Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức đảng tại tỉnh bắc ninh

Tại tỉnh Bắc Ninh, thời gian qua, được sự quan tâm của Thường trựcTỉnh ủy, quá trình triển khai hệ thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng tỉnh B

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGÔ THỊ VÂN QUỲNH

TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN,

TỔ CHỨC ĐẢNG TẠI TỈNH BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành : Quản lý công

Mã số: 60 34 82

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HÀ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi là Ngô Thị Vân Quỳnh, xin cam đoan rằng:

- Số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo vệ một học vị nào

- Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cám ơn và các thông tin được trích dẫn trong luận văn đều đã được chỉ rõ nguồn gốc

Ngày … tháng … năm 201…

Học viên

Ngô Thị Vân Quỳnh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁP LUẬT VĂN THƯ, LƯU TRỮ 9

1.1 Những vấn đề chung về văn thư, lưu trữ 9

1.1.1 Văn thư và công tác văn thư 9

1.1.2 Lưu trữ và công tác lưu trữ 12

1.1.3 Vai trò, ý nghĩa của văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 14

1.1.4 Vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức đảng tỉnh Bắc Ninh 40

1.2 Pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ 16

1.2.1 Khái niệm pháp luật 16

1.2.2 Khái niệm pháp luật về văn thư,lưu trữ 17

1.2.3 Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ 20

1.2.4 Sự cần thiết phải thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 24

1.2.5 Nội dung tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ 26

1.2.6 Yêu cầu về tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ…………31

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng 28

1.3.1 Nhận thức của các cấp lãnh đạo 28

1.3.2 Trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 29

1.3.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan đến văn thư, lưu trữ 30

1.3.4 Hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨCTHỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ

VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC ĐẢNG TẠI TỈNH

BẮC NINH 34

2.1 Khái quát về các cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh 34

2.2 Phân tích thực trạng tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh 41

2.2.1 Về tổ chức bộ máy và nhân sự 41

2.2.2 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 43

2.2.3 Tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ 46

2.2.4 Kiểm tra quá trình tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng 57

2.3 Đánh giá, nhận xét chung quá trình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh 61

2.3.1 Kết quả đạt được 61

2.3.2 Hạn chế, tồn tại 66

2.3.3 Nguyên nhân 70

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG TẠI TỈNH BẮC NINH 73

3.1 Quan điểm, phương hướng 73

3.2 Một số giải pháp nhằm tăng cường việc thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh 75

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản, quy định về việc áp dụng pháp luật về văn thư, lưu trữ 75

3.2.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo tỉnh ủy Bắc Ninh về tầm quan trọng của việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng 77

3.2.3 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, thanh tra trong quá trình tổ chức thực

hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ 78

3.2.4 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, đa dạng hóa các hình thức khi tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong toàn Đảng bộ 79

3.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác công tác văn thư, lưu trữ- Đây chính là đội ngũ trực tiếp thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng 81

3.2.6.Cung cấp đầy đủ, có hệ thống thông tin pháp luật về văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng phục vụ quá trình tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ 82

3.3 Một số kiến nghị 85

3.3.1 Đối với Trung ương 85

3.3.2 Đối với Tỉnh ủy Bắc Ninh 85

3.3.3 Đối với Văn phòng Tỉnh ủy Bắc Ninh 86

3.3.4 Với các các ban, cơ quan đảng tỉnh, các huyện ủy, thị ủy, thành uỷ trực thuộc Đảng bộ tỉnh Bắc Ninh 87

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chương trình đào tạo thạc sĩ Quản lý công tại Học việnHành chính, bên cạnh sự cố gắng của bản thân tôi đã nhận được sự động viên,hướng dẫn, giảng dạy và nhiều ý kiến đóng góp quý báu của các thầy giáo, côgiáo, gia đình, bạn bè trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thànhluận văn Nhân tiện đây, tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mìnhtới Ban lãnh đạo Học viện Hành chính, các thầy giáo, cô giáo Khoa Sau đạihọc, Khoa Công nghệ và Văn bản hành chính, quí thầy cô cơ sở Học việnhành chính

Đặc biệt tôi vô cùng trân trọng biết ơn TS Nguyễn Thị Hà, giáo viênhướng dẫn đã dành nhiều thời gian và trí lực trực tiếp hướng dẫn, tận tìnhgiúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn tất luận văn này

Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiêncứu hoàn thành luận văn, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếmkhuyết, kính mong quí thầy cô giáo, các chuyên gia và những người quan tâmđến đề tài giúp đỡ, đóng góp ý kiến để luận văn này được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cám ơn!

Tác giả luận văn

Ngô Thị Vân Quỳnh

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư, lưu trữ luôn gắn liền với quá trình vận hành của bộmáy nhà nước Đây là công tác mà không một thể chế nhà nước nào có thểxem nhẹ vai trò của nó Nhận thức rõ điều đó, trong những năm qua, Đảng vàNhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để đưa công tácnày đi vào nề nếp, tổ chức thực hiện một cách có hiệu quả hơn

Việc làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần cung cấp kịp thời,đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo củacấp ủy đảng, nhiệm vụ điều hành và quản lý nhà nước, đồng thời giúp cho cácđơn vị, cá nhân trong tổ chức giải quyết công việc được nhanh gọn, chính xác

Có thể nói bản chất của công tác văn thư, lưu trữ là lưu giữ thông tin, đồngthời nó phản ánh đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của mỗi cơ quan, tổchức Chính vì vậy, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối vớimỗi cơ quan, tổ chức và xa hơn nữa đối với mỗi quốc gia Vì vậy, việc thựchiện pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảngtrong thời gian qua về cơ bản đảm bảo tốt các yêu cầu nghiệp vụ trong côngtác lập hồ sơ hiện hành, quản lý văn bản đi và văn bản đến Tài liệu lưu trữđược quản lý tập trung, thống nhất; công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và các lưutrữ cơ quan, lưu trữ lịch sử ngày càng tốt hơn, tài liệu giao nộp tăng về sốlượng và chất lượng; kho lưu trữ Trung ương Đảng và các lưu trữ cấp ủy địaphương đã chỉnh lý được một khối lượng tài liệu tồn đọng từ các năm trước

