NĂNG lực CÔNG CHỨC văn THƯ TRONG các cơ QUAN CHUYÊN môn THUỘC ủy BAN NHÂN dân THÀNH PHỐ đà NẴNG

Phân loại công chức Văn thư: Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chứ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 8 34 04 03

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

PGS.TS NGUYỄN VĂN HẬU

THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn, chỉ bảo của giảng viên hướng dẫn khoa học là PGS.TS Nguyễn Văn Hậu Những vấn đề được trình bày trong luận văn dựa trên kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của tôi từ nhiều nguồn khác nhau, như: Sách, báo, internet, các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến đề tài của các tác giả khác nhau và từ thực tế tìm hiểu của chính tôi Những phần tham khảo trích dẫn có ghi rõ nguồn Những kết quả từ luận văn chưa được sử dụng hay công bố ở bất kỳ công trình khoa học nào khác

Thừa Thiên Huế, ngày tháng năm 2020

Học viên

Lê Thị Ánh Tuyết

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành được luận văn này, đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể quý giảng viên tại Học viện Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp đỡ trong việc truyền đạt những tri thức, kinh nghiệm quý báu cho tôi trong xuốt quá trình học tập tại Học viện

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn khoa học PGS.TS Nguyễn Văn Hậu đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình và góp ý cho tôi những ý kiến quý báu trong quá trình thực hiện luận văn để tôi hoàn thiện luận văn một cách tốt nhất

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, Ban Lãnh đạo và công chức Văn thư các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đã tham gia trả lời các phiếu khảo sát, tạo điều kiện thuận lợi hỗ trợ tôi trong quá trình thu thập những tài liệu, số liệu, thông tin cần thiết cho việc hoàn thành luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Lê Thị Ánh Tuyết

MỤC LỤC Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Mục lục

Các từ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các biểu đồ

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ 7 1.1 Nhận thức chung về công chức Văn thư 7

1.1.1 Quan niệm về công tác văn thư 7

1.1.2 Quan niệm về công chức và công chức Văn thư 10

1.2 Năng lực công chức Văn thư 19

1.2.1 Khái niệm 19

1.2.2 Các yếu tố cấu thành năng lực công chức Văn thư 21

1.2.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực công chức Văn thư 29

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 33

Chương 2 THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 34

2.1 Khái quát chung về công tác văn thư và đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng 34

2.1.1 Khái quát chung về công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng từ năm 2015 đến năm 2019 34

2.1.2 Khái quát chung về đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng 37

2.2 Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban

nhân dân thành phố Đà Nẵng 43

2.2.1 Về kiến thức 44

2.2.2 Về kỹ năng 48

2.2.3 Về thái độ 61

2.3 Nhận xét về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng 67

2.3.1 Ưu điểm 67

2.3.2 Hạn chế 68

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 70

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 72

Chương 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 73

3.1 Định hướng 73

3.1.1 Quan điểm của Đảng trong việc xây dựng đội ngũ công chức trong giai đoạn hiện nay 73

3.1.2 Định hướng của thành phố Đà Nẵng trong việc nâng cao năng lực công chức 80 3.2 Một số giải pháp nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng 81

3.2.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư 81

3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định về công chức Văn thư 83

3.2.3 Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng công chức Văn thư 84

3.2.4 Đổi mới nội dung và phương pháp đào tạo, bồi dưỡng công chức Văn thư 85

3.2.5 Thực hiện tốt chế độ, chính sách đãi ngộ đối với công chức Văn thư 89

3.2.6 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư 91

3.2.7 Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi cho công chức Văn thư 92 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 95 KẾT LUẬN 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

HCNN: Hành chính nhà nước HĐND: Hội đồng nhân dân

QLVB: Quản lý văn bản

UBND: Uỷ ban nhân dân

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Số lượng, độ tuổi, giới tính của đội ngũ công chức Văn thư cáccơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2019 38 Bảng 2.2 Cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019 42 Bảng 2.3 Thâm niên công tác của công chức Văn thư ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng tính đến năm 2019 43 Bảng 2.4 Trình độ, kiến thức của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2019 44 Bảng 2.5 Số lượng văn bản đến bình quân một năm của một cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng từ năm 2015 đến năm 2019 54 Bảng 2.6 Số lượng văn bản đến bình quân một năm của một cơ quan 55

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ giới tính của công chức Văn thư các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019 40

Biểu đồ 2.2 Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ các nhóm tuổi của công chức Văn thư các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019 41

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ so sánh trình độ chuyên môn của công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng năm 2019 45

Biểu đồ 2.4 Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc 49

Biểu đồ 2.5 Kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính 50

Biểu đồ 2.6 Kỹ năng lập hồ sơ công việc 51

Biểu đồ 2.7 Kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư 60

Biểu đồ 2.8 Kỹ năng giao tiếp, phối hợp 61

Biểu đồ 2.9 Ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế của cơ quan 62

