Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB 3 6 tại trung tâm thông tin tư liệu học viện ngoại giao

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂNVĂN --- BẠCH QUỲNH NGA ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU HỌC VIỆN NGOẠI GIAO L

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN

VĂN -

BẠCH QUỲNH NGA

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƢ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƢ LIỆU

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hà Nội-2015

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-BẠCH QUỲNH NGA

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU

HỌC VIỆN NGOẠI GIAO

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Chuyên ngành: Khoa học Thông tin- Thư viện

C NHẬN CỦ HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

PGS.TS Trần Th Qu

3

LỜI C

Học viên

ch Qu nh Nga

Tôi xin gửi lời c

luôn ng hộ cho những quy

Cuối cùng tôi xin gửi lời c

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU HỌC VIỆN NGOẠI GIAO VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 13

1.1Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngo i giao với yêu cầu tin học hóa 13

1.1.1 L ch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 13

1.1.2 Vốn tài liệu 19

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 24

1.1.4 Yêu cầu tin học hóa ho t động thư viện 29

1.2 Quá trình triển khai ứng dụng hệ quản tr thư viện tích hợp Ilib 3.6 30 1.2.1 Đầu tư cơ sở vật chất 30

1.2.2 Nguồn nhân lực 33

1.2.3 Lý luận chung về hệ quản tr thư viện tích hợp………. ……… 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU 43

2.1 Thực tr ng ứng dụng các phân hệ của phần mềm Ilib 3.6 43

2.1.1 Ứng dụng phân hệ bổ sung 43

2.1.2 Ứng dụng phân hệ biên mục 51

2.1.3 Ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến 60

2.2 Đánh giá hiệu quả ứng dụng 67

2.2.1 Những kết quả đ t được 67

2.2.2 Những vấn đề còn tồn t i 70

2.2.3 Nguyên nhân 72

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6 TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN TƯ LIỆU 74

3.1 Xây dựng và phát triển nguồn thông tin số hóa 74

3.2 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện để làm chủ phần mềm 76

3.3 Kiến ngh nhà cung cấp hoàn thiện phần mềm 81

3.4 Tăng cường cơ sở vật chất và h tầng công nghệ thông tin 82

3.5 Đào t o người dùng tin 83

KẾT LUẬN 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

PHỤ LỤC 91

2

Hình 2.4: Giao diện tra c

Hình 2.5: Cửa sổ biên mục Marc

Hình 2.6: Màn hình chính c a phân hệ biên mụcHình 2.7: Quy trình biên mục chi ti t tài liệu

Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (1)

Hình 2.8: Giao diện biên mục sách (2)

Hình 2.9: M h h hí h ph hệ OP CHình 2.10: Màn hình ơ gi

Hình 2.11: Màn hình k ơ gi

Hình 2.12: Màn hình tìm nâng cao

Hình 2.13: Màn hình k tìm nâng cao

4

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngay tkhoa học công nghệ phát triể

h ng nền kinh t phát triển theo nhữ g ặ

kinh t tri th c: “Đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa với phát triển kinh

tế tri thức và bảo vệ môi trường”[4] T g ó Đ ng ta

khẳ g ịnh, phát triển khoa học và công nghệ thực sự ộng lực then chốt

c a quá trình phát triển nhanh và bền vững

Trong sự phát triển c a nền kinh t ũ g y, chúng ta không thể

ph nh n vai trò quan trọng c a thông tin, thông tin là nguồn lực phát triển và

sự phát triển c

hiện trong mọi

Ngày nay, cùng v i sự phát triển c

c a hô g i

ngày càng hiệu qu

Bộ Chính trị (khóa VIII) về

thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiệ

nghệ thông tin là một trong nhữ g

cùng v

sống, kinh t

Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở c ta nhằm góp ph n gi i

phóng s c m nh v t ch t, trí tuệ và tinh th n c a toàn dân tộ hú ẩy công cuộ ổi m

i, phát triển nhanh và hiệ i hóa các ngành kinh t g

ờ gg ực c nh tranh c a các doanh nghiệp, hỗ tr có hiệu qu cho quá

trình ch ộng hội nh p kinh t quốc t , nâng cao ch

h m b o an ninh, quốc phòng và t o kh

thực hiện thắng l i sự nghiệp, công nghiệp hóa, hiệ

Chính sự phát triển c a công nghệ hô g

V i i ò i ôi o ra những cán bộ ối ngo i c c,

Học viện Ngo i giao, ti p nối truyền thống hình thành và phát triể hơ 50

L p o cán bộ ngo i giao thuở u (thành l p 1956)

