nội dung bảo đảm vật tư cho sản xuất tại chi nhánh phía bắc – tổng công ty xây dựng hà nội.

Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật t Xác định các ph ơng thức đảm bảo vật t Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật t Lựa chọn ng ời cung ứng Th ơng l ợng và đặt hàngTheo dõi đặt hàng v

Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật t

Xác định các

ph ơng thức

đảm bảo vật t

Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật t

Lựa chọn ng ời cung ứng

Th ơng l ợng và

đặt hàngTheo dõi đặt hàng và tiếp nhận vật t

nội dung bảo đảm vật t cho sản xuất tại chi nhánh phía bắc – tổng công ty xây dựng hà nội tổng công ty xây dựng hà nội

I-nội dung bảo đảm vật t cho sản xuất tại chi nhánh phía Bắc

Nsx : nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf : số lợng công trình xây dựng trong kỳ kế hoạch

Msf : Mức sử dụng vật t cho đơn vị sản phẩm

n: chủng loại sản phẩm

- phơng pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:

mct ; mức sử dụng vật t cho một đơn vị chi tiết sản phẩm

n : chủng loại chi tiết

- phơng pháp tính theo mức sản phẩm tơng tự

Công thức tính:

Nsx = Qsf x mtt x KTrong đó:

Nsx : nhu cầu vật t dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf : số lợng sản phẩm trong kỳ kế hoạch

mtt : mức tiêu dùng vật t của sản phẩm tơng tự

K : hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm

- phơng pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện:

Công thức tính:

Nsx = Qsf x mđd

Trong đó:

Nsx : Nhu cầu vật t dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ

Qsf : số lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch

mđd : mức sử dụng vật t của sản phẩm đại diện

b – ph ph ơng pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm:

Nhiều loại sản phẩm nh sản phẩm bê tông … đ ợc sản xuất từ nhiều loại đnguyên, vật liệu khác nhau Nhu cầu đợc xác định theo 3 bớc:

ớc 2 : xác định nhu cầu vật t cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đếntổn thất trong quá trình sử dụng

Công thức tính:

Nvt =

N t K

Ni : nhu cầu vật t thứ i

hi : tỷ lệ % của loại vật t thứ i

b- phơng pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng:

Nhu cầu vật t hàng hoá ở mỗi công ty, ngoài những vật liệu chính trực tiếp

để sản xuất còn có cả những hao phí vật liệu phụ Một phần những vật t đó hoặctạo điều kiện cho quá trình sản xuất hoặc là sử dụng cho các t liệu lao động, haophí loại này không đợc điều tiết bởi các mức tiêu dùng cho đơn vị sản phẩm sảnxuất mà bằng thời hạn sử dụng Thuộc số vật t này gồm có phụ tùng , thiết bị,dụng cụ, tài sản các loại dụng cụ bảo hộ lao động… đ

Nhu cầu đợc tính theo công thức:

Nsx =

P vt T

Nbc : số lợng vật t sử dụng trong năm báo cáo

Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

Htk : Hệ số tiết kiệm vật t năm kế hoạch so với năm báo cáo

 Lợng vật t cần dùng cho thi công:

Lợng vật t cần dùng cho thi công phụ thuộc vào khối lợng công tác thicông và định mức tiêu hao vật t cho một đơn vị khối lợng tính bằng hiện vật:

Lợng vật t cần dùng cho thi công = khối lợng công tác thi công tính bằnghiện vật theo thiết kế kỹ thuật x định mức tiêu hao vật t cho đơn vị công việc Trong thực tế, bất cứ lợng vật t nào cũng có một lợng hao hụt nhất định doquá trình vận chuyển, quá trình bảo quản và quá trình sử dụng gây nên lợng vật

t hao hụt thờng tính bằng tỷ lệ phần trăm so với lợng vật t cần dùng

Lợng vật t cần cung cấp bao gồm lợng vật t cần dùng và lợng vật t haohụt:

Lợng vật t cần cung cấp = lợng vật t cần dùng + lợng vật t hao hụt tựnhiên

Ngoài những chỉ tiêu trên đây, để bảo đảm cho quá trình thi công không

bị gián đoạn do thiếu vật t gây nên, phải xác định đợc lợng vật t dự trữ thờngxuyên và lợng vật t dự trữ bảo hiểm Tuy nhiên lợng vật t dự trữ sẽ tạo ra hiện t-ợng làm tăng lợng vốn lu động trong khâu dự trữ, làm giảm hiệu quả sử dụngvốn