Tại tỉnh Bắc Ninh, thời gian qua, được sự quan tâm của Thường trựcTỉnh ủy, quá trình triển khai hệ thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong

hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng tỉnh Bắc Ninh đã và đang đi vào nền nếp,bảo đảm được các nguồn thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động lãnh đạo,chỉ đạo và điều hành của cấp ủy; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin

cậy, phục vụ có hiệu quả trong thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, vănhóa, xã hội của địa phương.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức thựchiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hệ thống các cơ quan, tổ chức Đảng tạitỉnh Bắc Ninh vẫn còn nhiều tồn tại, bất cập như: Nhận thức về vai trò, vị trí

và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong một số cán bộ, côngchức còn hạn chế Việc quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc của cán bộ,chuyên viên được phân công theo dõi, giải quyết công việc thực hiện chưatriệt để Tài liệu lưu trữ còn phân tán, chưa được thu thập, tập trung và chỉnh

lý kịp thời, đầy đủ, sắp xếp khoa học nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sửdụng Cơ sở vật chất, trang thiết bị, đầu tư kinh phí phục vụ cho công tác vănthư, lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu Trình độ chuyên môn nghiệp vụ củacán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập Việc ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý hồ sơ tài liệu điện tử chưa được thực hiện đồng bộ vàchưa đáp ứng kịp trước những yêu cầu đổi mới hiện nay

Xuất phát từ tình hình thực tiễn trên đây, tác giả chọn đề tài “ Tổ chức

thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh” nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ Quản lý công của

mình

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và việc tổ chức thựchiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng nói riêng, từtrước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu, có thể nêu ra một số côngtrình tiêu biểu như sau:

- Chu Thị Hậu và các tác giả (2016) “Lý luận và phương pháp công tác

”, NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội

Nhóm tác giả đã phân tích các vấn đề lý luận và thực tiễn về công táclưu trữ , tài liệu lưu trữ , phông lưu trữ ; các nghiệp vụ lưu trữ như xác đinhgiá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu, tổ chức công cụ tracứu khoa học và bảo quản tài liệu…đặc biệt các tác giả cũng đã dành trọnchương 9 và chương 10 để phân tích những nội dung của quản lý công tác lưutrữ gồm hệ thống tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, tổ chức chỉ đạo của các cơquan lưu trữ , công tác thanh tra, lập kế hoạch và thống kê lưu trữ , chế độthông tin báo cáo, tổ chức lao động khoa học và nghiên cứu khoa học trong cơquan lưu trữ.

-Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (chủ biên) và các tác giả (2014) “ Hỏi – đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức” Nxb Chính trị Quốc gia – Sự thật

Cuốn sách cung cấp cho người đọc hiểu về nguyên tắc của công tác vănthư, lưu trữ, những kỹ năng cần thiết cho cán bộ, công chức, viên chức vànhững người đang thực thi công việc có liên quan đến công tác văn bản, côngvăn giấy tờ,lập và quản lý hồ sơ, với quỹ thời gian hạn hẹp có thể tra cứu,xem xét để ứng dụng trong công việc của mình một cách nhanh nhất và chínhxác nhất cuốn sách chưa đề cập đến công tác văn thư, lưu trữ và đặc biệt chưa

đề cập đến việc thực hiện pháp luật đối với công tác văn thư, lưu trữ

-Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (2006) “ Viêt Nam

-ặ ” Nxb Văn hóa thông tin

Các tác giả đã nghiên cứu về công tác lưu trữ dưới góc độ sử học, cáctác giả đã trình bày một cách có hệ thống các giai đoạn phát triển của lưu trữViệt Nam từ trước Cách mạng tháng 8 và dưới chế độ mới từ Cách mạngtháng 8 đến 2005; nêu bật những quan điểm, chủ trương cơ bản của Đảng vàNhà nước ta đối với công tác lưu trữ ; làm rõ thành tựu cũng như những bàihọc kinh nghiệm của lưu trữ nước ta trong 60 nằm dưới chính quyền cách

mạng Đặc biệt, trong công trình nghiên cứu này, các tác giả đã dành mộtphần tương đối thỏa đáng để nêu lên những phương hướng, nhiệm vụ, giải

pháp quan trọng nhằm phát triển lưu trữ nước ta trong thời gian tới.“Lịch sử lưu trữ Việt Nam” là công trình đầu tiên giới thiệu một cách tương đối, toàn

diện và có hệ thống về toàn bộ tiến trình lịch sử lưu trữ Việt Nam trong mấytrăm năm qua từ thời phong kiến đến thời thuộc Pháp, từ năm 1945 đến2010,giới thiệu về tổ chức, quản lý và tình hình thực hiện công tác lưu trữ củacác thời kỳ này, đặc biệt các tác giả cũng đã dành một phần để đúc kết bài họckinh nghiệm từ quá khứ và một số vấn đề phát triển lưu trữ Việt Nam tronggiai đoạn tới

- Dương Văn Khâm (2008) “Công tác văn thư, lưu trữ ” NXB Giáo dục

Cuốn sách đã cung cấp những vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưutrữ, khái niệm vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ; quy trình quản lývăn bản đến, văn bản đi; quy trình lập danh mục hồ sơ; công tác lưu trữ

ề tài khoa học cấp ngành

Nội dung nhà nước về

Việt Nam và một số nước

giới từ năm 1945 đến 1999; nghiên cứu khoa học

công ViệtNam; đề xuất hệ thống cơ quanquản lý lưu trữ , mạng lưới các kho lưu trữ , đội ngũ cán bộ ,

lưu Việt Nam ; đề xuất cơ chế quản lý thống nhất công hệthống

lưu trữ ,nhưng phạm vi nghiên đề tài này mang tính vĩ mô

Bên cạnh những công trình, đề tài khoa học nêu trên, còn có nhiều bài viết, nhiều luận văn cao học nghiên cứu về vấn đề này như:

- Trần Việt Hà “

tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006;

- Ngân Hà “Một số ý kiến về

Tạp chí văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2007;

- Trần Quốc Thắng “Thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý va thực tiễn” Tạp chí Văn thư

Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007

Các bài viết trên chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện cơ quan quản lýnhà nước về văn t nghiên cứu thực trang việc tổ chức thực hiện

- Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý văn thư, lưu trữ cấp huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Luận văn Thạc sĩ, Trường đại học Khoa

học xã hội và Nhân văn, năm 2014;

- Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản

lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số Công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, Luận văn Thạc sĩ của Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân

văn, năm 2014

- Đinh Thị Thu Huyền “Tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh

Bình”, Luận văn Thạc sĩ của Trường Đại học Quốc Gia, năm 2015;

