Quy trình kiểm soát tài liệu công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên quy định về cách thức xây dựng, trình bày, xem xét, phê duyệt, sửa đổi, ban hành lưu giữ và hủy bỏ các tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm (HTQL CL-VSATTP) của công ty. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được sử dụng trong công ty đều được kiểm soát và không để xảy ra tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời (không hiệu lực).
Trang 1Chức danh Soạn thảo Xem xét Duyệt
Ký
Họ và tên Hoàng Văn Hùng Dương Lý Trọng Trung Bùi Quang Tuyên
PHẦN THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Stt Lần
sửa đổi
Ngày sửa đổi
Nội dung sửa đổi Trang Người
sửa đổi
Người duyệt
Trang 21 MỤC ĐÍCH
1.1 Quy định về cách thức xây dựng, trình bày, xem xét, phê duyệt, sửa đổi, ban hành lưu giữ và huỷ bỏ các tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm (HTQL CL-VSATTP) của công ty
1.2 Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được sử dụng trong công ty đều được kiểm soát và không để xảy ra tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời (không hiệu lực)
2 PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng với mọi tài liệu trong HTQL CL-VSATTP trong toàn công
ty, bao gồm cả các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
3 ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT
3.1 Tài liệu:
Là văn bản hướng dẫn cách thực thực hiện hoặc quy định phương pháp làm
Tài liệu có thể chỉnh sửa được và cần phải được soát xét sau một thời gian
Ví dụ: Các thủ tục, quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn
3.2 Các loại tài liệu của Công ty bao gồm: Các tài liệu do Công ty tự xây dựng và các loại tài liệu có nguồn gốc bên ngoài do Công ty quản lý, như:
- Các loại tài liệu nội bộ của Công ty:
+ Sổ tay chất lượng – Vệ sinh, an toàn thực phẩm (ST CL-VSATTP);
+ Các quy trình, quy định, nội quy, chính sách, mục tiêu công ty;
+ Các hướng dẫn công việc, nội quy phòng ban, nội quy khu vực, các tiêu chuẩn chất lượng, bản vẽ, biểu mẫu
- Các tài liệu bên ngoài:
+ Các qui định, hướng dẫn, thông báo pháp luật liên quan đến HTQL CL-VSATTP;
+ Các thông báo, thoả thuận, hợp đồng, các yêu cầu của khách hàng, nhà cung cấp;
+ Các tài liệu, sách hướng dẫn kỹ thuật, hướng dẫn vận hành máy móc thiết bị, + Các tài liệu tham khảo bên ngoài khác
3.3 Các từ viết tắt trong quy trình
- ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo
- NVKSTL: Nhân viên kiểm soát tài liệu
- HTQL CL-VSATTP: Hệ thống quản lý chất lượng – Vệ sinh, an toàn thực phẩm
4 TÀI LIỆU LIÊN QUAN
- Sổ tay CL-VSATTP (4.2.3)
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (4.2.3)
Trang 3- Tiêu chuẩn TCVN ISO 22000:2005 (4.2.2)
5 NỘI DUNG
5.1 HÌNH THỨC TRÌNH BÀY, MÃ HOÁ TÀI LIỆU
5.1.1 Hình thức trình bày
- Các hình thức trình bày dưới dạng:
+ Dạng văn xuôi;
+ Dạng lưu đồ và diễn giải;
+ Kết hợp giữa văn xuôi và lưu đồ;
- Các ký hiệu khi trình bày tài liệu dạng lưu đồ:
Đầu vào & đầu ra Chỉ hoạt động Kiểm tra / xem xét / xác nhận
Chỉ hướng đi của quy trình
Lưu kho / lưu hồ sơ
- Tất cả các tài liệu do Công ty xây dựng phải được trình bày bằng bộ gõ Unicode
- Hình thức các tài liệu (Bao gồm ST CL-VSATTP, các quy trình, quy phạm, quy định, nội quy, các hướng dẫn );
Trang đầu của tài liệu: Bao gồm soạn thảo, xem xét, phê duyệt, theo dõi sửa đổi tài liệu được quy định giống trang 1 của tài liệu này Tài liệu ban hành từ lần 1 trở đi thì trong
ô soạn thảo sẽ đổi thành sửa đổi
Trình bày phần header từ trang đầu đến trang cuối của tài liệu: (theo khung dưới đây)
CTY TNHH MTV
NHỰA
Mã số:
Lần sửa đổi:
Ngày ban hành:
/ / Trang: _/ _
Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm:
+ Logo hoặc tên của Công ty
+ Tên tài liệu: Ghi tên của sổ tay chất lượng – vệ sinh, an toàn thực phẩm, quy trình, quy phạm, quy định, nội quy hoặc hướng dẫn
+ Mã số: Tuân theo quy định mã hóa tài liệu tại mục 5.1.2 của tài liệu này
+ Lần sửa đổi: Tài liệu ban hành lần đầu thì đánh số là 00, tài liệu sửa đổi tiếp theo thì
số thứ tự sẽ tăng dần, nếu nội dung sửa đổi trong phạm vi 1 trang thì phải cập nhật
Trang 4vào phần theo dõi sửa đổi và định kỳ hàng năm sau khi xem xét hệ thống tài liệu, nếu tài liệu nào có sửa đổi nhiều lần thì phải cậo nhận và trình duyệt lại
+ Ngày ban hành: Ghi ngày có hiệu lực hiện hành của tài liệu
+ Trang/tổng số trang
Hình thức biểu mẫu được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau nhưng phải có đầy đủ thông tin kiểm soát:
- Phần header của biểu mẫu từ trang đầu đến trang cuối theo khung:
CTY TNHH MTV
NHỰA
Mã số:
Lần sửa đổi:
Ngày ban hành:
/ / Trang: _/ _
Hình thức các văn bản dạng thông báo, công văn giao dịch khác:
CÔNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN BAO THIEN PLASTIC COMPANY LIMITED Đ/c: Lô B1-2, KCN Đại Đồng Hoàn Sơn, Xã Hoàn Sơn, Huyện Tiên Du, Tỉnh Bắc Ninh
Tel: – Fax:
Số: …………./……… ………., ngày … tháng …… năm …
TIÊU ĐỀ (V/v……… )
5.1.2 Mã hoá tài liệu
a) Quy định về mã hoá các tài liệu:
Biểu mẫu: BM-xx/mã quy trình ban hành ra nó (BM: là viết tắt của từ biểu mẫu; xx là
số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình, quy định sinh ra nó)
AA - BB – CC
Bộ phận ban hành (CT, QA, HR,
BH …) Loại tài liệu (QT, HD, QĐ….)
Số thứ tự của tài liệu
Trang 5- Khi nhiều quy trình đều sử dụng chung một biểu mẫu thì tùy theo tính chất của mỗi loại
mà có thể đưa biểu mẫu về một quy trình quản lý
b) Quy định về tên viết tắt các bộ phận, phòng ban:
Tổng Giám đốc TGĐ Hành chánh nhân sự HR Ban giám đốc Cty BGĐ Phòng kỹ thuật & dự án DA Công ty Bảo Thiên CT Phòng mua hàng, cung ứng vật tư VT
Phòng kế toán/thống kê KT Phòng Kỹ thuật & Bảo trì BT
c) Quy định về tên viết tắt các loại tài liệu:
- Sổ tay chất lượng – an toàn thực phẩm: ST CL-ATTP
- Quy trình : QT - Hướng dẫn công việc : HD
- Quyết định : QĐ -
5.2 BỐ CỤC, NỘI DUNG TÀI LIỆU
5.2.1 Sổ tay chất lượng – Vệ sinh, an toàn thực phẩm (ST CL-ATTP)
ST CL-ATTP là tài liệu mô tả Hệ thống quản lý CL-VSATTP của Công ty Sổ tay này
có bố cục, nội dung chính như sau:
- Mục đích, phạm vi áp dụng của HT CL-VSATTP
- Các thuật ngữ và chữ viết tắt trong ST CL-VSATTP
- Giới thiệu về Công ty
- Chính sách CL-VSATTP của Công ty
- Mô tả cách thực hiện của Công ty đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001
và FSSC 22000 đồng thời có viện dẫn tới các qui trình, hướng dẫn có liên quan
5.2.2 Các qui trình, quy phạm, hướng dẫn
Bố cục, nội dung chính của qui trình, quy định, hướng dẫn được quy định thống nhất gồm các mục sau:
1 Mục đích: Nêu rõ mục đích chính của quy trình, quy định, hướng dẫn
2 Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi áp dụng cho đối tượng nào, hoạt động nào, bộ phận, nhà máy hoặc chi nhánh nào
3 Tài liệu liên quan: Liệt kê những tài liệu liên quan đến quy trình, quy định hay hướng dẫn, là các căn cứ các điều khoản của tiêu chuẩn
4 Định nghĩa: Nêu lên định nghĩa hoặc các chữ viết tắt trong tài liệu, nếu có
Trang 65 Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình, quy định hay hướng dẫn Nội dung
có thể trình bày dưới dạng mô tả bằng lời hoặc dùng dạng lưu đồ dòng chảy kèm mô tả hay dạng lưu đồ ma trận sau đó là mô tả chi tiết sao cho rõ ràng, dễ hiểu
6 Phụ lục, biểu mẫu, hồ sơ: Nêu tên các phụ lục, các biểu mẫu liên quan đến tài liệu và cách thức lưu trữ các hồ sơ đó
