh doanh dầu

 Dưới các phòng ban trên là các cửa hàng, cây xăng được phân bố trên địa bàn

Hà Nội và các huyện ngoại thành Hà Nội, đứng đầu mỗi cây xăng là cửa hàng trưởng Mỗi cây xăng có một của hàng trưỏng, của hàng trưởng chịu trách nhiệm trước công ty về tình hình hoạt động của cây xăng Của hàng trưởng luôn theo dõi tình hình, số lượng hàng bán ra , số lượng hàng còn lại tại cây xăng để báo cáo lên công ty để xin nhập thêm hàng đảm bảo phục vụ được yêu cầu của khách hàng Cửa hàng trưởng cần xác định được lượng hàng nhập vào

để thanh toán với công ty.Của hàng trưởng là người quản lí số nhân viên bán hàng tại cây xăng, phải luôn đảm bảo số người làm tại mỗi ca ít nhất bằng số cột xăng có tại cây xăng Ngoài ra còn có các đại lý bán hàng ủy quyền của công ty, các đại lý này nhập hàng của công ty và bán sản phẩm của công ty để hưởng hoa hồng

Nhân viên bán hàng tại cây xăng thuộc quyền quản lí của của hàng trưởng, các nhân viên bán hàng làm việc theo ca, một ngày chia làm 3 ca : từ 6h đến 14h, từ 14h đến 22h, từ 22h đến 6h sáng ngày hôm sau Sau khi giao ca nhân viên bán hàng nộp tiền và giấy ca cho của hàng trưởng để của hàng trưởng tổng hợp nộp lại cho Công ty vào cuối tháng

1.2.2 Các sản phẩm chính của Công ty

Sản phẩm chính của Công ty là xăng, dầu nhờn và các sản phẩm sau dầu Với mặt hàng xăng Công ty có 2 loại chính là xăng 92, và xăng 95 Đây là sản phẩm chủ yếu phục vụ cho tiêu dùng tại các cây xăng Công ty kinh doanh nhiều nhất là mặt hàng dầu, chủ yếu phục vụ cho các công trường xây dựng dùng để chạy các loại máy công nghiệp và các xe ô tô có trọng tải lớn

Hiện nay Công ty đang kinh doanh 19 mặt hàng dầu chủ yếu là dầu máy, dầu Mobil, dầu Mekong…Tiêu thụ lớn nhất của công ty trong mặt hàng dầu nhờn là dầu Mobil, đây là loại dầu nhờn dùng cho các loại động cơ như xe máy, ô tô, dùng trong

hàng hải, hàng không và các máy công nghiệp Hiện nay công ty có tất cả 16 loại dầu nhớt cung cấp cho các ngành trên:

 Dầu nhớt dành cho ngành hàng hải và hàng không có 3 loại

 Dầu nhớt để chạy máy công nghiệp có 7 loại

 Dầu nhớt sử dụng cho động cơ như ô tô, xe máy có 3 loại

 Dầu nhớt dành cho ô tô, xe buýt, xe chuyên dụng có 3 loại

Ngoài ra Công ty còn kinh doanh các sản phẩm sau dầu như dầu thải và các loại

mỡ phục vụ trong hoạt động sản xuất hàng ngày Công ty có 5 mặt hàng mỡ như: mỡ

EP, mỡ NO, mỡ SHC 220, mỡ 0,5kg,…

Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ là công ty kinh doanh về dịch vụ, các sản phẩm trên công ty không tự sản xuất ra được mà chủ yếu nhập hàng của các tổng công ty xăng dầu trong nước Riêng với mặt hàng dầu nhờn Mobil Công ty đang là đại

lý phân phối chính thức tại miền Bắc của công ty dầu nhờn Mobil tại Mỹ

1.2.3 Máy móc thiết bị công nghệ

Trụ sở chính của Công ty đặt tại Hà Nội được trang bị đầy đủ hệ thống thông tin liên lạc, computer, mạng điện rộng và kết nối internet tại tất cả các phòng ban

