Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng

Tiếp nội dung phần 1 Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 cung cấp nội dung chính như sau: Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong tuyển dụng.

Chương 4 KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH

NỘI DUNG CHƯƠNG:

4.1 Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 4.2 Các loại báo cáo viết trong kinh doanh

4.3 Một số loại báo cáo viết chính thức

4.1 SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH

4.1.1 Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinhdoanh

Báo cáo, theo nghĩa thông thường, là bản thuật lại những sự việc đã làm (Nguyễn Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, trang 92) Trong cuộc sống làm việc, học tập, kinh doanh, báo cáo được viết trong nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau Nhà quản trị thường xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm, Sinh viên viết báo cáo trong suốt quá trình học đại học: báo cáo về một đề tài nghiên cứu khoa học, viết

đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đoàn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp, Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây được ấn tượng tốt với người đọc, với cấp trên, với đối tác Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh và được tuyển chọn

Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là đưa thông tin đến người đọc

và giúp ngnời đọc đưa ra quyết định Trong từng trường hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo khác nhau Báo cáo có thể được lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay

cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của các nhà quản trị Một báo cáo viết tốt không những gây được ấn tượng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những người cộng sự Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho người viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức được tiến triển tốt hơn

Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính:

- Báo cáo tính khả thi

- Báo cáo tiến độ

- Các đề xuất

Báo cáo tính khả thi:

Đơn vị thực hiện nhiều công việc/dự án Là lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo các

bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn được lãnh đạo cấp trên phân công đánh giá tính khả thi của các dự án Bạn tiến hành điều tra thực tế,phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giátính khả thi cùng ưu, nhược điểm của từng dự án, công việc Trên cơ sở đóviết báo cáo trình độ lãnh đạo cấp trên, trong đó nêu rõ những đánh giá của bạn về thực trạng và tính khả thi của từng

dự án, xếp loại các dự án và đề xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi

Báo cáo tiến độ:

Là trưởng một dự án, định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm, bạn phải báo cáo trước ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài lực, vật lực, nhân lực để thực hiện dự án, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để thực hiện đề xuất/ công việc trong giai đoạn tiếp theo

Các đề xuất (proposals):

Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo tiến trình phát triển là loại báo cáo viết

về các sự kiện đã và đang diễn ra thì đề xuất là loại báo cáo viết về các ý tưởng để thực hiện những công việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) sẽ diễn ra trong tương lai

Đề xuất được viết để đáp ứng những yêu cầu nhất định (RFP- Request for Proposals) Một nhóm yêu cầu có thể sẽ có nhiều đề xuất được viết ra Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết phục người có yêu cầu (người đặt hàng) lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện đề xuất

Từ đây dẫn đến điểm khác biệt giữa đề xuất với các loại báo cáo khác Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo quá trình phát triển có mục đích chính là phản ánh, đánh giá hiện thực, thì đề xuất có mục đích chính là thuyết phục người đọc chấp nhận ý tưởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý tưởng của mình Chính vì vậy, viết đề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác

4.1.2 Kỹ thuật nghiên cứu

Phương pháp (hay kỹ thuật) nghiên cứu là một hệ thống quy trình được sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh Những người hoạt động trong bất kì lĩnh

vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh như thế nào

Các bước nghiên cứu: có năm bước, đó là:

1 Lập kế hoạch nghiên cứu

2 Thu thập thông tin

3 Phân tích thông tin

4 Đưa ra giải pháp

5 Viết báo cáo

4.1.2.1 Lập kế hoạch nghiên cứu

Lập kế họach nghiên cứu bao gồm nêu ra vấn đề, lập ra các giới hạn, nhận dạng và phân tích khán giả, quyết định các qui trình được tiếp theo

Nêu vấn đề:

Vấn đề đưa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu điều gì Trước hết, để hoàn thành báo cáo về vấn đề, các giám đốc hoặc những người chủ chốt khác phải thảo luận: nên nghiên cứu điều gì hoặc thống nhất tiến hành điều tra

sơ bộ Kiểm tra tài liệu, trao đổi với nhân viên, đọc các bài báo cáo tương tự nhau, trao đổi với người bán hoặc đưa ra những thắc mắc là các hoạt động giúp cho người nghiên cứu biết rõ điều gì cần được làm Đây là các ví dụ về vấn đề nêu ra cho việc nghiên cứu:

- Quyết định cách để nâng cao tinh thần nhân viên

- Thiết kế một qui trình mới để xử lý các đơn đặt hàng trực tuyến

- Thành phố nào tốt nhất để đặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam?

- Chúng ta có nên thay thế khăn giấy bằng máy sấy không khí ở tất cả các toitlet hay không?

Xác định các giới hạn nghiên cứu

Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hưởng đến các giới hạn bài nghiên cứu

1 Lương

2 Phụ cấp ngoài lương

3 Phân công công việc

4 Thời gian làm việc

5 Cách đánh giá

6 Chương trình công nhận các đóng góp của nhân viên

Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác liên quan đến việc nâng cao tinh thần nhân viên, và xem xét chúng sau đó Tuy nhiên, một phạm vi rõ ràng và hợp lý phải được xác định cho mỗi dự án nghiên cứu

Thời gian biểu:

Người phân công dự án và người tiến hành nghiên cứu phải thống nhất với nhau về ngày hoàn thành Thời gian biểu được lập ra dựa theo thời hạn cuối cùng của bài báo cáo Thời gian biểu nên thể hiện các bước lớn trong việc nghiên cứu, quy trình viết báo cáo và khi nào được hoàn thành

Một vài nhiệm vụ có thể được làm cùng một lúc Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị thư tín trong khi văn bản khảo sát được in Thời gian biểu phải đầy đủ chi tiết để những người tham gia dự án biết chính xác làm việc gì và khi nào

Ngân sách:

Tất cả các nghiên cứu đều tốn chi phí Thậm chí là những nghiên cứu được tiến hành trong tổ chức cũng phải tốn chi phí ngoài những chi phí vận hành cơ bản

Một tổ chức lớn có thể sử dụng hệ thống trách nhiệm để sắp đặt một bộ phận được sự giúp đỡ bởi bộ phận khác Ví dụ, khi tiến hành khảo sát cho bộ phận nhân

sự, bộ phận đồ họa chịu trách nhiệm về việc in các bản câu hỏi và bài báo cáo cuối cùng Ngoài ra, bộ phận thông tin phải chịu trách nhiệm về xử lý kết quả nghiên cứu Những chi phí nghiên cứu khác có thể có như thời hạn nhân sự, bưu phí, Tất

cả các chi phí phải được ước tính và ngân sách được chấp thuận trước khi bắt đầu

Xác định độc giả

Độc giả là người quyết định thành công cho bản báo cáo, do đó nội dung của bài báo cáo phải được xây dựng xoay quanh độc giả, lấy độc giả làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích độc giả Càng hiểu rõ độc giả thì khả năng thành công của bài báo cáo càng cao

Để phân tích độc giả, bạn có thể dựa vào những câu hỏi xoay quanh những nội dung sau: độc giả là ai? Chuyên môn nghiệp vụ và mục đích của họ khi đọc bản báo cáo là gì? Khi bài báo cáo có độc giả chủ yếu và thứ yếu, cả 2 đều được nhấn mạnh Ví dụ, nếu bạn là giám đốc tài chính viết một bài báo cáo cho đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực là độc giả chủ yếu, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành tài chính bởi vì nó được hiểu bởi các giám đốc tài chính khác Nếu

là nhân viên của bộ phận tổng hợp, bộ phận sản xuất, nhân viên bình thường, hoặc các cổ đông là độc giả thứ yếu,cần phải định nghĩa các thuật ngữ trong lần đâu tiên

mà bạn sử dụng nó hoặc gồm một danh sách các thuật ngữ và định nghĩa ở phụ lục

Quyết định quy trình nghiên cứu

Nghiên cứu toàn diện sẽ có kết quả nếu dự án được hoạch định và hoàn thành theo từng bước Các bước được thực hiện trong việc hoàn thành dự án được gọi là qui trình nghiên cứu

Quyết định qui trình cho từng bước trong nghiên cứu nghĩa là quyết định thực hiện bước đó như thế nào Mặc dù, qui trình lựa chọn sẽ thay đổi từ dự án này đến dự án khác, những ví dụ dưới đây là những thứ mà bạncần

- Có cần đầu tư thời gian và tiền bạc cho việc thu thập thông tin không?

- Có nên dùng thông tin có sẵn liên quan đến chủ đề?

- Nên thăm dò nhân viên?

- Nên tìm kiếm thông tin ngoài công ty không?

- Cần sử dụng máy tính để xử lý thông tin không?

- Bản bảo cáo sẽ được in trong nội bộ hay bên ngoài công ty?

Khi tiến hành nghiên cứu, có thể tham vấn một hoặc một vài chuyên gia Ví

dụ, nếu bạn sử dụng qui trình thống kê để phân tích dữ liệu khảo sát, bạn có thể tham vấn sự trợ giúp của một chuyên gia thống kê Chuyên gia có thể trợ giúp với

sự lựa chọn mẫu và sự giúp đó bảo đảm rằng khảo sát củabạn là khả thi và đáng tin cậy Khả thi có nghĩa khảo sát định đo lường về điều gì, đáng tin cậy có nghĩa là khảo sát để tạo ra một kết quả nhất định

4.1.2.2 Thu thập thông tin

Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu được phân thành: nguồnthông tin

sơ cấp và nguồn thông tin thứ cấp Nguồn thứ cấp là các thông tin được xuất bản

về các đề tài Nguồn sơ cấp bao gồm các thông tin cá nhân và công ty, khảo sát, các cuộc thử nghiệm

Nếu nghiên cứu đòi hỏi thu thập thông tin từ cả 2 nguồn sơ cấp và thứ cấp, thì thu thập thông tin từ nguồn thứ cấp trước Việc nghiên cứu các thông tin thứ cấp trước có thể được những gợi ý thông tin sơ cấp mà bạn cần thu thập và thu thập như thế nào

Nguồn thông tin thứ cấp

Các nguồn thông tin thứ cấp là những thông tin đã được thu thập cho các mục đích khác nhau, không phải riêng cho mục đích cụ thể của người nghiên cứu Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy từ bên trong (ví dụ nhu các tài liệu kế toán của doanh nghiệp ) hay bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ như các số liệu thống kê dân số)

Tài liệu được xuất bản về hầu hết các đề tài thì có sẵn ở công ty, nơi công cộng, thư viện của các trường Những người thủ thư có kinh nghiệm có thể trợ giúp bạn trong việc tìm kiếm thông tin được xuất bản có ích cho việc nghiên cứu

Họ hướng dẫn cho bạn mã bản in hoặc mã các mục điện tử, sách tham khảo, văn kiện chính phủ, cơ sở dữ liệu máy tính, và các thông tin thứ cấp hữu ích khác

Khi thu thập thông tin thứ cấp, phải chắc chắn các nguồn được đánh giá một cách cẩn thận Không phải tất cả các thông tin từ Internet đều chính xác Khi kiểm tra một nguồn, phải xem xét các mục:

- Tính hợp thời: thông tin có đang lưu hành không?

- Sự phù hợp: thông tin có liên quan tới đề tài cụ thể đang nghiên cứu không?

- Sự tiếp cận: nên đưa ra ý kiến bằng một bài viết nhỏ hay phải thực hiện một nghiên cứu và viết báo cáo? Những ý kiến đưa ra được hỗ trợ bởi những thực

tế nghiên cứu phải không? Công việc nghiên cứu có đầy đủ và cẩn thận không? Việc nghiên cứu có được tiến hành bởi phương pháp luận thích hợp không? Việc nghiên cứu có khách quan phải không?

- Sự xuất bản: nhà xuất bản có uy tín không? Việc xuất bản có được kiểm soát không? Ai là người kiểm soát? Trình độ của họ như thế nào?

- Tác giả: tác giả là người có uy tín trong lĩnh vực nghiên cứu này phải không? Trình độ và danh tiếng của họ trong lĩnh vực này là gì?

