Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường đại học khoa học xã hội và nhân văn thực trạng và giải pháp, đại học quốc gia hà nội

Trong quá trình từng bước hoàn thiện hoạt động của Nhà trường, năm 2003, Đảng uỷ, Ban Giám hiệu đã xây dựng “6 chương trình chuẩn hóa, hiện đại hóa các hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV gi

KHOA LUU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

-

-LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Thị Phụng Học viên thực hiện: Nguyễn Thu Loan

Hà Nội - 2007

Sau Cách mạng tháng Tám, ngày 10/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã

kí Sắc lệnh số 45/SL thành lập Đại học Văn khoa tại Hà Nội với mục đích

đưa nền khoa học nước nhà “theo kịp bước các nước tiên tiến trên hoàn

cầu” Đây là tiền thân của Trường ĐH KHXH&NV hiện nay.

Kháng chiến chống Pháp thắng lợi, sự nghiệp giáo dục đại học ở ViệtNam tiếp tục phát triển và mở rộng Ngày 04/6/1956, Thủ tướng Chính phủ raQuyết định số 2183/CP thành lập Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội Giaiđoạn 1956 - 1995 là thời kì phát triển mạnh mẽ của Trường với tư cách làtrung tâm nghiên cứu và đào tạo khoa học cơ bản hàng đầu của cả nước, phục

vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Đội ngũ các giáo sư, cácnhà khoa học hàng đầu của đất nước đã làm việc, cống hiến sức lực và trí tuệcho sự nghiệp đào tạo của đất nước Tại nơi đây, những nền tảng cơ bản nhấtcủa nền khoa học Việt Nam đã được xây đắp và khẳng định giá trị Quá trìnhxây dựng và phát triển của nhà trường gắn liền với tên tuổi của những nhàgiáo, nhà khoa học nổi tiếng như: Đặng Thai Mai, Trần Văn Giàu, Đào DuyAnh, Trần Đức Thảo, Cao Xuân Huy, Hoàng Xuân Nhị, Đinh Xuân Lâm,Phan Huy Lê, Hà Văn Tấn, Trần Quốc Vượng, Nguyễn Tài Cẩn, Đinh GiaKhánh, Phan Cự Đệ, Hà Minh Đức, Đến nay, Nhà trường đã có 8 giáo sưđược tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh; 11 giáo sư được tặng Giải thưởng Nhànước; 10 nhà giáo được phong tặng danh hiệu Nhà giáo nhân dân; 43 nhàgiáo được phong tặng danh hiệu Nhà giáo ưu tú

Đứng trước nhu cầu phát triển của đất nước, Đại học Quốc gia Hà Nộiđược thành lập theo Nghị định 97/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chínhphủ trên cơ sở chia tách và phát triển Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, bao

gồm các Trường đại học thành viên: Trường Đại học khoa học Tự nhiên,Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Sư phạm,Trường Đại học Ngoại ngữ.

Tháng 9/1995, trên nền tảng các ngành khoa học xã hội và nhân văncủa Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV được thànhlập, trở thành một thành viên của ĐHQGHN và chính thức đi vào hoạt động

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Là một cơ sở đào tạo đầu ngành, có uy tín và truyền thống, Trường ĐHKHXH&NV có sứ mệnh đi đầu trong sáng tạo, truyền bá tri thức và đào tạonguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội và nhân văn, phục vụ sựnghiệp xây dựng và phát triển đất nước Trường có chức năng đào tạo nguồnnhân lực chất lượng cao ở các trình độ đại học và sau đại học các ngành thuộclĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn, nghiên cứu và triển khai hoạt độngkhoa học – công nghệ trong hệ thống chung của Đại học Quốc gia Hà Nộinhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước

Trường ĐH KHXH&NV được giao đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thểsau đây:

- Đào tạo các chuyên gia chất lượng cao về khoa học xã hội và nhânvăn theo danh mục các ngành đào tạo thuộc tất cả các loại hình đào tạo ở các bậcđại học và sau đại học

- Nghiên cứu và triển khai nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xãhội và nhân văn trong hệ thống chung của ĐHQGHN nhằm phục vụ sự nghiệp xâydựng và phát triển đất nước

- Hỗ trợ các trường đại học, cao đẳng và liên kết với các ngành, các địaphương trong hoạt động chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, giáo viên và pháthuy mạnh mẽ vai trò của một trong những trường đại học đầu ngành của cả nước

Như vậy, nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ chính củaNhà trường nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập, góp phần giảiquyết các yêu cầu của thực tiễn, thúc đẩy sự tiến bộ của khoa học – côngnghệ

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức của Trường đã không ngừngđược kiện toàn để phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn Nhằm đápứng nhu cầu đào tạo nhân lực cho xã hội, một số khoa và bộ môn trực thuộc

đã được điều chỉnh và thành lập mới Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Trườngbao gồm:

- Các phòng ban chức năng

- Các Khoa và Bộ môn trực thuộc

- Bảo tàng nhân học

1.2 Hoạt động NCKH của Trường ĐH KHXH&NV

Trong những năm qua, cùng với các đơn vị thành viên của Đại họcQuốc gia Hà Nội, kế thừa những kết quả to lớn trong hoạt động nghiên cứu vàđào tạo của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường ĐH KHXH&NV đã

và đang từng bước đưa hoạt động nghiên cứu và đào tạo theo hướng chuẩnhóa và hiện đại hoá Nhà trường xác định nhiệm vụ hàng đầu là nâng cao chấtlượng đào tạo và nghiên cứu khoa học, phấn đấu đưa Trường trở thành mộttrung tâm đào tạo và nghiên cứu chất lượng cao trong cả nước Chính vì vậy,ngay từ những ngày đầu thành lập, hoạt động NCKH đã được coi là một tronghai nhiệm vụ chính của Trường

Các Nghị quyết, Kế hoạch, Đề án của Đảng uỷ, Hội đồng Khoa học –

Đào tạo và Ban Giám hiệu đều xác định trọng tâm đẩy mạnh hoạt động

nghiên cứu khoa học nhằm không chỉ phục vụ nhiệm vụ đào tạo mà còn phục

vụ công cuộc đổi mới, xây dựng đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa và hiện đại hoá; đáp ứng yêu cầu có tính chiến lược trong quá trình hoạch định chính sách đào tạo và nghiên cứu khoa học ở các trường đại học – xây dựng đại học nghiên cứu.

