THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÒNG NGỪA RỦI RO TÀI CHÍNH TRONG CÔNG TÁC THANH TOÁN QUỐC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM

Giới thiệu sơ lược về công ty Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tạp Phẩm Hà Nội là doanh nghiệp được thành lập dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nứoc thành công ty cổ phần, được tố

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÒNG NGỪA RỦI RO TÀI CHÍNH TRONG CÔNG TÁC THANH TOÁN QUỐC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM

(TOCONTAP)

I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM HÀ NỘI ( TOCONTAP)

1. Những vấn đề chung về công ty

1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tạp Phẩm Hà Nội là doanh nghiệp được

thành lập dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nứoc thành công ty cổ phần, được tố chức và hoạt đông theo quy định của luật doanh nghiệp có hiệu lực 1/1/2006.Công ty CP XNK Tạp phẩm được thành lập theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18/10/2005 và số 0206/QĐ-BTM ngày

13/2/2006 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại

 Tên công ty : Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Tạp Phẩm

với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, công ty là một trong số các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu có hiệu quả.

1.2. Quá trình phát triển của công ty

Quá trình hình thành và phát triển của công ty trong hơn 50 năm vừa qua

có thể chia thành 3 giai đoạn như sau:

- Từ năm 1964-1990, quá trình công ty có sự biến đổi, tách dần một số

bộ phận cho phù hợp với các chính sách, cơ chế của nhà nước cũng như những yếu tố khách quan của môi trường kinh doanh cụ thể là: + Năm 1964, tách thành lập công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ (ARTEXPORT)

+ Năm 1971, tách thành lập công ty xuất nhập khẩu mây tre

+Năm 1987, tách thành lập công ty xuất nhập khẩu da giầy

+ Số tài khoản tiền ngoại tệ : 001.1.37.0076543 tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

- Năm 2006, bước sang thời kỳ đổi mới, với chính sách khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia vào hoạt động xuât nhập khẩu, xuất phát từ nhu cầu và sự phát triển của ngành, Bộ thương mại đã ra quyết định về phương án cổ phần và quyết định chuyển công ty xuất nhập khẩu Tạp phẩm Hà Nội thành công ty CP XNK Tạp phẩm Hà Nội.Cho đến nay, trai qua hơn 50 năm hoạt động và phát triển, công ty đã xác lập được mối quan hệ mua bán, quan hệ kinh tế quốc tế với trên 70 nước và vùng lãnh thổ trên thế giới như Hàn Quốc, Nhật Bản, Canada, Pháp,….Công ty

CP XNK Tạp phẩm là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có điều lệ tổ chức và hoạt động kinh doanh, được mở tài khoản ở ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của Nhà nước Công ty được tự chủ kinh doanh, sản xuất, xuất nhập khẩu tổng hợp, chủ động lien doanh lien kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước

1.3 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty

• Chức năng chủ yếu của công ty :

Chức năng chủ yếu của TOCONTAP là tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu, trong đó:

- Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hang không thuộc danh mục hang cấm như: thủ công mỹ nghệ, hang nông lâm hải sản, may mặc, giầy dép,…

- Tổ chức tiêu thụ mặt hàng nhập khẩu gồm hang điện tử, điện lạnh, dụng cụ thể thao,…

- Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác, làm đại lý cho các doanh nghiệp trong

và ngoài nước

- Tố chức thu gom hàng để phục vụ cho xuất khẩu

- Nhận nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị, nguyên vật liệu xây dựng, phương tiện vận chuyển, phuc vụ cho hoạt đông sản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị khác

- Ngoài ra công ty còn có thể tiến hành các hoạt động gai công hàng hoáphục vụ cho việc xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh trong nước

• Nhiệm vụ của công ty :

- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành để khai thác một số cách có hiệu quả các nguồnvật tư, nguyên liệu, nhân lực và cơ sở sản xuất trong nước nhằm đẩy mạnh sản xuất, tăng thu ngoại tệ cho đất nước

- Bảo toàn và phát triển nguồn vốn, tự tạo nguồn vốn, quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đó

- Công ty có trách nhiệm hoàn thành các chỉ tiêu theo kế hoạch đã đề ra

- Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cẩu thị trường trong và ngoài nước

để cải tiến và ứng dụng KHKT, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán

bộ công nhân viên trong công ty

- Làm tốt công tác bảo hộ an toàn lao động mua bán ngoại thương và hoạt động lien quan khác, tuân thủ chính sách chế độ quản lý kinh tế quản lý xuất nhập khẩu và chính sách đối ngoại của Nhà nước

