Thông qua các vấn đề trên và thời gian thực tập tại Công Ty Vật Liệu và Thiết Bị Viễn Thông 43, em đã đi sâu vào nghiên cứu về đề tài “hạch toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán”
Trang 1KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT LIỆU
VÀ THIẾT BỊ VIÊN THÔN 43
3.1/ LÝ DO NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI.
Ngày nay, sản xuất la một khâu không thể thiếu trong quá trình “sản xuất – trao đổi – phân phối – tiêu dùng”, hay nói ngắn gọn hơn, sản xuất là quá trình trao đổi để tạo ra sản phẩm mang lại lợi nhuận cho Công Ty Trong cơ chế mới, với sự hoạt dộng của nhiều thành phần kinh tế mang tính tự chủ , độc lập trong các Công
Ty ngày càng cao hơn Mỗi Công Ty phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải chịu trách nhiệm trước kết quả kinh doanh của mình, bảo tồn vốn kinh doanh
và quan trọng kinh doanh phải lãi Muốn như vậy các Công Ty phải nhận thức được
vị trí của vốn bằng tiền, vì nó là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho Công Ty hình thành và phát triển.
Vốn bằng tiền và các khoản thanh toán là một trong các yếu tố cơ bản quan trọng nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó là loại tài sản lưu động thông dụng nhất, phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động kinh doanh của Công Ty nói chung và Công Ty Vật Liệu và Thiết Bị Viễn Thông 43 nói riêng.
Quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất phức tạp, việc quản lý và sử dụng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh trong Công Ty Thực tế trong thời gian qua cho thấy các Công Ty nhà nước nói chung và Công Ty Vật Liệu và Thiết Bị Viễn
Thông 43 nói riêng, việc quản lý vốn đầu tư và sử dụng vốn bằng tiền còn lỏng lẻo, chưa khai thác hết tiềm năng và hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, khiến cho nhà lãnh đạo gặp nhiều khó khăn trong việc đưa ra các quyết định về việc sử dụng vốn trong tương lai.
Thông qua các vấn đề trên và thời gian thực tập tại Công Ty Vật Liệu và Thiết
Bị Viễn Thông 43, em đã đi sâu vào nghiên cứu về đề tài “hạch toán vốn bằng tiền
và các khoản thanh toán” tại Công Ty đồng thời chọn lam chuyên đề tốt nghiệp
cho bài báo cáo.
Trang 23.2/ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT LIỆU VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG 43
3.2.1/ Một số vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại các Công Ty
a/ Nội dung của vốn bằng tiền.
*Khái niệm.
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động của các Công Ty, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của các Công Ty bao gồm:
- Tiền mặt tồn quỹ (ngoại tệ, vàng bạc, đá quý…)
- Tiền gửi ngân hàng (ngoại tệ, vàng bạc, đá quý…)
- Tiền đang chuyển (ngoại tệ, vàng bạc, đá quý…)
* Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của Công Ty hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản
nợ Vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao vì vậy đòi hỏi Công Ty phải quản lý hết sức chặt chẽ thông qua các nguyên tăc sau:
- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán
sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ).
- Nguyên tắc cập nhật: kế toán phải phản ánh chính xác, kịp thời số tiền hiện
có và tình thình thu chi các loại tiền, mở sổ chi tiết theo dõi các loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo VNĐ quy đổi), từng loại vàng bạc, đá quý (theo số lượng, trọng lượng, quy cách, độ tuổi, kích cỡ, giá trị ).
- Nguyên tắc quy đổi tỷ giá hối đoái: mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, ngoài việc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ còn phải quy đổi ra VNĐ để ghi sổ.
b/ Nội dung các khoản thanh toán.
