Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp • Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụtrả tiền ngay bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã t
Trang 1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NHÀ
CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.1 Đặc điểm khoản mục phải trả nhà cung cấp với vấn đề kiểm toán
1.1.1 Khái niệm
Theo quan niệm chung nhất, nợ phải trả bao gồm số tiền vốn mà doanhnghiệp đi vay nhằm bổ sung phần thiếu hụt vốn kinh doanh và các khoản phảitrả khác phát sinh trong quan hệ thanh toán
Xét theo thời hạn phải trả thì nợ của doanh nghiệp được chia thành hailoại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp
sẽ phải trả trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ hoạt động kinh doanh thông thườngnếu nó dài hơn 1 năm Nợ dài hạn là các khoản phải trả có thời hạn trên 1 nămhoặc nhiều hơn 1 chu kỳ kinh doanh thông thường
Khoản phải trả nhà cung cấp là các khoản nợ nhà cung cấp do mua sắmcác yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh như nguyên vật liệu, máymóc thiết bị, điện, nước, sửa chữa tài sản cố định, bảo trì, bảo dưỡng…
Theo thời hạn thanh toán, khoản phải trả nhà cung cấp có hai loại: phảitrả nhà cung cấp ngắn hạn và phải trả nhà cung cấp dài hạn Phải trả nhà cungcấp ngắn hạn là khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm các yếu tố đầu vào mà đơn
vị phải thanh toán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh bình thường Đốivới các doanh nghiệp, hầu hết các khoản phải trả nhà cung cấp là các khoản nợngắn hạn Tuy nhiên, cũng có những khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợdài hạn Đó là các khoản nợ nhà cung cấp do mua sắm vật tư, hàng hóa, tài sản
mà đơn vị được phép trả góp trong nhiều năm
Theo mối quan hệ giữa đơn vị và nhà cung cấp, khoản phải trả nhà cungcấp được chia thành hai loại: phải trả nhà cung cấp bên ngoài và phải trả nhàcung cấp nội bộ (giữa chi nhánh với tổng công ty hoặc giữa các chi nhánh trongcùng tổng công ty…)
Trang 2Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợ phát sinh thường xuyên tronghoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan đến việc mua vật tư, hànghóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp Bên cạnh các khoản
nợ tiền mua hàng thì cũng có những trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiềnhàng cho nhà cung cấp
Như vậy, khoản phải trả nhà cung cấp có mối liên hệ rất mật thiết vớinghiệp vụ mua hàng, là một khoản mục quan trọng trong chu trình mua hàng vàthanh toán
1.1.2 Đặc điểm hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
• Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụtrả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng)
• Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫnchưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giáthực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp
• Phải hạch toán rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán của nhà cung cấp
Ngoài ra, cần lưu ý đối với các khoản phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệthì phải hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng đồng ViệtNam theo tỉ giá quy định Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệđược đánh giá theo tỉ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng tại thời điểm đó đểphản ánh giá trị thực của chúng
Trang 4Bên Nợ TK 331 Bên Có
- Số tiền đã trả cho nhà cung cấp
- Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa
nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ
- Số tiền nhà cung cấp chấp thuận giảm giá hàng
hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại
được nhà cung cấp chấp thuận giảm trừ vào khoản
nợ phải trả nhà cung cấp
- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất
khi kiểm nhận và trả lại nhà cung cấp.