Biểu đồ 2.10 Ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục và nguyên tắc bảo mật trong công tác văn thư 64

Biểu đồ 2.11 Tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao 65

Biểu đồ 2.12 Cách ứng xử trong công việc 66

Biểu đồ 2.13 Ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất,trình độ, năng lực 67

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đa số các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các ngành, lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, điều này có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và

tổ chức sử dụng văn bản Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính là rất quan trọng Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan này Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư thì cần đến rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố nhân lực là quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác văn thư

Mục tiêu phát triển nhân lực làm công tác văn thư đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nội vụ là “xây dựng nhân lực văn thư, lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành công các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập của đất nước”[2, tr.2] Nội dung cụ thể là “xây dựng hệ thống đội ngũ công chức, viên chức ngành Văn thư, Lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt,

đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập quốc tế của ngành”[2, tr.5]

Trong những năm qua, UBND thành phố Đà Nẵng luôn bám sát và thực hiện theo mục tiêu và lộ trình Quy hoạch của Bộ Nội vụ Đội ngũ công chức Văn thư trên địa bàn thành phố nói chung, ở các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng nói riêng đã từng bước được nâng cao và cơ

Xuất phát từ thực tiễn như trên và để góp phần nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, nhằm đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ quản lý nhà nước trong giai đoạn hội nhập như hiện nay, tác giả lựa chọn vấn đề “Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng” làm đề tài luận văn

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong thời gian qua, việc nghiên cứu về năng lực công chức được nhiều nhà khoa học nghiên cứu từ những phạm vi và mức độ khác nhau Đã

có nhiều bài báo, công trình nghiên cứu về năng lực công chức, như:

- Nguyễn Thị Hồng Hải (2011), “Một số vấn đề về phát triển năng lực của cán bộ, công chức”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước (số tháng 9) Tác giả đã

đi sâu nghiên cứu làm rõ hơn về lý luận năng lực và cơ sở hình thành năng lực của cán bộ, công chức Đồng thời, tác giả đã nêu rõ vấn đề về phát triển năng lực cho cán bộ, công chức như vấn đề cần phải nhận biết được năng lực đã có, xác định được năng lực cần có, qua đó xác định năng lực cần lĩnh hội, phát triển, từ đó đưa ra các biện pháp phát triển năng lực cán bộ, công chức phù hợp với môi trường hành chính nhà nước

3

- Ngô Thành Can (2012), “Công chức và chất lượng thực thi công vụ trong cơ quan hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số tháng 11/2012 Trong bài viết, tác giả đã lý giải chất lượng thực thi công vụ của công chức phụ thuộc vào các yếu tố như: năng lực, kiến thức, kỹ năng và thái

độ của họ đối với công việc, môi trường làm việc của công chức; sự động viên, khuyến khích của người lãnh đạo bằng các chế độ, chính sách đãi ngộ,

cơ hội thăng tiến đối với công chức Tác giả đánh giá thực trạng công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước và nêu ra những bất cập về năng lực của công chức Qua đó tác giả đã đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng thực thi công vụ của công chức

Bên cạnh đó, cũng có công trình nghiên cứu của học viên cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính quốc gia nghiên cứu về vấn đề năng lực viên chức Văn thư, như: Đề tài “Năng lực viên chức Văn thư

- Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” năm 2017 của thạc sỹ Nguyễn Thị Hằng, Học viện Hành chính quốc gia Đề tài đã phân tích những tồn tại, hạn chế của viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng, chỉ rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng

Và các công trình nghiên cứu về vấn đề năng lực công chức ở những vị trí khác nhau trong các cơ quan HCNN của các học viên cao học chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính quốc gia

Nhìn chung các công trình nghiên cứu và tài liệu khoa học đều có giá trị sử dụng và ứng dụng thực tiễn Tuy nhiên, các công trình, tài liệu khoa học trên đều nghiên cứu chung trên phạm vi rộng, nghiên cứu ở các địa phương khác và nghiên cứu về năng lực công chức ở các vị trí khác hoặc năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ, chưa có công trình hay đề tài nào nghiên cứu về năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng Cho nên việc nghiên cứu năng lực công chức Văn thư

4

trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng là hết sức cần thiết, đòi hỏi phải đầu tư nghiên cứu một cách khoa học, sát với thực tế mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra

3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Nhiệm vụ:

Để đạt được mục đích như trên, luận văn thực hiện các nhiệm vụ sau: + Làm rõ cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư;

+ Phân tích, đánh giá thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng Trên cơ sở đó, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và phân tích nguyên nhân của những hạn chế ảnh hưởng đến năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng;

+ Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng trong thời gian đến

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn nghiên cứu năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

5

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi về không gian: Luận văn nghiên cứu năng lực công chức Văn thư ở 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

+ Phạm vi về thời gian: Từ năm 2015 đến hết năm 2019

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

- Phương pháp luận:

Luận văn nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng

và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin

- Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu để làm sáng

tỏ vấn đề nghiên cứu, như: Phương pháp thống kê; phương pháp tổng hợp; phương pháp điều tra xã hội học: thông qua phiếu điều tra dành cho các đối tượng là công chức Văn thư, đại diện công chức lãnh đạo và công chức ở vị trí khác ở các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng Tổng số phiếu phát ra: 190 phiếu; tổng số phiếu thu về: 190 phiếu

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận:

Luận văn góp phần tổng hợp làm rõ một số vấn đề lý luận về năng lực công chức Văn thư, đưa ra một số tiêu chí đánh giá về năng lực công chức Văn thư và các yếu tố tác động đến năng lực công chức Văn thư

- Ý nghĩa thực tiễn:

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu về lý luận và thực trạng, từ đó giúp hiểu

rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp áp dụng trong thực tiễn để nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

Luận văn là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan hành chính nhà nước trong việc đề ra những chính sách phù hợp để nâng cao năng lực công

6

chức Văn thư và cho các nghiên cứu, phục vụ công tác giảng dạy, học tập về năng lực công chức Văn thư

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư

Chương 2: Thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố

Đà Nẵng

7

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ

1.1 Công chức Văn thư

1.1.1 Công tác văn thư

1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Những công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì “Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản

và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [10, tr.1]

Đến năm 2020, để phù hợp với thực tế về QLVB điện tử, lập hồ sơ điện

tử, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật… trong công tác văn thư, Chính phủ đã ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Quan niệm về công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư được sửa đổi, bổ sung lại như sau: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” [13, tr.1]

Như vậy, có thể hiểu khái niệm về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

8

Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”

1.1.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật Yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP gồm bảy nội dung sau:

Một là, văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Hai là, tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

Ba là, văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Bốn là, văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý Năm là, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Sáu là, con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật

cơ quan, tổ chức nói chung và trong hoạt động quản lý HCNN nói riêng Các

cơ quan HCNN, dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan HCNN, từ việc đề ra chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

Thứ nhất, giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

Thứ hai, góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ

10

quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, QLVB chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

Thứ ba, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

Thứ tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

1.1.2 Công chức và công chức Văn thư

1.1.2.1 Công chức

- Khái niệm công chức:

Đội ngũ công chức là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của một Nhà nước Trên thế giới đến nay vẫn chưa có một quan niệm chung, thống nhất về công chức, nhưng tại nhiều quốc gia, dấu hiệu chung của công chức thường là:

Công dân của nước đó;

Được tuyển dụng qua thi tuyển;

Được bổ nhiệm vào một ngạch hoặc một vị trí công việc;

Được hưởng lương từ ngân sách nhà nước;

11

Đảm nhiệm một công vụ nhất định

Ở mỗi quốc gia, tùy theo thể chế chính trị, sự phát triển kinh tế - xã hội, các yếu tố văn hóa, chế độ, chính sách trong từng giai đoạn cụ thể mà đối tượng, phạm vi công chức được xác định khác nhau Ở Việt Nam, khái niệm công chức được hình thành và ngày càng hoàn thiện gắn với sự phát triển của Nhà nước Luật Cán bộ, công chức năm 2018 quy định về khái niệm công chức như sau: “Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong

cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung

là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật” [23, tr.1-2]

- Phân loại công chức:

Phân loại công chức là việc chia công chức theo những loại khác nhau theo những tiêu chí nhất định Việc phân loại công chức có ý nghĩa quan trong trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm và quản lý công chức Công chức có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích của phân loại Ở Việt Nam có một số cách phân loại cơ bản sau:

Căn cứ vào ngạch được bổ nhiệm, công chức được phân thành loại A, loại B, loại C và loại D, cụ thể như sau:

Căn cứ vào vị trí công tác, công chức được phân loại như sau:

Công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý;

Công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý

Ngoài ra, công chức còn được phân loại theo trình độ đào tạo (sau đại học, đại học, cao đẳng, trung học, ) hoặc theo hệ thống cơ cấu tổ chức, gồm:

Công chức làm việc ở cơ quan, tổ chức ở trung ương;

Công chức làm việc ở cơ quan, tổ chức cấp tỉnh;

Công chức làm việc ở cơ quan, tổ chức cấp huyện;

Công chức làm việc ở cơ quan, tổ chức cấp xã

Hoặc cũng có thể phân loại công chức theo ngành, lĩnh vực công tác, như: công chức ngành nội vụ, công chức ngành nông nghiệp Trong mỗi ngành có một hoặc một số ngạch từ cao đến thấp, thể hiện phẩm chất, trình độ

và năng lực chuyên môn, những hiểu biết cần phải có của công chức

1.1.2.2 Công chức Văn thư

Khái niệm công chức Văn thư:

Công chức Văn thư là công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm vào các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản;

13

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

Phân loại công chức Văn thư:

Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của

Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư, công chức Văn thư được phân loại theo ngạch công chức chuyên ngành văn thư được bổ nhiệm, cụ thể:

Công chức ngạch Văn thư chính (Mã số ngạch: 02.006): là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao nhất về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư trong các

cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp về công tác văn thư; tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ văn thư phức tạp có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật

Công chức ngạch Văn thư (Mã số ngạch: 02.007): là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ có yêu cầu cao

về nghiệp vụ và bảo mật

Công chức ngạch Văn thư trung cấp (Mã số ngạch: 02.008): là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cơ bản về nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu cao về bảo mật

Nhiệm vụ của công chức Văn thư:

Theo quy định của Bộ Nội vụ tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV, công chức Văn thư ở mỗi ngạch có nhiệm vụ tương ứng với ngạch được bổ nhiệm,

cụ thể:

+ Công chức ngạch Văn thư chính:

Tham gia các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư; Trực tiếp thực thi các nhiệm vụ khác được cấp trên giao

+ Công chức ngạch Văn thư:

Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình,

kế hoạch về công tác văn thư; Tham gia biên soạn các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư tại cơ quan;

Tổ chức thực hiện công tác văn thư hoặc trực tiếp làm công tác văn thư của cơ quan;

Tham gia đề tài nghiên cứu khoa học các cấp về công tác văn thư; ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

Tham gia các hoạt động bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư; Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ khác được cấp trên giao

+ Công chức ngạch Văn thư trung cấp:

Tham gia phục vụ việc triển khai, thực hiện các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch về công tác văn thư;

Tham gia phục vụ việc triển khai kế hoạch, phương án nghiệp vụ công tác văn thư trên cơ sở các quy định của pháp luật về văn thư;

Thực hiện các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư tại cơ quan;

15

Thực hiện quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu; tổ chức việc thống kê lưu trữ các tài liệu, số liệu đầy đủ, chính xác, đúng yêu cầu của nghiệp vụ công tác văn thư; Trực tiếp thực hiện các công việc khác được cấp trên giao

Tiêu chuẩn của công chức Văn thư:

Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV, tiêu chuẩn của công chức Văn thư được quy định như sau:

- Tiêu chuẩn chung về phẩm chất:

Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Lênin,

tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân

Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật; nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan

Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi công vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; tuân thủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ

Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân

Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình

độ, năng lực

- Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

+ Công chức ngạch Văn thư chính:

Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:

Có năng lực và kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính bảo đảm tuân thủ đúng thể thức, quy trình, thủ tục, thẩm quyền theo quy định của pháp luật; trình bày và bảo vệ được các ý kiến, nội dung đề xuất; có kỹ năng thành thạo giải quyết các công việc liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư;

Có năng lực nghiên cứu và đề xuất đổi mới, cải tiến quy trình, thủ tục của công tác văn thư;

Am hiểu tình hình, xu thế phát triển công tác văn thư trong nước và thế giới; nắm được xu hướng đổi mới hoặc cải cách hoạt động của công tác văn thư;

Đối với công chức dự thi nâng ngạch văn thư chính thì phải là người đã chủ trì, tham gia xây dựng được ít nhất 1 (một) văn bản pháp luật hoặc chủ trì, tham gia nghiên cứu, xây dựng ít nhất 1 (một) đề tài, đề án, dự án, chương trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, ngành, cấp tỉnh, cấp huyện được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc nghiệm thu và đánh giá đạt yêu cầu; hoặc có ít nhất 1 (một) sáng kiến được áp dụng có hiệu quả vào công tác văn thư được

cơ quan có thẩm quyền công nhận;

17

Có kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác văn thư Công chức dự thi nâng ngạch văn thư chính phải có thời gian giữ ngạch văn thư hoặc tương đương từ đủ 5 năm (60 tháng) trở lên, trong đó thời gian giữ ngạch văn thư tối thiểu đủ 3 năm (36 tháng)

Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức, nghiệp vụ văn thư;

Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư chính;

Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những

vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

+ Công chức ngạch Văn thư:

Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:

Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và các kiến thức về công tác văn thư; các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước;

Có năng lực kiểm tra, kiểm soát về thẩm quyền, trình tự, thủ tục của quá trình soạn thảo văn bản; thực hiện thành thạo các công việc liên quan đến nghiệp vụ của công tác văn thư;

18

Có năng lực tổ chức thực hiện công việc đạt kết quả; có thể áp dụng công nghệ thông tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và ngoài nước

để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư;

Công chức dự thi nâng ngạch văn thư phải có thời gian giữ ngạch văn thư trung cấp hoặc tương đương tối thiểu đủ 3 năm (36 tháng)

Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;

Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư;

Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những

vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin

+ Công chức ngạch Văn thư trung cấp:

Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ:

Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước;

Nắm được các kiến thức cơ bản của công tác văn thư;

Thực hiện tốt các công việc của công tác văn thư;

19

Sử dụng được các thiết bị văn phòng và các trang thiết bị khác phục vụ yêu cầu nhiệm vụ

Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng:

Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư;

Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư trung cấp;

Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những

vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng

sử dụng công nghệ thông tin

1.2 Năng lực công chức Văn thư

1.2.1 Khái niệm

1.2.1.1 Năng lực

Có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau về năng lực Năng lực được đề cập ở nhiều phương diện khác nhau, như: Năng lực quản lý điều hành, năng lực công tác, năng lực sản xuất, năng lực cá nhân, năng lực tổ chức Tuy nhiên cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất về mặt khái niệm của thuật ngữ này

Theo quan điểm của những nhà tâm lý học, năng lực là tổng hợp các đặc điểm, thuộc tính tâm lý của cá nhân phù hợp với yêu cầu đặc trưng của

20

một hoạt động nhất định nhằm đảm bảo cho hoạt động đó đạt hiệu quả cao Các năng lực hình thành trên cơ sở các tư chất tự nhiên của cá nhân mới đóng vai trò quan trọng Năng lực của con người không hoàn toàn do tự nhiên mà

có, phần lớn là do trong quá trình công tác, tập luyện mà có

Theo từ điển Tiếng Việt thông dụng của Nhà xuất bản Giáo dục (tái bản năm 2009) thì năng lực là khả năng làm việc tốt [28]

Theo từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học (NXB Hồng Đức 2010), năng lực được hiểu là khả năng điều kiện chủ quan hoặc tự nhiên sẵn

có, phẩm chất tâm lý và sinh lý tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại hoạt động nào đó với chất lượng cao [29]

Theo thuật ngữ Hành chính (Hà Nội, 2002, trang 118, Viện Nghiên cứu hành chính), năng lực là khả năng về thể chất và trí tuệ của cá nhân con người hoặc khả năng của một tập thể có tổ chức tự tạo lập và thực hiện được các hành vi xử sự của mình trong các quan hệ xã hội nhằm thực hiện được các mục tiêu, nhiệm vụ do mình đề ra hoặc do Nhà nước hay chủ thể khác với kết quả tốt nhất [27]

Qua các quan niệm trên ta thấy, năng lực luôn gắn liền với một chủ thể nhất định, như cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức Năng lực được hình thành bởi nhiều yếu tố cấu thành như kiến thức, kỹ năng và những yếu tố phải tự rèn luyện và tích lũy đó là kinh nghiệm, cách ứng xử, giao tiếp, quan

hệ khi làm việc

Như vậy, có thể đưa ra khái niệm khái quát về năng lực như sau: “Năng lực là khả năng làm việc của chủ thể về kiến thức, kỹ năng, thái độ trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã định trước”

1.2.1.2 Năng lực công chức

Mỗi ngành nghề có tính chất công việc khác nhau nên đòi hỏi công chức đáp ứng những tiêu chuẩn khác nhau về kiến thức, kỹ năng và thái độ để

21

hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Do đó, ở những vị trí công việc khác nhau của công chức cũng sẽ đòi hỏi những năng lực khác nhau Năng lực công chức được xác định dựa trên cơ sở nhiệm vụ mà công chức đó đảm nhiệm, đó

là năng lực cần thiết để đạt được mục tiêu, hiệu quả công việc được giao Như vậy, có thể hiểu năng lực công chức là khả năng đáp ứng về kiến thức, kỹ năng, thái độ của cá nhân mỗi công chức để công chức đạt được mục tiêu, hiệu quả công việc được giao”

1.2.1.3 Năng lực công chức Văn thư

Từ những phân tích về năng lực công chức như trên, theo quy định hiện nay, công chức Văn thư là công chức có vị trí việc làm hỗ trợ, phục vụ Do

đó, ngoài năng lực cốt lõi (giao tiếp, giải quyết vấn đề…), công chức Văn thư cần có năng lực hỗ trợ, phục vụ

Như vậy, chúng ta có thể hiểu khái niệm năng lực công chức Văn thư như sau: “Năng lực công chức Văn thư là khả năng đáp ứng về kiến thức, kỹ năng, thái độ của công chức Văn thư để hoàn thành nhiệm vụ ở vị trí, công việc đảm nhiệm”

1.2.2 Tiêu chí đánh giá năng lực công chức Văn thư

Như đã phân tích ở phần năng lực, năng lực công chức Văn thư được cấu thành bởi ba yếu tố cơ bản sau: kiến thức, kỹ năng và thái độ

Yếu tố kiến thức, kỹ năng là điều kiện đủ để công chức Văn thư biến khả năng thành hiện thực, còn yếu tố thái độ là điều kiện cần để nâng cao năng lực của công chức Văn thư Thực tế cho thấy không chỉ có điều kiện cần

mà còn phải có điều kiện đủ; nói cách khác, phải có cả hai nhóm điều kiện cần và đủ trong xem xét, đánh giá năng lực của công chức Văn thư