- Đỗ Hồng Lan, (2007) “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính

công, Học viện Hành chính

- Nguyễn Thị Trà (2011) “Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay ở nước ta” Luận văn thạc sỹ quản lý

5

Nhìn chung các công trình khoa học nêu trên chỉ mới đề cập đến cơ sở

lý luận về công tác văn thư, lưu trữ hoặc có nghiên cứu thực trạng công tácvăn thư, lưu trữ nhưng nghiên cứu trên nhiều góc độ khác nhau như: đánh giáviệc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nướchoặc tại các doanh nghiệp, các đề tài luận văn cao học của Đại học khoa học

xã hội và nhân văn chủ yếu tập trung vào nghiên cứu lý luận là chính phầnthực tế đánh giá còn hạn chế; còn đối với đề tài luận văn cao học hành chínhthì việc đánh giá thực trạng có phần chú trọng hơn nhưng chỉ mới tập trung ở

một số cơ quan, doanh nghiệp nhà nước Còn nghiên cứu về “Tổ chức thực

hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh” thì chưa có đề tài nào nghiên cứu Chính vì vậy, việc tác giả chọn đề

tài nghiên cứu là hoàn toàn cần thiết

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

3.1 Mục đích

Nghiên cứu thực tiễn việc tổ chức thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữnhằm đưa ra một số giải pháp tăng cường việc tổ chức thực hiện pháp luật vềvăn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thờigian tới

- Đề xuất một số giải pháp để tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng ở Bắc Ninh trong thời gian tới.

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động tổ chức thực hiện phápluật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh

- Phạm vi thời gian: Từ năm 2011-2016

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luậnduy vật biện chứng, duy vật lịch sử; Các quan điểm của Đảng, chính sáchpháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương phápnghiên cứu cơ bản sau:

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học.Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận vàthực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàndiện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả còn sử dụng các phươngpháp luận của lưu trữ học là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyêntắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phươnghướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, khảo sát, giải quyết

các vấn đề trong việc khái quát tình hình thực tiễn tổ chức công tác lưu trữcũng như đề ra các giải pháp hoàn thiện công tác này.

Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụngnhằm phân tích kỹ tình hình thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong các

cơ quan, tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh., từ đó, đề xuất các giải pháp nâng caohiệu quả quá trình này

Ngoài ra, một số các biện pháp khác cũng được sử dụng trong quá trìnhthực hiện đề tài này như: phương pháp hệ thống, phương pháp logic, phươngpháp so sánh

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về mặt lý luận: Góp phần bổ sung những vấn đề lý luận về pháp luật văn thư, lưu trữ và thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Về mặt thực tiễn:

+ Các số liệu nghiên cứu sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tham khảo;

+ Các giải pháp đề xuất tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức Đảng trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh có áp dụngvào thực tế trong thời gian tới

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bảng biểu, luận văn được chia thành ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về pháp luật văn thư, lưu trữ

Chương 2: Thực trạng thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong các

cơ quan, tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh

Chương 3: Một số giải pháp tăng cường công tác thực hiện pháp luật

về văn thư lưu trữ trong cơ quan, tổ chức đảng ở tỉnh Bắc Ninh

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÁP LUẬT VĂN THƯ, LƯU

TRỮ 1.1.Những vấn đề chung về văn thư, lưu trữ

1.1.1.Văn thư và công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại vănbản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký,

di chúc, gia phả…) và văn bản do cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc,lệnh) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này đượcdùng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung hoa và du nhập vào nước

ta ở thời Trung cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng phổ biến trong

cơ quan nhà nước Sau khi lên ngôi (1802), Vua Gia Long thiết lập Thị thưviện, Thị hàn viện, Nội hàn viện để giúp các việc về công văn giấy tờ và quản

lí ấn tín Năm 1820, Vua Minh Mệnh gộp ba cơ quan này và đổi thành Vănthư phòng Năm Minh Mệnh thứ 10 (1829), Văn thư phòng được đổi thànhNội các Năm 1933, Bảo Đại đổi Nội các thành Ngự tiền văn phòng Trongthời gian 143 năm tồn tại của vương triều Nguyễn, dù cơ quan này đã nhiềulần thay đổi tên gọi nhưng vẫn luôn giữ vai trò giúp việc trực tiếp cho nhàvua, chuyên trách công tác văn thư và lưu trữ các văn bản quản lí nhà nước.Suy cho cùng khái niệm văn thư không còn xa lạ trong cơ quan, tổ chức bớitất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếpchính thức với nhau Làm công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bảntức là làm công tác văn thư

1.1.1.2.Khái niệm về công tác văn thư

Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã cónhững quy định cụ thể về công tác này Lần đầu tiên, công tác văn thư được

đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 ban

hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở cơ quan Tiếp

đó, Điều lệ về công tác văn công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hànhkèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ được ban hành Sau hơn

40 năm áp dụng và qua nhiều biến động lịch sử ngày 08/4/2004, Chính phủban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 141/CP và Nghịđịnh 09 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110

Theo Điều 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư

bao gồm: “Các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản

và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” 1.1.1.3 Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư gồm có 4 nội dung, được quy định tạiNghị định số 110/2004/ NĐ - CP bao gồm: soạn thảo văn bản; quản lý vănbản đến và đi; quản lý con dấu; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ

Nội dung thứ 1 : Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

- Ký văn bản

- Ban hành văn bản

Nội dung thứ hai: Quản lý văn bản đến và văn bản đi

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

Nội dung thứ ba : Lập hồ sơ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:

+ Mở hồ sơ;

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

+ Phân định đơn vị bảo quản;

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

+ Biên mục hồ sơ

Nội dung thứ 4 : Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ hiện hành;

- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của

cơ quan, tổ chức;

- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,

tổ chức

1.1.2 Lưu trữ và công tác lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm về lưu trữ và công tác lưu trữ

Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về công tác lưu trữ, theo các

tác giả trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ năm 1990, quan niệm

về công tác lưu trữ như sau:

“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ” [8, tr 15]

Theo Giáo trình Lưu trữ của trường Cao đẳng Nội vụ: “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề

lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [71, tr 9]

Theo Điều1, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ban hành ngày 16 tháng 4năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định như sau:

“Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa M 1982,trang 19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga – Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động

của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.

Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hộinhập quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ

của nước ta, có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau: Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội –

nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.

