Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ ở các công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có sự góp vốn của nhà nước

- Khảo sát trực tiếp và qua phiếu một số công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước về các vấn đề liên quan trực tiếp đến hoạtđộng lưu trữ trong doanh nghiệp như: việc ban

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-ĐỖ THỊ HUYỀN

THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨChuyên ngành: Lưu trữ học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-ĐỖ THỊ HUYỀN

THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƯỚC

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 60.32.03.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Dương Văn Khảm

Hà Nội - 2016

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo 8

6 Bố cục của đề tài 10

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA NHÀ NƯỚC 13

1.1 Cơ sở lý luận 13

1.1.1 Các khái niệm cơ bản 13

1.1.2 Số lượng, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 21

1.1.3 Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 24

1.2 Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 25

1.2.1 Khái quát các văn bản pháp luật có quy định về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 25

1.2.2 Các quy định về phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 27

1.3 Nhận xét, đánh giá 30

Tiểu kết chương 1 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI

CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA

NHÀ NƯỚC 33

2.1 Thực hiện thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động

lưu trữ cho doanh nghiệp 33

2.2 Thực hiện thẩm quyền hướng dẫn triển khai thực hiện các văn bản quản

lý nhà nước về lưu trữ cho doanh nghiệp 40 2.3 Thực hiện thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp thống kê về lưu trữ 43

2.4 Thực hiện thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ trong doanh

2.6 Nhận xét, đánh giá 55

2.6.1 Về thực hiện thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 55 2.6.2 Về tác động của các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 57

3.1 Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lý về lưu trữ, nghiên cứu, biên soạn sách, tài liệu chuyên đề về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ doanh

nghiệp 63

3.2 Quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm quản lý của các Bộ, ngành, Công ty mẹ đối với hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và Công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 64

3.3 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo doanh nghiệp về hoạt động lưu trữ 65

3.4 Bố trí kinh phí và nhân lực chuyên trách về lưu trữ doanh nghiệp .67 3.5 Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, các hội thảo khoa học chuyên đề về lưu trữ doanh nghiệp 68

3.5.1 Tổ chức họp triển khai thực hiện văn bản quy định về quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp 69

3.5.2 Tổ chức các hội thảo, tập huấn, đào tạo ngắn hạn về lưu trữ cho doanh nghiệp 69

3.6 Kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ trong doanh nghiệp 70

3.6.1 Kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ 70

3.6.2 Khen thưởng, kỷ luật 70

3.7 Hướng dẫn mô hình tổ chức lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước 71

Tiểu kết chương 3 75

KẾT LUẬN 76

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

PHỤ LỤC 87

CTCPCPPGS,TSTNHHTLLTtr.

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp Cổ phần và TNHH

có sự góp vốn của nhà nước tăng lên đáng kể - là kết quả tất yếu của quá trìnhthực hiện đề án Cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước, nhằm nâng cao hiệuquả hoạt động và tạo động lực cho sự phát triển của nền kinh tế Điều đó dẫntới việc Nhà nước không còn là chủ sở hữu duy nhất của một số tổ chức kinh

tế như trước kia, thay vào đó, Nhà nước chỉ nắm giữ một lượng cổ phần nhấtđịnh trong doanh nghiệp Những doanh nghiệp này hoạt động theo Luật doanhnghiệp hiện hành và tự chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp Chủ sở hữu của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước là các tổ chức, cá nhân có vốn góp tại công ty, họ cũng là nhữngngười có quyền bầu người đại diện làm lãnh đạo doanh nghiệp, họ thực hiệnmọi quyền của thành viên góp vốn một cách trực tiếp hoặc thông qua ngườiđại diện trên mọi hoạt động, quyền lợi và nghĩa vụ của thành viên góp vốntheo quy định của pháp luật Như vậy, Nhà nước chỉ là một trong số nhữngthành viên góp vốn của doanh nghiệp, có quyền hạn và nghĩa vụ như mộtthành viên góp vốn thông qua người đại diện phần vốn góp tại doanh nghiệpmột cách bình đẳng, Nhà nước không còn quyền quyết định hoạt động củadoanh nghiệp như tại các doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điềulệ

Hiện nay, việc quản lý hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần vàcông ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đang là một vấn đề còn nhiều bấtcập, cần có sự quan tâm thích đáng từ phía cơ quan quản lý nhà nước về lưutrữ cũng như của mỗi doanh nghiệp

Về phía các cơ quan quản lý ngành: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước đã có một số quy định về quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp được

thể hiện trong Luật Lưu trữ và đã ban hành văn bản quy định nguồn nộp lưutài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, trong đó có xác định một

số doanh nghiệp có vốn Nhà nước là đối tượng thuộc nguồn nộp lưu Tuynhiên, trên thực tế, so với số lượng các doanh nghiệp có sự góp vốn của nhànước hiện nay thì những quy định trên còn rất hạn chế, chưa chạm tới hếtđược khối doanh nghiệp có sự góp vốn của nhà nước như các công ty Cổ phần

và công ty TNHH

Về phía các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhànước: Hầu hết đều là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô hoạt độngkhông lớn như các doanh nghiệp trong các vĩnh vực có tính mũi nhọn đượcnhà nước góp vốn và nắm quyền chi phối Các doanh nghiệp này hoạt độngtrong mọi lĩnh vực kinh doanh như tài chính, sản xuất hàng hóa, thươngmại Vì là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hầu như họ còn chưa quan tâm nhiềucho việc quản lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ do doanh nghiệp sản sinh

ra, do vậy, nhà nước cần quan tâm nhiều hơn nữa trong việc thực hiện thẩmquyền quản lý về lưu trữ đối với khối các công ty Cổ phần và công ty TNHH

có sự góp vốn của nhà nước; đồng thời, cũng cần có những biện pháp quản lýtài liệu lưu trữ khối doanh nghiệp này cho phù hợp và hiệu quả

Thực hiện tốt việc quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ là mộttrong những nhiệm vụ quan trọng của Chính phủ nói chung, Bộ Nội vụ vàCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nói riêng Nhà nước có thẩm quyền gì trongviệc quản lý hoạt động lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có

sự góp vốn của nhà nước? Nhà nước cần có biện pháp gì để thực hiện thẩmquyền của mình trong việc quản lý hoạt động lưu trữ của các công ty Cổ phần

và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước?Các công ty Cổ phần và công

ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đã thực hiện hoạt động lưu trữ trong

doanh nghiệp mình như thế nào? Doanh nghiệp mong muốn nhà nước làm gì giúp họ để họ có thể thực hiện tốt hoạt động lưu trữ của mình?

Tất cả những câu hỏi đó đã đặt ra yêu cầu nghiên cứu đối với Đề tài

luận văn “Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước”.