5.3 SOẠN THẢO, CHỈNH SỬA, KIỂM TRA VÀ PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU
5.3.1 Lưu đồ soạn thảo, chỉnh sửa và bổ sung tài liệu:
+
Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa và bổ sung tài liệu
Ban hành, phân phát
và áp dụng
_
Thực hiện soạn thảo, chỉnh sửa,
bổ sung
Hủy bỏ yêu cầu
Cập nhật vào danh mục tài liệu
+
_
Xem xét, Phê duyệt
Phê duyệt Tài liệu
Trang 75.3.2 Mô tả chi tiết lưu đồ
1
Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa và bổ sung tài liệu
Khi có nhu cầu về tài liệu mới hoặc phát hiện sự không
phù hợp của tài liệu hiện hành, trưởng Bộ phận, phòng
ban lập phiếu yêu cầu gửi đến Trưởng Ban ISO
Trưởng Bộ phận, Phòng, Ban Trưởng Ban ISO
BM-03/QT-CT-01
2
Phê duyệt yêu cầu
Trưởng Ban ISO xem xét:
Đồng ý: Trình Lãnh đạo phê duyệt và chỉ định người
soạn thảo
Không đồng ý: Gỉai thích phản hồi cho người yêu cầu
rõ về tài liệu hoặc các yêu cầu của Hệ thống
Trưởng Ban ISO Lãnh đạo BM-03/QT-CT-01
3
Thực hiện soạn thảo, chỉnh sửa, bổ sung:
Người được chỉ định thực hiện soạn thảo, chỉnh sửa
được yêu cầu các nguồn lực cần thiết để hoàn thành
công việc theo yêu cầu
Tài liệu được xây dựng phải tuân thủ các yêu cầu của
quy trình này
Người được phân công BM-03/QT-CT-01
4
Xem xét, phê duyệt tài liệu
Tài liệu sau khi hoàn thành được chuyển đến Trưởng
Ban ISO xem xét:
Đồng ý: Trình Lãnh đạo phê duyệt và chuyển cho thư
ký ISO ban hành
Không đồng ý: Gỉai thích phản hồi cho người yêu cầu
rõ về sự không phù hợp của tài liệu các yêu cầu của Hệ
thống
Trưởng Ban ISO Lãnh đạo
5
Ban hành, phân phát và áp dụng
Thư ký Ban ISO thực hiện in ấn, trình ký và cập nhật
tài liệu mới vào danh mục tài liệu hiện hành, phân phát
tài liệu cho các bộ phận, phòng ban liên quan, thu hồi
tài liệu cũ (nếu là tài liệu sửa đỗi)
Thư ký ISO BM-04/QT-CT-01
5.4 KIỂM SOÁT, PHÂN PHÁT, LƯU GIỮ TÀI LIỆU
- Kiểm soát việc phân phát, theo dõi tình trạng hiện hành các tài liệu của HTQL CL-VSATTP được thể hiện trong danh mục tài liệu hiện hành BM-01/QT-CT-01 và Danh sách phân phát tài liệu BM-04/QT-CT-01;
Trang 8- Ban ISO chịu trách nhiệm giữ bản gốc các tài liệu của Hệ thống Khi phân phát bản photo Ban ISO phải đóng dấu ĐƯỢC KIỂM SOÁT màu đỏ lên trang bìa Các biểu mẫu không đóng dấu kiểm nhưng phải được phát hành chung không tách rời với tài liệu phân phát
- Ban ISO phân phát tài liệu tới các bộ phận phải được cập nhật vào danh sách phân phát tài liệu và có ký xác nhận của bên nhận BM-04/QT-CT-01 và thu hồi tài liệu
cũ
- Người có trách nhiệm giữ tài liệu của Hệ thống hoặc của bộ phận, phòng, ban phải đảm bảo rằng những tài liệu lỗi thời phải được huỷ bỏ Các tài liệu thay thế nếu được giữ lại phải có dấu hiệu nhận biết bằng dấu LỖI THỜI màu đỏ lên trang bìa, nhằm tránh trường hợp bị sử dụng vô tình
- Tài liệu HTQL CL-VSATTP phân phát cho các bộ phận phải đảm bảo sẵn có tại nơi sử dụng
- Phiếu yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa, bổ sung tài liệu được Ban ISO kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT-CT-02)
- Danh mục tài liệu và danh sách phân phát tài liệu được lưu trữ đến khi có bản cập nhật mới nhất
- Thư ký ISO thuộc các bộ phận, nhà máy và chi nhánh có trách nhiệm cập nhật tài liệu bên ngoài theo biểu mẫu BM-02/QT-CT-01 và khi phân phát cũng phải đóng dấu kiểm soát như tài liệu nội bộ
6 PHỤ LỤC / BIỂU MẪU/ HỒ SƠ
1 Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành BM-01/QT-CT-01 Ban ISO Đến khi có bản cập
nhật mới
2 Danh mục tài liệu bên ngoài và
tham khảo hiện hành
nhật mới
3 Phiếu đề nghị viết/ sửa đổi tài liệu BM-03/QT-CT-01 Ban ISO 1 năm
4 Danh sách phân phát tài liệu BM-04/QT-CT-01 Ban ISO Đến khi có bản cập
nhật mới