Bởi vì không một ai kiểm soát được những gì mà họ gởi lên website, nếu nguồn thông tin thứ cấp của bạn là 1 website, bạn phải xem xét những vấn đề sau:

- Thể loại/ mục đích: website này là một trang web cá nhân hoặc 1 trang quảng cáo, thông tin và tin tức?

- Người bảo trợ: người sở hữu một trang web là một nhóm, tổ chứng tập đoàn, tổ chức chính phủ phải không?

- Tầm nhìn: hoặc là tác giả hoặc người tài trợ mang sự thiên vị để đăng tải điều gì lên web?

- Tác giả/ thông tin liên lạc: ai viết hoặc thu thập tài liệu? Trình độ củahọ là gì? Trình độ có được xác minh không?

- Sự hoàn chỉnh: trang web liên kết với các web khác phải không?Liên kết trong, liên kết ngoài, hay hỗn hợp?

- Sự đóng góp: thông tin có ở tại web gốc không? Nếu không tác giả có trích dẫn nguồn không?

- Tính hợp thời: thông tin cập nhật như thế nào? Trang web lần cuối được cập nhật là khi nào?

Tìm kiếm truyền thống:

Các tài liệu tham khảo có thể được sử dụng để tiến hành nghiên cứu: sổ tay hướng dẫn, niên giám, tài liệu xuất bản hàng năm, bách khoa toàn thư, từ điển, sách, tạp chí xuất bản định kì, văn kiện chính phủ, các phương tiện nghe nhìn

Tìm kiếm trên máy tính:

Giá trị đặc biệt đối với doanh nhân ngày nay là sử dụng máy tính để tìm kiếm các thông tin được xuất bản Hầu hết những người thủ thư có thể hỗ trợ trong việc tìm kiếm nhanh chóng những thư mục mới nhất cho đề tài Ngoài ra, họ có thể hướng dẫn bạn các cơ sở dữ liệu mà có giá trị xuất bản định kỳ trong các bài viết hoàn chỉnh

Nguồn trên máy tính có thể được chia làm 2 loại: nguồn đóng và mở Nguồn đóng đòi hỏi người sử dụng phải trả tiền cho dữ liệu, được cung cấp trên trực tuyến hoặc trên CD Nhiều tạp chí xuất bản định kỳ, báo, tạp chí chuyên ngành đưa ra sự

mô tả cho những phiên bản trực tuyến Ngoài ra, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tạo ra cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn khác có giá trị với các thành viên, hoặc là miễn phí hoặc là trả lệ phí vừa phải, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tài trợ những

nhóm thông tấn viên, hoặc phòng chat nơi mà các thành viên đặt câu hỏi Mặc dù, diễn đàn trực tuyến có thể cung cấp các nguồn thông tin nổi tiếng, nhưng chúng hiếm khi được xem là đáng tin cậy

Nguồn mở có thể được truy cập miễn phí Bởi vì bất kì ai xuất bản ra điều gì đều đăng tải nó lên mạng, tìm kiếm dữ liệu tốt liên quan đến đề tài của bạn là một thách thức trừ khi bạn có chiến lược tìm kiếm Bắt đầu bằng việc sử dụng các sách tra cứu để tìm các mã số sách, các mã số này sẽ chỉ cho bạn đến các trang web có thông tin cho đề tài nghiên cứu của bạn

Khi xác định một đề tài thích hợp, sử dụng phương tiện tìm kiếm để hoàn thành việc tìm kiếm chuyên sâu Phương tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng các từ khóa thích hợp trong lĩnh vực nghiên cứu Mặc dù, tất cả các phương tiện tìm kiếm thực hiện những nhiệm vụ giống nhau, nó không chắc ở việc cho ra kết quả giống nhau Nếu bạn không tìm được kết quả mong muốn từ phương tiện tìm kiếm, thử lại bằng phương tiện khác

Người sử dụng chỉ dùng câu hỏi một lần và các phương tiện sẽ tìm kiếm đồng thời nhiều dữ liệu Xác định đề tài nghiên cứu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn từ khóa trong quá trình tìm kiếm Các trang web tìm kiếm sẽ đưa ra đề xuất sử dụng lệnh hiệu quả như thế nào

Phải chắc chắn rằng bạn có đầy đủ thông tin về các tài liệu được đăng trên mạng để chuẩn bị cho việc chú giải cuối trang, các trích dẫn, hay đưa vào phần tài liệu tham khảo Hầu hết các dữ liệu được xuất bản đều có bản quyền Bạn phải được sự cho phép để sử dụng thông tin và bạn được đòi hỏi là phải có sự tín nhiệm với người tạo ra nguồn Sự ăn cắp ý tưởng là sử dụng ý kiến của người khác hoặc

từ ngữ mà không có sự cho phép của họ Để tránh sự ăn cắp ý tưởng bạn phải tìm đúng thông tin trong tất cả các nguồn dữ liệu kể cả web

Nguồn thông tin sơ cấp

Nghiên cứu có thể đòi hỏi thu thập thông tin gốc- thông tin về đề tài của bạn

mà không được xuất bản trước đó Thông tin sơ cấp có thể có từ cuộc kiểm tra các

hồ sơ gốc của công ty, một cuộc khảo sát kiến thức các cá nhân, thảo luận nhóm,

sự theo dõi các hoạt động, thử nghiệm, như được mô tả trong phần chú thích về giao tiếp

Hồ sơ và dữ liệu gốc là các nguồn thông tin quá khứ rõ ràng và hữu ích cho bạn Nguồn dữ liệu sơ cấp khác- khảo sát, thảo luận nhóm, quan sát và thử nghiệm- có thể không rõ ràng

Khảo sát bằng điện thoại có thể được thực hiện khá nhanh và rẻ nếu gọi trong địa phương Những người phỏng vấn phải đọc từ bản chính và được cảnh báo là không nên vòng vèo, vì vậy chi phí huấn luyện thấp.Tỉ lệ người trả lời qua điện thoại cao hơn so với bằng thư, nhưng tạo được sự tin cậy có thể gặp khó khăn khi quảng cáo từ xa bị xem là tiêu cực

Bởi vì cần ít người hơn để thực hiện, khảo sát bằng thư rẻ hơn so với điện thoại hoặc bằng trực diện Qui trình tốn nhiều thời gian, có thể hàng tháng mới nhận được số lượng có thể chấp nhận được

Khảo sát bằng thư điện tử được thực hiện trên mạng qua một website hoặc một thư điện tử Trong một khảo sát dựa trên web, thư điện tử được gửi tới những người trả lời tiềm năng để họ hoàn thành cuộc khảo sát Phương pháp này cho phép người nghiên círu có thể sử dụng màu sắc, đồ thị, âm thanh trong việc khảo sát Ngoài ra, phần mềm được sử dụng để khảo sát có thể được lập trình để thu thập dữ liệu tự động và những kết luận về dữ liệu

Cách đơn giản nhất để tiến hành khảo sát bằng thư điện tử là ghi những câu hỏi vào thông điệp và gửi cho những người trả lời tiềm năng Người nhận được hướng dẫn để sử dụng chức năng trả lời và trả lời những câu hỏi khi mà họ nhận được thông điệp Phương pháp này đơn giản, nhưng bù lại năng suất phụ thuộc vào khả năng của người nghiên cứu kết hợp những kỹ thuật nhấn mạnh như: font chữ,

sự đa dạng của kích thước, màu sắc, đồ họa vào tài liệu Thử nghiệm trước cuộc khảo sát là cần thiết để chắc chắn sự liên kết được duy trì thông qua sự truyền tải

và kiểm tra xem việc nhập một câu trả lời không có tác động bất lợi đối với những khoản mục kế tiếp

Một cách để không phải định dạng lại là gửi khảo sát qua thư điện tử dưới dạng tài liệu đính kèm Người trả lời có thể tải về và sử dụng chương trình word để trả lời Bản khảo sát hoàn chỉnh có thể hồi âm bằng thư Các bước trong qui trình này có thể làm nản lòng người trả lời Một trở ngại lớn hơn là người trả lời sợ máy tính của họ bị nhiễm virus khi kết nối nhận thư

Khi thiết kế bảng câu hỏi phải tuân theo các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh, cần tuân theo sự hướng dẫn dưới đây:

- Phát triển bảng câu hỏi từ các vấn đề được nghiên cứu Trong khảo sát nâng cao tinh thần nhân viên, bạn phải phát triển câu hỏi để tìm kiếm các ý kiến hoặc các sự kiện về lương, phụ cấp ngoài, giờ làm việc

- Phối hợp câu hỏi hợp lý Bắt đầu bảng câu hỏi với câu hỏi dễ để khuyến khích người trả lời tiếp tục Nhóm các câu hỏi giống nhaulại Ví dụ, đặt các câu hỏi về lương vào cùng một khu vực, sắp xếp các câu hỏi hợp lý

- Câu hỏi rõ ràng: đưa ra câu hỏi được hiểu đồng nhất đối với người trả lời Một câu hỏi như “bạn sở hữu loại xe hơi nào?” là mơ hồ Người trả lời có thể trả lời ô tô có thể bỏ mui, xe thể thao, xe ngoại Một ví dụ rõ ràng để đạt được thông tin đặt biệt là “vui lòng nói tên nhà sản xuất của xe mà bạn thường sử dụng?”

- Chỉ hỏi những dữ liệu liên quan đến nhân khẩu học Nếu các nhân tố như

là tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, thu nhập không được sử dụng trong bài phân tích của bạn, không nên hỏi người trả lời

- Tránh câu hỏi dẫn đạo Câu hỏi dẫn đạo làm cho người trả lời đưa ra một hướng trả lời Các câu hỏi như: “đó có phải là cách tốt nhất để sắp xếp giờ làm việc không?” sẽ có hướng trả lời đúng Một cách tốt hơn là hỏi người trả lời về mức độ thỏa mãn của họ về giờ làm việc Mức độ này có thể bằng số (5 là cao, 1 là thấp) hoặc bằng lời (rất thỏa mãn, thỏa mãn, bất thỏa mãn và rất bất thỏa mãn) như

là thang định danh

- Đưa ra những câu trả lời có chọn lựa: Khi mà nó không thể diễn đạt đủ hết,

sử dụng sự lựa chọn khác và khuyến khích người trả lời điềnvào

- Tránh nhảy câu hỏi: nếu câu trả lời cho câu hỏi 9 là không, bỏ qua câu 10,

11, 12, trả lời câu 13 Nếu câu trả lời là có, trả lời câu 10 nhưng bỏ qua 11,12 nếu bạn chưa có con

- Chọn loại câu hỏi thích hợp: câu hỏi đóng sẽ nhiều hơn câu hỏi mở trong khảo sát bằng thư, điện thoại, thư điện tử Còn trong phỏng vấn trực diện thì ngược lại, những câu hỏi mở để cho người được phỏng vấn trả lời theo ý của họ, câu hỏi phải được chuẩn bị cẩn thận để cung cấp những thông tin cần thiết Những dữ liệu trong câu hỏi mở khó trả lời và phân tích hơn câu hỏi đóng Trong câu hỏi đóng, người phỏng vấn đưa ra những câu trả lời lựa chọn và người trả lời chọn chúng Những câu trả lời nên tách biệt, xác định 25-29, 30-34, 35-39 thay vì 25-30, 30-35, 35-40 Đưa ra những dòng hoặc khung để người trả lời đánh dấu

Sau khi cuộc khảo sát đã được thử nghiệm thì phải kiểm tra lại Sự phản hồi bạn nhận được từ qui trình này sẽ hỗ trợ bạn trong việc sửa lại các tài liệu trước khi gửi đi