Đ i học Ngo i gi ( 1959) Học viện Quan hệ Quốc t (

1992) g y y ã ở thành mộ ơ ở o uy tín về quan hệ quốc t , một

ơ ghi h h g u về hí h h ối ngo i ơ ở

o, bồi ỡng cho các cán bộ ô g ối ngo i t g ơ g n

ị ph ơ g T g h x y ựng và phát triể T g Thô g i T

6

b ọc trong và ngoài Học viện,

TTTTTL

ô g h iện là việc làm c n thi t Vì v

Sách vi t về Ilib có cuố : “H ng d n sử dụng ph n mềm qu n trị h viện

tích h p I i ” a Công ty Trách nhiệm hữu h n Gi i pháp ph n mềm

CMC Cuốn sách gi i thiệu khái quát về ph n mề ặ g h g và công nghệ c a ph n

mềm, cách sử dụng các phân hệ trong ph n mềm Ilib

8

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài t p trung nghiên c u những v

Việc ng dụng công nghệ thông tin t i TTTTTL còn nhiều h n ch ,

5 Đối tượng và ph m vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối ng nghiên c u c ề tài là: Ứng dụng hệ qu n trị h h p Ilib

3.6 t i T g Thô g i T iệu Học viện Ngo i giao

iện tích

5.2 Ph m vi nghiên cứu

Đề tài t p trung nghiên c u thực tr ng ng dụng hệ qu n trị h iện

tích h p Ilib 3.6 t i T g Thô g i T iệu Học viện Ngo i giao giai

n t khi bắ u ng dụng ph n mề h iện tích h p I i h n nay

6 Phương pháp nghiên cứu

ch y u sử dụ g ph ơ g ph p ghi+ Ph ơ g ph p h h p, phân tích, tổng h p tài liệu;

L ô gh ó ộ dài kho ng 90 trang, khổ gi y A4.

V i ề tài nghiên c ói mụ í h hiệm vụ nghiên

c ặt ra, ngoài ph n mở u, mục lục và k t lu n, tài liệu tham kh o, phụ

lục Lu ó ố cụ h :

Chương 1: Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngoại giao với quá

trình triển khai ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Ilib 3.6 Ch ơ g y

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU HỌC VIỆN

NGOẠI GIAO VỚI QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG HỆ QUẢN

TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 3.6

1.1 Trung tâm Thông tin Tư liệu Học viện Ngo i giao với yêu cầu tin học

hóa

1.1.1 L ch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

Học viện Ngo i giao

nghiệp vụ là qu n lý và khai thác số tài liệ

v ề ngo i giao và quan hệ quốc t Tài liệu c

giao gồm sách ti ng Nga về hí h

quốc t , lịch sử Đ ng Cộng s n Liên Xô do Học viện Quan hệ Quốc t

x ơ-va tặng

13

Tháng 1/1963, khoa Quan hệ quốc t tách ra khỏi t ờng Đ i học Kinh

t T i hí h ể thành l p t ờng Cán bộ Ngo i giao- Ngo i h ơ g Nh

+ Phòng Biên t p, Trị sự T p chí Nghiên c u Quốc t

+ Phòng Thông tin, Tin học

 Phòng Lưu trữ, Thư viện ơ ị sự nghiệp thuộc TTTTTL, có ch c

g giúp Gi ốc TTTTTL và Lã h o Học viện qu n lý khai thác hệthố g ơ ở dữ liệ h iệu c a th viện phục vụ nhu c u nghiên c ukhoa học, gi ng d y, học t p c a cán bộ, gi ng viên, sinh viên Học việ ;

trữ, b o qu n thông tin thuộc ph m vi qu n lý phân c p c a Học viện và c a

Bộ Ngo i giao

Nhiệm vụ và quyền h n:

