Khái niệm về quy trình ISO được hiểu ngắn gọn là việc đưa ra các bước có trình tự rõ ràng để thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, tổ chức và chúng phải đáp ứng với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà doanh nghiệp đang triển khai. Mỗi cá nhân trong tổ chức và doanh nghiệp đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau.
Trang 1QUY TRÌNH ISO LÀ GÌ? 10 B ƯỚ C ÁP D NG ISO 9001 VÀO Ụ
ISO là tên vi t t t c a T ch c Qu c t v tiêu chu n hoá (International Organization forế ắ ủ ổ ứ ố ế ề ẩ Standardization), được thành l p vào năm 1946 và chính th c ho t đ ng vào ngày 23/2/1947,ậ ứ ạ ộ
nh m m c đích xây d ng các tiêu chu n chung đ đ t đằ ụ ự ẩ ể ạ ược vi c thúc đ y s phát tri n s nệ ẩ ự ể ả
xu t, thấ ương m i và thông tin trong các t ch c kinh doanh trên toàn th gi i.ạ ổ ứ ế ớ
Trong đó ISO 9001 là m t trong nh ng h th ng qu n lý ch t lộ ữ ệ ố ả ấ ượng c b n có th đơ ả ể ượ ử c s
d ng trong m i ngành ngh v i m i quy mô b t c n i đâu trên th gi i.ụ ọ ề ớ ọ ở ấ ứ ơ ế ớ
Vi c doanh nghi p hay t ch c đ t đệ ệ ổ ứ ạ ượ ch ng nh n ISO 9001c ứ ậ (ho c các h th ng qu n lýặ ệ ố ả tiêu chu n khác) cung c p nh ng b ng ch ng khách quan ch ng minh đẩ ấ ữ ằ ứ ứ ượ ằc r ng m t doanhộ nghi p đã tri n khai h th ng qu n lý ch t lệ ể ệ ố ả ấ ượng hi u qu và th a mãn m i yêu c u c a tiêuệ ả ỏ ọ ầ ủ chu n đang áp d ng.ẩ ụ
Có th nói, vi c áp d ng h th ng qu n lý ch t lể ệ ụ ệ ố ả ấ ượng vào doanh nghi p s là m t quy tệ ẽ ộ ế
đ nh chi n lị ế ược giúp c i ti n k t qu ho t đ ng t ng th và cung c p m t n n t ng v ngả ế ế ả ạ ộ ổ ể ấ ộ ề ả ữ
ch c cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh phát tri n b n v ngắ ạ ộ ả ấ ể ề ữ
bài vi t này c a chúng tôi s giúp đ c gi tìm hi u khái ni m c b n v quy trình ISO là
gì và quy trình 10 bước ph i có đ áp d ng ISO 9001 vào trong doanh nhi p và t ch c hi nả ể ụ ệ ổ ứ ệ nay
Quy trình ISO là gì?
Hi n nay, khái ni m quá trình (process) và quy trình (procedure) trong ISO khi n cho nhi uệ ệ ế ề
người m i tìm hi u b nh m l n.ớ ể ị ầ ẫ
Vì v y, trậ ước khi đ a ra khái ni m quy trình trong ISO thì chúng tôi s giúp b n đ c phânư ệ ẽ ạ ọ
bi t đệ ược quá trình & quy trình khác nhau ra sao?
Trang 2Theo đ nh nghĩa đị ược quy đ nh c a th trong các tài li u ISO 9001 thì: Quá trình là m t t pị ủ ể ệ ộ ậ
h p các ho t đ ng tợ ạ ộ ương tác ho c tặ ương tác bi n đ i đ u vào thành đ u ra, nh trong b t kế ổ ầ ầ ư ấ ỳ doanh nghi p, có nhi u quá trình; trong th c t , h u h t m i th mà nhân viên làm trong m tệ ề ự ế ầ ế ọ ứ ộ
t ch c đ u có th đổ ứ ề ể ược phân lo i thành m t quá trình.ạ ộ Ví dụ: S có m t quá trình đ th cẽ ộ ể ự
hi n ho t đ ng k toán, đ mua v t t , thuê nhà th u ho c xác nh n đ n đ t hàng t khách ệ ạ ộ ế ể ậ ư ầ ặ ậ ơ ặ ừ hàng.