Các định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau:

Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Trong phạm vi luận văn này, tác giả sử dụng định nghĩa về công tác lưutrữ tại Điều 1 của Thông tư 04/2013/ TT – BNV để làm cơ sở nghiên cứu

1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

- Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ:

Tổ chức bộ máy: Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, lànhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy để thực hiện tốtcông tác lưu trữ , trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làmcông tác lưu trữ

- Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thựchiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quyđịnh những vấn đề về quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi quốc gia Hệthống những văn bản quy phạm pháp luật của nghành góp phần tạo một hànhlang pháp lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chínhsách của nhà nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệthống văn bản đó cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ

- Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ:

Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu;Xác định giá trị tài liệu; Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ ; Xây dựng công

cụ tra cứu khoa học tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Tổ chức bảo quản tài liệu; Tổchức khai thác, sử dụng tài liệu; Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ

- Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ:

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp cơ quan, tổ chức nắm đượctình hình thực hiện quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhấtđịnh Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc đượcxem xét trong một thời gian hoàn thành nhất định Kiểm tra, đánh giá có thểđược thực hiện sau khi kết thúc một công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy

ra để chúng ta có được những kết luận chuẩn xác hoặc sau khi đã có kết luật

về một công việc, một sự vật, hiện tượng chúng ta tiến hành kiểm tra, xem xétkết luận đó có đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không Song trong lĩnhvực quản lý nhà nước thì mục đích chính của công tác này là kiểm tra việcthực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơquan chủ quản tại cơ quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạmpháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước về công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức theo thời gian thực hiện nhấtđịnh

1.1.3 Vai trò, ý nghĩa của văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Làm tốt công tác văn thư lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin,góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, chỉ đạo công việc chính xác,hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnhhành chính.

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìntốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ánh hoạt động củacác cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chílãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnhtrung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hộithì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng lànguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy

Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, lưu trữ mọi công việc của cơ quan, tổ chứcđều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy

đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công táclưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị,thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau

Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cungcấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc vàgiải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cánhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinhnghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng,hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chínhnhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổchức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của

cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức

1.2 Pháp luật và tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

1.2.1 Khái niệm pháp luật

Cùng với sự hình thành nhà nước, pháp luật cũng được hình thành vànhà nước sử dụng nó như là một công cụ để quản lý xã hội, bảo vệ địa vị vàquyền lợi cho giai cấp thống trị trong xã hội Trong xã hội nguyên thuỷ, khichưa có nhà nước và pháp luật, quan hệ giữa các thành viên trong xã hội đượcđiều chỉnh bằng các phong tục, tập quán, tín điều tôn giáo Các phong tục, tậpquán, tín điều tôn giáo được lấy làm chuẩn mực, những khuôn mẫu ứng xửchung để tạo cho xã hội có được một trật tự, ổn định Khi xã hội đã có sựphân hoá thành các giai tầng khác nhau và nhà nước xuất hiện, các phong tục,tập quán,tín điều tôn giáo mang tính chất bình đẳng giữa các thành viên trong

xã hội không còn phù hợp với việc bảo vệ địa vị, quyền lợi của giai cấp thốngtrị Giai cấp thống trị đã thông qua Nhà nước cho phép giữ lại và tiếp tục áp

dụng một số các quy tắc được lấy từ phong tục, tập quán, tín điều tôn giáo.Như vậy, hệ thống các quy tắc hình thành trên cơ sở kế thừa cũng như tạo ramới, được nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, thiết lập mộttrật tự, ổn định của xã hội Hệ thống các quy tắc đó được gọi là pháp luật.

Pháp luật là công cụ quan trọng để Nhà nước quản lý xã hội song phápluật chỉ phát huy được vai trò và những giá trị của mình trong việc duy trì vàtạo điều kiện cho xã hội phát triển khi pháp luật được tôn trọng và thực hiệntrong đời sống xã hội

Từ những phân tích trên có thể hiểu “Pháp luật là hệ thống các quy tắc

xử sự có tính bắt buộc chung do nhà nước đặt ra và bảo đảm thực hiện, thể hiện ý chí của giai cấp thống trị và nhu cầu tồn tại của xã hội nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo lập trật tự, ổn định cho sự phát triển xã hội”.

1.2.2 Khái niệm pháp luật về văn thư, lưu trữ

Văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng mà bất cứ cơquan, tổ chức thậm chí mỗi cá nhân, gia đình đều phải thực hiện bởi nó kếtnối quá khứ, hiện tại và tương lai thông qua việc lưu giữ thông tin Đối vớimỗi cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng như đãđược trình bày ở trên Chính vì vậy, để công tác văn thư, lưu trữ trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức được thực hiện tốt, nhà nước cần phải ban hànhvăn bản pháp luật về vấn đề này

Mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội đều cần phải có pháp luật và tuânthủ pháp luật, công tác văn thư, lưu trữ cũng không là ngoại lệ, để việc thựchiện công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đi vào

nề nếp và khoa học, nhà nước phải ban hành văn bản pháp luật về vấn đề này.Việc đưa ra các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thông qua các văn bảnquy phạm pháp luật có thể gọi là pháp luật về văn thư, lưu trữ

Từ những phân tích nêu trên, chúng ta có thể hiểu, Pháp luật về văn thư, lưu trữ là những văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm điều chỉnh các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

- Đặc điểm pháp luật về văn thư, lưu trữ

+ Do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành

+ Điều chỉnh mọi hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ

+ Chỉ quy định về văn thư, lưu trữ

+ Mọi cơ quan, tổ chức đều phải tuân thủ, áp dụng thực hiện

- Hệ thống văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ

Nhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ từ trước tới naynhà nước chú trọng và đã ban hành nhiều văn bản pháp luật quy định về vấn

đề này như sau:

+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11-11-2011

+ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10, ngày28-12-2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội

+ Quyết định số 66 – QĐ/TW ngày 06/2/2017 của Ban Bí thư Trung Ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03-01-2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

+ Nghị định 99/2016/ NĐ – CP ngày 1/7/2016 của Chính Phủ về quản

lý và sử dụng con dấu

+ Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 2/11/2012 của Bộ Nội Vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào cơquan.