Tóm lại, các tài liệu được thiết kế một cách thu hút cùng với một thông điệp

sẽ giải thích mục đích của cuộc khảo sát giúp truyền các hình ảnh chuyên nghiệp

và khuyến khích người nhận trả lời

Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, người nghiên cứu thường gửi những bảng khảo sát đến số người được lựa chọn và đại diện cho một nhóm lớn Khảo sát này gọi là khảo sát mẫu Các nhà thống kê có thể quyết định lựa chọn mẫu như thế nào, tiến hành bao nhiêu cuộc khảo sát, và số trả lời tối thiểu cần thiết để rút ra kết luận

về toàn bộ nhóm từ những trả lời được cung cấp bởi mẫu

Thảo luận nhóm

Khi bạn tìm ý kiến hoặc sự phản hồi về chất lượng hơn số lượng, thảo luận nhóm là phương pháp phù hợp Nhóm này để sử dụng nghiên cứu thị trường, bao gồm từ 6 đến 12 người tham gia và một người điều khiển Mục tiêu nghiên cứu phải được xác định rõ ràng, tỉ mỉ và câu hỏi được chuẩn bị tốt, không thiên vị, ngẫu nhiên lựa chọn những người tham gia đại diện khán giả, và người điều khiển được huấn luyện để phản bác các ý kiến thành công

Dưới sự hướng dẫn của người điều khiển, nhóm thảo luận một loạt các ý kiến hoặc các vấn đề Người điều khiển phải bảo đảm ý kiến mọi người được lắng nghe và không ai bị tác động bởi người khác trong nhóm Người điều khiển có

nhiệm vụ ghi chép Những ghi chú được giữ ở mức tối thiểu trong suốt buổi thảo luận để người điều khiển có thể tập trung vào những gì đang được nói và giữ cho cuộc thảo luận đi theo một hướng phù hợp Ngay sau buổi thảo luận, người điều khiển sẽ tổng kết những điểm tích cực và tiêu cực phát sinh trong buổi thảo luận Xem lại đoạn băng và ghi âm về buổi thảo luận Thông tin từ những ghi chú hoặc đoạn băng được ghi từ buổi thảo luận sẽ được sử dụng khi người điều khiển chuẩn

bị cho bài báo cáo

Quan sát

Sự quan sát là cách khác để thu thập thông tin sơ cấp cho dự án nghiên cứu

Kỹ thuật này gồm một hoặc nhiều người quan sát xem và ghi chép các sự kiện về một hoạt động Mặc dù, kỹ thuật quan sát có thể chịu chi phí nhân sự cao, nó vẫn

là cách để đạt thông tin chính xác

Cách sử dụng phổ biến của quan sát là thu thập thông tin về một nười công nhân vận hành máy móc trong nhà máy Những hoạt động lặp lại của người công nhân phải được ấn định thời gian, những hỗ trợ sản xuất lược lưu trữ, đưa ra kết luận về hiệu quả của các qui trình Tương tự, người quan sát có thể được đưa đến khu vực thành phố được lựa chọn để xác địnhrõ số xe hơi của người dân để đo lường sự kẹt xe Nhiều nhà quản trị sử dụng quan sát thông thường để đạt được thông tin hữu ích cho công việc của họ Loại thông tin này mặc dù, không khoa học, nhưng có giá trị trong giới hạn của cách này

Kỹ thuật quan sát đòi hỏi phải kiểm soát cẩn thận Tất cả những người quan sát cần phải tìm kiếm cùng một việc và ghi nhận lại quan sát của họ cùng một cách

để có thể so sánh những thông tin với nhau Sự kiểm soát thích hợp đòi hỏi rằng người quan sát và các chủ đề không được tương tác lẫn nhau

Thử nghiệm

Cách cuối cùng để thu thập thông tin sơ cấp cho một dự án nghiên cứu là cuộc thử nghiệm Các cuộc thử nghiệm trong kinh doanh được sử dụng để so sánh hai cách làm để xác định cách nào tốt hơn Ví dụ, các nhân viên trong một nhà máy làm việc 4 ngày/tuần trong khi đó các nhân viên của nhà máy khác làm việc 5 ngày/tuần Các nhân viên trong hai nhà máy được theo dõi và khảo sát từng thời kì

để xác định năng suất sản xuất và sự thỏa mãn thời gian làm việc

Một cách khác để tiến hành khảo sát trước- sau về nhóm công nhân được chuyển từ tuần làm việc 5 ngày sang 4 ngày Trong phương pháp này các công nhân làm việc 5 ngày/tuần được hỏi một loạt những câu hỏi về thời gian làm việc

có ảnh hưởng đến năng suất và sự thỏa mãn về công việc của họ không Sau đó, tuần làm việc 4 ngày sang 5 ngày Sau 3 tháng, các nhân viên được hỏi những câu hỏi tương tự trước khi thay đổi giờ làm việc Sau đó so sánh hai lần trả lời

Các cuộc thử nghiệm không tiến hành phổ biến trong kinh doanh như trong phòng thí nghiệm khoa học Các cuộc thử nghiệm thường được sử dụng để so sánh hai cách làm tương tự nhau Trong một cuộc thử nghiệm bạn có thể dễ dàng so sánh cách cũ và cách mới, so sánh phương pháp A và phương pháp B, kiểm tra thị trường sản phẩm mới Các cuộc thử nghiệm thì rất tốn kém Tuy nhiên, cuộc thử nghiệm được kiểm soát và thiết kế cẩn thận cung cấp cho doanh nhân nhiều thông tin có giá trị

4.1.2.3 Phân tích thông tin

Khi đã lập kế hoạch để nghiên cứu và thu thập thông tin, bạn đã sẵn sàng để phân tích thông tin Có thể thông tin thu thập đã rõ ràng Nó có thể chấp nhận một qui trình hoặc một sản phẩm mới Thông tin mà bạn thu thập rõ ràng nói rằng nhân viên thích làm việc 4 ngày hơn 5 ngày Trong trường hợp này, việc phân tích chỉ mất vài phút Mặt khác, khi bạn thu thập mộtlượng lớn thông tin phức tạp, bạn sẽ mất hàng ngày, tuần, tháng để hoàn thành

Phân tích nghĩa là xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ hay trong mối quan hệ với tổng thể Những phần khác nhau của thông tin được so sánh

và đối chiếu để cố gắng đưa ra những ý tưởng mới tốt hơn Những sự kiện và những con số riêng lẻ được hiểu bởi sự giải thích chúng có ý nghĩa gì- tầm quan trọng như thế nào Không nên có bất cứ một sự thiên vị cá nhân nào thâm nhập vào bài phân tích Dùng lí trí một cách khách quan và không xúc cảm

Ví dụ: nếu bạn tiến hành nghiên cứu để quyết định mua máy tính cho văn phòng, bạn nên thu thập thông tin về loại công việc mà bạn đang làm và những công việc mà bạn muốn làm Sau đó, bạn hãy thu thập thông tin về máy tính, bao gồm giá, phầm mềm, tốc độ vận hành, bộ nhớ, thời gian bảo hành, khả năng nâng cấp và các yếu tố khác Sau đó, bạn hãy so sánh những chiếc máy để quyết định

chúng làm tốt đến mức nào những gì mà bạn muốn làm, tiềm năng của chúng là gì, khi bạn đã hoàn thành bài phân tích bạn nên sẵn sàng đưa ra giải pháp

Kết luận và góp ý phải được dựa trên những phát hiện và các phân tích khách quan, giải pháp tốt nhất không phải ý kiến cá nhân bạn

Kết luận:

- Qui trình B quan trọng và hiệu quả hơn qui trình A

- Các phương tiện đáng tin cậy cho việc thực hiện qui trình B trên qui mô rộng chưa sẵn sàng

- Công ty XYZ hiện đang lưu kho 20 chiếc máy 3CA có thể được sử dụng

- Lựa chọn mua 500 máy 3CA từ công ty sản xuất XYZ

- Nếu việc nghiên cứu bổ sung tiếp tục thể hiện qui trình B quan trọng và hiệu quả hơn qui trình A, mua 500 máy của công ty XYZ

4.1.2.5 Viết báo cáo

Bước cuối cùng của việc nghiên cứu là viết báo cáo Đây là bước quan trọng bởi vì bạn muốn trình bày kết quả nghiên cứu một cách hiệu quả Qui trình viết báo cáo liên quan đến các thông điệp khác Bạn sẽ lập kế hoạch, biên soạn, hoàn thành bài báo cáo trước khi nộp nó

Thời gian và sự cố gắng trong nghiên cứu và viết báo cáo sẽ bị lãng phí trừ khi bài thuyết trình được đọc và hiểu Có thể một bài báo cáo sẽ được đọc và hiểu khi tuân theo nguyên tác định dạng

4.2 CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH

4.2.1 Phân loại và đặc điểm các báo cáo

Những bài báo cáo rất đa dạng, từ những bài báo cáo ngắn, không theo hình thức đến những bài báo cáo dài, hình thức Ngôn ngữ cũng rất khác biệt từ đàm thoại, ngôi nhân xưng thứ nhất đến cấu trúc mạch lạc, ngôi nhân xưng thứ 3 Phần này cung cấp một sự giới thiệu vắn tắt về những bài báo cáo không theo hình thức, sau đó mỗi loại sẽ được thảo luận trong từng phần riêng

- Báo cáo không theo hình thức thường ngắn gọn Chúng có thể bao gồm thân bài và tiêu đề hoặc chỉ có thân bài, thường được định dạng như là một lá thư hoặc thư nội bộ Thư nội bộ truyền đạt thông tin đến những cá nhân trong tổ chức, loại này được sử dụng trước hết cho việc báo cáo những thông tin liên quan đến việc vận hành hàng ngày hoặc cung cấp một biên bản ghi chép Những báo cáo dạng thư từ sử dụng định dạng thư để truyền đạt thông tin và góp ý đến những cá nhân bên ngoài tổ chức; dòng tiêu đề chính có thể được dùng để xác định chủ đề của bài báo cáo Khi được định dạng như một thư trao đổi, báo cáo không theo hình thức sử dụng tiêu đề để dẫn người đọc từ chủ đề này đến chủ đề khác Loại báo cáo này hiếm khi chứabiểu đồ giải thích và ít khi trình bày dữ liệu từ nguồn thứ cấp Những báo cáo không theo hình thức thường được viết theo văn phong của đại từ nhân xưng thứ nhất

- Báo cáo hình thức bao gồm tất cả hoặc một số phần sau đây: chủ đề, lời tác giả, bảng tóm tắt, mục lục, danh sách minh họa, phần chính, giải thích từ vựng khó, phụ lục và tài liệu tham khảo Phần thân bài sẽ được trình bày trên nhiều trang

và có nhiều cấp bậc tiêu đề Nội dung được trích dẫn từ nguồn dữ liệu sơ cấp hoặc thứ cấp Những công cụ hỗ trợ thị giác giúp người đọc hiểu được thông tin được trình bày trên bài đọc Báo cáo hình thức thường sử dụng văn phong của ngôi nhân xưng thứ 3 Tuy nhiên, xu hướng gần đây cho rằng sự thân mật nên được sử dụng trong báo cáo hình thức Mức độ trang trọng được xác định sau khi người báo cáo đầu tiên phân tích người nhận

4.2.1.1 Báo cáo viết không theo hình thức

Trong kinh doanh báo cáo không theo hình thức được sử dụng thường xuyên hơn báo cáo hình thức Báo cáo không theo hình thức có nhiều loại khác nhau, 3 loại phổ biến nhất là: báo cáo tiến độ (progress report), báo cáo định kỳ (periodic report), và báo cáo kỹ thuật (technical report) Một bài báo cáo có thể được xếp vào nhiều hơn một trong 3 loại này, ví dụ một bài báo cáo có thể được phân loại là báo cáo kỹ thuật và báo cáo chu kỳ

Báo cáo tiến độ (progress report)

Báo cáo tiến độ được dùng để thông tin cho người đọc về tình trạng của dự

án cụ thể Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản lý trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án

Bài báo cáo thông tin cho người đọc về công việc đã làm, đang làm và sẽ làm trong thời gian tới Bất cứ một dự án hay vấn đề, rắc rối nên được thảo luận bằng các báo cáo Tính thường xuyên, lặp lại của những báo cáo phụ thuộc vào thể loại hay bản chất của dự án được thảo luận