Kết quả nghiên cứu của Đề tài không chỉ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận

về quản lý hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có vốnnhà nước ở Việt Nam mà còn có tính ứng dụng thực tiễn như:

- Là cơ sở để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu cho Bộ Nội

vụ ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ tại các doanhnghiệp có vốn nhà nước

- Là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc

tổ chức hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trong những năm qua, các doanh nghiệp Cổ phần và TNHH có sự gópvốn của nhà nước đã thực sự bùng nổ về số lượng cũng như quy mô kể từ khinước ta thực hiện chính sách mở cửa, chuyển đổi sang nền kinh tế thị trườngđịnh hướng xã hội chủ nghĩa năm 1986 Ngày 19/6/2002, Thủ tướng Chínhphủ đã ban hành Nghị định số 46/2002/NĐ-CP quy định về cổ phần hoádoanh nghiệp nhà nước Đến nay, nhiều doanh nghiệp nhà nước đã chuyển đổi

từ doanh nghiệp 100% vốn nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần, trong đónhà nước chỉ giữ một phần vốn nhất định của doanh nghiệp… Trong quá trìnhhoạt động của các doanh nghiệp có vốn nhà nước, một khối lượng không nhỏtài liệu lưu trữ đã được sản sinh Đây là những tài liệu có giá trị không chỉ đốivới doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với địa phương và quốc gia Chính vìvậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã thực hiện một số Đề tài, chuyên đềnghiên cứu về tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp Cụ thể là:

- Đề tài khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu xác định danh mục nguồn vàthành phần tài liệu của các tổ chức kinh tế thuộc diện phải nộp lưu vào Lưutrữ lịch sử” do CN Hoàng Thị Tuyết Thu làm chủ nhiệm (năm 2008 - 2009).

Đề tài đã tiến hành nghiên cứu về cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phầntài liệu doanh nghiệp nhà nước

- Chuyên đề “Nghiên cứu xác định danh mục và thành phần tài liệu củadoanh nghiệp nhà nước là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử” doPhòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương - Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước thực hiện (năm 2012)

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở “Thực trạng quản lý tài liệu lưutrữ doanh nghiệp” do CN Đỗ Thị Huyền làm chủ nhiệm (năm 2014) Đề tài

đã nghiên cứu thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại các doanh nghiệp nhànước (Theo Luật Doanh nghiệp 2005 – Doanh nghiệp nhà nước là doanhnghiệp do nhà nước góp từ trên 50% vốn điều lệ và giữ quyền chi phối mọihoạt động của doanh nghiệp) Đề tài cũng đưa ra một số biện pháp giúp nhànước quản lý tốt tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thời gian tới

Ngoài các cán bộ công tác tại các cơ quan quản lý về văn thư, lưu trữ,một số sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - TrườngĐại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng đãquan tâm nghiên cứu vấn đề trên Ví dụ: Luận văn “Xác định giá trị tài liệuhành chính hình thành trong hoạt động của các công ty 100% vốn nhà nước”của tác giả Lã Thị Hồng; Luận văn “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cácTổng công ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình (năm 2005); Luận văn

“Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu

tư nước ngoài” của tác giả Trần Vũ Thành (năm 2013)

Tháng 12/2013, Hội Văn thư - Lưu trữ Việt Nam đã phối hợp với Hội cácnhà Quản trị Doanh nghiệp Việt Nam tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề

“Quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc”, Hội thảo đã thu hút được

sự quan tâm của nhiều nhà Lưu trữ và các doanh nghiệp lớn trong toàn quốc Hội thảo đã có sự tham gia của nhiều nhà nghiên cứu với các chủ đề khác nhau liên quan đến lưu trữ doanh nghiệp như tham luận “Nhìn lại quy định và hướng dẫn của nhà nước đối với lưu trữ doanh nghiệp” của PGS Vương Đình Quyền, tham luận “Quản

lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn

đề đặt ra hiện nay” của GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, tham luận “Quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, tham luận “Pháp luật văn thư với yêu cầu quản trị lưu trữ doanh nghiệp trong thời kỳ tái cấu trúc” của PGS.TS Dương Văn Khảm,…

Bên cạnh đó, có thể kể một số bài nghiên cứu, trao đổi đăng trên các tạpchí, website như:Bài viết “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệptrong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên đăng trên Tạp chí Vănthư Lưu trữ Việt Nam, số tháng 3/2000; Bài viết “Tài liệu lưu trữ của cácdoanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của TS

Vũ Thị Phụng đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số tháng 3/2003;Bài viết “Pháp luật lưu trữ các nước về quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp

và một số kiến nghị với pháp luật lưu trữ Việt Nam” của tác giả Trần HữuThành đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2014…

Có thể khẳng định rằng, mỗi đề tài, hội thảo, bài viết và mỗi văn bảnđược ban hành đều hướng tới giải quyết những vấn đề riêng phù hợp với mụcđích, yêu cầu, phạm vi và đối tượng cần nghiên cứu hoặc cần điều chỉnh Tuynhiên, cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu nào của Việt Nam đi sâunghiên cứu thẩm quyền quản lý của nhà nước cũng như cách thức quản lý củanhà nước đối với hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

- Hệ thống và đánh giá các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam

về Thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tạicác công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

- Khảo sát, đánh giá kết quả thực thi các quy định hiện hành về thẩmquyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty

Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

- Nhận xét những bất cập trong việc quy định và thực thi thẩm quyềnquản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước và đề xuất một số giải pháp, biện pháp đểthực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công

ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở mục tiêu của đề tài, chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ sau đây:

- Nghiên cứu các văn bản của nhà nước và các văn bản liên quan cóquy định về thẩm quyền quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ ở các doanhnghiệp có vốn nhà nước là các công ty Cổ phần và công ty TNHH

- Khảo sát trực tiếp và qua phiếu một số công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước về các vấn đề liên quan trực tiếp đến hoạtđộng lưu trữ trong doanh nghiệp như: việc ban hành văn bản quy định về lưu trữcủa doanh nghiệp, việc bố trí cán bộ phụ trách lưu trữ của doanh nghiệp, thực tếviệc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp,…

- Tổng hợp, phân tích kết quả khảo sát các văn bản pháp lý và thựctrạng hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước

- Tìm hiểu thực trạng việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đốivới hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước của các cơ quan quản lý liên quan trong thời gian qua.