Chìa khóa cho m t quá trình là l y m t đ u vào, th c hi n m t s ho t đ ng b ng cách sộ ấ ộ ầ ự ệ ộ ố ạ ộ ằ ử
d ng đ u vào đó và sau đó t o ra m t đ u ra.ụ ầ ạ ộ ầ Đ i v i ví d k toán trên, quá trình th c ố ớ ụ ế ở ự
hi n vi c k toán s là l y báo cáo chi phí, thu nh p và mua hàng, sau đó t o ho c thay đ i ệ ệ ế ẽ ấ ậ ạ ặ ổ
b t k h s tài kho n c n thi t nào và cu i cùng t o báo cáo tài chính đ ng ấ ỳ ồ ơ ả ầ ế ố ạ ể ườ i qu n lý & ả các c đông xem xét, đánh giá. T ổ ươ ng t nh v y, m t quá trình thuê nhà th u s b t đ u ự ư ậ ộ ầ ẽ ắ ầ
b ng yêu c u thuê nhà th u, đánh giá nhà th u phù h p đ thuê bao g m c báo giá và trình ằ ầ ầ ầ ợ ể ồ ả bày nhà th u đ ầ ượ c ch n trúng th u đ th c hi n công vi c ọ ầ ể ự ệ ệ
Vì v y, b t c đi u gì b n làm trong t ch c c a mình có ho t đ ng đ u vào, th c hi n m tậ ấ ứ ề ạ ổ ứ ủ ạ ộ ầ ự ệ ộ
ho t đ ng v i đ u vào đó và sau đó t o đ u ra là m tạ ộ ớ ầ ạ ầ ộ quá trình; V y quá trình khác v i quyậ ớ trình nh th nào? Không ph i t t c các quá trình đ u c n ph i có m t quy trình – Và ngư ế ả ấ ả ề ầ ả ộ ườ i
th c hi n s quy t đ nh là có c n tuân theo m t lo t các bự ệ ẽ ế ị ầ ộ ạ ước đó hay không. Chúng ta cùng tìm hi u đi m khác bi t gi a quá trình & quy trình dể ể ệ ữ ưới đây:
Quá trình & Quy trình ISO khác nhau ra sao?
M t l n n a, theo ISO 9000: 2005, quy trình là m t cách độ ầ ữ ộ ược ch đ nh đ th c hi n m tỉ ị ể ự ệ ộ
ho t đ ng ho c m t quá trình. Vì v y, khi công ty c a b n có m t quá trình c n di n ra theoạ ộ ặ ộ ậ ủ ạ ộ ầ ễ
m t cách c th và đã quy đ nh cách nó th c hi n ra sao? Thì đó chính là quy trình.ộ ụ ể ị ự ệ
M t ví d v quy trình đi kèm v i quá trình là vi c xem xét m t h p đ ng v i vi c đã xác đ nh ộ ụ ề ớ ệ ộ ợ ồ ớ ệ ị khách hàng s cung c p cho doanh nghi p b n m t đ n đ t hàng, và đã có m t t p h p quy ẽ ấ ệ ạ ộ ơ ặ ộ ậ ợ
Trang 3đ nh các b ị ướ c xác đ nh đ xem xét, phê duy t và ch p nh n nhà cung c p đó, sau đó đ n đ t ị ể ệ ấ ậ ấ ơ ặ hàng đ ượ c ghi l i (kí h p đ ng) và phân ph i hay cung c p theo m t cách nh t đ nh cho công ạ ợ ồ ố ấ ộ ấ ị
Có th hi u: ể ể Quá trình là đ i tố ượng c a qu n lý, trong khi quy trình l i là công c qu n lýủ ả ạ ụ ả
V y ậ Quy trình ISO là gì? chúng tôi có th đ a ra đ nh nghĩa ng n g n d i đây: ể ư ị ắ ọ ướ
