Khảo sát hoạt động cấp phát thuốc nội trú tại bệnh viện hữu nghị thành phố hà nội năm 2019

Khảo sát một số yếu tố tác động đến hoạt động tại kho Nội trú tại bệnh viện Hữu Nghị Kết quả của nghiên cứu có thể đưa ra những bằng chứng khoa học về thực trạng và nguyên nhân dẫn tới n

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LÊ THỊ KHÁNH HÀ

KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT THUỐC NỘI TRÚ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ THÀNH PHỐ HÀ NỘI NĂM 2019

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SĨ

HÀ NỘI – 2020

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

LÊ THỊ KHÁNH HÀ

MÃ SINH VIÊN: 1501131

KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CẤP PHÁT THUỐC NỘI TRÚ TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ THÀNH PHỐ HÀ NỘI NĂM 2019

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP DƯỢC SĨ

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin bày tỏ sự biết ơn tới TS Trần Thị Lan Anh – Giảng viên Bộ môn Quản

lý và Kinh tế Dược Cô đã tận tình chỉ dạy, hướng dẫn, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong

suốt quá trình thực hiện đề tài này

Tiếp theo, tôi xin bày tỏ sự biết ơn chân thành tới Th.S Phạm Thị Diệu Huyền – Phó trưởng

khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị đã hết lòng giúp đỡ, đóng góp ý kiến cũng như tạo rất nhiều

điều kiện cho tôi để hoàn thành khóa luận này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô Bộ môn Quản lý và Kinh tế Dược đã tận tình

giảng dạy và tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong suốt quá trình học tập cũng như hoàn thành

khóa luận

Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo và

tất cả thầy cô trong trường Đại học Dược Hà Nội đã luôn hết lòng trong công tác giảng dạy

của mình Nhờ đó, tôi đã tích góp được nhiều kiến thức và những kinh nghiệm quý giá,

không chỉ giúp tôi trong những năm tháng trên giảng đường mà còn là hành trang trong

cuộc sống và sự nghiệp sau này

Cuối cùng, tôi muốn gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè Họ là những người đã luôn chia

sẻ, động viên và khích lệ tôi khi tôi gặp khó khăn trong suốt quá trình thực hiện khóa luận

này

Hà Nội, ngày 18 tháng 6 năm 2020

Sinh viên

Lê Thị Khánh Hà

MỤC LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ ĐỒ THỊ

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 2

1.1 Tổng quan về hoạt động cấp phát 2

1.1.1 Môi trường cấp phát 2

1.1.2 Nhân viên cấp phát 3

1.1.3 Quy trình cấp phát 3

1.2 Tổng quan về Lean và ứng dụng trong một số hành động quản trị tại bệnh viện 4 1.2.1 Giới thiệu về Lean 4

1.2.2 Ứng dụng Lean trong một số hoạt động quản trị tại bệnh viện 4

1.2.2.2 Nguyên tắc của Lean 4

1.2.2.3 Giá trị và sự lãng phí 5

1.2.2.4 Phát hiện lãng phí: Quan sát quy trình và dòng giá trị 7

1.2.2.5 Chủ động giải quyết vấn đề nguyên nhân gốc rễ 7

1.2.2.6 Tiêu chuẩn hóa công việc là nền tảng của Lean 9

1.2.2.7 Phương pháp Lean: Quản lý trực quan, 5S và Kanban 10

1.3 Thực trạng hoạt động cấp phát thuốc trong bệnh viện 11

1.3.1 Trên thế giới 11

1.3.2 Tại Việt Nam 14

1.4 Tổng quan về bệnh viện Hữu Nghị 15

1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bệnh viện Hữu Nghị 15

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị 16

1.4.3 Hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 17

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19

2.1 Đối tượng nghiên cứu 19

2.2 Thời gian và địa điểm nghiên cứu 19

2.3 Phương pháp nghiên cứu 19

2.3.1 Biến số nghiên cứu 19

2.3.2 Thiết kế nghiên cứu 20

2.3.3 Phương pháp thu thập số liệu 22

2.4 Mẫu nghiên cứu 23

2.4.1 Phương pháp chọn mẫu 23

2.4.2 Cách chọn mẫu 23

2.5 Xử lý và phân tích số liệu 24

2.6 Vấn đề đạo đức 25

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN 26

1.1 Kết quả nghiên cứu 26

1.1.1 Mô tả thực trạng các hoạt động tại kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị 26

1.1.1.1 Khảo sát quy trình một số hoạt động tại kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị 26

1.1.1.2 Phân tích hiệu quả các công việc tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 28

1.1.2 Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Kho nội trú bệnh viện Hữu Nghị 35 1.1.2.1 Quy trình làm việc 35

1.1.2.2 Thời gian thực hiện công việc 37

1.1.2.3 Nhân lực 39

1.2 Bàn luận 40

1.2.1Mô tả thực trạng các hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 40

1.2.1.1 Khảo sát quy trình một số hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 40

1.2.1.2 Phân tích hiệu quả các công việc tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 42

1.2.2 Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cấp phát của Kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 46

1.2.2.1 Quy trình làm việc 46

1.2.2.2 Thời gian thực hiện công việc 48

1.2.2.3 Nhân lực 49

1.3 Ưu điểm và hạn chế của nghiên cứu 50

1.4 Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo 50

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 51

1.1 Kết luận 51

1.1.1 Mô tả thực trạng các hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 51

1.1.2 Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị 51

1.2 Kiến nghị 52

PHỤ LỤC 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chú giải nghĩa

CPTNT Cấp phát thuốc nội trú

Median Giá trị trung vị

Mean Giá trị trung bình

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Quan sát hoạt động xét nghiệm tại phòng thí nghiệm

Bảng 2.1 Biến số nghiên cứu

Bảng 3.1 Thời gian biểu các công việc trong tuần

Bảng 3.2 Phân bố thời gian và nhân lực làm việc trong tuần của kho nội trú

Bảng 3.3 Số khoản mục cấp phát vào các ngày trong tuần tháng 11 (khoản)

Bảng 3.4 Thời gian lấy và kiểm 1 khoản thuốc viên các ngày thứ 2, thứ 4, thứ 6 (giây) Bảng 3.5 So sánh thời gian làm việc giữa các ngày thứ 2, 4, 6

Bảng 3.6 Số khoản mục thuốc hoàn trả thuốc trong 9 tuần (khoản)

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ VÀ ĐỒ THỊ

Hình 1.1 Biểu đồ Xương cá

Hình 1.2 Tổ chức bệnh viện Hữu Nghị

Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị

Hình 2.1 Sơ đồ nội dung nghiên cứu

Hình 3.1 Sơ đồ kho nội trú

Hình 3.3 Biểu đồ phân bố thời gian xuất phiếu lĩnh thuốc chính trong ngày của các khoa phòng tháng 11

Hình 3.4 Biểu đồ phân bố số phiếu lĩnh thuốc trong các ngày thứ 3, thứ 5 theo khung giờ trong tháng 11

Hình 3.5 Đường di chuyển của nhân viên 1 khi lấy thuốc cho 14 tờ phiếu lĩnh liên tục vào ngày X

Hình 3.6 Đường di chuyển của nhân viên 2, 3, 4 khi lấy thuốc cho 25 tờ phiếu lĩnh liên tục vào ngày X

Hình 3.7 Đường di chuyển của nhân viên 1, 2 khi lấy thuốc cho 22 tờ phiếu lĩnh liên tục vào ngày Y

Hình 3.8 Biểu đồ phân bố số phiếu hoàn trả theo khung giờ trong tháng 11

Hình 3.9 Biểu đồ phân bố số lần hoàn trả thuốc theo tuần của các khoa trong tháng 10, 11 Hình 4.1 Sơ đồ kho và đường đi của nhân viên trong quá trình cấp phát

ĐẶT VẤN ĐỀ

Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người bệnh Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bệnh viện là cung ứng thuốc đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng đến bệnh nhân Cung ứng thuốc kém hiệu quả có ảnh hưởng lớn đến chất lượng điều trị và chăm sóc sức khỏe của người bệnh, vừa làm giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc đồng thời tăng thời gian cũng như chi phí điều trị

Việc cung ứng thuốc hiệu quả là kết quả của sự đóng góp từ nhiều giai đoạn: xây dựng danh mục thuốc và lựa chọn thuốc, tồn trữ và bảo quản thuốc, cấp phát thuốc, giám sát sử dụng thuốc,…Mỗi giai đoạn không được thực hiện hiệu quả đều gây ảnh hưởng xấu tới chất lượng cung ứng

Cấp phát thuốc là một phần của quá trình cung ứng Đây là quá trình ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng dịch vụ chăm sóc bệnh nhân Một quy trình cấp phát không hiệu quả trước hết sẽ gây lãng phí thời gian Theo phương pháp quản lý tinh gọn Lean, sự tiêu tốn thời gian ảnh hưởng đến thời gian của tất cả nhân viên liên quan trong quá trình cấp phát, gây lãng phí cho cả hệ thống [20] Hơn nữa, một quy trình cấp phát không hiệu quả cũng gây ra nhiều sai sót Trong một nghiên cứu tại Brazil, có tới 82% số đơn được cấp phát chứa

