Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hưng

Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc đợc tình hình sử dụng vật t, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra

Nhận xét và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công

tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây

dựng Đông Hng.

I Nhận xét chung về công tác kế toán của công ty xây dựng Đông Hng.

Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và không ngừng phát triển, do sự tác động của lực lợng sản xuất và quan hệ sản xuất Cùng với sự vận động này cơ chế quản lý cũng phải thờng xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hóa ở nớc ta, Đảng và Nhà nớc đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh

tế thị trờng

Công ty xây dựng Đông Hng là một tổ chức xây dựng có nhiều tiềm năng phát triển mạnh mẽ Số lợng các công trình do Công ty nhận thầu đợc mỗi năm tăng lên đáng kể Với sự sáng tạo, trình độ quản lý phù hợp với cơ chế thị trờng, cùng với đội ngũ công nhân lành nghề, kỹ thuật xây dựng tiên tiến Công ty đã tìm

đợc chỗ đứng vững chắc trên thị trờng cạnh tranh gay gắt và xu hớng phát triển

nh vũ bão hiện nay Cùng với sự trởng thành và phát triển của Công ty Công tác quản lý và công tác hạch toán đã không ngừng đợc hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh

Bộ máy kế toán đợc tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc đợc tình hình sử dụng vật t, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty

Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ nhng vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tợng mất mát lãng phí, đồng thời giảm chi phí, hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu

động

Các phòng, ban, tổ, đội sản xuất trong Công ty đã phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo cho công tác hạc toán kế toán đợc tiến hành nhịp nhàng,

trôi chảy Phòng cung ứng vật t là nơi tổ chức thu mua, nhập kho vật t đã có nhiều

cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cung cấp vật

t cho các công trình , đảm bảo cung ứng đầy đủ chủng loại chất lợng tốt các loại vật t cho quá trình xây lắp không bị gián đoạn ảnh hởng đến tiến độ thi công các công trình

Các kho vật t của Công ty đợc sắp xếp phân tán nhng có hệ thống hợp lý,

đội ngũ thủ kho của Công ty có chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao, nên việc tổ chức nhập kho, tổ chức cấp phát và tiến hành khá tốt Kho vật t của Công

ty đợc bảo quản một cách khoa học, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại vật t

Công ty luôn chấp hành đúng chính sách, chế độ kế toán và pháp lệnh kế toán – thống kê của Nhà nớc ban hành Công ty tiến hành mở các sổ kế toán phù hợp để phản ánh và giám đốc kịp thời, đầy đủ, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhờ đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu xây lắp nói riêng đã góp phần nỗ lực vào quá trình quản lý kinh tế của toàn Công ty

Việc hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty cha đợc kịp thời và đầy đủ, do tính chất sản xuất tại các công trờng phân tán Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán Công ty và các bộ phận kế toán công trờng không đợc thờng xuyên, chứng từ nhập, xuất, thanh toán nhân công và thanh toán chi phí sản xuất khác đợc hoàn thiện chậm Bộ phận kế toán tại các công trờng luân chuyển chứng từ kế toán về

kế toán Công ty còn chậm dẫn đến kế toán Công ty phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ ở từng công trình, hạng mục công trình cha phù hợp với giá trị sản lợng xây lắp hoàn thành ở từng thời điểm Chi phí trong hoạt động xây lắp có rất nhiểu khoản mục và có giá trị lớn, nếu công tác ghi chép phản ánh ở từng công trờng không kịp thời, chặt chẽ dẫn đến bỏ sót chi phí trong giá thành sản phẩm, ảnh hởng đến hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

II Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty xây dựng Đông Hng

1 Ưu điểm.

Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận thực tiễn vào công tác hạch toán nguyên vật liệu, em thấy công tác hạc toán nguyên vật liệu ở Công ty có những u

điểm sau:

- Về công tác quản lý, Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng cho sản xuất

- ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình một thị trờng cung cấp nguyên vật liệu ổn định trên địa bàn Thái Bình, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản lý hóa đơn, chứng từ thu mua

- ở khâu bảo quản: Trong kho của Công ty đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lợng và giá trị sử dụng

- ở khâu sử dụng: Khi có nhu cầu sử dụng, phòng kế hoạch vật t xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất

Công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Về cơ bản Công ty đã thực hiện đúng trình tự, hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động về nguyên vật liêu

Để có đợc kế quả này là do có sự nỗ lực của các cán bộ phòng tài vụ nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của Kế toán trởng Công ty

