Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố hồ chí minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu xã hội

Việc tổ chức khoa học,bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản lý củachính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế; quản lýnhà nước về

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60.32.24

Hà Nội - 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-ĐẶNG TRỌNG CƯỜNG

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÁC NHU CẦU XÃ HỘI

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60.32.24

Người hướng dẫn khoa học: PGS Vương Đình Quyền

Hà Nội - 2016

MỤC LỤC

Thứ

Nội dung tự

Chương 1

Tổ chức, hoạt động, thành phần, nội dung tài liệu của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

1.1 Khái quát về tổ chức chính quyền các cấp ở thành phố Hồ Chí Minh

chính quyền phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường, xã

1

1.3 Một số khác biệt giữa UBND xã và UBND phường thành phố

Hồ Chí Minh Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm và ý nghĩa của tài

thành phố Hồ Chí Minh

1.5 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với chính quyền phường, xã

thành phố Hồ Chí Minh

Tiểu kết Chương 1 Chương 2 Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

2.2 Quy định của Nhà nước và thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức,

quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã

2.3 Thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền

phường, xã thành phố Hồ Chí Minh 2.3.1 Tổ chức lưu trữ của các phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

2.3.2.1 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

2

2.3.2.2 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

2.3.2.4 Bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản

tài liệu lưu trữ

Tiểu kết chương 2 Chương 3

Giải pháp tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại chính quyền phường, xã thành phố

Hồ Chí Minh

thành phố Hồ Chí Minh

3.2.1 Ban hành cơ chế pháp lý đối với công tác lưu trữ tại chính

quyền cấp phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

3.2.2.1 Tổ chức cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

3.2.3 Giải pháp triển khai các khâu nghiệp vụ trọng tâm

Tiểu kết chương 3 Kết luận

Danh mục Phụ lục

3

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Kể từ khi ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia cho đến nay, công tác lưutrữ tại chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh đã có những chuyển biếntích cực, các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ đã và đang được triển khai Tuy nhiên, qua khảo sát thực tếtại một số Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã trên địa bàn Thành phố chothấy, công tác này vẫn chưa được quan tâm đúng mức Việc tổ chức khoa học,bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu phục vụ công tác quản lý củachính quyền địa phương và các nhu cầu xã hội vẫn còn nhiều hạn chế; quản lýnhà nước về công tác lưu trữ còn nhiều nội dung chưa thống nhất; trang thiết bịcho công tác lưu trữ lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu về thực hiện các khâu nghiệpvụ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn nhiều bất cập; hầuhết UBND các phường, xã chưa có phòng, kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu bảoquản tài liệu; hàng năm không tổ chức thu nộp hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hồ sơ, tàiliệu thuộc diện thu nộp bị thất lạc, mất mát hoặc trong tình trạng bó gói, tíchđống, bảo quản dàn trải và tự phát

Những hạn chế nêu trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của UBNDcác phường, xã thành phố Hồ Chí Minh; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn,bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu, kể cả tài liệu có giá trị thực tiễn cũngnhư tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho công cuộc cải cách hành chính ởphường, xã và hoạt động quản lý nói chung

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên, song trước hếtchính là việc tổ chức, quản lý đối với công tác lưu trữ tại UBND các phường, xãcòn nhiều hạn chế Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại UBND các phường, xãtrên địa bàn Thành phố, trước hết cần hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý nóichung, đặc biệt là thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tàiliệu lưu trữ

Vì vậy, việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữtại các phường, xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm vàhạn chế, tìm ra nguyên nhân và đề ra các giải pháp tích cực để khắc phục là việclàm cần thiết

Theo hướng đó, chúng tôi chọn đề tài “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu của xã hội” làm hướng nghiên cứu cho luận văn thạc

sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Khảo sát, phân tích thực tế tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại phường,

xã thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và tồn tại về các mặt này;

- Đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của HĐND vàUBND các phường, xã nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt độngquản lý và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND các phường, xã và cách thức tổ chức, quản lý khối tài liệu này

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về thời gian, chúng tôi tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ từ năm

2001 (từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia) đến năm 2015;

- Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ còn hạn chế, chúngtôi chưa có điều kiện khảo sát công tác lưu trữ ở tất cả các phường, xã trên địabàn thành phố Hồ Chí Minh mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức vàquản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ở UBND một số phường như phường

16, phường 17 (quận Gò Vấp); phường 8, phường 9 (quận 5-địa bàn cư trú của80% người Hoa trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh); phường 7, phường 10(quận 1-Trung tâm hành chính); phường 2, phường 4, phường 10 (quận 4)phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp (quận 12-quận phát triển nhanh

về đô thị); xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B (huyện Bình Chánh-huyện gia tăngdân số cơ học lớn nhất cả nước); xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ, xã Trung An (huyện

Củ Chi- phát triển nhanh về kinh tế nông nghiệp); xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xãNhị Bình (huyện Hóc Môn- kinh tế nông nghiệp)

- Về nội dung, Khoản 2, điều 111 Hiến pháp năm 2013 quy định cấpchính quyền địa phương bao gồm: Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, tuynhiên, theo Nghị quyết số: 275/2009/NQ-UBTVQH ngày 16/01/2009 của ỦyBan Thường vụ Quốc hội về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhândân tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các quận, huyện, phường

tại một số địa phương, trong đó có thành phố Hồ Chí Minh Vì vậy, trong đề tàinày, khi đề cập tới hoạt động của chính quyền địa phương được hiểu là: hoạtđộng của UBND đối với cấp phường và hoạt động của HĐND và UBND đối vớicấp xã.

Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và thành phố

Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở địaphương nên rất đa dạng, phong phú và phức tạp, trong phạm vi của đề tài này,chúng tôi tập trung vào các nội dung sau:

+Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyềncấp phường, xã phục vụ công tác quản lý, tổ chức và điều hành chính quyền củaUBND các phường, xã và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố

Hồ Chí Minh;

+ Về công tác lưu trữ, theo Điều 14 của Luật Lưu trữ thì “Tài liệu hình thànhtrong quá trình hoạt động của HĐND và UBND, các tổ chức xã hội, tổ chức xãhội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại vănphòng UBND xã, phường, thị trấn” {Điều 14, Luật Lưu trữ, năm 2011}, thếnhưng đề tài không nghiên cứu tài liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị-xã hội,

tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp tại các phường, xã trên địa bànThành phố Mặt khác cũng không đi sâu nghiên cứu về tổ chức và quản lý côngtác lưu trữ của phường, xã

4 Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu nói trên, luận văn có nhiệm

vụ nghiên cứu các vấn đề sau:

- Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh;

-Thành phần, nội dung, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu các phường, xã thành phố

Hồ Chí Minh;

- Thực trạng về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các

phường, xã của Thành phố, đồng thời đánh giá những ưu điểm và hạn chế;

- Trên cơ sở đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chínhquyền phường, xã của Thành phố, lý giải nguyên nhân dẫn tới tồn tại, đề xuấtcác giải pháp nhằm tổ chức, quản lý tài liệu của HĐND và UBND các phường,

xã tại thành phố Hồ Chí Minh được tốt hơn, phục vụ có hiệu quả cho hoạt độngquản lý và các nhu cầu khác của xã hội