Báo cáo định kỳ (periodic report)

Báo cáo định kỳ cung cấp cho cấp quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã được sắp xếp theo điều lệ Những khoảng cách này có thể là hàng ngày, tuần, tháng, quý hay năm Những bài báo cáo định kỳ không theo một định dạng chung nào cả Nhiều tổ chức sử dụng những mẫu in sẵn

Báo cáo kỹ thuật (technical report)

Báo cáo kỹ thuật truyền đạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo

kỹ thuật Tuy nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa những định dạng riêng để sử dụng cho những bài báo cáo nội bộ Tiêu chuẩn hóa hình thức làm cho người đọc

dễ hiểu hơn đối với những bài báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết đối với

họ

Những thuật ngữ về kỹ thuật không cần phải giải nghĩa khi độc giả là những người cùng ngành hoặc hiểu biết về những thuật ngữ đó Nếu người đọc không có hiểu biết chuyên sâu về kỹ thuật, thì những thuật ngữ được sử dụng trong bài phải được làm rõ

4.3.1.2 Báo cáo chính thức

Báo cáo chính thức được chuẩn bị cho những quản lý cấp cao và những người bên ngoài tổ chức Nó có thể tốn vài tuần hoặc vài tháng để nghiên cứu và viết báo cáo Những hoạt động này có thể được hoàn tất bởi một cá nhân hoặc một nhóm

Một bài báo cáo hình thức bao gồm 3 phần chính: phần mở đầu, phần chính

và phần bổ sung Một báo cáo hình thức có thể chứa tất cả hoặc một vài phần sau:

Trang tiêu đề:

Trang tiêu đề chứa chủ đề của bài báo cáo, tên tác giả, chức vụ, phòng ban; ngày trình nộp báo cáo Tên của cá nhân hoặc công ty nhận báo cáo cũng được đề

cập đến khi bài báo cáo được chuẩn bị cho những khách hàng hoặc những tổ chức bên ngoài khác Phần tiêu đề cần nêu rõ mục đích và nội dung của bài báo cáo

Một vài tổ chức có những hướng dẫn cụ thể cho việc chuẩn bị trang chủ đề, những nơi khác thì cho phép tự do Nếu những hướng dẫn cụ thể không tồn tại thì hình thức truyền thống có thể là lựa chọn tốt nhất Trong hình thức truyền thống, mỗi dòng chủ đề được đặt ở giữa theo chiều ngang và khoảng cách bằng nhau giữa các dòng Nếu chủ đề nhiều hơn một dòng thì được cách một khoảng đơn Tất cả chủ đề nên được viết hoa, những dòng khác thì hoặc là viết hoa tất cả hoặc viết hoa chữ cái đầu tiên

Thư hoăc memo chuyển ý

Thư hoặc memo chuyển ý nếu có giới thiệu bài báo cáo đến người đọc Bài báo cáo cho những người đọc bên ngoài tổ chức nên chứa một lá thư, trong khi báo cáo nội bộ thì sử dụng memo Trong nhiều bài báo cáo hình thức, lời mở đầu hay lời tựa có thể được sử dụng

Thư hoặc memo chuyển ý nên chính xác và có thể chủ quan- nghĩa là, người viết có thể đưa ra đề xuất hoặc ý kiến không được hỗ trợ bởi dữ liệu Nó có thể chứa những nhận xét cá nhân Thư hoặc memo chuyển ý cũng có thể dẫn dắt người đọc đến các phần của bài báo cáo với sự quan tâm đặc biệt hoặc đề xuất công dụng đặc biệt khác của thông tin Nói chung, bất cứ một bản tin nào có giá trị trong việc thảo luận đều được trình bày trong thư chuyển ý Thông điệp kết thúc bằng một câu diễn tả sự đánh giá cao về cơ hội để tham gia vào dự án

Bảng mục lục

Bảng mục lục bao gồm tất cả các phần chính theo sau nó và số trang mà mỗi phần bắt đầu Mục đích là giúp người đọc tìm được thông tin cụ thểtrong bài báo cáo Bảng mục lục thì thường không được sử dụng trong những bài báo cáo ít hơn

5 trang Những phần chính nên được liệt kê một cách chính xác bởi chúng xuất hiện trong phần thân bài và nên được kết nối với số trang của phần dẫn đầu (khoảng cách theo chiều ngang), số trang được chọn từ phần phụ đề Bảng mục lục thường được chuẩn bị sau khi bài báo cáo đã hoàn tất

Danh sách minh họa

Phương tiện trợ giúp được xác định trong một danh sách những công cụ minh họa Danh sách này có thể cùng một trang với mục lục, hoặc có thể bắt đầu

bằng trang mới ngay sau mục lục nếu bài báo cáo có nhiều hơn 4 công cụ minh họa Phần này có hình thức như phần mục lục, với chú thích cho minh họa thay vì phần mở đầu Một bài báo cáo có thể nhóm tất cả các phương tiện hỗ trợ vào cùng một phần, hoặc cũng có thể nhóm mỗi loại một cách riêng lẻ Phần này được làm sau khi hoàn tất bài báo cáo

Tóm tắt

Một tóm tắt chính là một phiên bản vắn tắt của bài báo cáo; nó nêu lại mỗi phần của bài báo cáo bằng hình thức vắn tắt và nhấn mạnh vào những phát hiện, kết luận và góp ý

Bảng tóm tắt chiếm khoảng 10% chiều dài cùa bài báo cáo lên đến 2 trang với cách dòng đơn, tiết kiệm thời gian cho người đọc bằng việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về nội dung Những báo cáo có bảng tóm tắt trong thư chuyển ý thì thường không có phần tóm tắt

Phần chính

Hầu hết những bài báo cáo trang trọng sẽ chứa tất cả thông tin được trình bày trong những phần đã được thảo luận trong phần này của chương Tuy nhiên, một vài phần được kết hợp Những thông tin trong phần chính được trình bày bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp Kết luận, kiến nghị, hoặc cả hai có thể bắt đầu thân bài nếu phương pháp trực tiếp được sử dụng, chúng sẽ đứng cuối thân bài nếu sử dụng cách gián tiếp

- Giới thiệu vấn đề: xác định rõ ràng những vấn đề đã được nghiên cứu Câu phát biểu này nên ngắn gọn nhưng phải có khả năng thông tin

- Mục đích của việc nghiên cứu: chỉ ra tại sao việc nghiên cứu được tiến hành Mục đích là để biện luận với người đọc về giá trị của bài báo cáo Mục đích

có thể nêu ra bằng một câu hỏi (“công ty bảo hiểm nào sẽ phục vụ tốt nhất cho

chúng ta?”) hoặc một câu phát biểu (“mục đích của việc nghiên cứu là cung cấp thông tin cho việc lựa chọn công ty bảo hiểm với kế hoạch hiệu quả nhất”)

- Phạm vi: phạm vi của bài nghiên cứu được xác định bởi những nhân tố chính đã được nghiên cứu và xuất hiện một cách tổng quát tiếp theo trong phần giới thiệu Nó cho người đọc biết phạm vi của nghiên cứu Giới hạn được thiết lập bởi người nghiên cứu cũng như những nhân tố chính mà người nghiên cứu không kiểm soát được, đã được liệt kê trong phần giới thiệu Những giới hạn này có thể bao gồm việc thiếu hụt nguồn cung cấp, thời gian hay những giới hạn địa lý

- Tài liệu liên quan: là những tài liệu được thu thập trong khi tiến hành nghiên cứu về đề tài đang được nghiên cứu Sự xem xét lại những tài liệu liên quan được nói đến trong phần giới thiệu nếu chỉ có một lượng nhỏ những tài liệu có giá trị đối với đề tài Một phần riêng nên được sử dụng nếu có số lượng lớn tài liệu liên quan được xem lại

- Những thuật ngữ lạ: định nghĩa thuật ngữ lạ có thể bao gồm trong phần giới thiệu Tuy nhiên, khi nhiều thuật ngữ cần được định nghĩa thì nên có phần giải thích từ vựng khó trong phần bổ sung

Thủ tục

Thủ tục hay còn gọi là những phương pháp mô tả các bước tiến hành việc nghiên cứu Mục đích của phần này là cho phép người đọc xác định tất cả khía cạnh của vấn đề có được điều tra một cách đầy đủ hay không Phần này cũng có thể được sử dụng cho các nghiên cứu tương tự cái mà có thể có hiệu lực hoặc bác

bỏ kết quả của nghiên cứu sơ bộ

Những khám phá

Khám phá có được trong suốt tiến trình nghiên cứu Phần này nên được trình bày bằng sự kiện thực tế và thái độ khách quan, không có những ý kiến hoặc diễn giải mang tính cá nhân Trình bày tất cả những khám phá-tích cực và tiêu cực Những phương tiện hỗ trợ được sử dụng để trợ giúp cho người viết trong việc truyền đạt những phát hiện của nghiên cứu

Phân tích

Phần phân tích nêu lên sự diễn giải của người viết về đánh giá số lượng và chất lượng những phát hiện Nếu có một nghiên cứu sơ bộ, người viết nên so sánh những kết quả đó với những phát hiện trong nghiên cứu hiện tại Thông tin trong

phần phân tích trợ giúp cho người đọc trong việc xác định những mối quan hệ nào

là quan trọng Trong báo cáo ngắn gọn, người viết có thể mô tả và thảo luận những phát hiện này trong một phần

Kết luận

Kết luận là phát biểu lý do sau khi đã tiến hành một cuộc điều tra kỹ lưỡng Phát hiện và phân tích hỗ trợ hoặc chứng minh cho kết luận Trong nhiều nghiên cứu, kết luận là những câu tóm tắt nội dung phân tích Không có dữ liệu mới nào được trình bày trong phần này Một bài nghiên cứu có thể có một hoặc nhiều kết luận Bởi vì những câu phát biểu này trở thành nền tảng cho những góp ý của người viết, hai phần nên được kết hợp

Góp ý

Góp ý là đề xuất của người viết đến người đọc như là đưa ra biện pháp giải quyết vấn đề được nghiên cứu Những đề xuất này nên được phát triển một cách logic từ những phát hiện, phân tích và kết luận Một nghiên cứu có thể có một hoặc nhiều đề xuất Nếu có từ 3 đề xuất trở lên được trình bày, chúng có thể được liệt kê

và đánh số Phần này có thể chỉ chứa những đề xuất, hoặc có thể chứa cả đề xuất

và những lý do hỗ trợ cho sự phát triển của chúng

Phần bổ sung

Phần cuối cùng của bài báo cáo chứa những tài liệu liên quan gián tiếp đến chủ đề chính của bài Phần này có thể gồm một hoặc nhiều phần nhỏ, như là giải thích từ vựng khó, phụ lục, và thư mục hoặc tài liệu tham khảo

Giải thích từ vựng khó

Giải thích từ vựng khó là bản liệt kê những thuật ngữ được sử dụng trong bài báo cáo cùng với định nghĩa vắn tắt về mỗi từ Nó chỉ được sử dụng khi một số những thuật ngữ lạ được nêu ra trong bài viết Khi bài viết chỉ chứa một vài thuật ngữ cụ thể, người viết nên định nghĩa chúng trong phần giới thiệu hoặc khi chúng được sử dụng lần đầu trong bài viết

Phụ lục

Phụ lục chứa những thông tin liên quan ngoài phần chính để nâng cao khả năng hiểu bài viết Khi có từ hai phụ lục trở lên, nên đặt tên cho mỗi phụ lục chữ cái in hoa:

Ví dụ: - Phụ lục A: bảng báo cáo bán hàng tháng 02/2008

- Phụ lục B: Mẫu sản phẩmC và chi tiết kỹ thuật

Tất cả những phụ lục phải được nói đến trong thân bài Nếu những tài liệu

đó không được nói đến trong phần thân bài, thì chúng không đủ phù hợp để được đưa vào phụ lục Một vài mục thường có trong phụ lục bao gồm bảng câu hỏi, bảng in máy tính, báo cáo của những nghiên cứu tương tự, giấy tờ làm việc, những bảng biểu phức tạp, và những tài liệu hỗ trợ