ít nhất một lỗi sai không được ngăn chặn [19] Tại một nghiên cứu khác, việc áp dụng các biện can thiệp để nâng cao chất lượng cấp phát thuốc đã cải thiện đáng kể tỷ lệ sai sót trong quá trình cấp phát Cụ thể, số lần thiếu thuốc trước can thiệp là 86,0 giảm còn 20,0 sau can thiệp Số trường hợp nhầm hàm lượng từ 32,5 giảm còn 4,0 trường hợp sau can thiệp [14] Tại bệnh viện Hữu Nghị, đối tượng đặc thù của bệnh viện là các cán bộ trung cao cấp, người có công với cách mạng của Đảng và Nhà nước, các cán bộ Trung ương, việc cấp phát thuốc an toàn và hiệu quả càng cần được chú trọng hơn nữa Chính vì vậy , đề tài “Khảo sát hoạt động cấp phát thuốc nội trú tại bệnh viện Hữu Nghị thành phố Hà Nội năm 2019” được thực hiện tại Bệnh viện Hữu Nghị nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

1 Mô tả thực trạng các hoạt động tại kho Nội trú tại bệnh viện Hữu Nghị từ tháng 10 năm 2019

2 Khảo sát một số yếu tố tác động đến hoạt động tại kho Nội trú tại bệnh viện Hữu Nghị Kết quả của nghiên cứu có thể đưa ra những bằng chứng khoa học về thực trạng và nguyên nhân dẫn tới những tồn tại, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cấp phát thuốc tại Bệnh viện Hữu Nghị nói riêng và các bệnh viện nói chung

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan về hoạt động cấp phát

CẤP PHÁT THUỐC là hoạt động liên quan tới việc chuẩn bị và đưa thuốc tới người sử dụng dựa theo đơn thuốc của họ Việc cấp phát thuốc được thực hiện bởi rất nhiều người khác nhau Bất kỳ sai sót nào trong quá trình cấp phát thuốc cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng tới bệnh nhân

Các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình cấp phát thuốc nội trú bao gồm Môi trường cấp phát, Nhân viên cấp phát, Quy trình cấp phát [18]

1.1.1 Môi trường cấp phát

Môi trường cấp phát bao gồm:

 Nhân viên cấp phát

 Môi trường vật lý xung quanh

 Tủ/giá/kệ chứa thuốc và khu vực lưu trữ thuốc

 Các bề mặt sử dụng trong quá trình làm việc

 Trang thiết bị và vật dụng đóng gói

Nhân viên cấp phát cần giữ vệ sinh sạch sẽ, mặc đồng phục hoặc những trang phục khác nhưng được giữ sạch sẽ

Môi trường vật lý xung quanh cần được giữ cho không có bụi bẩn Vị trí khu vực cấp phát cần được bố trí ở nơi được bảo vệ và không ở gần với những khu vực có bụi bẩn, ô nhiễm,… Lý tưởng nhất, nơi cấp phát nên giới hạn chỉ cho những người có nhiệm vụ được tiếp cận

Việc vệ sinh tủ/giá/kệ, sàn nhà, các bề mặt và loại bỏ rác thải cần thực hiện thường xuyên Việc làm sạch những dụng cụ/thiết bị giữa các lần sử dụng và vệ sinh vào cuối ngày cũng là điều cần thiết, do các thiết bị này có thể gây nhiễm chéo khi tiếp xúc với nhiều thuốc viên nén không bao, gây nguy hiểm cho bệnh nhân nhạy cảm với thuốc đó

Không gian cấp phát cần đủ lớn để nhân viên di chuyển trong quá trình cấp phát, tuy nhiên, cũng không được quá lớn để duy trì sự hiệu quả

Các thùng, hộp thuốc cần được sắp xếp có trật tự trên giá/kệ Tất cả những thùng, hộp chứa thuốc phải được dán nhãn rõ ràng, chính xác để đảm bảo an toàn trong việc lựa chọn đúng thuốc và giảm thiểu tối đa sai sót

Thêm vào đó, hệ thống kiểm soát sự luân chuyển thuốc cần xác định thuốc nào sẽ được

sử dụng trước, thuốc nào được sử dụng sau Những thuốc được luân chuyển nhanh, sử dụng nhiều được sắp xếp ở khu vực dễ tiếp cận nhất để thuận tiện cho người cấp phát

Những điều kiện bảo quản về nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm cần được thực hiện theo đúng khuyến cáo để duy trì chất lượng thuốc [18]

1.1.2 Nhân viên cấp phát

Nhân viên cấp phát cần có những kiến thức, kĩ năng cụ thể và thái độ phù hợp để có thể thực hiện tốt quá trình cấp phát.Trình độ yêu cầu cho từng nhiệm vụ cấp phát cụ thể được xác định bởi loại thuốc được cấp phát Nhân viên cấp phát cần được đào tạo ở mức độ phù hợp để họ có thể cấp phát chính xác thuốc kê đơn [18] Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, thủ kho quản lý thuốc gây nghiện phải tốt nghiệp đại học dược hoặc trung học dược được người đứng đầu cơ sở ủy quyền bằng văn bản (mỗi lần ủy quyền không quá 12 tháng); thủ kho quản lý thuốc hướng tâm thần, tiền chất dùng làm thuốc phải tốt nghiệp trung học dược trở lên [3]

1.1.3 Quy trình cấp phát

Việc sử dụng một quy trình có tính nhất quán là tối quan trọng trong việc phát hiện lỗi sai và sửa chữa ở mọi giai đoạn trong quá trình cấp phát Việc ban hành và sử dụng những quy trình thao tác chuẩn (SOPs) sẽ làm tăng tính nhất quán và chất lượng công việc và cũng

có thể sử dụng trong việc đào tạo và tham chiếu Khung cơ sở cho việc xây dựng các SOPs được dựa trên 6 công việc chính trong quá trình cấp phát:

 Tiếp nhận và xác nhận tính hợp lệ của đơn

 Hiểu đơn thuốc

 Chuẩn bị và dán nhãn thuốc theo đơn

 Kiểm tra lại thuốc đã chuẩn bị

 Sao lưu công việc đã thực hiện

 Chuyển thuốc tới bệnh nhân với hướng dẫn và lời khuyên sử dụng rõ ràng

Với cấp phát thuốc nội trú tại Kho nội trú, quá trình cấp phát tập trung chủ yếu ở 3 giai

đoạn: Chuẩn bị và dán nhãn thuốc theo đơn, Kiểm tra lại thuốc đã chuẩn bị và Sao lưu

công việc đã thực hiện

 Chuẩn bị và dán nhãn thuốc theo đơn, việc lấy thuốc cần có sự tự kiểm tra và kiểm tra chéo để đảm bảo tính chính xác Khi Lựa chọn thuốc, nhân viên cấp phát cần

kiểm tra bằng cách đọc nhãn thuốc và đối chiếu với tên và hàm lượng ghi trên đơn thuốc Thuốc cũng cần đảm bảo được lấy theo nguyên tắc FIFO, FEFO Việc lựa chọn thuốc không được dựa theo màu sắc hoặc vị trí Việc mở nhiều hộp/bao bì thuốc cùng một lúc cũng không được khuyến khích do ảnh hưởng tới chất lượng thuốc

 Kiểm tra lại lần cuối Ở bước này, những thuốc đã lấy nên được kiểm tra lại với đơn

thuốc Công việc này tốt nhất nên được thực hiện bởi một nhân viên khác

 Sao lưu công việc đã thực hiện Những thông tin, giấy tờ này cần được lưu giữ vì

chúng có thể được sử dụng để xác minh những thuốc đã được sử dụng [18]

1.2 Tổng quan về Lean và ứng dụng trong một số hành động quản trị tại bệnh viện

1.2.1 Giới thiệu về Lean

Phương pháp quản lý tinh gọn (Lean) bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Công ty Toyota

từ những năm 1950 Trong đó, Toyota được xem là một trong những công ty có hiệu quả sản xuất cao nhất thế giới

Lean là mô hình gồm các nguyên tắc và các công cụ cải tiến với mục đích hướng đến việc tạo ra giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí tồn tại trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ,…Bằng việc cải tiến liên tục, Lean giúp tăng khả năng sử dụng nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình và cung cấp sản phẩm cho khách hàng với sự lãng phí tối thiểu hoặc không có sự lãng phí nào

1.2.2 Ứng dụng Lean trong một số hoạt động quản trị tại bệnh viện

1.2.2.1 Triết lý “Toyota way” (The “Toyota way” philosophy)

Một định nghĩa đơn giản và trọn vẹn nhất về Lean từ Toyota bao gồm 2 phần: Cải tiến

liên tục và Coi trọng con người

 Cải tiến liên tục

Kaizen trong tiếng Nhật được sử dụng để miêu tả sự cải tiến liên tục Masaaki Imai định nghĩa rằng, Kaizen đơn giản là “sự cải tiến mỗi ngày, với mỗi người và tại mọi nơi” (everyday, everyone, everywhere improvement) Điều này khác với ở nhiều tổ chức, trách nhiệm cải tiến chỉ dành cho các chuyên gia, cố vấn, các nhà quản lý,…