Khái ni m v quy trình ISO đệ ề ược hi u ng n g n là vi c đ a ra các bể ắ ọ ệ ư ước có trình t rõự ràng đ th c hi n m t ho t đ ng hay m t quá trình trong h th ng qu n lý c a doanhể ự ệ ộ ạ ộ ộ ệ ố ả ủ nghi p, t ch c và chúng ph i đáp ng v i các yêu c u c a tiêu chu n ISO mà doanh ệ ổ ứ ả ứ ớ ầ ủ ẩ
nghi p đang tri n khaiệ ể
T i sao ph i có quy trình trong ISOạ ả
M i cá nhân trong t ch c và doanh nghi p đ u có ki n th c, k năng khác nhau d n đ nỗ ổ ứ ệ ề ế ứ ỹ ẫ ế cách làm vi c khác nhau. Vi c đ t ra quy trình giúp cho ngệ ệ ặ ười th c hi n công vi c bi t r ngự ệ ệ ế ằ trong m t nghi p v thì h ph i ti n hành nh ng bộ ệ ụ ọ ả ế ữ ước công vi c nào, làm ra sao và ph i c nệ ả ầ
đ t k t qu nh th nào? S không có tình tr ng nhân viên nh n ch th c a qu n lý màạ ế ả ư ế ẽ ạ ậ ỉ ị ủ ả không bi t ph i làm th nào? Hay tình tr ng làm đi làm l i mà v n không đúng ý c p trên.ế ả ế ạ ạ ẫ ấ Quy trình cũng giúp ích cho các c p qu n lý ki m soát ti n đ và ch t lấ ả ể ế ộ ấ ượng công vi c doệ nhân viên th c hi nự ệ
Ví d : M t qu n lý tài chính k toán khi nhìn vào m t đ ngh thanh toán c a nhân viênụ ộ ả ế ộ ề ị ủ
th y có ch kí c a các leader liên quan s bi t nhân viên đó đã làm đúng quy trình hay ch a?ấ ữ ủ ẽ ế ư Quy trình áp d ng ISO 9001 vào trong doanh nghi p, t ch c: 10 bụ ệ ổ ứ ước c n ph i tri nầ ả ể khai!
1. Quy t đ nh có nên áp d ng tiêu chu n ISO 9001 hay không?ế ị ụ ẩ
Trang 4Vi c này ph i d a vào vi c ho t đ ng c a công ty hi n t i có đáp ng đệ ả ự ệ ạ ộ ủ ệ ạ ứ ược nh ng yêu c uữ ầ giám sát, ki m tra trong qu n lý hay không? T t nhiên, v i s u vi t c a tiêu chu n ISO thìể ả ấ ớ ự ư ệ ủ ẩ
m t công ty ch a t ng có nên có quy t đ nh áp d ng tiêu chu n này.ộ ư ừ ế ị ụ ẩ
2. Tìm ra đ i di n lãnh đ o ch t lạ ệ ạ ấ ượng
C n ph i b nhi m m t đ i di n trong ban lãnh đ o c a t ch c làm đ i di n lãnh đ o ch tầ ả ổ ệ ộ ạ ệ ạ ủ ổ ứ ạ ệ ạ ấ
lượng. M t lãnh đ o qu n lý ch t lộ ạ ả ấ ượng trong doanh nghi p (là QMR vi t t t c aệ ế ắ ủ Quality Management Representative) s cóẽ trách nhi m và quy n h n đ m b o các quá trình c n thi tệ ề ạ ả ả ầ ế
c h th ng qu n lý ch t lả ệ ố ả ấ ượng ISO 9001 được thi t l p, th c hi n và duy trì.ế ậ ự ệ
3. Xây d ng k ho ch th c hi nự ế ạ ự ệ