- Phân tích, đánh giá những ưu điểm, những tồn tại trong việc quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các doanh nghiệp

- Đề xuất một số biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Thẩm quyền quản lý nhà nước và biện pháp quản lý nhà nước đối vớihoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước

- Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ

- Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam liên quan đến tổchức, quản lý và hoạt động của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sựgóp vốn của nhà nước

- Tác động của những quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam lênhoạt động lưu trữ của một số công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: Từ năm 2002 trở lại đây (từ khi Nghị định số

64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 của Chính phủ về chuyển đổi doanh nghiệp nhà nướcthành công ty Cổ phần có hiệu lực)

- Không gian: tại một số cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và một sốcông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

5 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo

5.1 Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin và lý luận thựctiễn công tác lưu trữ, chúng tôi tiến hành thực hiện đề tài bằng các phươngpháp chủ yếu sau đây:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Để thực hiện đề tài, tôi đã tiến hànhnghiên cứu, tìm hiểu nhằm nắm vững các kiến thức lý luận về công tác lưu trữ

và các vấn đề liên quan

- Phương pháp khảo sát thực tế: Tiến hành khảo sát thực tế để thu thậpthông tin tổng hợp về thực tế thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữcủa các cơ quan, tổ chức Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã tiến hànhkhảo sát trực tiếp tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Tài chính, Tậpđoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Thép Việt Nam để có sự hiểu biếtnhất định về việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước cũng như những tácđộng của việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đến hoạt động quản lýcủa các cơ quan có liên quan đối với hoạt động lưu trữ ở các công ty Cổ phần

và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian qua

- Phương pháp sử dụng bảng hỏi: Chúng tôi đã tiến hành xây dựng mẫubảng hỏi để tiến hành khảo sát qua Phiếu (xem phục lục 1) Phiếu khảo sát đãđược chúng tôi gửi tới các doanh nghiệp là các công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước trên phạm vi toàn quốc Các doanh nghiệpđược gửi Phiếu khảo sát rất đa dạng về tỷ lệ góp vốn của nhà nước (từ 2% đếndưới 100% vốn) và ở nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau Đồng thời, các doanhnghiệp được gửi phiếu khảo sát cũng trải rộng ở mọi vùng miền kinh tế trên cảnước từ các thành phố lớn như Hà Nội (Công ty CP Cơ khí Xây dựng Đại Mỗ,Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Trường Phát,

Công ty TNHH Sản xuất Hàng thủ công mỹ nghệ Phú Thượng, Công ty Nhân

lực và Thương mại vinaconex) , Hải Phòng (Công ty CP Đầu tư và Xây dựngcông trình Thủy lợi, Công ty CP Công nghiệp Tàu thủy An Đồng), Đà Nẵng(Công ty CP Xuất nhập khẩu Đà Nẵng, Công ty CP Công nghiệp Hóa chất ĐàNẵng, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ G.D), Hồ Chí Minh (Công ty TNHH

Kỹ thuật Nhật minh Sài Gòn, Công ty CP Đào tạo Bay Việt, Công ty TNHHThương mại Quốc Tấn) đến các tỉnh trung du, miền núi, đồng bằng sông cửulong như: Công ty CP Nam Phong (Bình Dương), Công ty CP Đầu tư Xây dựng

và Vật liệu Đồng Nai, Công ty CP Mía đường Tuy Hòa, Cong ty CP Bao bì vàThương mại Lâm Thao, Công ty TNHH Xây dựng Tuyến Hà (Hòa Bình), Công

ty CP Xây dựng Thủy lợi Điện Biên, Công ty CO Xi măng Mai Sơn (Sơn La)…Hình thức gửi phiếu khảo sát gồm: gửi trực tuyến qua địa chỉ thư điện tử củadoanh nghiệp và gửi qua bưu điện Sau một thời gian gửi phiếu, chúng tôi thu vềđược 31 phiếu tham gia khảo sát của các doanh nghiệp, trong đó có 23 Công ty

Cổ phần và 8 công ty TNHH (xem phụ lục 2) Chúng tôi sử dụng phương phápnày nhằm thu thập thông tin cần thiết phục vụ nghiên cứu Luận văn như: đánhgiá của doanh nghiệp về việc ban hành pháp luật và hướng dẫn thực thi pháp luật

về lưu trữ của các cơ quan, tổ chức liên quan; thực trạng hoạt động lưu trữ củadoanh nghiệp; đề xuất của doanh nghiệp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở các nguồn tài liệu, thôngtin thu thập được, chúng tôi tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá nhữngthông tin cần thiết, chân thực và có giá trị làm tư liệu nghiên cứu Bên cạnh

đó, chúng tôi còn tổng hợp một số công trình nghiên cứu có liên quan để có

sự kế thừa và phát hiện những điểm mới

- Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi sửdụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệmtrong công tác quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hiện đang công táctại cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; các giáo sư, phó giáo sư, tiến sỹ, giảng

viên của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học

xã hội và nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm trong việc hướngdẫn thực hiện các đề tài khoa học liên quan đến Lưu trữ

Các phương pháp này không tiến hành độc lập mà được kết hợp linhhoạt trong quá trình thực hiện Luận văn

5.2 Tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện Luận văn này, chúng tôi đã tham khảo cácnguồn tư liệu sau:

- Các văn bản quy phạm pháp luật: Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày17/6/2003, Luật Thương mại số 36/2002/QH11 ngày 14/6/2005, Luật Lưu trữ số01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, Luật Doanh nghiệp số 68/2013/QH13 ngày26/11/2014, Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinhdoanh tại doanh nghiệp số 69/2014/QH13 ngày 26/11/2014, Nghị định số 388-HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) quy định vềthành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước …

- Sách, kỷ yếu và các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà khoahọc là các giáo trình chuyên ngành lưu trữ, Kỷ yếu các Hội thảo khoa học về lưutrữ doanh nghiệp, các Luận văn của học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quảntrị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội, các công trình nghiên cứu liên quan của các nhà khoa học trong và ngoàinước được đăng tải, công bố trên các Tạp chí chuyên ngành

- Tài liệu tiếng Pháp : Lưu trữ Quốc gia Pháp, Sách: Hướng dẫn tổ chứclưu trữ doanh nghiệp, năm 1980

6 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, Luận văn gồm ba chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận và các quy định hiện hành của pháp luật Việt

Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

Trong Chương 1, chúng tôi tập trung nghiên cứu và trình bầy về cơ sở

lý luận như: các khái niệm cơ bản, tầm quan trọng của việc xác định thẩmquyền và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữtại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước …Đồng thời nghiên cứu các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩmquyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ của công ty

Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

Chương 2 Thực trạng thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với

hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước

Chương 2 của Luận văn, chúng tôi tập trung tìm hiểu và trình bày việcthực hiện các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền vàbiện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần

và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước trong thực tế cũng như sự tácđộng của các quy định đó lên hoạt động lưu trữ của các doanh nghiệp là cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Từ đó, chúngtôi đưa ra một số nhận xét, đánh giá về việc thực thi thẩm quyền cũng nhưbiện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần

và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian qua

Chương 3 Đề xuất một số giải pháp, biện pháp để thực thi thẩm quyền

và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

Dựa trên kết quả nghiên cứu của Chương 1 và Chương 2, trong Chương

3 này, chúng tôi đưa ra một số đề xuất về giải pháp, biện pháp để thực thithẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổphần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thời gian tới Những đềxuất này mang tính thực tiễn cao giúp cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ

các cấp có những giải pháp, biện pháp thiết thực và hiệu quả trong việc thựcthi thẩm quyền quản lý nhà nước của mình trong việc quản lý hoạt động lưutrữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nướcthời gian tới Đồng thời, những giải pháp trên cũng là cơ sở để các doanhnghiệp tham khảo và áp dụng trong việc tổ chức hoạt động lưu trữ của doanhnghiệp như nhóm giải pháp về mô hình tổ chức lưu trữ trong các công ty Cổphần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song chắc chắn Luận văn không tránhkhỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự quantâm, góp ý của các thầy, cô giáo và các đồng nghiệp để chúng tôi tiếp tục hoànthiện luận văn

Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đối với PhóGiáo sư, Tiến sỹ Dương Văn Khảm - người thầy đã trực tiếp hướng dẫn, giúp

đỡ tôi hoàn thành Luận văn này và trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo khoaLưu trữ học và Quản trị văn phòng đã tận tình truyền đạt cho tôi những kiếnthức quan trọng trong suốt khóa học năm 2013 - 2015 Đồng thời, tôi cũngchân thành cảm ơn Lãnh đạo và chuyên viên phụ trách công tác văn thư, lưutrữ tại một số doanh nghiệp có sự góp vốn của nhà nước;Lãnh đạo, viên chứcTrung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ và đồng nghiệp đã giúp

đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu Luận văn

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CÁC QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN CỦA

NHÀ NƯỚC 1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

a) Thẩm quyền

Theo Từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, Nhà xuất bản

Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản năm 2002, thì:

Thẩm quyền: là “quyền xem xét để kết luận và định đoạt mọi vấn đềtheo pháp luật Thẩm quyền xét xử của một cấp tòa án Đề án được cơ quan cóthẩm quyền phê duyệt” , “Tư cách về chuyên môn được thừa nhận để có ýkiến có tính chất quyết định về một vấn đề Có tính thẩm quyền về kỹthuật.Hỏi ý kiến những nhà chuyên môn có thẩm quyền” [28]

Theo Từ điển tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, Nhà xuất bản khoa học

Xã hội ấn hành năm 1994, thì:

Thẩm quyền: là “quyền đầy đủ để xét đoán, định đoạt vấn đề gì”[24].Như vậy, chúng ta có thể hiểu “Thẩm quyền” như sau:

Thẩm quyền là quyền được xem xét để kết luận và quyết định một vấn

đề theo pháp luật; quyền chính thức được quyết định một vấn đề gì đó.

Hiểu một cách đơn giản hơn thì: Thẩm quyền là việc pháp luật chophép hay quy định bổn phận (trách nhiệm) cho một cá nhân, một tổ chứcđược (hay phải) làm một việc gì đó

b) Biện pháp

Theo Từ điển tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, Nhà xuất bản khoa học

xã hội ấn hành năm 1994, thì:

Biện pháp được hiểu là:

- Cách hành động lựa chọn sao cho phù hợp với mục đích

- Hành động có cơ sở pháp lý hay dựa trên một quyền lực[24].Theo Từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, Nhà xuất bản

Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản năm 2002, thì:

Biện pháp được hiểu là: cách làm, cách giải quyết một vấn đề cụ

thể[29]

c) Quản lý, quản lý nhà nước

Theo Từ điển tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, Nhà xuất bản khoa học

xã hội ấn hành năm 1994, thì:

Quản lý được hiểu là:

- Tổ chức, điều khiển và theo dõi thực hiện như đường lối của chính quyền quy định Ví dụ: Quản lý thị trường, quản lý xí nghiệp

- Quản lý hồ sơ và lý lịch cán bộ, quản lý thư viện[24]

Theo Từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, Nhà xuất bản

Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học xuất bản năm 2002, thì:

Quản lý được hiểu là:

-Động từ: Trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định

Ví dụ: Quản lý hồ sơ, quản lý vật tư

- Tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định

Ví dụ: Quản lý lao động, người quản lý[28]

Quản lý Nhà nước: là việc “Tổ chức, điều hành các hoạt động kinh

tế-xã hội theo pháp luật”[28]

Quản lý nhà nước bao gồm các nội dung: Xây dựng và ban hành cácvăn bản pháp luật; Tuyên truyền, hướng dẫn thi hành pháp luật; Thanh tra,kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật[15]

Quản lý nhà nước về lưu trữ là “Theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạtđộng lưu trữ của Nhà nước”[15].

- Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03

và không hạn chế số lượng tối đa;

- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

- Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho ngườikhác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 119 và Khoản 1 Điều 126 củaLuật này[31, tr.58-59]

f) Công ty TNHH

Theo quy định tại Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2014 thì “Công tyTNHH bao gồm công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thànhviên trở lên”[31, tr.01] Trong phạm vi Đề tài này, chúng tôi tập trung nghiêncứu đối tượng là công ty TNHH hai thành viên trở lên

Theo Điều 47, Luật Doanh nghiệp năm 2014, công ty TNHH được địnhnghĩa như sau:

- Thành viên có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên không vượt

quá 50;

- Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản kháccủa doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, trừ trườnghợp quy định tại khoản 4, Điều 48 Luật Doanh nghiệp

- Phần vốn góp của thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy định tại các Điều 52, 53 và 54 Luật Doanh nghiệp[31, tr.23]

g) Góp vốn, vốn góp của nhà nước, vốn của nhà nước tại doanh nghiệp

Góp vốn

Khoản 13, Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định “Góp vốn làviệc góp tài sản để tạo thành vốn điều lệ của công ty Góp vốn bao gồm gópvốn để thành lập doanh nghiệp hoặc góp thêm vốn điều lệ của doanh nghiệp

đã được thành lập”[31]

Vốn góp của Nhà nước

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày15/11/2012 của Chính phủ về phân công, phân cấp thực hiện các quyền, tráchnhiệm, nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với doanh nghiệp nhà nước vàvốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp thì “Vốn góp của Nhà nước là vốnđược Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp do một cơ quan nhà nước hoặc tổchức kinh tế được Nhà nước giao làm đại diện chủ sở hữu”[46]

Vốn của nhà nước tại doanh nghiệp

Theo quy định tại Khoản 8, Điều 3, Luật Quản lý, sử dụng vốn nhànước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp, năm 2014 thì “Vốnnhà nước tại doanh nghiệp bao gồm vốn từ ngân sách nhà nước, vốn tiếp nhận

có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước; vốn từ quỹ đầu tư phát triển tại doanhnghiệp, quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp; vốn tín dụng do Chính phủ bảo

lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước và vốn khác được Nhànước đầu tư tại doanh nghiệp”[36].

Như vậy, tài sản của Nhà nước được đầu tư, góp vốn vào doanh nghiệp

có thể từ ngân sách nhà nước, có thể là vốn từ các doanh nghiệp nhà nước.Góp vốn khi thành lập mới doanh nghiệp hoặc góp khi doanh nghiệp tăng vốnđiều lệ

Trên cơ sở tìm hiểu những khái niệm trên, chúng tôi mạnh dạn đưa rakhái niệm về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt độnglưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nướcnhư sau:

Thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty

Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là quyền ban hành các quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy định; thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong việc thực hiện các quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ tại các công ty

Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước.

