Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan trung ương hội liên hiệp phụ nữ việt nam

lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 1-1999 củaNguyễn Thị Thuỷ, “Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quanquản lý hành chính Nhà nước” Tạp chí

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN

Hà Nội-2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN

MỤC LỤC

Trang

Nội dung

Chương 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ và vị trí, vai trò

công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội

dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ương

1.2 Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 21

Chương 2: Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt

2.1 Quy định của Đảng và Nhà nước về công tác lập hồ sơ và

2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu

trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 38

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên

3.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ về vai trò, tầm

quan trọng và trách nhiệm phải lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu

3.2 Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn về công tác lập

3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ 663.4 Phát huy hơn nữa vai trò của Văn phòng và cán bộ văn thư,

lưu trữ đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ

3.5 Tổ chức kiểm tra và sơ kết, tổng kết việc lập hồ sơ và giao

Tài liệu phụ lục

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của luận văn

Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hội, tập hợprộng rãi tầng lớp phụ nữ Việt Nam, là thành viên của Mặt trận Tổ quốc ViệtNam Hội tham gia tích cực trong các hoạt động vì hoà bình, đoàn kết hữunghị giữa các dân tộc và tiến bộ xã hội trên toàn thế giới Ngày 20-10-1946,Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Chỉ thị về thành lập Hội Liên hiệp Phụ nữViệt Nam (kế tục sự nghiệp của các tổ chức Hội trước đó như Hội phụ nữ giảiphóng, Hội phụ nữ phản đế, )

Trong quá trình hoạt động, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ ViệtNam đã và đang hình thành khối lượng tài liệu rất lớn Tài liệu đã phản ánhmột cách chân thực vai trò, nhiệm vụ và những đóng góp to lớn của Trungương Hội trong cuộc đấu tranh giành độc lập dân tộc, xây dựng chủ nghĩa xãhội và sự nghiệp đổi mới, phát triển kinh tế đất nước

Nhận thức rõ tầm quan trọng của tài liệu, trong quá trình hoạt động,Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam đã luôn quan tâm đến việc tổchức quản lý an toàn và khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả Tuy nhiên,hiện nay việc quản lý tài liệu còn nhiều hạn chế, công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ hiện hành chưa được thực hiện nề nếp, chưa xây dựng đượccác công cụ để quản lý tài liệu một cách khoa học, hầu hết tài liệu chưa đượclập hồ sơ, xác định giá trị kịp thời ngay từ khâu giải quyết công việc hàngngày Do vậy, công tác này đã làm hạn chế việc phát huy giá trị của tài liệutrong hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, trong giải quyết công việccủa cán bộ, chuyên viên cũng như việc nghiên cứu, tìm hiểu vai trò, lịch sửhình thành và phát triển của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Thực hiện tốt việc lập hồ sơ từ giai đoạn văn thư sẽ khắc phục đượctình trạng tài liệu tập trung vào lưu trữ cơ quan theo đống, bó, gói; tài liệu cógiá trị và hết giá trị đang được lưu giữ lẫn lộn như hiện nay ở Trung ương

Hội Do đó, để tăng cường hiệu quả, nâng cao chất lượng, hiệu suất công táccủa cán bộ, đồng thời giúp cho hoạt động quản lý văn bản được chặt chẽ, khoahọc thì việc tìm hiểu và đưa ra những giải pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơvào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là rất cầnthiết.

Từ những lý do trên, với khả năng nghiên cứu của bản thân, chúng tôichọn đề tài "Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ươngHội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" làm đề tài cho luận văn cao học chuyênngành lưu trữ Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn hiểu rõ hơn vềthực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, từ đó đề xuất một số giảipháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quanTrung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Qua đó, giúp cho lãnh đạo, cán

bộ, công chức Trung ương Hội nhận thức được tầm quan trọng, vai trò, ýnghĩa của việc lập hồ sơ trong hoạt động của mỗi cá nhân và đưa công tác nàycủa cơ quan dần dần đi vào nề nếp

2 Mục tiêu của luận văn

Trên cơ sở nghiên cứu vận dụng những cơ sở lý luận và thực tiễn lập

hồ sơ hiện hành, đề tài được thực hiện nhằm đưa ra hai mục tiêu:

- Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

- Từ thực trạng đó, chúng tôi đề xuất với lãnh đạo cơ quan Trung ươngHội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng lập hồ

sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữViệt Nam

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Để thực hiện được mục tiêu đặt ra, đối tượng tiếp cận, nghiên cứu của

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành nói chung;

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, thành phần, nội dung tài liệu Trungương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

- Thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Ở nước ngoài: Những vấn đề liên quan đến lập hồ sơ hiện hành đãđược nghiên cứu bởi các nhà lưu trữ học, các nhà nghiên cứu của nhiều nước trênthế giới, như: ở Liên Xô, văn bản chỉ đạo nghiệp vụ "Chế độ văn thư Nhà

nước thống nhất" năm 1974 đã quy định cụ thể về trách nhiệm của từng cơquan, tổ chức, cá nhân trong việc lập hồ sơ đối với những công việc có liênquan đến văn bản, giấy tờ thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cánhân phải giải quyết; đồng thời cũng quy định cụ thể thời hạn nộp lưu hồ sơ,tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ hiện hành của cơ quan Ở Trung Quốc,việc nghiên cứu lý luận, thực tiễn lập hồ sơ được các nhà khoa học đề cậptrong giáo trình "Văn thư học" giảng dạy tại các cấp đại học, cao đẳng, trunghọc chuyên nghiệp…

Ở trong nước: Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ cũng được quyđịnh trong một số văn bản của Nhà nước, Chính phủ, như Luật Lưu trữ năm

2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Trong

hệ thống cơ quan Đảng, công tác lập hồ sơ được đề cập ngắn gọn trong một sốvăn bản, như Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 của Văn phòng Trungương về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Hướng dẫn số22-HD/VPTW/nb ngày 22-11-2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chứcđảng các cấp

Những văn bản mang tính pháp quy, chỉ đạo này đã tạo cơ sở cho việcnghiên cứu và thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiệnhành ở các cơ quan, tổ chức được thống nhất và nề nếp hơn

Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ được nhiều nhà khoahọc lưu trữ quan tâm nghiên cứu, như PGS Vương Đình Quyền, PGS.TS VũThị Phụng, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và những cán bộ làm công tác vănthư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nước… Nhiều bài viết,nghiên cứu, trao đổi đề cập đến công tác này, như giáo trình "Lý luận vàphương pháp công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền, tập bài giảngcủa Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, của Trường Đại học Nội vụ;trong tạp chí ngành, như những bài viết: “Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp

lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan” (Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 1-1999) củaNguyễn Thị Thuỷ, “Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quanquản lý hành chính Nhà nước” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 6-2000) của KiềuThị Mai, “Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra Trungương” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2-2002) của Tô Duy Nghĩa.

Bên cạnh đó, công tác lập hồ sơ còn là vấn đề được nhiều cán bộngành lưu trữ quan tâm nghiên cứu, như: "Nghiên cứu xác định giá trị hồ sơtài liệu và xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của hệ thống tổ chức chínhtrị - xã hội từ trung ương đến tỉnh, thành phố" đề tài KHBĐ (2007)-31 củaVăn phòng Trung ương Đảng do Nguyễn Thị Kỳ làm chủ nhiệm; Luận vănthạc sỹ "Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hànhTrung ương - Thực trạng và giải pháp" của tác giả Trịnh Thị Hà, 2006 và

"Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng vàgiải pháp" của tác giả Nguyễn Văn Tâm, 2008

Có thể thấy rằng, các bài viết, bài nghiên cứu của các tác giả đã đề cập

và đưa ra khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ cũng như xácđịnh giá trị hồ sơ, tài liệu, vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ vào lưu trữ hiện ở cơ quan nhà nước, các cơ quan, tổ chức Đảng.Tuy nhiên, từ sau khi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có hiệu lực thihành, công tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội do cơ quanquản lý lưu trữ của Đảng chỉ đạo thì thực trạng lập hồ sơ hiện hành và đề xuấtcác giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này ở các tổ chức chính trị - xãhội nói chung và ở Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam nói riêngchưa được đề cập đến một cách cụ thể Chính vì vậy, trên cơ sở vận dụngnhững kết quả nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi cố gắng giải quyếtcác mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi của đề tài này là tìm hiểu tìnhhình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương

Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng của công tác này.