 Coi trọng con người

Sự coi trọng ở đây mang nhiều hàm ý, bao gồm việc thử thách con người và đặt họ vào hoàn cảnh để họ có thể phát huy tốt nhất khả năng của mình bằng một cách mang tính xây dựng chứ không chỉ giới hạn trong việc xây dựng một môi trường mà mọi người luôn hòa đồng với nhau Sự coi trọng con người cũng có nghĩa là nhận ra những sai lầm và giới hạn của con người, như việc nhân viên cảm thấy mệt mỏi có thể dẫn tới sai sót Khi một vấn đề xuất hiện, các nhà lãnh đạo sẽ nhìn vào hệ thống và quá trình đầu tiên thay vì đổ lỗi cho cá nhân [20]

1.2.2.2 Nguyên tắc của Lean

Với 2 triết lý trên, phương pháp tiếp cận Lean xây dựng lên 5 nguyên tắc cốt lõi, áp dụng xuyên suốt trong tất cả các hoạt động cải tiến

 Nguyên tắc 1: Loại bỏ lãng phí từ góc nhìn của khách hàng

Giá trị của một sản phẩm được tạo ra khi khách hàng chấp nhận trả tiền cho hoạt động

đó Bất kì hoạt động nào không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm cuối cùng cần được loại

bỏ Bằng cách sử dụng Lean, tổ chức sẽ xác định được những lãng phí hiện có và thực hiện các biện pháp loại bỏ chúng

 Nguyên tắc 2: Xác định và lập sơ đồ chuỗi giá trị

Chuỗi giá trị là tập hợp các hoạt động có liên quan đến quá trình cung cấp sản phẩm/dịch

vụ Quá trình phân tích toàn bộ dòng chảy của sản phẩm sẽ giúp phát hiện những hoạt động không tạo ra giá trị

Mỗi hoạt động trong quá trình được xếp vào những loại sau:

- Hoạt động tạo giá trị: Là hoạt động trực tiếp sử dụng những nguyên liệu/yếu tố đầu

vào để tạo ra đúng sản phẩm khách hàng yêu cầu và khách hàng sẵn sàng trả tiền cho những hoạt động đó

- Hoạt động không tạo ra giá trị: Là hoạt động mà khách hàng không yêu cầu hoặc

không cần thiết để tại ra sản phẩm mà khách hàng cần và khách hàng không sẵn sàng chi trả cho những hoạt động đó

- Hoạt động không tạo ra giá trị nhưng cần thiết: Là những hoạt động mà khách

hàng không chấp nhận chi trả nhưng cần thiết cho tổ chức để đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Việc loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị là cơ sở để cải tiến những hoạt động của tổ chức

 Nguyên tắc 3: Quá trình sản xuất liên tục

Khi sơ đồ chuỗi giá trị của sản phẩm được hoàn thành, lãng phí được loại bỏ, quá trình tạo ra sản phẩm là một dòng chảy liên tục và không bị tắc nghẽn bởi lí do nào

 Nguyên tắc 4: Sản xuất “kéo”

Hệ thống sản xuất kéo là hệ thống chỉ tạo ra sản phẩm/dịch vụ khi có yêu cầu Mỗi công đoạn trước được “kéo” bởi công đoạn sau Điều này giúp đảm bảo những tồn kho không cần thiết, nhờ đó giảm thiểu sai lỗi, lãng phí

 Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Một yêu cầu khi áp dụng Lean là luôn cải tiến để đạt đến sự hoàn hảo Khi áp dụng Lean, lãng phí ở mọi khía cạnh sẽ lần lượt được phát hiện và loại bỏ [20]

1.2.2.3 Giá trị và sự lãng phí

 Khái niệm Giá trị

Trong bệnh viện, hiển nhiên khách hàng cuối cùng chính là bệnh nhân Phần lớn hoạt động và ưu tiên được đặt trọng tâm là bệnh nhân Bên cạnh đó, cũng có người xem rằng khách hàng cũng bao gồm người nhà bệnh nhân, bác sĩ, nhân viên bệnh viện và những người chi trả Ví dụ như bác sĩ sẽ có những yêu cầu về thứ tự sắp xếp và cấu trúc thông tin của bản báo cáo bệnh học để thuận tiện cho việc đọc kết quả của họ và người bệnh

Có 3 nguyên tắc cần cân nhắc để coi một hành động là tạo ra giá trị:

 Nguyên tắc 1: Khách hàng sẵn sàng chi trả cho hành động đó

Một phương pháp để xác định giá trị của khách hàng là hỏi họ Một vài bệnh viện đang bắt đầu chính thức cho phép bệnh nhân và người nhà bệnh nhân tham gia cải tiến, bao gồm

việc hỏi họ để giúp xác định giá trị cho toàn bộ những dịch vụ được cung cấp bởi bệnh viện

 Nguyên tắc 2: Hành động phải biến đổi sản phẩm – để đến gần hơn tới sản

phẩm/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu – theo một cách nào đó

Nguyên tắc này còn được hiểu là: “Hoạt động phải đưa bệnh nhân tới gần hơn tình trạng sức khỏe và chất lượng cuộc sống lý tưởng theo cách thức nào đó.”

Nếu một hành động đưa bệnh nhân từ trạng thái này sang trạng thái khác, theo hướng

đi đến kết quả mong muốn (ví dụ như giảm đau đớn cho bệnh nhân), chúng ta có thể nói rằng hành động đó là hành động tạo ra giá trị

 Nguyên tắc 3: Hành động phải được làm đúng ngay từ đầu

Một hành động bị làm sai và cần thực hiện lại cũng như cần những hành động khác thêm vào không thể coi là làm cùng một hành động hai lần và tạo ra giá trị gấp đôi

 Những hành động không tạo ra giá trị nhưng cần thiết

Nhiều hoạt động ở bệnh viện là bắt buộc nhưng không được coi là “tạo ra giá trị” từ góc nhìn của bệnh nhân Ví dụ, các hoạt động kiểm tra trong quá trình cấp phát (Dược sĩ kiểm tra đơn thuốc, kiểm lại những thuốc được kỹ thuật viên lấy,…) là những bước nhằm bảo vệ bệnh nhân khỏi nguy hiểm và được xếp vào mục “Những lãng phí cần thiết” do quy trình hiện tại chưa hoàn hảo và có thể dẫn tới sai lầm Mục tiêu của chúng ta là tìm cách để hạn chế sự xuất hiện của chúng hơn là sử dụng việc kiểm tra lại để tìm ra sai lầm khi nó đã xảy

này giúp ta giảm chi phí, cung cấp nhiều dịch vụ, cải thiện chất lượng và sự hài lòng của nhân viên – là một điều tốt cho tất cả các bên

1.2.2.4 Phát hiện lãng phí: Quan sát quy trình và dòng giá trị

 Khái niệm Sơ đồ chuỗi giá trị (Value stream map – VSM)

Sơ đồ chuỗi giá trị là một biểu đồ cấu trúc giúp thể hiện trực quan từng bước và thông tin về quy trình sản phẩm

Quá trình tạo Sơ đồ chuỗi giá trị cũng giúp ta nắm được thông tin về yếu tố thời gian cũng như nhiều dữ liệu khác Ví dụ thời gian mà mỗi bước cần để hoàn thành, và lượng thời gian chờ giữa các bước hoặc chờ để di chuyển từ khoa phòng này đến khoa phòng khác

 Quan sát quá trình

Có hai góc nhìn được dùng để quan sát quá trình:

- Hoạt động liên quan tới sản phẩm: Quan sát điều gì đang diễn ra (hoặc không diễn ra) đối với sản phẩm (hoặc bệnh nhân) ở mỗi bước trong chuỗi giá trị

- Hoạt động liên quan tới nhân viên: Quan sát quy trình dưới góc độ của điều dưỡng,

kỹ thuật viên, dược sĩ,…

 Hoạt động liên quan tới sản phẩm

Để quan sát hoạt động của sản phẩm, ta cần chọn điểm bắt đầu và kết thúc của quá trình quan sát Người quan sát sẽ đi theo và trực tiếp quan sát sản phẩm ở từng phần của chuỗi giá trị Ta xem xét bảng sau về ví dụ của quan sát hoạt động liên quan tới sản phẩm:

Bảng 1.1 Quan sát hoạt động xét nghiệm tại phòng thí nghiệm

Điểm bắt đầu quan sát Điểm kết thúc quan sát

Ví dụ 2 Đi tới phòng thí nghiệm Trả kết quả xét nghiệm

 Hoạt động liên quan tới nhân viên

Tương tự như quan sát sản phẩm, đối tượng quan sát của ta ở đây là các nhân viên, kỹ thuật viên, bác sĩ,… Khi đang trong một quá trình hoặc chuỗi giá trị, chúng ta có thể chọn những vai trò khác nhau để quan sát Những góc nhìn mới mẻ này sẽ giúp ta chú ý tới nhiều thứ hơn hoặc đưa ra nhũng câu hỏi mà những người đã quá quen với công việc này không chú ý tới [20]

1.2.2.5 Chủ động giải quyết vấn đề nguyên nhân gốc rễ

Theo Lean, phần lớn sai sót gây ra bởi những lỗi sai hệ thống, khiến con người phạm sai lầm hoặc không thể ngăn chặn chúng Vì thế, ta cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ để ngăn chặn những sai sót tiếp tục xảy ra