Trang 3Các khoản thanh toán trong Công Ty bao gồm các khoản phải thu và các
khoản nợ phải trả
+ Các khoản nợ phải thu bao gồm: phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn
+ Các khoản nợ phải trả bao gồm: vay ngắn hạn, dài hạn, nợ dài hạn, phải trả
về trái phiếu phát hành, phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, phải trả người lao động, phải trả nội bộ, phải trả phải nộp khác, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn
Trong quá trình sản xuất kinh doanh thì Công Ty không chỉ sử dụng nguồn vốn tự có mà còn phải huy động cả các nguồn vốn vay để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công Ty được diễn ra thường xuyên, liên tục Do vậy sẽ phát sinh rất nhiều quan hệ thanh toán và những quan hệ đó sẽ được theo dõi bởi những tài khoản cụ thể.
Có thể kể đến một số quan hệ thanh toán chủ yếu, phát sinh thường xuyên sau:
- Thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp
- Thanh toán giữa công ty với khách hàng
- Quan hệ giữa đối tác kinh doanh
- Thanh toán nội bộ
- Các loại thanh toán khác
* Kế toán các khoản phải thu, phải trả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Đối với nợ phải thu:
- Nợ phải thu cần được theo dõi chặt chẽ, chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán Thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ nần dây dưa, khê đọng.
- Những khách hàng có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có số
dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán Công Ty cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ.
- Các khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa
nợ phải thu và nợ phải trả hoặc xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ chứng từ hợp
Trang 4pháp, hợp lệ có liên quan như biêm bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xoá nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu.
- Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản
nợ tồn đọng lâu ngày chưa hoặc khó có khả năng thu hồi để làm căn cứ lập dự phòng về khoản thu.
+ Đối với nợ phải trả:
- Mọi khoản nợ phải trả của Công Ty phải được theo dõi chi tiết số nợ phải trả, số nợ đã trả cho từng chủ nợ.
- Các khoản nợ phải trả của Công Ty phải được phân loại thnàh nợ ngắng hạn
và dài hạn căn cứ vào thời hạn thanh toán của từng khoản nợ phải trả Nợ phải trả bằng vàng bạc được hạch toán chi tiết cho từng chư nợ theo số lượng, chất lượng, giá trị theo quy định.
- Những chủ nợ Công Ty có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có
số dư nợ phải trả lớn thì bộ phận kế toán phải kiểm tra đối chiếu về tình hình công
nợ với từng đối tượng và định kỳ phải có xác nhận nợ bằng văn bản với các chủ nợ c/ Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
* Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền:
Để phản ánh và giám đốc chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép kịp thời thu, chi tiền mặt trên các chứng từ tiền mặt, sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt.
- Ghi chép và đối chiếu số gửi vào và rút ra TGNH trên chứng từ báo Nợ, báo
Có, sổ TGNH.
- Giám đốc việc thực hiện nguyên tắc quản lý thu, chi tiền mặt và việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Phản ánh kịp thời các khoản tiền đang chuyển để tránh thất thoát.
- Thực hiện kịp thời công tác lập báo cáo lưu chuyển tiền theo yêu cầu quản lý.
* Nhiệm vụ kế toán các khoản thanh toán.
Để theo dõi chi tiết và kịp thời, chính xác các khoản thanh toán kế toán cần tuân theo một số nguyên tắc sau:
Trang 5- Ghi chép, phản ánh kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả với người bán, người mua theo từng con nợ, chủ nợ và khoản nợ.
- Ghi chép, phản ánh kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả đối với các khoản vay và cho vay.
- Ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình thanh toán các khoản tài chính với ngân sách Nhà nước.
- Ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán nội bộ Công Ty, thanh toán với người lao động, với các đơn vị, tổ chức cấp trên, cấp dưới trong nội bộ.