Các yếu tố của năng lực có mối liên hệ với nhau, cái này là cơ sở, điều kiện, tiền đề để phát triển cái khác nhưng không thay thế cho nhau Do vậy, kiến thức là cơ sở, điều kiện để phát triển năng lực nhưng không thể đồng

Một điểm nữa là, yếu tố kiến thức của công chức Văn thư được tạo nên

từ các yếu tố, tiêu chí thành phần Ví dụ: Yếu tố, tiêu chí trình độ của công chức Văn thư có: Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ (sơ cấp, trung cấp, cao đẳng, đại học, trên đại học); trình độ lý luận chính trị (sơ cấp, trung cấp, cao cấp); trình độ quản lý nhà nước (theo các chương trình bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư chính, ngạch văn thư, ngạch văn thư trung cấp); trình độ tin học (trung cấp trở lên; ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao, cơ bản; chứng chỉ A, B, C); trình độ ngoại ngữ (cử nhân; bậc 1,2,3 khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam; chứng chỉ A, B C) Yếu tố kiến thức có: Kiến thức chung về quản lý nhà nước, kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực văn thư, kiến thức pháp luật, kiến thức văn hóa, xã hội, kinh tế… Yếu tố kỹ năng có:

Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phối hợp, kỹ năng giải quyết công việc…

Như vậy, có ba yếu tố khi xem xét, đánh giá năng lực công chức Văn thư, bao gồm: Kiến thức, kỹ năng và thái độ Cụ thể như sau:

1.2.2.1 Kiến thức

Kiến thức là tổng hợp những tri thức mà công chức Văn thư thu nhận được biểu hiện qua bằng cấp, trình độ đào tạo, kiến thức và kinh nghiệm xã hội mà họ tích lũy và học hỏi được trong cuộc sống Kiến thức có được qua đào tạo của công chức Văn thư bao gồm: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ, trình độ lý luận chính trị, kiến thức quản lý nhà nước

Kiến thức được thể hiện qua những trình độ cụ thể như sau:

23

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của công chức Văn thư phản ánh trí thức, kiến thức lĩnh vực văn thư mà cá nhân công chức Văn thư có được thông qua quá trình đào tạo tại các cơ sở giáo dục Trình độ chuyên môn một phần phản ánh khả năng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn về công tác văn thư của cá nhân công chức Văn thư Người có trình độ chuyên môn cao, chuyên ngành đào tạo phù hợp với vị trí việc làm thì người đó có khả năng giải quyết công việc chuyên môn với thời gian ngắn, hiệu quả cao và ngược lại Trình độ chuyên môn của công chức Văn thư được đánh giá thông qua văn bằng, chứng chỉ chuyên môn ở các cấp độ: chứng chỉ nghiệp vụ văn thư, trung cấp, cao đẳng, đại học, sau đại học… chuyên ngành văn thư

Trình độ tin học, ngoại ngữ, kiến thức quản lý nhà nước của công chức Văn thư phải đảm bảo đúng quy định tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư 14/2014/TT-BNV, cụ thể: về trình độ tin học, công tác văn thư được hiện đại hóa, các công việc văn thư đa số được thực hiện trên phần mềm nên đòi hỏi công chức Văn thư phải có trình độ về tin học, theo đó, công chức Văn thư phải có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư 03/2014/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin; Trình độ ngoại ngữ đối với công chức trong giai đoạn hội nhập là rất cần thiết Tiêu chuẩn về trình độ ngoại ngữ của công chức Văn thư tùy vào ngạch được bổ nhiệm mà công chức Văn thư phải có chứng chỉ ngoại ngữ tương ứng Công chức Văn thư phải có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ 3,2,1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư

số 01/2014/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng chung cho Việt Nam tương ứng với công chức ngạch văn thư chính, ngạch văn thư và ngạch văn thư trung cấp; Tiêu chuẩn

về kiến thức quản lý nhà nước của công chức Văn thư tùy vào ngạch được bổ

24

nhiệm mà công chức Văn thư phải có chứng chỉ quản lý nhà nước và nghiệp

vụ ngạch văn thư tương ứng với các ngạch văn thư chính, văn thư và văn thư trung cấp

Trình độ lý luận chính trị là những kiến thức, sự am hiểu về chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, về hệ thống chính trị và vai trò, mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống chính trị Giáo dục lý luận chính trị là nhiệm vụ quan trọng góp phần nâng cao bản lĩnh chính trị và phẩm chất đạo đức cách mạng để công chức Văn thư ngày càng đáp ứng với yêu cầu mới, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Ngoài ra, công chức Văn thư cần có kiến thức chuyên sâu về chuyên ngành văn thư như kiến thức về soạn thảo, ban hành văn bản; kiến thức về quản lý văn bản…Vì vậy, công chức Văn thư cần phải nắm được kiến thức pháp luật về lĩnh vực văn thư và vận dụng linh hoạt những kiến thức này vào thực tế công việc