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Đã có một số luận văn thạc sĩ, bài viết về lưu trữ phường, xã Có thể chialàm hai loại như sau:

Loại thứ nhất: Các luận văn, bài viết liên quan trực tiếp đến lưu trữphường, xã thành phố Hồ Chí Minh

Loại thứ hai: Các luận văn, chuyên luận nghiên cứu về tổ chức và quản lýlưu trữ phường, xã nói chung hoặc phường, xã của các địa phương khác Dướiđây là các luận văn, bài viết chủ yếu:

- Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủyban nhân dân phường tại thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (luận vănthạc sĩ Hành chính công tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố HồChí Minh, năm 2010) đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của quản lý nhànước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác nàytại Ủy ban nhân dân các phường của thành phố Hồ Chí Minh Luận văn đã phântích, đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đềxuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Ủy ban nhân dânphường nói chung Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung vềquản lý Tác giả chưa phân tích, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức, quản lýtài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp phường, xã, cũng chưa đề cập tới việc pháthuy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý chính quyền địaphương trong phát triển kinh tế-xã hội

- Tháng 8/2012 Hội thảo khoa học với chủ đề: Cải cách hành chính nhànước - Giai đoạn 2012-2020, cơ hội và thách thức, đối với chính quyền cấp xãđược tổ chức tại Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.Hội thảo có sự tham gia của đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên vànhững người quan tâm đến chính quyền cấp xã của các tỉnh, thành phía Nam.Các đề tài của Hội thảo tập trung bàn luận một số vấn đề về hoàn thiện cơ chếpháp lý tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính; chế độ chính sách đối vớiđội ngũ cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã;công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức cấp xã; chế độ tiền lương đối vớicán bộ, công chức chính quyền cấp xã của các tỉnh phía Nam nói chung và thànhphố Hồ Chí Minh nói riêng Một số tham luận bàn luận đến công tác quản lý hồ

sơ, tài liệu và công tác lưu trữ; chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức vàngười hoạt động không chuyên trách trong công tác văn thư, lưu trữ tại

Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn của thành phố Hồ Chí Minh Phần lớncác ý kiến đều khẳng định chế độ đãi ngộ, số lượng công chức hạn chế lànguyên nhân dẫn đến những bất cập trong công tác quản lý hồ sơ, lưu trữ hồ sơcủa chính quyền cấp phường, xã hiện nay; {Báo cáo Hội thảo khoa học về cảicách hành chính giai đoạn 2010-2020 cơ hội và thách thức đối với chính quyềncấp phường, xã -Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh,năm 2012}

- Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học và Tư liệu học của tác giả Đặng Văn Ngữvới đề tài: “Xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củachính quyền cấp xã trên địa bàn thủ đô Hà Nội”, đã tập trung nghiên cứu thànhphần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt độngcủa chính quyền cấp xã; các khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảoquản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã, mà chưa đề cập đến côngtác phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý chính quyền địaphương cũng nhu các nhu cầu của xã hội và nhân dân

- Bài viết của tác giả Vương Đình Quyền với chủ đề: “Vấn đề tổ chức bảoquản tài liệu hình thành ở cấp xã” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1990) đã tậptrung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữhình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã, đề xuất các khâu nghiệp vụ

cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyềncấp xã Việc phát huy giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã phục vụ cho hoạtđộng quản lý chính quyền địa phương cũng như các nhu cầu của xã hội và nhândân địa phương chưa được bài viết đề cập

Đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyềnphường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầucủa xã hội là mục tiêu chính mà luận văn hướng tới, đó cũng là điểm khác biệt

so với các công trình nghiên cứu khác có cùng đối tượng nghiên cứu

6 Các nguồn tài liệu tham khảo:

Để hoàn thành luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:

-Văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền: các văn bản quy định, hướng

dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở Trung

ương và địa phương; (trình bày cụ thể trong Danh mục tài liệu tham khảo)

- Các giáo trình và sách chuyên khảo

Vương Đình Quyền chủ biên, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1990.

Vũ Dương Hoan chủ biên, Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987

- Các chuyên luận, bài viết, luận văn:

Vương Đình Quyền, Vấn đề tổ chức, bảo quản tài liệu hình thành ở cấp

xã, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, năm 1990

Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBNDphường tại thành phố Hồ Chí Minh” luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính công

Ngoài ra chúng tôi còn tham khảo một số văn bản của Đảng và Nhà nước

về tổ chức bộ máy nhà nước, thủ tục hành chính, công tác văn thư, lưu trữ; côngtác tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức, viên chức nhà nước cấpphường, xã; các trang thông tin điện tử và một số đề tài nghiên cứu của giảngviên, sinh viên, học viên Học Viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ ChíMinh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học Xãhội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

- Các báo cáo chuyên môn: Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi thường

xuyên sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo tổng hợp, báo cáo định kỳ, báocáo đột xuất liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ do chính quyền địa phương

các cấp của thành phố Hồ Chí Minh xây dựng và ban hành (trình bày cụ thể trong Danh mục tài liệu tham khảo)

7 Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên

cứu đã đặt ra, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

Phương pháp luận về nhận thức khoa học Mác Lê nin: giúp chúng tôi cócách nhìn và nhận thức đúng đắn khi phân tích, lý giải các vấn đề về thực tiễncủa công tác văn thư, lưu trữ phường, xã

Phương pháp điều tra xã hội học: trên cơ sở các phương pháp của điều tra

xã hội học như phỏng vấn trực tiếp cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ tạichính quyền phường, xã và phát Phiếu khảo sát

Phương pháp khảo sát thực tế: Chúng tôi đã khảo sát trực tiếp tài liệu củanhiều phường, xã từ đó so sánh, đối chiếu để tổng hợp thông tin Cụ thể, chúngtôi đã trực tiếp khảo sát tại các đơn vị dưới đây:

+Quận Gò Vấp: UBND phường 16, phường 17

+Quận 1: phường 8, phường 9, phường 10

+Quận 4: phường 2, phường 10

+Quận 12: phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp

+Huyện Bình Chánh: xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc

+Huyện Củ Chi: xã Hòa Phú, xã Bình Mỹ

+Huyện Hóc Môn: xã Trung An, xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình

Các phương pháp phân tích, tổng hợp và phương pháp so sánh cũng đượcchúng tôi thường xuyên sử dụng trong quá trình tiếp cận hệ thống văn bản quyphạm pháp luật của ngành cũng như khai thác số liệu thực tế từ chính quyền cấpphường, xã thành phố Hồ Chí Minh

Các phương pháp nêu trên đều được chúng tôi vận dụng trên cơ sởphương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin và cách tiếp cận hệ thống

8 Đóng góp mới của đề tài: Đề tài nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng

góp sau:

- Kết quả nghiên cứu của đề tài giúp Ủy ban nhân dân các phường, xã củathành phố Hồ Chí Minh ban hành hoặc đề xuất cơ quan cấp trên ban hành cácquy định về tổ chức, quản lý, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, điều hành của UBND các phường, xã;

- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tạiUBND các phường, xã, đề xuất các giải pháp để hoàn thiện về tổ chức và quản

lý công tác lưu trữ, phục vụ hoạt động quản lý của chính quyền phường, xãthành phố Hồ Chí Minh;

- Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các cơ sở đào tạo văn thư, lưutrữ, hành chính văn phòng tham khảo nhằm cải tiến chương trình và phươngpháp đào tạo, từng bước nâng cao chất lượng đào tạo theo hướng hiện đại, phùhợp với yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ, hành chính vănphòng cho chính quyền cấp cơ sở

Đây là đề tài nhận được sự quan tâm của chính quyền địa phương Đề tàiliên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn và hoạt động quản lý nhà nước củachính quyền phường, xã Do vậy, trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thựchiện đề tài, tác giả gặp một số khó khăn do hạn chế bởi thời gian và năng lựcnghiên cứu nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót Tác giả rất mongnhận được các ý kiến đóng góp của Thầy, Cô và các đồng môn, đồng nghiệp.

Qua đây, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS, Nhà giáo ưu tú Vương ĐìnhQuyền, người đã định hướng nghiên cứu và động viên tác giả thực hiện đề tàinày Xin cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

- Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên tác giả hoàn thành luận văn này

Đặng Trọng Cường

Chương 1

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN PHƯỜNG, XÃ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

1.1 Khái quát về tổ chức chính quyền các cấp ở thành phố Hồ Chí Minh

1.1.1 Sơ lược về lịch sử thành phố Hồ Chí Minh

Khi người Pháp vào Đông Dương, để phục vụ công cuộc khai thác thuộcđịa, thành phố Sài Gòn được thành lập và nhanh chóng phát triển trở thành mộttrong hai đô thị quan trọng nhất Việt Nam, được mệnh danh là Hòn ngọc ViễnĐông hay Paris của Phương Đông Sài Gòn là thủ đô của Liên Bang ĐôngDương giai đoạn 1887-1901 Năm 1954, Sài Gòn trở thành thủ đô của Chínhquyền Việt Nam Cộng hòa Thành phố hoa lệ này là một trong những đô thịquan trọng của vùng Đông Nam Á Ngày 30/04/1975, chính quyền Việt NamCộng hòa bị xóa bỏ, thành phố Sài Gòn thuộc quyền quản lý của Chính phủCách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam Tại thời điểm này, đô thànhSài Gòn, tỉnh Gia Định và 2 quận Củ Chi và Phú Hòa dưới thời chính quyền ViệtNam Cộng hòa được hợp nhất thành 1 đơn vị hành chính gọi là thành phố SàiGòn - Gia Định Đầu năm 1976, Đảng bộ và Ủy ban nhân dân thành phố bắt đầuhoạt động Ngày 2 tháng 7 năm 1976, Quốc hội đầu tiên của nước Việt Namthống nhất quyết định đổi tên nước thành Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,

đồng thời đổi tên thành phố Sài Gòn - Gia Định thành thành phố Hồ Chí Minh.{64, tr.31}

Nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, thành phố Hồ Chí Minh

có hai mùa rõ rệt, đó là mùa mưa và mùa khô Mùa mưa diễn ra từ tháng 5 đếntháng 11 với lượng mưa bình quân hàng năm là 1.979 mm và mùa khô diễn ra từtháng 12 đến tháng 4 năm sau với nhiệt độ trung bình là 27,55 0C {64, tr.12}

1.1.2 Về thành phần dân cư thành phố Hồ Chí Minh

Dân số năm 1929 của Thành phố là 123.890 người trong số đó có 12.100

người Pháp Kể từ sau năm 1975, dân số thành phố Hồ Chí Minh bắt đầu tăngnhanh Theo thống kê chính thức, dân số Thành phố năm 1975 là 3.498.120người; đến năm 2011, dân số toàn Thành phố đạt 7.521.100 người, với diện tích

20.956 km2, mật độ dân cư trung bình của Thành phố đạt 3.589 người/km²

Trong đó dân cư sống tại thành thị đạt gần 6.250.700 người, sống tại nông thônđạt 1.270.400 người Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên của Thành phố là 7,4 %/năm.{72, tr.35}

Sự phân bố dân cư ở thành phố Hồ Chí Minh không đồng đều Trong khimột số quận như quận 4, quận 5 và quận 11 có mật độ dân cư lên tới khoảng40.000 người/km², thì huyện ngoại thành Cần Giờ có mật độ khá thấp: 980

người/km² Toàn Thành phố có 13 tôn giáo khác nhau với tổng số là: 1.983.048tín đồ, nhiều nhất là Phật giáo có 1.164.930 phật tử, tiếp theo là Thiên ChúaGiáo đạt 745.283 tín đồ, Đạo Cao đài có 31.633 tín đồ, đạo Tin lành có 27.016tín đồ, đạo Hồi có 6.580 tín đồ, Phật Giáo Hòa hảo có 4.894 tín đồ, Tịnh độ cư sĩPhật hội Việt Nam có 1.387 tín đồ Còn lại là các tôn giáo khác Thành phố HồChí Minh có đủ 54 thành phần dân tộc sinh sống Trong đó, nhiều nhất là ngườiKinh, có: 6.699.124 người, còn lại là các dân tộc khác Theo số liệu thống kê tạiNiên giám thống kê do Cục Thống kê Thành phố, xuất bản năm 2014, Thànhphố Hồ Chí Minh là nơi có nhiều người Hoa, Khơ mer, Chăm sinh sống, ngườiHoa: 414.045 người, người Khmer: 24.268 người và người Chăm: 7.819 người.{72, tr.50}

1.1.3 Về kinh tế thành phố Hồ Chí Minh

Trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội, thành phố Hồ Chí Minh luôn làmột trung tâm kinh tế, tài chính, thương mại, dịch vụ của cả nước, là hạt nhâncủa vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, là một trong ba vùng kinh tế trọng điểmlớn nhất cả nước Với tốc độ tăng trưởng kinh tế cao, về quy mô thành phố chỉchiếm 0,6% diện tích và 8,3% dân số cả nước, tuy nhiên, năm 2011 đóng gópvào tổng sản phẩm quốc gia đạt: 20,2%, năm 2015 đạt: 30% cả nước Giá trị sảnxuất công nghiệp đạt: 26,1% cả nước, dự án đầu tư nước ngoài đạt: 44% cảnước {72, tr.75}

Thu ngân sách của thành phố đạt 135.362 tỷ đồng năm 2009 Dự án đầu

tư nước ngoài vào Thành phố lớn nhất cả nước Có 4.536 dự án đầu tư trực tiếpnước ngoài còn hiệu lực đến cuối năm 2014 với tổng vốn đầu tư là 3.26 tỷ USD,chiếm 14.9% vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài vào Việt Nam của cả nước