3.2.2/ Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại các Công Ty a/ Chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu thu ( Mẫu số 01 – TT/BB)
- Phiếu chi ( Mẫu số 02 – TT/BB)
- Biên lai thu tiền( Mẫu số 06 – TT/HD)
- Bảng kiểm kê quỹ( Mẫu số 07 – TT/HD)
- Giấy báo nợ
- Giấy báo Có
- Uỷ nhiệm thu
- Uỷ nhiệm chi
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng ( Mẫu số 03 – TT)
- Bảng sao kê của ngân hàng
- Giấy thanh toán tạm ứng ( Mẫu số 04 – TT)
- Hóa đơn bán hàng ( Mẫu số 02 – GTGT – 3LL)
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số 01 – GTGT – 3LL)
- Bảng kê chi tiền ( Mẫu số 09 – TT)
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ liên quan khác
b/ Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ quỹ tiền mặt ( Mẫu số S07 – DN)
Trang 6- Sổ tiền gửi ngân hàng ( Mẫu số S08 – DN)
c/ Nột dung, kết cấu, tài khoản kế toán sử dụng.
- Các khoản tiền mặt nhập quỹ
- Số tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê
- Số tiền mặt giảm khi xuất quỹ
- Số tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê
SD: Số tiền mặt tồn quỹ cuối kỳ
* TK 112: Tiền gửi ngân hàng:
Tác dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của các khoản tiền gửi tại ngân hàng.
Trang 7Nội dung- kết cấu:
Nợ TK 112 Có
- Các khoản tiền gửi vào ngân hàng
- Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng
SD: Số tiền hiện còn gửi tại ngân hàng
*TK 131: Phải thu của khách hàng
Tác dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu với khách hàng.
Nội dung – Kết cấu
Nợ TK 131 Có+Số tiền phải thu của khách hàng
+Số tiền thừa cho khách hàng trả lại
+Số tiền do khách hàng trả nợ
+Số tiền nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
+Số tiền giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng
SD: Số tiền còn phải thu của khách hàng
SD: Số tiền đã thu > Số phải thu hoặc số tiền ứng trước của khách hàng
* TK 331: Phải trả người bán
Tác dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các
khoản nợ phải trả của công ty cho người bán, nhà cung cấp theo hợp đồng kinh tế
đã kí kết.
Nội dung kết cấu:
Nợ TK 331 Có
+ Số tiền đã trả cho người bán kể cả số tiền ứng trước
+ Khoản giảm gía hàng bán, CKTM, CKTT, giá trị vật tư trả lại người bán
Trang 8+ Số còn phải trả cho người bán
+ Điều chỉnh chênh lệch giữa giá tạm tính< giá thực tế( Trong trường hợp hoá đơn về trước hàng về sau)
SD: Phản ánh số đã trả > Số phải trả
SD: Số còn phải trả người bán
d/ Phương pháp kế toán.
Tiền mặt tại quỹ – TK111
SƠ ĐỒ 13: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
Trang 9(8) (9) (10) (11) (12) (7) (2)
TK 3381
(5)
Giải thích sơ đồ:
(1) Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ, thu nhập khác.
(2) Rút TGNH về nhập quỹ, vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt.
(3) Thu hồi các khoản nợ phải thu.
(4) Nhận vốn do được giao, nhận vốn góp.
(5) Thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý.
(6) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.
(7) Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ.
(8) Đi ký quỹ, ký cược.
(9) Chi các khoản chi phí sản xuất kinh doanh.
(10) Thanh toán các khoản nợ phải trả.
(11) Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác.
(12) Thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định nguyên nhân.
Trang 10TIỀN GỬI NGÂN HÀNG – TK 112
SƠ ĐỒ 14: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Trang 11(9) (10) (11) (12) (7) (2)
TK 3381
(5)
Giải thích sơ đồ:
(1) Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ, thu nhập khác.
(2) Gửi tiền mặt vào ngân hàng, vay dài hạn, ngắn hạn bằng TGNH
(3) Thu hồi các khoản nợ phải thu.
(4) Nhận vốn do được giao, nhận vốn góp.
(5) Số liệu trên báo cáo thừa so với bảng sao kê của ngân hàng.
(6) Gửi tiền vào ngân hàng
(7) Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ.
(8) Đi ký quỹ, ký cược.
