SKKN: Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học

Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ.

TRƯỜNG TI U H C KHỂ Ọ ƯƠNG ĐÌNH

M T S  BI N PHÁP NH M NÂNG CAO CH T LỘ Ố Ệ Ằ Ấ ƯỢNG CÔNG TÁC

VĂN TH , L U TR  TRƯ Ư Ữ ƯỜNG TI U H CỂ Ọ

Lĩnh v c    : Nhân viên ự

C p h c     : Ti u h c ấ ọ ể ọ Tên tác gi : Nguy n Thùy Linh ả ễ

Đ n v  công tác: Tr ơ ị ườ ng TH Kh ươ ng Đình

Ch c v : Nhân viên văn phòng  ứ ụ

UBND QU N THANH XUÂN Ậ

                 1  

tr ưỜ ng ti u h c KH Ể Ọ ƯƠ NG ĐÌNH

                 1          

                 1   Lĩnh v c    : Nhân viên ự

                 1  

C p h c     : Ti u h c ấ ọ ể ọ

                 1   Tên tác gi : Nguy n Thùy Linh ả ễ

      đ n v ,   ơ ị     t  ch c   ổ ứ     V i vai trò nh  v y, công tác văn th , l u tr   ớ ư ậ ư ư ữ     có  nh h   ả ưở ng   

tr c ti p t i vi c gi i quy t công vi c h ng ngày, t i ch t l ự ế ớ ệ ả ế ệ ằ ớ ấ ượ ng và hi u qu  ho t  ệ ả ạ

đ ng c a m i c  quan, t  ch c ộ ủ ỗ ơ ổ ứ

                1   Công tác văn th , l u tr  giúp cho cán b , công ch c trong nhà tr ư ư ữ ộ ứ ườ ng nâng cao 

hi u su t công vi c, gi i quy t x  lý nhanh chóng và đáp  ng đ ệ ấ ệ ả ế ử ứ ượ c các yêu c u c a ầ ủ  

t  ch c, cá nhân. H  s  tài li u tr  thành ph ổ ứ ồ ơ ệ ở ươ ng ti n theo dõi, ki m tra công vi c  ệ ể ệ

m t cách có h  th ng, qua đó cán b , công ch c có th  ki m tra, đúc rút kinh  ộ ệ ố ộ ứ ể ể

nghi m góp ph n th c hi n t t các m c tiêu qu n lý: năng su t, ch t l ệ ầ ự ệ ố ụ ả ấ ấ ượ ng, hi u  ệ

qu  và đây cũng là nh ng m c tiêu, yêu c u c a c i cách n n hành chính nhà n ả ữ ụ ầ ủ ả ề ướ c  

 n c ta hi n nay. T o công c  đ  ki m soát vi c th c thi quy n l c c a các b  

ph n, t  ch c đoàn th , cá nhân trong nhà tr ậ ổ ứ ể ườ ng. Góp ph n gi  gìn nh ng căn c ,  ầ ữ ữ ứ

b ng ch ng v  ho t đ ng c a c  quan, ph c v  vi c ki m tra, thanh tra, giám sát.  ằ ứ ề ạ ộ ủ ơ ụ ụ ệ ể Góp ph n b o v  bí m t nh ng thông tin có liên quan đ n c  quan, t  ch c và các  ầ ả ệ ậ ữ ế ơ ổ ứ

bí m t qu c gia. T  đó, có th  th y đ c n u quan tâm làm t t công tác văn th  và  ậ ố ừ ể ấ ượ ế ố ư

l u tr  s  góp ph n b o đ m cho các ho t đ ng c a nhà tr ư ữ ẽ ầ ả ả ạ ộ ủ ườ ng đ ượ c thông su t.  ố

Nh  đó góp ph n nâng cao hi u qu  qu n lý hành chính nhà n ờ ầ ệ ả ả ướ c và thúc đ y  ẩ nhanh chóng công cu c c i cách hành chính hi n nay ộ ả ệ

              3  

2.1.1.N i dung c a công tác văn thộ ủ ư

               3  2.1.2. Nhi m v  c a công tác văn thệ ụ ủ ư

              8  2.2. Công tác l u trư ữ

              8  2.2.1.N i dung c a công tác l u tr  ộ ủ ư ữ

              8  2.2.2. Nhi m v  c a công tác tr  ệ ụ ủ ữ

              13   

3. Ý nghĩa c a công tác văn th , l u trủ ư ư ữ

               13   3.1. Ý nghĩa c a công tác văn th  ủ ư

              13   3.2. Ý nghĩa c a tài li u l u tr  ủ ệ ư ữ

                 40    

A – Đ T V N Đ  Ặ Ấ Ề

Công tác văn th  là m t lĩnh v c không th  thi u c a t t c  các cư ộ ự ể ế ủ ấ ả ơ quan, đ n v ,ơ ị  t  ch c nh m đ m b o thông tin b ng văn b n ph c v  k p th iổ ứ ằ ả ả ằ ả ụ ụ ị ờ  cho vi c lãnh đ o, qu n lý đi u hành công vi cệ ạ ả ề ệ  và vi c th c hi n ch c năng,ệ ự ệ ứ  nhi m v  c a m i c  quan,ệ ụ ủ ỗ ơ  đ n v ,ơ ị  t  ch c.ổ ứ  V i vai trò nh  v y, công tác vănớ ư ậ  thư, l u trư ữ có  nh hả ưởng tr c ti p t i vi c gi i quy t công vi c h ng ngày,ự ế ớ ệ ả ế ệ ằ  

t i ch t lớ ấ ượng và hi u qu  ho t đ ng c a m i c  quan, t  ch c.ệ ả ạ ộ ủ ỗ ơ ổ ứ

Công tác văn th , l u tr  gư ư ữ iúp cho cán b , công ch c trong nhà trộ ứ ườ  ngnâng cao hi u su t công vi c, gi i quy t x  lý nhanh chóng và ệ ấ ệ ả ế ử đáp  ng ứ đượ  ccác yêu c u c a t  ch c, cá nhân. H  s  tài li u tr  thành phầ ủ ổ ứ ồ ơ ệ ở ương ti n theoệ  dõi, ki m tra công vi c m t cách có h  th ng, qua ể ệ ộ ệ ố đó cán b , công ch c cóộ ứ  

th  ki m tra, ể ể đúc rút kinh nghi m góp ph n th c hi n t t các m c tiêu qu nệ ầ ự ệ ố ụ ả  lý: năng su t, ch t lấ ấ ượng, hi u qu  và ệ ả đây cũng là nh ng m c tiêu, yêu c uữ ụ ầ  

c a c i cách n n hành chính nhà nủ ả ề ướ ở ước   n c ta hi n nay. T o công c  ệ ạ ụ để 

ki m soát vi c th c thi quy n l c c a các b  ph n, t  ch c ể ệ ự ề ự ủ ộ ậ ổ ứ đoàn th , cá nhânể  trong nhà trường. Góp ph n gi  gìn nh ng căn c , b ng ch ng v  ho t ầ ữ ữ ứ ằ ứ ề ạ đ ngộ  

c a c  quan, ph c v  vi c ki m tra, thanh tra, giám sát.ủ ơ ụ ụ ệ ể  Góp ph n b o v  bíầ ả ệ  

m t nh ng thông tin có liên quan ậ ữ đ n c  quan, t  ch c và các bí m t qu c gia.ế ơ ổ ứ ậ ố  