{72, tr.77}

1.1.4 Về tổ chức đơn vị hành chính ở thành phố Hồ Chí Minh

Hiện nay, thành phố Hồ Chí Minh là một trong 5 thành phố trực thuộcTrung ương Năm 1976, 11 quận nội thành của Sài Gòn trước đây được chia lạithành 8 quận và lập thêm các quận Gò Vấp, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Tân Bình.Khu vực ngoại thành gồm 5 huyện: Thủ Đức, Hóc Môn, Củ Chi, Bình Chánh,

Nhà Bè Năm 1978, thành phố nhận thêm huyện Duyên Hải của tỉnh Đồng Nai

Năm 1979, các đơn vị hành chính cơ sở được phân chia lại, toàn Thành phố có

261 phường, 86 xã, thị trấn Sau đợt điều chỉnh năm 1989, Thành phố còn 182phường và 100 xã, thị trấn Đến năm 1997, tổ chức đơn vị hành chính của Thànhphố tiếp tục có sự thay đổi, khi đó, Thành phố gồm 17 quận, 5 huyện với 303phường, xã, thị trấn {72, tr.56}

Hiện nay, thành phố Hồ Chí Minh gồm 19 quận (quận: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,

8, 9, 10, 11, 12, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận Bình Thạnh, quận PhúNhuận, quận Tân Bình, quận Bình Tân, quận Tân Phú) và 5 huyện (huyện BìnhChánh, huyện Cần Giờ, huyện Củ Chi, huyện Hóc Môn, huyện Nhà Bè) với tổng

số 322 đơn vị hành chính cấp xã, phường và thị trấn Trong đó, có 259 phường,

58 xã và 05 thị trấn {nguồn: Báo cáo công tác xây dựng chính quyền của SởNội vụ Thành phố năm 2015}

Theo Nghị quyết số:724/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 của Ủy Banthường vụ Quốc hội về Danh sách huyện, quận, phường các tỉnh, thành phốthuộc Trung ương thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,quận, phường và Nghị quyết số: 725/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 của ỦyBan thường vụ Quốc hội về Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thuộc trung ương và quy địnhnhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân quận, huyện vàphường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân, kể từ ngày 01/4/2009 tất cả cáchuyện, quận (24 huyện, quận) và các phường (259 phường) của Thành phốkhông tổ chức Hội đồng nhân dân

1.2 Tổ chức bộ máy chính quyền cấp phường, xã nói chung và chính quyền phường, xã ở thành phố Hồ Chí Minh

1.2.1 Vai trò của chính quyền cấp phường, xã:

Hiện nay, theo quan điểm chung nhất và được nhiều nhà khoa học thừanhận, thuật ngữ chính quyền địa phương và cấp chính quyền địa phương đượcgiải thích như sau:

Chính quyền địa phương là hệ thống các cơ quan thực hiện chức năngquản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội ởđịa phương, do nhân dân địa phương bầu ra hoặc do cơ quan nhà nước có thẩmquyền thành lập.

Chính quyền địa phương gồm Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânđược tổ chức phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành chính

- kinh tế đặc biệt.{Điều 111, Hiến pháp 2013}

Theo điều 110, chương IX, Hiến pháp 2013 quy định về chính quyền địaphương, các đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Namđược phân định như sau:

Nước chia thành tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Tỉnh chia thành huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; thành phố trực thuộctrung ương chia thành quận, huyện, thị xã và đơn vị hành chính tương đương

Huyện chia thành xã, thị trấn Thị xã và thành phố thuộc tỉnh chia thànhphường và xã Quận chia thành phường {Điều 110, Hiến pháp 2013}

Chính quyền địa phương cấp phường, xã của Việt Nam là một bộ phậnhợp thành bộ máy nhà nước, bao gồm:

Hội đồng nhân dân phường, xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địaphương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địaphương, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địaphương và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân nhân phường, xã do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra là

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồngnhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

Chính quyền cấp phường, xã là cầu nối giữa nhà nước, các tổ chức vớinhân dân, đại diện cho nhà nước, nhân danh nhà nước để thực thi quyền lực nhànước, triển khai, tổ chức thực hiện những chủ trương, chính sách của Đảng, phápluật của nhà nước Chính quyền cấp phường, xã vừa phải thể hiện uy quyền đểthực hiện chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước giao; vừa phải mềm dẻo, linh hoạtkhi tiếp xúc, làm việc với nhân dân, đáp ứng những nhu cầu đa dạng của nhândân; đồng thời phải thực hiện đúng pháp luật, phù hợp với truyền thống và điềukiện của từng địa phương Do vậy, việc tổ chức và hoạt động của

chính quyền cấp phường, xã khá phức tạp, dễ dẫn đến tình trạng hình thức, kém hiệu quả hoặc lạm quyền

Chính quyền cấp phường, xã là nơi trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lýhành chính nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, an ninh, quốc phòng, kinh tế,văn hóa, xã hội, đảm bảo các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật củanhà nước đi vào cuộc sống, không ngừng nâng cao chất lượng đời sống cho nhândân Do vậy, bộ máy chính quyền phường, xã hoạt động có hiệu quả là đóng gópquan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước, đồng thời cung cấp các dịch

vụ công phục vụ nhu cầu thiết yếu của nhân dân

1.2.2 Chính quyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND phường, xã

1.2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ:

Theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được Quốc hộithông qua ngày 26/11/2003, Ủy ban nhân dân phường, xã nói chung (trong đó cóUBND phường, xã của thành phố Hồ Chí Minh) có chức năng, nhiệm vụ sau:

-Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt;

- Lập dự toán thu ngân sách và quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước trên địabàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trêntrực tiếp quyết định;

- Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngânsách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dựtoán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trườnghợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện ngânsách và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp về kết quả phân bổ ngân sáchđược giao và dự toán ngân sách địa phương;

-Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch

đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã hội, giữgìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng vàcảnh quan đô thị trên địa bàn;

-Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cùng cấp thành lập Tổ bầu cửđại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc

bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhucầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các côngtrình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản

lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sửdụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp:

-Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;

-Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ

đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngănchặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừngtại địa phương;

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống

ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triểncác ngành, nghề mới;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cưnông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xâydựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

-Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

-Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp vớitrường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp

bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổchức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - vănhoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các giađình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;

tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương;

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng

xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm phápluật khác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính

sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân

1.2.2.1.2 Về cơ cấu tổ chức:

Thực hiện Nghị định số: 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủquy định về cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân cácphường, xã của thành phố Hồ Chí Minh được tổ chức như sau:

Lãnh đạo UBND phường, xã là Chủ tịch phụ trách chung, đồng thời phụtrách khối nội chính, quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội Một PhóChủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng, đô thị (đối với phường),nông nghiệp (đối với xã) nhà đất, tài nguyên - môi trường Một Phó Chủ tịchphụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác

Ngoài Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, ủy viên Ủy ban nhân dân phường, xãbao gồm:

- Ủy viên Công an: Ủy viên công an là Trưởng Công an phường, xã cónhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách công tác an ninh trật tự,tham mưu cho UBND phường về công tác nội chính và một số công tác hànhchính khác như: Quản lý nhân khẩu; đăng ký tạm trú, tạm vắng; quản lý các đốitượng hình sự và công tác an ninh chính trị trên địa bàn

- Ủy viên Quân sự: Ủy viên quân sự có nhiệm vụ giúp Chủ tịch Ủy ban nhândân phụ trách công tác quân sự địa phương; theo dõi, quản lý thanh niên trong độtuổi nhập ngũ; tổ chức tuyển quân hàng năm, xây dựng lực lượng dân quân tự vệ ởđịa phương; huấn luyện quân sự; xây dựng kế hoạch diễn tập phòng thủ

Trên cơ sở Quyết định số: 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướngChính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của Ủy ban nhân dân xã,phường, thị trấn Tại thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân các phường, xã đều

ban hành Quy chế làm việc tại đầu mỗi nhiệm kỳ, trình Ủy ban nhân dân quận, huyện phê duyệt.