2 Nhợc điểm.

Song cũng giống nh bất kỳ một sự vật hiện tợng nào đều tồn tại hai mặt của một quá trình, những mặt tốt đã làm đợc, công tác kế toán hiện nay còn có những mặt hạn chế cần phải sớm khắc phục nh sau:

- Do đặc điểm của Công ty là một tổ chức xây dựng đồng thời thi công nhiều công trình trên phạm vi rộng nên khâu tổ chức hạch toán ban đầu còn gặp nhiều trục trặc Quá trình luân chuyển còn chậm thậm chí còn có trờng hợp xuất kho rồi mới ghi phiếu xuất Tuy nhiên trờng hợp này rất ít xảy ra, song nếu không ngăn chặn sẽ xảy ra những tổn thất đáng tiếc

- Chứng từ kế toán ở các công trờng luân chuyển chậm do vậy việc xác

định chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng công trình, từng hạng mục công trình tại phòng kế toán không đợc kịp thời ảnh hởng tới việc thông tin, báo cáo lãnh đạo Công ty có độ chính xác cha cao

- Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất Nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là sắt, thép, xi măng …ví dụ nh Công ty sử dụng rất nhiều loại thép khác nhau về hình dáng (lá, trơn, xoắn, hộp…), khác nhau về kích thớc (cùng là săt tròn nhng có săt fi6, fi8, sắt cuộn…) nên dễ bị nhầm lẫn Công ty cha xây dựng Sổ danh điểm vật t nên có ảnh hởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm

- Cuối tháng khi hàng còn đang đi đờng, ở Công ty không hạch toán vào Tk

151 để theo dõi mà chờ đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này cha đúng với chế độ kế toán hiện hành

- Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng bảng kê số

3 để hạch toán, điều này là không hợp lý, bởi vì trong Công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ tính đợc cuối kỳ để ghi sổ

III Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng Đông Hng.

Với góc độ là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đa ra một số kiến nghị nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty nh sau:

1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

1.1- Xây dựng sổ danh điểm vật t.

Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho

đợc diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, Công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật t” Danh điểm vật t xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu…Sổ danh điểm vật

t tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho Công ty áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán đợc thuận lợi

Sổ danh điểm vật t có thể xây dựng theo mẫu sau:

Biểu 22:

Đơn vị:

Sổ danh điểm vật t

Danh diểm vật

t

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL

Đơn vị tính Ghi chú 152.C.01.01 Thép cuộn USU 0.4 Kg

152.C.01.02 Thép cuộn USU 0.6 Kg

…………

152.P.01.01 Xi măng trắng PC1 Bao

…………

…………

…………

1.2- Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập – xuất.

Về việc giao nhận giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của Công ty phải nhập, xuất làm nhiều lần nên số lợng về chứng từ về nhập, xuất nguyên vật liệu ở Công ty tơng đối nhiều Để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ

sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập nh sau:

Biểu 23:

Phiếu giao nhận chứng từ

Từ ngày…./…./… đến ngày…./… /…

Sốtt Mã vật t Tên vật t Số lợng

chứng từ Số hiệuchứng từ Ghi chú

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

1.3- Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu.

(Công ty thực hiện kế toán chi tiêt theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển)

Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất, nhập làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót dễ xảy ra Có những tr-ờng hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trtr-ờng hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính

đối chiếu Các bảng kê chứng từ nhập, xuất có thể xây dựng nhu sau:

Ví dụ: Lập bảng kê chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu tháng 1/2006

Biểu 24:

Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hng

Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu

Tháng 1/2006

Kho: Vật t

Chứng từ Diễn giải Đơn

vị tính

Tk

đối ứng

Số l-ợng (đồng)Đ.giá Thành tiền(đồng)

SH NT

01 4.1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 111 584,4 27.619 16.140.543

Thép cuộn USU 0,6 Kg 111 240,2 24.286 5.833.497

Vôi ớt Kg 331 2.500 2.666 6.665.000

……

Ngời lập biểu

(Ký, họ tên)

Biểu 25:

Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hng

Bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu

Tháng 1/2006 Kho: Vật t Chứng từ Diễn giải Đ.v

tính đốiTk

ứng

Số l-ợng Đơn giá(đồng) Thành tiền(đồng)

SH NT

01 2.1 Thép cuộn USU

03 2.1 Que hàn – Px3 Kg 627 20 66.666 1.333.320

Tổng cộng

Ngời lập biểu

(Ký, họ tên)

Số liệu tổng cộng trên bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất đợc dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn

và đối chiếu với kế toán tổng hợp Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ đợc liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện đợc ngay Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết

và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn là rà soát trên sổ chi tiết

1.4- áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý nguyên vật liêu.

Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phơng pháp này tuy dễ làm nhng độ chính xác không cao, công việc

tính toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.

Kế toán vật t phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hởng tới hiệu quả công việc Để hòa nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hớng tiến bộ của thế giới

và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu quả công tác kế toán Công ty có thể mua một phần mềm phần hành kế toán đang

đợc sử dụng trên thị trờng để giảm bớt công việc ghi chép của kế toán Kế toán nhập dữ liệu vao máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu Cuối tháng kế toán thực hiện đa ra các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp Mặt khác sử dụng máy tính, kế toán có thể sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để thay thế cho giá bình quân cả kỳ dự trữ mà công ty đang sử dụng để phản ánh chính xác hơn giá trị nguyên vật liệu xuất kho

2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

2.1- Kiến nghị về bảng kê số 3.

Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng để hạch toán

Điều này là không hợp lý bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sử dụng giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ

đợc tính cuối kỳ để ghi sổ Trên thực tế nội dung của bảng kê số 3 doanh nghiệp

sử dụng nh sổ cái Tk 152 Mặt khác theo chế độ bảng kê số 3 chỉ dùng ở các doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nh vậy việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết

2.2- Công tác hạch toán –hàng đang đi đờng–.

Việc hạch toán hàng đang đi đờng cha đúng với chế độ kế toán hiện hành, công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi Khi nhận đợc hóa đơn của ngời bán

nh-ng hành-ng cha về đến cônh-ng ty, kế toán lu hóa đơn vào tập hồ sơ “hành-ng đi đờnh-ng” Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho nh bình thờng Đến cuối tháng hàng vẫn cha về, kế toán căn cứ hóa đơn, hợp đồng mua hàng ghi:

Nợ Tk 151:

Nợ Tk 133:

Có Tk 331:

Và ghi chép trên Nhật ký chứng từ số 6

Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi:

Nợ Tk 152:

Có Tk 151:

2.3- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Xét về phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản

Xét về phơng diện tài chính: Do dự phòng giảm giá, doanh nghiệp có thể tích lũy đợc một số vốn đáng lẽ đã đợc phân chia Số vốn này đợc sử dụng để bù

đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lu

động trớc khi sử dụng thật sự

Việc trích lập dự phòng đợc thực hiện ở thời điểm khoa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có những điều kiện sau:

+ Nguyên vật liệu là những vật t tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính

có giá trị thờng thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán

+ Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp

+ Có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn tồn kho

Phơng pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Mức dự phòng giảm Số lợng hàng Giá đơn vị Giá đơn vị thực giá cần lập cho từng = tồn kho cuối x thực tế ghi sổ - tế trên thị trờng loại hàng tồn kho i niên độ loại i của hàng i của hàng i

2.4- Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu.

Trong quá trình sản xuất của công ty giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm Vì vậy, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp Để công tác quản lý nguyên vật liệu

ngày càng tốt hơn, công ty cần phải thờng xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình

sử dụng nguyên vật liệu Trên cơ sở kết quả phân tích đó, công ty có hớng điều chỉnh kế hoạch, tìm ra các biện pháp kịp thời để phát huy những mặt tốt, hoặc khắc phục những mặt còn hạn chế, không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu

Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu có thể dựa trên một số chỉ tiêu sau đây:

- Phân tích tình hình sử dụng khối lợng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm Để phân tích tình hình sử dụng khối lợng nguyên vật liệu cần xác định mức biến động tuyệt đối và mức biến động tơng đối

Chỉ số 1: kỳ thực hiện

Chỉ số k: kỳ kế hoạch

+ Mức biến động tuyệt đối:

M1

Số tơng đối = x 100%

Mk

Số tuyệt đối: M = M1 – Mk

Kết quả tính toán trên cho thấy khối lợn nguyên vật liệu tiêu dùng cho sản xuất sản phẩm thực tế so với kế hoạch tăng hay giảm Việc tổ chức nguyên vật liệu tốt hay xấu

+ Mức biến động tơng đối:

M1

Số tơng đối = x 100%

Q1 Mk

Qk

Số tuyệt đối: M = M1 – Mk x Q1

Qk