Tài liệu tham khảo

Tài liệu tham khảo là một danh sách tất cả tài liệu tham khảo sử dụng như nguồn thông tin trong nghiên cứu, bao gồm những tài liệu không xuất hiện trong chú thích hoặc trích dẫn Một danh sách tham khảo chỉ bao gồm những nguồn đã trích dẫn trong bài viết

4.2.2 Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức

Kỹ thuật trình bày những báo cáo viết- định dạng, khoảng cách, thụt vào đầu dòng- cũng quan trọng như kỹ thuật trình bày một lá thư hoặc memo, điều gây ấn tượng đầu tiên cho người đọc

Ấn tượng đầu tiên của người đọc về bài báo cáo sẽ dựa trên hình dáng bên ngoài của nó Một ấn tượng tiêu cực có thể làm tăng thời gian cho người đọc đạt được sự tin tưởng vào khả năng tin cậy của người viết báo cáo

Khi chuẩn bị tài liệu, người viết phải xem xét những hướng dẫn tổng quát về

kỹ thuật trình bày của bài báo cáo cũng như là những hướng dẫn và chính sách của công ty Sự xem xét đầu tiên trong bài trình bày khoa học của bài báo cáo là kỹ thuật trình bày làm tăng khả năng đọc được bài viết Mỗi đoạn trung bình từ 6 đến

7 dòng làm cho người đọc dễ tập trung vào tài liệu hơn Khoảng cách thích hợp giữa các đoạn và canh lề chính xác giúp người đọc dễ dàng theo dõi bài viết Tiêu

đề dẫn dắt người đọc từ phần này đến phần sau bằng việc thông báo chủ đề kế tiếp

4.2.2.1 Trang bìa

Trang bìa bảo vệ cho nội dung của bài báo cáo; vì vậy, nó thường được làm bằng những tấm giấy cứng nhẹ Thông tin có thể được in trên bìa hoặc được trình bày thông qua một phần cắt đi (cửa sổ) Trang bìa phải cuốnhút và có thể có một hình hoặc một bản vẽ phù hợp để thêm tác động cho bài báo cáo Nhiều tổ chức sử dụng những bìa in sẵn trên đó tác giả có thể đưa lên thông tin đa dạng Những mục thường được in trên trang bìa là tiêu đề, tên tác giả, và ngày nộp báo cáo Thông

thường, tiêu đề được viết in hoa và tên tác giả thì in hoa những chữ cái đầu Trang bìa thường chỉ được sử dụng trong những bài báo cáo dài và trang trọng

4.2.2.2 Canh lề trang

Canh lề trang phù hợp rất quan trọng bởi vì chúng tạo ra những khoảng trắng nhằm lôi cuốn người đọc Theo quy tắc chung, lề của bài báo cáo là 1 inch ở tất cả các phía Tuy nhiên, những bài báo cáo giới hạn bên trái thì nên có lề trái là 1.5 inch và những bài báo cáo có giới hạn trên thì lề trên là 2 inch Phần giới thệu, phần bổ sung và trang mở đầu của những phần chính có lề lớn hơn (2 inch)

4.2.2.3 Khoảng cách

Bài báo cáo có thể cách dòng đơn hoặc đôi Xu hướng trong các tổ chức kinh doanh là theo hướng cách dòng đơn để giảm bớt số lượng trang giấy phải cầm Trong những bài báo cáo sử dụng khoảng cách đôi, thụt đầu dòng của đoạn là 1/2 inch từ lề trái; không có khoảng cách giữa các đoạn Những bài báo cáo cách dòng đơn thì nên cách đôi ở giữa các đoạn; thụt đầu dòng ở đầu mỗi đoạn thì tùy chọn

4.2.2.4 Tiêu đề

Tiêu đề hợp lý giúp người đọc theo dõi được cấu trúc của bài bác cáo và dẫn người đọc vào những phần cụ thể một cách nhanh chóng Những phần ít quan tâm hơn có thể được bỏ qua hoặc lướt nhanh

Những tiêu đề thì hoặc là thông tin hoặc là cấu trúc Những tiêu đề để thông tin chỉ ra nội dung của một phần và hướng vào người đọc để họ dễ dàng hiểu thông tin Một tiêu đề cấu trúc nhấn mạnh vào phần chức năng trong bài báo cáo Dạng tiêu đề được lựa chọn, nó nên được sử dụng nhất quán trong suốt bài báo cáo Ví dụ:

Tiêu đề thông tin:

THÁI ĐỘ CỦA KHÁCH HÀNG ĐỐI VỚI LÀ HÌNH THỨC QUẢNG CÁO CẤP TRUNG

Tiêu đề cấu trúc

CÁC KHÁM PHÁ

Cách trình bày tiêu đề biến đổi phụ thuộc vào loại hướng dẫn sử dụng bởi tổ chức Không kể đến phương pháp đã chọn, sự nhất quán của bàibáo cáo rất quan trọng Giải thích cho một phương pháp được chấp nhận rộng rãi như sau:

- Tiêu đề cấp độ 1 (tiêu đề chính) được đặt giữa trang giấy với những chữ cái lớn Tiêu đề chính có thể được in đậm nhưng thích hợp hơn là không viết in hoa và gạch dưới từng chữ

- Tiêu đề cấp độ 2 (tiêu đề phụ) bắt đầu ở lề trái, chữ đầu tiên của mỗi từ chính được viết hoa Tiêu đề phụ thường được in nghiêng, gạch dưới hoặc in đậm

- Tiêu đề cấp độ 3 (tiêu đề của đoạn) bắt đầu 1/2 inch từ lề trái, chữ cái đầu tiên được viết hoa, kết thúc với một dấu chấm câu, và gạch dưới hoặc in đậm

Tiêu đề ở mỗi cấp độ phải được đặt cấp để chúng tương đồng về mặt ngữ pháp Ví dụ, tất cả tiêu đề chính phải tương đồng, tuy nhiên, những tiêu đề chính thì không cần tương đồng với tiêu đề phụ Trong ví dụ dưới đây, những tiêu đề phụ thì tương đồng nhưng những tiêu đề chính thì không

THU NHẬP QUÝ ĐẦU TIÊN

4.2.2.5 Chú giải và trích dẫn

Chú giải hoặc trích dẫn phải được sử dụng để đưa ra sự tin tưởng về nguồn trích dẫn hoặc những tài liệu được chú giải Những bài báo cáo tronggiao tiếp kinh doanh không chứa nhiều chú giải hoặc trích dẫn như trong các lĩnh vực khác bởi vì báo cáo kinh doanh thường chỉ chứa những thông tin dựa trên dữ liệu được thu thập thông qua nghiên cứu sơ bộ Hai phương pháp thường được sử dụng nhất là trích dẫn những nguồn như sau:

Phương pháp truyền thống tạo thuận lợi cho người đọc khi báo cáo chứa thông tin được thu thập từ một số nguồn Thông tin để chú giải được đánh dấu bằng một số Ả rập đặt ở cuối thông tin trích dẫn và ở trên 1/2 dòng Số chú giải bắt đầu từ 1 và liên tiếp nhau suốt bài báo cáo Chú giải được tách biệt từ bài viết bằng một đường thẳng nằm ngang 1 hay 2 inch bắt đầu từ lề trái bên dưới dòng cuối cùng của bài viết Chú giải được đặt ở dòng thứ hai dưới dòng ngăn; nó được cách dòng đơn, với dòng đầu tiên thụt vào 1/2 inch từ lề trái Con số xác định được đặt trước trích dẫn Đặc trưng trong chú giải của phần mềm xử lý văn bản làm cho sự liệt kê và thay thế dễ dàng hơn, nhưng người viết phải đảm bảo trích dẫn hoàn chỉnh và chính xác Thông tin chứa trong chú giải truyền thống đa dạng phụ thuộc vào nguồn- sách, tạp chí định kỳ, bách khoa toàn thư, văn kiện chính phủ, báo, và những tài liệu chưa được xuất bản

Một ví dụ về chú giải truyền thống như sau: số lượng những giếng dầu được khai thác đã giảm xuống khoảng 10% so với năm ngoái1

Sẽ có lượng thiếu hụt sản phẩm dầu nếu xu hướng khai thác ít tiếp tục trong những năm còn lại của thập kỷ này

Ví dụ: Số lượng giếng dầu được khai thác đã giảm xuống khoảng 10% so với năm ngoái (Hodde, 1998, tr.8) Sẽ có một lượng thiếu hụt các sản phẩm dầu nếu xu hướng khai thác ít tiếp tục trong những năm còn lại của thập kỷ này

4.2.2.6 Số trang

Những bài báo cáo chỉ có một hoặc hai trang không cần phải đánh số trang Những trang trong bài báo cáo dài nên được đánh số một cách liên tục Những trang giới thiệu (trang đi trước phần chính) nên được đánh sốbằng những chữ số

La Mã nhỏ (II, III, IV, ) ở giữa trang cách 1 inch từ phần đáy, bắt đầu với trang thứ hai Trang tiêu đề được xem như là trang I, cho dù không có số trang được trình bày

Phần chính nên bắt đầu với trang 1, được xác định với những chữ số Ả-rập (1,2,3, ) Mỗi phần hoặc chương nên bắt đầu với trang riêng, số trang cũng được đặt ở giữa cách 1 inch từ đáy Các bài báo cáo không giới hạn hoặc có giới hạn trái, số thứ tự trang nên được đặt ở dòng thứ tư từ đầu trang ở lề bên phải; những bài báo cáo giới hạn trên thì số trang nên được đặt ở chính giữa cách 1 inch từ cạnh đáy của trang Đặc trưng đánh số trang của phần mềm xử lý văn bản đơn giản hóa tiến trình sắp đặt

4.3 MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC

4.3.1 Đề xuất

4.3.1.1 Định nghĩa

Đề xuất là một văn bản viết thuyết phục mà người viết phân tích một vấn đề

và đưa ra giải pháp, vấn đề có thể là nhu cầu về thiết bị - dụng cụ, dịch vụ, nghiên cứu một kế hoạch hành động hay những việc khác Những giải pháp đưa ra có thể

là về sản phẩm, nhân sự, một khoá học kinh doanh, một mô tả về công việc đã được thực hiện hay những kết quả đạt được khác

Những đề xuất là phổ biến trong kinh doanh, và điều quan trọng là những đề xuất phải rõ ràng, súc tích và đáp ứng được những mong muốn của người đọc

Nhà kinh doanh tìm kiếm sự sáng tạo Họ đón nhận những đề nghị về việc thay đổi cho mọi thứ tốt đẹp hơn Khách hàng và người cung cấp mong muốn nhận được những đề xuất đem lại lợi ích cho họ Những tổ chức thành công nhờ vào những ý tưởng sáng tạo, điều đó sẽ cải tiến sản phẩm và lợi ích hiệu quả

Viết đề xuất cũng là việc mạo hiểm Chúng tốn nhiều thời gian để phát triển

và thường bị từ chối Một vài người viết đề xuất tin rằng họ đã làm tốt nếu họ nhận được sự chấp nhận một trong mười đề xuất Những người viết đề xuất hiệu quả là những nhà mạo hiểm, họ ước lượng khả năng thành công và sau đó quyết định khi nào thì tiến hành

sản phẩm ở một mức giá cho trước hay trình bày việc kiểm toán Dạng này cũng bao gồm những đề nghị về việc tài trợ tiền hay hàng hoá để hỗ trợ việc làm của những tổ chức phi lợi ích, hay những tổ chức khác cũng hoạt động vì mục đích nhân đạo và xã hội Những đề nghị như thế được trình lên những quỹ tài trợ được thành lập chỉ cho mục đích tài trợ những dự án trong những lĩnh vực như: nghệ thuật, giáo dục, mội trường hay các dịch vụ cho con người Những đề nghị đó cũng được trình lên những tổ chức mà mục tiêu của họ thường bao gồm hướng một phần lợi ích đến cộng đồng hay khu vực mà họ đang kinh doanh