• Phạm vi hoạt động của công ty :

Hoạt đông của công ty mang tính tổng hợp trên nhiều lĩnh vực, công ty kinh doanh nhiều mặt hang mà Nhà nước cho phép Phạm vi hoạt động của công ty đã được nêu rõ trong bản điều lệ hoạt động của công ty cũng như các văn bản cho phép của cơ quan quản lý chuyên môn

Với đặc thu kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, nên hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty khá đa dạng và phong phú

• Nghĩa vụ của công ty:

Đăng kí kinh doanh và kinh doanh các ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm với các cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trứơc khách hàng và pháp luật về sản phẩm, dịch vụ do công ty thực hiện

Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch đầu tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường

Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và báo cáo bất thường của Đại hội cổ đông và chịu trách nhiệm về tính chính xác của báo cáo

Chịu sự thanh tra kiểm tra của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Thực hiện chế độ và quy định về hạch toán kế toán, thống kê chế độ kiểmtoán và các chế độ tài chính khác do pháp luật quy định, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo tài chính của công ty

Kê khai và thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế, các khoản nộp ngân sách Nhà nước và các nghĩa vụ khách theo quy định của pháp luật

1.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức và điều kiện năng lực kinh doanh cảu công ty

1.4.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

( Nguồn:

Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, để quản lý điều hành tốt các hoạt động kinh doanh của công ty thì cần phải có sự phân chia, sắp

xếp thành các bộ phận phòng ban, phân xưởng Công ty đã tổ chức sắp xếp một

bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý và hoạt động thực sự có hiệu quả, đảm bảo phát

huy năng lực tối đa của mỗi nhân viên trong công ty

Công ty TOCONTAP có 5 phòng quản lý và 7 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Ngoài ra công ty còn có 2 chi nhánh tại Hải Phòng và Thành

phố Hồ Chí Minh với hoạt động chính là công tác giao nhận hàng hoá tại cảng

biển , hỗ trợ các phòng xuất nhập khẩu trong việc quản ký kết và thực hiện hợp

đồng, thu thập thông tin

PHÒNG

TỔNG

HỢP

PHÒNGKẾTOÁNTÀICHÍNH

PHÒNGHÀNHCHÍNHQUẢNTRỊ

PHÒNGTỔCHỨC

NHÂN SỰ

PHÒNGKINHDOANH

PHÒNGKHOVẬN

VĂNPHÒNGĐẠI DIỆN

VÀ XÍNGHIỆP

XÍNGHIỆPTOCAN

CHINHÁNH

HỒ CHÍMINH

CHINHÁNHHẢIPHÒNG

XNK

1

XNK 2

XNK 3

XNK 4

XNK 6

XNK 7 XNK 8

Xí nghiệp TOCAN được thành lập năm 1996, là xí nghiệp liên doanh với Canada để sản xuất và tiêu thụ mặt hàng chổi quét sơn, con lăn

ty, các giải pháp phát triển trên thị trường, tiếp thị và công nghệ

- Ban giám đốc đại diện pháp nhân của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày và chịu trách nhiệm về kết quả hoạtđộng kinh doanh của công ty trước Hội đồng quản trị và ĐHĐCĐ và thực hiện các quyền, nhiệm vụ được giao

• Khối quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gồm các phòng ban sau:

- Phòng tài chính kế toán : Nhiệm vụ về việc tổ chức các nguồn vốn,

công tác kế toán, thống kê, quản lý tài chính, quản lý vật tư và tài sản của công ty.Phòng thực hiện các chức năng giám sát tiền tệ thông qua việc kiểm soát và quản lý vốn, tài sản của công ty, phòng có trách nhiệm xây dựng quy chế, phương thức cho vay vốn, bảo lãnh vốn vay ngân hàng và giám sát việc sử dụng vốn nhằm ngăn chặn nguy cơ tồn đọng vốn Phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc về việc lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh Phòng còn nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện các phương thức

án đã duyệt và đối chiếu chứng từ để giúp cho đơn vị hạch toán chính xác ,góp ý và chịu trách nhiệm với từng phương án kinh doanh cụ thể ,xác định lỗ lãi để trả tiền cho từng đơn vị

- Phòng Tổng hợp: Có chức năng tổng hợp các vấn đề đối nội ,đối ngoại ,sản xuất kinh doanh của công ty,lập báo cáo trình bộ chủ quản và các ngành có liên quan.Thẩm định phương án kinh doanh XNK trước khi trình cứu ,đồng thời hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch kinh doanh và báo cáo tổng hợp theo tháng ,quí.Đồng thời còn có nhiệm vụ biên dịch ,phiên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh ,tìm hiểu các thông tin về luật pháp ,tập quán thương mại ,vận chuyển ở các quốc gia ,giúp ban GiámĐốc và các phòng kinh doanh nắm rõ tình hính và có các chính sách tương ứng