15

1 Đ pdụng vốn tài liệ

2 Thu th p bổ sung và xử lý nghiệp vụ vốn tài liệu, b o qu n vốn tài liệuhe

Bộ ph n phò g ọc sinh viên (Phò g ọc sách, báo, t p chí và giáo trình tự

chọn) V i diện tích 150 m2, 90 chỗ ngồi Trang thi t bị: 07 máy tính

nối m ng internet Nhân sự: 02 cán bộ Đối ng phục vụ là sinh viên các khóa

Bộ ph n phòng ọc tài liệu, báo và t p chí Diệ í h phò g ọc 100m2, kho 150 m2 Trang thi t bị: 05 máy tính nối m ng internet Nhân sự: 02cán bộ Đối

viên các khóa, b

Bộ ph n khtrình và sách tham kh o

 Phòng Biên tập Trị sự, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế là

chính trực thuộc TTTTTL Học viện Ngo i giao có ch

Gi ốc Trung tâm về việc tổ ch c, thực hiện các ho

trong Học viện; biên t p in

công trình nghiên c u khoa học c a Học viện Ngo i giao và Bộ Ngo i giao theoyêu c u c Lã h o Bộ Ngo i giao; sách chuyên kh o, giáo trình và các lo i nphẩm khác phục vụ công tác gi ng d y, nghiên c u trong Học viện

Về ơ u tổ ch c phòng Biên t p Trị sự, T p chí Nghiên c u Quốc tchia làm 02 bộ ph n:

Bộ ph n Biên t p, Trị sự ti n hành các th tụ ó i n việc

xu t b n t p chí, xây dự g h ơ g h h ộng c a Trung tâm, bộ

ph n này có 03 nhân sự

Bộ ph n Phát hành làm công tác phát hành t p chí, các lo i giáo trình, sách tham kh o mà Học viện xu t b n, bộ ph n này chỉ có 01 nhân sự

 Phòng Thông tin, Tin học ơ ị sự nghiệp thuộc TTTTTL có

ch g giúp Gi ốc TTTTTL Lã h o Học viện qu n lý, khai thác

hú ẩy việc ng dụng công nghệ thông tin vào các ho ộng qu n lýnghiệp vụ và qu iều hành c a Học viện

Về ơ u tổ ch c phòng Thông tin, Tin học chia làm 02 bộ ph n:

17

Bộ ph n phòng hệ thố g ể máy ch chịu trách nhiệm chung về m ng

công nghệ thông tin c a c Học viện Bộ ph n này gồm 02 nhân sự

Bộ ph n phòng qu n lý bao quát chung công tác chuyên môn c a

phòng Bộ ph n này gồm có 02 nhân sự

Sơ ồ tổ ch c c a TTTTTL c thể hiện bằ g h h 1 1 i y:

B N GI M ĐỐC TTTTTL (GI M ĐỐC C C PH GĐ)

