Bài giảng Nguyên lý kế toán: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng

(NB) Tiếp nội dung phần 1 Bài giảng Nguyên lý kế toán: Phần 2 cung cấp các nội dung chính như: kế toán các quá trình chủ yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sổ kế toán và hình thức kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán.

Chương 6: KẾ TOÁN CÁC QUÁ TRÌNH CHỦ YẾU TRONG HOẠT ĐỘNG

SẢN XUẤT KINH DOANH 6.1 Nhiệm vụ của kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh

6.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp

Quá trình kinh doanh diễn ra ở các doanh nghiệp chính là quá trình sử dụng tài sản xủa đơn vị nhằm đạt được lợi nhuận Hay nói cách khác, quá trình kinh doanh được thực hiện thông qua sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp Sự vận động của tài sản phụ thuộc vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp Chẳng hạn, chức năng của doanh nghiệp sản xuất là mua các yếu tố cần thiết cho sản xuất, tiến hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Do đó, trong doanh nghiệp sản xuất tài sản vận động qua 3 quá trình: Cung cấp(mua hàng), sản xuất và tiêu thụ (bán hàng)

6.1.2 Nhiệm vụ kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh là phương tiện giao tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tượng có quan hệ với doanh nghiệp Kế toán với chức năng thông tin và kiểm tra, kế toán vận dụng các phương pháp kế toán để thu thập, đo lường, tính toán, ghi chép toàn bộ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh, sau đó xử lý tổng hợp cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như:

+ Sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn

+ Chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành

+ Doanh thu bán hàng, lãi, lỗ

- Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp, tổ chức hợp lý

bộ máy kế toán, phân công nhiệm vụ rõ ràng đối với từng bộ phận, từng nhân viên, cán

- Quy định mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban bộ phận

- Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp

6.2 Kế toán quá trình mua hàng

Quá trình mua hàng là quá trình chuẩn bị sản xuất, kinh doanh với việc mua sắm máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, hàng hoá để tiến hành các hoạt động sản xuất- kinh doanh theo phương án kinh doanh đã chọn, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn

- Phản ảnh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng và chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả,

- Phản ảnh trung thực tình hình cung cấp về mặt số lượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất,

- Tính toán đầy đủ, trung thực kịp thời giá thực tế của tùng đối tượng mua vào, đồng thời giám sát tình hình cung cấp cả về mặt giá cả, chi phí, thời gian,

6.2.1 Tài khoản

Kế toán quá trình mua hàng sử dụng một số tài khoản kế toán sau: 111 (Tiền

mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng), 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), 141 (Tạm ứng), 151 (Hàng đang đi đường), 152 (Nguyên liệu, vật liệu), 153 (Công cụ dụng cụ), 156 (Hàng hóa), 331 (Phải trả người bán),

- Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu)

+ Công dụng: tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu hiện có ở đơn vị theo giá thực tế

+ Nội dung và kết cấu:

- Tài khoản 153: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng,

giảm trong kỳ của các loại công cụ, dụng cụ theo giá thực tế

Tài khoản công cụ, dụng cụ có kết cấu tương tự như tài khoản 152

- Tài khoản 156 (hàng hoá)

+ Công dụng: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của hàng hoá của doanh nghiệp theo giá thực tế

+ Nội dung và kết cấu tương tự tài khoản 152

- Tài khoản 151 (Hàng mua đi đường):

+ Công dụng: Dùng để theo dõi toàn bộ các loại vật tư, hàng hoá mà đơn vị đã mua

đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa về nhập kho

+ Nội dung và kết cấu:

SPS: Trị giá nguyên liệu, vật

liệu nhập kho trong kỳ SPS: trị giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho trong kỳ

SDCK: Trị giá nguyên liệu,

vật liệu hiện có cuối kỳ

SDĐK: Trị giá NL,VL còn đầu kỳ

TK 152

- Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán)

+ Công dụng: Tài khoản này dùng để theo dõi toàn bộ các khoản thanh toán cho người bán, người cung cấp dịch vụ

+ Nội dung và kết cấu:

6.2.2 Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc hàng hóa nhập kho để sản xuất, kinh doanh sản phẩm chịu thuế GTGT theo PP khấu trừ, căn cứ vào chứng từ (Hóa đơn, phiếu nhập kho) kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: Giá mua chưa thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112: Nếu thanh toán tiền (Tổng giá thanh toán)

Có TK 141: Nếu thanh toán bằng tiền tạm ứng cho nhân viên mua hàng

Có TK 331: Nếu chưa thanh toán cho người bán

- Căn cứ vào chứng từ phản ảnh chi phí mua (Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, ):

Nợ TK 152, 153, 156: Giá dịch vụ chưa thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112: Nếu thanh toán tiền (Tổng giá thanh toán)

cho người bán còn cuối kỳ

SPS: Trị giá hàng đi đường tăng

thêm trong kỳ

SPS: Trị giá hàng đi đường kỳ trước

đã kiểm nhận nhập kho kỳ này

SDCK: Trị giá hàng đi đường cuối kỳ

SDDK: Trị giá hàng đi đường đầu kỳ

Có TK 141: Nếu thanh toán bằng tiền tạm ứng cho nhân viên mua hàng

Có TK 331: Nếu chưa thanh toán cho người cung cấp dịch vụ

- Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ hoặc hàng hóa nhập kho để sản xuất, kinh doanh sản phẩm chịu thuế GTGT theo PP trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, căn cứ vào chứng từ (Hóa đơn, phiếu nhập kho) kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: Giá thanh toán

Có TK 111, 112, 141, 331: Giá thanh toán

- Trường hợp hàng đã mua đã thuộc quyền sở hữu của đơn vị, nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151: Giá mua chưa thuế GTGT

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá thanh toán

- Khi hàng mua đi đường về nhập kho kỳ này, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153, 156: Giá mua chưa thuế

Có TK 151: Giá mua chưa thuế

SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TK KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH MUA HÀNG

Hàng mua đang đi đường

người bán

TK 331

TK 151

Ví dụ: Có tình hình mua và nhập kho vật liệu, công cụ, dụng cụ tại một doanh nghiệp

trong tháng 9/N như sau:

1 Mua vật liệu chính, chưa thanh toán tiền cho người bán, giá mua chưa có thuế: 100.000.000 đồng, thuế GTGT là 10% Hàng đã kiểm nhận, nhập kho

2 Chi phí vận chuyển , bốc dỡ số vật liêu trên đã chi trả bằng tiền mặt: 2.000.000 đồng (không có thuế GTGT)

3 Mua vật liệu phụ và công cụ, dụng cụ, giá mua chưa có thuế 60.000.000 đồng, thuế GTGT 10% trong đó, vật liệu phụ: 20.000.000 đồng, công cụ dụng cụ: 40.000.000 đồng, đã thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng Cuối tháng, số hàng này vẫn chưa về nhập kho

4 Dùng tiền mặt mua vật liệu phụ, giá mua chưa có thuế: 10.000.000 đồng, thuế GTGT 10% Hàng đã kiểm nhận, nhập kho

Các nghiệp vụ trên được định khoản và phản ảnh như sau: ĐVT: Đồng

1 Nợ TK 152(chi tiết vật liệu chính): 100.000.000

6.3.1 Kế toán các yếu tố chi phí cơ bản của sản xuất

Quá trình sản xuất là quá trình phát sinh các khoản chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm Các hao phí tiêu hao trong quá trình sản xuất bao gồm: Chi phí lao động, chi phí vật liệu, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ và các chi phí có liên quan khác.Gồm có 3 khoản mục chi phí: Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, như: gỗ trong sản phẩm là bàn ghế gỗ, sợi trong vải, xi măng và sắt thép trong kết cấu bê tông

- Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về lao động trực tiếp tham gia vào sản xuất sản phẩm bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp

phải thực hiện như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn

Theo Quyết định 595/QĐ – BHXH ngày 14/4/2017: Bảo hiểm xã hội chiếm 17% trên tổng tiền lương, Bảo hiểm tai nạn lao động – nghề nghiệp: 0,5%, Bảo hiểm y

tế chiếm 3% trên tổng tiền lương và Kinh phí công đoàn chiếm 2%, bảo hiểm thất

nghiệp 1% trên tổng tiền lương Tỷ lệ này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của

cơ quan chức năng cho từng thời kỳ cụ thể

- Chi phí sản xuất chung là các chi phí phục vụ cho sản xuất sản phẩm trong phạm vi phân xưởng, như: tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí vật liệu phục vụ cho công tác quản lý phân xưởng, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị

Để có hiệu quả trong quá trình sản xuất, kế toán quá trình sản xuất thực hiện tốt những nhiệm vụ cụ thể sau:

- Phản ảnh, kiểm tra, giám sát tình hình thực kế hoạch sản xuất về chủng loại,

số lượng, chất lượng, đảm bảo sản xuất sản phẩm hữu ích đáp ứng nhu cầu xã hội

- Tính toán tổng hợp đầy đủ, trung thực kịp thời, các khoản chi phí chi ra trong sản xuất, phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất của sản phẩm

- Tính toán, xác định đúng đắn, kịp thời giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành, thực hiện kiểm tra việc chấp hành kế hoạch giá thành sản phẩm

6.3.2 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất

6.3.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán quá trình sản xuất sử dụng các tài khoản sau:

- Tài khoản 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp)

+ Công dụng: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm,

+ Nội dung và kết cấu: Tài khoản này không có số dư cuối kỳ

- Tài khoản 622 (chi phí nhân công trực tiếp)

SPS: Tập hợp chi phí

NL, VL dùng cho sản xuất sản phẩm

SPS: Kết chuyển, phân bổ chi phí NL, VL trực tiếp vào

TK chi phí SXKD dở dang

+ Công dụng: dùng để phản ảnh tiền lượng và phụ cấp lương phải trả cho nhân công trực tiếp sản xuất, dịch vụ cùng các khoản trích theo tỷ lệ quy định cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

+ Nội dung và kết cấu:

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ

- Tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung)

+ Công dụng: Dùng để phản ảnh những chi phí sản xuất cần thiết còn lại để sản xuất sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ không thuộc chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp và công nhân trực tiếp,

+ Nội dung và kết cấu: giống TK 621,622

6.3.2.2 Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu

- Tập hợp chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ (chi tiết theo từng đối tượng), kế toán ghi:

Nợ TK 621: Chi phí NL,VL trực tiếp

Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

- Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 334: Tiền lương phải trả công nhân trực tiếp sản xuất

Có TK 338: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí SXKD

- Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:

+ Chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên phân xưởng:

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Có TK 334: Tiền lương phải trả cho nhân viên phân xưởng

Có TK 338: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí SXKD

+ Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng tại phân xưởng:

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Có TK 152, 153: Nguyên vật liệu, CCDC dùng tại phân xưởng

+ Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất:

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Có TK 214: Trích khấu hao TSCĐ

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, điện thoại, nước, ):

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán

+ Chi phí khác bằng tiền:

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

Có TK 111, 112: Số tiền thanh toán

- Các khoản ghi giảm chi phí (vật liệu dùng không hết nhập lại kho, phế liệu thu hồi)

Nợ TK 152: Giá trị NL,VL nhập lại kho hoặc thu hồi

Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu

Có TK 627: Chi phí sản xuất chung

6.3.3 Kế toán giá thành sản phẩm

6.3.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng

- Tài khoản 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang)

+ Nội dung và kết cấu:

SDCK: Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ

SDĐK: Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ

SPS trong kỳ:

- Kết chuyển chi phí NL, VL trực tiếp

- K/chuyển CP nhân công trực tiếp

- K/ chuyển chi phí sản xuất chung

SPS trong kỳ:

- Giá trị hoàn thành nhập kho

- Giá trị xuất bán hoặc gửi đi bán tại phân xưởng

6.3.3.2 Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

- Kết chuyển chi phí sản xuất vào TK 154 " Chi phí SXKD dở dang" (chi tiết theo đối tượng)

+ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 621: Chi phí NL,VL trực tiếp

+ Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

+Kết chuyển chi phí sản xuất chung

Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 627: Chi phí sản xuất chung