Trong mỗi giai đoạn, để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển hoạt độngđào tạo và nghiên cứu, Trường đều kịp thời xây dựng và ban hành những vănbản chỉ đạo mang tính chiến lược Nhằm đưa ra định hướng cho hoạt độngNCKH của Trường, phục vụ có hiệu quả cho đào tạo; giải quyết các vấn đềđặt ra trên các lĩnh vực tư tưởng, xã hội của đất nước trong thời kỳ đổi mới;

Trường đã xây dựng “5 chương trình xây dựng và phát triển Trường ĐH

KHXH&NV, giai đoạn 1997-2000” Một trong những nội dung quan trọng

của những chương trình này là xác định định hướng, mục tiêu và nhiệm vụcủa công tác nghiên cứu khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu khoahọc gắn liền với đào tạo, với nhu cầu xã hội, gắn với hợp tác quốc tế

Tiếp đó, với tư cách là một Đại học nghiên cứu, đứng trước nhữngnhiệm vụ nặng nề về đào tạo và nghiên cứu; với mục đích xây dựng kế hoạchNCKH dài hơi, phù hợp với sự phát triển về quy mô và chất lượng đào tạo,đáp ứng nhu cầu của thực tiễn và xu hướng hội nhập, năm 2001, Trường đãđưa ra “Những định hướng chủ yếu trong công tác nghiên cứu khoa học củaTrường ĐHKHXH&NV từ 2001 đến 2010” Văn bản này đã xác định nhữngmục tiêu cơ bản và nhiệm vụ trong NCKH của Trường là tập trung nghiêncứu cơ bản, nghiên cứu các vấn đề về lịch sử, văn hóa, tư tưởng, con người,nghiên cứu về lý luận và thực tiễn xã hội; thông qua hoạt động nghiên cứuđào tạo đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu có chất lượng cao Nhữngmục tiêu và nhiệm vụ nói trên nhằm xây dựng Trường ĐH KHXH&NV trởthành đại học nghiên cứu, đào tạo đa ngành với chất lượng cao, phát huyđược tiềm lực khoa học và đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới và hiện đạihóa đất nước

Trong quá trình từng bước hoàn thiện hoạt động của Nhà trường, năm

2003, Đảng uỷ, Ban Giám hiệu đã xây dựng “6 chương trình chuẩn hóa, hiện

đại hóa các hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 2003-2010.”

Trong đó, nhiệm vụ chính của công tác NCKH là nâng cao chất lượng và hiệuquả của công tác NCKH, đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong nghiên cứu; tậptrung nghiên cứu về các vấn đề lý luận và phương pháp nghiên cứu, tổng kết

về lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn trong thế kỷ XX, nghiên cứu các lĩnhvực liên quan đến đời sống văn hóa và tinh thần của người dân

Hệ thống những văn bản mang tính chất định hướng nói trên đã khẳngđịnh sự phát triển mang tính bền vững trong hoạt động NCKH của Trường

ĐH KHXH&NV

Nhằm triển khai thực hiện những định hướng đó, căn cứ vào kế hoạchhoạt động NCKH của Bộ Khoa học – Công nghệ và Đại học Quốc gia HàNội, định kỳ hàng năm, Trường đã chủ động xây dựng kế hoạch NCKH hàng

năm để trình Đại học Quốc gia xét duyệt, sau đó tổ chức triển khai phổ biếnđến các đơn vị về xây dựng hệ thống đề tài các cấp, tổ chức nghiên cứu khoahọc của sinh viên và các vấn đề liên quan mật thiết đến các hoạt động trên.Những kế hoạch này được xây dựng và triển khai đến các đơn vị trước khi bắtđầu một năm học, dựa trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký vàxét duyệt đề tài Nội dung của các nhiệm vụ NCKH phải nằm trong địnhhướng nghiên cứu trong giai đoạn 2001-2010; đáp ứng đủ các tiêu chí xétchọn của Đại học Quốc gia Hà Nội.

Trong giai đoạn 1996 đến hết tháng 12/2006, tổng số đề tài các cấp đãđược thực hiện là 956 đề tài, trong đó có 4 đề tài cấp Nhà nước, 290 đề tài cáccấp ĐHQGHNHN (đặc biệt, trọng điểm, cấp ĐHQGHNHN), 34 đề tài cơbản, 5 dự án sản xuất thử nghiệm, 270 đề tài cấp Trường và hơn 291 đề tàiNCKH của sinh viên tham dự và đạt giải thưởng sinh viên NCKH cấp trường

Những thành quả trên đây là kết quả của sự huy động nguồn nhân lựctham gia tích cực vào hoạt động nghiên cứu của đội ngũ cán bộ, giảng viêncủa Trường Đội ngũ cán bộ khoa học với hàng chục giáo sư, phó giáo sư,tiến sĩ khoa học và hàng trăm tiến sĩ, thạc sĩ hiện đang công tác tại Trường thểhiện năng lực nghiên cứu mạnh so với các đơn vị đào tạo và nghiên cứu kháctrong cả nước Đội ngũ này có khả năng đảm nhiệm những nhiệm vụ củacông tác đào tạo và nghiên cứu về các ngành khoa học xã hội và nhân văn Sovới những ngày đầu thành lập Trường, hệ thống các ngành, chuyên ngànhđược đào tạo và nghiên cứu trong Nhà trường đã được mở rộng và phát triểntheo hướng chuyên sâu

Với số lượng, trình độ học vấn và hệ thống các chuyên ngành, cácngành đào tạo trên đã tạo điều kiện và động lực thúc đẩy sự phát triển mangtính bền vững trong hoạt động NCKH của Trường ĐH KHXH&NV

1.3 Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV

1.3.1 Khái niệm tài liệu NCKH

Theo Luật Khoa học Công nghệ, “NCKH là hoạt động phát hiện tìm

hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy, sáng tạo các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn NCKH bao gồm nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng”.

Toàn bộ quá trình thực hiện và kết quả của hoạt động này được ghi lạitrong các tài liệu NCKH

Cho đến nay, hầu như chưa có một định nghĩa hoàn chỉnh về tài liệuNCKH, khái niệm này chỉ được đề cập đến trong Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ thông qua khái niệm

hồ sơ NCKH: hồ sơ NCKH là những tài liệu phản ánh quá trình phát sinh,diễn biến và kết thúc một vấn đề, một sự việc, một công việc, một nhiệm vụ

về khoa học

Theo trình tự thực hiện có thể chia tài liệu nghiên cứu khoa học thànhcác nhóm tài liệu sau:

* Nhóm tài liệu pháp lý, gồm

- Văn bản đề xuất, thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề

tài của chủ trì đề tài

- Quyết định của cơ quan quản lý khoa học giao đề tài

- Hợp đồng triển khai nghiên cứu

* Nhóm tài liệu nghiên cứu, gồm:

- Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm

- Các báo cáo chuyên đề

- Tài liệu các toạ đàm, hội thảo nằm trong phạm vi nghiên cứu của đề

tài

- Báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu đề tài, các bài báo công bố liênquan đến đề tài

* Nhóm tài liệu nghiệm thu:

- Công văn của cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu

- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu

- Biên bản họp nghiệm thu đề tài

- Phiếu nhận xét, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài

- Các bản nhận xét, đánh giá của phản biện, các thành viên khác trong

Hội đồng nghiệm thu (nếu có)