1.2.2.2 Kỹ năng

Kỹ năng được hiểu là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được, tích lũy được vào thực tế để giải quyết công việc có hiệu quả Công chức Văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành nghề nghiệp, kỹ năng này sẽ giải quyết phần lớn công việc phức tạp, là thước đo năng lực thực tế của công chức Văn thư một cách trung thực, chính xác nhất Bên cạnh kỹ năng thực hành nghề nghiệp, công chức Văn thư cần có kỹ năng giao tiếp, phối hợp để truyền đạt hiệu quả các quy định, hướng dẫn, ý tưởng, giải pháp về công tác văn thư đến các công chức khác tại nơi làm việc

Xuất phát từ vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công chức Văn thư, việc đánh giá năng lực công chức Văn thư có thể dựa vào một số kỹ năng

cơ bản sau:

25

Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc, công nghệ thông tin đã và đang được tăng cường ứng dụng trong quản lý hành chính nhà nước và đã đem lại hiệu quả quản lý rất cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất khâu tiếp nhận, chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một vấn đề được Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một

cơ quan, đơn vị do đó công chức Văn thư trong giai đoạn này bắt buộc phải

có kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn thư

Kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính, văn bản hành chính trước khi được ban hành phải được công chức Văn thư kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đây là nhiệm vụ bắt buộc của công chức Văn thư theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, do đó đòi hỏi công chức Văn thư phải thành thạo kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản hành chính

Kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật về công tác văn thư, công chức Văn thư phải giải quyết một khối lượng công việc tương đối lớn, do vậy kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật về công tác văn thư sẽ giúp họ giải quyết công việc một cách khoa học Để giải quyết công việc có hiệu quả, công chức Văn thư cần có kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

1.2.2.3 Thái độ

Thái độ là sự phản ánh tâm lý về những công việc cụ thể mà công chức Văn thư đang thực hiện với bản thân và với người khác liên quan đến sự thỏa mãn hay không thỏa mãn nhu cầu cá nhân Đó là tinh thần, ý thức trách nhiệm, sự nhiệt tình, mức độ nỗ lực cố gắng của công chức Văn thư với công việc mà họ đang thực hiện Thái độ của công chức Văn thư ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác văn thư nói riêng và hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước của cơ quan nói chung

27

Thái độ giống như gốc rễ của con người, khi gốc rễ ổn định, vững chắc thì hiệu quả công việc sẽ cao Vì vậy, có thể nói thái độ của công chức Văn thư quyết định đến hiệu quả hoạt động của công tác văn thư

Thái độ của công chức Văn thư được đánh giá thông qua việc chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế của cơ quan; ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục và nguyên tắc bảo mật trong công tác văn thư; tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao; lối sống, phẩm chất đạo đức trong thực thi công vụ và ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực của công chức Văn thư, cụ thể như sau:

Công chức Văn thư là người thể chế hóa đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư vào giải quyết công việc được giao Như vậy, công chức Văn thư phải nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và các kiến thức về công tác văn thư; các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của

Bộ Nội vụ tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV

Tính chất, nội dung công việc và hàng ngày tiếp xúc văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn

đề mang tính chất cơ mật Vì vậy, khi thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư, yêu cầu công chức Văn thư phải thực hiện theo quy định của pháp luật về chế độ bảo mật; về thẩm quyền ký văn bản; về quy trình, thủ tục quản lý văn bản đi, văn bản đến; về quy trình, thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quy định về quản lý và sử dụng con dấu… Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào, công chức Văn thư phải giữ đúng nguyên tắc, không được phép thay đổi hay làm trái quy định Đặc biệt, công chức Văn thư phải ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định

28

Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công tác văn thư là tinh thần trách nhiệm của công chức Văn thư đối với công việc được giao Đó là thái độ, sự nhận thức, là cách ứng xử của công chức Văn thư đối với công việc được giao

Đối tượng giao tiếp của công chức Văn thư là rất rộng, bao gồm tất cả công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn, công chức hỗ trợ, phục vụ trong nội bộ cơ quan; các cơ quan, đơn vị cấp trên, cấp dưới; các tổ chức, công dân

có liên quan… Do đó, đòi hỏi công chức Văn thư phải luôn có thái độ đúng mực, lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp nhằm tạo môi trường văn hóa công sở, thái độ làm việc thoải mái, văn hóa sẽ tạo điều kiện thuận lợi để công chức phát huy hết quả năng của mình và một yêu cầu đặt ra nữa là công chức Văn thư phải có tinh thần hợp tác với các công chức khác trong quá trình giải quyết công việc, hợp tác giúp công việc được giải quyết nhanh hơn, hiệu quả công việc được nâng cao

Công chức Văn thư trong thời kỳ hội nhập và phát triển cần phải thường xuyên phấn đấu học tập, tu dưỡng, rèn luyện không ngừng để có phẩm chất đạo đức tốt, có ý thức chính trị, lập trường quan điểm vững vàng, trình