- Văn bản của tỉnh Bắc Ninh

+ Chỉ thị số 22 - CT/TU, ngày 14/08/2012 của Ban Thường vụ Tỉnh ủyBắc Ninh về việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong hệthống cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh Văn bản này khiđược ban hành đã đưa ra rõ yêu cầu là cần có sự nâng cao chất lượng công tácvăn thư, lưu trữ trong hệ thống cơ quan đảng và các tổ chức chính trị - xã hộitỉnh và cũng đưa ra những định hướng đổi mới công tác để công tác này thực

sự có hiệu quả trong cơ quan tổ chức Đảng Mục tiêu cụ thể của chỉ thị: Làmtốt công tác phổ biến, tuyên truyền hệ thống văn bản quy định về công tác vănthư, lưu trữ cho cán bộ, công chức hiểu đúng về ý nghĩa, vai trò, tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ; Tiếp tục triển khai, thực hiện có hiệu quảcác văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữĐảng của Văn phòng Trung ương (Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng)

và của Tỉnh ủy Bắc Ninh; Rà soát, hoàn thiện hệ thống văn bản lãnh

đạo, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ Đảngtrong toàn Đảng bộ tỉnh, nhằm thống nhất các nội dung nghiệp vụ trong côngtác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của Đảng quy định

+ Quy định số 03 - QĐ/TU ngày 14/8/2012 của Ban Thường vụ Tỉnh

ủy Bắc Ninh về việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng củaTỉnh ủy Bắc Ninh Quy định này ban hành đã tạo ra sự thuận lợi trong việctrao đổi thông tin trên mạng, việc gửi và nhận văn bản cũng dễ dàng hơn.+ Quyết định số 121 - QĐ/TU, ngày 28-12-2015 của Ban Thường vụTỉnh ủy Bắc Ninh về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Tỉnh ủy

Bắc Ninh Quy định này ban hành đã nâng cao chất lượng cung cấp đầy đủthông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan vàphòng chống bệnh quan liêu giấy tờ; nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Đặc biệt cũng tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưutrữ làm tốt vị trí, vai trò của mình trong công tác này

+ Quyết định số 122 - QĐ/TU, ngày 28-12-2015 của Ban Thường vụTỉnh ủy Bắc Ninh về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu Văn bảnxác định những cá nhân có liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu để làmcăn cứ nộp lưu về kho lưu trữ

1.2.3 Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

1.2.3.1 Khái niệm thực hiện pháp luật

Thực hiện pháp luật là yêu cầu khách quan của tất cả mọi cá nhân, cơquan, tổ chức khi tham gia vào các hoạt động trong xã hội mà pháp luật quyđịnh

Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin nghiên cứu về thực hiệnpháp luật đều cho rằng: Thực hiện pháp luật là quá trình tiếp tục ý chí của nhànước thể hiện trong pháp luật, thực hiện pháp luật là một mắt xích quan trọngcủa pháp chế xã hội chủ nghĩa Bởi vì nội dung cốt lõi của pháp chế là sự tuânthủ pháp luật, sự thực hiện pháp luật một cách triệt để

Theo V.I.Lê-nin: Toàn tập, Nxb Tiến Bộ, Mátxcơva, 1980, T.42, tr.97:

“Pháp chế là sự tuân thủ và chấp hành nghiêm chỉnh các đạo luật và điều quantrọng là các đạo luật được ban hành đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, đòi hỏi của

xã hội và nguyện vọng của quần chúng nhân dân lao động và vấn đề quantrọng nhất là pháp luật ban hành phải được tuân thủ thực hiện đồng thời phápluật được ban hành phải có sự thống nhất cao, có như vậy pháp chế mới đượcđảm bảo thực hiện”

Trong Giáo trình lý luận chung Nhà nước và pháp luật,NXB Chính trịquốc gia,2003: Thực hiện pháp luật là một hiện tượng xã hội mang tính quản

lý, quá trình hoạt động thực hiện pháp luật diễn ra đồng thời và tiếp nối quátrình xây dựng và hoàn thiện pháp luật của Nhà nước Theo quan điểm nàythực hiện pháp luật mang nội hàm rộng là một hiện tượng xã hội mang tínhquản lý Quá trình xây dựng và thực hiện pháp luật là hai dạng hoạt động khácnhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Xây dựng pháp luật là quátrình hoạt động của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm ban hành phápluật và không ngừng hoàn thiện pháp luật

Thực hiện pháp luật là vấn đề rộng lớn, phức tạp với sự tham gia củanhiều chủ thể: cá nhân, tổ chức khác nhau nhằm đưa pháp luật vào đời sốngthực tiễn, là quá trình hiện thực hóa các quy định pháp luật, nguyên tắc phápluật vào các trường hợp cụ thể Quá trình thực hiện pháp luật diễn ra đồngthời, kế tiếp và hiện hữu ngay chính trong quá trình xây dựng, ban hành phápluật

Trong việc tổ chức thực hiện pháp luật, yêu cầu tôn trọng pháp luậtcũng là một trong những yêu cầu cơ bản Mặc dù các cơ quan nhà nước cótrách nhiệm tổ chức thực hiện pháp luật có thể được trao những khoảng khônggian nhất định để thực hiện công việc nhằm đảm bảo việc thực hiện pháp luật

có tính linh hoạt, phù hợp với các tình huống trên thực tế, nhưng tất cả mọiquyền hạn đó đều phải nằm trong khuôn khổ pháp luật và phải được pháp luậttrao quyền Ở đây, yêu cầu Nhà nước chỉ được thực hiện những gì pháp luậtcho phép càng được nhấn mạnh Nói cách khác, việc tổ chức thực hiện phápluật phải nằm trong khuôn khổ pháp luật nhất định và phải có tính thống nhấtvới tổng thể hệ thống pháp luật Tổ chức thực hiện pháp luật trong Nhà nướcpháp quyền không được tuỳ tiện hoặc ngẫu nhiên, mà phải tuân theo các tiêuchuẩn đã định

So với công tác xây dựng pháp luật và bảo vệ pháp luật, công tác tổchức thực hiện pháp luật trong thực tế chưa được coi trọng đúng mức, chưatheo kịp với công tác lập pháp mặc dù giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ, là

cơ sở cho nhau cùng tồn tại và thể hiện tính hiệu quả của pháp luật trên thực

tế Hiểu biết pháp luật nói chung và vận dụng pháp luật đều ở dưới mức yêucầu là một lý do khiến quá trình thực hiện pháp luật còn hạn chế nhất định.Hành vi công vụ đôi khi được thực hiện theo thói quen, hoặc kinh nghiệm màkhông dựa trên cơ sở pháp luật Việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá thực hiệnpháp luật vẫn chưa thành cơ chế hoạt động thường xuyên, chưa bảo đảm tínhđộc lập nên chưa tạo thành sự cần thiết bắt buộc và có tiêu chí để đánh giá