Theo lĩnh vực nghiên cứu, có thể chia tài liệu nghiên cứu khoa học thành các loại:

* Tài liệu nghiên cứu về khoa học tự nhiên bao gồm tài liệu về các

công trình nghiên cứu về toán học, vật lý, hóa học, sinh học

* Tài liệu nghiên cứu về khoa học xã hội bao gồm tài liệu về các công

trình nghiên cứu về các lĩnh vực văn học, ngôn ngữ học, sử học, triết học, tôngiáo, văn hóa

* Tài liệu nghiên cứu về kỹ thuật công nghệ bao gồm tài liệu về các

công trình nghiên cứu về nông nghiệp, thủy sản, hàng không, hàng hải, kỹ thuậtquân sự, chế tạo máy

* Tài liệu nghiên cứu các phát minh, sáng chế, cải tiến kỹ thuật bao

gồm tài liệu về các phát minh sáng chế trong nông nghiệp, công nghiệp , thường được sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất

1.3.2 Số lượng, thành phần và nội dung tài liệu NCKH của Trường

ĐH KHXH&NV

* Số lượng tài liệu

Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV bao gồm tài liệu của các đề tàinghiên cứu thuộc nhiều cấp, bao gồm: đề tài cấp Nhà nước (mã số KX), đề tàitrọng điểm (mã số QGTĐ), đề tài đặc biệt (mã số QG), đề tài cấp Đại học Quốcgia (mã số QX), dự án sản xuất thử nghiệm, đề tài cấp Trường (mã số T)

và đề tài NCKH của sinh viên đạt giải Sinh viên NCKH cấp Trường và dự thicấp Bộ Tính đến thời điểm tháng 12/2006, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH đã thuthập và lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu về các công trình NCKH của cán

bộ và sinh viên Dưới đây là bảng thống kê số lượng các công trình nghiêncứu được bảo quản tại Trường ĐH KHXH&NV

Bảng 1: Số lƣợng công trình NCKH giai đoạn 1996-2006

STT Cấp độ đề tài Số lƣợng đề tài NCKH/dự án tính theo năm

Thông qua số liệu thống kê nói trên, chúng ta có thể thấy, số lượng đềtài các cấp được triển khai hàng năm tăng dần đều, trung bình khoảng 100

đề tài mỗi năm, các đề tài nghiên cứu thuộc tất cả các ngành, các chuyênngành đào tạo của Trường

* Thành phần tài liệu

Tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV giai đoạn 1996-2006bao gồm toàn bồ bộ sơ đề tài NCKH được thực hiện trong giai đoạn này.Các đề tài bao gồm đề tài cấp Nhà nước, cấp Đại học Quốc gia (đề tàitrọng điểm, đặc biệt, QX), đề tài cấp Trường, đề tài NCKH của sinh viên.Trong đó, hồ sơ đề tài các cấp đều có đầy đủ các thành phần tài liệu đượchình thành từ quá trình đề xuất, phê duyệt, triển khai và nghiệm thu đềtài Riêng các đề tài NCKH của sinh viên chỉ có toàn văn công trìnhnghiên cứu, những tài liệu khác liên quan đến việc tổ chức triển khainghiên cứu được lưu trong tập hồ sơ công việc tổ chức Hội nghị Khoahọc sinh viên của Trường Ngoài ra, hồ sơ đề tài nghiên cứu cấp Nhànước hầu như không được lưu giữ nhiều vì không thuộc trách nhiệm quản

lý trực tiếp của Trường

Tài liệu về một công trình NCKH được tập hợp trong một hồ sơ.Sau khi các đề tài được nghiệm thu, chủ trì đề tài có trách nhiệm hoàn tấtcác văn bản trong hồ sơ đề tài và giao nộp cho bộ phận quản lý khoa học.Thành phần tài liệu trong mỗi hồ sơ đề tài NCKH bao gồm:

- Bản thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếu đăng ký đề tài của chủ trì đề tài

- Quyết định của cơ quan quản lý khoa học giao đề tài

- Hợp đồng triển khai nghiên cứu

- Các tài liệu khảo sát, điều tra, thực nghiệm

- Báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu đề tài, các bài báo công bố liên quan đến đề tài

- Công văn của cấp có thẩm quyền đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu

- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu

- Biên bản họp nghiệm thu đề tài

- Phiếu nhận xét, đánh giá kết quả nghiên cứu đề tài

- Các bản nhận xét, đánh giá của phản biện, các thành viên khác trong Hội đồng nghiệm thu (nếu có)

- Các tài liệu khác

* Nội dung của tài liệu

Mười năm hoạt động khoa học, những công trình nghiên cứu đượctriển khai và nghiệm thu của Trường đã phủ khắp tất cả các ngành đàotạo Một vài con số thống kê sau đây thể hiện rõ các lĩnh vực được triểnkhai nghiên cứu

Về các đề tài trọng điểm và đề tài đặc biệt cấp Đại học Quốc gia,trong những năm 2001-2004, Trường có 6 đề tài trọng điểm, trong đóVăn học có 4 đề tài và 2 đề tài còn lại là của ngành Lịch sử

Đề tài đặc biệt trong 4 năm là 21 đề tài Trong đó ngành Báo chí,

Xã hội học, Ngôn ngữ học, Quốc tế học, Triết học, Đông phương học đều

có 2 đề tài, riêng ngành Văn học có 3 đề tài và một số đơn vị khác có 1 đềtài

Cũng trong giai đoạn nói trên, về đề tài cấp Đại học Quốc gia (mã

số QX), số liệu thống kê như sau: có 5 đề tài thuộc ngành Văn học (8 %),ngành Triết học có 7 đề tài (12 %), ngành Tâm lý học có 2 đề tài (3,5%),các ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đông phương học, Lịch sử

có 4 đề tài (7 %) và ngành Du lịch học có 3 đề tài (5,2%), ngành TiếngViệt và Văn hóa Việt Nam cho người nước ngoài có 8 đề tài (14%),ngành Báo chí học có 1 đề tài (1,7%)

Những năm 2001 -2004, trong số 130 đề tài cấp trường có 12 đề tàithuộc ngành Văn học (9,77 %), ngành Triết học có 8 đề tài (6,7 %),ngành Tâm lý học có 7 đề tài (5,2%), ngành Lưu trữ học và Quản trị vănphòng có 5 đề tài (3,7%), ngành Đông phương học có 18 đề tài (14,2 %)

và ngành Du lịch học có 4 đề tài (3%), ngành Tiếng Việt có 7 đề tài(5,2%), ngành Quốc tế học có 10 đề tài (7,5%)

Trên đây là số liệu thống kê về các đề tài nghiên cứu được thựchiện trong những năm 2001-2004 Thông qua số liệu thống kê nói trên,chúng ta có thể nhận thấy sự phân bố các đề tài ở hầu khắp các ngành đàotạo

Số liệu thống kê trong cả giai đoạn 1996-2006 sẽ mang lại cái nhìntổng quan hơn về nội dung các đề tài NCKH của trường