T  ừ đó, có th  th y ể ấ được n u quan tâm làm t t công tác văn th  và l u tr  sế ố ư ư ữ ẽ góp ph n b o ầ ả đ m cho các ho t ả ạ đ ng c a nhà trộ ủ ường được thông su t. Nhố ờ 

đó góp ph n nâng cao hi u qu  qu n lý hành chính nhà nầ ệ ả ả ước và thúc  đ yẩ  nhanh chóng công cu c c i cách hành chính hi n nayộ ả ệ

Vì v y, đ  làm t t công tác Văn th  đòi h i ph i n m v ng ki n th c lýậ ể ố ư ỏ ả ắ ữ ế ứ  

lu n và phậ ương pháp ti n hành các chuyên môn nghi p v  nh  so n th o vănế ệ ụ ư ạ ả  

b n, qu n lý văn b n, l p h  s  hi n hành   trên nhi u lĩnh v c, kh i lả ả ả ậ ồ ơ ệ ở ề ự ố ượ  ngthông tin được truy n t i ch  y u dề ả ủ ế ưới hình th c văn b n. Có th  nói vănứ ả ể  

b n lag phả ương ti n l u tr  và truy n đ t thông tin h u hi u nh t. Hi n nayệ ư ữ ề ạ ữ ệ ấ ệ  

có nhi u c  quan, đ n v  s  d ng phề ơ ơ ị ử ụ ương ti n này trong ho t đ ng qu n lýệ ạ ộ ả  

và đi u hành c a đ n v  mình.ề ủ ơ ị

Qua nhi u năm th c hi n nhi m v  công tác văn th  l u tr  trong nhàề ự ệ ệ ụ ư ư ữ  

trường, tôi nh n th y công tác văn th , l u tr  chi m m t vai trò vô cùngậ ấ ư ư ữ ế ộ  quan tr ng. Tôi xin m nh d n trao đ i cùng các b n đ ng nghi p m t s  ýọ ạ ạ ổ ạ ồ ệ ộ ố  

ki n, kinh nghi m c a cá nhân mình xoay quanh đ  tài ế ệ ủ ề “M t s  bi n pháp ộ ố ệ  

nh m nâng cao ch t l ằ ấ ượ ng công tác văn th , l u tr  t i tr ư ư ữ ạ ườ ng Ti u ể  

h c” ọ

B – GI I QUY T V N ĐẢ Ế Ấ Ề

I. C  S  LÍ LU N C A VƠ Ở Ậ Ủ I C NGHIÊN C U CÔNG TÁC VĂN THỆ Ứ Ư TRONG NHÀ TRƯỜNG

Đ  đ a ra để ư ược các bi n pháp nâng cao hi u qu  công tác văn th  l uệ ệ ả ư ư  

tr  trong trữ ường h c ọ thì vi c đ u tiên là c n hi u đ y đ , sâu s c v  nghi pệ ầ ầ ể ầ ủ ắ ề ệ  

ho t đ ng c a c  quan. Các văn b n hình thành c a công tác văn th  làạ ộ ủ ơ ả ủ ư  

phương ti n thi t y u cho ho t đ ng c a c  quan đ t hi u qu ệ ế ế ạ ộ ủ ơ ạ ệ ả

1.2. Công tác l u tr : ư ữ

L u tr  là khâu cu i cùng c a quá trình x  lý thông tin b ng văn b n.ư ữ ố ủ ử ằ ả  

T t c  nh ng văn b n đ n đã qua x  lý, b n l u c a văn b n đi (b n chính)ấ ả ữ ả ế ử ả ư ủ ả ả  

và nh ng h  s , tài li u liên quan đ u ph i đữ ồ ơ ệ ề ả ược chuy n vào l u tr  quaể ư ữ  

ch n l c. ọ ọ

2. N i dung và nhi m v  c a công tác văn th , l u tr :ộ ệ ụ ủ ư ư ữ

2.1. Công tác văn th :ư

2.1.1.N i dung c a công tác văn thộ ủ ư

N i dung c a công tác văn th  là nh ng công tác liên quan đ n công tácộ ủ ư ữ ế  

qu n lý và gi i quy t v  văn b n trong các c  quan, đ n v  và thả ả ế ề ả ơ ơ ị ường bao 

g m 5 n i dung c  b n sau:ồ ộ ơ ả

­ Ti p nh n và gi i quy t văn b n đ n;ế ậ ả ế ả ế

­ T  ch c gi i quy t và qu n lý văn b n đi;ổ ứ ả ế ả ả

­ T  ch c và qu n lý văn b n m t trong c  quan;ổ ứ ả ả ậ ơ

­ T  ch c và qu n lý các tài li u h  s  trong c  quan;ổ ứ ả ệ ồ ơ ơ

­ T  ch c qu n lý và s  d ng con d u.ổ ứ ả ử ụ ấ

* Ti p nh n và gi i quy t văn b n đ nế ậ ả ế ả ế : Văn b n, tài li u, th  t  màả ệ ư ừ  

c  quan nh n đơ ậ ượ ừc t  các n i khác g i đ n g i t t là “Văn b n đ n”.ơ ử ế ọ ắ ả ế

Công tác t  ch c, gi i quy t qu n lý văn b n đ n đổ ứ ả ế ả ả ế ược th c hi n theoự ệ  nguyên t c: M i văn b n, gi y t  đ n c  quan, t  ch c đ u ph i qua b  ph nắ ọ ả ấ ờ ế ơ ổ ứ ề ả ộ ậ  văn th , b  ph n này có nhi m v  vào s , qu n lý th ng nh t yêu c u x  lýư ộ ậ ệ ụ ổ ả ố ấ ầ ử  nhanh chóng, chính xác, gi  bí m t, sau đó chuy n đ n các cá nhân, b  ph nữ ậ ể ế ộ ậ  liên quan gi i quy t.ả ế

Vi c t  ch c, ti p nh n gi i quy t văn b n đ n đệ ổ ứ ế ậ ả ế ả ế ược th c hi n theo quáự ệ  trình sau:

+ Ti p nh n văn b n đ n: Phân lo i s  b , bóc bì văn b n đ n, đóngế ậ ả ế ạ ơ ộ ả ế  

d u đ n, ghi s  và ngày đ n;ấ ế ổ ế

trích y u n iế ộ  dung

3)

9)

M u s  chuy n giao văn b n đ nẫ ổ ể ả ế

* T  ch c qu n lý gi i quy t văn b n điổ ứ ả ả ế ả : T t c  nh ng văn b n gi yấ ả ữ ả ấ  

t , tài li u do c  quan, đ n v  g i đi g i chung là “Văn b n đi”.ờ ệ ơ ơ ị ử ọ ả

Vi c t  ch c qu n lý văn b n đi cũng đệ ổ ứ ả ả ược th c hi n theo nguyên t c:ự ệ ắ  Các văn b n gi y t  c a c  quan, đ n v  đ  g i ra ngoài nh t thi t ph i quaả ấ ờ ủ ơ ơ ị ể ử ấ ế ả  

b  ph n văn th , cán b  văn th  ph i có trách nhi m đăng ký vào s , đóngộ ậ ư ộ ư ả ệ ổ  

d u và có trách nhi m g i đi.ấ ệ ử

Th  t c qu n lý g i văn b n đi đủ ụ ả ử ả ược làm theo quá trình sau:

+ Ki m tra th  th c và k  thu t trình bày; ghi s  và ngày, tháng, năm c aể ể ứ ỹ ậ ố ủ  văn b n đi;ả

+ Đăng ký văn b n đi;ả

+ Nhân b n, đóng d u c  quan và d u m c đ  kh n, m t; ả ấ ơ ấ ứ ộ ẩ ậ

+ Làm th  t c phát hành, ủ ụ chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát văn b nể ệ ể ả  đi;

b nả

Tên lo i vàạ  trích y u n iế ộ  dung văn b nả

Ngườ

i ký

N iơ  

nh nậ  văn 

8)

* T  ch c qu n lý gi i quy t các văn b n m t trong c  quanổ ứ ả ả ế ả ậ ơ

Đ i v i nh ng văn b n “m t”, “t i m t”, “tuy t m t” ch  có th  trố ớ ữ ả ậ ố ậ ệ ậ ỉ ủ ưở  ng

c  quan ho c ngơ ặ ườ ượ ủi đ c  y quy n bóc văn b n tr c ti p làm nhi m v  đăngề ả ự ế ệ ụ  

ký văn b n.ả

Văn b n có d u “kh n”, “thả ấ ẩ ượng kh n”, “h a t c” thì ph i đóng d uẩ ỏ ố ả ấ  

ch  đỉ ược đánh d u vào văn b n, ngấ ả ười ch u trách nhi m làm phong bì, trongị ệ  ghi đ y đ  s , ký hi u, n i nh n và đóng d u “m t”, “t i m t”, “tuy t m t”ầ ủ ố ệ ơ ậ ấ ậ ố ậ ệ ậ  lên phong bì trong r i chuy n cho văn th  làm phi u chuy n và phong bìồ ể ư ế ể  ngoài. Phong bì ngoài ch  ghi n i g i, n i nh n, và s  phi u chuy n, khôngỉ ơ ử ơ ậ ố ế ể  đóng d u ch  m c đ  “m t”. Sau đó các văn b n đấ ỉ ứ ộ ậ ả ược chuy n đi theo th  t cể ủ ụ  

nh  các văn b n bình thư ả ường

* T  ch c qu n lý các tài li u, h  s  trong c  quanổ ứ ả ệ ồ ơ ơ

Công tác l p h  s  là m t khâu quan tr ng, là khâu cu i cùng c a côngậ ồ ơ ộ ọ ố ủ  tác văn th  và là khâu b n l  c a công tác l u tr  Vi c l p h  s  có ý nghĩaư ả ề ủ ư ữ ệ ậ ồ ơ  

r t c n thi t cho vi c phân lo i s p x p tài li u trong c  quan, đ n v  đấ ầ ế ệ ạ ắ ế ệ ơ ơ ị ượ  c

ch  đ ng khoa h c và thu n ti n.ủ ộ ọ ậ ệ

­ L p danh m c h  s : Đậ ụ ồ ơ ược ti n hành theo các bế ước sau:

+ Xây d ng khung đ  m c c a Danh m c h  s ;ự ề ụ ủ ụ ồ ơ

+ Xác đ nh nh ng h  s  c n l p, d  ki n tiêu đ  h  s  và đ n v  ho cị ữ ồ ơ ầ ậ ự ế ề ồ ơ ơ ị ặ  

ngườ ậi l p;

+ D  ki n th i h n b o qu n c a h  s ;ự ế ờ ạ ả ả ủ ồ ơ

+ Đánh s , ký hi u các đ  m c và h  s ố ệ ề ụ ồ ơ

­ M  h  s : Là vi c l y m t t  bìa h  s  và ghi nh ng thông tin ban đ uở ồ ơ ệ ấ ộ ờ ồ ơ ữ ầ  

v  h  s , nh : ký hi u h  s , tiêu đ  h  s , năm m  h  s  Bìa h  s  đề ồ ơ ư ệ ồ ơ ề ồ ơ ở ồ ơ ồ ơ ượ  cthi t k  và in theo Tiêu chu n qu c gia TCVN 9251:2010 Bìa h  s  l u tr ;ế ế ẩ ố ồ ơ ư ữ

­ Thu th p, c p nh t văn b n, tài li u vào h  s ;ậ ậ ậ ả ệ ồ ơ

­ K t thúc h  s ;ế ồ ơ

­ Th i h n, thành ph n h  s , tài li u và th  t c n p l u.ờ ạ ầ ồ ơ ệ ủ ụ ộ ư

* T  ch c và s  d ng con d uổ ứ ử ụ ấ

­ Qu n lý và s  d ng con d u:ả ử ụ ấ

+  Vi c qu n lý và s  d ng con d u trong công tác văn th  đệ ả ử ụ ấ ư ược th cự  

hi n theo quy đ nh c a pháp lu t v  qu n lý và s  d ng con d u và các quyệ ị ủ ậ ề ả ử ụ ấ  

đ nh c a Ngh  đ nh s  110/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 v  côngị ủ ị ị ố ề  

tác văn th  ư

+ Con d u c a c  quan, t  ch c ph i đấ ủ ơ ổ ứ ả ược giao cho nhân viên văn thư 

gi  và đóng d u t i c  quan, t  ch c. Nhân viên văn th  có trách nhi m th cữ ấ ạ ơ ổ ứ ư ệ ự  

hi n nh ng quy đ nh sau:ệ ữ ị

> Không giao con d u cho ngấ ười khác khi ch a đư ược phép b ng văn b nằ ả  

c a ngủ ười có th m quy n;ẩ ề

> Ph i t  tay đóng d u vào các văn b n, gi y t  c a c  quan, t  ch c;ả ự ấ ả ấ ờ ủ ơ ổ ứ

> Ch  đỉ ược đóng d u vào nh ng văn b n, gi y t  sau khi đã có ch  kýấ ữ ả ấ ờ ữ  

c a ngủ ười có th m quy n;ẩ ề

> Không được đóng d u kh ng ch ấ ố ỉ

+ Vi c s  d ng con d u c a c  quan, t  ch c và con d u c a văn phòngệ ử ụ ấ ủ ơ ổ ứ ấ ủ  hay c a đ n v  trong c  quan, t  ch c đủ ơ ị ơ ổ ứ ược quy đ nh nh  sau:ị ư

> Nh ng văn b n do c  quan, t  ch c ban hành ph i đóng d u c a cữ ả ơ ổ ứ ả ấ ủ ơ quan, t  ch c;ổ ứ