Các bộ phận giúp việc Ủy ban nhân dân phường, xã của Thành phố được

tổ chức như sau:

Bộ phận Văn phòng -Thống kê:

- Giúp Ủy ban nhân dân phường, xã dự thảo các văn bản trình cấp có thẩm quyền;

- Quản lý sổ sách, quản lý và giải quyết các hồ sơ, giấy tờ, quản lý công tác lập

và lưu hồ sơ, thống kê và theo dõi số lượng các cán bộ công chức làm việc tại

Ủy ban nhân dân phường, xã;

-Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị,

tổ chức lịch làm việc, tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh tế - văn hóa - xãhội trình Ủy ban nhân dân;

- Giúp Ủy ban nhân dân trong công tác thi đua, khen thưởng;

- Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận các đơn khiếu nại, tố cáo của nhân dân;

- Thực hiện đầu mối cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính theo phân cấp;

- Phổ biến các tài liệu tuyên truyền, quản lý và tổ chức thực hiện công tác quản trị đời sống tại Ủy ban nhân dân phường, xã;

- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân

phường, xã

Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch:

- Quản lý tư pháp, thống kê tư pháp trên địa bàn phường, xã;

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo thẩm quyền được giao;

- Thực hiện công tác phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân, phối hợp hướng dẫn hoạt động tổ chức hòa giải;

-Giúp Ủy ban nhân dân xã trong công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể được phân công;

Bộ phận Địa chính -Xây dựng-Đô thị-Môi trường (đối với UBND phường)

Bộ phận Địa chính -Xây dựng-Nông nghiệp-Môi trường (đối với UBND xã)

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong công tác quản lý, xây dựng, giám sát,kiểm tra địa chính đất đai, các công trình phúc lợi, công trình cầu đường thuộcthẩm quyền quản lý và các công trình dân sinh tại địa phương;

- Bảo đảm hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, sổ địa chính,

sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ thống kê, kiểm kê quy hoạch sửdụng đất đai, đo đạc các mốc địa giới hành chính;

-Tham mưu cho Ủy ban nhân dân trong công tác nông nghiệp, chăn nuôi, phòngchống thiên tai, dịch bệnh và đảm bảo môi trường trên địa bàn;

- Phối hợp với cơ quan cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa giới, bản đồ địachính, giải phóng mặt bằng, xây dựng chung cư, khu công nghiệp tại địa bàn

- Tham gia tuyên truyền, phổ biến các chính sách pháp luật đất đai

Bộ phận Kinh tế- Ngân sách:

- Thực hiện việc quyết toán, thu - chi ngân sách, tổ chức thực hiện dự toán và kiểm tra các hoạt động tài chính khác của Ủy ban nhân dân phường;

- Thực hiện báo cáo công tác tài chính tháng, quý, năm;

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân xã trong công tác phát triển kinh tế, giao thông nông thôn;

- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân phường, xã trong việc kiểm tra thu chi ngân sách, lập chứng từ và quyết toán ngân sách theo quy định của nhà nước;

Bộ phận Văn hóa - Xã hội:

-Tham mưu cho Ủy ban nhân dân để Ủy ban nhân dân xây dựng các quy hoạch,

đề án trong công tác phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể thao, y tế, phátthanh trên địa bàn;

-Tham mưu cho Ủy ban nhân dân công tác phổ cập giáo dục, quản lý cáctrường tiểu học, tổ chức các trường mầm non, các chủ trương về xã hội hóa giáodục trên địa bàn;

-Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào vềvăn hóa, hướng dẫn hoạt động các trung tâm-nhà văn hóa, thể dục thể thao, bảo vệ

và phát huy giá trị di tích lịch sử-danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Quản lý các trạm y tế, thực hiện đảm bảo sức khỏe cho nhân dân ở tuyến đầu, phòng chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình;-Thống kê và kiểm tra dân số lao động tại địa bàn, nắm số lượng và tình hình cácđối tượng tham gia chính sách lao động, thương binh xã hội, thực hiện triển khaicác kế hoạch chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, liệt sĩ, gia đình

có công với cách mạng, người cao tuổi, trẻ em khuyết tật mồ côi

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường thành phố Hồ Chí Minh

Bảng 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường thành phố Hồ Chí Minh

1.3 Một số khác biệt giữa UBND xã và UBND phường thành phố Hồ Chí Minh

Ủy ban nhân dân xã và Ủy ban nhân dân phường cùng thực hiện chứcnăng quản lý hành chính nhà nước ở địa phương trên các lĩnh vực: chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, an ninh, quốc phòng nên về cơ bản tươngđồng Tuy nhiên, thực tế cho thấy, do điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội giữa cácphường và xã tại thành phố Hồ Chí Minh có những điểm khác biệt (về vị trí địa

lý, thương nghiệp, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, dịch vụ, thủy lợi, dân

cư, cơ sở hạ tầng ) nên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máygiữa Ủy ban nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã cũng không hoàn toàngiống nhau

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tiễn, chúng tôi nhận thấy giữa Ủy bannhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã của thành phố hồ Chí Minh có nhữngđiểm khác biệt cơ bản như sau:

Ủy ban nhân dân phường:

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sốngvăn minh đô thị, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị, quản lý dân cư đô thịtrên địa bàn;

- Thanh tra, kiểm tra việc sử dụng đất của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;

- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật;

- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường,lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không cógiấy phép, trái với quy định của giấy phép, báo cáo cơ quan nhà nước có thẩmquyền xem xét, quyết định

Ủy ban nhân dân xã:

- Tổ chức và hướng dẫn thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp đưara;

- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, thực hiện bảo

23

Tóm lại, sự khác biệt rõ nét nhất về chức năng, nhiệm vụ giữa UBNDphường và UBND xã của thành phố Hồ Chí Minh là chính quyền phường nặng

về quản lý đô thị, công thương nghiệp và dịch vụ còn chính quyền xã nặng vềquản lý sản xuất nông nghiệp, ruộng đất, trồng trọt, chăn nuôi, thủy lợi và pháttriển các ngành, nghề truyền thống