PHÒNG LƯU TRỮ

- THƯ VIỆN

PHÒNG ĐỌC SINH VIÊN

KHO

LƯU TRỮ

PHÒNG ĐỌC TÀI LIỆU, BÁO

VÀ TẠP CHÍ

Hình 1.1: Sơ ồ tổ ch c Trung t Thô g i T iệu Có thể nói, TTTTTL Học

viện Ngo i giao v i mộ ội gũ ộ tuy hô g ô g ề số g h g i s c trẻ

y nhiệt huy t và lòng yêu nghề sẽ dễ dàng ti p thu những cái m i, có kh g

ắm bắt nhữ g h y ổi về mặt chuyên môn, nghiệp vụ ũ g h ề công nghệ

thông tin, bi t sử dụng thành th o, các trang thi t bị có trong TTTTTL Các cán

bộ ơi y ó i h

th n trách nhiệ

dùng tin cách ti p c n v

1.1.2 Vốn tài liệu

Trong Pháp lệ h Thviện là những tài liệ

ị h c xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học c a nghiệp vụ

Vốn tài liệu là một y u tố quan trọng cho sự

và là y u tố không thể thi u c a mỗi h

phú thì kh

Hiệliệu khá

ngành về ngo i giao, việc c p nh t các tài liệu sách, báo, t p

20

Nh hú gTTTTTL có nội dung chuyên sâu về các v

dùng tin sử dụng tài liệu là giáo trình chi m tỷ lệ nhiều nh t v i 21,3% trong

phi iều tra nhu c u tin Chính vì v y gi h i hiề hơ

khi ti n hành bổ sung tài liệu

Nhìn vào 2 b ng trên có thể nh n th y, trong nhữ g g y ố

ng tài liệu ngo i a TTTTTL y ó g h g hô g g

kể Nh t là tài liệu bằng ti ng Nga, do nhu c u sử dụng không nhiều, nên tài

ch y u sử dụng ti ng Anh là ngôn ngữ thông dụng Tài liệu c a 03 kho sách

là: sách Quỹ f h Đ ph ơ g h L t La hay là những tài liệ c

tặng, bi Đặc biệt ph i kể n Bộ lu t La hay là một bộ lu t song ngữ bằng

bổ sung và tra c

c a Học việ

sách tham kh o và 1377 biể ghi h

Không những v y, vốn tài liệu c a TTTTTL cò

những tài liệu nội sinh, r t có giá trị

gi ng d y và học t p c a cán bộ, sinh viên, trong và ngoài Học viện

Th

t ng cuốn theo t

Quốc, xã hội hóa và v

các t p tài liệu về quốc t

sinh r t có giá trị và quý báu Các t p tài liệu tham kh

Tsinh viên không chỉ có b n c ng mà còn có c

chuyểổi dữ liệu khi ti n hành xây dự g

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Ng ời dùng tin là một bộ ph n quan trọng không thể tách rời c a hệthống thông tin, bởi

tiêu thụ các s n phẩm và dịch vụ hô g i

sinh ra thông tin m i Ng ời dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ

thống thông tin c h iệ g ời ù g i ơ ở c a sự tồn t i và phát

triển c a b t c h iệ Ng ời ù g i h iệ ó i ò ơ g

hai chiều v i nhau, hỗ tr l n nhau

ộ g ghi h họ Bộ Ng i gi Ngoài ra, Họ iệ ò

V i ặtác phục vụ

c a họ, trên

Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ quản lý

Bao gồm: Btrực thuộc Bộ Ngo i gi

qu n lý v a tham gia vào quá trình gi ng d y, nghiên ccác công trình khoa học c p Nh

+ C n những thông tin chung về các vchính, mối quan hệ h

Nam, lịch sử hình thành và phát triển c

nội ối ngo i, thành tựu về kinh t , chính trị, những chuyển bi n chính trong

+ Thô g i+ Đ m b o tính kịp thời c

c a họ;

+ Hình th c thông tin ch y u sử dụng d ng báo cáo, tổng lu n, tổng quan

những d ng tài liệu mang tính khái quát cao

Nhóm 2: Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy.

+ Thông tin cung c p ph i

+ Hình th c thông tin sử dụng nhiều lo i hình tài liệ h :

hí ề tài nghiên c u khoa học, lu

+ Nhó

chuyên sâu về

trò quan trọng trong việc nâng cao ch

Nhóm 3: Nhóm người dùng tin là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh

tài liệu chuyên sâu về các ch ề, tài liệu mang tính thời sự cao

Đặ iểm nhu c u tin:

+ Thông tin phục vụ cho việc học t p nghiên c

i n chuyên ngành họ g he học Ngoài ra, sau những thời gian học t p, nghiên c

u mệt mỏi họ ũ g n những tài liệu mang tính gi i í h giãn cao;

27

+ Nhu c u tin rộng, thông tin không c h y h g ph i

học hay th m chí là sinh viên, nghiên c u sinh c

tâm trong một thời

+ Thông tin ph i nhanh chóng, kịp thời và chính xác;

+ Thô g i òi hỏi ph i có tính logic cao;

+ Thông tin tổng hquan tâm phục vụ mụ

1.1.4 Yêu cầu tin học hóa ho t động thƣ viện

Những thành tựu c a cuộc cách m ng khoa học và công nghệ hiệtrong công nghệ thông tin và truyền thông cùng v

h g phụ

Hiệnhiều lo i hình tài liệu kh

tuy n, các nguồn thông tin trên m ng, Khối

ph i ng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong việc xây dựng các

hệ thống thông tin tự ộng hóa, nhằm mở rộng và nâng cao ch

vụ và phổ bi n thông tin, phát huy tiềm lực c

dụng nguồn lực c

1.2 Quá trình triển khai ứng dụng hệ quản tr thƣ viện tích hợp Ilib 3.6

1.2.1 Đầu tƣ cơ sở vật chất và lựa chọn phần mềm

TTTTTL c trang bị máy ch

Processor 2.8 GHz, RAM 512 mb, ổ c

IBM xSeries 235 (CPU Intel Xeon

ng 34 gb, mua 12/2003)