Bảng 2: Bảng tổng hợp thống kê số liệu đề tài NCKH

theo ngành đào tạo giai đoạn 1996-2006

Cấp độ đề tài

Tổng

Quốc Trường số nước điểm biệt bản

Xã hội học 5 12 14 31 5.92%

Ghi chú: Số liệu của hai ngành Luật học và Kinh tế được tính từ năm 1996-2000 Từ năm

2001, hai ngành đào tạo này không nằm trong danh mục các ngành đào tạo của Trường ĐH

KHXH&NV

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa và phát triển bền vữngcủa Việt Nam giai đoạn 1996 - 2000

Đề tài năm 2001

Báo chí

CB-01-09ThS Phan Phương Thảo, Khoa Lịch sử

Các tác giả sử học VN (giai đoạn 1945-2000) khu vực phía Bắc

Qua số liệu đề tài nói trên có thể thấy, tuy sự phân bố đề tài ở cácngành không đồng đều, song hầu như ngành đào tạo nào của Trường cũngđều được triển khai nghiên cứu những đề tài có liên quan, phục vụ trực tiếpcho hoạt động đào tạo của chuyên ngành đó Nhìn chung, các đề tài được kýhợp đồng và triển khai nghiên cứu, nghiệm thu theo đúng định hướng đào tạo

và nghiên cứu của Trường, gắn bó và phục vụ trực tiếp cho công tác đào tạo

16 chuyên ngành đào tạo cử nhân, 49 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ, 52chuyên ngành đào tạo tiến sĩ

Tuy nhiên, xét về tổng thể, các đề tài trong cùng một chuyên ngành có

xu hướng phân tán, chưa có sự ghép nối liên tục tạo thành những vấn đề khoa học lớn, nhằm giải quyết những yêu cầu cấp thiết cho chuyên ngành Song kết quả khoa học của những đề tài đã được triển khai nghiên cứu và

nghiệm thu không chỉ có ý nghĩa về mặt lý luận của từng ngành mà còn cógiá trị thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của các vấn đề cấp thiết của xã hội Nộidung của các đề tài tập trung vào một số hướng chính sau đây:

- Nghiên cứu hệ thống chính trị của đất nước

- Những biến đổi về cơ cấu xã hội thế kỷ XX

- Quá trình hội nhập đất nước: thành tựu và những vấn đề đặt ra

- Vai trò của khoa học xã hội và nhân văn trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

- Đời sống văn hóa tinh thần của ngưòi dân các khu vực ngoại thành Hà Nội

- Phục vụ cho việc xây dựng chính sách của Đảng và Nhà nước vềcác hoạt động văn hóa, lịch sử, ngôn ngữ, chính sách dân tộc, xác định chủquyền lãnh thổ, …: bao gồm: các vấn đề lý luận và thực tiễn của văn học ViệtNam thế kỷ X-XIX, thế kỷ XX, văn học dân gian Việt Nam; các vấn đề về tâm lýhọc tư vấn; nghiên cứu các khuynh hướng ngữ nghĩa học hiện đại; tổng thuật tìnhhình nghiên cứu Nho giáo trong nửa đầu thế kỷ XX; thực trạng giáo dục ngônngữ các vùng dân tộc miền núi phía Bắc; nâng cao chất lượng dào tạo cán bộ cácngành khoa học xã hội và nhân văn ở Đại học Quốc gia Hà Nội, đổi mới phươngpháp giảng dạy các môn khoa học Mác Lê nin…

- Nghiên cứu các vấn đề chuyên môn phục vụ việc biên soạn các giáo trình đào tạo và bài giảng môn học ở các bậc đào tạo

Những kết quả nghiên cứu nói trên đã có những giá trị về mặt lý luận

và thực tiễn đối với hoạt động giảng dạy và nghiên cứu của trường cũng nhưđáp ứng yêu cầu cấp thiết của xã hội, tư vấn có hiệu quả cho Đảng và Nhànước trong việc hoạch định các chính sách liên quan đến đời sống của ngườidân trong bối cảnh hội nhập khu vực và quốc tế Toàn bộ tài liệu liên quanđến quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của các đề tài nghiên cứu khoahọc nói trên đều được phản ánh chân thực và đầy đủ trong hồ sơ đề tài Dovậy, có thể nói, nội dung của khối tài liệu NCKH của trường ĐHKHXH&NV rất phong phú, đa dạng và có giá trị cao (Phần giá trị của cáctài liệu này sẽ được chúng tôi phân tích ở mục 1.3.3.)

Nội dung tài liệu của bất kỳ hồ sơ thuộc cấp độ đề tài nào đều phảnánh từ việc đề xuất các ý tưởng, hướng nghiên cứu để hình thành nên các

đề tài nghiên cứu cụ thể (bản thuyết minh nhiệm vụ nghiên cứu/phiếuđăng ký đề tài của chủ trì đề tài); sau đó là thể hiện sự thẩm định và phêduyệt về mặt nội dung khoa học cũng như pháp lý của cấp có thẩm quyềngiao đề tài (quyết định giao đề tài); thể hiện cơ chế ràng buộc về mặt tàichính, thời gian tiến độ thực hiện và chất lượng khoa học của đề tài thôngqua bản hợp đồng triển khai nghiên cứu giữa chủ trì và cơ quan quản lý.Sau khi hợp đồng nghiên cứu được ký kết, quá trình nghiên cứu được bắtđầu Những nội dung này được thể hiện trong các tài liệu điều tra, khảosát, hội nghị, hội thảo, các báo cáo tổng quan kết quả nghiên cứu của chủtrì đề tài Khi chủ trì đề tài đã hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu, các thủtục nghiệm thu bắt đầu được tiến hành Nội dung này được thể hiện thôngqua nhóm tài liệu nghiệm thu (công văn đề nghị thành lập Hội đồngnghiệm thu, quyết định thành lập Hội đồng, biên bản họp Hội đồng, phiếunhận xét đánh giá kết quả nghiên cứu, các bản nhận xét của thành viênHội đồng )

Tóm lại, nội dung tài liệu hồ sơ NCKH của Trường ĐHKHXH&NV thể hiện toàn bộ những vấn đề liên quan đến việc hìnhthành, triển khai nghiên cứu và nghiệm thu các đề tài NCKH và toàn bộkhối hồ sơ này bao quát tất cả những ngành chuyên môn đã và đang đượcđào tạo tại Trường

