Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Quản lý tổng thể - Nguyễn Anh Hào

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Quản lý tổng thể cung cấp cho người học các kiến thức: Quản lý tổng thể, nguyên lý W5HH, cấu trúc tổng thể của một dự án, khởi động dự án, lập kế hoạch dự án,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Nguyễn Anh Hào

QUẢN LÝ TỔNG THỂ

Quản lý tổng thể

• Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết để định

nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự án với các tiến

trình tạo sản phẩm của dự án, nhằm bảo đảm cho các nguồn lực trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa, nhất quán

– Công việc chính của quản lý tổng thể là hoạch định

(plan) và lập lịch thực hiện (schedule).

– Hoạch định: định nghĩa công việc+định nghĩa nguồn lực cho công việc+phân bố thời gian cho công việc

Nguyên lý W5HH

• Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996

1 Why is the system being developed ? - hiểu việc cần làm

2 What will be done ? – Cần làm gì

3 By When ? – Khi nào thì làm

4 Who is responsible for a function ? – Ai chịu trách nhiệm

5 Where are they organizationally located ? – Họ ở đâu

6 How will the job be done technically and manegerially ? –

làm thế nào để công việc được thực hiện một cách có quản

lý và có kỹ thuật

7 How much of each resource is needed ? – Đối với mỗi

Cấu trúc tổng thể của một dự án

Cải tiến, khắc phục, phòng ngừa

Khởi động

dự án

Lập kế hoạch tổng thể

Lập kế hoạch

chi tiết

Hiện trạng Yêu cầu

Thay đổi

kế hoạch Baseline Project Plan

Thay đổi yêu cầu

Là những người có một hoặc nhiều vai trò đối với dự án

• Trưởng dự án

• Người phát triễn hệ thống :nghiên cứu các bài toán và nhu

cầu của tổ chức để quyết định cách thức mà hệ thống thông tin và công nghệ thông tin trợ giúp cho tổ chức

• Người sử dụng là những chuyên viên trong chuyên môn

nghiệp vụ sẽ nêu yêu cầu và nghiệm thu hệ thống

• Người quản lý (trưởng phòng, giám đốc) cung cấp nguồn

lực, quỹ và đặt ra các yêu cầu tổng quát (mức chiến lược và chiến thuật) cho dự án

• Các chuyên gia tư vấn

1 Khởi động dự án

1 Xác định tính khả thi của dự án trong việc tạo ra giá trị

MOV cho tổ chức thụ hưởng

2 Thiết lập môi trường cho dự án hoạt động

a) Xác định tính khả thi của dự án

• Xác định vai trò / ý nghĩa của dự án đối với tổ chức

– Diễn tả các yêu cầu của tổ chức thành yêu cầu cải tiến hệ thống mà dự án sẽ làm - đây là bước xác định những vấn

đề mà dự án sẽ giải quyết cho tổ chức

– Định nghĩa các chuyển giao, dead-lines,… để khẳng định giá trị mà dự án tạo ra (MOV)

• Xác định các đặc tính nổi bật của dự án để đánh giá mức độ hữu dụng của nó đối với tổ chức (xét về chi phí, lợi ích,

công nghệ,…)

• Xác định chi phí, thời gian, độ phức tạp và rủi ro của dự án,

để ước tính khả năng thu hồi vốn cho tổ chức (S.W.O.T.)

b) Thiết lập môi trường cho dự án

1 Thiết lập nhóm khởi động dự án

• Xác định những người quan trọng có vai trò khẳng định

yêu cầu đối với dự án (từ tổ chức thụ hưởng)

• Xác định các tác nhân và mối quan hệ với dự án

• Xác định quyền hạn và trách nhiệm của trưởng dự án

(được nêu trong Project Charter)

2 Thiết lập quan hệ với tổ chức thụ hưởng

• Quan hệ cần thiết lập đến cá nhân trong nhóm dự án với

cá nhân được phân công trong nội bộ của tổ chức thụ

hưởng

Thiết lập môi trường cho dự án (tt)

3 Thiết lập các thủ tục quản lý dự án

• Các phương thức để liên lạc, báo cáo và phân công

• Các thủ tục để giải quyết các thay đổi, rủi ro

4 Thiết lập môi trường làm việc cho dự án

• Tổ chức - bố trí các công cụ, phương tiện cho dự án

• Lập hồ sơ tài liệu chứa thông tin cần thiết cho các hoạt

động của dự án

– hướng dẫn, lưu đồ, biểu đồ, đặc tả,… dùng cho tất cả

các thành viên của dự án

Project Charter (tôn chỉ của dự án)

Gồm các nội dung chính sau đây:

1 Các vấn đề của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến

2 Mục tiêu của dự án

3 Yêu cầu đối với dự án

4 Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án

5 Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies)

6 Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá (milestones)

7 Lợi ích của dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực hiện

8 Nơi cấp nguồn lực cho dự án

9 Vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án

2, 3 Lập kế hoạch dự án

1 Xác định phạm vi và mức độ thực hiện dự án.

• Phạm vi dự án: gồm phạm vi công việc, và phạm vi sản

phẩm (chuyển giao)