Đ áp d ng h th ng qu n lý ch t lể ụ ệ ố ả ấ ượng theo tiêu chu n ISO 9001, trẩ ước tiên chúng ta c nầ phân tích và xác đ nh đị ược các đi u kho n c a tiêu chu n mà t ch c mình áp d ng. Sau đóề ả ủ ẩ ổ ứ ụ xem xét s đáp ng các đi u kho n đó c a t ch c mà nh t là t i nh ng b ph n, nh ngự ứ ề ả ủ ổ ứ ấ ạ ữ ộ ậ ữ công vi c mà t ch c d đ nh áp d ng. Sau khi phân tích các đi u kho n, chúng ta có th xâyệ ổ ứ ự ị ụ ề ả ể
d ng k ho ch th c hi n.ự ế ạ ự ệ
4. Thông báo trong n i b t ch cộ ộ ổ ứ
Đây là m t thông tin quan tr ng quy t đ nh m i ho t đ ng s n xu t kinh doanh s p t i. Vìộ ọ ế ị ọ ạ ộ ả ấ ắ ớ
v y, c n ph i thông báo cho t t c các nhân viên trong doanh nghi p đậ ầ ả ấ ả ệ ược bi t, chu n b choế ẩ ị
k ho ch áp d ng.ế ạ ụ
5. Chu n b tài li uẩ ị ệ
Tiêu chu n ISO 9001 đòi h i ph i có h th ng tài li u b t bu c theo các yêu c u c a cácẩ ỏ ả ệ ố ệ ắ ộ ầ ủ
đi u kho n trong tiêu chu n. Và t ch c ph i so n th o m i tài li u liên quan đ phù h pề ả ẩ ổ ứ ả ả ả ọ ệ ể ợ cho vi c đáp ng và phù h p v i các tiêu chu n ISO.ệ ứ ợ ớ ẩ
6. Th c hi nự ệ
Trang 5Đ a nh ng quy trình tác nghi p vào h th ng tài ti u c a h th ng qu n lý ch t lư ữ ệ ệ ố ệ ủ ệ ố ả ấ ượng ISO
9001 và áp d ng trong nh ng phòng ban liên quan c a t ch c. Trong bụ ữ ủ ổ ứ ước này, thì các nhà lãnh đ o c a t ch c và đ i ngũ nhân viên ph i đạ ủ ổ ứ ộ ả ược thông báo v nh ng quy trình làm vi cề ữ ệ
m i ho c nh ng thay đ i chính th c trong tài li u theo tiêu chu n ISO 9001 trong bớ ặ ữ ổ ứ ệ ẩ ước 5
7. Đánh giá n i bộ ộ
ISO 9001 yêu c u t ch c ph i đ nh k đánh giá h th ng qu n lý ch t lầ ổ ứ ả ị ỳ ệ ố ả ấ ượng ISO 9001 c aủ
t ch c thông qua vi c đã đánh giá n i b Vi c đánh giá n i b s đổ ứ ệ ộ ộ ệ ộ ộ ẽ ược giúp đ đ th cỡ ể ự
hi n trong quá trình t ch c b t đ u khi tri n khai áp d ng.ệ ổ ứ ắ ầ ể ụ
8. Đăng ký ISO 9001
Trước khi t ch c/doanh nghi p có th nh n đổ ứ ệ ể ậ ược ch ng nh n ISO 9001 thì c n ph i l aứ ậ ầ ả ự
ch n m t t ch c ch ng nh n ISO 9001 đ đăng ký ch ng nh n. Đ n v ch ng nh n này làọ ộ ổ ứ ứ ậ ể ứ ậ ơ ị ứ ậ
m t t ch c đ c l p và độ ổ ứ ộ ậ ược công nh n v vi c ch ng nh n h th ng qu n lý ch t lậ ề ệ ứ ậ ệ ố ả ấ ượ ng ISO
Đ n v này s đánh giá h th ng qu n lý ch t lơ ị ẽ ệ ố ả ấ ượng ISO 9001 c adoanh nghi p và n u cu củ ệ ế ộ đánh giá hoàn t t và phù h p theo yêu c u c a tiêu chu n thì h s c p gi y ch ng nh n ISOấ ợ ầ ủ ẩ ọ ẽ ấ ấ ứ ậ