- Số tiền phải trả cho nhà cung cấp
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ
đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Số dư: Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh
số tiền đã ứng trước cho nhà cung cấp hoặc số tiền đã trả lớn hơn số phải trảtheo chi tiết của từng đối tượng cụ thể
Tài khoản 336:
Đối với các khoản nợ phải trả nhà cung cấp nội bộ, kế toán sử dụng tàikhoản 336 – Phải trả nội bộ Tài khoản này có kết cấu như sau:
- Các khoản phải trả nội bộ đã trả
- Bù trừ nợ phải trả nội bộ với phải thu nội bộ
- Khoản phải trả nội bộ phát sinh trong kỳ
Số dư: Số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp nội bộ Tài khoản 342:
Để hạch toán các khoản nợ phải trả dài hạn đối với nhà cung cấp bênngoài, kế toán sử dụng tài khoản 342 – Nợ dài hạn Kết cấu tài khoản này nhưsau:
Trang 5- Chuyển nợ dài hạn thành nợ đến hạn trả
- Trả nợ trước hạn
- Nợ dài hạn phát sinh trong kỳ
Số dư: Nợ dài hạn chưa đến hạn trả
1.1.2.3 Chứng từ sử dụng
Liên quan đến khoản phải trả nhà cung cấp có các nghiệp vụ ghi nhậnkhoản phải trả nhà cung cấp và thanh toán với nhà cung cấp Tương ứng với cácnghiệp vụ đó, các chứng từ được sử dụng bao gồm:
đơn bán hàng thông thường, Hoá đơn bán lẻ Đây là chứng từ do nhà cung cấplập nhằm đề nghị thanh toán cho vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã chuyển giao
chi…
1.1.2.4 Sổ sách kế toán áp dụng
Để hạch toán khoản phải trả nhà cung cấp, kế toán sử dụng các sổ tổnghợp và sổ chi tiết như sau:
• Sổ tổng hợp: bao gồm Sổ Cái TK 331 (336, 342), Nhật ký mua hàng
Sổ Cái TK 331 (336, 342) được dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụphát sinh đối với khoản phải trả nhà cung cấp trong niên độ kế toán
Nhật ký mua hàng liệt kê danh sách các hoá đơn, tên nhà cung cấp, ngàylập hoá đơn và số tiền trên mỗi hoá đơn
• Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Sổ chi tiết thanh toánvới người bán bằng ngoại tệ
Các sổ này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp, dùng để theo dõi cácnghiệp vụ thanh toán với mỗi nhà cung cấp
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng Bảng đối chiếu của nhà cung cấp Đây làbáo cáo do nhà cung cấp gửi (thường là hàng tháng) trong đó chỉ rõ các hoá đơn
mà đơn vị chưa thanh toán
Trang 61.2 Kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo
Khoản phải trả nhà cung cấp là một khoản mục quan trọng trên báo cáotài chính của mỗi doanh nghiệp, có liên quan đến nhiều khoản mục khác nhưtiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí… Do đó, các sai phạm về khoản phảitrả nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng tới các chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính, baogồm cả các chỉ tiêu phản ánh tài sản, nguồn vốn cũng như các chỉ tiêu phản ánhkết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị
Khoản phải trả nhà cung cấp có mối quan hệ trực tiếp với quá trình muahàng của mỗi doanh nghiệp Do đó, nó ảnh hưởng đến tổng chi phí sản xuấtkinh doanh, từ đó ảnh hưởng tới lợi nhuận ròng của doanh nghiệp
Khoản phải trả nhà cung cấp là một nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh
và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp Sai lệchtrong việc ghi chép và trình bày công nợ với nhà cung cấp sẽ dẫn đến hiểu sai
về tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp
Như vậy, có thể nói khoản phải trả nhà cung cấp là một trong nhữngkhoản mục rất quan trọng trên báo cáo tài chính, nó ảnh hưởng tới rất nhiều cácchỉ tiêu khác Sai phạm trong ghi chép và trình bày khoản phải trả nhà cung cấp
có thể ảnh hưởng tới ý kiến của kiểm toán viên về báo cáo tài chính của đơn vịđược kiểm toán
Trang 7Do đó, kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp là một phần hết sức quantrọng trong kiểm toán BCTC, là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toánbáo cáo tài chính.
1.2.2 Những sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhà cung cấp
Khoản phải trả nhà cung cấp là một khoản mục quan trọng trên báo cáotài chính Những sai lệch về khoản phải trả nhà cung cấp có thể gây ảnh hưởngtrọng yếu đến báo cáo tài chính về các mặt:
Thứ nhất, về tình hình tài chính, các tỉ suất quan trọng trong việc đánh giá
tình hình tài chính thường liên quan đến nợ phải trả trong đó có khoản phải trảnhà cung cấp Do đó, các sai lệch trong việc ghi chép hoặc trình bày khoản phảitrả nhà cung cấp trên báo cáo tài chính có thể làm sai lệch các tỉ suất về khảnăng thanh toán, làm cho người sử dụng hiểu sai tình hình tài chính của đơn vị
Thứ hai, về kết quả hoạt động kinh doanh, nợ phải trả nhà cung cấp có
mối quan hệ mật thiết với chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó,những sai lệch trong ghi chép và trình bày khoản phải trả nhà cung cấp có thểdẫn đến những sai lệch trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Xuất phát từ những rủi ro tiềm tàng nêu trên, các sai phạm thường gặpđối với khoản mục phải trả nhà cung cấp là:
Một là, khoản phải trả nhà cung cấp bị cố tình ghi giảm hoặc không được
ghi chép đầy đủ Việc khai thiếu nợ phải trả nhà cung cấp dẫn đến kết quả làmtăng khả năng thanh toán một cách giả tạo Đồng thời, có thể dẫn đến khả năngchi phí không được tính toán đầy đủ, làm cho lợi nhuận cũng tăng lên một cáchgiả tạo so với thực tế Do vậy, kiểm toán viên phải quan tâm đặc biệt đến mụctiêu Trọn vẹn – Tính đầy đủ của việc ghi chép các khoản phải trả nhà cung cấp
Hai là, ghi khống khoản phải trả nhà cung cấp Việc phản ánh các khoản
nợ phải trả nhà cung cấp không có thật làm thay đổi các tỉ suất tài chính, dẫn
Trang 8đến sai lệch tình hình tài chính của doanh nghiệp, cũng là dấu hiệu của hành vigian lận rút tiền công quỹ.