• Khẳng định những gì dự án thực hiện và không thực hiện,

để bảo đãm cho dự án khả thi khi nguồn lực bị giới hạn

2 Phân chia dự án thành nhiều công việc quản lý được

• Dự án phải được kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện

để điều chỉnh khi cần thiết Các công việc quản lý được là các công việc mà người quản lý có thể giám sát trạng thái

Các công việc quản lý được

Là những công việc thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:

1 Đủ đơn giản, nhỏ để có thể phân công cho 1 người thực

hiện và thực hiện đúng

2 Biết rõ hậu quả của công việc

3 Kết quả của công việc có thể đo lường được

4 Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật thực hiện công việc

5 Biết rõ các ràng buộc (phụ thuộc) giữa công việc với các

công việc trước nó và sau nó

Hoạch định dự án (tt)

3 Ước tính và hoạch định nguồn lực

• Được thực hiện từ dưới lên, ước tính cho từng công việc ở

mức chi tiết nhất lên đến mức tổng quát nhất

• Tính nguồn lực cho từng công việc căn cứ vào kích cở

(khối lượng; mức độ nhiều ít, độ phức tạp) của công việc, đựa trên kinh nghiệm, hoặc các công việc tương tự đã biết

4 Lập lịch thực hiện (scheduling)

• Sử dụng nguồn lực có sẵn để ước tính thời gian thực thi

mỗi công việc trong WBS dựa trên thời gian dự kiến hoàn

Lịch thực hiện dự án

Là thời khóa biểu của dự án, thỏa mãn các yêu cầu sau:

1 Chỉ có những công việc quản lý được

2 Tất cả các công việc quản lý được của dự án đều được

phân công đến từng cá nhân (cùng với các công cụ và cách thực hiện), để họ biết rõ tất cả những gì cần làm cho dự án

3 Tất cả các công việc đều chỉ nhằm làm thỏa mãn cho BPP,

để bảo đảm tính khả thi của dự án (không bị vượt quá kinh phí, thời gian, )

4 Phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả của công việc được

thiết lập cùng với lịch thực hiện

Hoạch định dự án (tt)

5 Lập kế hoạch liên lạc. gồm các thủ tục báo cáo công việc,

kênh thông tin và lịch họp để thông tin giữa những người quản lý, thành viên của dự án, và khách hàng Vd: Khi nào lập báo cáo gì và cho ai Trong kế hoạch cần quy định các hình thức liên lạc phù hợp (bằng điện thoại, Email, họp,…)

6 Lập các tiêu chuẩn và thủ tục Các chuẩn (standards) là

những bộ tiêu chí dùng để đo lường, đánh giá kết quả thực hiện Hoạt động này chủ yếu là để đặc tả các tiêu chuẩn và thủ tục chuyển giao như cách tạo, cách kiểm tra (bởi nhóm

dự án, khách hàng) để bảo đãm dự án có chất lượng tốt, và

Hoạch định dự án (tt)

7 Xác định và đánh giá rủi ro. Rủi ro phát sinh từ công

nghệ mới, tâm lý không muốn thay đổi của người sử dụng, thiếu nguồn lực hoặc năng lực hoạch định,…Quản lý rủi

ro là để tránh tác hại do rủi ro gây ra

Công việc Rủi ro Mức độ

ảnh hưởng

Xác xuất xảy ra

Tác hại Biện pháp

Xác định

yêu cầu

Không rõ ràng

Cao 50 % Rất cao Prototyping

(mẫu thử)

Xác định

yêu cầu

Người cần phỏng vấn

Cao 20 % Cao Lập lịch hẹn

dự phòng

Hoạch định dự án (tt)

8 Lập kế hoạch thu chi. Kế hoạch sử dụng kinh phí có

cân đối giữa chi phí và lợi nhuận thu được từ dự án.

9 Lập “Statement of Work” thể hiện tất cả các công

việc mà dự án cam kết thực hiện, và nêu rõ dự án phải chuyển giao những gì Đây là cam kết của nhóm dự án đối với khách hàng (cơ sở của các hợp đồng).

10 Lập Baseline Project Plan (BPP). Để làm tài liệu

quản lý dự án Tài liệu này được làm cơ sở để tiến hành và đánh giá tất cả các công việc của dự án.

Baseline Project Plan (BPP)

I Phần giới thiệu

II Phần mô tả giải pháp được chọn

– Các phương án đã biết, giải pháp được chọn, kết quả

từ giải pháp, các rủi ro và cách khắc phục

III Phần đánh giá khả thi

– Nêu những khó khăn (rủi ro) và các phương án khắc

phục để chứng tỏ dự án có khả năng thực hiện được

IV Kế hoạch quản lý chi tiết

– Định chuẩn cho từng công việc như kết quả phải đạt,

thời gian thực hiện, hạn mức chi phí

Ước lượng phương án (Rating)