 Tầm quan trọng của việc tìm nguyên nhân gốc rễ

Nguyên nhân gốc rễ là một khía cạnh tiềm ẩn của hệ thống dẫn tới lỗi sai Nếu vấn đề

mà ta nghĩ đã được sửa chữa xuất hiện lại, điều đó có nghĩa là ta chưa tìm được nguyên nhân gốc rễ Đó là lí do chúng ta sử dụng quy trình PDCA (plan-do-check-action) – lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động Bất cứ khi nào đưa ra giải pháp cho vấn đề, ta đều phải đo lường hoặc kiểm tra để xem rằng vấn đề có thực sự được giải quyết hay chưa

 Chu trình thực hiện việc tìm nguyên nhân gốc rễ

Theo Lean, vấn đề sẽ được giải quyết hiệu quả tại nơi công việc thực sự được diễn ra thay vì phòng họp Đi tới nơi mà vấn đề xảy ra cho phép chúng ta nhìn tận mắt sự việc và nói chuyện trực tiếp với người liên quan tới công việc

 Quy trình giải quyết vấn đề

 Đi tới nơi công việc thực sự được diễn ra

 Nói chuyện với những người liên quan trong quá trình hoặc trong khu vực đó về vấn

đề

 Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

 Tìm hiểu sự ảnh hưởng của các khoa phòng khác, xem xét chuỗi giá trị

 Cải tiến quy trình trước khi sử dụng nguồn vốn (tiền) hoặc mở rộng

 Phương pháp tìm nguyên nhân gốc rễ

Five whys

Một phương pháp đơn giản mà hiệu quả để tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là phương pháp Five whys Trong phương pháp này, ta sẽ đặt một loạt những câu hỏi tại sao cho đến khi nhận được câu trả lời có thể nguyên nhân gốc rễ chính xác của vấn đề

Đối với các vấn đề lớn, phức tạp, có nhiều nguyên nhân gây nên, chúng ta có thể sử dụng Biểu Đồ Xương Cá, hay còn gọi là Biểu đồ Ishikawa Biểu đồ xương cá có thể giúp ích trong việc phân mảnh vấn đề, giúp tìm hiểu nguyên nhân dễ dàng và triệt để hơn [20]

Hình 1.1 Biểu đồ Xương cá

1.2.2.6 Tiêu chuẩn hóa công việc là nền tảng của Lean

 Sự cần thiết của công việc được tiêu chuẩn hóa

Trong bệnh viện, ta dễ dàng để tìm thấy những người khác nhau làm cùng một công việc theo những cách khác nhau, hoặc không thực hiện công việc theo cách tốt nhất, đôi khi

có thể gây hại cho bệnh nhân Vì vậy, ta cần một phương pháp được chính thức hóa để quản

lý và cải thiện cách chúng ta thực hiện công việc và cách mà các phương pháp đó được truyền đạt

 Định nghĩa tiêu chuẩn hóa công việc

Tiêu chuẩn hóa công việc là các tài liệu về quy trình được soạn bởi những người thực hiện công việc Giả định ở đây là những người trực tiếp làm việc là người hiểu công việc nhất và vì thế, họ sẽ làm tốt hơn trong việc soạn ra những quy trình chính xác và hiệu quả Các nhà lãnh đạo và nhà chuyên môn cũng góp sức trong việc này, nhưng nhân viên nên góp phần đáng kể vào việc xây dựng những gì được tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa như thế nào (và cho mục đích gì)

 Những lưu ý khi xây dựng quy trình tiêu chuẩn hóa

 Cân nhắc thời gian hoàn thành công việc

Khi một nhân viên phải hoàn thành khối lượng công việc nhiều hơn so với thời gian họ được giao, sẽ không công bằng khi họ phải quyết định công việc nào sẽ bị bỏ qua, đặc biệt

khi họ phải chịu trách nhiệm nếu có sai sót phát sinh Vì thế, chúng ta cần tiêu chuẩn hóa thời gian hoàn thành công việc một cách hợp lý

 Tính toán số lượng nhân viên dựa trên dữ liệu

Công việc được tiêu chuẩn hóa cho thấy tốc độ mà mỗi người có thể làm mà không gây

ra nguy hiểm đến chất lượng và sự an toàn Vì vậy, lượng nhân viên nên dựa trên khối lượng công việc thực tế, tính toán dựa trên nhu cầu của bệnh nhân, tốt nhất là đảm bảo rằng nhân viên không bận rộn 100%, vì việc có một vài khoảng thời gian nghỉ ngơi là cần thiết và cũng cho phép thời gian để có thể cải tiến liên tục

 Tiêu chuẩn hóa thời gian biểu hàng ngày

Việc chú ý tới nội dung công việc để lên kế hoạch cho thời gian biểu hàng ngày cũng cần thiết để xây dựng công việc tiêu chuẩn hóa Ví dụ, phòng thí nghiệm có những hoạt động được thực hiện thường xuyên vào những thời điểm cố định Khi biết điều này, các khoa phòng sẽ xác định được thời gian tối ưu để thực hiện suôn sẻ công việc của mình mà vẫn tránh được mâu thuẫn về thời gian

1.2.2.7 Phương pháp Lean: Quản lý trực quan, 5S và Kanban

 Giảm lãng phí bằng công cụ Quản lý trực quan

Mục tiêu của quản lý trực quan là khiến những lãng phí, vấn đề, điều kiện bất thường trở nên rõ ràng với nhân viên và nhà quản lý để có thể sửa chữa chúng

Quản lý trực quan dựa trên hai nguyên lý: đầu tiên, trực quan hóa vấn đề hoặc tình trạng, thứ hai – quản lý tình huống đó, phản ứng lại nếu cần thiết trong ngắn hạn và giải quyết nguyên nhân gốc rễ trong dài hạn Ví dụ, một biển báo ghi “Cảnh báo! Nguy cơ chấn thương!” chưa phải quản lý trực quan vì không ngăn chặn được nguyên nhân gốc rễ và nguy

cơ tai nạn vẫn có thể xảy ra

 5S: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng

Phương pháp 5S xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch sẽ và khoa học thì tinh thần, thể trạng được thoải mái, năng suất lao động được nâng cao

S1: Sàng lọc: Loại bỏ mọi thứ không cần thiết cho hoạt động hiện tại Chỉ giữ lại đủ vật

dụng phục vụ công việc

S2: Sắp xếp: Các vật dụng cần thiết được để sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ dùng

Đầu tiên, cần xác định mức độ thường xuyên mà các đồ vật được sử dụng Các đồ vật được sử dụng thường xuyên sẽ sắp xếp ở gần nhất, tại vị trí dễ lấy, dễ thấy, không quá cao hoặc quá thấp Nếu đồ vật thường xuyên được sử dụng bởi nhiều người, có thể bố trí đặt ở nhiều vị trí khác nhau

Nếu đồ vật được sử dụng không thường xuyên và tốn ít không gian hoặc chỉ sử dụng trong trường hợp khẩn cấp, đồ vật đó nên được để ở gần nơi mà nó được sử dụng

S3: Sạch sẽ: Vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc, dụng cụ làm việc hàng ngày

Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm giữ sạch sẽ cho khu vực làm việc của mình và cho khoa phòng nói chung

S4: Săn sóc: Duy trì và chuẩn hóa S1, S2, S3

Khi quyết định được vị trí thích hợp, ta phải đảm bảo rằng những vật dụng đó luôn được giữ ở vị trí cố định Việc này giúp nhân viên có thể phát hiện ngay lập tức vật dụng bị thiếu, giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ và khuyến khích tâm lý nhân viên đặt lại đồ vào vị trí của chúng,…

S5: Sẵn sàng: Duy trì ý thức thực hiện 5S một cách nhuần nhuyễn Tự giác và chủ động

thực hiện để tránh sai lỗi tái diễn

 Kanban: Phương pháp tiếp cận Lean giúp quản lý nguyên vật liệu

Kanban là một công cụ tốt để quản lý hàng hóa cung cấp và hàng tồn kho Kanban thường là những tín hiệu vật lý, có thể là dạng nhãn hoặc thẻ theo dõi giúp chỉ ra thời điểm cần đặt thêm hàng, từ ai và số lượng bao nhiêu Chúng cũng có thể là những tín hiệu điện

tử được gửi từ hệ thống máy tính Kanban hỗ trợ bằng cách đảm bảo việc hàng hóa ở đúng nơi, đúng số lượng, đúng thời điểm và để đảm bảo tính sẵn có của nguyên liệu với mức độ hàng tồn kho yêu cầu tối thiểu Việc này đảm bảo dòng công việc sẽ không bị gián đoạn lãng phí Kanban có thể sử dụng để lấy hàng hóa theo mô hình chuỗi kéo, mỗi đơn vị có một tín hiệu kanban và điểm tái đặt hàng riêng (hình chuỗi kéo)

Một cách trực quan khác để quản lý hàng hóa là hệ thống hai ngăn (two-bin system) Phương pháp này sử dụng 2 hộp dự trữ Nhân viên lấy vật dụng từ 1 ngăn để sử dụng Khi một ngăn trống, ngăn kia sẽ trở thành tín hiệu báo hiệu rằng cần đặt thêm hàng [20]

1.3 Thực trạng hoạt động cấp phát thuốc trong bệnh viện

1.3.1 Trên thế giới

Cấp phát thuốc tới bệnh nhân là một khâu quan trọng trong quá trình cung ứng thuốc Việc cấp phát an toàn ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân

Để tăng chất lượng và hiệu quả quá trình cấp phát, việc ứng dụng công nghệ thông tin

và hệ thống tự động hóa ngày càng được áp dụng rộng rãi Những ứng dụng có thể kể đến như việc kê đơn điện tử, việc phân chia thuốc theo liều đơn vị, quản lý thuốc bằng mã vạch

và hệ thống cấp phát thuốc tự động Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cấp phát thuốc giúp cấp phát và bảo quản thuốc an toàn hơn, từ đó chất lượng chăm sóc tới bệnh nhân cũng được cải thiện Một nghiên cứu đã chứng minh rằng, việc áp dụng hệ thống cấp phát thuốc tự động làm giảm lượng sai sót liên quan tới thuốc nói chung, bao gồm những công đoạn như lấy thuốc, chuẩn bị thuốc và sử dụng thuốc cho bệnh nhân tại đơn vị hồi sức tích cực [24]

Với cấp phát thuốc, sự an toàn là ưu tiên hàng đầu Theo thống kê tại Mỹ năm 1999, số lượng ca tử vong do các lỗi liên quan đến cao hơn cả tai nạn xe hơi, ung thư vú và Aids Mỗi bệnh nhân khi điều trị tại bệnh viện thường tiếp xúc với một vài sai sót có thể ảnh hưởng đến tính mạng của mình Phần lớn gây ra các tác động nhẹ trên lâm sàng hoặc không gây hại gì Tuy nhiên, một số trường hợp là nghiêm trọng, có thể gây chết người [15, 22] Trong một nghiên cứu sử dụng các dữ liệu từ nhiều quốc gia, tại Anh, tỷ lệ lỗi cấp phát không được ngăn chặn là 0.008 - 0.02% và được ngăn chặn là 0.11–2.7% Tại Brazil, tới 82% (trong tổng số 345 đơn cấp phát) chứa ít nhất 1 lỗi sai không được ngăn chặn Nhìn chung tỷ lệ sai sót được ngăn chặn nhiều hơn tỷ lệ sai sót không được ngăn chặn [21]

Có nhiều loại sai sót xảy ra trong quá trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân Một nghiên cứu cho thấy, các khâu trong quá trình xuất hiện sai sót là khâu kê đơn, cấp phát và cho bệnh nhân dùng thuốc Trong đó, khâu cấp phát thuốc là khâu xuất hiện nhiều sai sót nhất [22] Nghiên cứu về các lỗi cấp phát thuốc trên 4 quốc gia Anh, Pháp, Mỹ và Brazil, các lỗi phổ biến nhất được báo cáo là cấp phát nhầm thuốc, nhầm hàm lượng, nhầm số lượng hoặc thiếu thuốc Với cấp phát cho bệnh nhân nội trú, thiếu thuốc là lỗi cấp phát phổ biến nhất [15, 19, 21]

Trong 1 nghiên cứu được tiến hành tại 4 bệnh viện ở Brazil nhằm tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình cấp phát cho thấy, Điều kiện môi trường làm việc là yếu tố được báo cáo nhiều nhất trong tổng cộng 11 tiêu chí theo phân loại của người nghiên cứu, chiếm tỷ

lệ ít nhất là 25% và cao nhất là 53,6% Các yếu tố liên quan đến môi trường làm việc bao gồm: thiếu ánh sáng, thiếu trang thiết bị, sự gián đoạn trong công việc (điện thoại, nói chuyện, các yêu cầu khác,…) [28] Trong đó, sự gián đoạn trong công việc là yếu tố được nhắc đến trong rất nhiều nghiên cứu [15, 16, 21, 22, 25] Tại một nghiên cứu khác, sự ngắt

quãng được báo cáo chiếm 9,4% các nguyên nhân gây sai sót khi cấp phát, đứng thứ 5 trong tổng số nguyên nhân [25] Trong một nghiên cứu nhằm xác định ảnh hưởng của sự ngắt quãng và các yếu tố gây xao nhãng lên sai sót trong quá trình cấp phát cho thấy có sự tương quan có ý nghĩa của những yếu tố này lên tần suất xuất hiện của sai sót Tuy nhiên, các yếu

tố gây gián đoạn và sao nhãng chỉ làm tăng sai lỗi khi thời gian tác động của chúng kéo dài hơn nửa giờ [19]

Nhân lực cũng là một yếu tố được báo cáo gây ảnh hưởng đến lượng sai sót xuất hiện Các yếu tố liên quan đến nhân lực bao gồm việc thiếu nhân lực, nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc chỉ chú trọng đến hoàn thành công việc [15] Thiếu nhân lực cũng được đề cập tới trong nhiều nghiên cứu khác [21, 22] Một nghiên cứu khác cho thấy, thiếu nhân lực chiếm 12% trong tổng các nguyên nhân được báo cáo, đứng thứ 2 trong tất cả các nguyên nhân [25] Ngoài ra, sự hài lòng với công việc càng thấp thì tỷ lệ sai sót càng cao [21] Một nghiên cứu phân tích công việc cấp phát thuốc tại bệnh viện trường đại học chỉ ra rằng, các yếu tố được đánh giá không hài lòng bao gồm: nơi làm việc, khu vực làm việc, công việc lặp lại, nguy cơ sinh học – hóa học Nghiên cứu cũng phân tích rằng, không gian làm việc

bé, có nhiều hộp, thùng cản trở không gian hay có quá nhiều hộp tối màu làm chất lượng chiếu sáng kém hơn ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên Bên cạnh đó, việc không gian không thông thoáng cũng khiến nhân viên bị phơi nhiễm với những nguy cơ sinh học

Sự bố trí trong phòng cấp phát cũng ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của nhân viên [27, 28] Việc sắp xếp đồ đạc ở chiều cao không phù hợp khiến nhân viên phải di chuyển thân

và cánh tay nhiều Việc phải xoay thân và và di chuyển tay liên tục trong thời gian dài sẽ gây đau cơ, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc của nhân viên [27] Ngoài ra, một yếu tố khác ảnh hưởng đến tỷ lệ sai sót là cách làm việc của nhân viên Hai nghiên cứu độc lập tại Brazil cho thấy tỷ lệ sai sót cao hơn nhiều so với các nghiên cứu khác, họ cho rằng nguyên nhân ở đây có thể là thiếu bước kiểm tra lại thuốc của dược sĩ [16, 17]

Tính chất công việc cũng là một khía cạnh cần bàn tới Trong đó, khối lượng công việc quá tải là yếu tố được các nghiên cứu cũng như nhiều nhân viên cấp phát chỉ ra [15, 16, 21,

25, 28] Do đặc thù công việc, nhân viên cấp phát bị giới hạn thời gian thực hiện công việc của mình Theo Cohen (1999), nguyên nhân quan trọng nhất gây ra sai sót trong quá trình cấp phát là sự quá tải trong công việc và áp lực do thời gian bị giới hạn trong công việc cấp phát thuốc gây ra [16] Trong hướng dẫn về cấp phát thuốc của Pharmacy Board of Australia cũng đề cập rằng, những kỳ vọng không thực tế về thời gian cấp phát hoặc những mong muốn làm giảm thời gian chờ cũng ảnh hưởng tới chất lượng công việc [23] Việc quá tải công việc cũng làm nhân viên cảm thấy mệt mỏi, từ đó dẫn tới tâm lý cho rằng bị thiếu nhân

lực làm việc Một yếu tố khác liên quan tới tính chất công việc là các thuốc LASA (look alike, sound alike) Đây cũng là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn tới sai sót [21,

22, 29] Trong một nghiên cứu tại một bệnh viện ở Đài Loan, LASA là nguyên nhân chính dẫn tới sai sót trong cấp phát (chiếm 134/202 các lỗi cấp phát) [29] Các lỗi sai liên quan đến thuốc gây ra bởi LASA là thường xuyên nhưng lại bị đánh giá thấp Trong một nghiên cứu khác, LASA là nguyên nhân chiếm 6,4% các lỗi liên quan đến trong tổng số các sai sót liên quan đến thuốc Tuy không trường hợp nào gây tử vong nhưng 32,1 % các lỗi đó được xếp vào diện có khả năng gây tử vong [26]

Với những yếu tố trên, nhiều biện pháp đã được đưa ra nhằm giảm thiểu sự xuất hiện của sai sót Các biện pháp nhấn mạnh nhu cầu về sự im lặng, tập trung trong quá trình cấp phát, giảm phân tán và gián đoạn, sử dụng những quy trình được hệ thống hóa có thể góp phần làm giảm sai lỗi khi cấp phát [16, 28] Đảm bảo trang thiết bị và nhân lực phù hợp khối lượng công việc cũng như đào tạo đội ngũ cấp phát về những sai sót đã quan sát được

để tránh mắc phải nó trong tương lai cũng là một chiến lược hiệu quả [15, 28] Với các thuốc LASA, ta có thể lưu trữ ở các nơi khác nhau, mã hóa bằng màu sắc hoặc sử dụng chữ viết hoa (tall man letters) [15] Một nghiên cứu áp dụng các biện pháp như viết hoa, phóng

to tên thuốc và làm nổi bật các thuốc look-alike ở nhãn ghi trên giá thuốc cho thấy đã làm giảm lượng sai sót xảy ra cũng như giảm tỷ lệ sai sót liên quan đến thuốc LASA [29]

