Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao: Quản trị cơ sở dữ liệu trong Excel - Lê Viết Mẫn

Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao: Quản trị cơ sở dữ liệu trong Excel cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm cơ sở dữ liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu. Mời các bạn cùng tham khảo.

Quản trị Cơ sở dữ liệu

trong Excel

Nội dung

1 Khái niệm Cơ sở dữ liệu

2 Tạo lập Cơ sở dữ liệu

3 Quản trị Cơ sở dữ liệu

3.1 Data Form 3.2 Sort

3.3 Filter 3.4 Data Validation 3.5 Consolidation

Khái niệm Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (1/3)

• Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ

trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với mục đích khác nhau

• Danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ

nhân viên

• Thực thể ( Entity ) là một lớp các đối tượng cùng loại mà nhà

quản lý muốn lưu trữ thông tin

• Khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, máy móc, hợp đồng,

• Thực thể khác hàng sẽ bao gồm tất cả các khách hàng của một doanh

nghiệp cụ thể

Cơ sở dữ liệu (2/3)

• Một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể được gọi là

một thể hiện của thực thể đó

• Khách hàng Nguyễn Văn An, nhân viên Nguyễn Thu Hồng,

• Trong hệ quản trị CSDL, gọi là bản ghi

• Thuộc tính ( Attribute ) là các đặc điểm, đặc trưng riêng của thực

thể

• Thực thể Sinh viên có các thuộc tính như : Mã sinh viên, Họ tên sinh viên,

Ngày sinh, Địa chỉ,

• Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ các

thuộc tính

Cơ sở dữ liệu (3/3)

• Hệ cơ sở dữ liệu ( Database System ) là tập hợp các CSDL có

liên quan với nhau tạo thành một hệ CSDL

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management System ) là

một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.

• Foxpro, Acces, SQL Server, MySQL

Cơ sở dữ liệu trong Excel

• Cơ sở dữ liệu trong Excel còn được gọi là danh sách ( List ) hay

bảng dữ liệu ( Data Table )

• CSDL trong Excel là một bảng dữ liệu (Data Table) hai chiều

Ví dụ

Tạo lập Cơ sở dữ liệu

Thiết kê cấu trúc bảng

• Trước khi thao tác trên Excel cần xác định cấu trúc bảng

Tạo lập CSDL

• Bước 1 : Nhập các tên trường vào dòng đầu tiên

• Header Row

• Bước 2 : Hiệu chỉnh kích thước cột và định dạng dữ liệu

• Bước 3 : Nhập các bản ghi vào sau header row

• Bước 4 : Đặt tên cơ sở dữ liệu hoặc Chuyển thành bảng CSDL

• Ribbon Formulas > Define Name

Nhập tên CSDL vào đây

Chọn vùng CSDL sẵn

Chuyển thành bảng CSDL

Chọn một ô bất kỳ bên trong vùng CSDL đã nhập

Vùng CSDL được tự động chọn

Vùng CSDL có bao gồm

dòng tiêu đề cột ?

Chuyển thành bảng CSDL

Sửa đổi CSDL

• Thêm bản ghi

• Chèn dòng vào trước dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập

• Chèn dòng vào sau dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập

• Xoá bản ghi

• Xoá hàng

• Thêm trường

• Chèn trường vào trước trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập

• Chèn trường vào sau trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập

• Excel tự động mở rộng vùng CSDL

Định nghĩa lại vùng CSDL

Quản trị Cơ sở dữ liệu

Data Form - mẫu nhập liệu

Data Form - cài đặt

Vào File >

Options

2 Tạo Group mới trong

1

2

3

3 Có hai cách : Chọn Form rồi bấm Add hoặc bấm giữ chuột và kéo sang

Data Form

Data Form - New

Nhập dữ liệu vào

các ô trống

New - tiếp tục tạo bản ghi mới

Data Form - Criteria

Nhập điều kiện lọc

vào các ô trống

Find Prev - tìm bản ghi trước phù hợp điều kiện

Ví dụ : đây là điều

Find Next - tìm bản ghi sau phù hợp điều kiện

Data Form - Criteria

Sau khi bấm Find Next, kết quả :

Quản trị Cơ sở dữ liệu

Sort - sắp xếp dữ liệu

Sort 1

2

Thêm một điều kiện

sắp xếp mới Xoá một điều kiện sắp xếp

Quản trị Cơ sở dữ liệu

Filter - lọc bản ghi

Filter 1

2

Filter - trường số

Lựa chọn phép so sánh

Lựa chọn hoặc nhập giá trị cần

so sánh

Chọn AND hoặc

Filter - trường văn bản

Criteria Table - bảng tiêu chuẩn

• Bảng tiêu chuẩn là một vùng gồm ít nhất hai hàng Hàng trên

để ghi tên các trường của CSDL và các hàng dưới để ghi các điều kiện tiêu chuẩn tìm kiếm ứng với tên trường phía trên nó

• Nếu điều kiện ghi trên cùng một

hàng thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các điều kiện đó từ trái qua phải theo phép AND

• Nếu điều kiện ghi trên cùng một cột

thì tiêu chuẩn sẽ hội đủ các điều kiện đó từ trên xuống theo phép OR

Advanced Filter

12

Dùng kết quả của công thức

* Đại diện cho nhiều ký tự trước và sau khí tự kèm theo Ví dụ : *east thì các từ “Northeast”, “Southeast” thoả điều kiện

? Đại diện cho ký tự tại vị trí đặt nó Ví dụ : sm?th thì từ “smith”, “smyth” thoả điều kiện

Quản trị Cơ sở dữ liệu

Data Validation

Kiểm soát nhập liệu

• Chức năng Data Validation giúp người sử dụng nhập chính xác

dữ liệu vào bảng tính

• Kiểm tra dữ liệu, giá trị nhập vào một ô nào đó và cảnh báo người dùng khi

nhập sai

Thông điệp xuất hiện khi 1 ô được chọn

Cảnh báo khi dữ liệu nhập bị sai

Nhập tiêu đề và nội dung cho thông báo lỗi

Drop Down List (1/2)

1 Tạo danh sách các dữ liệu ở

vùng trống

Drop Down List (2/2)

Quản trị Cơ sở dữ liệu

Consolidate

Hợp nhất dữ liệu

• Chức năng Consolidation cho phép hợp nhất dữ liệu từ nhiều

bảng dữ liệu khác nhau

Ví dụ

Công ty BCông ty A

Consolidate (1/2)

Chọn hàm hợp nhất

2

Chọn vùng dữ liệu muốn hợp nhất và bấm nút Add

Consolidate (2/2)

Cảm ơn sự chú ý

Câu hỏi ?