1.1.2- lập nhu cầu:

Dựa trên yêu cầu sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu ( NVL) của đơn vị Từ

đó lập nhu cầu vật t theo các biểu mẫu sau:

- Đơn vị có nhu cầu NVL khi lập nhu cầu phải chịu trách nhiệm độ chínhxác về số lợng, chủng loại

- Lập nhu cầu theo 3 mức: khẩn cấp, thờng xuyên, dự trữ

- Nhu cầu NVL khẩn cấp: căn cứ nhu cầu NVL phát sinh khẩn cấp khi xảy

ra sự cố NVL tồn kho, cán bộ phụ trách của đơn vị lập nhu cầu NVL khẩn cấp

kèm theo biên bản sự cố thiết bị Trờng hợp đặc biệt phải có bản giải trình kèmtheo.

- Nhu cầu NVL thờng xuyên: căn cứ vào số NVL hiện có, kế hoạch, mức

độ hao mọn h hỏng của các kỳ trớc và lợng NVL tồn kho hàng quý các đơn vịlập nhu cầu NVL theo biểu mẫu chậm nhất ngày 15 của tháng cuối quý gửi nhucầu quý sau về phòng xuất nhập khẩu và khách hàng

- Nhu cầu NVL dự trữ: căn cứ vào NVL tồn kho, mức độ cần thiết phải dựtrữ các đơn vị lập nhu cầu dự trữ theo biểu mẫu đã quy định

Nhu cầu NVL phải ghi model hàng, mã số theo catalogue hoặc theo bảnchào hàng ( nếu có) và mã số công ty

Nhu cầu NVL đợc các đơn vị chức năng kiểm tra, trình tổng giám đốchoặc ngời đợc uỷ quyền, sau đó chuyển cho đơn vị có chức năng mua hàng thựchiện, đồng thời đơn vị lập nhu cầu gửi cho phòng khách hàng 1 bản duyệt đểtheo dõi má hoá khi hàng về

1.2- Nghiên cứu thị trờng vật t:

1.2.1 – ph thu thập thông tin:

Để đảm bảo cho kế hoạch mua sắm vật t của công ty Khâu thu thậpthông rin về vật t trên thị trờng là quan trọng để điều chỉnh kế hoạch cho phùhợp

ví dụ: nguồn cung xi măng trên thị trờng hiện nay:

Theo hiệp hội xi măng Việt Nam, trong 3 tháng đầu năm 2008, nhu cầu ximăng trong nớc có tăng nhng nguồn tăng vẫn đáp ứng đợc nhu cầu, tuy nhiên

do giá nhập khẩu clinker tăng ( tăng 32% so với quý 1/2007 ), Cùng với tác

động của chi phí sản xuất đầu vào ( than, xăng dầu, tiền lơng… đ) và cớc vậnchuyển tăng nên giá xi măng đã tăng từ 7- 10% so với cuối năm 2007

Riêng tháng 3/2008, giá xi măng trên thị trờng tiếp tục tăng 15.000 – ph20.000 đ/kg Giá bán lẻ xi măng đen PC40 trên thị trờng miền Bắc phổ biến ởmức 885 – ph 920 nghìn đồng/ tấn và tại Miền Nam 1.080 – ph 1.110 ngàn đồng/tấn Theo ớc tính lợng xi măng sản xuất trong nớc ( tháng 3/2008 )

Đạt 2.294.699 tấn (sản lợng quý I /2008 là 7.914.699 tấn); lợng nhậpkhẩu clinker quý I/2008 đạt 200.000 tấn; lợng xi măng tiêu thụ trong tháng3/2008 đạt 1.900.000 tấn (ớc tính quý I/ 2008 đạt 6.930.000 tấn)

Đến ngày 31/3/2008, xi măng tồn kho khoảng 500.000 tấn và clinkerkhoảng 1.050.000 tấn Hiện nay, nguồn cung xi măng trong nớc vẫn đáp ứng đủnhu cầu tiêu dùng Bên cạnh đó, các doanh nghiệp xi măng cũng cam kết khôngtăng giá bán nếu giá than không tăng