Ba là, không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi
lập báo cáo tài chính Trong trường hợp này, kết quả kinh doanh của kỳ kế toánkhông bị ảnh hưởng nhưng khả năng thanh toán thực tế của đơn vị bị hiểu sai docác tỉ suất về khả năng thanh toán bị sai lệch
Trên đây là các sai phạm thường gặp đối với khoản mục phải trả nhàcung cấp, cũng là những vấn đề mà kiểm toán viên rất quan tâm khi tiến hànhkiểm toán khoản mục này
1.2.3 Công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả nhà cung cấp
Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản mục gắn trực tiếp với quá trìnhmua hàng, là một phần rất quan trọng cấu thành chu trình mua hàng và thanhtoán Vì vậy, công việc kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này không thể táchrời kiểm soát nội bộ trong toàn bộ chu trình mua hàng và thanh toán Dưới đây
mô tả tóm tắt quy trình KSNB trong chu trình mua hàng và thanh toán:
sản xuất và định mức dự trữ của bộ phận kho để lập Phiếu đề nghị mua hàng vàgửi cho bộ phận mua hàng Một liên của chứng từ này sẽ được lưu để theo dõitình hình thực hiện yêu cầu Khi nghiệp vụ mua hàng hoàn thành, sau khi đốichiếu, chứng từ này sẽ được lưu trữ và đính kèm các chứng từ liên quan nhưĐơn đặt hàng, Phiếu nhập kho…
số lượng và các yêu cầu khác về hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhàcung cấp, chất lượng, giá cả… Sau đó, bộ phận này phát hành Đơn đặt hàng, nóphải được đánh số thứ tự trước và lập thành nhiều liên, gửi cho nhà cung cấp, bộphận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả
Trang 9c Khi nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng, chất
lượng,… Mọi nghiệp vụ nhận hàng đều phải được lập Phiếu nhập kho (hoặcBáo cáo nhận hàng) có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủkho… Phiếu này phải được đánh số thứ tự trước, được lập thành nhiều liên vàchuyển ngay cho các bộ phận liên quan như kho hàng, kế toán nợ phải trả Nhânviên bộ phận tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và kế toán
d Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận
Các chứng từ thanh toán và những chứng từ khác được lập tại bộ phận này cầnđược kiểm soát bằng cách đánh số liên tục trước khi sử dụng Ở mỗi công đoạnkiểm tra, người kiểm tra phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm củamình Thông thường, có các cách kiểm tra, đối chiếu như sau:
• So sánh số lượng trên Hoá đơn với số lượng trên Phiếu nhập kho (hoặc Báo cáonhận hàng) và Đơn đặt hàng để đảm bảo không thanh toán vượt quá số lượnghàng đặt mua và số lượng thực nhận
• So sánh giá cả, chiết khấu trên Đơn đặt hàng và trên Hoá đơn để đảm bảo khôngthanh toán vượt số nợ phải trả cho nhà cung cấp
e Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp do bộ phận tài vụ thực
hiện Sự tách tời hai chức năng là kiểm tra và chấp thuận thanh toán (do bộ phận
kế toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán (do bộ phận tài vụ đảmnhận) sẽ là một biện pháp kiểm soát hữu hiệu Trước khi duyệt chi, thông quaxem xét sự đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ, bộ phận tài vụ kiểm tramọi mặt của nghiệp vụ Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ đểchúng không bị tái sử dụng
f Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa Sổ chi tiết thanh toán
với nhà cung cấp với Sổ Cái Việc đối chiếu này thực hiện trên Bảng tổng hợpchi tiết và bảng này được lưu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu, cũng nhưtạo điều kiện thuận lợi khi hậu kiểm
Trang 10g Để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ, nhiều nhà cung cấp có thực