(9) Chi các khoản chi phí sản xuất kinh doanh.
(10) Thanh toán các khoản nợ phải trả.
(11) Chi tiền gửi ngân hàngsử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác.
(12) Số liệu trên báo cáo thiếu so với bảng sao kê của ngân hàng
Trang 12KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG – TK 131
SƠ ĐỒ 15: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KHOẢN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
Trang 13Giải thích sơ đồ.
(1) Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ nhưng chưa thu tiền.
(2) Tiền ứng trước của khách hàng.
(3) Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và CKTM trả cho người mua.
(4) Hoa hồng phải trả cho đại lý
(5) Khách hàng thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng).
(6) Xoá sổ khoản nợ phải thu khó đòi.
(7) Đánh giá lại số dư Nợ TK 131 có gốc là ngoại tệ.
(7a) Chênh lệch tăng.
(7b) Chênh lệch giảm.
Trang 14- KHOẢN PHẢI PHẢI TẢ NGƯỜI BÁN – TK 331
SƠ ĐỒ 16: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN.
(4) (5) (6) (2)
TK 133
Trang 15Giải thích sơ đồ.
(1) Ứng trước tiền hoặc thanh toán cho người bán.
(2) Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào đã nhập kho, phải trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất.
(3) CK thanh toán doanh nghiệp được hưởng.
(4) Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi.
(5) Nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không có hàng.
(6) Mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, chưa trả tiền.
d/ Sổ sách kế toán sử dụng và các hình thức – quy trình ghi sổ kế toán.
* Sổ sách kế toán sử dụng.
Tùy theo đặc điểm quản lý của từng Công Ty mà Công Ty lựa chọn các mẫu sổ
để ghi cho phù hợp.
Một số loại sổ chủ yếu như sau:
- Chứng từ ghi sổ ( Mẫu số S02a – DN)
- Nhật ký chứng từ từ số 1 đến số 10 ( Mẫu số S04a – DN)
- Bảng kê từ số 1 dến cố 11 ( Mẫu số S04b – DN)
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt ( Mẫu số S07a – DN)
- Sổ tiền gửi ngân hàng ( Mẫu số S08 – DN)
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, coong cụ dụng cụ, sản phẩm ( Mẫu số S11 – DN).
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán ( Mẫu số S31 – DN)
- Sổ sái ( Mẫu số S05 – DN)
- Bảng cân đối số phát sinh ( Mẫu số S06 – DN)
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số loại sổ sách khác.
Trang 16* Các hình thức – quy trình ghi sổ kế toán tại các Công Ty.
Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính quyết định 15/2006 ngày 20/3/2006 thì các Công Ty tổ chức ghi sổ kế toán được áp dụng 1 trong 4 hình thức sau:
Trang 17Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Giải thích quy trình ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi… ) đã được kiểm tra kế toán vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để vào sổ cái các tài khoản liên quan cho phù hợp, đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc
kế toán vào sổ chi tiết các tài khoản Nếu Công Ty có mở sổ nhật ký đăc biệt thì các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu – chi – mua – bán được ưu tiên ghi sổ nhật ký đặt biệt và không ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ này.
Cuối tháng, đối với Công Ty có mở sổ nhật ký đặc biệt thi cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên các tài khoản ở sổ nhật ký đặ biệt để vào sổ cái Song song với việc đó kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản để vào bảng tổng hợp chi tiết
Cộng tổng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu, kiểm tra tính chính các với số liệu tổng cộng trên sổ cái Số liệu tổng cộng của các tài khoản trên sổ cái làm căn cứ để vào bảng cân đối số phát sinh.
Kế toán căn cứ vào sổ cái các tài khoản, bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản để lập báo cáo tài chính.
Sổ chi tiết các TK 111,112,131,331
Sổ cái TK 111,112,131,331Bảng tổng hợp chi tiết
Trang 18Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Giải thích quy trình ghi sổ.