- Kết chuyển giá trị thành phẩm, lao vụ, hoàn thành theo giá thành công xưởng thực tế:

- Căn cứ vào từng loại chứng từ cụ thể, kế toán ghi:

Nợ TK 155: Giá trị thành phẩm nhập kho

Nợ TK 632 : Giá trị thành phẩm xuất bán trực tiếp (nếu có)

Nợ TK 157 : Giá trị thành phẩm xuất gửi đi bán (nếu có)

Có TK 154: Giá trị thành phẩm nhập kho hoặc giá trị thành phẩm xuất bán

SDCK:Trị giá thành phẩm

nhập kho cuối kỳ

SPS trong kỳ: Trị giá thành phẩm xuất kho trong kỳ

Đơn vị: Doanh nghiệp X Mẫu số S37-DN

Địa chỉ: ……… (Ban hành theo TT 200 /2014 / TT-BTC

ngày 22 / 12 / 2014 của Bộ trưởng BTC)

THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM, DỊCH VỤ

Tháng … năm … Tên sản phẩm, dịch vụ: X Số lượng : xxx ( ĐVT 1.000đ)

Chi phí

NC trực tiếp

Chi phí sản xuất chung

1 Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ

2 Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ

3 Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ

SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN

KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT

* Giải thích sơ đồ

(1) Tập hợp chi tiết

(1a) Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

(1b) Nhân công trực tiếp

(1c) Sản xuất chung

(2) Kết chuyển chi phí

(2a) Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

(2b) Nhân công trực tiếp

(2c) Sản xuất chung

(3) Kết chuyển giá thành sản phẩm

(3a) Nhập kho thành phẩm

(3b) Bán trực tiếp cho khách hàng không qua kho

(3c) Gửi bán cho khách hàng không qua kho

Ví dụ: Doanh nghiệp X chuyên sản xuất một loại sản phẩm A, trong tháng 12/2017 có

số liệu như sau: ĐVT: 1000 đồng

A Số dư đầu tháng của một số tài khoản:

B Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01/2018:

1) Xuất kho vật liệu sản xuất sản phẩm, trị giá 90.000.000, trong đó vật liệu chính

4) Các chi phí sản xuất chung khác thực tế phát sinh trong tháng như sau:

- Chi phí công cụ, dụng cụ: 6.000.000

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: 10.000.000

- Chi phí điện nước mua ngoài trả bằng tiền mặt, giá chưa có thuế: 3.990.000, thuế GTGT: 399.000

5) Trong tháng đã sản xuất hoàn thành nhập kho 900 sản phẩm còn dở dang cuối

kỳ 300 sản phẩm được đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, trị giá: 25.500.000

Yêu cầu: 1 Định khoản và phản ảnh vào tài khoản có liên quan

2 Lập Bảng (thẻ) tính giá thành sản phẩm

6.4 Kế toán quá trình bán hàng và kết quả kinh doanh

Bán hàng là quá trình trao đổi nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm diễn ra giữa doanh nghiệp với người mua, đây là khâu cuối cùng của chu kỳ sản xuất kinh doanh Thông qua quá trình tiêu thụ doanh nghiệp mới thực hiện được việc quay vòng vốn đã

bỏ ra trong quá trình sản xuất nhằm mục đích sinh lợi Nhờ vậy doanh nghiệp mới có khả năng thực hiện tái sản xuất và tái sản xuất mở rộng

Quá trình bán hàng là cơ sở để đảm bảo cho sự tồn tại và tiếp tục hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp tiêu thụ càng nhanh thì tốc độ quay vòng vốn càng lớn, lợi nhuận doanh nghiệp thu được càng cao

- Phản ảnh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về chủng loại,

số lượng, giá cả, chi phí bán hàng,

- Hạch toán đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cùng các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, tập hợp đầy đủ kịp thời và phân

bổ chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ

- Xác định kịp thời kết quả bán hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về bán hàng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ

6.4.1 Kế toán quá trình bán hàng

6.4.1.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán quá trình tiêu thụ cần sử dụng các tài khoản:

- TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (511)

- TK Doanh thu hoạt động tài chính (515)

- Tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán):

+ Công dụng: dùng để phản ảnh trị giá vốn của hàng bán hàng thực tế trong kỳ + Nội dung và kết cấu: Tài khoản này cuối kỳ không có số dư

- Tài khoản 511(doanh thu bán hàng)

Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ và có thể chi tiết được chi thành các tài khoản cấp hai sau:

SPS: trong kỳ: Trị giá vốn

hàng xuất bán trong kỳ SPS: trong kỳ: - Kết chuyển trị giá vốn

hàng đã bán trong kỳ

- Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại

5111 Doanh thu bán hàng hóa

+ TK 521: Những tài khoản giảm trừ doanh thu, có kết cấu tài khoản giống nhau

TK 5211: Chiết khấu thương mại

TK 5212: Hàng bán bị trả lại

TK 5213: Giảm giá hàng bán

- Tài khoản 5211 (chiết khấu thương mại)

+ Công dụng: phản ảnh doanh thu của của sản phẩm, hàng hoá đã bán có chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán nhưng bị người mua trả lại

+ Nội dung và kết cấu: Tài khoản này cuối kỳ không có số dư

- Tài khoản 5213 (Giảm giá hàng bán)

+ Công dụng: Phản ảnh số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay một hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng nhiều được chiết

SPS:

- Các khoản giảm trừ doanh thu

- Kết chuyển doanh thu thuần về bán

hàng trong kỳ

SPS:

- Tổng số doanh thu bán hàng trong

kỳ (không bao gồm thuế GTGT)

SPS: Kết chuyển CKTM

SPS: Tập hợp các khoản doanh thu của CKTM trong kỳ

khấu, hàng không đúng phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng tiến độ

+ Nội dung và kết cấu:

Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về quá trình bán hàng vào tài khoản phụ thuộc vào từng phương thức bán hàng Có nhiều phương thức bán hàng như: Bán trực tiếp, gửi hàng đi bán, bán hàng qua đại lý, xuất khẩu

Trong quá trình tiêu thụ sẽ phát sinh những chi phí liên quan cũng như ghi nhận doanh thu bán hàng Việc xác định doanh thu phải tuân theo chuẩn mực kế toán số 14

"Doanh thu và thu nhập khác" Chỉ ghi nhận doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua;

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá;

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

6.4.1.2 Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu của quá trình bán hàng

- Xuất kho thành phẩm, hàng hóa gửi đi bán (chưa tiêu thụ)

Nợ TK 157: Giá xuất kho

Có TK 155, 156: Giá xuất kho

- Khi hàng gửi đi bán đã được tiêu thụ hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán,

kế toán phải ghi nhận đồng thời 2 bút toán vừa ghi nhận giá vốn hàng bán, vừa ghi nhận doanh thu bán hàng:

+ Giá vốn hàng bán

Nợ TK 632: Giá xuất kho

Có TK 157: Giá xuất kho

+ Doanh thu bán hàng

Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán (Nếu thanh toán ngay)

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán (Nếu chưa thanh toán)

Có TK 511: Giá bán

SPS: Kết chuyển doanh thu bán hàng

bị trả lại

SPS: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán trong kỳ

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

+ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng (trả nợ)

Nợ TK 111, 112: Số tiền thanh toán

Có TK 131: Số tiền thanh toán

- Xuất thành phẩm, hàng hóa bán trực tiếp

+ Ghi nhân giá vốn hàng bán

Nợ TK 632: Giá xuất kho

Có TK155, 156: Giá xuất kho (Nếu xuất trực tiếp từ kho)

Có TK 154: Giá xuất kho (Nếu xuất tại phân xưởng)

+ Ghi nhận doanh thu bán hàng

Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán (Nếu thanh toán ngay)

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán (Nếu chưa thanh toán)

Có TK 511: Giá bán

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

- Chiết khấu thanh toán cho người mua được hưởng (Người mua thanh toán tiền sớm, thanh toán trước thời hạn theo chính sách chiết khấu của doanh nghiệp nếu có)