Nhận được sự chấp nhận của các đề xuất bên ngoài là yếu tố cần thiết cho thành công của các tổ chức Thư viện và trang web chứa những nguồn thông tin và các mẫu đề xuất Chẳng hạn: http://www.npguides.org cung cấp những lời khuyên

và các mẫu đề xuất đến những tổ chức công cộng và tư nhân, http://www.foundations.org/grantmakes.html liên kết với những quỹ tài trợ của đoàn thể hay tư nhân

4.3.1.2.2 Những đề xuất nội bộ: gửi đến những bộ phận trong tổ chức Những đề xuất này dùng để giải quyết những vấn đề hay đáp ứng nhu cầu bằng cách cải tiến thủ tục, thay đổi sản phẩm, tuyển thêm nhân sự, tổ chức lại những bộ phận, tạo nhiều điều kiện thuận lợi hơn, giảm ngân sách hay những thay đổi khác Những ý tưởng để cải tiến nội bộ, phát triển sự sáng tạo và thực hiện hiệu quả là nhân tố quyết định thành công cho tổ chức

4.3.1.2.3 Đề xuất được yêu cầu: được chuẩn bị để trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất Việc yêu cầu có thể nói trực tiếp, bằng điện thoại hay viết thư Những đề xuất được yêu cầu thường được trình ra bên ngoài Khi trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất, người viết phải cung cấp tất cả những thông tin được yêu cầu và sử dụng những định dạng rõ ràng

4.3.1.2.4 Đề xuất không được yêu cầu: là những đề xuất được chuẩn bị theo

ý của người viết hơn là trả lời những yêu cầu trong bản đề xuất Những đề xuất này mô tả một sự phân tích độc lập của những vấn đề hay nhu cầu khác và sáng tạo

ra những giải pháp có thể có Đề xuất không được yêu cầu có thể trong nội bộ hay bên ngoài Khi trình đề xuất đến những quỹ tài trợ hay tổ chức chính phủ, mục tiêu của tổ chức người viết đề xuất phải phù hợp với những tổ chức hay quỹ tài trợ đó

4.3.1.2.5 Đề xuất không theo nghi thức: thường là những dạng thư tín (bên ngoài tổ chức) hay thông cáo nội bộ (bên trong tổ chức) Một vài quỹ tài trợ, tổ chức và chính phủ khuyến khích hoặc đòi hỏi người viết đề xuất trình bảnnháp đề xuất hay thư thăm dò ý kiến Những tài liệu này không phải đính kèm gì cả, cung cấp một mô tả ngắn gọn về dự án Sau khi xem qua, tổ chức tài trợ có thể từ chối hay yêu cầu người viết trình một đề xuất đầy đủ

4.3.1.3 Đặc trưng của một đề xuất thành công

Mặc dù thành công đôi khi phụ thuộc vào những yếu tố như may mắn, sự khôn ngoan, thời gian và danh tiếng, hầu hết những đề xuất phải có nội dung xuất sắc và được trình bày rõ ràng để được chấp nhận Một đề xuất thành công thường

có những đặc trưng sau:

- Mục đích của đề xuất được trình bày rõ ràng

- Vấn đề hay yêu cầu được hiểu và định nghĩa rõ ràng

- Phương pháp đề ra phải sáng tạo và được trình bày thuyết phục

- Lợi ích cao hơn chi phí

- Phương pháp tuyển nhân sự phải chất lượng

- Phương pháp đề ra có thể đạt được trong một thời gian cơ bản

- Đề xuất phải chân thực, căn cứ vào thực tế, hiện thực và khách quan

- Cách trình bày chuyên nghiệp và thu hút

Để chuyển những đặc trưng này vào trong đề xuất, người viết phải phân tích cẩn thận tình huống và người nhận đề xuất, sử dụng quan điểm của người nhận và

áp dụng những nguyên tắc của giao tiếp kinh doanh

Đề xuất phải có tác động mạnh và sức thuyết phục Người nhận đề xuất dự định tìm kiếm lợi ích cho họ, cho bộ phận của họ, cho công ty, cho cộng đồng, cho

xã hội hay một tổ chức khác mà họ đang ở trong đó Đề xuất phải thu hút được sự chú ý của người đọc, chỉ ra lợi ích rõ ràng khi chấp nhận đề xuất, đưa ra bằng chứng về lợi ích đó và thể hiện những hành động có thiện chí

4.3.1.4 Những yếu tố cơ bản của một đề xuất theo nghi thức

Các mục trong một đề xuất thay đổi theo tình huống giao tiếp và người đọc Trong đề xuất được yêu cầu, những yếu tố này phải được làm rõ trong phần yêu cầu cho bản đề xuất Trả lời hoàn chỉnh và cẩn thận các yếu tố được hỏi Nếu bạn nghĩ những yếu tố cần thiết để đề xuất của bạn được chấp nhận bị thiếu ở phần yêu

cầu trong bản đề xuất, sau đó bạn nên cố gắng bổ sung những phần thiếu này với một định dạng rõ ràng Với đề xuất không được yêu cầu, bạn phải quyết định những yếu tố nào cần phải có Sau đây là một số yếu tố có thể có cho một bản đề xuất

1) Bìa thư tín hay thông cáo nội bộ

2) Trang đầu hoặc bìa

3) Tham chiếu các yêu cầu đặt ra cho bản đề xuất

4) Bản nội dung

5) Danh sách những hình minh hoạ

6) Tóm tắt đề xuất

7) Mục đích

8) Vấn đề hay nhu cầu

9) Những thông tin tổng quan

10) Lợi ích của bản đề xuất

11) Mô tả phương pháp thực hiện

18) Danh sách tham khảo

4.3.1.4.1 Bìa thư tín hay thông cảo nội bộ

Bìa thư tín hay thông cáo nội bộ cũng được xem như một sự truyền thông báo, giới thiệu đề xuất đến người đọc Thư tín được sử dụng cho Đề xuất bên ngoài

tổ chức và Thông cáo nội bộ được sử dụng cho Đề xuất bên trong tổ chức Bìa thư tín hay thông cáo nội bộ nên bao gồm nội dung, điều đó sẽ cung cấp sự mạch lạc cho người đọc, xem xét những chỗ nổi bật của bản đề xuất và khuyến khích hành động

4.3.1.4.2 Trang đầu hoặc bìa

Thông tin chứa trong phần Trang đầu hoặc bìa của bản đề xuất, có thể bao gồm tiêu đề của bản đề xuất, tên và địa điểm người nhận, tên và địa điểm người

trình đề xuất, ngày đề xuất, chi phí đề xuất và thời gian đề xuất của dự án Tiêu đề phải súc tích, thích hợp là dưới 10 chữ Tiêu đề phải trả lời được câu hỏi nào trong

6 câu Cái gì?, Khi nào?, Ở đâu?, Ai?, Tại sao?, Bằng cách nào? Tiêu đề phải thu hút sự chú ý của người đọc và bởi vì tiêuđề được sử dụng để nhận biết các bản đề xuất nên nó phải dễ nhớ Loại ra những từ vô nghĩa như “Một nghiên cứu của” hoặc “Một sự xem xét của”, sử dụng từ ghép tính từ- danh từ

4.3.1.4.3 Tham chiếu những yêu cần đặt ra cho bản đề xuất

Nếu đề xuất là đề xuất được yêu cầu, những yêu cầu nên được ghi chú trong phần này- sự cho phép hay những yêu cầu cho đề xuất Thông tin chứa trong phần này phụ thuộc vào yêu cầu cho bản đề xuất Đối với những yêu cầu ngắn hoặc không theo nghi thức, sự tham chiếu có thể đơn giản như là liệt kê số yêu cầu dành cho bản đề xuất trên trang bìa hoặc bao gồm một dòng trên bìa thư tín hoặc thông cáo nội bộ với nội dung “đề xuất này trả lời cho cuộc điện thoại vào ngày 5/5/200-

” Còn đối với những yêu cầu theo nghi thức, phần này có thể gồm một hay nhiều trang phía sau trang đầu hoặc bìa

4.3.1.4.4 Mục lục

Mục lục liệt kê tiêu đề và số trang của tất cả những phần lớn của bản đề xuất Nó sẽ giúp người đọc định hướng được và định vị được những thông tin một cách rõ ràng

4.3.1.4.5 Danh sách những hình minh họa

Tiêu đề và số trang của bất kỳ bảng biểu, hình ảnh, đồ thị, hay những minh hoạ khác phải được đặt trong phần Danh sách những hình minh họa ngay sau Bản nội dung

4.3.1.4.6 Tóm tắt đề xuất

Phần này chứa hầu hết những thông tin quan trọng từ mỗi phần lớn của bản

đề xuất, được chuẩn bị sau khi bản đề xuất hoàn thành Nó phải ngắn Tóm tắt phải được thiết kế sao cho người bận rộn cũng có thể xem nhanh chóng nhưng phải đủ

ý Đối với một đề xuất ngắn, tóm tắt có thể chỉ 1 trang Đề xuất dài từ 100 đến 500 trang, tóm tắt có thể từ 1 đến 10 trang Nếu yêu cầu trong bản đề xuất yêu cầu độ dài cụ thể thì chắc chắn phải làm đúng độ dài đó, không được dài hơn

4.3.1.4.7 Mục đích

Sau phần tóm tắt, bản đề xuất thực sự bắt đầu Mục đích nên trình bày đầu tiên Việc trình bày mục đích giúp người đọc hiểu rõ ràng (1) nguyên nhân bạn viết bản đề xuất và (2) bản chất của bản đề xuất- cách nó sẽ đạt được mục đích Ví dụ mục đích được trình bày như sau:

- Đề xuất này nhằm làm giảm 10% chi phí sản xuất bằng cách thayđổi hệ thống dây chuyền lắp ráp

- Mục đích của đề xuất này nhằm làm tăng doanh số bán bằng cáchtăng hoa hồng bán hàng

- Phần trình bày mục đích có thể đứng một mình hoặc có phần giảithích ngắn theo sau, số lượng phần giải thích phụ thuộc kiến thứccủa người đọc và nhu cầu thông tin của người đó

4.3.1.4.8 Vấn đề hay yêu cầu

Phần tiếp theo mô tả vấn đề cần được giải quyết hay yêu cầu phải đáp ứng Phần này nên sử dụng kỹ thuật chặt chẽ để liên kết với phần mục đích đã được trình bày Ví dụ, phần trình bày vấn đề có thể theo sau phần trình bày mục đích ở phần trước như sau:

Chi phí sản xuất trong quý 2 tăng 5% so với quý trước Hầu hết việc tăng chi phí này được quy cho những họp đồng lao động mới có hiệu lực từ ngày 01/03 Để

có thể cạnh tranh, chúng ta phải tìm cách giảm chi phí sản xuất

4.3.1.4.9 Những thông tin tổng quan

Nếu cần để người đọc hiểu cặn kẽ, bạn nên cung cấp những dữ liệu thông tin cần thiết về vấn đề Phần này có thể kết hợp với Phần nêu vấn đề- yêu cầu, nếu cả

2 phần đều dài, có thể trình bày riêng rẽ Trong phần này, bạn có thể giải thích vấn đề- cách nó phát triển, tầm quan trọng của nó và kết quả của nó nếu chúng ta không làm gì cả

4.3.1.4.10 Lợi ích của đề xuất

Lợi ích của đề xuất là quan trọng Lợi ích của đề xuất trình bày kết quả của việc thực hiện giải pháp đã đề xuất Lợi ích phải được trình bày theo quan điểm của người nhận, đáp ứng sự quan tâm của người nhận hoặc tổ chức của họ Lợi ích phải cao hơn chi phí (dữ liệu chi phí sẽ đưa sau bản đề xuất) Nếu đề xuất của bạn đang cạnh tranh với một đề xuất khác và để chiến thắng, lợi ích bạn đưa ra hiệu quả hơn so với đối thủ Khi trình bày lợi ích của đề xuất, sử dụng kỹ thuật nhấn

mạnh đã thảo luận ở chương 2, nhưng hãy cẩn thận không nên phóng đại lợi ích Chúng phải cụ thể, hiện thực và chân thực