Các máy tr m trong TTTTTLCác máy tính trong TTTTTL

tốt yêu c u hiện nay

Tổng số máy tr m c a TTTTTL là 13 máy (05 máy dành cho cán bộ tác

m ng LAN và mở rộng việc k t nối internet nhằm t

g ời dùng tin có thể khai thác nhanh và kịp thời thông tin trên m ng,

Trung

ã i n hành vi tính hóa và d n thực hiện việc qu n lý nguồn sách

báo và

dữ liệu c a Trung tâm thông qua hệ thống và những ph n mề h iện hiện

i giúp g ời ù g i ó c k t qu nhanh chóng, c p nh y

nh t Công tác tự ộ g hó ũ g giúp h iệc phổ bi n tin và công tác qu n

lý c T g c hiệ i hó hơ

Cuối 2004 g h c a Học việ w w w ii e ã i

ho ộ g S ó 2008 ổi tên là w.w.w.hocvienngoaigiao.org.vn

Bên c h ó T g Tin

học, Bộ Ngo i gi

viện

ũ g ã phối h p chặt chẽ v i Trung tâm Thông tin-ể qu

n lý nội dung và nâng c p trang web c a Học

mềm Ilib c a TTTTTL

3.6 Quá trình nâng c p ph n mềm lên phiên b n 3.6 nhằm h n ch

Hiện t i ph n mềm Ilib 3.6 chỉ p

ph i làm công tác phục vụ b ọc Về h ộ ngo i ngữ, tin học, số cán bộ

có thể sử dụng ngo i ngữ trong việ ọc và xử lý tài liệu, giao ti p v i g ời

c ngoài thì các cán bộ ơi y ph ã p g c yêu c u

V i số ng cán bộ c a phòng Tin học là 04 cán bộ là nhữ g g ời tốtnghiệp Th c sỹ Đ i học chuyên ngành về công nghệ thông tin Họ có nhiệm

1.2.3 L luận chung về hệ quản tr thƣ viện tích hợp

Hệ ị h iệ í h h p- ILS (I eg e i y y e ) hệ

hố g ph ề giúp ự ộ g y h ờ g i i iệ hỗ iể

h i phẩ ị h ụ h iệ Nói h h hệ ị h iệ

gồ : he õi iệ ổ g i iệ i ụ ự ộ g i i hỗ

h ụ i ơ ị h …

Ph ề h iệ í h h p h iệ ộ hệ hố g ự ộ g hó

g ó ph hệ h g hi ẻ ộ ơ ở ữ iệ h ụ ù g

h g T g ó ó h hiề iể ghi ỗi iể ghi y h h ộ i

iệ ó g h iệ Điề ó ó gh g ộ hệ hố g í h h p hỉ

iể ghi h ụ h ộ ố h T gi ị h i ố

h y ề ối i iể ghi i ụ y Ph ề í h h p

gồ hiề ph hệ h g: ph hệ ổ g ph hệ i ụ ph hệ

Việ

bao gồm 3 nhóm tiêu chí:

Nhóm tiêu chí đánh giá về các chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện:

ILS ph i tuân theo các chuẩn quốc t

m b o sự

hiệ

ờng nối m ng toàn c u Các tiêu chuẩ

Tuân theo chuẩn quốc t về f

khác có hỗ tr

hệ thố g

Hỗ trLoans), bao gồm c

Hỗ tr

Hỗ trtính nh t quán trong quá trình xác l p

hình client/server ILS tuân theo giao th

Máy ch và máy tr m, máy ch sử dụng một trong các hệ iều hànhWindows 2000 Advanced server, Windows NT server, Unix, Linux Máy

Hỗ tr

các

Nhóm tiêu chí chức năng của các phân hệ:

38