+ Hàng ngày từ chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có….) kế toán vào sổ quỹ, bảng kê, vào nhật ký chứng từ, sổ chi tiết các tài khoản.
Nếu các nghiệp vụ căn cứ trực tiếp Từ bảng kê thì cuối tháng kế tóan cộng tổng số liệu vào nhật ký chứng từ.
+ Cuối tháng từ nhật kí chứng từ kế toán vào sổ cái các TK, và từ sổ chi tiết các TK vào bảng tổng hợp chi tiết Kế toán đối chiếu kiểm tra giữa sổ cái TK và bảng tổng hợp chi tiết để kiểm tra tính chính xác.
Sau đó từ bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái các TK làm căn cứ vào báo cáo tài chính.
Trang 19- Sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ kế toán chi tiết các TK 111, 112, 131, 331…
Trang 20+ Hàng ngày từ các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi… ) kế toán vào sổ quỹ, bảng tổng hợp chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết các TK
Từ bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán vào nhật kí sổ cái
+ Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết các TK Đồng thời cộng tổng số liệu các tài khoản trên sổ quỹ, sổ cái các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu kiểm tra độ chính xác.
Số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết là căn cứ để kế toán lập báo cáo tài chính.
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
SƠ ĐỒ 20: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ.Chứng từ gốc:
Phiếu thu - chi
Trang 21Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
Giải thích quy trình ghi sổ.
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc các bảng tổng hợp chứng từ gốc đã được kiểm tra, làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sau đó được dùng để ghi vào sổ cái.
+ Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết các tài khoản có liên quan.
+ Cuối tháng, kế toán tính tổng số phát sinh trên sổ kế toán chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết, tổng số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với tổng số liệu trên sổ cái.
Số liệu trên sổ cái là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh.
Kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
và bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng thì số liệu trên sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh là căn cứ lập báo cáo tài chính.
3.3/ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT LIỆU VÀ THIẾT BỊ VIỄN THÔNG 43.
3.3.1/ Tổ chức quản lý vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công Ty Vật Liệu
và Thiết Bị Viễn Thông 43.
* Nội dung Vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong Công Ty, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền trong Công Ty bao gồm Tiền Mặt tồn quỹ và Tiền gửi ngân hàng Đây là hai hình thức sử dụng tiền chủ yếu mà Công Ty đang sử dụng, Công Ty không sử dụng vàng bạc, đá quý, ngoại tệ.
Trang 22Hai ngân hàng chủ yếu để Công Ty gửi và rút tiền khi cần thiết là:
+ Ngân hàng thương mại cổ phần quân đội + Ngân hàng đầu tư và phát triển Sơn Tây Trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền là kết quả của việc mua bán, thu hồi các khoản nợ hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa, đáp ứng nhu cầu về các khoản thanh toán……… Trong Công Ty, vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao Vì vậy, công tác quản lý của vốn bằng tiền trong Công Ty được quản lý hết sức chặt chẽ và chi tiết thông qua các nguyên tắc sau:
+ Đơn vị tiền tệ thống nhất để ghi sổ kê toán là đồng Việt Nam (VNĐ)
+ Tiền mặt thuộc một bộ phận của tài sản lưu động nên nó rất dễ bị hao hụt, mất mát, dễ cháy, do đó luôn được bảo quản trong két sắt do thủ quỹ chịu trách nhiệm cất giữ.
+ Mọi khoản thu – chi hàng ngày đều phải có phiếu thu, phiếu chi và xác nhận của kế toán trưởng.
+ Công Ty hạch toán chi tiết tiền gửi tại hai ngân hàng và khi thực hiện thanh toán qua ngân hàng tuyệt đối tuân thủ những quy định và hướng dẫn của ngân hàng, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số tiền gửi tại ngân hàng và sổ sách tại Công Ty.
+ Khi phát sinh các nghiệp vụ giao dịch trên tài khoản của ngân hàng và
khách hàng thi phải có giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng Khi nhận được các chứng từ này kế toán căn cứ vào đó để hạch toán và kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo.