Theo khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu:

Thứ nhất, Nhà nước có thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động

lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

cụ thể như: Nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định về tổchức hoạt động lưu trữ - các văn bản này quy định rõ trách nhiệm và nghĩa vụcủa doanh nghiệp trong việc tổ chức hoạt động lưu trữ doanh nghiệp, đồngthời cũng chỉ rõ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động lưu trữ như thế nào, thựchiện các nội dung của hoạt động lưu trữ từ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp sao cho đúngpháp luật và phù hợp với mục đích của doanh nghiệp

Thứ hai, Nhà nước có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn

thực hiện các quy định của nhà nước về tổ chức và quản lý hoạt động lưu trữtrong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Cónghĩa là, bên cạnh việc ban hành các văn bản quy định về tổ chức hoạt độnglưu trữ trong doanh nghiệp, nhà nước còn cần thực hiện việc hướng dẫn thựchiện các quy định đó trong thực tế, để những quy định mà nhà nước ban hànhđược thực hiện trong thực tế hoạt động của các công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước, giúp nhà nước thực hiện và đạt mục đíchquản lý của nhà nước khi ban hành các văn bản quy định đó

Thứ ba, Nhà nước có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý

viphạm trong việc thực hiện các quy định về tổ chức hoạt động lưu trữ tại cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Để đảm bảocác quy định được thực hiện nghiêm, đạt hiệu quả quản lý nhà nước tại cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước thì nhà nước

đã trao cho cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ từ trung ương đến địaphương thẩm quyền kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong việc tổ chứchoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước Thực hiện thẩm quyền này, giúp nhà nước kiểm soát được mức

độ thực hiện các quy định trong thực tế, thấy được những điểm phù hợp vàchưa phù hợp trong thực hiện các quy định tại doanh nghiệp để kịp thời điềuchỉnh hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước cho đúng với quy định hiện hành của pháp luật về lưu trữ;đồng thời cũng có những sự điều chỉnh kịp thời các quy định của nhà nướccho phù hợp với tính chất và đặc điểm riêng của doanh nghiệp

Như vậy, quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổphần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước có đặc thù riêng, khácvới quản lý nhà nước về lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống các cơ

quan nhà nước từ trung ương đến địa phương cũng như các tại các doanhnghiệp nhà nước Sự khác biệt trong quản lý nhà nước về lưu trữ đối vớinhóm doanh nghiệp này có liên quan trực tiếp đến quyền sở hữu của doanh

nghiệp Do tài liệu lưu trữ là tài sản riêng của doanh nghiệp, nên doanh

nghiệp có quyền định đoạt, quản lý và sử dụng trên cơ sở tuân thủ các quyđịnh của pháp luật Có nghĩa là, với nhóm doanh nghiệp này, nhà nước khôngcan thiệp trực tiếp đến hoạt động nghiệp vụ lưu trữ giống như tại các doanhnghiệp nhà nước mà nhà nước ban hành các quy định và các doanh nghiệp có

sự góp vốn của nhà nước được quyền áp dụng các phương pháp, cách thứckhác nhau để thực hiện đúng các quy định của nhà nước về lưu trữ

Biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty

Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là các cách thức để thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước.

Như vậy, biện pháp là các cách thức tổ chức cụ thể nhằm thực hiện cácnhóm giải pháp lớn giúp nhà nước quản lý tốt đối với hoạt động lưu trữ tại cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Ví dụ như:biện pháp tổ chức tập huấn; biện pháp kiểm tra, đánh giá; biện pháp phối hợpgiữa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ với các cơ quan liên quan trong việc

hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hoạt động lưu trữ của họ đúng quy định củapháp luật… Chúng ta có thể thực hiện nhiều biện pháp khác nhau để thực hiệnmột nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sao cho mang lại hiệu quả và đạt mục đíchquản lý của nhà nước Do vậy, trong quá trình triển khai thực hiện thẩm quyềnquản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước cần linh hoạt, kết hợp nhiều biện pháp đểgiải quyết vấn đề sao cho đúng quy định của pháp luật về lưu trữ, đúng chứctrách của nhà nước cũng như nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp

Hiện nay, việc nhà nước góp vốn vào các doanh nghiệp Cổ phần vàTNHH đã trở nên phổ biến, các quy định và thủ tục đã được cụ thể trong LuậtDoanh nghiệp năm 2014; Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sảnxuất, kinh doanh tại doanh nghiệp, năm 2014; Nghị định số 91/2015/NĐ-CPngày 13/10/2015 về Đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý, sửdụng vốn, tài sản doanh nghiệp và Thông tư số 219/2015/TT-BTC ngày31/12/2015 hướng dẫn một số nội dung của Nghị định 91/2015/NĐ-CP.

Theo quy định tại Điều 48, Luật doanh nghiệp năm 2014, khi tham giagóp vốn thành lập doanh nghiệp Cổ phần, cổ đông góp đủ số vốn đã cam kếttrong vòng 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanhnghiệp, công ty phải cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên tươngứng với giá trị phần vốn đã góp Trong giấy chứng nhận phần vốn đã góp của

cổ đông cần ghi rõ: tên, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp, địachỉ trụ sở chính của doanh nghiệp nhà nước tham gia góp vốn; phần vốn góp,giá trị vốn góp của doanh nghiệp nhà nước Nhà nước có quyền lợi và nghĩa

vụ theo quy định của pháp luật hiện hành trên tổng số vốn góp của mình tạidoanh nghiệp[31, tr.24]

Thực tế hiện nay, tỷ lệ góp vốn của nhà nước tại các doanh nghiệp Cổphần và TNHH rất đa dạng, từ 1% vốn điều lệ đến 99% vốn điều lệ Theokhảo sát của chúng tôi, tính đến tháng 4/2015, chỉ riêng số doanh nghiệp cóvốn góp nhà nước từ 1% đến 50% là 2348 doanh nghiệp, các doanh nghiệpnày ở mọi lĩnh vực hoạt động và mọi vùng miền kinh tế khác nhau trên toànquốc Số doanh nghiệp có vốn từ 51% đến 99% cũng chiếm số lượng tươngđối lớn do quá trình tái cơ cấu các doanh nghiệp nhà nước thời gian qua Đặcbiệt, từ khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, có nhiều doanh nghiệp

có vốn góp của nhà nước từ 51% trở lên đến dưới 100% không thuộc doanhnghiệp nhà nước như trước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2005,

nên tỷ lệ các doanh nghiệp có vốn góp của nhà nước, hoạt động theo Luật doanh nghiệp hiện hành là rất lớn.