1.3.2 Tại Việt Nam

Tại Việt Nam, thực trạng cấp phát ngày càng được cải thiện Theo Cục quản lý Dược,

có đến 80% các bệnh viện trung ương có phần mềm quản lý thuốc và mạng nội bộ Việc áp dụng mạng nội bộ mang lại nhiều kết quả, đặc biệt là công tác thống kê kho Khi sử dụng phần mềm trong quản lý, quá trình nhập xuất thực hiện đồng bộ trên phần mềm giúp quản

lý số liệu, lưu giữ số liệu khớp nhau và người quản lý nắm bắt thông tin nhanh và chính xác

để lên số liệu cho tháng tiếp theo [6, 7, 10, 12] Hơn nữa, sử dụng mạng nội bộ cũng thuận tiện cho việc kê đơn, kiểm tra số lượng, chủng loại và giúp quá trình cấp phát được nhanh chóng, chính xác [10] Về việc sắp xếp thuốc trong kho cấp phát, đa số các thuốc được sắp xếp theo nhóm dược lý hoặc theo Alphabete phụ thuộc vào sự thuận tiện của nhân viên Việc sắp xếp hệ thống kho một chiều có ưu điểm là thuận tiện cho các hoạt động sắp xếp, kiểm tra, nhận và cấp phát thuốc Việc này cùng giảm lượng thuốc mất mát và nếu có thì việc tìm nguyên nhân cũng dễ dàng hơn [4, 6, 8]

Về quá trình cung ứng thuốc trong bệnh viện, đã có những nghiên cứu tiến hành nhằm

mô tả thực trạng cũng như đưa ra và đánh giá hiệu quả của giải pháp nâng cao chất lượng cung ứng thuốc Các nghiên cứu tập trung chủ yếu vào hoạt động lựa chọn, mua sắm thuốc,

hoạt động tồn trữ và cấp phát, hoạt động sử dụng thuốc Các nghiên cứu này thường chú ý tới những giải pháp cải thiện quản lý tồn kho, can thiệp vào quá trình quản lý đấu thầu và quản lý sử dụng thuốc nhằm nâng cao chất lượng cung ứng[2, 5, 9, 13] Về thực trạng cấp phát thuốc, tại bệnh viện Đa khoa Hoàn Mỹ Sài Gòn, qua cuộc khảo sát ý kiến đánh giá từ người bệnh được tổ chức bởi bộ phận Chăm sóc Khách hàng, vấn đề chờ nhận thuốc được người bệnh phản ánh nhiều nhất, chiếm 21% (trên tổng số 122 mẫu) [11] Một nghiên cứu khác tiến hành tại Bệnh viện Đa khoa Bắc Cạn cho thấy, chỉ có hơn một nửa số thuốc được cấp phát theo nguyên tắc FEFO (57.5%) Thuốc ngắn hạn không được cảnh báo và theo dõi hàng tháng Thuốc không được kiểm soát hạn dùng khiến lượng thuốc hết hạn tăng lên và gây tổn thất cho bệnh viện Lượng thuốc nhầm lẫn cũng tương đối lớn Các lỗi cấp phát bao gồm sai số lượng thuốc, nhầm hàm lượng hoặc nhầm lẫn các thuốc LASA Khi đó, các biện pháp can thiệp được áp dụng là dán nhãn thuốc cắt lẻ, các thuốc cùng hàm lượng phải xếp cách xa nhau Các thuốc LASA được sử dụng những biện pháp phân biệt như sử dụng chữ

in hoa, dán nhãn phụ Sau khi can thiệp, số nhầm lẫn trong quá trình cấp phát đều giảm có

ý nghĩa thống kê [14] Tuy nhiên, số lượng nghiên cứu về thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động cấp phát tại bệnh viện còn hạn chế

1.4 Tổng quan về bệnh viện Hữu Nghị

1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bệnh viện Hữu Nghị

Bệnh viện Hữu Nghị là bệnh viện đa khoa hạng I trực thuộc Bộ Y Tế Bệnh viện Hữu Nghị có chức năng, nhiệm vụ:

 Chăm sóc sức khỏe cho cán bộ trung cao cấp, người có công với cách mạng của Đảng và Nhà nước, chỉ đạo trực tiếp từ Bộ Y Tế và Ban bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cán bộ Trung ương

 Phục vụ y tế cho các Hội nghị quan trọng của Đảng, Quốc hội, Chính phủ, phục vụ các Hội nghị Quốc tế do Việt Nam đăng cai tổ chức

 Tham gia phục vụ các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc tại Việt Nam theo nghi lễ Quốc gia [10]

Tổ chức của bệnh viện có thể được khái quát theo sơ đồ sau [5]:

Hình 1.2 Tổ chức bệnh viện Hữu Nghị

Hiện nay, bệnh viện được xây dựng với 25 khoa lâm sàng, 8 khoa cận lâm sàng và 8 phòng chức năng, với quy mô 650 giường kế hoạch (860 giường thực kê) Bệnh viện hiện nay là một tập thể lớn mạnh, với hơn 821 cán bộ viên chức, trong đó có hơn 220 bác sỹ, dược sỹ đại học Trình độ chuyên môn của đội ngũ y-bác sỹ ngày càng được nâng cao, hiện tại Bệnh viện có 4 PGS-TS; 12 TS-BS, 13 BS chuyên khoa cấp 2; 76 Thạc sỹ, 36 BS chuyên khoa cấp 1; 419 Điều dưỡng, KTV, Dược sĩ cao đẳng, trung cấp; 95 Viên chức ngạch khác Một số cán bộ chuyên môn của Bệnh viện đã trở thành những chuyên gia hàng đầu của cả nước ở một số chuyên ngành [1]

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị

Khoa Dược là một trong 8 khoa cận lâm sàng của bệnh viện với Sơ đồ tổ chức của khoa Dược như sau:

Hình 1.3.Sơ đồ tổ chức khoa Dược bệnh viện Hữu Nghị

Các chức năng, nhiệm vụ của khoa Dược bao gồm:

- Đảm bảo cung ứng đủ số lượng, chất lượng các loại thuốc, hóa chất cho công tác điều trị người bệnh Chú trọng công tác đông dược để sản xuất các bài thuốc y học cổ truyền cho bệnh nhân điều trị nội - ngoại trú

- Thực hiện pha chế tập trung hóa trị liệu ung thư, đảm bảo an toàn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí

- Tư vấn và giám sát việc kê đơn và sử dụng thuốc

- Hoạt động cảnh giác dược: Tăng cường giám sát, theo dõi và báo cáo ADR, xây dựng các quy trình phát hiện và báo cáo sai sót liên quan đến thuốc

- Là cơ sở thực hành của sinh viên chuyên ngành Tổ chức Quản lý Dược và Dược lâm sàng của trường Đại học Dược Hà Nội

- Phối hợp với trường Đại học Dược Hà Nội thực hiện các nghiên cứu đánh giá về sử dụng thuốc tại bệnh viện [1]

Như vậy, nhiệm vụ quan trọng nhất của khoa Dược là đảm bảo cung ứng đúng, đủ, an toàn và kịp thời tới bệnh nhân

1.4.3 Hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị

Kho nội trú trực thuộc Tổ kho và cấp phát, chịu trách nhiệm cung ứng thuốc cho bệnh nhân nội trú và bệnh nhân các tổ BVSK Các hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị

bao gồm hoạt động cấp phát thuốc nội trú, cấp phát thuốc tổ BVSK, kiểm kê thuốc, nhận hoàn trả thuốc và lĩnh thuốc tại kho chính

Cấp phát thuốc là một trong những hoạt động thuộc chuỗi cung ứng thuốc của bệnh viện Để đảm bảo chất lượng cung ứng tốt, hoạt động tại kho Nội trú cần thực hiện theo những quy trình nghiêm ngặt Hoạt động tại kho Nội trú được thực hiện theo các Quy trình thao tác chuẩn (SOPs) liên quan đến công việc cấp phát nội trú được bệnh viện ban hành năm 2019 (Phụ lục 01 đến 05) nhằm đảm bảo việc cấp phát an toàn, hiệu quả, nâng cao chất lượng cung ứng và sự chăm sóc sức khỏe tới bệnh nhân

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Hoạt động cấp phát thuốc nội trú tại Tổ kho và cấp phát bệnh viện Hữu Nghị

- Nhân viên cấp phát nội trú

2.2 Thời gian và địa điểm nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu được tiến hành từ tháng 10/2019 đến tháng 2/2020 Địa điểm nghiên cứu: Khoa Dược Bệnh viện Hữu Nghị thành phố Hà Nội

2.3 Phương pháp nghiên cứu

2.3.1 Biến số nghiên cứu

Tất cả biến số nghiên cứu được trình bày trong bảng sau:

Bảng 2.1 Biến số nghiên cứu

loại

Kỹ thuật thu thập

1 Các hoạt động

của kho Nội trú

Là các hoạt động của kho Nội trú thực hiện trong 1 ngày làm việc

Bao gồm các hoạt động Cấp phát thuốc Nội trú, Cấp phát thuốc tổ BVSK, Nhận hoàn trả thuốc, Lĩnh thuốc tại kho chính, Kiểm kê thuốc