1.3.3 Vai trò và giá trị của tài liệu NCKH đối với hoạt động của Trường ĐH KHXH&NV

* Đối với hoạt động quản lý NCKH

Cùng với đào tạo, NCKH là một trong các chức năng chính của cáctrường đại học Do vậy, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý hoạt độngNCKH là cần từng bước đưa hoạt động này vào ổn định và nâng cao chấtlượng quản lý nhằm phát huy các nguồn lực nghiên cứu phục vụ cho sựnghiệp đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao và giải quyết các vấn đề

của thực tiễn đời sống xã hội trong thời kỳ đổi mới Ngoài ra, tiêu chí đểđánh giá kết quả hoạt động NCKH của một đơn vị đào tạo là căn cứ vào

số lượng và chất lượng các công trình nghiên cứu, căn cứ vào giá trị khoahọc cũng như giá trị thực tiễn của các công trình cũng như việc kết hợpchặt chẽ với hoạt động đào tạo, căn cứ vào mối liên hệ mật thiết giữa đàotạo và nghiên cứu, trong đào tạo có nghiên cứu và nghiên cứu để nângcao chất lượng đào tạo

Để đảm bảo các yếu tố này, các đề tài nghiên cứu cần được quản lýchặt chẽ từ khâu xây dựng định hướng nghiên cứu lớn, xây dựng hệ thống

các đề tài nhỏ triển khai xoay quanh các định hướng đó; việc giao đề tài cần căn cứ trên hệ thống đề tài đã được thực hiện để tránh triển khai những đề tài có sự trùng lặp một phần hay toàn bộ nội dung với đề tài đã thực hiện Thông tin từ hệ thống tài liệu lưu trữ các đề tài NCKH có thể giúp cho bộ phận quản lý NCKH tránh được tình trạng đầu tư trùng lặp, dàn trải, tránh lãng phí và nâng cao chất lượng các đề tài được triển khai nghiên cứu và xác định được các hướng nghiên cứu trong thời gian tới, phát triển hợp tác nghiên cứu với các đơn vị khác trong nước, trong

khu vực và quốc tế

Mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đào tạo đều có quá trình hình thành vàphát triển Do đó, việc lưu trữ và thống kê các công trình nghiên cứu khoahọc của các ngành trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp tổng kết,đánh giá những thành tựu NCKH của Nhà trường, tìm ra được những hạnchế, nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế, từng bước đưahoạt động NCKH có bước phát triển bền vững

Một yếu tố quan trọng nữa là căn cứ vào các tài liệu NCKH, tuỳtừng cấp độ đề tài, Nhà trường có sự phân bổ và điều chỉnh kinh phí hàngnăm sao cho phù hợp với quá trình triển khai nghiên cứu các đề tài

* Đối với công tác quản lý nhân sự, thi đua khen thưởng:

Như đã trình bày ở trên, NCKH là nhiệm vụ của các trường đại học

và theo đó hoạt động này là một nhiệm vụ của các giảng viên và cán bộ.NCKH là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thànhnhiệm vụ của giảng viên và cán bộ Kết quả thi đua hàng năm được xácđịnh dựa trên tiêu chí NCKH Cụ thể là việc đăng ký đề tài, triển khainghiên cứu và nghiệm thu đúng thời hạn

Thông qua việc nắm thông tin về các đề tài nghiên cứu đã triển khai và được nghiệm thu của từng cán bộ, Phòng Tổ chức cán bộ sẽ có được các số lượng đề tài NCKH mà cán bộ đã thực hiện trong từng năm Đây cũng là cơ sở để đánh giá mực độ hoàn thành nhiệm vụ công tác, xét thi đua khen thưởng hoặc xử lý vi phạm và kỷ luật.

Ví dụ như năm 2005, trong tổng số 40 đề tài đã nghiệm thu, có 15công trình được đề nghị Hội đồng khen thưởng các cấp xét duyệt Cũngtrong năm 2005, Trường đã ban hành quyết định xử lý hơn 40 trường hợpchủ trì đề tài quá hạn mà chưa nghiệm thu cũng như không thể tiếp tụctriển khai

* Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học

Một trong những yêu cầu tiên quyết đối với các công trình nghiêncứu khoa học là phải có sự kế thừa và có những đóng góp mới Vì vậy,trong quá trình thực hiện đề tài, các nhà nghiên cứu phải tham khảo và kếthừa những kết quả nghiên cứu đã có trước đó Sự kế thừa này giúp ích

cho việc tiết kiệm thời gian, công sức và kinh phí cho chủ trì đề tài Nếu các công trình nghiên cứu khoa học được lưu trữ và tổ chức khai thác sử dụng tốt sẽ là nguồn tài liệu quý giá để các những người nghiên cứu sau

có thể tham khảo và kế thừa Ngoài ra, những thông tin này cũng giúp cho việc kiểm tra, đánh giá những đóng góp mới của các công trình nghiên cứu.

* Đối với các cán bộ, giảng viên

Các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên nếuđược sắp xếp một cách có hệ thống sẽ giúp Trường thống kê, đánh giácác công trình nghiên cứu mà họ đã thực hiện trong quá trình học tậphoặc công tác ở trường Ngoài ra, việc bảo quản tốt các công trình nghiêncứu của các cán bộ, giảng viên cũng giúp bảo vệ quyền tác giả cho ngườithực hiện đề tài nghiên cứu

Việc lưu trữ tốt các đề tài NCKH còn giúp cho cán bộ, giảng viên

có đủ minh chứng để lập hồ sơ phong học hàm, học vị, các danh hiệu củacác giảng viên, nhà giáo Một trong những thành phần quan trọng của hồ

sơ đề nghị là minh chứng về các kết quả nghiên cứu khoa học đã thựchiện như Hợp đồng nghiên cứu, Quyết định giao đề tài, Quyết định thànhlập Hội đồng nghiệm thu, Biên bản nghiệm thu Tuy nhiên, hầu hết cácgiảng viên đều khó có thể lưu trữ tốt hồ sơ liên quan đến các đề tàiNCKH mà mình đã thực hiện Do vậy, khi cần tra tìm thông tin và sao lụcnhững tài liệu nói trên thì các giảng viên chỉ có thể tìm được ở PhòngQLNCKH&ĐTSĐH nơi quản lý những hồ sơ này

Trong những năm qua, mặc dù không phải là nơi có trách nhiệmlưu giữ lâu dài các đề tài NCKH song Phòng QLNCKH&ĐTSĐH đã bảoquản tương đối tốt các hồ sơ NCKH và giúp ích cho việc sao chụp nhữngtài liệu cho những cá nhân có nhu cầu

Tóm lại, tài liệu NCKH nói chung và tài liệu NCKH của Trường

ĐH KHXH&NV nói riêng có nhiều ý nghĩa và giá trị Vì vậy, các Trườngđại học, trong đó có Trường ĐH KHXH&NV cần tổ chức quản lý vàphục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng để phát huy các giá trị của tài liệuNCKH

Chuơng 2 Thực trạng tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu

NCKH của Trường ĐH KHXH&NV 2.1 Các văn bản chỉ đạo việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu NCKH

“Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 2001-2010” của Ban Chấp

hành Trung ương Đảng khóa VIII được thông qua tại Đại hội đại biểu

toàn quốc lần thứ IX đã đề ra nhiệm vụ tăng cường tiềm lực và đổi mới

cơ chế quản lý khoa học và công nghệ để khoa học và công nghệ thực sự trở thành động lực phát triển đất nước Nhiệm vụ trọng tâm này đã được thể chế bằng Luật Khoa học và Công nghệ, trong đó nhấn mạnh Khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu, giữ vai trò then chốt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, là nền tảng và động lực cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phát triển nhanh, bền vững đất nước Thực

hiện chủ trương đó, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã chútrọng đầu tư về nhân lực, kinh phí cho các hoạt động khoa học và côngnghệ nói chung, trong đó ưu tiên cho việc thực hiện những đề tài nghiêncứu khoa học nhằm giải quyết những vấn đề về con người, kinh tế, xãhội, văn hóa, tư tưởng, khoa học kỹ thuật đáp ứng yêu cầu của quá trìnhphát triển đất nước trong thời kỳ hội nhập Quá trình thực hiện những đềtài NCKH nêu trên đã sản sinh một khối lượng lớn những tài liệu có liênquan đến toàn bộ quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của các hoạtđộng nghiên cứu

Theo quy định hiện hành, việc quản lý những hồ sơ đề tài đượcthực hiện trong cả hai giai đoạn: giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữcủa tài liệu Những quy định của Nhà nước về lưu trữ tài liệu khoa họccông nghệ nói chung và tài liệu NCKH nói riêng ở nước ta được đề cập

đầu tiên trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ

được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội

đồng chính phủ Nghị định nêu rõ “Những công văn, tài liệu sau khi được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan hoặc các kho lưu trữ trung ương hoặc địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi

cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, băng ghi âm v.v.”

Ngày 04/4/2001, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã công bố Pháplệnh Lưu trữ Quốc gia để điều chỉnh các hoạt động liên quan đến lưu trữtài liệu nói chung Tài liệu lưu trữ NCKH cũng nằm trong phạm vi điều

chỉnh của Pháp lệnh Tại Điều 1 của Pháp lệnh ghi rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về kinh tế, quốc phòng, an ninh ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các

cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.”

Như vậy, theo những quy định nêu trên thì toàn bộ tài liệu liênquan đến hoạt động khoa học công nghệ nói chung và tài liệu NCKH nóiriêng hình thành trong hoạt động của các cơ quan đơn vị có liên quan đếnhoạt động khoa học công nghệ là một thành phần quan trọng của PhôngLưu trữ quốc gia Do vậy, những tài liệu này cần được lưu trữ và quản lýtập trung thống nhất

Cho đến nay, Nhà nước ta chưa ban hành những văn bản quy địnhriêng về tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói chung và tài liệu

NCKH nói riêng Tuy nhiên, một số văn bản pháp luật có liên quan đã cónhững điều khoản đề cập đến vấn đề này

Trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ năm

1963, tại Điều 26 có quy định “Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng có nhiệm vụquản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ của các cơ quan Nhà nước và cácđoàn thể nhân dân trong toàn quốc” và Điều 40 quy định “các xí nghiệp,các cơ quan làm việc khoa học kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ rathành hai loại: hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính và hồ sơ tài liệu khoa học,

kỹ thuật” Do đó, tại một số cơ quan đã hình thành 2 bộ phận lưu trữ: lưutrữ tài liệu hành chính và lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật

Đối với tài liệu hành chính, những quy định về thời hạn giao nộpvào lưu trữ được quy định đầy đủ và rõ ràng:

Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, sau một năm kể từ năm côngviệc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữđược nộp vào lưu trữ hiện hành Thời gian giao nộp tài liệu lưu trữ hiệnhành vào lưu trữ lịch sử được quy định là sau 10 năm kể từ năm tài liệuvăn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan trung ương vàsau 5 năm đối với lưu trữ hiện hành địa phương

Trong khi đó, Pháp lệnh chưa quy định thời hạn giao nộp cụ thể vớitài liệu KHCN nói chung và tài liệu NCKH nói riêng vào lưu trữ hiệnhành và lưu trữ lịch sử

Ngoài ra, đối với các cơ quan có chức năng đào tạo và nghiên cứunhư các trường đại học, kế hoạch và nguồn kinh phí dành cho hoạt độngnghiên cứu khoa học đều do Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường quyđịnh và mọi hoạt động nghiệp vụ liên quan đến khoa học công nghệ đều

do Bộ hướng dẫn chỉ đạo hay nói cách khác, Bộ Khoa học Công nghệ vàMôi trường có chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh vực nghiên cứu khoahọc và phát triển công nghệ nên việc quản lý các hồ sơ NCKH được thực

hiện theo quy định của Bộ Ngày 06/6/1980, Uỷ ban KHKT Nhà nướcnay là Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã ban hành Quyết định số271/QĐ quy định về thời hạn đăng ký, giao nộp kết quả nghiên cứu đượchình thành trong hoạt động khoa học công nghệ của các cơ quan tổ chứctrong toàn quốc Theo Quyết định này, sau 15 ngày kể từ khi kết quảnghiên cứu được cấp quản lý tổ chức đánh giá và nghiệm thu, cơ quanquản lý đề tài hoặc Hội đồng nghiệm thu phải nộp phiếu đăng ký và báocáo tổng kết kết quả nghiên cứu đã được đánh giá chính thức (kèm theocác tài liệu có liên quan) cho Uỷ ban KH&KT Nhà nước.

Sau đó, Thông tư số 648/THKH ngày 06/6/1980 của Uỷ ban

KH&KT Nhà nước hướng dẫn thi hành “Quy định về đăng ký Nhà nước

đề tài nghiên cứu KHKT và nộp báo cáo kết quả nghiên cứu” nêu rõ mục

đích của việc đăng ký và giao nộp kết quả nghiên cứu là nhằm tập trungkết quả nghiên cứu khoa học kỹ thuật để sử dụng vì lợi ích chung của xãhội; giúp Nhà nước quản lý toàn diện các kết quả nghiên cứu khoa học kỹthuật trong phạm vi toàn quốc; tránh hiện tượng nghiên cứu trùng lặp; tạo

cơ sở công nhận quyền tác giả đối với công trình nghiên cứu; giúp Nhànước xây dựng kho lưu trữ quốc gia về toàn bộ các công trình nghiên cứukhoa học trong phạm vi toàn quốc Tuy nhiên, đối tượng điều chỉnh củanhững văn bản trên đây chỉ là các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước còn đềtài khác thì chưa được đề cập tới

Tiếp theo những văn bản nêu trên của Uỷ ban KH&KT Nhà nước,

Năm 2000, Chủ tịch nước đã ban hành Luật Khoa học và Công nghệ Điều 25, mục 1, chương III của Luật này đã quy định “Kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ có sử dụng ngân sách nhà nước phải đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và phải được lưu giữ tại cơ quan lưu trữ Nhà nước.” Theo quy định này, việc đăng ký và giao

nộp các kết quả nghiên cứu có sử dụng ngân sách Nhà nước là bắt buộc

Trong những năm qua, ngành Giáo dục và Đào tạo nước ta đã có sựquan tâm đến công tác lưu trữ nói chung và công tác lưu trữ của cáctrường đại học nói riêng Từ những năm 1970, Bộ Giáo dục (nay là BộGiáo dục và Đào tạo) đã ban hành một số văn bản quy định về vấn đềnày.