Ngoài ra, theo Nghị quyết số: 724/2009/NQ-UBTVQH13 ngày 16/01/2009của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, kể từ ngày 01/4/2009 các phường (259phường) của Thành phố không tổ chức Hội đồng nhân dân Hội đồng nhân dânchỉ được tổ chức tại các xã (58 xã) của Thành phố Hồ Chí Minh Sự khác biệtnói trên dẫn đến thành phần, nội dung của tài liệu hình thành trong hoạt độngcủa Ủy ban nhân dân phường và Ủy ban nhân dân xã có sự khác nhau nhất định:

- Ủy ban nhân dân xã là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân cùngcấp, do vậy, các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của Ủy ban nhândân xã do Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua Đối với Ủy ban nhân dânphường do Ủy ban nhân dân quận thông qua;

- Dự toán ngân sách phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương do Ủy bannhân dân xã lập được Hội đồng nhân dân xã thông qua trên cơ sở phân bổ của

Ủy ban nhân dân huyện, còn đối với các phường thì do Ủy ban nhân dân quậntrực tiếp phân bổ;

- Ủy ban nhân dân quận phê duyệt cơ cấu nhân sự và trực tiếp bổ nhiệm cácchức danh lãnh đạo đối với Ủy ban nhân dân phường Đối với Ủy ban nhân dân

xã, Hội đồng nhân dân xã bầu cử các chức danh lãnh đạo và cơ cấu nhân sự của

Ủy ban nhân dân xã sau đó trình Ủy ban nhân dân Huyện phê duyệt

- Tài liệu lưu trữ của chính quyền phường không có tài liệu của HĐNDphường Nắm bắt được vấn đề này, đòi hỏi trong quá trình xây dựng các văn bảnquản lý công tác lưu trữ tại phường, xã như: phương án phân loại tài liệu, hướngdẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị trong chỉnh lý tài liệu phải có nộidung phù hợp với đặc điểm tình hình của phường, xã

1.4 Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND, UBND phường, xã thành phố Hồ Chí Minh.

1.4.1 Thành phần, nội dung tài liệu

Hoạt động của chính quyền phường, xã cả nước nói chung và chính quyềnphường, xã thành phố Hồ Chí Minh nói riêng là hoạt động của “Chính phủ thunhỏ” Theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và qua thực tế khảo sát công tác văn thư tại chínhquyền phường, xã thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi nhận thấy: Thành phần vànội dung của tài liệu thuộc chính quyền phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh

đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung Tài liệu chủ yếu gồm: văn bảnquy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp trên và do chính quyềnphường, xã trực tiếp ban hành theo luật định, văn bản hành chính, văn bảnchuyên ngành và văn bản khác do HĐND, UBND và các tổ chức đoàn thểphường, xã ban hành Thành phần tài liệu bao gồm các nhóm lớn sau đây:

1.4.1.1.Tài liệu của Hội đồng nhân dân cấp xã

Tài liệu hình thành ở Hội đồng nhân dân xã gồm có:

Tài liệu của Trung ương: gồm tài liệu của Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các

bộ, ngành là các bản sao do Văn phòng HĐND huyện, quận gửi xuống;

- Tài liệu của Thành ủy, UBND Thành phố là các bản sao do các cơ quan cấp huyện, quận gửi xuống;

- Tài liệu của Hội đồng bầu cử Trung ương hướng dẫn về công tác bầu cử và hướng dẫn về hoạt động của HĐND các cấp;

- Tài liệu của Thường trực Hội đồng nhân dân Thành phố hướng dẫn về hoạt động của Hội đồng nhân dân cấp xã, gồm các loại văn bản:

+ Tài liệu của Đảng ủy xã về tổ chức và hoạt động của HĐND xã;

+ Chương trình, kế hoạch hoạt động hàng năm, hoạt động theo nhiệm kỳ của Hội đồng nhân xã;

+Các tài liệu hướng dẫn về tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân Thành phố;

+ Tài liệu hướng dẫn về hoạt động giám sát của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân;

- Tài liệu thống kê số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân;

- Tài liệu về công tác tiếp dân, tiếp xúc cử tri;

- Tài liệu hội nghị tổng kết, sơ kết định kỳ và theo chuyên đề;

- Báo cáo của UBND xã tại các kỳ họp của HĐND;

- Nghị quyết các kỳ họp của Hội đồng nhân dân;

- Sổ biên bản họp Thường trực Hội đồng nhân dân

1.4.1.2 Tài liệu của Ủy ban nhân dân phường, xã

Tài liệu hình thành ở Ủy ban nhân dân phường, xã gồm có:

- Tài liệu của Trung ương: gồm tài liệu của Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các bộ, ngành là các bản sao do cơ quan cấp huyện, quận gửi xuống;

- Tài liệu của Thành ủy, UBND Thành phố là các bản sao do các cơ quan cấp huyện, quận gửi xuống;

- Tài liệu của UBND quận, huyện gửi xuống;

- Tài liệu của Đảng ủy phường, xã gửi đến;

- Tài liệu của UBND xã, phường: đây là bộ phận tài liệu chủ yếu hình thànhtrong hoạt động của UBND phường, xã phản ánh trực tiếp tình hình các mặt củaphường, xã Cụ thể như sau:

1 Tài liệu tổng hợp về công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung:

- Nghị quyết của BCH Đảng bộ phường, xã về phát triển kinh tế-xã hội ở địa phương phường, xã;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tổng hợp của Ủy ban nhân dân phường, xã;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của Ủy ban nhân dân phường, xã về công tác phát triển kinh tế-xã hội, công tác quy hoạch tổng thể của phường, xã;

-Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội dài hạn và hàng năm của phường,xã;

2 Tài liệu về thống kê - cải cách hành chính - thủ quỹ - văn thư lưu trữ:

- Tài liệu về thống kê, điều tra xã hội học trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về địa giới hành chính và tình hình dân cư trên địa bàn phường, xã;

-Tài liệu, báo cáo về tình hình cư trú, sinh hoạt của các cụm dân cư trên địa bànphường, xã;

- Tài liệu về công tác tôn giáo trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về tổng điều tra dân số trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về thống kê dân số trong độ tuổi lao động trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về thống kê dân số ngoài độ tuổi lao động trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về thống kê dân số trong độ tuổi lao động có việc làm trên địa bàn phường, xã;

-Tổng hợp tài liệu thống kê dân số trong độ tuổi lao động chưa có việc làm trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu thống kê diện tích đất nông nghiệp trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu thống kê diện tích nhà ở trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu điều tra tổng hợp về tình hình sản xuất, kinh doanh trên địa bàn;

- Các biểu mẫu thống kê định kỳ hàng năm;

- Tài liệu của Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác cải cách hành chính trên địa bàn phường, xã;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác cải cách hành chính dài hạn, hàng năm của phường, xã;

- Tập lưu Quyết định, Chỉ thị quy phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân phường,

xã ban hành

3 Tài liệu về an ninh, trật tự, xã hội:

- Kế hoạch, báo cáo về công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội dài hạn và hàng năm trên địa bàn phường xã;

- Văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận huyện về an ninh chính trị, bảo vệ trật tự an toàn xã hội;