1.2.2- xử lý thông tin và ra quyết định:

- Từ các thông tin thu thập đợc, phòng kế hoạch có trách nhiệm, nhiệm

vụ xử lý thông tin và lập kế hoạch mua sắm vật t ở công ty

- Ra các quyết định về:

 Số lợng, chủng loại hàng hoá vật t phục vụ sản xuất

 Chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho công ty

 Mua sắm vật t

 Bảo quản và chuẩn bị vật t trong kho

 Cấp phát vật t

 Kiểm tra vật t

 Thanh quyết toán

1.3- Lập kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp

1.3.1- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t:

- kế hoạch mua sắm vật t là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sảnxuất- kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với các kếhoạch khác, nh kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản,

kế hoạch tài chính… đ

- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t thể hiện ở hai điểm chính:

- một là kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp là các bản tính toán nhucầu và nguồn hàng rất phức tạp tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong

kế hoạch có rất nhiều loại vật t với quy cách chủng loại rất khác nhau, với khốilợng mua sắm rất khác nhau có thứ hàng trăm tấn có thứ một vài ki lô gam vớithời gian mua khác nhau, đơn vị tính khác nhau

- Hai là kế hoạch mua sắm vật t có tính cụ thể và nghiệp vụ cao đặc điểmnày xuất phát từ tính chất của sản xuất bao giờ cũng mang tính cụ thể nên đòihỏi kế hoạch mua sắm vật t phải rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật tthích hợp phục vụ tốt nhất cho sản xuất tính cụ thể và nghiệp vụ cao của kếhoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lợng mua sắm sẽ đợcphân chia ra cho từng phân xởng nhất định, trong từng t.hời kỳ nhất định

1.3.2-nội dung kế hoạch mua sắm vật t:

Kế hoạch mua sắm vật t thực chất là tập hợp những tài liệu tính toán kếhoạch gồm các biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biểu cân đối vậtt

Nội dung cơ bản của kế hoạch là:

Thứ nhất, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp sau kỳ kế

hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dựtrữ

Thứ hai, phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầu nói trên bao

gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp ( tựchế tạo) và nguồn mua trên thị ttờng

B2: Tìm và lựa chọn nhà cung ứng do phòng điều hành sản xuất đảmnhiệm.

Tìm nhà cung ứng: Tìm từ nhiều nguồn thông tin nh qua các bạn hàng,qua các mục quảng cáo Những nhà cung ứng của công ty là:

Lựa chọn nhà cung ứng: Thông qua các tiêu chuẩn nh chất lợng, giácả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, vị trí địa lý, dựa trên cơ sở thoả mãn cácnhu cầu của công ty để lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất nhu cầu củacông ty

B3: Báo giá Sau khi lựa chọn đợc nhà cung ứng phòng điều hành sảnxuất sẽ nhận các báo cáo của nhà cung ứng

B4: Ký hợp đồng duyệt giá Giám đốc duyệt báo giá hoặc ký kết hợp

đồng mua bán vật t Trởng phòng điều hành sản xuất thông báo bằng vănbản đã đợc giám đốc công ty ký kết cho các nhà cung ứng để thực hiện

B5: Các bớc mua và nhận hàng Căn cứ vào báo giá hoặc hợp đồng kýkết mua bán vật t, phòng điều hành sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi, đôn

đốc và nhận hàng về kho theo đúng tiến độ, chất lợng, số lợng, quy cách

B6 và B7: Kiểm tra hàng và nhập kho Phòng điều hành sản xuất kếthợp với phòng kỹ thuật kiểm tra vật t rồi tiến hành nhập kho

2- chọn nhà cung ứng:

2.1- Nguồn cung ứng của doanh nghiệp:

Công ty cần phải quan hệ với các nhà cung ứng ( nguồn cung ứng ) khácnhau về hàng hoá vật t, dịch vụ vận chuyển và tài chính… đ

Đó là các yếu tố đầu vào của công ty

Trong số các yếu tố đầu vào, vấn đề nguồn hàng của công ty là vấn đề hếtsức quan trọng Việc nghiên cứu tìm hiểu với loại hàng hóa thích hợp với nhucầu của khách hàng, chất lợng hàng hoá và khối lợng hàng hoá có khả năng đápứng trong từng thời gian cũng nh giá cả hàng hoá, chi phí vận chuyển hàng hoá

từ nơi mua về đến công ty là vấn đề cần phải cân nhắc để đảm bảo hiệu quả kinhdoanh