- Phòng hành chính quản trị:Phònh quản lý có chức năng điều hành toàn

bộ hoạt động chung của công ty ,các hoạt động của công đoàn,đoàn

thể.Quản lý về văn thư ,lưu trữ ,điện thoại ,Fax,Telex,văn phòng phẩm ,điều hành xe và phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh

doanh.Phòng còn có nhiệm vụ duy trì thời gian làm việc ,sửa chữa nhà cửađảm bảo môi trường của công ty luôn sạch đẹp ,văn minh.

- Phòng tổ chức nhân sự:Có chức năng mưu cho ban Giám Đốc về việc tổ

chức bộ máy tuyển dụng sắp xếp bố trí lao động vào những vị trí phù hợp ,phòng cũng có trách nhiệm đào tạo và bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kinh doanh ,giải quyết khiếu nại ,tố tụng đảm bảo quyền lợi của người lao động

- Phòng Kinh Doanh XNK: Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh bao

gồm: lập kế hoạch, tổ chức theo dõi thực hiên kế hoạch phát triển thị trường, thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị bán hàng và điều tiết sản xuất của công ty

Trước đây có 6 phòng nghiệp vụ gồm 3 phòng chuyên xuất khẩu và 3 phòng chuyên nhập khẩu Do tình hình thực tế có nhiều thay đổi nên công ty chuyển chức năng phòng nghiệp vụ thành phòng XNK tổng hợp nhằm tận dụng mọi khả năng quan hệ giao dịch của các thành viên trên toàn công ty Hiện nay công ty có 7 phòng XNK tổng hợp ,mỗi một phòng được phân XNK một số ngành hàng khác nhau

Ngoài ra chi nhánh ở Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh được thành lập để mởrộng mạng lưới kinh doanh ,tăng cường khả năng cạnh tranh và thu thập thông tin Giám Đốc chi nhánh và cán bộ nhân viên thuộc chi nhánh đồng chịu trách nhiệm về quản lý ,kinh doanh có hiệu quả và các tài sản cố định,lưu động công

ty giao,đôn đốc và thực hiện quả và các tài sản cố định, lưu động công ty giao,đôn đốc và thực hiện khâu giao nhận hang hoá xuất ngập khẩu của công ty tại cảng Hải Phòng

1.4.2 Điều kiện năng lực kinh doanh của công ty

• Khả năng tài chính:

Công ty Cổ phần XNK Tạp Phẩm Hà Nội có tiềm lực tài chính vững chắc:Công ty có nhiều năm liên tục đạt doanh thu tăng trưởng cao,với tỷ suất trung bình cao.Công ty được thành lập với số vốn điều lệ là 28.573.700.000 VNĐ,trong đó số vốn cố định là: 1.962.200.000 VNĐ,vốn lưu động là:

26.611.500.000 VNĐ.Là một công ty hoạt động xuất nhập khẩu nên số vốn cố định chỉ chiếm một phần nhỏ (7%),còn lại vốn lưu động (93%).Trong quá trình hoạt động công ty đã bổ sung thêm 25.218,6 triệu VNĐ.Do quá trình cổ phần hoá nên tổng số vốn hiện nay của công ty là 34 tỷ VNĐ, với số vốn lưu động là 25.187 triệu VNĐ và số vốn cố định là 19.165 triệu VNĐ

1.5 Môi trường kinh doanh của công ty

• Khách hàng:

Với đặc thù hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các mặt hàng nên đối tác kinh doanh, các bạn hàng của công ty là đa dạng và chủ yếu là các công ty nước ngoài Công ty đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài với nhiều công ty ở nhiều quốc gia trên thế giới và gây được uy tín lớn tạo điều kiện ngày càng có nhiều đối tác tìm đến thiết lập qua hệ buôn bán với côngty

đang từng bước khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế và đạt được nhiều thành tựu to lớn đưa công ty trở thành đơn vị kinh doanh lớn mạnh.