Như vậy để thực hiện vai trò quản lý xã hội của mình, Nhà nước cầnbắt buộc thực hiện đồng thời cả hoạt động xây dựng hoàn thiện pháp luật vàthực hiện pháp luật Thực hiện pháp luật là một trong những hình thức để thựchiện chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước

Xây dựng pháp luật và thực hiện pháp luật là đòi hỏi khách quan củaviệc quản lý nhà nước, tăng cường pháp chế, xây dựng nhà nước pháp quyền

xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam Thực hiện pháp luật là quá trình đưa pháp luậtvào thực tế cuộc sống nhằm thực hiện mục tiêu quản lý xã hội của mình

Như vậy, thực hiện pháp luật là quá trình hoạt động có mục đích làmcho những quy định của pháp luật trở thành hiện thực trong cuộc sống, tạo ra

cơ sở pháp lý cho hoạt động thực tế của chủ thể pháp luật theo mục tiêu quản

biểu hiện cách xử sự thụ động của các chủ thể, song nó cũng thể hiện sự tựgiác, nghiêm chỉnh thực hiện pháp luật Tuân theo pháp luật chưa làm phátsinh quan hệ pháp luật.

- Thi hành (chấp hành) pháp luật là một hình thức thực hiện pháp luật,trong đó các chủ thể pháp luật thực hiện nghĩa vụ pháp lý của mình bằng hànhđộng tích cực nhất định Những quy phạm pháp luật mang tính bắt buộc, nhưquy định phải thực hiện những hành vi tích cực nhất định, thường được thựchiện theo hình thức này

- Sử dụng pháp luật là một hình thức thực hiện pháp luật, trong đó cácchủ thể pháp luật thực hiện quyền chủ thể của mình ( thực hiện những hành vi

mà pháp luật cho phép) Những quy phạm pháp luật về quyền tự do dân chủcủa công dân được thực hiện ở hình thức này

- Áp dụng pháp luật là hình thức thực hiện pháp luật trong đó nhà nướcthông qua các cơ quan có thẩm quyền hoặc nhà chức trách tổ chức cho cácchủ thể pháp luật thực hiện các quy định của pháp luật để tạo ra các quyếtđịnh làm phát sinh, thay đổi, đình chỉ hoặc chấm dứt những quan hệ pháp luật

cụ thể Trong trường hợp này, các chủ thể pháp luật thực hiện các quy địnhcủa pháp luật có sự can thiệp của nhà nước

1.2.3.2 Khái niệm tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

Dưới góc độ của khoa học pháp lý thì thực hiện pháp luật là hành viphù hợp với các quy tắc, yêu cầu đòi hỏi của chuẩn mực pháp luật, mang lại

và đáp ứng lợi ích xã hội, nhà nước và của công dân Thực hiện pháp luật làquá trình hoạt động có mục đích làm cho những quy định của pháp luật đi vàothực tiễn, trở thành hành vi của chủ thể pháp luật Chủ thể pháp luật là các cánhân, tổ chức, cơ quan nhà nước

Trên cơ sở lý giải, phân tích khái niệm văn thư, lưu trữ; pháp luật vềvăn thư lưu trữ và phân tích khái niệm thực hiện pháp luật, khái niệm thựchiện pháp luật về văn thư lưu trữ được hiểu như sau :

Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ là hoạt động, quá trình

có mục đích làm cho những quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đi vào thực tiễn, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

Trong phạm vi nghiên cứu luận văn, tổ chức thực hiện pháp luật về vănthư, lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng ở tỉnh Bắc Ninh hiện nay, chủ yếu tậptrung nghiên cứu quá trình tổ chức thực hiện quy định pháp luật về văn thư, lưutrữ trong cơ quan, tổ chức Đảng ở cấp tỉnh và huyện thuộc tỉnh Bắc Ninh

1.2.4 Sự cần thiết phải thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng có

ý nghĩa vô cùng quan trọng trong thực tiễn hoạt động của cơ quan, tổ chức đó

Với vai trò là phương tiện chứa đựng, truyền đạt thông tin, văn bảnpháp luật được coi là sợi dây liên kết giữa bộ phận trong cơ quan, tổ chức vớinhau Nếu không có các quy định và quá trình tổ chức thực hiện pháp luật vềvăn thư, lưu trữ thì sẽ không có mục đích hoạt động đúng hướng, và nhữngcán bộ làm công tác này sẽ gặp khó khăn, lúng túng khi làm việc

Một là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệulực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu xây dựng nhànước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Nhìn nhận từ thực tiễn rõ ràng chúng ta đãthấy vị trí vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ Pháp luật về côngtác này định hướng hoạt động cho cơ quan, tổ chức Giúp giải quyết hồ sơ, vàlưu trữ những tài liệu quan trọng của cơ quan tổ chức đặc biệt là cơ quan tổchức Đảng Một nhà nước vững mạnh là nhà nước tôn trọng những giá trị của

quá khứ, những sự kiện quan trọng của đất nước đã trải qua hàng ngàn nămlịch sử Nếu không có quá trình lưu trữ hồ sơ chúng ta cũng không thể hiểuhết giá trị đó Nếu pháp luật về công tác này không được thực hiện một phầngiá trị lịch sử sẽ bị mất đi và không thể tìm lại được Nếu không đảm bảo thựchiện pháp luật về văn thư, lưu trữ chúng ta sẽ không giữ gìn đầy đủ chứng cớ

về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng Nội dung tài liệu phản ảnh hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức đảng, cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếutài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức đảng thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứngpháp lý của cơ quan.Vì vậy, cần thực hiện tốt pháp luật về văn thư, lưu trữ đểgóp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của công tác này đápứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính

Hai là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phần nâng cao ý thức,trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ trongthực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ Thông qua các hoạt động tuyêntruyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, đội ngũ cán bộ, công chức nhận thứcđược vai trò, tầm quan trọng của việc thực hiện pháp luật, từ đó nâng cao ýthức chấp hành pháp luật văn thư lưu trữ trong hoạt động của cơ quan Hoạtđộng của công tác văn thư, lưu trữ không chỉ đòi hỏi vai trò của chủ thể quản

lý mà còn đòi hỏi vai trò, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trongviệc thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản, gópphần bảo vệ tài liệu quan trọng của cơ quan Việc thực hiện nghiêm minh cácchế tài xử phạt khi công chức vi phạm quy định của công tác này sẽ có tácdụng ngăn ngừa các công chức khác không vi phạm pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ

Ba là, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần xây dựng, hoànthiện các chính sách, hệ thống pháp luật nói chung Một trong những hoạt

động quản lý của nhà nước là tham gia vào quá trình hoàn thiện hệ thống phápluật trên cơ sở thực tiễn quản lý và đạo luật gốc, đó là Hiến pháp Vì vậy, cầntriển khai thực hiện có hiệu quả công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật, làm cho các chủ thể pháp luật tham gia vào quan hệ pháp luật vềvăn thư, lưu trữ tự giác thực hiện các quy định của pháp luật trong hoạt độngthực tế, biến những quy định của pháp luật trở thành hành vi thực tế của cácchủ thể pháp luật Khi đã nhận thức đúng vai trò, trách nhiệm của mình tronghoạt động xây dựng, bảo vệ văn bản quan trọng thì hoạt động của công tácnày sẽ được diễn ra theo đúng pháp luật quy định.

1.2.5 Nội dung tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

Thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu của pháp luật quy định và triển khai thực hiện nội dung sau :

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản đảm bảo để điều chỉnh các vấn đề thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Tổ chức triển khai thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ bao gồm:

+ Xây dựng kế hoạch, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

+ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư trong cơ quan,

tổ chức

+ Tuyên truyền phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nhận thức về công tác văn thư,

lưu trữ

- Kiểm tra quá trình tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng bao gồm:

+ Thực hiện công tác kiểm tra

+ Tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá quá trình thực hiện pháp luật về

26

1.2.6 Yêu cầu về tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư lưu trữ

1.2.6.1 Tổ chức thực hiện pháp luật phải đạt được các mục tiêu đã đặt ra

Trong hoạt động xây dựng pháp luật, bất kỳ một văn bản quy phạmpháp luật nào được ban hành đều nhắm tới những mục tiêu chính sách nhấtđịnh Chẳng hạn, việc ban hành quy định lưu trữ các văn bản mật trong cơquan tổ chức Đảng sẽ giúp lưu giữ bí mật Nhà nước, tránh nhiễu thông tin vàthông tin vượt xa tầm kiểm soát Luật Lưu Trữ yêu cầu các cơ quan chủ trìphải tiến hành thực hiện báo cáo đánh giá công tác lưu trữ để khi triển khaiLuật sẽ nâng cao hoạt động của công tác này

Khi các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ quy có hiệu lực, yêu cầuđặt ra đối với việc tổ chức thực hiện văn bản này là phải đạt được những mụctiêu đã đặt ra Đây là tiêu chí cơ bản nhất để đánh giá việc thực hiện pháp luật,

vì nếu không đạt được những mục tiêu đặt ra thì các văn bản luật cũng không

có giá trị thực tế Chính vì vậy, hiệu quả thực hiện pháp luật trên thực tế làthước đo chính xác nhất đối với một văn bản pháp luật Các văn bản pháp luậtđược ban hành là để hướng hành vi của các chủ thể trên thực tế đến một mụctiêu nào đó chứ không phải là để trưng bày

1.2.6.2 Chi phí thực hiện pháp luật phải hợp lý

Trong việc tổ chức thực hiện pháp luật thì yếu tố chi phí luôn phải được

đề cập đến

Thực tế cho thấy, để đạt được một mục tiêu nào đó, có thể có nhiềuphương pháp, cách thức tổ chức thực hiện khác nhau Tuy nhiên, nguồn lựccủa một cơ quan, tổ chức lại có giới hạn Do vậy, một trong những yêu cầu cơbản đặt ra đối với việc tổ chức thực hiện pháp luật là chi phí thực hiện phải ởmột mức độ hợp lý

Việc đặt ra yêu cầu xem xét đến yếu tố chi phí trong việc tổ chức thựchiện pháp luật có ý nghĩa rất lớn đối với việc thực hiện mục tiêu cơ quan, tổ

chức Xem xét chi phí trong việc thực hiện pháp luật là yếu tố đảm bảo cho tổchức hoạt động đúng hướng Bên cạnh đó sẽ tránh được sự lãng phí trong quátrình triển khai pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan tổ chức Đảng.

1.2.6.3 Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ phải phù hợp với các quy định của hệ thống pháp luật

Như đã đề cập ở trên, một trong những nguyên tắc cơ bản của Nhànước pháp quyền là sự thượng tôn pháp luật Trong việc tổ chức thực hiệnpháp luật, yêu cầu tôn trọng pháp luật cũng là một trong những yêu cầu cơbản Mặc dù các cơ quan nhà nước có trách nhiệm tổ chức thực hiện pháp luật

có thể được trao những khoảng không gian nhất định để thực hiện công việcnhằm đảm bảo việc thực hiện pháp luật có tính linh hoạt, phù hợp với các tìnhhuống trên thực tế, nhưng tất cả mọi quyền hạn đó đều phải nằm trong khuônkhổ pháp luật và phải được pháp luật trao quyền Ở đây, yêu cầu Nhà nước chỉđược thực hiện những gì pháp luật cho phép càng được nhấn mạnh Nói cáchkhác, việc tổ chức thực hiện pháp luật phải nằm trong khuôn khổ pháp luậtnhất định và phải có tính thống nhất với tổng thể hệ thống pháp luật

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng

1.3.1 Nhận thức của các cấp lãnh đạo

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác đóng vai trò quan trọng trong hoạtđộng quản lý của cơ quan, tổ chức Đảng, góp phần cung cấp cho cán bộ lãnhđạo, công chức, viên chức những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về cáclĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội… góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượngcông tác của cơ quan, phòng chống tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mật nhànước, bí mật cơ quan đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo các cấp và công dân.Nhận thức của các cấp lãnh đạo có đúng đắn mới là tiền đề cho quá trình phápluật văn thư, lưu trữ đi vào công việc hàng ngày của mỗi người làm công tác

này Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức Đảng đã hình thành nênmột khối lượng lớn các văn bản (bao gồm văn bản đi, văn bản đến; công văn,

sổ sách, giấy tờ nội bộ) Trong đó có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cábiệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản của các bộ phận chuyênmôn Để công tác văn thư, lưu trữ được đầu tư, tổ chức và hoạt động tốt đòihỏi bản thân lãnh đạo cơ quan cần xác định đúng vị trí, vai trò của công tácvăn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan Điều này cũng có nghĩa, nhậnthức của lãnh đạo các cấp có tầm quan trọng đặc biệt trong việc nâng cao chấtlượng công tác văn thư, lưu trữ