Công ty cần phải hiểu rõ đặc điểm của nguồn cung ứng hàng hoá :

- Nếu số lợng nhà cung ứng ít, nguồn hàng không nhiều, không có mặthàng thay thế khác, nhà cung ứng có thể gây sức ép bằng cách tăng giá, giảmchất lợng sản phẩm hoặc giảm chất lợng dịch vụ đi kèm

- Nêú số lợng nhà cung ứng nhiều, nguồn hàng phong phú, có mặt hàngthay thế khác, công ty có thể lựa chọn nhà cung ứng với giá cả phải chăng, chấtlợng tốt và dịch vụ thuận lợi

Vấn đề quan trọng hàng đầu là phải đảm bảo ổn định nguồn hàng, hàng hoá

có chất lợng bảo đảm, số lợng mỗi lần giao hàng phù hợp, giá cả phải chăng.để

đảm bảo đòi hỏi:

- công ty phải đa dạng hoá nguồn cung ứng

- công ty phải tăng cờng mối quan hệ kinh tế tạo điều kiện lẫn nhau trongviệc tạo nguồn hàng nh đầu t, liên doanh, liên kết: giúp đỡ về vốn, kỹ thuật,

điều kiện sản xuất, bao bì, bảo quản và đặt hàng theo hợp đồng kinh tế ký trớc

để có nguồn cung ứng vững chắc, ổn định và đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu củathị trờng

- Công ty có thể tìm cách hội nhập dọc bằng cách mua lại cơ sở cung cấphàng cho chính họ hoặc mua giấy phép độc quyền… đ

- để hợp lý hoá và giảm chi phí đầu vào, công ty còn quan hệ với nguồncung ứng khác nh tài chính, sức lao động, các dịch vụ vận chuyển, xếp dỡ, cácdịch vụ quảng cáo … đ cũng giống nh các đơn vị nguồn hàng … đ để giảm thiểuchi phí kinh doanh và ổn định các yếu tố đầu vào, tạo điều kiện để doanhnghiệp tiến hành kinh doanh thuận lợi

2.2- Các loại nguồn cung ứng của doanh nghiệp:

2.2.1- Nguồn trong nớc:

Công ty có các nguồn cung ứng sản phẩm trong nớc đó là các doanh nghiệpcung ứng nguyên vật liệu trong nớc quen thuộc của công ty

Đó là các loại nguyên vật liệu trong nớc đáp ứng đợc

Công ty cần có danh sách và số lợng, chủng loại sản phẩm cần cung ứng

2.2.2- Nguồn nhập khẩu:

Do yêu cầu trong nớc không đáp ứng đủ hoặc không có, công ty cần nhậpkhẩu một số loại NVL Công ty sẽ trực tiếp đứng ra nhập khẩu hàng hoá màkhông mua lại của các doanh nghiệp khác

Để thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá, công ty thờng tiến hành theotrình tự sau:

a- xác định nhu cầu cụ thể về hàng hóa cần nhập khẩu:

Công ty phải xác định nhu cầu cụ thể về mặt hàng, quy cách chủng loại,

số lợng, giá cả Sau đó, doanh nghiệp tổng hợp nhu cầu, cân đối với lợng hànghoá tồn kho, để quyết định hàng hoá cần nhập khẩu theo công thức:

Yêu cầu hàng hoá nhập khẩu = nhu cầu hàng hoá của công ty + nhu cầu

dự trữ hàng hoá của công ty

Yêu cầu các mặt hàng cần nhập khẩu sẽ là căn cứ để ký hợp đồng nhậpkhẩu với nớc ngoài

b- Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài chọn đối tác kinh doanh:

Xét các mặt hàng của công ty có nhiều thị trờng các nớc khác nhau cùngsản xuất, mỗi nớc lại có nhiều hãng, ở mỗi hãng lại có thể sản xuất kinh doanhnhiều loại sản phẩm, mà kết quả kinh doanh lại phụ thuộc vào từng đối tác cụthể