> Nh ng văn b n do văn phòng hay đ n v  ban hành trong ph m vi quy nữ ả ơ ị ạ ề  

h n đạ ược giao ph i đóng d u c a văn phòng hay d u c a đ n v  đó.ả ấ ủ ấ ủ ơ ị

+  Vi c đóng d u giáp lai, đóng d u n i trên văn b n, tài li u chuyênệ ấ ấ ổ ả ệ  ngành được th c hi n theo quy đ nh c a B  trự ệ ị ủ ộ ưởng, Th  trủ ưởng c  quanơ  

qu n lý ngành.ả

­ Đánh máy, rà soát văn b n, in văn b n tài li u;ả ả ệ

­ G i văn b n đi (vào s , ghi s , ghi ngày phát hành);ử ả ổ ổ

­ Chuy n giao văn b n, tài li u th  t  trong n i b  c  quan;ể ả ệ ư ừ ộ ộ ơ

­ C p gi y gi i thi u, s  d ng và b o qu n d u c  quan.ấ ấ ớ ệ ử ụ ả ả ấ ơ

2.2. Công tác l u trư ữ

2.2.1.N i dung c a công tác l u tr  ộ ủ ư ữ

* Thu th p tài li u l u tr  là quá trình th c hi n các bi n pháp có liênậ ệ ư ữ ự ệ ệ  quan t i vi c xác đ nh ngu n và thành ph n tài li u thu c di n n p l u vàoớ ệ ị ồ ầ ệ ộ ệ ộ ư  phông l u tr  c  quan và Phông L u tr  qu c gia Vi t Nam, l a ch n vàư ữ ơ ư ữ ố ệ ự ọ  chuy n giao tài li u vào các kho l u tr  theo quy n h n và ph m vi đã để ệ ư ữ ề ạ ạ ượ  cNhà nước quy đ nh. ị

Hàng năm đ n v  có trách nhi m: ơ ị ệ

­ L p k  ho ch thu th p h  s , tài li u; ậ ế ạ ậ ồ ơ ệ

­ Các phòng, ban, đ n v  công ch c, viên ch c c a c  quan xác đ nhơ ị ứ ứ ủ ơ ị  

nh ng lo i h  s , tài li u c n thu th p vào l u tr ; ữ ạ ồ ơ ệ ầ ậ ư ữ

­ Công ch c, viên ch c chu n b  h  s , tài li u và l p "m c l c h  s ,ứ ứ ẩ ị ồ ơ ệ ậ ụ ụ ồ ơ  tài li u n p l u"; ệ ộ ư

­ Chu n b  kho và các phẩ ị ương ti n b o qu n đ  ti p nh n h  s , tàiệ ả ả ể ế ậ ồ ơ  

li u; ệ

­ T  ch c ti p nh n h  s , tài li u, ki m tra đ i chi u gi a M c l c hổ ứ ế ậ ồ ơ ệ ể ố ế ữ ụ ụ ồ 

s , tài li u n p l u v i th c t  tài li u và l p Biên b n giao nh n tài li u. Khiơ ệ ộ ư ớ ự ế ệ ậ ả ậ ệ  giao n p tài li u ph i l p 02 b n "M c l c h  s , tài li u n p l u" và 02 b nộ ệ ả ậ ả ụ ụ ồ ơ ệ ộ ư ả  

"Biên b n giao nh n tài li u"; đ n v , cá nhân n p và l u tr  hi n hành m iả ậ ệ ơ ị ộ ư ữ ệ ỗ  bên gi  1 b n; ữ ả

­ "M c l c h  s , tài li u n p l u" ph i đụ ụ ồ ơ ệ ộ ư ả ược đánh máy vi tính (EXCEL) 

và chuy n d  li u cho b  ph n ti p nh n h  s  n p l u (Văn th ). ể ữ ệ ộ ậ ế ậ ồ ơ ộ ư ư

* Công tác ch nh lý tài li u l u tr  ỉ ệ ư ữ

Công tác ch nh lý tài li u là m t khâu nghi p v  trong đó tài li u l u trỉ ệ ộ ệ ụ ệ ư ữ 

được h  th ng hoá theo m t phệ ố ộ ương pháp thích h p và ñ oc c  đ nh tr t tợ ự ố ị ậ ự 

s p x p trong các phòng, kho l u tr  nh m m c đích b o qu n hoàn ch nh vàắ ế ư ữ ằ ụ ả ả ỉ  

s  d ng có hi u qu  tài li u l u tr  ử ụ ệ ả ệ ư ữ

Tài li u sau khi ch nh lý hoàn ch nh ph i ñ t ñệ ỉ ỉ ả ạ ược các yêu c u sau: ầ

­ Phân lo i và l p h  s  hoàn ch nh; ạ ậ ồ ơ ỉ

­ Xác đ nh th i gian b o qu n cho h  s , tài li u đ i v i l u tr  hi nị ờ ả ả ồ ơ ệ ố ớ ư ữ ệ  hành; xác đ nh tài li u c n b o qu n vĩnh vi n và tài li u h t giá tr  lo i ra đị ệ ầ ả ả ễ ệ ế ị ạ ể tiêu h y; ủ

­ H  th ng hóa h  s , tài li u; ệ ố ồ ơ ệ

­ L p các công c  tra c u, m c l c h  s , tài li u, c  s  d  li u và côngậ ụ ứ ụ ụ ồ ơ ệ ơ ở ữ ệ  

c  tra c u khác ph c v  cho vi c qu n lý và tra c u s  d ng; ụ ứ ụ ụ ệ ả ứ ử ụ

­ L p danh m c tài li u h t giá tr  ậ ụ ệ ế ị

Các bước ti n hành ch nh lý tài li u l u tr : ế ỉ ệ ư ữ

+ Vi t l ch s  hình thành phông; ế ị ử

+ Ch nh lý tài li u trong h  s ; ỉ ệ ồ ơ

+ Vi t bìa h  s ;ế ồ ơ

+ Vi t ch ng t  k t thúc.ế ứ ừ ế

* Xác đ nh giá tr  tài li u l u trị ị ệ ư ữ 

Là d a trên nh ng nguyên t c, phự ữ ắ ương pháp và tiêu chu n nh t đ nh đẩ ấ ị ể nghiên c u và quy đ nh th i h n b o qu n cho t ng lo i tài li u hình thànhứ ị ờ ạ ả ả ừ ạ ệ  trong ho t ñ ng c a các c  quan, đ n v  theo giá tr  c a chúng v  các m tạ ộ ủ ơ ơ ị ị ủ ề ặ  

nh : chính tr , kinh t , văn hoá, khoa h c và các giá tr  khác, t  đó l a ch n đư ị ế ọ ị ừ ự ọ ể 

b  sung nh ng tài li u có giá tr  cho Phông l u tr  Qu c gia Vi t Nam. ổ ữ ệ ị ư ữ ố ệ

Khi xác đ nh giá tr  tài li u l u tr  c n d a vào 3 nguyên t c c  b n sau: ị ị ệ ư ữ ầ ự ắ ơ ả

­ Tính l ch s : Xem xét tài li u trong đi u ki n xã h i và vi c hình thành.ị ử ệ ề ệ ộ ệ  

­ Tính chính tr : Xem xét ý nghĩa chính tr  c a tài li u đ  xác đ nh th iị ị ủ ệ ể ị ờ  

h n b o qu n hay tiêu hu  ạ ả ả ỷ

­ Tính t ng h p và toàn di n: Xem xét tài li u không ch    m t m t màổ ợ ệ ệ ỉ ở ộ ặ  xét nó   tính đa d ng. ở ạ

D a vào các tiêu chu n xác đ nh giá tr  tài li u l u tr  đ  l a ch n và xácự ẩ ị ị ệ ư ữ ể ự ọ  