* Nội dung các khoản thanh toán
Các khoản thanh toán trong Công Ty bao gồm các khoản phải thu và các
khoản phải trả.
+ Khoản phải thu:
Các khoản phải thu trong Công Ty bao gồm: Các khoản phải thu của khách hàng về bán sản phẩm, hàng hóa, thu tiền hoàn ứng, thu tiền từ cấp trên chuyển xuống……
+ Các khoản phải trả:
Trang 23Các khoản phải trả là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà Công Ty phải thanh toán cho các đối tượng, các đơn vị
Các khoản phải trả bao gồm: Phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, chi trả lương, BHXH và các chế độ của người lao động, chi trả tạm ứng, công tác phí… Các khoản thanh toán trong Công Ty cũng là một dạng tài sản lưu động và có
vị trí quan trọng trong khả năng thanh toán của Công Ty Vì vậy, việc hạch toán các khoản thanh toán cũng được Công Ty quản lý chặt chẽ và chi tiết theo các nguyên tắc sau:
+ Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải thu, phải trả, từng khoản nợ và từng lần thanh toán nợ của các đối tượng.
+ Định kỳ, tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ đối với từng đối tượng.
Thông thường các nghiệp vụ thanh toán có thể đánh giá được tình hình tài chính của công ty và có rất nhiều mối thanh toán khác nhau và được phân chia thành các nhóm:
- Thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp
- Thanh toán giữa công ty với khách hàng
- Quan hệ giữa đối tác kinh doanh
- Thanh toán nội bộ
- Các loại thanh toán khác
3.3.2/ Kế toán tổng hợp tại Công Ty Vật Liệu và Thiết Bị Viễn Thông 43.
Thực tế: Trong tháng 4 năm 2010 phát sinh các nghiệp vụ bằng tiền và các khoản thanh toán, Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu – chi có chữ ký của
Giám Đốc và kế toán trưởng Căn cứ vào lệnh thu – chi, kế toán ghi sổ các nghiệp vụ
phát sinh.
+ Ngày 02 tháng 04: Công Ty thiết bị điện dân dụng Huy Hoàng thanh toán tiền hàng cho Công Ty với số tiền là 94.000.000đ Đồng thời Công Ty cũng chi trả tiền tháng trước mua nguyên vật liệu cho Công Ty vật liệu Kim Thành với số tiền mặt là 230.000.000đ
Trang 24+ Ngày 03 tháng 4: Công Ty nhận giấy báo Có của Ngân hàng đầu tư và phát triển Sơn Tây về việc trả tiền mua vật liệu cho Công Ty vật liệu Huy Hoàng với số tiền là 320.000.000đ Trong cùng ngày, Công Ty nhận giấy báo Nợ của ngân hàng thương mại cổ phần quân đội về việc Công Ty Kim Thành thanh toán tiền mua hàng tháng trước với số tiền là 194.000.000đ.
Quy trình ghi sổ các nghiệp vụ trên như sau:
+ Căn cứ vào lệnh thu – chi đã được giám đốc ký duyệt, kế toán lập phiếu thu (Biểu 1), phiếu chi (biểu 2).
+ Căn cứ Giấy báo Nợ (biểu 3), giấy báo Có (biểu 4) của ngân hàng gửi về và phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập là các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Căn cứ vào phiếu thu (Biểu 1) vào sổ quỹ tiền mặt (biểu 5)
- Sau khi vào sổ quỹ tiền mặt (biểu 5) thì vào sổ chi tiết quỹ tiền mặt (biểu 6).