4.3.1.4.11 Mô tả phương pháp thực hiện

Bởi vì phương pháp thực hiện là phần quan trọng nhất trong bản đề xuất, nó giống như là phần lớn nhất Phần này phải liên kết mạch lạc với những thông tin nêu ra trong những phần trước Người viết nên nhắc lại mục đích, vấn đề hoặc yêu cầu, lợi ích của bản đề xuất Phương pháp thực hiện phải rõ ràng để người đọc hiểu

và nó phải thuyết phục là sẽ đạt được mục đích, giải quyết được vấn đề và cung cấp lợi ích như đã nêu ở phần trước

Mô tả phương pháp thực hiện phải chi tiết những gì sẽ thực hiện, khi nào thực hiện, thực hiện ở đâu, cách thực hiện và tại sao phải thực hiện Như đã nói, bản đề xuất để trả lời về yêu cầu trong bản đề xuất phải cung cấp mọi thông tin đã yêu cầu Bạn sẽ nhấn mạnh hướng sáng tạo bản đề xuất, tính chất đặc biệt của những sáng kiến và sự hợp lý của giải pháp Trình bày những đặc trưng này phù hợp với yêu cầu hay nhiệm vụ của người đọc ra sao Một cách tốt để làm được điều này là nói rõ phương pháp đưa ra sẽ tác động thế nào đến Phần lợi ích đã nêu trước Những lợi ích đó có thể được liệt kê một cách cá nhân, theo sau là những cách thức thực hiện hợp lý Mục đích là để chỉ rõ (1) bạn đã suy nghĩ cẩn thận về phương pháp đã đề xuất, (2) phương pháp đó là hiện thực, khả thi và là phương pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề, và (3) bạn, bộ phận của bạn, tổ chức của bạn có khả năng thực hiện được phương pháp đó

4.3.1.4.12 Đánh giá kế hoạch

Để đề xuất của bạn hợp lý, bạn cần có phần đánh giá kế hoạch Phần này là cách thức đo lường mức độ thành công đạt được nếu đề xuất của bạn đã thực hiện Đánh giá kế hoạch bao gồm hệ thống tính điểm, sự xem xét của ban hội thẩm của những chuyên gia, cách phân tích số liệu, hê thống báo cáo hay bất kỳ những kỹ thuật nào về kiểm soát, phân tích, đo lường hay đánh giá Phần đánh giá kế hoạch

là một yếu tố quan trọng cho việc học tập nghiên cứu

6.3.1.4.13 Chất lượng nhân sự

Trong phần chất lượng nhân sự, bạn cung cấp thông tin tiểu sử về những người tham gia chủ chốt trong việc thực hiện đề xuất Thông tin nên bao gồm học vấn, kinh nghiệm, thành tích, thành công và bằng chứng của những thành tích đó

phải có mối liên hệ trực tiếp đến việc tham gia vào phương pháp thực hiện đã đề xuất Bạn phải nói cho người đọc đề xuất của bạn biết rằng những người này có đủ chất lượng để làm tốt vai trò đã phân công

Dựa vào tính chất của bản đề xuất, số lượng trình bày về mỗi cá nhân sẽ từ vài dòng đến vài trang Ở một số đề xuất, tóm tắt ngắn được trình bày trong phần chất lượng nhân sự và lý lịch đầy đủ được cung cấp ở Phụ lục Nếu bạn đang trả lời cho Phần yêu cầu trong bản đề xuất, phải cung cấp chính xác thông tin chi tiết

về số lượng và tip người

4.3.1.4.14 Thời gian biểu

Thời gian biểu chỉ khi nào hoạt động bắt đầu và hoàn thành Đối với những

đề xuất đơn giản, thời gian biểu có thể gồm danh sách những hoạt động và ngày bắt đầu, kết thúc Đối với đề xuất phức tạp, cần thiết sử dụngnhững đồ thị phân tích thời gian- nhiệm vụ phức tạp hơn như Grant, PERT hay Milestone

Nếu bạn cần trợ giúp trong việc định dạng thời gian biểu, hầu hết những thư viện đều có những công cụ tham khảo cho bạn sử dụng Nhiệm vụ của bạn trong phần này là trình bày cho người đọc thấy được một thời gian biểu thực tế

4.3.1.4.15 Chi phí

Chi phí hay giá cả đề xuất trong phương pháp thực hiện được trình bày kế tiếp Phần này có thể lấy tiêu đề là Chi phí, Giá cả, Ngân sách hoặc một tiêu đề thích hợp khác Chi phí có thể được trình bày ở một phần hợp lý như nhân sự, cung ứng, trang thiết bị và tiện nghi, hoặc được sắp xếp ở phần lợi ích, phương pháp thực hiện, thời gian thực hiện hoặc ở phần hợp lý nào đó

Chi phí đề xuất phải bao gồm chi phí của chính cá nhân người viết và, nếu thích hợp, bao gồm cả phần lợi nhuận Chi phí cũng phải quan hệ hợp lý với sản phẩm và dịch vụ đã cung cấp

4.3.1.4.16 Bảng chú giải những thuật ngữ

Dựa trên sự phân tích cẩn thận của người đọc, bạn có thể quyết định gồm có

cả bảng chú giải những thuật ngữ trong bản đề xuất Bảng chú giải thuật ngữ liệt

kê theo thứ tự a b c những thuật ngữ ít dùng và ghi định nghĩa của nó Bảng chú giải thuật ngữ chỉ cần khi sử dụng nhiều thuật ngữ ít dùng, chuyên môn Khi chỉ có một vài thuật ngữ như vậy, ghi định nghĩa chúng trong lần sử dụng đầu tiên

4.3.1.4.17 Phụ lục

Để phần chính của bản đề xuất ngắn và dễ đọc nhất, thỉnh thoảng những thông tin hỗ trợ phức tạp được đặt ở phần phụ lục Phần phụ lục ghi những thông tin không liên quan trực tiếp với đề xuất để làm sáng tỏ hơn phần chính

Phần lý lịch của những nhân viên chủ chốt thích hợp để ghi ở phần phụ lục Những thông tin khác có thể đặt ở phần phụ lục bao gồm lịch sử của tổ chức bạn, chi tiết về sản phẩm, thành công trong quá khứ với những dự án tương tự như vậy, thư ủng hộ, chi tiết những thông tin hỗ trợ, bảng câu hỏi được sử dụng cho phần nghiên cứu đề xuất hay những công cụ tham khảo và hỗ trợ khác

Phần yêu cầu trong bản đề xuất có thể yêu cầu chi tiết những gì phụ lục gồm

có Phải chắc rằng chỉ bao gồm những phụ lục cần thiết cho đểngười đọc hiểu và ra quyết định Nếu đề xuất quá kềnh càng, nó sẽ ít được chấp nhận bởi những người tài trợ, người mua tiềm năng

4.3.1.4.18 Tài liệu tham khảo

Tài liệu tham khảo là những tài liệu có ích cho đề xuất Danh sách tham khảo liệt kê những nguồn thông tin trong bản đề xuất theo thứ tự a b c như đoạn văn trích dẫn hay những chú thích ở cuối trang

4.3.1.5 Viết một đề xuất

Nhiệm vụ viết một đề xuất dài, phức tạp có thể được phân công cho nhóm Khi đề xuất được viết bởi sự hợp tác, điều quan trọng là phải có một ai đó lãnh đạo, sẽ chịu trách nhiệm về tính thống nhất và mạch lạc của tài liệu

Dù một người hay một nhóm người viết, đề xuất- giống như quan hệ thư từ

và báo cáo- cần phải lập kế hoạch Những nguyên tắc trong kinh doanh phải được vận dụng khi tài liệu viết nháp, duyệt lại và xuất bản

Dùng định dạng để nâng cao khả năng đọc được của đề xuất Một đề xuất được viết tốt có thể giúp người viết tiến bộ hơn trong nghề nghiệp Nếu bản đề xuất về việc tài trợ bị từ chối, hãy học hỏi những kinh nghiệm này:

- Liên lạc với một đại diện của quỹ tài trợ và xin cho xem ý kiến của những nhà phê bình Những lời phê bình sẽ giúp bạn nhận ra những điều nào cần được thay đổi cho những đề xuất trong tương lai

- Đọc những bảng tóm tắt của những dự án đã được tài trợ Và tự hỏi những

đề xuất được viết như thế nào để được chấp nhận, còn bạn lại không?

- Xem xét lại bản đề xuất và đưa nó đến một tổ chức khác

4.3.1.6 Một vài ứng dụng

4.3.1.5.1 Đề xuất kiểm tra sổ sách

Những công ty kiểm toán thường yêu cầu người viết trình văn bản đề xuất

và làm một bài thuyết trình để chứng minh sự thành thạo và chứng minh khả năng của họ có thể đáp ứng được khách hàng Tiến trình viết đề xuất thông thường có 4 yếu tố: tìm hiểu thực tế và nghiên cứu, phát triển chiến lược, nội dung và thiết kế Nội dung của đề xuất thường đa dạng về phạm vi, bản chất, yêu cầu của bản đề xuất Một vài yếu tố quan trọng cấu thành bản đề xuất là:

- Những thông tin tổng quan: thảo luận về quá trình quản lý chính và vấn đề kinh doanh mà tổ chức người đọc đang đối mặt

- Thông tin về nhóm: cung cấp thông tin về kinh nghiệm và nhữngthông tinh cần thiết khác của những người sẽ tham gia vào nhóm,bao gồm một sơ đồ về tổ chức

- Kinh nghiệm: chứng minh chiều sâu kiến thức của công ty bằngcách liệt kê những công việc kinh doanh tương tự đã làm cho nhữngkhách hàng khác

- Kế hoạch kiểm toán/ phương pháp cố vấn: Trả lời chi tiết nhữngyêu cầu trong bản đề xuất Bao gồm một vài chi tiết về cách bạn lập kế hoạch kiểm toán cho những công việc kinh doanh hoặc một công ty cụ thể Đối với những đề xuất

cố vấn, chứng minh kinh nghiệm vàsự hiểu biết của bạn về dự án bằng cách cung cấp chi tiết những mục tiêu, các bước tiến hành, cách thức hành động và thực hiện

4.3.1.5.2 Đề xuất xin tài trợ

Một đề xuất xin tài trợ phải thuyết phục được người tài trợ về 2 điều: (1) tầm quan trọng của vấn đề hay nhu cầu là có thật và (2) tổ chức nộp đơn xin có những phương tiện và ý tưởng để giải quyết vấn đề hay đáp ứng nhu cầu đó

Khi không có thể thức cụ thể hoặc quỹ tài trợ cung cấp sự hướng dẫn, đề xuất không nên dài hơn 15 trang đơn và điều đó có nghĩa đề xuất nên gồm những phần sau:

- Tóm tắt (1/2 trang)

- Trình độ chuyên môn của tổ chức (1-2 trang)

- Trình bày vấn đề và đánh giá nhu cầu (3-4 trang)

- Mục đích và mục tiêu của chương trình (1 - trang)

- Phương pháp luận (4+ trang)

4.3.1.5.3 Xin ý kiến của một người đọc khách quan

Những người viết có thể trở nên quá bị thu hút vào những đề xuất mà họ không thể đánh giá chúng một cách khách quan Để tránh mối quan hệ thân thiết ảnh hưởng đến việc đánh giá, người viết đề xuất nên tìm sự giúp đỡ của một người đọc khách quan- người nào đó không có trong dự án Người đọc sẽ xem lại những yêu cầu trong bản đề xuất hoặc tập hợp những tiêu chuẩn, sau đó đọc bản đề xuất