Vì vậy công ty cần phải nắm đợc không chỉ khái quát về từng thị trờng mà còncần thông hiểu địa vị pháp lý, sức mạnh tài chính, quan điểm, triết lý kinh doanh

và các sản phẩm hàng đầu của hãng để đặt hàng

c- Tiến hành giao dịch, đàm phán và ký kết hợp động nhập khẩu hàng

hóa. trình tự giao dịch mua bán trên thị trờng quốc tế:

- Ngoài những thông tin về hai bên đối tác, các hợp đồng mua bán thờnggồm các nội dung cơ bản sau:

+ tên hàng

+ điều kiện phẩm chất

+ Điều kiện về số lợng

+ điều kiện về bao bì

+ Điều kiện về giá cả

+ Thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện giao hàng

+ Điều kiện thanh toán

+ Điều kiện khiếu nại, xử phát hợp đồng

Và những điều kiện khác mà hai bên thoả thuận với nhau

Hợp đồng này đợc ký kết là căn cứ quan trọng để tiến hành bớc tiếp theo

d- Thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:

- Xin giấy phép nhập khẩu

- Mở L/C theo yêu cầu của bên bán

- Thuê phơng tiện vân chuyển

- Mua bảo hiểm hàng hoá

- Làm thủ tục hải quan

- Giao nhận hàng hoá với tàu

- Kiểm tra số lợng, chất lợng hàng nhập khẩu

- Giao hàng cho đơn vị nhận hàng trong nớc

- Làm các thủ tục thanh toán

- Khiếu nại với ngời bán, ngời vận chuyển, ngời bảo hiểm ( nều có)

3 Hoạt động bảo quản và chuẩn bị vật t trong kho:

Dựa vào nhu cầu thực tế của các xí nghiệp xây dựng, đa ra kế hoạch bảoquản vật t:

Nguyên vật liệu chủ yếu của công ty bao gồm: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, quehàn và các phụ gia khác.

Vật t mua về phải đảm bảo chất lợng tốt trớc khi đa vào sử dụng, do đócông tác bảo quản vật t trong kho rất quan trọng để có kế hoạch sử dụng vật liệuphù hợp, phục vụ tốt cho công tác sản xuất

Nội dung của công tác bảo quản vật t nh sau:

3.1 Xi măng

Kỹ thuật bảo quản xi măng

- Bao bì bảo quản

Loại bao PP (1 lớp nylon): Khả năng chống ẩm khá, thích hợp cho việc sửdụng ngay, không nên tồn trữ lâu

Loại bao PK (2 lớp nylon) Khả năng chống ẩm tốt, vận chuyển đờng dài,tồn trữ lâu

Loại bao KPK (3 lớp giấy - nylon - giấy) Khả năng chống ẩm rất tốt, vậnchuyển đờng dài, trung chuyển nhiều lần, tồn trữ lâu

- Bảo quản xi măng trong vận chuyển

Sàn của xe, sàlan phải khôi trớc khi nhận xi măng

Phơng tiện phải có đồ che để tránh bị ớt nớc và đảm bảo môi trờng cộng

đồng

- Bảo quản xi măng trong kho

Tồn trữ xi măng ở nơi khô ráo, sạch sẽ

Kho phải có máy che

Giữ cách mặt đất bằng ba - lết hoặc kê kích cao đảm bảo thông thoáng.Giữ khoảng cách giữa các hàng vi măng với tờng ít nhất 20cm

Không nên chất cao quá 10 bao xi măng mỗi hàng

Sử dụng xi măng cũ trớc, trữ bao xi măng mới

- Hiện tợng vón cục xảy ra với tất cả các loại xi măng do hấp thụ hơi ẩm

từ không khí xung quanh hay bị ớt Với các loại xi măng mác cao hay xi măng

có độ mịn cao thì hiện tợng vón cục xảy ra nhanh hơn

Nếu xi măng vón cục có kích thớc nhỏ và mềm, ta có thể dùng nó sau khi

đập hoặc nghiền và sàng lại

Xi măng sau khi nhận về, lấy mẫu kiểm tra do nhân viên thi ng hiệm thựchiện, kết quả đợc lu giữ để t heo dõi, sử dụng và nhận biết qua nhãn mác xanh,vàng theo quy trình truy tìm và nhận biết nguồn gốc sản phẩm Kho bảo quảnphải bảo đảm có hai cửa để tiện cho việc sản xuất, thời gian bảo quản trong kho