- Từ phiếu thu ta vào sổ chi tiết tài khoản 131 – Cty Huy Hoàng (biểu 7)
- Từ phiếu thu ta vào bảng kê số 1 (biểu 11), bảng kê số 11 (biểu 13)
- Đồng thời với việc ghi phiếu thu, ta căn cứ vào phiếu chi ( biểu 2) đã được
kế toán lập vào nhật ký chứng từ số 1 (biểu 14), vào nhật ký chứng từ số 5 ( biểu 16) Cũng từ phiếu chi (biểu 2), tao vào sổ chi tiết tài khoản 331 (biểu 8), vào nhật
ký chứng từ số 1 (biểu 14), vào nhật ký chứng từ số 5 (biểu 16).
- Căn cứ vào Giấy báo Nợ (biểu 3), vào sổ tiền gửi ngân hàng thương mại cổ phần quân đội (biểu 9), đồng thời vào sổ chi tiết TK 131 (biểu 7), vào bảng kê số 2 (biểu 12), Nhật ký chứng từ số 2 (biểu 15), nhật ký chứng từ số 5 (biểu 16).
- Căn cứ vào Giấy báo Có (biểu 4) vào sổ tiền gửi ngân hàng đầu tư và phát triển Sơn Tây (biểu 10), đồng thời vào luôn sổ chi tiết TK 331 (biểu 8).
Cuối tháng cộng sổ kế toán, tổng hợp số liệu từ bảng kê số 11 (biểu 13) để ghi nhật ký chứng từ số 8 (biểu 17).
Từ các sổ nhật ký chứng từ tổng hợp số liệu ta vào sổ cái TK 111 (biểu 18), sổ cái TK 112 (biểu 19), sổ cái TK 131 (biểu 20), sổ cái TK 331 (biểu 21).
Trang 25BIỂU 1: PHIẾU THU
Đơn vị: Công ty vật liệu và thiết Mẫu số: 01 – TT
bị viễn thông 43 (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: Thụy An – Ba Vì – Hà Nội ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 02 tháng 04 năm 2010
Số: 01 Nợ: 111 Có:131
Họ tên người nộp tiền: Cty thiết bị điện dân dụng Huy Hoàng
Địa chỉ: 36 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua cầu giao, công tắc, dây diện.
Số tiền: 94.0000.000đ (viết bằng chữ) chín mươi bốn triệu đồng chẵn
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 02 tháng 04 năm 2010
Trang 26Giám đốc Kế tóan trưởng người nộp tiền người lập phiếu thủ quỹ
(ký, (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) đóng dấu,
họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ) chín mươi bốn triệu đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)………
+ Số tiền quy đổi……….
BIỂU 2: PHIẾU CHI
Đơn vị: Công ty vật liệu và thiết Mẫu số: 02 – TT
bị viễn thông 43 (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: Thụy An – Ba Vỡ – Hà Nội ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 02 tháng 04 năm 2010
Số: 05 Nợ: 331 Có:111
Họ tên người nhận tiền: Công Ty Kim Thành
Địa chỉ: 23 – phố Huế - Hà Nội
Lý do chi: Chi trả tiền mua Nguyên vật liệu tháng trước.
Số tiền: 230.000.000đ (viết bằng chữ ) Hai trăm ba mươi triệu đồng chẵn
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Trang 27Ngày 02 tháng 04 năm 2010
Giám đốc Kế tóan trưởng người nộp tiền người lập phiếu thủ quỹ
(ký, (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) đóng dấu,
họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Hai trăm ba mươi triệu đồng chẵn
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đỏ quý)………
+ Số tiền quy đổi………
BIỂU 3: GIẤY BÁO NỢ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI
GIẤY BÁO NỢ SỐ: 01
Chuyển khoản, chuyển thư điện lập ngày 03/04/2010
Yêu cầu kho bạc nhà nước: chi tiền trả cho người bán
Tên đơn vị chi tiền: Công Ty Vật Liệu và Thiết Bị Viễn Thông 43
Số TK : 1180050256302
Tại: Ngân hàng thương mại cổ phần quân đội.
Lý do: thanh toán tiền hàng cho Cty Kim Thành
Số tiền bằng số: 268.000.000đ
Bằng chữ: hai trăm sáu mươi tám triệu đồng chẵn.