1 Phân rã tiêu chí và định mức

độ quan trọng của mỗi tiêu chí

đối với mục tiêu chung của các

phương án

2 Cho điểm từng phương án

trên từng tiêu chí và tính tổng điểm của mỗi phương án

Case Study

Công ty Broadway Entertainment cần thiết lập một phần mềm

phân tích thị trường gồm có 3 công việc : phân nhóm

khách hàng, in cánh bướm tiếp thị cho từng nhóm và giám sát các đơn đặt hàng của khách

Sự thành công của hệ thống này phụ thuộc vào chi phí đầu tư

(phần cứng, phần mềm), thời gian xây dựng hệ thống và khả năng đáp ứng của các chức năng được tích hợp vào phần mềm

Case Study Thiết lập các tiêu chí đánh giá

~ Chi Phí (phần cứng, phần mềm), Thời gian và Chức năng

Goal: p.án tốt nhất 0.25

Case study Khảo sát các phương án thực tế

Tiêu chí đánh giá Ph.án 1 Ph.án 2 Ph.án 3

Thời gian thực hiện 12 tháng 6 tháng 6 tháng

Mua phần cứng $ 15.000 $10.000 $ 8.000 Trang bị phần mềm $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000

Phân khúc thị trường Rất tốt, vì

được làm

Có sẵn Có sẵn Giám sát đơn đặt hàng Làm thêm Không có

A Thời gian

B Chi phí

C Chức năng

Case study Đánh giá các phương án

Tiêu chí Hệ số

C i

P án 1 P án 2 P án 3

Điểm Điểm Điểm Điểm

Thời gian thực hiện 0.25 4 10 10

-Mua phần cứng 0.125 6 8 10 Trang bị phần mềm 0.125 6 8 10

-C i * Điểm

C i * Điểm

Quyết định chọn

4,5,6 Thực hiện dự án

1 Thực thi Baseline Project Plan bao gồm khởi động các tiến

trình, tìm và cấp nguồn lực, phân công và huấn luyện cácthành viên mới, giữ cho dự án thực hiện đúng tiến độ vàbảo đảm chất lượng của các chuyển giao

2 Giám sát sự tiến triển của dự án so với BPP Nếu tiến độ của

dự án sớm hoặc trễ hơn so với kế hoạch, điều chỉnh lạinguồn lực và thời gian Sự giám sát chi tiết còn trợ giúpcác hoạch định được tốt hơn, cũng như các đo lường sẽ trợgiúp ước lượng chính xác hơn về thời gian và nổ lực cầnthiết cho các công việc

Thực hiện dự án (tt)

3 Quản lý các thay đổi đối với BPP Nếu cần thay đổi, thì

lý do thay đổi, ảnh hưởng của nó và các hành động tươngứng cần phải được những stackholders nhận thức rõ vàchấp hành (quản lý cấu hình dự án)

4 Quản lý hồ sơ dự án Hồ sơ dự án là tài liệu hướng dẫn

cho các thành viên trong dự án thực hiện, bao gồm lý docủa các quyết định trong quá khứ và thông tin chi tiết đểtạo ra các báo cáo

5 Thông tin về tình trạng của dự án Việc thông tin về tình

trạng dự án là nhằm chia sẽ hiểu biết về trạng thái và mụctiêu của dự án giữa những người tham gia dự án, nhằm tạo

Quản lý cấu hình của dự án

~ Là để nhận biết các thay đổi đối với dự án (đối với sản

phẩm và công việc) để chúng không biến thành rủi ro

1 Các yêu cầu thay đổi phải được lập tài liệu, và phải được

chuyển đến người có trách nhiệm xử lý

2 Mức độ ảnh hưởng và mức độ đòi hỏi của các yêu cầu thay

đổi lên “baseline” của dự án (tích cực hoặc tiêu cực) phải được xem xét để chấp nhận hoặc từ chối

3 Các yêu cầu thay đổi được chấp nhận phải được đưa vào

BPP để kiểm soát việc thực hiện chúng

7 Kết thúc dự án

~ Bao gồm các hoạt động chuyển giao sản phẩm và kết thúc

tất cả các kế hoạch thực hiện trong BPP (kể cả các công việc đã hoàn tất hoặc phải ngưng, và các hợp đồng liên

quan đến dự án) Kết thúc dự án gồm các nhóm công việc: Đánh giá tổng kết dự án, chấm dứt các hợp đồng và chấm dứt tráhc nhiệm của dự án đối với các nơi có liên quan

1 Tổng kết dự án Là buổi họp tổng kết giữa người quản lý

dự án và khách hàng để đánh giá dự án, những gì đạt được

và chưa được so với mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếucủa các chuyển giao

7 Kết thúc dự án

2 Chấm dứt các hợp đồng Hoạt động này nhằm bảo đãm

tất cả các điều khoản trên hợp đồng đều được thỏa mãnhoặc hủy bỏ

3 Chấm dứt trách nhiệm của dự án

• Khẳng định các thay đổi trên nội dung yêu cầu và sản

phẩm của dự án đã được tổ chức thụ hưởng biết rõ và

chấp nhận

• Xác nhận dựa án đã thỏa mãn tất cả các yêu cầu

• Khẳng định các tiêu chuẩn kết thúc trách nhiệm cho dự án

đã được thỏa mãn