Thực tế một số cấp uỷ, lãnh đạo cơ quan đảng, tổ chức chính trị - xã hộichưa quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ; chưa xác định rõ tráchnhiệm của cán bộ, công chức đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữhiện hành theo đúng quy định; chưa tập trung chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc,kiểm tra việc thu hồi và chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, sự quan tâm chỉ đạo của lãnhđạo là điều then chốt nhất Có sự chỉ đạo của lãnh đạo thì công tác này sẽ hoạtđộng hiệu quả và đem lại những lợi ích to lớn trong quá trình hoạt động của

cơ quan Do đó việc nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác vănthư, lưu trữ là hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay

1.3.2 Trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

Đây là yếu tố tác động trực tiếp đến việc thực hiện pháp luật Trình độ,kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cao là điều kiện đầu tiên, cơ bản để cónhững hoạt động nhận thức đúng pháp luật và dẫn đến việc thực hiện phápluật tốt Người làm công tác văn thư, lưu trữ có am hiểu pháp luật, nắm vữngkiến thức chuyên môn thì mới có thể làm tốt vị trí công việc của mình Cònvới những người trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa đạt yêu cầu sẽ ngược

lại, thật khó khăn cho họ trong việc hiểu biết cũng như thực hiện pháp luật vềcông tác này Bất kỳ một hoạt động nào cũng cần phải có quá trình rèn luyện,nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân đặc biệt trong việc thực hiện phápluật văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức Đảng càng yêu cầu người làmcông tác nắm vững pháp luật, làm tốt nhiệm vụ của mình.

Thực tiễn trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay, hầu hết cán bộ đảmnhiệm công tác văn thư, lưu trữ là kiêm nhiệm và có trình độ chuyên mônnghiệp vụ chưa cao, hoặc chưa có chuyên môn nghiệp vụ Đây chính là mộtnguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng và tích đống, không đượcxác định giá trị, thất thoát và mất mát tài liệu đã xảy ra ở nhiều cơ quan, tổchức, hồ sơ công việc chưa được lập, thu hồi sắp xếp và chỉnh lý theo quyđịnh phục vụ công tác lưu trữ; các điều kiện, yếu tố về kho, cơ sở vật chấtthiếu và không được đầu tư Muốn đảm bảo được quá trình hoạt động của độingũ này thì việc song song với quá trình làm việc là quá trình đào tạo, bồidưỡng nâng cao trình độ kiến thức, chuyên môn của cán bộ, công chức, viênchức làm công tác văn thư, lưu trữ

1.3.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan đến văn thư, lưu trữ

Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bịtương đối đầy đủ như: Giá đựng tài liệu, cặp, hộp, máy điều hoà, máy hútẩm Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

đã tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụviệc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất laođộng và trình độ kỹ thuật của con người Đặc biệt là việc ứng dụng các bộ tiêuchuẩn ISO, phần mềm quản lý văn bản vào sử dụng tại cơ quan tổ chức Đảng

đã nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ cũng như trong quá trình giảiquyết công việc

Bên cạnh đó cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan đến văn thư, lưu trữphục vụ công tác đưa pháp luật vào cuộc sống vẫn chưa được quan tâm đầu tưđúng mức, chưa tương xứng, nếu so sánh với nguồn lực đã bỏ ra trong côngtác xây dựng pháp luật hoặc hỗ trợ các lĩnh vực giáo dục, y tế, lao động Kinhphí chi trả cho các hoạt động lưu trữ nói chung và tập trung, chỉnh lý tài liệutồn đọng nói riêng chưa được cấp uỷ, lãnh đạo cơ quan đảng, tổ chức chính trị

- xã hội tỉnh, huyện quan tâm đầu tư

1.3.4 Hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ

Bản thân pháp luật sinh ra là để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là cơ sở

để các chủ thể thực hiện pháp luật Song chính các mặt, các khía cạnh khácnhau của chuẩn mực pháp luật cũng có ảnh hưởng nhất định đến hoạt độngthực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ Người làm công tác văn thư, lưu trữtrong cơ quan, tổ chức thực hiện pháp luật tốt hơn với một hệ thống pháp luậttoàn diện (hệ thống pháp luật phải có khả năng đáp ứng được đầy đủ nhu cầuđiều chỉnh pháp luật trên các lĩnh vực quan trọng), đồng bộ (không đượcchồng chéo, không được mâu thuẫn với nhau) và phù hợp (nội dung của thựchiện pháp luật luôn có sự tương quan với yêu cầu công việc của cơ quan) Cóthể nói pháp luật là yêu cầu được khái quát hóa và nâng lên thành luật thôngqua hoạt động lý trí và ý chí của con người Do vậy sự thống nhất, toàn diện,đồng bộ, phù hợp của các văn bản pháp luật, đặc biệt là các đạo luật là vôcùng quan trọng, đảm bảo cho hiệu quả của việc thực hiện pháp luật

Bộ máy nhà nước có ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện pháp luật.Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm trong tổ chức thực hiện pháp luật phảiđược tổ chức một cách khoa học có sự phân công rõ ràng về chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn… để xử lý công việc nhanh chóng không chồng chéolên nhau Sự thiếu thống nhất, thiếu đồng bộ và thiếu sự phối hợp với nhau ởcác cơ quan trong bộ máy nhà nước sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong cách giải

quyết và sự đùn đẩy lẫn nhau Có sự việc thì nhiều cơ quan cùng giải quyết,nhưng cũng có sự việc thì không cơ quan nào chịu trách nhiệm Hiện nay, bộmáy nhà nước ta đã có nhiều chuyển biến khá tích cực, để việc thực hiện phápluật đạt kết quả tốt hơn

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ

là vô cùng phong phú đa dạng, mong rằng pháp luật sẽ ngày càng phát huy vaitrò của nó trên cơ sở phát huy những yếu tố tích cực và hạn chế những mặttiêu cực của các yếu tố trên