1.1.2 Số lượng, thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

a) Số lượng tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH

có sự góp vốn của nhà nước

Số lượng tài liệu lưu trữ của mỗi công ty Cổ phần và công ty TNHH có

sự góp vốn của nhà nước phụ thuộc vào quy mô hoạt động cũng như lịch sửhình thành các doanh nghiệp này Với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ,lượng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động hàng năm không nhiều; vớicác doanh nghiệp có quy mô lớn (Số lượng lao động trong doanh nghiệp, vốnhoạt động của doanh nghiệp lớn) thì lượng tài liệu sản sinh hàng năm lớn.Điều này quyết định trực tiếp đến số lượng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữcủa mỗi doanh nghiệp Qua khảo sát, có một số các công ty Cổ phần và công

ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước có lượng tài liệu lưu trữ tính đến năm

2015 tương đối nhiều như tại Công ty Cổ phần Kim khí Hà Nội, Công tyThủy điện Tuyên Quang có trên 200 mét giá tài liệu; mức từ 100 - 200 mét giátài liệu có Công ty Cổ phần Xi măng Hạ Long, Công ty Cổ phần Xi măngSông Thao, Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển nhà HUD2, Công ty TNHHPhân bón Dầu khí Cà Mau, Công ty Cổ phần Thương mại Hóc Môn; tỷ lệ cáccông ty có số lượng tài liệu từ 10-50 mét giá tài liệu có số lượng lớn nhất,chiếm 25.8% Như vậy, với số lượng tài liệu tại các công ty Cổ phần và công

ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước tương đối lớn và có nhiều giá trị đốivới doanh nghiệp và quốc gia đòi hỏi trong thời gian tới nhà nước cần đẩymạnh nhiều biện pháp nhằm quản lý tốt hoạt động lưu trữ của nhóm doanhnghiệp này, góp phần thực hiện tốt vai trò quản lý nhà nước về lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức liên quan

b) Thành phần và nội dung chính của tài liệu lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

Thành phần tài liệu quan trọng trong hoạt động của các công ty Cổ phần

và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là những văn bản do chínhdoanh nghiệp ban hành Qua khảo sát, chúng tôi thấy các doanh nghiệp có 2nhóm tài liệu lưu trữ chính là: Tài liệu hành chính - quản trị, tài liệu tài chính -

kế toán; tài liệu sản xuất, kinh doanh

Tài liệu hành chính - quản trị, tài chính - kế toán, trong quá trình hoạt

động của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước,tài liệu hành chính chiếm số lượng khá lớn và là thành phần chủ yếu so vớicác loại hình tài liệu khác Qua khảo sát bước đầu, có tới 74,2% các doanhnghiệp khẳng định rằng doanh nghiệp có lưu trữ tài liệu hành chính - quản trị;74,2% doanh nghiệp có tài liệu tài chính, kế toán và 19,4% doanh nghiệp còn

có những tài liệu khác (xem phụ lục 4) Mặc dù chưa phải 100% doanh nghiệptham gia khảo sát đều khẳng định mình có tài liệu hành chính, nhưng trênthực tế, đây là loại hình tài liệu có phổ biến ở tất cả các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản quy phạm phápluật (do các cơ quan quản lý nhà nước gửi tới để chỉ đạo, hướng dẫn, quyđịnh), văn bản hành chính thông thường, sổ sách ghi chép, theo dõi quản lýhành chính

Tài liệu sản xuất, kinh doanh, là tài liệu liên quan đến mọi hoạt động

sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Theo kết quả khảo sát, bước đầu đã có83,9% doanh nghiệp khẳng định họ có lưu trữ tài liệu sản xuất, kinh doanh.Mặc dù, đây mới là khảo sát điểm, nhưng qua đó có thể thấy tài liệu lưu trữchuyên môn chiếm số lượng tương đối lớn trong các doanh nghiệp Quanghiên cứu các văn bản của Nhà nước về mô hình tổ chức, quản lý doanhnghiệp cho thấy: tài liệu chuyên môn của các công ty Cổ phần và công ty

TNHH có sự góp vốn của nhà nước chủ yếu hình thành ở những hoạt độngnhư sản xuất kinh doanh, đầu tư, công nghệ, tiêu chuẩn sản phẩm, sản phẩmmới, kỹ thuật, thị trường, vốn…

c) Giá trị tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có

sự góp vốn của nhà nước

Tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước (tài liệu lưu trữ doanh nghiệp) có giá trị đặc biệt quan trọngđối với chính các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh cóhiệu quả, bên cạnh đó nó còn phục vụ đắc lực cho đường lối chính sách củaĐảng và Nhà nước

Đối với Đảng và Nhà nước, các thông tin trong tài liệu lưu trữ doanhnghiệp được khai thác và sử dụng để phục vụ việc hoạch định các chính sáchphát triển kinh tế, phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùngmiền; phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tế Ngoài ra, tài liệulưu trữ doanh nghiệp còn giúp các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước xácminh làm rõ các hành vi gian lận thương mại, xử lý các vụ tham nhũng, đảmbảo lập lại kỷ cương xã hội

Đối với các doanh nghiệp, tài liệu lưu trữ giúp Lãnh đạo doanh nghiệpđưa ra các quyết định chính xác trong quản lý kinh doanh; khai thác đượcnhiều thông tin hữu ích, tiết kiệm được thời gian, công sức để đề ra các giảipháp công nghệ, bí quyết sản xuất, kinh doanh, tiết kiệm được tài chính đầu tưthăm dò, khảo sát khi triển khai các dự án[12] Qua khảo sát, các doanhnghiệp khẳng định doanh nghiệp thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ củamình nhằm phục vụ: Xây dựng chương trình/kế hoạch công tác của doanhnghiệp; phục vụ giải quyết các sự vụ của doanh nghiệp; phục vụ nghiên cứulịch sử doanh nghiệp; nghiên cứu về các đối tác của doanh nghiệp và phục vụcho hoạt động thanh tra/kiểm tra/kiểm toán của doanh nghiệp

Như vậy, tài liệu lưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có

sự góp vốn của nhà nước có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với sự phát triển củamỗi doanh nghiệp nói riêng và của quốc gia nói chung Do vậy, trong thờigian tới, cần có sự quan tâm hơn nữa từ phía cơ quan quản lý nhà nước về lưutrữ các cấp cũng như từ phía các doanh nghiệp để hoạt động lưu trữ trong cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đạt hiệu quả

và mang lại giá trị thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quảquản lý nhà nước về lưu trữ trong khối doanh nghiệp trên toàn quốc

1.1.3 Tầm quan trọng của việc xác định thẩm quyền và áp dụng các biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước.