• Đặc điểm thị trường:

Trong cơ chế kế hoạch hóa, Công ty chủ yếu thực hiện các đơn đặt hàng của các nước, thị trường tập trung chủ yếu ở các nước XHCN như Liên Xô(cũ), CHDC Đức, Ba Lan, Tiệp Khắc, Bungari, Thụy Điển, Angiêri Thế nhưng do sựsụp đổ của Liên Xô cũ và Đông Âu, hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăc, kim ngạch XNK giảm mạnh Mặc dù vậy, được sự giúp đỡ của

Bộ thương mại cùng với sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã ổn định và phát triển trở lại Kim ngạch tuy không đạt được mức cao như trước nhưng liên tục tăng trưởng và hoàn thành nghĩa vụ nộpngân sách cho Nhà nước

Qua hơn 50 năm hoạt động và phát triển, Công ty đã thiết lập được một mạng lưới kinh doanh quốc tế, quan hệ hợp tác với các tổ chức, các công ty ở trên 70 quốc gia trên thế giới Do công ty có quan hệ buôn bán với rất nhiều nước, lãnh thổ trên thế giới nên đặc điểm thị trường của Công ty rất đa dạng rải khắp các châu lục Trong đó thị trường Châu Mỹ trong những năm qua đã thực

sự giữ vai trò chủ đạo Tỷ trọng xuất khẩu sang thị trường này luôn chiếm trên 50%(năm 2004 là 53,48%) trong tổng kim ngạch xuất khẩu Được như vậy là donhững hợp đồng xuất khẩu dài hạn và ổn định mặt hàng chổi quét sơn sang Canada Tiếp đến là thị trường Châu Á, tỷ trọng xuất khẩu cũng tương đối cao(năm 2004 là 34,43%) với những thị trường quen thuộc như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc Tuy số lượng các nước mà Công ty có quan hệ buôn bán khá nhiều song lượng xuất khẩu nhỏ, kim ngạch thấp mang tính chất cầm

chừng, không ổn định, một phần cũng do những yêu cầu khắt khe về tiêu chuẩn

kỹ thuật, hạn ngạch của các nước thuộc liên minh Châu Âu thuộc khu vực này

2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty trong những năm gần đây được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:

Bảng 1: Báo cáo các kết quả chi tiêu tài chính của công ty

TOCONTAP

Chỉ tiêu

Số tiền

Tỷ trọngtrongdoanhthu(%)

Số tiền

Tỷ trọngtrongdoanhthu(%)

Số tiền

Tỷ trọngtrongdoanhthu(%)

3 Phí trực tiếp 15.743 2,71 17.786 2,86 20.092 2,95

4 Phí quản lý 3.418 0,59 4.772 0,77 5.440 0,801

5 Lợi nhuận 3.442 0,59 3.723 0,6 3.954 0,62 (Nguồn: Báo cáo tài chính các năm 2005-2007)

Nhìn chung doanh thu của công ty CP XNK Tạp phẩm chủ yếu phụ thuộc

vào kinh doanh XNK hàng hóa từ dịch vụ nhận ủy thác xuất nhập khẩu Mặc dù

phải chịu sự cạnh tranh gay gắt cùng với những biến động của nhu cầu thị

trường nhưng doanh thu của công ty tăng lên liên tục qua các năm

Qua phân tích kết quả hoạt động kinh doanh chung cho thấy sau giai đoạn

cổ phần hóa công ty đang có chiều hướng đi lên một cách tích cực và mở rộng

phạm vi sản xuất kinh doanh

Trong thời kỳ đổi mới của đất nước, công ty TOCONTAP đã gặp không

ít khó khăn Qua nhiều lần tách nhỏ bạn hàng của công ty ít dần, thị trường bị co

hẹp Mặt khác do cơ chế mới của nhà nước cho phép mọi thành phần kinh tế

được trực tiếp tham gia XNK những mặt hàng không thuộc diện cấm Cơ chế

này đặt công ty trước sự cạnh tranh mạnh mẽ của các đơn vị kinh doanh khác,

thậm chí ngay cả bạn hàng có mối quan hệ lâu năm với công ty, kim ngạch

XNK thấp, kinh doanh gặp khó khăn, thu nhập của người lao động thấp, nội bộ

công ty không ổn định Qua nhiều năm tự đổi mới, áp dụng phương pháp kinh doanh mới, nâng cao tinh thần trách nhiệm và trọng dụng nhân tài, kết quả là những năm gần đây, kim ngạch XNK tăng, kinh doanh nội địa cũng phát triển

• Thị trường xuất nhập khẩu chính của công ty

Bảng 4: Cơ cấu thị trường xuất nhập khẩu chính của công ty năm 2007

Đơn vị: USD

Thị trường

Tổng kim ngạch XK6.722.131 USDKim ngạch

(USD)

Tỷ trọng(%)