hiện thủ tục: hàng tháng gửi cho các khách hàng một bảng kê các hoá đơn đãthực hiện trong tháng, các khoản đã trả và số dư cuối tháng Vì thế, ở góc độngười mua ngay khi nhận được bảng này, kế toán đơn vị phải tiến hành đốichiếu với Sổ chi tiết để tìm hiểu mọi sai khác (nếu có) và sửa chữa sai sót trên
sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp
1.2.4 Mục tiêu kiểm toán đối với khoản phải trả nhà cung cấp
Nói về mục tiêu kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính, Chuẩn mực
kiểm toán Việt Nam số 200 - Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán báo cáo tài chính có đoạn: “Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp
cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tàichính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đượcchấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lýtrên các khía cạnh trọng yếu hay không”
Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về
độ tin cậy của các thông tin cũng như tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập
và trình bày báo cáo tài chính Là một bộ phận không thể tách rời của kiểm toánbáo cáo tài chính, kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp có mục đích chung làđánh giá xem số dư khoản mục này có được trình bày trung thực và phù hợp vớicác nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không Từ các mụctiêu chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối vớikhoản mục phải trả nhà cung cấp như sau:
Một là, tính có thực của các khoản phải trả nhà cung cấp (mục tiêu hiệu
lực): Có nghĩa là các thông tin phản ánh công nợ phải được đảm bảo bằng sựtồn tại của các khoản công nợ đó Mục tiêu này hướng tới tính đúng đắn về nộidung kinh tế của công nợ trong quan hệ với nghiệp vụ hình thành nên nó lànghiệp vụ mua hàng và nghiệp vụ thanh toán
Trang 11Hai là, tính đầy đủ của việc ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp
(mục tiêu trọn vẹn): Tất cả các khoản phải trả nhà cung cấp phải được ghi nhậnđầy đủ vào sổ sách, tài liệu kế toán có liên quan, phải đảm bảo rằng không cókhoản công nợ nào bị bỏ sót trong quá trình ghi sổ Mục tiêu này hướng vàoviệc xác minh tính đầy đủ về thành phần cấu thành số tiền phải trả nhà cungcấp Đây là mục tiêu được chú trọng nhất trong kiểm toán khoản mục này
Ba là, tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày (mục tiêu về phân
loại và trình bày): Các khoản phải trả nhà cung cấp được ghi nhận, các nghiệp
vụ thanh toán được hạch toán theo đúng các đối tượng chi tiết, ghi nhận đúng
nợ phải thu và phải trả Một nguyên tắc hết sức quan trọng khi hạch toán cácnghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là phải tiến hành hạch toán chi tiết theotừng đối tượng nhà cung cấp, việc hạch toán nhầm sẽ dẫn đến sai bản chất kếtoán và sai sót trong việc trình bày trên báo cáo tài chính
Bốn là, tính đúng đắn trong việc tính giá (mục tiêu về tính giá): Việc tính
toán khoản phải trả nhà cung cấp phù hợp với Hợp đồng mua bán, Hoá đơn vàBiên bản giao nhận hàng hoá - dịch vụ Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàngtrả lại đều được ghi nhận một cách đúng đắn, phù hợp với các chứng từ, tài liệuliên quan
Năm là, tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ (mục tiêu
về quyền và nghĩa vụ): Mục tiêu này hướng tới việc xác minh nghĩa vụ trongviệc thanh toán công nợ của đơn vị đối với các nhà cung cấp
Sáu là, tính chính xác cơ học (mục tiêu về tính chính xác cơ học): Mục
tiêu này hướng tới việc xác minh tính chính xác trong việc tính toán, cộng dồn,chuyển sổ đối với các khoản phải trả nhà cung cấp
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên đánh giá mục tiêu hợp lýchung hướng tới khả năng sai sót cụ thể của các số tiền trên khoản mục từ đóđánh giá khả năng đạt được của các mục tiêu khác Nếu kiểm toán viên nhận