Nợ TK 635: Trị giá chiết khấu

Có TK 111, 112, 131: Trị giá chiết khấu

- Các khoản chiết khấu thương mại

Nợ TK 5211: Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra giảm

Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền

- Doanh thu hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 5212: Doanh thu hàng bán bị trả lại

Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra giảm

Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền

- Các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng:

Nợ TK 521: Khoản giảm giá hàng bán

Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra giảm

6.4.2 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý

6.4.2.1 Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng)

+ Công dụng: Tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng Đây là khoản chi phí thời

kỳ nên phát sinh đến đâu phải trừ hết vào kết quả bán hàng đến đó

+ Nội dung và kết cấu: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân

viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,

- Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì

xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ, dùng cho bộ phận bán hàng

- Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ,

dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,

- Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở

bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,

- Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành

sản phẩm, hàng hoá

- Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ

mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực

SPS: Tập hợp chi phí bán

hàng thực tế phát sinh SPS: Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định

kết quả kinh doanh

Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả

lại, giảm giá hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt tính trên doanh thu (nếu có), thuế xuất khẩu tính trên doanh thu (nếu có)

tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,

- Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác

phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng

- Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

+ Công dụng: Tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản

lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào được

+ Nội dung và kết cấu: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho

cán bộ quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoạn của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp

- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng

cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ, (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT)

- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi jphí dựng cụ, đồ

dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT)

- Tài khoản 6424 - Chí phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ

dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,

- Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí

như: thuế môn bài, tiền thuê đất, và các khoản phí, lệ phí khác

- Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu

khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

SPS: Tập hợp chi phí quản lý

doanh nghiệp thực tế phát sinh SPS: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết

quả kinh doanh

- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ

mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, (Không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ

- Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc

quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,

6.4.2.2 Kế toán các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh

+ Tính tiền lương và các khoản bảo hiểm phải trả

Nợ TK 641, 642: Chi phí BH, QLDN

Có TK 334: Phải trả công nhân viên

Có TK 338: Các khoản bảo hiểm và KPCĐ tính vào chi phí

+ Chi phí vật liệu dùng cho bộ phận bán hàng & QLDN

- TK911 "Xác định kết quả kinh doanh", TK421" Lợi nhuận chưa phân phối "

- Tài khoản 911 (Xác định kết quả)

+ Công dụng: Xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động bất thường)

+ Nội dung và kết cấu: Tài khoản này không có số dư

- Tài khoản 421 (lợi nhuận sau thuế chưa phân phối)

+ Công dụng: phản ảnh tình kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ và việc phân phối, xử lý kết quả đó

+ Nội dung và kết cấu:

- Tài khoản 421 gồm 2 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 4211 (LNSTCPP năm trước)

+ Tài khoản 4212 (LNSTCPP năm nay)

6.4.3.2 Kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần

Nợ TK 511: Doanh thu thuần trong kỳ

Có TK 641: Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 911:

Có 642: Tổng chi phí QLDN phát sinh trong kỳ

- Kết chuyển chi phí tài chính, chi phí khác

- Xác định kết quả kinh doanh

SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH

BÁN HÀNG THEO PHƯƠNG THỨC BÁN TRỰC TIẾP

(5)

(3)

(1b)

(2) (1a)

(4a)

TK 515, 711 (4b)

* Giải thích sơ đồ sau

(3) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

(4) Kết chuyển doanh thu thuần

(4b) Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, chi phí khác

(5) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(6) Kết chuyển chi phí bán hàng

(7) Kết chuyển chi phí QLDN

(8) Kết chuyển chi phí tài chính, chi phí khác

(9) Kết chuyển chi phí thuế TNDN

(10a) Kết chuyển lãi

(10b) Kết chuyển lỗ

Ví dụ: Tài liệu tại một doanh nghiệp trong tháng 01/2018 (đơn vị 1000 đồng)

A Số dư đầu kỳ của tài khoản 155: 3.000.000

B Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ:

1) Xuất kho thành phẩm bán cho khách hàng theo giá bán chưa có thuế 2.600.000; giá vốn 1.800.000; Thuế GTGT 10% trên giá bán, khách hàng chưa thanh toán

2) Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho khách hàng số hàng theo giá bán chưa có thuế 1.000.000, thuế GTGT 10% trên giá bán, giá vốn 600.000, khách hàng chưa trả tiền

3) Trong khi kiểm nhận nhập kho, khách hàng phát hiện hàng không đảm bảo, khách hàng chấp nhận mua số hàng trên nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải giảm giá

Do vậy, doanh nghiệp phải đồng ý giảm 5% giá bán (không bao gồm thuế GTGT) 4) Bán trực tiếp một lô hàng, giá bán chưa có thuế 300.000; Thuế GTGT 10% trên giá bán, trong đó khách hàng thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng 150.000, còn lại chưa thu Giá vốn hàng bán là 200.000

5) Tập hợp chi phí bán hàng:

- Chi phí vận chuyển, bốc dở hàng bán chưa thanh toán: 20.000

- Chi phí giao dịch đã chi bằng tiền mặt: 10.000

6) Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp;

- Tiền lương nhân viên: 80.000

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định (23,5%)

- Khấu hao TSCĐ: 40.000

- Chi phí khác bằng tiền mặt: 5.000

7) Xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm trong kỳ

Yêu cầu: Định khoản và phản ảnh vào tài khoản có liên quan

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6

1 Các phương pháp kế toán nào đã được vận dụng trong kế toán từng quá trình mua hàng, sản xuất, bán hàng (tiêu thụ)?

2 Trình bày nguyên tắc ghi nhận doanh thu?

3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu và nguyên tắc phù hợp được vận dụng trong quá trình tiêu thụ như thế nào?

Chương 7 : SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN

7.1 Sổ kế toán

7.1.1 Khái niệm

Sổ kế toán là các tờ sổ theo mẫu quy định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán

7.1.2 Ý nghĩa của sổ kế toán

Sổ kế toán là phương tiện được sử dụng để thu nhận, cung cấp và lưu trữ thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý thường xuyên, kịp thời từng loại tài sản, từng nguồn hình thành tài sản, từng mặt của quá trình hoạt kinh tế tài chính của đơn vị Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rác trên các chứng từ gốc được phản ảnh đầy đủ, có hệ thống theo từng đối tượng kế toán để từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích, đánh giá tình hình vè tài sản, tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế của đơn vị tại một thời điểm và trong từng thời kỳ nhất định

7.1.3 Các loại sổ kế toán

Sổ kế toán là phương tiện để cập nhật và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán

Dựa vào các đặc trưng khác nhau của sổ kế toán mà người ta có thể chia các sổ

kế toán thành các loại sau:

7.1.3.1 Theo cách ghi chép thì sổ kế toán được chia thành 3 loại

- Sổ kế toán theo thứ tự thời gian: là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,

- Sổ ghi theo hệ thống: là sổ kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh phát sinh theo các tài khoản (tổng hợp hoặc chi tiết) như sổ cái, sổ chi tiết

- Sổ liên hợp: là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giữa hai loại sổ như sổ nhật ký - sổ cái

7.1.3.2 Theo nội dung ghi chép thì sổ kế toán chia làm 3 loại

- Sổ kế toán tổng hợp: là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát

- Sổ kế toán chi tiết: là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể như sổ chi tiết vật liệu cung cấp thông tin

về đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể

- Sổ kế toán kết hợp: là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát vừa theo đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể (ghi theo tài khoản tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3, 4) hoặc các điều khoản chi tiết như các Nhật ký chứng từ

7.1.3.3 Theo kiểu bố trí mẫu sổ thì kế toán được chia làm 4 loại

- Sổ đối chiếu kiểu hai bên: Là sổ kế toán mà trên sơ đồ được chia thành hai bên

để phản ảnh số phát sinh bên Nợ và số phát bên Có như sổ cái kiểu hai bên

- Sổ kiểu một bên: là sổ kế toán mà trên đó số phát sinh bên Nợ và số phát sinh ben Có được bố trí 2 cột cùng một bên

- Sổ kiểu nhiều cột: Là sổ kế toán dùng để kết hợp ghi chép số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản của cùng một trang sổ như sổ cái kiểu nhiều cột