Năm 1977, Bộ trưởng Bộ Giáo dục đã ban hành Quy định về chế

độ nộp lưu, quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, tài liệu tham khảo về giáo dục đối với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Giáo dục và các trường trực thuộc Bộ Giáo dục theo Quyết định số 1591/QĐ-BGD ngày

19/11/1977 Bản Quy định này đề cập đến chế độ tổ chức quản lý tài liệulưu trữ tại các trường, các đơn vị thuộc Bộ Giáo dục Cùng thời gian này,

Bộ Giáo dục đã ban hành Chỉ thị số 33/CT về việc quản lý tập trung,thống nhất tài liệu lưu trữ giáo dục ở các đon vị tổ chức thuộc Bộ và cáctrường trực thuộc Bộ Nội dung chủ yếu của văn bản này là chỉ đạo việcthu thập tài liệu về giáo dục của chính quyền Sài Gòn trước năm 1975 vàđôn đốc việc thực hiện chế độ quản lý chặt chẽ công tác lưu trữ ở các đơn

vị thuộc ngành

Sau một thời gian thực hiện, ngày 01/10/1981, Bộ trưởng Bộ Giáodục đã ban hành Chỉ thị số 28/CT-GD về việc chấn chỉnh và tăng cườngcông tác lưu trữ hồ sơ trong ngành Giáo dục Chỉ thị nêu rõ khi cán bộ,giáo viên, nhân viên kiểm điểm công tác cần kiểm điểm việc lập hồ sơ

công tác mỗi năm của mình, hồ sơ được sắp xếp theo danh mục và thựchiện nộp lưu những hồ sơ chủ yếu vào kho lưu trữ của đơn vị theo quyđịnh về kỳ hạn và thủ tục.

Năm 1985, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp ban hành Chỉthị số 45/CT-ĐH&THCN ngày 24/9/1985 về việc chấn chỉnh công táccông văn giấy tờ của các trường trực thuộc bộ Trong Chỉ thị nêu rõ cácyêu cầu về công tác lưu trữ như tuyên truyền và phổ biến Pháp lệnh Bảo

vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, phổ biến về công tác lập hồ sơ, nộp tài liệuvào kho lưu trữ

Tiếp đó, đến năm 1987, Bộ Đại học, Trung học chuyên nghiệp vàDạy nghề có Công văn số 4906/VP ngày 15/12/1987 về việc chấn chỉnhcông tác văn thư, lưu trữ hồ sơ đối với các trường đại học

Qua hệ thống các văn bản nói trên, chúng ta thấy rằng ngành Giáodục – Đào tạo nói chung đã có sự quan tâm đến việc thực hiện các vănbản pháp luật về công tác lưu trữ, thường xuyên đôn đốc các đơn vị thuộc

Bộ nói chung và các trường đại học nói riêng thực hiện nghiêm túc công

tác lưu trữ Tuy nhiên, các văn bản này không quy định cụ thể các vấn đề của lưu trữ tại các trường đại học, chưa đề cập nhiều các nghiệp vụ lưu trữ như chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản, khai thác sử dụng cũng như về tổ chức bộ phận lưu trữ tại các trường Đặc biệt, công tác lưu trữ tài liệu NCKH của các trường chưa được đề cập đến trong bất kỳ một văn bản nào Có thể nói, vấn đề lưu trữ những tài liệu này hoàn toàn

bỏ ngỏ.

Trên thực tế như đã phân tích ở phần trên, loại tài liệu này có vaitrò quan trọng đối với hoạt động của các trường đại học bởi trong đào tạo

có hoạt động nghiên cứu và NCKH phải gắn liền với đào tạo Tuy nhiên,

do việc chỉ đạo và hướng dẫn của các cơ quan chức năng chưa cụ thể nênviệc quản lý tài liệu NCKH tại các trường đại học chưa thống nhất và

hoàn chỉnh, dẫn đến tình trạng có thể thất lạc tài liệu và không khai tháchết hiệu quả của những công trình nghiên cứu được công bố, khả năng xãhội hóa sản phẩm bị hạn chế rất nhiều

Trường ĐH KHXH&NV cũng nằm trong tình trạng nói trên Đốivới công tác văn thư, lưu trữ nói chung thì Nhà trường đã có sự quan tâmnhất định Tuy nhiên, sự quan tâm chỉ đạo chưa đầy đủ và cụ thể Chođến nay, Trường vẫn chưa có quy chế về công tác văn thư, lưu trữ nóichung và chưa có quy định cụ thể với việc lưu trữ tài liệu NCKH nóiriêng Hiện nay, tài liệu NCKH mới chỉ được lưu giữ tại bộ phận phụtrách quản lý hoạt động NCKH của Trường, chưa được tập trung quản lýtại bộ phận lưu trữ hiện hành của Trường

Tóm lại, qua hệ thống văn bản chỉ đạo về vấn đề quản lý và khai

thác sử dụng tài liệu NCKH nêu trên, chúng ta có thể nhận thấy, chủ yếu các quy định mới đề cập đến vấn đề thuộc phạm vi lưu trữ tài liệu NCKH còn việc quản lý tài liệu ở giai đoạn văn thư và tổ chức khai thác sử dụng các tài liệu NCKH chưa có nhiều quy định Mặt khác, những quy định đối

với công tác lưu trữ hồ sơ đề tài cũng rất chung chung, không đi vào cácvấn đề xác định trách nhiệm lưu trữ, xác định các nguồn thu thập bổ sungcũng như đi vào các khâu nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ đề tàiNCKH

2.2 Thực trạng tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu NCKH của Trường ĐH KHXH&NV

2.2.1 Tổ chức quản lý tài liệu NCKH

lý NCKH & ĐTSĐH có nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và trựctiếp lưu giữ hồ sơ các hoạt động khoa học công nghệ của Trường

Theo quy định này, toàn bộ các đề tài sau khi được nghiệm thu vàhoàn chỉnh hồ sơ được Phòng QLNCKH&ĐTSĐH cập nhật thông tin vào

cơ sở dữ liệu quản lý đề tài và lưu giữ hồ sơ gốc của đề tài Như vậy, vềphương diện lý thuyết, Phòng QLNCKH&ĐTSĐH là nơi quản lý hồ sơ