để nhận định tất cả các điểm đã được trình bày rõ ràng và đầy đủ hay chưa Nhờ người đọc tóm tắt những phần quan trọng, như vậy sẽ giúp nhận định rõ cái nào hay bất cứ phần nào của bản đề xuất cần phải sửa lại

4.3.2 Kế hoạch kinh doanh

4.3.2.1 Định nghĩa

Kế hoạch kinh doanh là một dạng đặc biệt của đề xuất, được thiết kế để thuyết phục một tổ chức tài chính hay đơn vị cá nhân đầu tư tiền cho một dự án cụ thể Việc đầu tư này có thể là để thành lập một công ty mới hay mở rộng việc kinh doanh Kế hoạch kinh doanh cung cấp tất cả những thông tin cần thiết cho người tài trợ để đánh giá dự án

Phần này gồm một mô tả ngắn về những gì một bản kế hoạch kinh doanh cần có và đưa ra một vài đề nghị khi trình bày Khi đối mặt với nhiệm vụ phát triển một kế hoạch kinh doanh, hầu hết mọi người tham khảo ý kiến kế toán hoặc chuyên viên phát triển kinh doanh Vô số tài liệu in và điện tử cũng cung cấp những thông tin tổng quát bên cạnh cuốn sách này Bên cạnh đó, các tổ chức như Small Business Administration (SBA) cũng cung cấp các dịch vụ miễn phí hay giá

thấp Website của SBA http://www.sba.gov là một trong những trang web cung cấp các bản kế hoạch kinh doanh mẫu

4.3.2.2 Những yếu tố cơ bản của một kế hoạch kinh doanh

Mặc dù định dạng và cấu tạo thực tế có thể thay đổi rất đa dạng, nhưng một bản kế hoạch kinh doanh thường chứa những phần sau:

4.3.2.2.1 Tóm tắt dự án: là một trong những phần quan trọng nhất của một

kế hoạch kinh doanh Phần tóm tắt này trình bày những điểm nổi bật của dự án và giúp thu hút sự quan tâm của người đọc Đây là lời giới thiệu ngắn gọn và súc tích

về bản chất công việc và đưa ra sự định vị cho công việc, về số tiền tài trợ cần thiết

và mục đích sử dụng chúng, số tiền cần thiết cho từng thời kỳ

4.3.2.2.2 Quyền sở hữu/quản lý/việc bố trí nhân viên: Phần này đưa ra quyền sở hữu và cấu trúc hợp pháp, những thông tin về kinh nghiệm, kỹ năng, việc huấn luyện và phẩm chất năng lực của những nhân viên chủ chốt

4.3.2.2.3 Xác định sản phâm/dịch vụ/thị trường: Khi mô tả về sản phẩm hay dịch vụ, cần xác định quy mô, sự định vị sản phẩm, thông tin về nhân khẩu học và những thông tin liên quan khác về thị trường của sản phẩm hay dịch vụ Giải thích

về chiến lược giá cả, và làm cách nào bạn có thể quảng cáo và bán sản phẩm/dịch

vụ trên thị trường

4.3.2.2.4 Những nhân tố quản trị và sản xuất: Cung cấp thông tin về trang thiết bị và những tiện nghi, kỹ thuật sản xuất, cơ cấu quản lý chất lượng, cấu trúc quản lý, hệ thống kế toán và kiểm soát, và bất cứ nhân tố nào khác đặc trưng cho sản phẩm hay dịch vụ của bạn

4.3.2.2.5 Sự phát triển, kế hoạch và tiềm năng phát triển, trình bày một dự

án từ 1-2 năm nối tiếp để cải tiến sản phẩm/dịch vụ hay mở rộng thị trường Mô tả những sự thay đổi cần thiết trong việc bố trí nhân sự, và xác định khoản đầu tư thêm nếu cần thiết

4.3.2.2.6 Thông tin tài chính: cung cấp những thông tin chi tiết và thực tế về chi phí cho dự án, khoản tiền sẽ được cung cấp thông qua các nguồn khác và sự bảo đảm tài chính gì mà bạn có thể đưa ra cho người tài trợ Phát triển một ngân sách hoạt động hàng tháng và dự án chu chuyển tiền mặt trong vòng 1 năm Dự báo khoản thu về trên vốn đầu tư tronq năm đầu tiên Xác định điểm hoà vốn, báo cáo thu nhập dự kiến và bảng cân đối kế toán trong 2 năm

4.3.2.2.7 Phụ lục: Những tài liệu liên quan, giải thích thêm hay hỗ trợ cho

dự án được thể hiện trong một hay nhiều phần phụ luc Những tài liệu này có thể bao gồm: lý lịch của các nhân viên chủ chốt, thư trình bày mục đích, và bản sao hợp đồng hay hợp đồng cho thuê

Rất nhiều trường đại học, tổ chức phát triển kinh tể và các tổ chức khác tổ chức các cuộc thi về kế hoạch kinh doanh và trao giải tiền mặt cho những bản kế hoạch kinh doanh được đánh giá là nổi bật nhất

4.3.2.3 Lưu ý

Bản kế hoạch kinh doanh thường được thể hiện bằng văn bản vì đôi khi bạn chỉ có cơ hội trình bày nó với nhân viên của sở giao dịch cho vay Trong khi đó, việc chấp nhận nó lại do người có thẩm quyền cho vay cao hơn quyết định (như nhân viên cho vay cấp cao, một uỷ ban cho vay (hay một ban giám đốc) Chính vì vậy, một bản kế hoạch kinh doanh được cân nhắc kỹ lưỡng và thể hiện tốt thành văn bản sẽ làm tăng khả năng giao tiếpkinh doanh với các đối tượng liên quan và giảm thiểu tối đa lời phê bình chì trích

Sau đây là một số lời khuyên giúp bạn viết được một kế hoạch kinh doanh hiệu quả:

- Cân nhắc kỹ lưỡng: Tìm và sử dụng tất cả mọi nguồn thông tin có thể có trong khi nghiên cứu và viết kế hoạch kinh doanh Việc chia sẻ ý tưởng với các cá nhân chuyên về lĩnh vực kinh doanh mà bạn chọn sẽ giúp tạo ra một kế hoạch kinh doanh tốt hơn, thực tế hơn, dễ hiểu hơn, tránh được các lỗi và sự rườm rà khi viết

- Tính đến tất cả các giả định then chốt để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch tài chính Cũng nên giải thích cho các giả định đó khi lý do lựa chọn chúng không rõ ràng

- Cố gắng để đạt được độ chính xác: Nếu người đọc khám phá ranhững điểm không chính xác hay rõ ràng, họ có thể đặt dấu hỏi vềkhả năng của người viết và

cả tổ chức của họ Đôi khi, họ có thể chorằng người viết cố ý làm họ nhầm lẫn

- Hãy nhiệt tình: Trong khi kế hoạch kinh doanh phải thể hiện đượcsự hợp

lý và thực tế, thì sự tận tâm và nhiệt tình của người viết cũngđược truyền đạt tới người đọc

Sau khi theo những lời khuyên trên, hãy tham khảo cách viết một bàn kế hoạch kinh doanh hiệu quả:

- Giữ cho kế hoạch kinh doanh ngắn gọn và súc tích- tốt nhất là từ 20- 40 trang in một mặt cộng thêm phụ lục

- Chắn chắn rằng bản kế hoạch kinh doanh dễ đọc và dễ hiểu- sử dụng các tiêu đề và gạch đầu dòng

- Loại bỏ các lỗi đánh máy và ngữ pháp

- Mô tả chính xác cơ chế thị trường cho việc kinh doanh

- Thừa nhận và chỉ ra các rủi ro có liên quan

- Truyền đạt được sức mạnh và năng lực của đội ngũ quản lý của bạn

- Giải thích những giả định của bạn và chắc rằng chúng có tính thựctế

- Hạn chế sử dụng biệt ngữ và từ chuyên ngành Nếu bạn bắt buộcphải dùng thì nên định nghĩa và giải thích chúng

- Cố gắng không cung cấp các thông tin có tính bảo mật cao hay độc quyền

- Sử dụng bìa chuyên dụng (bìa bao ngoài, bìa dự án) thể hiện lãnh vực kinh doanh của bạn Những mẹo quảng cáo chỉ làm giảm giá trị nội dung mà thôi

4.3.3 Các bản báo cáo đặc biệt

Một số báo cáo kinh doanh đòi hỏi nội dung đặc biệt Có 4 loại báo cáo đặc biệt thông dụng: biên bản cuộc họp, các qui định, thông cáo báo chí, bản đánh giá hoạt động của nhân viên

4.3.3.1 Biên bản cuộc họp: là biên bản lưu của cuộc họp Các báo cáo này

giúp những người tham gia cuộc họp nhớ lại các nội dung đã thảo luận: cung cấp thông tin cho những người không tham gia; giúp các thành viên chuẩn bị cho những cuộc họp kế tiếp Nếu không có quy định nào khác các báo cáo này nên được viết dưới dạng tóm tắt

Biên bản cuộc họp nên súc tích và báo cáo một cách chính xác các thông tin thích hợp Tất cả ý kiến và giải pháp riêng của các cá nhân nên được ghi lại cẩn thận kèm theo tên người trình bày đề xuất trong bản tổng kết Việc ghi lại các ý kiến riêng nào được ủng hộ cũng rất quan trọng, nhưng tên của những người ủng

hộ không cần ghi lại Kết quả, dù là chấp nhận hay bác bỏ- cũng nên được ghi lại

Các phần thông thường của một bản tổng kết:

- Tên của hội đồng hay tổ chức

- Ngày, thời gian, địa điểm cuộc họp

- Danh sách những người tham dự

- Phần tham khảo sự thông qua của các biên bản cuộc họp gần đây

- Phần ghi chép diễn biến cuộc họp

- Thời gian kết thúc

- Chữ ký của thư ký hay của chủ tịch

Các phần trên rất đa dạng, phụ thuộc vào mục đích và hình thức cuộc họp Cách trình bày cũng rất đa dạng phụ thuộc vào mỗi tổ chức

4.3.3.2 Các chính sách: một bản hướng dẫn cho nhân viên, khách hàng và

những đối tượng khác thực hiện theo

Các chính sách thường ảnh hưởng đến nhân viên sẽ được ghi trong một quyển sổ tay Quyển sổ tay này có thể được dùng để định hướng cho nhân viên mới hay dùng như sách tham khảo cho nhân viên cũ

Các chính sách ảnh hưởng đến khách hàng có thể được dán lên một vị trí cao, dễ thấy hay in trong các tài liệu giao dịch

Các chính sách nên được ghi cho người khác cũng hiểu được và nên rõ ràng, súc tích và hoàn chỉnh

Các chính sách dành cho cấp quản lý là những qui định rộng và bao quát nên cần có sự linh hoạt khi áp dụng Ngược lại, các qui định không phải dành cho cấp quản lý thì cụ thể hơn và được kiểm soát chặt hơn

4.3.3.3 Thông cáo báo chí: là một báo cáo kinh doanh đặc biệt, bao gồm

thông tin nhằm thu hút sự quan tâm của cộng đồng Thông cáo báo chí cần thông tin có giá trị, chính xác, kịp thời, súc tích và xác thực

Các chủ đề thường thấy: khuyến mãi, việc mở rộng kinh doanh, giảm biên chế, giới thiệu sản phẩm mới

Các bản thông cáo báo chí được trình bày theo dạng hình chóp ngược Cách trình bày này được bắt đầu với phần mở đầu tổng quát liệt kê ai, cái gì, ở đâu, khi nào và đôi khi là tại sao hay như thế nào

Vì sự hạn chế về khoảng trống trên các tờ báo cũng như hạn chế về thời gian của độc giả nên các thông cáo này có thể bị cắt bớt so với ban đầu

Thông cáo nên có tên và địa chỉ của công ty được đánh hay in ở trên đầu Nên có tên và số điện thoại của người tiếp nhận liên hệ

Các hướng dẫn đặc biệt như Thông cáo gấp hay Thông cáo vào ngày 2-5 nên được in hoa ở đầu thông cáo