9001. V y nên, đi u quan tr ng là nên ch n m tậ ề ọ ọ ộ t ch c ki m đ nh và ch ng nh n uy tínổ ứ ể ị ứ ậ để đăng ký ch ng nh n.ứ ậ
9. Ch ng nh n ISO 9001ứ ậ
Đây là m t bộ ước c c k quan tr ng. Đ n v đự ỳ ọ ơ ị ược c p ph i đ đi u ki n đ đấ ả ủ ề ệ ể ượ ổc t ch cứ
ch ng nh n ISO 9001 đánh giá là vứ ậ ượt qua và nh n đậ ược ch ng ch ch ng nh n h th ngứ ỉ ứ ậ ệ ố
qu n lý ch t lả ấ ượng phù h p ISO 9001. Các bợ ướ ừ ước t b c 1 đ n bế ước 8 được thi t k đế ế ể doanh nghi p có th đ t đệ ể ạ ược ch ng ch iso 9001 này.ứ ỉ
Tuy nhiên, đ i ngũ nhân viên c a t ch c có th s ch a quen v i vi c đánh giá c a m t tộ ủ ổ ứ ể ẽ ư ớ ệ ủ ộ ổ
ch c bên ngoài, do đó c n ph i khuy n khích, đ ng viên h đ có s chu n b t t cho côngứ ở ầ ả ế ộ ọ ể ự ẩ ị ố
Trang 6cu c đánh giá cũng nh là ph i hộ ư ả ướng d n cách th c tẫ ứ ương tác, ph i h p v i nh ng chuyênố ợ ớ ữ gia đánh giá ch ng nh n. Đ ng đ m t nhân viên không am hi u gì v h th ng nh hứ ậ ừ ể ộ ể ề ệ ố ả ưở ng
đ n vi c đánh giá ch ng nh n h th ng qu n lý ch t lế ệ ứ ậ ệ ố ả ấ ượng ISO 9001
10. Duy trì ch ng ch ISO 9001ứ ỉ
Có r t nhi u doanh nghi p đã sai l m khi nghĩ r ng ch c n có ch ng ch ch ng nh n hấ ề ệ ầ ằ ỉ ầ ứ ỉ ứ ậ ệ
th ng qu n lý ch t lố ả ấ ượng ISO 9001 đã là bước cu i cùng c a công vi c xây d ng và áp d ngố ủ ệ ự ụ
ch ng nh n ISO 9001. Tuy nhiên, vi c duy trì đứ ậ ệ ược h th ng qu n lý ch t lệ ố ả ấ ượng đó cũng quan tr ng không kém. Do đó, doanh nghi p c n đọ ệ ầ ược đ m b o h th ng qu n lý ch t lả ả ệ ố ả ấ ượ ng ISO 9001 c a mình đủ ược v n hành xuyên su t trong ho t đ ng hàng ngày c a t ch c vàậ ố ở ạ ộ ủ ổ ứ
ph i thả ường xuyên c i ti n nó h n n a.ả ế ơ ữ
Tiêu chuân ISO 9001 đ m b o cho ả ả s phát tri n và c i ti n liên t c ự ể ả ế ụ c a t ch c, doanh ủ ổ ứ nghi p ệ
Nh v y v i l i ích to l n và các b ư ậ ớ ợ ớ ướ ầ c c n thi t tri n khai đ có th áp d ng tiêu chu n ISO ế ể ể ể ụ ẩ
9001 vào doanh nghi p nh chúng tôi đã nêu trên là r t rõ ràng, không quá ph c t p ệ ư ấ ứ ạ
V y nên đi u quan tr ng là doanh nhi p hãy ch n cho mình m t ậ ề ọ ệ ọ ộ công ty t v n ch ng nh n ư ấ ứ ậ ISO 9001 chuyên nghi p ệ đ đ ể ượ c giúp đ trong vi c áp d ng, đăng ký ch ng nh n, t đó ỡ ệ ụ ứ ậ ừ nâng cao v th c a mình trên th tr ị ế ủ ị ườ ng trong và ngoài n ướ c.