Công ty Cổ phần dầu nhờn Quốc Tế Việt Mỹ là một công ty thương mại chuyên kinh doanh các sản phẩm xăng dầu, dầu nhờn Công ty chủ yếu nhập hàng của các Tổng Công ty xăng dầu và cung cấp cho các đại lý và các cây xăng trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận Không phải là một Công ty sản xuất nên Công ty không đầu

tư mua sắm các dây chuyền sản xuất mà công ty đầu tư xây dựng các kho, bãi để hàng nhập về Vì xăng dầu là các sản phẩm dễ cháy nổ do vậy ban giám đốc và phòng kỹ thuật luôn phải đầu tư các thiết bị phòng cháy chữa cháy tại các kho bãi và các cây xăng của Công ty

Về cơ sở kỹ thuật có thể thấy hầu hết các trạm xăng dầu của Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ đều dược đầu tư xây dựng mới hoặc nâng cấp khang trang, rộng lớn theo đúng tiêu chuẩn quy định Các trụ bơm xăng dầu đang được sử dụng đều

thiết kế trụ bơm điện tử Các thiết bị này, hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài, đảm bảo độ chính xác về đo lường, tạo sự an tâm cho khách hàng

Công ty đã đầu tư mua sắm 03 xe ô tô xi téc hiệu SAM SUNG SM 510, có trọng tải là 16.000 kg, mỗi xe có 5 khoang chứa, mỗi khoang có dung tích la 1.000 l, như vậy mỗi chuyến 1 xe có thể vận chuyển được 5000l xăng dầu đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Đây là loại xe chuyên chở vận chuyển xăng dầu và các sản phẩm sau dầu đến các đại lý và các của hàng bán lẻ Khi các đại lý , của hàng dặt hàng phòng kinh doanh sẽ báo số lượng cho phòng kĩ thuật để điều động xe chở hàng đến nơi giao hàng đúng thời gian Đội ngũ lái xe được đào tạo và tuyển chọn đúng tiêu chuẩn đảm bảo cho hàng hoá được vận chuyển đến nơi an toàn

1.2.4 Lao động

Lao động là một trong những yếu tố quan trọng của một doanh nghiệp, nó góp phần rất lớn vào trong việc phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì doanh nghiệp đó phải có một đội ngũ lao động được phân công hợp lý, có trình độ phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mỗi người Nắm bắt được tầm quan trọng đó công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ đã và đang xây dựng một đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty có trình độ và nhiệt tình với công việc chung của toàn Công ty

Bảng 1: Số lượng cán bộ trong công ty hiện nay

(Đơn vị: người)

(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính và bảo vệ)

Theo số lượng trên ta thấy số cán bộ có trình độ cao tại công ty không có nhiều.

trình độ trên đại học chỉ chiếm 2,72%, trình độ đại học chiếm 28,180%, cán bộ có

bằng trung cấp chiếm 5,44%, công nhân kỹ thuật chiếm 11,81%, nhiều nhất là lao

động trực tiếp chiếm 50% Số lượng nhân viên trên thể hiện đặc tính của Công ty là

một công ty thương mại dịch vụ Hoạt động chủ yếu của Công ty là bán hàng Với số

lượng 6 cây xăng trực thuộc Công ty cần đến số lượng nhân viên bán hàng nhiều, do

vậy làm cho tỉ lệ của lao động trực tiếp của Công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số

cán bộ công nhân viên của toàn Công ty Tuy nhiên số lượng cán bộ có trình độ đại

học và trên đại học của Công ty không có nhiều, chỉ chiếm 30% tổng số cán bộ Muốn

mở rộng về chiều sâu thì Công ty cần phải làm cho số lượng nhân viên có trình độ cao

tăng lên trong các năm tới

Muốn mở rộng về quy mô hoạt động thì trước hết phải mở rộng về cán bộ công

nhân viên Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, số lượng cán bộ công nhân viên cũng

tăng lên để đáp ứng với nhu cầu công việc Qua bản số liêu dưới đây ta có thê thấy số

lượng nhân viên của công ty qua các năm đã tăng lên rõ rệt, điều này chứng tỏ quy mô

hoạt động của công ty đang ngày càng được mở rộng

Bảng 2: Số lượng nhân viên qua các năm

Đơn vị: người

( Nguồn số liệu : Phòng tổ chức hành chính )