đ nh đị ược th i h n b o qu n c a tài li u l u tr  nh  vĩnh vi n, lâu dài, t mờ ạ ả ả ủ ệ ư ữ ư ễ ạ  

th i hay tiêu hu  ờ ỷ

H i đ ng xác đ nh giá tr  tài li u bao g m: ộ ồ ị ị ệ ồ

­ Chánh văn phòng ho c trặ ưởng phòng hành chính: Ch  t ch h i đ ng ủ ị ộ ồ

­ C  quan (b  ph n) có tài li u : U  viên ơ ộ ậ ệ ỷ

­ Ph  trách l u tr : U  viên ụ ư ữ ỷ

Khi tiêu hu  các h  s  tài li u đã h t giá tr  đỷ ồ ơ ệ ế ị ược h i đ ng cho phépộ ồ  

ph i l p văn b n. Tài li u đả ậ ả ệ ược th ng kê c  th  chi ti t theo t ng lo i có xácố ụ ể ế ừ ạ  

nh n c a b  ph n c  quan có tài li u và tr c ti p ch ng ki n vi c tiêu hu  ậ ủ ộ ậ ơ ệ ự ế ứ ế ệ ỷ

Vi c tiêu hu  và xác đ nh giá tr  tài li u này theo quy đ nh theo Công vănệ ỷ ị ị ệ ị  

s  879/VTLTNN­NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 c a C c Văn th  và L uố ủ ụ ư ư  

tr  Nhà nữ ước ban hành v  vi c hề ệ ướng d n t  ch c tiêu h y tài li u h t giáẫ ổ ứ ủ ệ ế  

tr  ị

* B  sung tài li u vào các kho l u tr  ổ ệ ư ữ

B  sung tài li u là công tác s u t m thu th p thêm làm phong phú vàổ ệ ư ầ ậ  hoàn ch nh tài li u vào các kho l u tr  c a c  quan, các kho l u tr    Trungỉ ệ ư ữ ủ ơ ư ữ ở  

ng và đ a ph ng theo nh ng nguyên t c và ph ng pháp th ng nh t. 

Gi i quy t t t v n đ  b  sung tài li u có ý nghĩa quan tr ng không chả ế ố ấ ề ổ ệ ọ ỉ 

đ i v i ngành l u tr  mà còn đ i v i nhi u ngành khác. Tài li u l u tr  làố ớ ư ữ ố ớ ề ệ ư ữ  ngoài nh ng ý nghĩa chính tr , văn hoá, l ch s  …có t m qu c gia còn có giá trữ ị ị ử ầ ố ị 

th c ti n cao đ i v i t ng ngành, t ng c p và m i c  quan ñã s n sinh ra nó.ự ễ ố ớ ừ ừ ấ ỗ ơ ả  

N u đ  13 tài li u m t mát th t l c, không t  ch c ñế ể ệ ấ ấ ạ ổ ứ ựơc vi c b  sung k pệ ổ ị  

th i thì thành ph n phông l u tr  s  ngày càng nghèo kh  năng ph c v  sờ ầ ư ữ ẽ ả ụ ụ ẽ ngày càng h n ch  ạ ế

Công tác b  sung tài li u ñòi h i ph i ti n hành thổ ệ ỏ ả ế ường xuyên thi t th cế ự  

và k p th i. Khi b  sung tài li u c n chú ý ñ n kh  năng s  d ng chúng trongị ờ ổ ệ ầ ế ả ử ụ  

th c t  Chú ý ñ n kh  năng s  d ng chúng trong ph m vi r ng, trong đi uự ế ế ả ử ụ ạ ộ ề  

ki n vi c m  r ng vi c áp d ng các phệ ệ ở ộ ệ ụ ương ti n k  thu t hi n đ i. ệ ỹ ậ ệ ạ

* Th ng kê và ki m tra tài li u l u tr  ố ể ệ ư ữ

Công tác th ng kê và ki m tra tài li u l u tr  là bi n pháp áp d ng cácố ể ệ ư ữ ệ ụ  

phương pháp chuyên môn, nghi p v  khoa h c nh m n m ñệ ụ ọ ằ ắ ược m t cách rõộ  ràng, chính xác, kh p th i n i dung, thành ph n, s  lị ờ ộ ầ ố ượng, ch t lấ ượng c a tàiủ  

li u l u tr  và c  s  v t ch t khác trong phòng trong kho l u tr  ệ ư ữ ơ ở ậ ấ ư ữ

Công tác th ng kê và ki m tra ph i th c hi n theo các quy đ nh c a Nhàố ể ả ự ệ ị ủ  

nước, c  th  là: ụ ể

­ M i b  ph n, phòng, kho l u tr  ph i có s  sách th ng kê h  s  tàiỗ ộ ậ ư ữ ả ổ ố ồ ơ  

li u đang gi  và các công c  tra tìm nh : S  nh p h  s  tài li u; s  ñăng kýệ ữ ụ ư ổ ậ ồ ơ ệ ổ  các phông l u tr ; s  theo dõi s  d ng h  s  tài li u. ư ữ ổ ử ụ ồ ơ ệ

­ Th c hi n ch  ñ  báo cáo th ng kê đ nh k  hàng năm và báo cáo đ tự ệ ế ộ ố ị ỳ ộ  

xu t v  tình hình công tác l u tr  và tài li u l u tr  theo quy t đ nh liên Bấ ề ư ữ ệ ư ữ ế ị ộ 

gi a C c l u tr  Nhà nữ ụ ư ữ ước v i T ng c c th ng kê s  149/TCTK ngày 23ớ ổ ụ ố ố  tháng 10 năm 1987 v  vi c ban hành bi u m u báo cáo th ng kê ñ nh k  hàngề ệ ể ẫ ố ị ỳ  năm v  công tác l u tr  và tài li u. ề ư ữ ệ

­ Ki m tra tài li u l u tr  v i các hình th c sau: Ki m tra thể ệ ư ữ ớ ứ ể ường xuyên theo đ nh k ; ki m tra đ t xu t; t  ki m tra và công c  ki m tra. ị ỳ ể ộ ấ ự ể ụ ể

* Ch nh lý tài li u l u trỉ ệ ư ữ 

Ch nh lý tài li u l u tr  là s  k t h p ch t ch  các khâu nghi p v  c aỉ ệ ư ữ ự ế ợ ặ ẽ ệ ụ ủ  công tác l u tr  nh  phân lo i, b  sung, xác đ nh giá tr  tài li u l u tr … Đư ữ ư ạ ổ ị ị ệ ư ữ ể 

t  ch c khoa h c các phông l u tr  nhổ ứ ọ ư ữ ằm b o đ m an toàn và s  d ng chúngả ả ử ụ  

hi u qu  nh t. ệ ả ấ

Bao g m các nghi p v  sau: ồ ệ ụ

­ Nghiên c u và biên so n tóm t t l ch s  c a c  quan, đ n v  hình thànhứ ạ ắ ị ử ủ ơ ơ ị  phông và l ch s  phông; ị ử

­ Ti n hành l p h  s  đ i v i nh ng h  s  ch a đ t yêu c u l u tr ;ế ậ ồ ơ ố ớ ữ ồ ơ ư ạ ầ ư ữ