Định danh

Tài liệu sẵn có và Quan sát

3 Khung giờ Các mốc thời gian cách nhau 30ph

từ 7h đến 17h

Định lượng

Tài liệu sẵn có

danh

Tài liệu sẵn có

5 Ngày Thời gian ghi trên phiếu lĩnh/hoàn

trả thuốc

Định danh

Tài liệu sẵn có

Định lượng

Tài liệu sẵn có

Định lượng

Tài liệu sẵn có

8 Số đơn Tổng số lượng phiếu lĩnh/hoàn trả

thuốc gửi đến kho Nội trú trong ngày

Định lượng

Tài liệu sẵn có

Định lượng

Tài liệu sẵn có

10 Thời điểm bắt

đầu lấy thuốc

Thời điểm nhân viên cấp phát lấy phiếu lĩnh thuốc để lấy thuốc cho một lượt mới

Định lượng

Định lượng

Quan sát

12 Thời điểm bắt

đầu kiểm thuốc

Thời điểm nhân viên cấp phát lấy giỏ thuốc đã hoàn thành tất cả các khoản mục

Định lượng

Định lượng

Quan sát

2.3.2 Thiết kế nghiên cứu

Thiết kế nghiên cứu mô tả cắt ngang Nội dung nghiên cứu được mô tả bằng sơ đồ sau:

Hình 2.1 Sơ đồ nội dung nghiên cứu

2.3.3 Phương pháp thu thập số liệu

 Mục tiêu 1: Mô tả thực trạng hoạt động cấp phát thuốc tại kho Nội trú bệnh viện

Hữu Nghị từ tháng 10 năm 2019

Hồi cứu:

- Tiến hành thu thập dữ liệu phiếu lĩnh thuốc và phiếu hoàn trả thuốc của 18 khoa phòng thường xuyên lĩnh thuốc gửi tới kho Nội trú Biểu mẫu thu thập số liệu được trình bày tại Phụ lục 12 và Phụ lục 14 Phiếu lĩnh thuốc được thu thập vào tháng 11

và phiếu hoàn trả được thu thập vào tháng 10, 11

Quan sát:

- Thời gian biểu các công việc trong tuần, Phân bố thời gian và nhân lực làm việc

trong tuần và Quy trình chi tiết các bước thực hiện công việc: Nghiên cứu viên tiến

hành quan sát tại kho Nội trú vào tất cả các ngày trong tuần từ 8h – 16h (trừ thứ Bảy, Chủ Nhật) Thông tin thu được được điền lần lượt vào các biểu mẫu tại Phụ lục 11,

13 Các quy trình được mô tả tại Phụ 06 đến Phụ lục 10

- Sơ đồ kho Nội trú và đường đi của nhân viên trong quá trình cấp phát: Sơ đồ kho

được sơ đồ hóa theo quan sát tại Kho nội trú Đường đi của nhân viên được ghi lại khi nhân viên lấy thuốc, quan sát vào các ngày thứ 2, thứ 4, thứ 6 Đường đi được

vẽ tính từ thời điểm nhân viên lấy tờ phiếu lĩnh thuốc mới cho đến khi hoàn thành tất cả các khoản mục trong phiếu lĩnh và đặt giỏ thuốc vào vị trí kiểm kê

- Theo dõi thời gian thực hiện các bước trong công việc cấp phát thuốc: Nghiên cứu

viên tiến hành quan sát nhân viên cấp phát tại kho Nội trú và đo thời gian thực hiện của nhân viên cho khâu lấy thuốc và kiểm kê thuốc vào các ngày thứ 2, 4, 6 bằng đồng hồ bấm giờ Số liệu thu được được điền vào biểu mẫu tại Phụ lục 15

 Mục tiêu 2: Khảo sát một số yếu tố tác động đến hoạt động cấp phát thuốc nội trú tại

bệnh viện Hữu Nghị

Phỏng vấn:

- Phỏng vấn nhân viên cấp phát tiến hành tại khu vực kho Nội trú

- Bộ công cụ phỏng vấn cho nhân viên cấp phát được xây dựng gồm 3 nội dung: Quy trình, Thời gian, Nhân lực (Phụ lục 16)

- Trước khi phỏng vấn, nghiên cứu viên giới thiệu cho đối tượng phỏng vấn về mục đích nghiên cứu Nghiên cứu viên cần được sự đồng ý cũng như đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân của người tham gia nghiên cứu Các thông tin trong quá trình phỏng vấn cũng chỉ được sử dụng nhằm phục vụ nghiên cứu Khi phỏng vấn, đối

tượng nghiên cứu và nghiên cứu viên gặp tại phòng riêng và sử dụng thiết bị ghi âm

để ghi lại cuộc nói chuyện Thời gian thực hiện mỗi cuộc phỏng vấn từ 30 – 50 phút

2.4 Mẫu nghiên cứu

- Theo dõi đường đi của nhân viên trong quá trình cấp phát thuốc: Quá trình lấy mẫu

được tiến hành trong 2 ngày trên 4 nhân viên Vào ngày thứ nhất, quan sát được 14 lần lấy thuốc của nhân viên 1, 14 lần của nhân viên 2, 8 lần của nhân viên 3, 3 lần của nhân viên 4 Ngày thứ 2 quan sát được 16 lần của nhân viên 1, 6 lần của nhân viên 2

- Theo dõi phiếu lĩnh thuốc tháng 11: Toàn bộ phiếu lĩnh thuốc được theo dõi từ ngày

1/11/2019 đến ngày 29/11/2020 (trừ thứ Bảy, Chủ nhật) bao gồm 773 lần lĩnh

- Theo dõi phiếu hoàn trả tháng 10, 11: Toàn bộ phiếu hoàn trả thuốc được theo dõi

từ ngày 3/10/2019 đến ngày 31/11/2019 (trừ thứ Bảy và Chủ Nhật), tổng cộng 193 phiếu hoàn trả

- Theo dõi thời gian thực hiện công việc cấp phát: Công việc được thực hiện từ ngày

20/11/2019 đến ngày 13/12/2019, tổng cộng 10 ngày, gồm 3 ngày thứ Hai, 4 ngày thứ 4, 3 ngày thứ 6 Với việc lấy thuốc, số mẫu nghiên cứu viên thu được là 216 lượt cấp phát

 Mục tiêu 2: Khảo sát một số yếu tố tác động đến hoạt động cấp phát thuốc nội trú

tại bệnh viện Hữu Nghị: Phỏng vấn được tiến hành trên 3 nhân viên cấp phát kho

Nội trú

2.4.2 Cách chọn mẫu

 Mục tiêu 1: Mô tả thực trạng hoạt động cấp phát thuốc nội trú tại bệnh viện Hữu

Nghị từ tháng 10 năm 2019

Tiêu chuẩn lựa chọn:

- Đường đi của nhân viên trong quá trình cấp phát: Chu trình lấy thuốc hoàn chỉnh

(nhân viên khi hoàn thành tất cả các khoản mục thuốc và đặt vào vị trí kiểm thuốc)

- Theo dõi phiếu lĩnh thuốc tháng 11 và Theo dõi phiếu hoàn trả thuốc tháng 10, 11:

Toàn bộ phiếu lĩnh/hoàn trả thuốc được theo dõi trên 18 khoa phòng thường xuyên lĩnh thuốc (Phụ lục 12, 14)

- Theo dõi thời gian thực hiện công việc cấp phát: Thời gian nhân viên cấp phát thực

hiện trọn vẹn khâu lấy thuốc và kiểm thuốc trong quá trình cấp phát

Tiêu chuẩn loại trừ:

- Theo dõi phiếu lĩnh thuốc tháng 11 và Theo dõi phiếu hoàn trả thuốc tháng 10, 11:

Loại trừ các phiếu lĩnh/hoàn trả thuốc của các khoa phòng không nằm trong danh sách các khoa phòng thường xuyên lĩnh thuốc (Phụ lục 12, 14)

- Theo dõi thời gian thực hiện công việc cấp phát: Với nhân viên mới, loại những lượt

cấp phát trong khoảng thời gian đầu – năng suất nhân viên chưa ổn định, thời gian cấp phát biến động

- Đường đi của nhân viên trong quá trình cấp phát: Những lượt cấp phát nhân viên

không hoàn thành một chu trình lấy thuốc hoàn chỉnh; các quãng đường nhân viên

di chuyển có mục đích không liên quan đến lượt cấp phát đó (nghe điện thoại, lấy thuốc cấp phát thiếu, công việc cá nhân,…)

 Mục tiêu 2: Khảo sát một số yếu tố tác động đến hoạt động cấp phát thuốc nội trú

tại bệnh viện Hữu Nghị

Tiêu chuẩn lựa chọn: Toàn bộ nhân viên phòng cấp phát nội trú của khoa Dược

Tiêu chuẩn loại trừ: Các nhân viên không đồng ý tham gia phỏng vấn

2.5 Xử lý và phân tích số liệu

 Mục tiêu 1:

Các số liệu thu thập được được rà soát và loại đi những số liệu không hợp lệ Số liệu thu thập được mã hóa theo biến số nghiên cứu và nhập vào biểu mẫu thu thập số liệu bằng phần mềm Microsoft Office Excel 2016

Cách tính: Thời gian thực hiện công việc: Lấy thời điểm kết thúc trừ thời điểm bắt đầu

để thu được thời gian hoàn thành công việc

Phương pháp phân tích thống kê:

- Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm SPSS 22.0

- Biến định lượng: Để xác định phân phối chuẩn, không chuẩn, sử dụng phép kiểm nghiệm Kolmogorov Smirnov khi cỡ mẫu lớn hơn 50 hoặc Shapiro-Wilk khi cỡ mẫu nhỏ hơn 50

- Tính các giá trị Min – Max, Median và Mean

- Nếu biến phân phối chuẩn, sử dụng T-test so sánh giá trị trung bình giữa 2 nhóm và Anova test để so sánh từ 3 nhóm trở lên Nếu biến không phân phối chuẩn: Sử dụng Kruskal - Wallis test để so sánh từ 3 nhóm trở lên sau đó sử dụng test phi tham số là Mann – Whitney để so sánh giữa 2 nhóm

- Trong nghiên cứu này, mức ý nghĩa thống kê được sử dụng là p < 0,05 Có hiệu chỉnh Bonferroni khi so sánh từ 3 nhóm trở lên

 Mục tiêu 2: Các dữ liệu được thu thập sẽ được gỡ băng, mã hóa theo chủ đề Các chủ đề được mã hóa bao gồm: Quy trình làm việc, Thời gian thực hiện công việc, Nhân lực

2.6 Vấn đề đạo đức

Những thông tin riêng tư, cá nhân của đối tượng nghiên cứu được đảm bảo giữ bí mật Các đối tượng nghiên cứu được thông báo rằng tất cả các dữ liệu đều được ẩn danh, giữ bí mật và có quyền từ chối tham gia vào nghiên cứu Kết quả nghiên cứu chỉ được sử dụng vào mục đích nghiên cứu mà không ảnh hưởng tới những đối tượng tham gia

Tôi cam kết đảm bảo tính trung thực trong việc thu thập, xử lý và phân tích số liệu để đánh giá, kết luận một cách khách quan nhất, đúng với thực tế

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN 1.1 Kết quả nghiên cứu

1.1.1 Mô tả thực trạng các hoạt động tại kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị

1.1.1.1 Khảo sát quy trình một số hoạt động tại kho Nội trú Bệnh viện Hữu Nghị

 Các hoạt động tại kho Nội trú và phân công thực hiện

 Bảng phân công các công việc trong tuần của kho cấp phát nội trú

Bảng phân công công việc dưới đây được viết theo sự phân công chính thức tại kho Nội trú

Bảng 3.1 Thời gian biểu các công việc trong tuần

Buổi sáng Cấp phát tổ

BVSK Cấp phát thuốc nội trú

Kiểm kê thuốc

Cấp phát tổ BVSK Cấp phát thuốc nội trú

Kiểm kê thuốc

Cấp phát tổ BVSK Cấp phát thuốc nội trú

Buổi chiều Cấp phát

thuốc nội trú Nhận hoàn trả thuốc

Nhận hoàn trả thuốc Lĩnh thuốc tại kho chính Cấp phát thuốc bổ sung

Cấp phát thuốc nội trú Nhận hoàn trả thuốc

Nhận hoàn trả thuốc Lĩnh thuốc tại kho chính Cấp phát thuốc bổ sung

Cấp phát thuốc nội trú Nhận hoàn trả thuốc

Theo Bảng 3.1:

- Các ngày thứ 2, thứ 4, thứ 6 là ngày lĩnh chính của các khoa: Các khoa lĩnh thuốc cho 2 ngày tiếp theo (riêng với thứ 6 là cấp phát cho 3 ngày tiếp theo) và bổ sung thuốc cho ngày cấp phát Với một số khoa như khoa Cấp cứu, khoa Huyết học và Truyền máu,… thì không có ngày cấp phát chính mà ngày nào cũng lĩnh thuốc

- Công việc các ngày thứ 3, thứ 5 là giống nhau Với Nhận hoàn trả thuốc, việc này được diễn ra vào các ngày trong tuần sau 4h chiều

Phân bố thời gian và nhân lực làm việc trong tuần của kho cấp phát nội trú được mô tả cụ thể trong bảng sau

Bảng 3.2 Phân bố thời gian và nhân lực làm việc trong tuần của kho nội trú

Cấp phát

thuốc tổ

BVSK

Vệ sinh kho Kiểm tra số lượng thuốc tồn kho Chuẩn bị một số thuốc còn thiếu hoặc thuốc chuyên khoa

Cấp phát thuốc

Cấp phát thuốc (lần 2)

 Quy trình thực hiện các hoạt động tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị

 Quy trình cấp phát thuốc, nhận hoàn trả thuốc, kiểm kê thuốc và lĩnh thuốc tại kho

chính

Quy trình các bước thực hiện chi tiết công việc cấp phát thuốc nội trú, cấp phát thuốc Tổ BVSK, nhận hoàn trả thuốc, kiểm kê thuốc và lĩnh thuốc tại kho chính được mô tả tại Phụ lục 06 đến 10

 Mô tả sơ đồ kho nội trú và đường đi của nhân viên trong quá trình cấp phát thuốc

viên

Phòng cấp phát được mô tả bằng sơ đồ dưới đây Phòng cấp phát được đánh dấu các điểm

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C Mỗi điểm cách nhau 1,2m

Hình 3.1 Sơ đồ kho nội trú

Chu trình lấy thuốc điển hình của nhân viên cấp phát được mô tả dựa vào sơ đồ trên như sau:

Bước 1: Lấy giỏ thuốc tại vị trí 3

Bước 2: Lấy phiếu lĩnh thuốc (thường lấy 1 tờ phiếu lĩnh) tại vị trí 1

Bước 3: Lấy thuốc theo thứ tự alphabete tại các vị trí 1, 4, 7, A, B, C, 6, 9, 3 (Vị trí 5, 8 thường là vị trí đặt thùng rác Vị trí 9, 6 là thuốc bảo quản lạnh, thuộc phần thuốc ống.) Bước 4: Đặt giỏ thuốc đã lấy tại vị trí 3 hoặc 2

Sau đó chu trình được lặp lại

1.1.1.2 Phân tích hiệu quả các công việc tại kho Nội trú bệnh viện Hữu Nghị

 Phân tích công việc cấp phát thuốc

Do tính chất việc trong kho Nội trú như vấn đề bảo mật thông tin, một số đặc thù của công việc khiến năng suất không phụ thuộc hoặc phụ thuộc một phần vào khối lượng công việc, việc phân tích năng suất theo khối lượng công việc không còn chính xác

Với những lý do đó, phần phân tích công việc dưới đây sẽ tập trung vào công việc Cấp phát thuốc và Nhận hoàn trả thuốc

 Phân bố thời gian cấp phát thuốc

Do tính chất công việc cấp phát vào ngày thứ 2, 4, 6 và ngày thứ 3, 5 là khác nhau nên phần phân tích dưới đây sẽ chia thành 2 nhóm ngày

 Phân bố thời gian lĩnh thuốc của các khoa phòng ngày thứ 2, 4, 6

Lần lĩnh thuốc chính trong ngày của một khoa là lần lĩnh thuốc có số khoản thuốc nhiều

nhất giữa các lần lĩnh

Khảo sát số lần lĩnh chính theo khung giờ trong tháng 11 thu được kết quả như sau

Hình 3.3 Biểu đồ phân bố thời gian xuất phiếu lĩnh thuốc chính trong ngày của các khoa

phòng tháng 11

Ta thấy, thời gian xuất phiếu lĩnh thường tập trung từ 10h – 12h và từ 13h – 14h30 Như vậy, thời gian nhân viên cấp phát làm việc cũng tập trung trong khung giờ đó

 Phân bố thời gian lĩnh thuốc của các khoa phòng ngày thứ 3, 5

Khảo sát về số lượng phiếu lĩnh theo thời gian lĩnh thuốc của các khoa phòng trong các

ngày lĩnh bổ sung tháng 11 được thể hiện tại Hình 3.4

2

12

40 34 31

7

18 14

20 16

Hình 3.4 Biểu đồ phân bố số phiếu lĩnh thuốc trong các ngày thứ 3, thứ 5 theo khung giờ

trong tháng 11

Nhận xét:

- Vào buổi sáng, phiếu lĩnh được đưa nhiều nhất vào lúc 11h (18 phiếu)

- Vào buổi chiều, phiếu lĩnh được đưa nhiều nhất từ 14h – 16h Số lượng phiếu buổi chiều nhìn chung nhiều hơn buổi sáng.Thời điểm phiếu lĩnh được gửi nhiều nhất trong ngày là 15h – 42 phiếu

 Khối lượng công việc cấp phát thuốc

Đo lường khối lượng công việc là điều cần thiết để mô tả hoạt động của nhân viên Bằng việc theo dõi khối lượng công việc từng ngày trong tháng 11, chúng tôi thu được kết quả tại bảng dưới đây

Bảng 3.3 Số khoản mục cấp phát vào các ngày trong tuần tháng 11 (khoản)

Công việc thực hiện Số khoản mục thực hiện trong 1 ngày

Giá trị Min-max Giá trị Mean

 Phân tích năng suất làm việc công việc cấp phát và nhận hoàn trả thuốc

Phần phân tích thời gian thực hiện công việc dưới đây được tiến hành cho những ngày thứ 2, 4, 6 Ngày thứ 3, 5 do còn ảnh hưởng của những công việc khác nên không thể đo năng

suất theo thời gian

4

7 9

14 10 18

5

0 1

6 13

25 18