- Sổ kiểu bàn cờ: là sổ kế toán được lập teo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như sổ cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

7.1.3.4 Theo tình hình tổ chức sổ thì sổ kế toán được chia làm 2 loại

- Sổ đóng thành quyển: là loại sổ kế toán mà các tờ sổ đã được đóng thành từng tập nhất định

- Sổ tờ rời: là sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ

7.1.4 Cách ghi sổ kế toán

Giai đoạn 1: Mở sổ:

Căn cứ vào số dư trên sổ kế toán cuối năm trước đã được chỉnh lý, kiểm tra để ghi số dư đầu kỳ vào các sổ kế toán năm nay, đồng thời tiến hành đối chiếu, kiểm tra với số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán cuối năm trước để đảm bảo tính chính xác của

số liệu ghi trên sổ kế toán

Giai đoạn 2: Ghi sổ:

Là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên

cơ sở của chứng từ gốc Nếu chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo một trình tự hợp lý

Giai đoạn 3: Khoá sổ:

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán, khoá sổ kế toán là tìm số dư cuối kỳ của các tài khoản và ghi vào sổ kế toán bằng cách cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có rồi tính số dư cuối kỳ

Nguyên tắc lập và đăng ký sổ kế toán:

* Đối với sổ đóng thành quyển:

+ Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay

+ Đánh dấu trang và giữa hai trang đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

+ Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và trang cuối

* Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi tờ phải ghi: Tên đơn vị kế toán, số thứ tự tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng, họ tên cán bộ ghi sổ

+ Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu

cả đơn vị kế toán và ghi vào sổ đăng ký, trong đó ghi rõ số thứ tự, số hiệu, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng,

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khoá

và thiết bị cần thiết để tránh mất mát, lẫn lộn

7.1.5 Cách sửa sai trong sổ kế toán

7.1.5.1 Sửa sai khi sổ kế toán ghi bằng tay

Trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông

tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

* Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thằng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phái trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

+ sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản + sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

* Phương pháp ghi bổ sung:

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn sốt iền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ

số tiền ghi trên chứng từ

Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ

Ví dụ: Người mua trả tiền cho doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng

58.600.000 đ

Giả sử kế toán đã ghi sổ bằng định khoản;

Nợ TK Tiền gửi ngân hàng: 56.800.000đ

Có TK: Phải thu của khách hàng: 56.800.000đ Khi phát hiện, kế toán phải ghi bổ sung bằng định khoản:

Nợ TK: Tiền gửi ngân hàng: 1.800.000đ

Có TK: Phải thu của khách hàng: 1.800.000đ

* Phương pháp ghi đỏ (hay phương pháp ghi âm)

Phương pháp này dùng đề điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kết oán

mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính

+ Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyển Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kết oán năm phát thiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của Chuẩn mực kế toán

số 29 “thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”

+ Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi sốt iền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “chứng

từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận

*Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn sốt iền trên chưgns từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ

số tiền ghi trên chứng từ Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ

bổ sung” để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng

từ

7.1.5.2 Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

-Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm trên máy

vi tính

-Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyển thì phải sử chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên má vi tính và ghi chú vào dòng cuối của số kế toán năm có sai sót

- Các trường hợp sử chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Pương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”

7.1.5.3 Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt

Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra

7.2 Hình thức kế toán (hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán)

Hình thức kế toán là việc kết hợp các loại sổ kế toán có kết cấu khác nhau theo một trình tự và phương pháp hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý kinh doanh

Theo Chế độ sổ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

7.2.1 Hình thức nhật Ký - sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là

sổ Nhật ký -Sổ Cái

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái:

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký – Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi

Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần

Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra

số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số dư bên Nợ các tài khoản = Tổng số dư bên Có các tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá

sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên

“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, hình thức này không áp dụng được cho những đơn vị quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp và sử dụng nhiều tài khoản, không thuận lợi cho phân công lao động kế toán và thường lập báo cáo chậm

- Ưu điểm của hình thức kế toán này là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép, vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra

- Nhược điểm của hình thức kế toán này là khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính, mẫu số kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh, không thuận tiện cho việc ghi sổ