Biểu đồ 1: số lượng nhân viên trong những năm gần đây

0 20 40 60 80 100 120

2004 2005 2006 2007

Phần đông nhân viên trong công ty phải kiêm nhiều việc và thực hiện nhiều chức năng Ở công ty, các nhân viên thuộc các phòng ban chủ yếu đều là lực lượng trẻ, năng động và có trình độ Đây là một trong những điểm mạnh của công ty Trong tổng

số cán bộ, nhân viên thì có gần 50% ở trình độ đại học, cao đẳng và trên đại học Số cán bộ nhân viên của công ty trong những năm gần đây có tăng nhưng với mức độ thấp, đó là sự quán triệt tinh thần gọn nhẹ và hiệu qủa trong cơ cấu quản lý, tiết kiệm chi phí, lấy hiệu quả kinh tế là chỉ tiêu số một

Khẳng định quan điểm coi yếu tố con người là nền tảng cho sự phát triển của công ty, công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ rất coi trọng công tác nâng cao chất lượng lao động và đào tạo nguồn nhân lực Hàng năm, công ty đầu tư hàng trăm triệu đồng cho hoạt động đào tạo và kiểm tra, bảo vệ sức khoẻ định kỳ cho cán bộ công nhân viên Nhân viên được tiến hành thường xuyên đào tạo trong các khoá học ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn và kỹ năng bán hàng Đồng thời, đời sống của người lao động được quan tâm chu đáo,thu nhập được nâng cao và không ngừng cải thiện giúp người lao động yên tâm gắn bó, cống hiến cho Công ty Tạo cơ hội bình đẳng cho từng cán bộ công nhân viên để có thể phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ trong công việc là nhiệm vụ trọng tâm trong chính sách con người của công

ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ

Số lượng nhân viên có bằng cấp cao trong Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ không chiếm tỷ trọng nhiều , số lượng nhân viên chỉ học hết phổ thông trong

Công ty chiếm tỷ trọng lớn do đây chủ yếu là các nhân viên bán hàng trực tiếp tại các cây xăng Một bài toán về lao động luôn được đặt ra cho ban giám đốc điều hành là: nếu thuê lao động có bằng cấp cao thì chi phí lao động để tra lương cũng sẽ cao như vậy sẽ ảnh hưởg đến lợi nhuân của Công ty Do vậy ban giám đốc luôn phải cân nhắc thật kỹ để đảm bảo cho Công ty hoạt động có hiệu quả

Trong số đó nhân viên kinh doanh chiếm tỉ trọng khá lớn, với số lượng 27 người chiếm 24,5% Điều đó là do đặc tính bán hàng của các sản phẩm sau dầu, khi giá cả là

do nhà nước quy định Công ty không thể cạnh tranh bằng giá cả trên thị trường nên cần có những kế hoạch bán hàng và tìm kiếm khách hàng hiệu quả Đây chính là công việc chủ yếu của nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh doanh sẽ tìm kiếm các thị trường tiềm năng, đến với khách hàng thương lượng thoả thuận với khách hàng về các điều kiện trong bán hàng như tỷ suất chiết khấu, phương thức thanh toán để khách hàng đồng ý lấy hàng của Công ty Do tính chất công việc nên hầu hết nhân viên kinh doanh của Công ty đề có tuổi đời khá trẻ, đây là lực lượng nhiệt huyết và rất năng động giúp cho Công ty có thể tăng doanh số bán hàng của mình

1.2.5 Tình hình nguồn vốn

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp thì nguồn vốn đóng vai trò rất quan trọng vì nguồn vốn giúp cho doanh nghiệp có khả năng kinh doanh, mở rộng quy mô hoạt động Nhận biết được tầm quan trọng của nguồn vốn Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc tế Việt Mỹ đã chú trọng đến việc tăng cường và phát triển nguồn vốn của công ty Từ ngày mới thành lập Công ty có vốn điều lệ là 5.000.000.000 ( 5 tỷ đồng) trong 9 năm qua số vốn của công ty không ngừng được nâng lên đến nay đã lên tới gần 72 tỷ đồng Điều đó chứng tỏ tình hình hoạt động của Công ty ngày cang hiệu quả Cụ thể tình hình vốn của Công ty cổ phần dầu nhờn Quốc Tế Việt Mỹ được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 2: Tình hình vốn của Công ty trong giai đoạn từ 2004-2007

Đơn vị: Tỷ đồng