độ chuyên môn giỏi, kỹ năng thành thạo, chuyên nghiệp trong xử lý công việc Do đó, để nâng cao năng lực, đáp ứng nhu cầu công việc trong giai đoạn mới, đòi hỏi công chức Văn thư ý thức tốt trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ của mình

Thái độ của công chức Văn thư được thể hiện qua hành vi bên ngoài, đánh giá thái độ của công chức Văn thư là không đơn giản, không thể đánh giá một cách chủ quan, dựa trên ý kiến cá nhân một chiều sẽ phản ánh không đúng, không đủ về thái độ của công chức Văn thư Do đó, để đánh giá thái độ của công chức Văn thư phải tiến hành xem xét trong cả một quá trình, đánh giá trên nhiều góc độ khác nhau, trong từng hoàn cảnh cụ thể

29

1.2.3 Những yếu tố ảnh hưởng đến năng lực công chức Văn thư 1.2.3.1 Các yếu tố chủ quan

Động cơ cá nhân: Công chức Văn thư là những người làm việc trong

cơ quan hành chính nhà nước, biên chế suốt đời, vì vậy họ có nguyện vọng, mong muốn, đam mê công việc, ý thức trách nhiệm đối với công việc, đây là động lực để họ phấn đấu và cống hiến Do đó, yếu tố động cơ cá nhân của công chức Văn thư đóng vai trò rất quan trọng, công chức Văn thư yêu thích công việc của mình, mong muốn làm việc và phát huy khả năng của bản thân trong thực hiện nhiệm vụ được giao

Kinh nghiệm thực tiễn: Kinh nghiệm thực tiễn của công chức Văn thư hình thành từ quá trình thực thi các nghiệp vụ của công tác văn thư Nếu không có kinh nghiệm thực tiễn thì rất khó để công chức Văn thư giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác được Kinh nghiệm đề cập ở đây

là kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn triển khai thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư, được đánh giá bằng thời gian và hiệu quả công việc của công chức Văn thư, bao gồm sự hiểu biết chung của cá nhân công chức Văn thư về con người và xã hội, hành vi ứng xử, lối sống, đặc biệt là kinh nghiệm

xử lý tình huống trong quá trình thực thi các nghiệp vụ công tác văn thư

Hiện nay, đội ngũ công chức Văn thư khi được tuyển dụng thường có tuổi đời trẻ, vừa tốt nghiệp đại học nên kinh nghiệm chưa có, năng lực còn hạn chế nên ít nhiều ảnh hưởng đến năng lực thực thi các nghiệp vụ công tác văn thư Do đó, vấn đề đặt ra là có biện pháp nâng cao năng lực thực thi công

vụ của công chức Văn thư trẻ

1.2.3.1 Các yếu tố khách quan

Bên cạnh những yếu tố chủ quan như đã nêu ra ở trên, năng lực công chức Văn thư còn bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khách quan sau đây:

30

Thiết bị, phương tiện và môi trường làm việc Trang thiết bị, máy móc, các phương tiện và môi trường làm việc là những yếu tố cần thiết, ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực thực thi công vụ của công chức Đặc biệt, đối với công chức Văn thư, yếu tố này quyết định hiệu quả công việc

Môi trường làm việc là không gian diễn ra các hoạt động công vụ của công chức Chế độ chính sách, mối quan hệ giữa lãnh đạo và công chức Văn thư, giữa các chuyên viên và công chức Văn thư ảnh hưởng đến tâm lý và động lực làm việc của công chức Văn thư Làm việc trong môi trường không thỏa mái thì hiệu quả làm việc của công chức Văn thư không thể đảm bảo Vì vậy các công chức lãnh đạo, quản lý cần quan tâm đến điều kiện và môi trường làm việc của công chức Văn thư để phát huy tốt nhất năng lực thực thi công vụ của công chức Văn thư

Chính sách tiền lương và chế độ đãi ngộ Tiền lương là nguồn thu nhập chính của công chức, để công chức Văn thư phát huy hết tài năng và cống hiến cho cơ quan thì phải có chính sách tiền lương và chế độ đãi ngộ hợp lý, tương xứng với công việc, trình độ và kết quả công việc của công chức Văn thư Việc đảm bảo chính sách tiền lương, chế độ đãi ngộ hợp lý, đảm bảo cho công chức Văn thư tận tụy với công việc Nếu tiền lương thấp, không tương xứng với công sức bỏ ra thì không kích thích được công chức Văn thư làm việc, gắn bó với cơ quan, không thu hút được người có năng lực làm việc

Chính sách tiền lương và chế độ đãi ngộ không tương xứng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tiêu cực, lợi dụng nhiệm vụ được giao để kiếm lợi riêng Các chính sách về thi đua, khen thưởng, thu hút, trọng dụng người tài là những yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc của công chức Văn thư Việc trả lương, có chế độ chính sách đãi ngộ xứng đáng với trình độ, vị trí, năng lực công việc của công chức Văn thư là một trong những yếu tố tạo động lực trong hoạt động thực thi công vụ