­ Ch n và xây d ng phọ ự ương án phân lo i, h  th ng hoá h  s  tài li uạ ệ ố ồ ơ ệ  theo phương án đã ch n. ọ

* B o qu n tài li u l u tr  ả ả ệ ư ữ

B o qu n tài li u l u tr  là toàn b  nh ng công vi c đả ả ệ ư ữ ộ ữ ệ ược th c hi nự ệ  

nh m đ m b o gi  gìn tr ng thái v t lý c a nó. ằ ả ả ữ ạ ậ ủ

Công tác b o qu n l u tr  bao g m các n i dung nh : Phòng ng a,ả ả ư ữ ồ ộ ư ừ  phòng h ng, ph c ch  tài li u l u tr  và phòng gian b o m t. Công tác nàyỏ ụ ế ệ ư ữ ả ậ  

được quy đ nh c  th  t i Pháp l nh b o v  tài li u l u tr  Qu c gia. ị ụ ể ạ ệ ả ệ ệ ư ữ ố

Nguyên nhân gây h i đ n tài li u l u tr  có nhi u y u t  khách quan tạ ế ệ ư ữ ề ế ố ự nhiên nh : Nhi t đ , ánh sáng, b i m c, côn trùng, bão l t… Và còn do y uư ệ ộ ụ ố ụ ế  

t  14 ch  quan c a con ngố ủ ủ ười nh : Chi n tranh, do s  thi u trách nhi m c aư ế ự ế ệ ủ  các nhân viên l u tr  và ngư ữ ườ ử ụi s  d ng tài li u l u tr  ệ ư ữ

Bi n pháp b o qu n là: Ch ng  m b ng thông gió, ch ng m i m t cônệ ả ả ố ẩ ằ ố ố ọ  trùng… Ph i chú ý đ n cách b  trí nhà kho và trang b  phả ế ố ị ương ti n k  thu t.ệ ỹ ậ  

C n trang b  đ y đ  giá, t  đ ng tài li u, d ng c  đo nhi t đ … Kho l u trầ ị ầ ủ ủ ự ệ ụ ụ ệ ộ ư ữ 

ph i đ t   n i khô ráo, thoáng mát, s ch s  Khu v c đ  tài li u ph i cáchả ặ ở ơ ạ ẽ ự ể ệ ả  

bi t v i n i làm vi c c a c  quan, đ ng th i ph i có ch  đ  phòng cháy ch aệ ớ ơ ệ ủ ơ ồ ờ ả ế ộ ữ  cháy cho kho l u tr  ư ữ

* T  ch c khai thác s  d ng tài li u l u tr  ổ ứ ử ụ ệ ư ữ

Là toàn b  công tác nh m b o đ m cung c p cho c  quan Nhà nộ ằ ả ả ấ ơ ước và 

xã h i nh ng thông tin c n thi t ph c v c cho m c đích chính tr , kinh t ,ộ ữ ầ ế ụ ụ ụ ị ế  tuyên truy n, giáo d c, văn hoá, quân s  và ph c v  cho các quy n l i chínhề ụ ự ụ ụ ề ợ  

đáng c a công dân. ủ

M c đích s  d ng tài li u l u tr  là t  ch c khai thác s  d ng t t và cóụ ử ụ ệ ư ữ ổ ứ ử ụ ố  

hi u qu  tài li u l u tr  nh m th c hi n nh ng m c đích v  chính tr , kinh tệ ả ệ ư ữ ằ ự ệ ữ ụ ề ị ế 

­ B o qu n tài li u ả ả ệ

­ Ph c v  khai thác s  d ng tài li u ụ ụ ử ụ ệ

3. Ý nghĩa c a công tác văn th , l u trủ ư ư ữ

3.1. Ý nghĩa c a công tác văn th  ủ ư

Công tác văn th  ñ m b o vi c cung c p nh ng thông tin c n thi t, ph cư ả ả ệ ấ ữ ầ ế ụ  

v  nhi m v  qu n lý Nhà nụ ệ ụ ả ước c a m i c  quan ñ n v  nói chung. Thông tinủ ỗ ơ ơ ị  

ph c v  qu n lý đụ ụ ả ược cung c p t  nhi u ngu n khác nhau, trong đó ngu nấ ừ ề ồ ồ  thông tin ch  y u nh t, chính xác nh t là thông tin b ng văn b n. V  m t n iủ ế ấ ấ ằ ả ề ặ ộ  dung có th  x p công tác văn th  vào ho t đ ng đ m b o thông tin cho côngể ế ư ạ ộ ả ả  tác qu n lý mà văn b n chính là phả ả ương ti n ch a đ ng, truy n đ t, ph  bi nệ ứ ự ề ạ ổ ế  

nh ng thông tin mang tính pháp lý c a Nhà nữ ủ ước. 

Th c hi n t t công tác văn th  s  góp ph n gi i quy t công vi c c a cự ệ ố ư ẽ ầ ả ế ệ ủ ơ quan được nhanh chóng, chính xác, v a nâng cao năng su t v a đ m b o ch từ ấ ừ ả ả ấ  

lượng, đúng ch  đ , gi  gìn bí m t c a Đ ng và Nhà nế ộ ữ ậ ủ ả ước, h n ch  nh ng viạ ế ữ  

ph m trong vi c s  d ng các văn b n gi y t  đ  làm trái pháp lu t. ạ ệ ử ụ ả ấ ờ ể ậ

Công tác văn th  b o đ m gi  gìn đ y đ  thông tin v  m i ho t đ ngư ả ả ữ ầ ủ ề ọ ạ ộ  

c a c  quan. N i dung các văn b n ph n ánh ho t đ ng c a c  quan cũngủ ơ ộ ả ả ạ ộ ủ ơ  

nh  ho t đ ng c a các cá nhân gi  các trách nhi m khác nhau trong c  quan,ư ạ ộ ủ ữ ệ ơ  bên c nh đó nó s  là nh ng b ng ch ng quan tr ng khi có nh ng vi ph m x yạ ẽ ữ ằ ứ ọ ữ ạ ả  

ra trong quá trình ho t đ ng. ạ ộ

Công tác văn th  n  n p s  l u gi  ñư ề ế ẽ ư ữ ược toàn b  h  s  tài li u b ng vănộ ồ ơ ệ ằ  

b n t o đi u ki n t t nh t cho công tác l u tr  c a c  quan. Đây là ngu n bả ạ ề ệ ố ấ ư ữ ủ ơ ồ ổ sung ch  y u, thủ ế ường xuyên cho tài li u l u tr  qu c gia là các h  s  tài li uệ ư ữ ố ồ ơ ệ  

có giá tr  Trong các quá trình ho t đ ng c a mình các c  quan c n ph i tị ạ ộ ủ ơ ầ ả ổ 

ch c t t vi c l p h  s  và n p h  s  tài li u vào l u tr  qu c gia. N u ch tứ ố ệ ậ ồ ơ ộ ồ ơ ệ ư ữ ố ế ấ  

lượng h  s  không t t, văn b n gi  l i không đ y đ  thì ch t lồ ơ ố ả ữ ạ ầ ủ ấ ượng h  sồ ơ 

n p vào l u tr  c  quan th p, n u không s  gây khó khăn r t nhi u cho côngộ ư ữ ơ ấ ế ẽ ấ ề  tác l u tr  ư ữ

Công tác văn th  góp ph n làm gi m b t các gi y t  vô d ng, ti t ki mư ầ ả ớ ấ ờ ụ ế ệ  

được công s c và ti n c a cho c  quan. Đ ng th i công tác này gi  gìn đ yứ ề ủ ơ ồ ờ ữ ầ  

đ  nh ng h  s , tài li u c n thi t có giá tr  đ  ph c v  cho vi c tra c u, gi iủ ữ ồ ơ ệ ầ ế ị ể ụ ụ ệ ứ ả  quy t công vi c trế ệ ước m t và n p vào l u tr  đ  nghiên c u và s  d ng lâuắ ộ ư ữ ể ứ ử ụ  dài. 