đề tài trong giai đoạn văn thư, sau đó, những hồ sơ này phải được quản lýtập trung và thống nhất tại lưu trữ của cơ quan Nếu những hồ sơ này tiếptục được lưu giữ tại Phòng Khoa học thì sẽ không thể tiến hành các khâunghiệp vụ của lưu trữ để bảo quản an toàn những hồ sơ đề tài và khó cóthể tạo tiền đề cho việc tổ chức khai thác, sử dụng những tài liệu nàynhằm phục vụ có hiệu cho dối với công tác quản lý cũng như nghiên cứukhoa học, đào tạo

* Biện pháp quản lý tài liệu NCKH

Thu thập và bổ sung tài liệu NCKH

Sau khi hết thời hạn của hợp đồng và chủ trì đề tài hoàn thành việcnghiên cứu, trên cơ sở công văn đề nghị nghiệm thu của cấp có thẩmquyền và hồ sơ đã có bao gồm: phiếu đăng ký đề tài, quyết định giao đềtài, hợp đồng nghiên cứu, bộ phận quản lý hoạt động NCKH của Trườngchuẩn bị các thủ tục nghiệm thu cho chủ trì đề tài

Để có thể được nghiệm thu, chủ trì đề tài phải nộp những loại tàiliệu sau:

- Công văn đề nghị nghiệm thu các cấp, trong đó có dự kiến thành viên của Hội đồng nghiệm thu

- Báo cáo quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu

- Tóm tắt nội dung đề tài bằng tiếng việt và tiếng Anh

- Bản toàn văn công trình nghiên cứu đã được đóng quyển

- Các tài liệu điều tra khảo sát, thực nghiệm

Quá trình nghiệm thu đề tài sẽ hình thành nên các tài liệu như:

- Biên bản họp hội đồng nghiệm thu

- Nhận xét của các thành viên hội đồng

- Phiếu đánh giá đề tài

Những tài liệu này sẽ được chủ trì đề tài bổ sung vào hồ sơ và nộpcho bộ phận quản lý nghiên cứu khoa học sau khi buổi họp Hội đồngnghiệm thu kết thúc

Hiện nay về cơ bản toàn bộ các đề tài đã nghiệm thu đều được tậphợp đầy đủ các tài liệu nêu trên, trừ các đề tài cấp Nhà nước hầu nhưkhông lưu giữ được nhiều do loại đề tài này không thuộc thẩm quyềnquản lý trực tiếp của Trường Các đề tài của sinh viên nghiên cứu khoahọc đạt giải cấp Trường và dự thi cấp Bộ chỉ được lưu giữ toàn văn báocáo Các tài liệu hành chính liên quan đến việc tổ chức hoạt động NCKHcủa sinh viên được tập hợp theo hồ sơ công việc và được quản lý giốngnhư những tài liệu hành chính khác

Dưới đây là danh mục các tài liệu cơ bản có trong hồ sơ đề tàiNCKH các cấp

Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH cấp Trường, gồm:

1 Phiếu đăng ký đề tài NCKH cấp Trường

2 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp Trường

3 Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu

4 Tóm tắt nội dung và kết quả nghiên cứu của đề tài

5 Báo cáo tình hình thực hiện và kết quả nghiên cứu của đề tài

6 Toàn văn công trình nghiên cứu đã được đóng quyển (các bài cáo, bài viết liên quan đến đề tài được công bố)

7 Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài

8 Biên bản họp Hội đồng đánh giá - nghiệm thu đề tài

9 Bản nhận xét đề tài của phản biện

10 Phiếu đánh giá đề tài của các thành viên Hội đồng

11 Tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn xin điều

chỉnh nội dung nghiên cứu, )

Ví dụ: Hồ sơ đề tài NCKH cấp Trường mã số T.2003.12

Chủ trì đề tài: ThS Vũ Thị Thu Hương, Khoa Đông phương học

Hồ sơ gồm những tài liệu sau:

1 Phiếu đăng ký đề tài NCKH cấp Trường năm 2003

2 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp Trường năm 2003

3 Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài của Khoa Đông phương học

4 Tóm tắt nội dung và kết quả nghiên cứu của đề tài

5 Báo cáo tình hình thực hiện và kết quả nghiên cứu của đề tài

6 Toàn văn công trình nghiên cứu đã được đóng quyển theo quy

định

7 Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài

8 Biên bản họp Hội đồng đánh giá - nghiệm thu đề tài

9 Bản nhận xét đề tài của phản biện

10 Phiếu đánh giá đề tài của các thành viên Hội đồng

Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH cấp Đại học Quốc gia 1 Phiếu đăng ký đề tài NCKH Đại học Quốc gia Hà Nội

2 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN (giai đoạn 1)

3 Báo cáo kiểm tra tiến độ đề tài

4 Biên bản kiểm tra tiến độ đề tài

5 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN (giai đoạn 2)

6 Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài

7 Tóm tắt nội dung đề tài

8 Bài báo đã công bố liên quan đến đề tài nghiên cứu

9 Toàn văn công trình nghiên cứu

10 Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài của Khoa

11 Công văn đề nghị và dự kiến thành lập Hội đồng nghiệm thu của Trường ĐH KHXH&NV

12 Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu của Đại học Quốc gia Hà Nội

13 Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu

14 Bản nhận xét của uỷ viên nhận xét và các thành viên Hội đồng

(nếu có)

15 Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu

16 Tài liệu khác (đơn xin gia hạn thực hiện đề tài, đơn xin điều chỉnh nội dung nghiên cứu, )

Ví dụ: Hồ sơ đề tài cấp Đại học Quốc gia mã số QX.2001.08 Chủ trì đề tài TS Lê Anh Tuấn, Khoa Văn học

Hồ sơ gồm những tài liệu sau:

1 Phiếu đăng ký đề tài NCKH Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2001

2 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH cấp ĐHQGHNHN năm 2001 (giai đoạn 1)

3 Báo cáo kiểm tra tiến độ đề tài

4 Biên bản kiểm tra tiến độ đề tài

đoạn 2)

6 Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài

7 Tóm tắt nội dung đề tài

8 Bài báo đã công bố liên quan đến đề tài nghiên cứu

9 Toàn văn công trình nghiên cứu

10 Công văn đề nghị thành lập Hội đồng nghiệm thu của Khoa Văn

13 Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu

14 Bản nhận xét đề tài của phản biện

15 Phiếu đánh giá của các thành viên Hội đồng đánh giá nghiệm thu

Danh mục tài liệu trong hồ sơ đề tài NCKH trọng điểm, đề tài NCKH đặc biệt

1 Đề cương chi tiết đề tài NCKH

2 Quyết định bổ nhiệm chủ trì đề tài của ĐHQGHNHN

3 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH (giai đoạn 1)

4 Báo cáo kiểm tra tiến độ đề tài

5 Biên bản kiểm tra tiến độ đề tài

6 Hợp đồng thực hiện đề tài NCKH (giai đoạn 2)

7 Báo cáo quá trình thực hiện và kết quả của đề tài

8 Tóm tắt nội dung đề tài NCKH

9 Bài báo đã công bố liên quan đến đề tài nghiên cứu