Việc xác định thẩm quyền cho từng cơ quan tổ chức trong hệ thống các

cơ quan quản lý nhà nước là một việc quan trọng đối với một nhà nước phápquyền Khi pháp luật đã trao thẩm quyền cho cấp nào thì cấp đó phải thựchiện đúng thẩm quyền; chịu trách nhiệm về quyết định theo thẩm quyền

Trong quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổphần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước cũng cần được xác địnhthẩm quyền một cách rõ ràng giữa các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.Nếu thẩm quyền không được xác định, thì các cơ quan liên quan sẽ không biếtmình có thẩm quyền gì trong quản lý nhà nước về lưu trữ tại các doanhnghiệp, không thực hiện được vai trò quản lý nhà nước của mình theo quyđịnh của pháp luật hiện hành, hoặc sẽ xảy ra tình trạng vượt quyền giữa cáccấp quản lý trong hệ thống cơ quan công quyền Do vậy, việc xác định thẩmquyền và trao thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ cho từng cấp là rấtquan trọng và cần thiết, giúp các cơ quan xác định mình có quyền quyết địnhviệc gì, mình có trách nhiệm như thế nào với thẩm quyền nhà nước đã traophó Hơn nữa, nếu không quy định rõ thẩm quyền quản lý nhà nước đối với

hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước cho từng cấp cụ thể thì việc đùn đẩy trách nhiệm hoặc bỏ ngỏquản lý nhà nước rất dễ xảy ra, gây ra tình trạng không thống nhất khi thựchiện pháp luật lưu trữ trong khối doanh nghiệp nói chung, trong đó có cáccông ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước.

Vì vậy, việc xác định rõ thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đốivới hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước là rất quan trọng và cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơquan, tổ chức liên quan thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ của mình một cáchhiệu quả, giúp cho các doanh nghiệp biết cơ quan nào có thẩm quyền quản lý nhànước đối với hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp mình, từ đó tạo thuận lợi chodoanh nghiệp khi cần trao đổi, xin ý kiến hoặc khi có nhu cầu cần được hướngdẫn biết phải hỏi chủ thể nào và ở đâu Mặt khác, xác định rõ thẩm quyền quản

lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH

có sự góp vốn của nhà nước còn góp phần giúp nhà nước truy cứu trách nhiệmquản lý nhà nước của các cơ quan, tổ chức có liên quan nếu việc quản lý nhànước đối với hoạt động lưu trữ của các doanh nghiệp thuộc thẩm quyền của cơquan, tổ chức đó bị bỏ ngỏ, hoặc thực hiện chưa hiệu quả, chưa đúng quy địnhhiện hành của pháp luật Việt Nam về lưu trữ

1.2 Các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam về thẩm quyền

và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty

Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

1.2.1 Khái quát các văn bản pháp luật có quy định về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước

Trong phần này, chúng tôi tiến hành tổng hợp các văn bản hiện hànhcủa pháp luật của Việt Nam có quy định về thẩm quyền và biện pháp quản lýnhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH

có sự góp vốn của nhà nước từ năm 2002 đến này (Từ khi Chính phủ ban

hành Nghị định số 64/2002/NĐ-CP ngày 19/6/2002 về việc chuyển doanh

nghiệp nhà nước thành công ty Cổ phần)

thông qua ngày 11/11/2011

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phốtrực thuộc Trung ương

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ

dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư,Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBNDcác cấp

dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụthuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụthuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaCục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Những văn bản pháp lý quy định vê thẩm quyền quản lý nhà nước vềlưu trữ nêu trên chiếm số lượng không nhiều, với 09 văn bản từ Luật, Nghịđịnh, Thông tư và Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn(thẩm quyền và trách nhiệm) của cơ quan quản lý nhà nước các cấp có liênquan là Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ (Chi cụcVăn thư Lưu trữ) các tỉnh , thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Nội vụcác huyện, quận, thị xã và thành phố thuộc tỉnh, theo đó, mỗi cấp quản lý đều

có những thẩm quyền và trách nhiệm riêng trong quản lý nhà nước về lưu trữnói chung và quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổphần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước nói riêng

1.2.2 Các quy định về phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước.

1.2.2.1 Cấp Trung ương

Tại Điều 38, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “1 Chính phủ thốngnhất quản lý nhà nước về lưu trữ; 2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chínhphủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữNhà nước Việt Nam”[34, tr.13]

* Bộ Nội vụ, theo nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 quy

định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ thì BộNội vụ có nhiệm vụ và quyền hạn (thẩm quyền và trách nhiệm) giúp Chínhphủ quản lý nhà nước về lưu trữ, những quy định về thẩm quyền này có liênquan trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức nói chung và khối doanh nghiệp nói riêng gồm:

- Xây dựng các đề án, dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảoquản, bảo hiểm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

-Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;

* Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Điều 1, Quyết định số

1121/QĐ-BNV ngày 28/10/ 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cảnước (Quyết định 1121/QĐ-BNV)

Theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV thì thẩm quyền quản lý nhà nước vềlưu trữ cụ thể của Cục có liên quan trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức nóichung và khối doanh nghiệp nói riêng gồm:

- Ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnhvực lưu trữ: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh

lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (kể cả hồ sơđiện tử và lưu trữ điện tử);

- Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống

kê, sử dụng tài liệu lưu trữ (kể cả hồ sơ điện tử và lưu trữ điện tử);

- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lưu trữ; tổ chức thựchiện các chính sách, văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trìnhmục tiêu, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch về lưu trữ sau khi được cấp cóthẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt;

- Thống nhất quản lý về thống kê lưu trữ trong phạm vi cả nước;

- Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức bồi dưỡng đào tạo về lưu trữ;

- Thanh tra việc thực thi pháp luật về lưu trữ[59]

Như vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương là Bộ Nội

vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thẩm quyền xây dựng văn bản quy

phạm pháp luật, tiêu chuẩn, quy hoạch, chương trình, đề án, dự án, định mức vềlưu trữ trình cơ quan quản lý nhà nước ban hành hoặc phê duyệt; ban hành vănbản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ; thực hiệnthanh tra, kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với hoạt động lưu trữ tạicác cơ quan, tổ chức trên phạm vi toàn quốc trong đó có khối doanh nghiệp.

1.2.2.2 Cấp địa phương

Điểm 5, Điều 38, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Ủy ban nhân dâncác cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhànước về lưu trữ ở địa phương”[34] Như vậy, các địa phương có thẩm quyềnquản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ trong các tổ chức kinh tế nóichung và trong các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhànước trên địa bàn tỉnh nói riêng

a) Sở Nội vụ, theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của

Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thì cơ quan quản lý lưu trữ ở địa phương có chứcnăng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản

lý nhà nước về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; thu thập,chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnhtheo quy định của pháp luật Như vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữcấp tỉnh có thẩm quyền quản lý hoạt động lưu trữ của các công ty Cổ phần vàcông ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đóng trụ sở trên địa bàn tỉnh[53]

b)Chi cục Văn thư - Lưu trữ, là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức

năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lýnhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử củatỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật[53]

c)Phòng Nội vụ, là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp

huyện, có chức năng tham mưu, giúp cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lýnhà nước về Lưu trữ, cụ thể:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện vàcấp xã theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật[53]

Như vậy, thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương nóichung đã được quy định rất cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật củaViệt Nam Theo đó, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương cóthẩm quyền xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiệncông tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; kiểm tra, đánhgiá việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ/hoạt động lưu trữ ở các cơquan, tổ chức, trong đó có các tổ chức kinh tế là các công ty Cổ phần và công

ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước trên địa bàn tỉnh, Thực hiện nhiệm vụthống kê nhà nước về lưu trữ theo quy định của pháp luật

1.3 Nhận xét, đánh giá

Quy định rõ về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối với hoạtđộng lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nói chung trong đó có các công ty Cổphần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước là việc cần thiết và quantrọng Như đã trình bày ở trên, các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam

về thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ nói chung và tạicác công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước đã tươngđối đầy đủ Nhà nước đã trao thẩm quyền cho các cơ quan, tổ chức từ trungương đến địa phương trong phạm vi, quyền hạn của mình thực hiện quản lýnhà nước về lưu trữ như Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, SởNội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện Vớimỗi cơ quan lại có những quyền hạn riêng để thực hiện thẩm quyền của mình

Ví dụ: Bộ Nội vụ có thẩm quyền ban hành các văn bản pháp

lý quy định chung về hoạt động lưu trữ/công tác lưu trữ Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn liênquan đến nghiệp vụ lưu trữ trong toàn ngành Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư

- Lưu trữ các tỉnh có thẩm quyền xây dựng và đề xuất Ủy ban nhân dân cấptỉnh ban hành văn bản quản lý về lưu trữ theo quy định hiện hành của phápluật lưu trữ áp dụng trong phạm vi tỉnh

Như vậy, thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ nóichung và tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhànước nói riêng đã được quy định rõ trong các quy định hiện hành của phápluật Việt Nam Các biện pháp thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữtại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước chưađược quy định rõ ràng trong các văn bản pháp lý hiện hành nhưng được cụ thểthông qua thực tế thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước đối với hoạt động lưutrữ của các cơ quan, tổ chức các cấp Tuy nhiên, các biện pháp quản lý nhànước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có

sự góp vốn của nhà nước còn rất hạn chế như việc chưa ban hành các văn bảnquy định, hướng dẫn tổ chức hoạt động lưu trữ cho doanh nghiệp; quy địnhtrách nhiệm tổ chức hoạt động lưu trữ doanh nghiệp; quy định về các biệnpháp xử lý nếu các doanh nghiệp chưa thực hiện đúng quy định của pháp luậthiện hành về hoạt động lưu trữ/công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

Tiểu kết chương 1

Trong Chương 1 của Luận văn, chúng tôi tìm hiểu và trình bày các vấn

đề về cơ sở lý luận của việc xác định, quy định thẩm quyền và biện pháp quản

lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công tyTNHH có sự góp vốn của nhà nước như các khái niệm cơ bản, tầm quan trọngcủa việc xác định thẩm quyền; số lượng, thành phần và ý nghĩa của tài liệulưu trữ của các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhànước… Đồng thời, chúng tôi đã tập trung tìm hiểu các quy định hiện hành củapháp luật Việt Nam về thẩm quyền và biện pháp quản lý nhà nước đối vớihoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốncủa nhà nước Qua đó thấy được sự phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nướcđối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước đã được quy định rất cụ thể, rõ ràng trong các văn bản pháp

lý hiện hành của nhà nước Từ đây, chúng tôi có sự hiểu biết và cái nhìn toàndiện hơn các quy định về thẩm quyền cũng như biện pháp quản lý nhà nướcđối với hoạt động lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự gópvốn của nhà nước, thấy được những ưu điểm và những hạn chế trong các quyđịnh này Đây là những kiến thức nền tảng, giúp chúng tôi thực hiện nghiêncứu các nội dung của Luận văn ở những chương tiếp theo

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC THI THẨM QUYỀN VÀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CÔNG TY TNHH CÓ SỰ GÓP VỐN

CỦA NHÀ NƯỚC

Để nghiên cứu việc thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữcủa cơ quan quản lý nhà nước các cấp thời gian qua, Chúng tôi đã tiến hànhtìm hiểu những quy định được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ banhành nhằm thực thi thẩm quyền và trách nhiệm của mình trong quản lý hoạtđộng lưu trữ thời gian qua Đồng thời, thực hiện nội dung này chúng tôi cũngtiến hành khảo sát trực tiếp, khảo sát qua báo cáo tổng kết, báo cáo thống kêlưu trữ hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Tài Chính; một

số tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tổngcông ty Thép Việt Nam và khảo sát qua phiếu tại một số công ty Cổ phần vàcông ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước Những thông tin và số liệu thực

tế này đã trở thành dữ liệu quan trọng giúp chúng tôi tìm hiểu, nghiên cứu vềthực tế thực thi thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ của cơ quan quản lýnhà nước các cấp cũng như sự tác động của những quy định đó tới hoạt độnglưu trữ của doanh nghiệp

2.1 Thực hiện thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lưu trữ cho doanh nghiệp

Trong những năm gần đây, cơ quan quản lý nhà nước về Lưu trữ là BộNội vụ đã ban hành được các văn bản quy định chung về lưu trữ, chưa banhành riêng được văn bản nào quy định, hướng dẫn, chỉ đạo về hoạt động lưutrữ cho khối doanh nghiệp Tuy nhiên, do tổ chức kinh tế nói chung là mộttrong những đối tượng chịu trách nhiệm thi hành Luật Lưu trữ và các văn bảnhướng dẫn thi hành Luật, nên các doanh nghiệp nói chung, trong đó có các

công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước những nămqua cũng đã tổ chức hoạt động lưu trữ của doanh nghiệp mình dựa trên cácquy định và hướng dẫn của nhà nước Về phía nhà nước, khi ban hành vănbản hướng dẫn chung về công tác lưu trữ dù chủ yếu là hướng dẫn các cơquan nhà nước nhưng cũng có đề cập tới doanh nghiệp, như tại Luật Lưu trữnăm 2011, Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/8/2014của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng, Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày20/11/2014 của Bộ Nội vụ cũng đã quy định tổ chức kinh tế nói chung và cácdoanh nghiệp nhà nước nói riêng là một trong những đối tượng chịu sự điềuchỉnh của các văn bản này Cụ thể là tại Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 quyđịnh “Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự

nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khácđược hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”[34] Như vậy, có thểhiểu rằng: Tài liệu lưu trữ tại các công ty Cổ phần và công ty TNHH có sựgóp vốn của nhà nước là một bộ phận thuộc Phông Lưu trữ quốc gia ViệtNam Do vậy, hoạt động lưu trữ tại các công ty này cần phải được quản lýthống nhất theo các quy định hiện hành về lưu trữ

Qua nghiên cứu các quy định về lưu trữ, chúng tôi tổng hợp một số vănbản hiện hành của pháp luật Việt Nam liên quan đến lưu trữ - là cơ sở pháp lý

để quản lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp có vốn Nhà nước nói chung và tạicác công ty Cổ phần và công ty TNHH có sự góp vốn của nhà nước nói riêngnhư sau:

- Theo quy định tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 thì “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” Như vậy, các doanh nghiệp trong quá