3.2. Ý nghĩa c a tài li u l u tr  ủ ệ ư ữ

Tài li u l u tr  bao gi  cũng g n li n và ph n ánh m t cách trung th cệ ư ữ ờ ắ ề ả ộ ự  quá trình ho t đ ng c a m t con ngạ ộ ủ ộ ười, m t c  quan và các s  k ên l ch sộ ơ ự ị ị ử 

c a m t qu c gia trong su t ti n trình l ch s  Vì th  tài li u l u tr  là ngu nủ ộ ố ố ế ị ử ế ệ ư ữ ồ  chính xác nh t, chân th c nh t đ  nghiên c u. ấ ự ấ ể ứ

Tài li u l u tr  còn ph n ánh s  th t khách quan ho t đ ng sáng t o c aệ ư ữ ả ự ậ ạ ộ ạ ủ  

xã h i nên nó mang tính khoa h c cao. Nó không ch  là b ng ch ng c a sộ ọ ỉ ằ ứ ủ ự phát tri n khoa h c mà còn ph c v  cho các đ  tài khoa h c và  ng d ng k tể ọ ụ ụ ề ọ ứ ụ ế  

qu  nghiên c u trả ứ ước ñây vào công cu c nghiên c u hi n t i giúp cho vi cộ ứ ệ ạ ệ  

t ng k t đánh giá rút ra nh ng quy lu t v n đ ng c a t  nhiên và xã h i đổ ế ữ ậ ậ ộ ủ ự ộ ể 

d  báo chính xác thúc đ y ti n trình phát tri n c a xã h i. ự ẩ ế ể ủ ộ

Tài li u l u tr  còn có ý nghĩa th c ti n r t l n. Nó ph c v  đ c l c choệ ư ữ ự ễ ấ ớ ụ ụ ắ ự  

vi c th c hi n ch  chệ ự ệ ủ ương, chính sách, k  ho ch phát tri n kinh t , văn hóaế ạ ể ế  

xã h i… ng n h n và dài h n ph c v  thi t th c cho công tác nghiên c u vàộ ắ ạ ạ ụ ụ ế ự ứ  

gi i quy t các công vi c hàng ngày c a m i cán b , công ch c nói riêng c aả ế ệ ủ ỗ ộ ứ ủ  

4. M i quan h  gi a công tác văn th  và công tác l u tr  ố ệ ữ ư ư ữ

Khi so n th o văn b n, vi c tìm hi u các thông tin, các tài li u đã x  lýạ ả ả ệ ể ệ ử  

trước đó là r t quan tr ng đ  hình thành nên văn b n. Các tài li u đấ ọ ể ả ệ ượ ư  c l u

tr  t t s  là ngu n cung c p nh ng thông tin có giá tr  pháp lý, chính xác vàữ ố ẽ ồ ấ ữ ị  

k p th i nh t cho ngị ờ ấ ười so n th o văn b n. Trên th c t , c  quan qu n lý nhàạ ả ả ự ế ơ ả  

nước không th  rút ng n th i gian ban hành các quy t đ nh, gi i quy t k pể ắ ờ ế ị ả ế ị  

th i, đúng đ n các yêu c u c a công dân n u không có đ y đ , k p th i thôngờ ắ ầ ủ ế ầ ủ ị ờ  tin t  tài li u l u tr  Công vi c c a m t c  quan đừ ệ ư ữ ệ ủ ộ ơ ược ti n hành nhanh hayế  

ch m, thi t th c hay quan liêu là do công văn, gi y t  có làm t t hay không,ậ ế ự ấ ờ ố  

do vi c gi  gìn h  s , tài li u có đệ ữ ồ ơ ệ ược c n th n hay không. Nh  v y, th cẩ ậ ư ậ ự  

hi n t t công tác l u tr  s  góp ph n thúc đ y th c hi n t t công tác văn th ệ ố ư ữ ẽ ầ ẩ ự ệ ố ư  

Ngượ ạc l i, th c hi n t t công tác văn th  cũng s  góp ph n th c hi nự ệ ố ư ẽ ầ ự ệ  

t t công tác l u tr  C  th  là vi c qu n lý văn b n và l p h  s  hi n hành cóố ư ữ ụ ể ệ ả ả ậ ồ ơ ệ  

nh h ng quan tr ng đ n vi c th c hi n t t công tác l u tr  Có th  xem

công tác l p h  s  nh  là c u n i gi a công tác văn th  v i công tác l u tr ậ ồ ơ ư ầ ố ữ ư ớ ư ữ  

N u h  s  đế ồ ơ ượ ậc l p khoa h c s  ti t ki m th i gian, công s c và t o đi uọ ẽ ế ệ ờ ứ ạ ề  

ki n thu n l i đ  công tác l u tr  phát tri n, t  đó t ng bệ ậ ợ ể ư ữ ể ừ ừ ước phát huy giá trị 

c a tài li u l u tr  Theo giáo s  Sue McKemmish ­ L u tr  Qu c gia Úc:ủ ệ ư ữ ư ư ữ ố  

“l p h  s  t t ngay t  khâu văn th  s  ph c v  t t h n cho c  m c đích hi nậ ồ ơ ố ừ ư ẽ ụ ụ ố ơ ả ụ ệ  hành cũng nh  m c ñích trong tư ụ ương lai”. 

Công tác văn th  có nhi m v  qu n lý, t  ch c tài li u văn th  hìnhư ệ ụ ả ổ ứ ệ ư  

thành trong ho t đ ng hàng ngày c a c  quan, m t ngu n cung c p ch  y uạ ộ ủ ơ ộ ồ ấ ủ ế  

thường xuyên cho kho l u tr  Vì v y nó là ti n đ  cho công tác l u tr  ư ữ ậ ề ề ư ữ

Công tác văn th  và l u tr  là hai công tác có n i dung, hình th c,ư ư ữ ộ ứ  

phương pháp k  thu t khác nhau nh ng có m i liên h  m t thi t v i nhau.ỹ ậ ư ố ệ ậ ế ớ  

Ph n l n nh ng tài li u văn th  có giá tr  sau khi gi i quy t xong   b  ph nầ ớ ữ ệ ư ị ả ế ở ộ ậ  văn th  đ u đư ề ượ ậc l p h  s , ch n l c và n p vào l u tr  Cho nên làm t tồ ơ ọ ọ ộ ư ữ ố  công tác văn th  s  t o đi u ki n thu n l i cho công tác l u tr  sau này.ư ẽ ạ ề ệ ậ ợ ư ữ