-Tài liệu về hội nghị tổng kết và Hội nghị chuyên ngành về công tác an ninh trậttự;

- Tài liệu về công tác bảo vệ chính quyền trên địa bàn phường xã;

- Tài liệu về công tác đảm bảo anh ninh, trật tự trên địa bàn phường, xã

4 Tài liệu quân sự-quốc phòng:

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác quân sự, quốc phòng trên địa bàn phường, xã;

- Kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng và củng cố quốc phòng của Ủy ban nhân phường xã;

- Tài liệu về công tác tuyển quân dự bị hàng năm;

- Tài liệu về công tác tuyển quân hàng năm;

- Tài liệu về chính sách hậu phương quân đội

5 Tài liệu tư pháp - hộ tịch:

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tư pháp trên địa bàn phường xã;

- Kế hoạch, báo cáo về công tác tư pháp dài hạn và hàng năm;

- Tài liệu về cải cách tư pháp ở phường xã;

- Tài liệu về công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật của UBND phường, xã;

- Tài liệu về hoạt động sao y, chứng thực, xác nhận

- Tài liệu về công tác hộ tịch, khai sinh, khai tử

6 Tài liệu địa chính-nông nghiệp-đô thị-xây dựng - môi trường:

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của các cơ quan Trung ương, UBND thành phố,

Ủy ban nhân dân các quận, huyện về công tác địa giới hành chính trên địa bànphường, xã;

- Chương trình, kế hoạch công tác địa giới hành chính dài hạn và hàng năm của phường xã;

- Tài liệu về xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính phường, xã;

- Tài liệu về vị trí mốc giới hành chính;

- Tài liệu về thanh toán, quyết toán, hoàn công các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền của chính quyền cấp phường, xã;

- Tài liệu về điều tra, kiểm tra nhà ở của các phường, xã;

- Tài liệu về hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác quản lý và sử dụng nhà đất trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của huyện về công tác nông nghiệp trên địa bàn xã;

(tài liệu này chỉ có tại UBND xã)

- Chương trình, báo cáo về lĩnh vực nông nghiệp trên địa bàn; (tài liệu này chỉ

có tại UBND xã)

- Quy hoạch và thực trạng phát triển các vùng trồng trọt, chăn nuôi, giống cây,

giống con, cơ giới hóa và vật tư nông nghiệp trên địa bàn xã; (tài liệu này chỉ có tại UBND xã)

- Sổ sách theo dõi, thống kê, biến động về lĩnh vực nông nghiệp trên địa bàn;

(tài liệu này chỉ có tại UBND xã)

- Tài liệu chỉ đạo trực tiếp của quận, huyện về công tác môi trường trên địa bàn

phường, xã; (tài liệu này chỉ có tại UBND xã)

- Chương trình, báo cáo về lĩnh vực môi trường trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu xử lý ô nhiễm môi trường trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về phòng chống thảm họa bão lụt, động đất trên địa bàn phường, xã;

-Tài liệu về nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác bảo vệ môi trường trên địa bàn phường, xã

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác quản lý đô thị, quản lý dân cư đô thị

trên địa bàn phường; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về việc thanh tra, kiểm tra, việc sử dụng đất của tổ chức, cá nhân trên

địa bàn phường; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về thống kê nhà đất theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận;

(tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Danh mục các công trình hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường đã được Thành

phố phê duyệt; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên

địa bàn phường; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

-Tài liệu về những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo vi phạm quy định về

xây dựng và sửa chữa; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Lưu quyết định xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng và sửa chữa

các công trình xây dựng.(tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

7 Tài liệu giao thông - thủy lợi

- Tài liệu về quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải trên địa bàn phường, xã;

- Kế hoạch, báo cáo công tác giao thông vận tải của phường, xã;

- Tài liệu về quản lý giao thông đường thủy, đường bộ, đường sắt trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về quản lý giao thông đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về thanh tra, bảo vệ các công trình giao thông; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về quản lý hệ thống chiếu sáng đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về quy hoạch hệ thống cấp, thoát nước đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về xây dựng và cải tạo hệ thống cấp, thoát nước đô thị; (tài liệu này chỉ có tại UBND phường)

- Tài liệu về dự án cấp, thoát nước đô thị trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về dự án nước sạch trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thủy lợi trên địa bàn phường, xã;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thủy lợi hàng năm;

- Tài liệu về quản lý hệ thống đê điều;

- Tài liệu theo dõi tình hình biến động mực nước trong các năm;

- Tài liệu về xây dựng, tu bổ các công trình thủy lợi;

8 Tài liệu tài chính - kế toán:

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tài chính trên địa bàn phường xã;

-Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính tháng, quý, 6 tháng, một năm của Ủy ban nhân dân phường, xã;

- Tài liệu về thu chi ngân sách;

- Tài liệu về thanh toán, quyết toán, hoàn công các công trình xây dựng;

- Tài liệu về nội quy, quy định và chế độ kế toán;

- Tài liệu về thanh lí tài sản cố định.

9 Tài liệu văn hóa - xã hội;

- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn hóa, xã hội của quận, huyện;

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác văn hóa, xã hội 3 tháng, 6 tháng và hàng năm của Ủy ban nhân phường, xã;

- Tài liệu về thanh tra các hoạt động văn hóa trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về quy hoạch mạng lưới nhà văn hóa phường, xã;

- Chương trình, dự án chăm sóc thương, bệnh binh trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu quản lý đài, bia tưởng niệm, chăm sóc, quy tập mộ liệt sĩ trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về các chương trình xóa đói giảm nghèo, chăm sóc hộ nghèo, cận nghèo, thoát nghèo trên địa bàn phường, xã;

- Tài liệu về giải quyết các chế độ, chính sách xã hội trên địa bàn phường, xã;

- Kế hoạch, báo cáo thực hiện các chính sách về văn hóa, giáo dục, y tế;

10 Các loại sổ sách đăng bộ về ruộng đất, khai sinh, khai tử, giá thú, thươngbinh, liệt sỹ, bảo hiểm xã hội, thống kê đối tượng được hưởng trợ cấp xã hội, trật

tự, trị an đây là bộ phận tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động củaUBND phường, xã phản ánh trực tiếp tình hình quản lý hành chính nhà nước ởđịa phương

11 Văn bản, giấy tờ, đơn thư của cán bộ, nhân dân gửi tới chính quyền phường,

xã bao gồm các loại như: đơn thư khiếu nại, tố cáo, giấy xác nhận chữ ký, giấychứng nhận, giấy xác nhận cho tặng tài sản, giấy xác nhận gia đình văn hóa, giấyxác nhận hộ nghèo

1.4.1.3 Khối lượng tài liệu

Theo số liệu điều tra của chúng tôi, trong năm 2015, tài liệu hình thành của chính quyền một số phường, xã như sau:

Ủy ban nhân dân phường 10 - quận 4:

- Văn bản đến: 1.240 văn bản /năm văn thư

- Văn bản đi: 1.212 văn bản/ năm văn thư

- Văn bản nội bộ: 117 văn bản/ năm văn thư

{Nguồn: Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND quận 4 năm 2015}

Ủy ban nhân dân phường 14 - quận 1:

- Văn bản đến: 1.527 văn bản /năm văn thư

- Văn bản đi: 1.204 văn bản/ năm văn thư

- Văn bản nội bộ: 235 văn bản/ năm văn thư

{Nguồn: Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND quận 1 năm 2015}

Ủy ban nhân dân phường 17 - quận Gò Vấp:

- Văn bản đến: 1.356 văn bản /năm văn thư

- Văn bản đi: 1.523 văn bản/ năm văn thư

- Văn bản nội bộ: 234 văn bản/ năm văn thư

{Nguồn: Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND quận Gò Vấp năm 2015}

Ủy ban nhân dân xã Nhị Bình huyện Hóc môn:

- Văn bản đến: 639 văn bản /năm văn thư

- Văn bản đi: 712 văn bản/ năm văn thư

- Văn bản nội bộ: 124 văn bản/ năm văn thư

{Nguồn: Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND huyện Hóc Môn năm 2015}

Ủy ban nhân dân xã Vĩnh Lộc A huyện Bình Chánh

- Văn bản đến: 1.330 văn bản /năm văn thư

- Văn bản đi: 1.124 văn bản/ năm văn thư

- Văn bản nội bộ: 126 văn bản/ năm văn thư

{Nguồn: Báo cáo thống kê tổng hợp của UBND huyện Bình Chánh năm 2015}

Nhìn chung, khối lượng văn bản hình thành hàng năm ở các phường lớnhơn các xã Sở dĩ như vậy là do nhiệm vụ quản lý hành chính của Ủy ban nhândân cấp phường được mở rộng: quản lý đô thị, quản lý giao thông và cảnh quan

đô thị, thanh kiểm tra trong lĩnh vực xây dựng và sửa chữa các công trình củanhà nước và tư nhân, quản lý danh mục các cơ sở hạ tầng kỹ thuật Hơn nữa,phường của thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị hành chính tập trung đông nhânkhẩu, bao gồm cả nhân khẩu tạm trú đến từ nơi khác, do vậy các giao dịch hànhchính của nhân dân tại phường cũng chiếm số lượng lớn hơn

1.4.2 Đặc điểm của tài liệu

Tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền phường, xã thànhphố Hồ Chí Minh có một số đặc điểm nổi bật sau:

Đa dạng về loại hình tài liệu:

Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, trong quá trìnhquản lý và điều hành, chính quyền phường, xã đã hình thành nên khối tài liệugồm nhiều loại hình khác nhau như: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính, văn bản chuyên ngành của cơ quan nhà nước cấp trên gửi xuống, văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên môn-kỹ thuật do Ủyban nhân dân phường, xã trực tiếp ban hành;

- Văn bản hành chính là thành phần chủ yếu, có khối lượng nhiều nhất đượchình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền phường, xã Loại tài liệunày do Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân trực tiếp sản sinh ra và do các cơquan quận, huyện và Thành phố gửi tới

-Tài liệu khoa học kỹ thuật: tại chính quyền cấp phường, xã tài liệu khoa học kỹthuật không nhiều Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật ở cấp phường, xã chủyếu là những bản vẽ kỹ thuật về các công trình như xây dựng trụ sở Ủy ban nhândân, xây dựng trạm y tế, xây dựng các công trình nhà trẻ, mẫu giáo, xây dựngnhà văn hóa, xây dựng và tu bổ các công trình di tích lịch sử, các công trình vănhóa tại địa phương, xây dựng và tu bổ nghĩa trang liệt sỹ, xây dựng các trườngtiểu học và một số công trình khác phục vụ nhân dân địa phương;

- Tài liệu nghe-nhìn: tại chính quyền cấp phường, xã tài liệu nghe - nhìn có rất

ít, chủ yếu là các cuốn băng video, các tài liệu ảnh (dương bản) ghi lại các sựkiện mang tính lễ hội truyền thống của địa phương, các kỳ họp Hội đồng nhândân, các chuyến đi thăm của các đồng chí lãnh đạo Đảng và nhà nước, lãnh đạoThành phố và lãnh đạo các quận, huyện đối với địa phương

Ngoài ba thành phần tài liệu chủ yếu kể trên, trong quá trình hoạt độngcủa chính quyền cấp phường, xã Thành phố còn có các tài liệu đặc thù khác như:các loại sổ đăng bộ về hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ ghichép các loại thuế, sổ đăng ký tạm trú, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nghĩa vụquân sự ngoài ra còn có các loại bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lýđất nông nghiệp, bản đồ giao thông đô thị, địa giới hành chính, bản đồ lưới điện

và cấp thoát nước

Nội dung của tài liệu phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của chính quyền cơ sở:

Với chức năng, nhiệm vụ là cơ quan quản lý, điều hành toàn diện các mặthoạt động của đời sống xã hội ở địa phương Trong quá trình quản lý và điềuhành, chính quyền cấp phường, xã đã hình thành nên khối tài liệu phong phú vềloại hình, đa dạng về nội dung Tài liệu của chính quyền phường, xã phản ánhtoàn diện các mặt hoạt động của đời sống xã hội cấp cơ sở như: quản lý kinh tế,tài liệu phản ánh về lĩnh vực thương nghiệp, dịch vụ, nông nghiệp, lâm nghiệp,ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, giáodục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, antoàn xã hội và thi hành pháp luật, lĩnh vực dân tộc và chính sách tôn giáo Bêncạnh đó, đối với các Ủy ban nhân dân phường, còn có nhóm tài liệu có nội dungphản ánh về hoạt động quản lý đô thị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm giaothông và cảnh quan đô thị, thanh kiểm tra công tác xây dựng và sửa chữa cáccông trình của nhà nước và tư nhân, bảo đảm đúng quy định của pháp luật

Tài liệu hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp phường, xã thànhphố Hồ Chí Minh, hầu hết là tài liệu giấy, được đánh máy và in trên khổ giấy A4theo các quy định hiện hành của nhà nước về kỹ thuật trình bày văn bản Bêncạnh đó, trong quá trình hoạt động, chính quyền cấp phường, xã cũng đã hìnhthành nên các dương bản của tài liệu nghe-nhìn, tuy nhiên, số lượng tài liệu nàykhông nhiều

Thành phần và nội dung tài liệu của chính quyền cấp cơ sở thành phố HồChí Minh có một số khác biệt giữa tài liệu của Ủy ban nhân dân phường và tàiliệu của chính quyền cấp xã do các nguyên nhân khách quan như: Thành phố HồChí Minh là đơn vị thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân tại các phường;nhiệm vụ quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân cấp phường được mở rộngnhư: quản lý đô thị, quản lý giao thông và cảnh quan đô thị, thanh kiểm tra tronglĩnh vực xây dựng và sửa chữa các công trình của nhà nước và tư nhân, quản lýdanh mục các cơ sở hạ tầng kỹ thuật

1.5 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với chính quyền phường, xã thành phố

Hồ Chí Minh

1.5.1 Ý nghĩa thực tiễn