II –THỰC TR NG C A  Ạ Ủ CÔNG TÁC VĂN TH , L U TR  T I CÁCƯ Ữ Ữ Ạ  

TRƯỜNG H CỌ

Trong nh ng năm trữ ước đây, công tác văn th  l u tr  ch a đư ư ữ ư ược các 

trường h c quan tâm, ph n l n ch a b  trí nhân viên làm công tác này mà chọ ầ ớ ư ố ỉ phân công kiêm nhi m. Trong nh ng năm g n đây do c i cách th  t c hànhệ ữ ầ ả ủ ụ  chính Nhà nước, công tác văn th  l u tr  trong trư ư ữ ường h c cũng đọ ược Ban lãnh đ o Phòng Giáo d c và Đào t o, Ban giám hi u nhà trạ ụ ạ ệ ường quan tâm chỉ 

đ o sâu sát và tri n khai th c hi n đúng theo các văn b n hạ ể ự ệ ả ướng d n: Thôngẫ  

t  Liên t ch s  55/2005/TTLT­BNV­VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 c a Bư ị ố ủ ộ 

N i V  và Văn phòng Chính ph  hộ ụ ủ ướng d n v  th  th c và k  thu t trìnhẫ ề ể ứ ỹ ậ  bày văn b n; Ngh  đ nh s  110/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c aả ị ị ố ủ  Chính ph  v  công tác văn th , Công văn s  425/VTLTNN­NVTW ngày 18ủ ề ư ố  tháng 7 năm 2005 c a c c Văn th  và L u tr  nhà nủ ụ ư ư ữ ước v  vi c hề ệ ướng d nẫ  

qu n lý văn b n đi, văn b n đ n. Qua th i gian làm công tác văn th  ả ả ả ế ờ ư ở 

Trường Ti u h c Khể ọ ương Đình tôi đã g p nh ng thu n l i và khó khăn nhặ ữ ậ ợ ư sau:

­ Thu n l i:ậ ợ

Công tác văn th  l u tr  có đ y đ  h  th ng văn b n mang tính pháp lý.ư ư ữ ầ ủ ệ ố ả  Các   văn   b n   đ n   đ u   đả ế ề ược   chuy n   tr c   ti p   vào   h p   th   đi n   t   c aể ự ế ộ ư ệ ử ủ  

Trường. Đượ ực s  quan tâm ch  đ o tr c ti p c a Phòng Giáo d c và Đào t oỉ ạ ự ế ủ ụ ạ  

qu n Thanh Xuân ậ và Ban giám hi u nhà trệ ường

Đ ng, Chính quy n, ban ngành, đoàn th  và nhân dân r t quan tâm đ nả ề ể ấ ế  giáo d c, có tinh th n đoàn k t và h p tác v i nhà trụ ầ ế ợ ớ ường. Đ i ngũ giáo viên,ộ  nhân viên năng đ ng, nhi t tình, có năng l c chuyên môn t t, có ý th c vộ ệ ự ố ứ ươ  nlên hoàn thành nhi m v  c a mình v i tinh th n trách nhi m cao.ệ ụ ủ ớ ầ ệ

C  s  v t ch t đáp  ng khá đ y đ  và k p th i cho công tác qu n lý, d yơ ở ậ ấ ứ ầ ủ ị ờ ả ạ  

h c và các ho t đ ng khác.ọ ạ ộ

­ Khó khăn:

ti p c n làm quen v i công vi c nên cũng g p m t ít khó khăn trong công tácế ậ ớ ệ ặ ộ  

và trong x  lý v n đ ử ấ ề

T  l u tr  h  s  ph c v  cho công tác văn phòng c a trủ ư ữ ồ ơ ụ ụ ủ ường còn thi u.ế

M c dù v y tôi đã c  g ng kh c ph c, h c h i, rút kinh nghi m đ  vặ ậ ố ắ ắ ụ ọ ỏ ệ ể ượ  tqua hoàn thành nhi m v  đệ ụ ược giao

Tuy nhiên v n còn nh ng v n đ  nan gi i và gây b c xúc cho ngẫ ữ ấ ề ả ứ ười làm công tác văn th  l u tr  là so n th o m t văn b n đúng yêu c u, đ y đ  n iư ư ữ ạ ả ộ ả ầ ầ ủ ộ  dung, chính xác đ  trình ký; S  lể ố ượng văn b n đ n r t nhi u đ  tìm m t vănả ế ấ ề ể ộ  

b n đã l u m t cách nhanh chóng nh t là m t v n đ  không d  dàng. Chínhả ư ộ ấ ộ ấ ề ễ  

nh ng v n đ  b c xúc trên thúc đ y tôi tìm gi i pháp th c hi n m t cáchữ ấ ề ứ ẩ ả ự ệ ộ  nhanh chóng, hi u qu  đ  hoàn thành t t  nhi m v  đệ ả ể ố ệ ụ ược giao

1. Các bi n pháp ti n hành đ  gi i quy t v n đệ ế ể ả ế ấ ề

* Bi n pháp 1: Các bi n pháp so n th o m t văn b n đúng yêu c u, ệ ệ ạ ả ộ ả ầ

đ y đ  n i dung, chính xác cao đ  trình ký:ầ ủ ộ ể

Người làm công tác văn th  l u tr  mu n hoàn thành t t nhi m v  đư ư ữ ố ố ệ ụ ượ  cgiao nói chung, so n th o m t văn b n đúng yêu c u, đ y đ  n i dung, chínhạ ả ộ ả ầ ầ ủ ộ  xác đ  trình ký nói riêng c n ph i th c hi n t t m t s  n i dung sau:ể ầ ả ự ệ ố ộ ố ộ

­ Thường xuyên h c t p nâng cao trình đ  chuyên môn nghi p v , đ cọ ậ ộ ệ ụ ặ  

bi t là c p nh t thông tin, ki n th c qua m ng Internet. Tìm ki m đ y đ , k pệ ậ ậ ế ứ ạ ế ầ ủ ị  

th i các văn b n m i nh t ph c v  chuyên môn nghi p v  lĩnh v c mìnhờ ả ớ ấ ụ ụ ệ ụ ự  công tác. Hi n nay công tác văn th  l u tr  th c hi n theo: Ngh  đ nh sệ ư ư ữ ự ệ ị ị ố 09/2010/NĐ­CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 c a Chính ph  v  vi c s a đ i,ủ ủ ề ệ ử ổ  

b  sung m t s  đi u c a Ngh  đ nh s  110/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 nămổ ộ ố ề ủ ị ị ố  

2004 c a Chính ph  v  công tác văn th ; Thông t  s  01/2011/TT­BNV ngàyủ ủ ề ư ư ố  

19 tháng 01 năm 2011 c a B  N i V  v  vi c Hủ ộ ộ ụ ề ệ ướng d n th  th c và kẫ ể ứ ỹ thu t trình  bày văn b n hành chính.ậ ả

­ Tìm hi u, n m rõ đ y đ  thông tin v  m i ho t đ ng c a nhà trể ắ ầ ủ ề ọ ạ ộ ủ ường, 

nh t là lĩnh v c mà mình ph  trách đ  thu n l i trong so n th o văn b n.ấ ự ụ ể ậ ợ ạ ả ả