6 Nguồn tư liệu tham khảo

Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã tham khảo nhiều nguồn tư liệu khác nhau ở trong nước và ngoài nước:

- Tài liệu nước ngoài: văn bản, sách, giáo trình của Trung Quốc, Liên

Xô về công tác văn thư, trong đó có công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan

- Trong nước, chúng tôi tham khảo các văn bản của Đảng và Nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiệnhành nói riêng; Các văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định về chức năngnhiệm vụ, tổ chức bộ máy, chương trình, quy chế làm việc, kế hoạch, báo cáo năm

về các mặt công tác của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; Các giáotrình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ;

tập bài giảng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Các bài viếtđăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Ngoài ra, để thực hiện đề tài, chúng tôi còn tham khảo các công trìnhnghiên cứu khoa học của cán bộ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng,các luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ học

7 Phương pháp nghiên cứu

Chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin,các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch

sử Các phương pháp nghiên cứu cụ thể được sử dụng là:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: giúp chúng tôi trong việc nghiêncứu những cơ sở lý luận và thực tiễn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ để từ

đó nhận định đánh giá một cách chính xác những ưu điểm và những mặt còn hạnchế trong công tác này của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ

nữ Việt Nam Trên cơ sở đó, chúng tôi đề xuất những giải pháp nâng cao chấtlượng việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương HộiLiên hiệp Phụ nữ Việt Nam.

- Phương pháp phân tích hệ thống, thống kê: giúp chúng tôi có cáinhìn tổng thể về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và các ban tham mưu của Trungương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, qua đó đánh giá được thực trạng lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội

- Bên cạnh đó, chúng tôi kết hợp các phương pháp khảo sát, phỏngvấn, thống kê, tổng hợp, như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu thamkhảo, phỏng vấn một số cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ ở các ban của Trungương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, thống kê số liệu và tổng hợp các nguồnthông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu

8 Những đóng góp của luận văn

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần giúp cho cơ quan quản lýlưu trữ của Đảng, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam xem xét vàban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn để chấn chỉnh việc quản lý tài liệu,khắc phục những hạn chế trong công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

Góp phần bổ sung vào việc nghiên cứu lý luận chung về công tác vănthư, lưu trữ nói chung và công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và các tổ chứcchính trị - xã hội nói riêng

Ngoài ra, luận văn có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập,nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận vớithực tiễn tài liệu của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

9 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương,bao gồm:

Chương 1: Khái quát chức năng, nhiệm vụ và vị trí, vai trò công táclập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội Liênhiệp Phụ nữ Việt Nam.

Nội dung chủ yếu được trình bày ở chương 1 là giới thiệu khái quát về cơcấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, sự hình thành tài liệu của Trung ương HộiLiên hiệp Phụ nữ Việt Nam và vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liện hiệp Phụ nữ Việt Nam

Chương 2: Tình hình công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Chương này tập trung tìm hiểu thực tiễn công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ của văn phòng và các ban tham mưu giúp việc Trung ươngHội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về côngtác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Nội dung của chương này là đưa ra các giải pháp nhằm khắc phụcnhững tồn tại để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữtại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Phần kết luận đánh giá cách giải quyết vấn đề và kết quả của đề tàitrên cơ sở nhiệm vụ của đề tài đặt ra, đồng thời đưa ra những kết luận, khuyếnnghị sau khi nghiên cứu đề tài

Ngoài danh mục tài liệu tham khảo, để minh họa thêm cho đề tài, luậnvăn của chúng tôi còn đưa ra một số phụ lục: Quy định về chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan và các ban tham mưu giúp việc Trung ương Hội Liên hiệp Phụ

nữ Việt Nam, Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung ươngHội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ VỊ TRÍ, VAI TRÒ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CỦA

CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc

tự nguyện, dân chủ, liên hiệp, thống nhất hành động Cơ quan lãnh đạo cáccấp của Hội đều do bầu cử lập ra, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, tậpthể lãnh đạo cá nhân phụ trách Hệ thống tổ chức Hội gồm 4 cấp: Trung ương;tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thành phố, thị xã trựcthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn và tương đương (gọi là cấp cơ sở) Trungương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là tổ chức Hội ở cấp Trung ương

Ở Trung ương, Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc là cơ quan lãnh đạocao nhất của Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam Ban Chấp hành Trung ương HộiLiên hiệp Phụ nữ Việt Nam do Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc bầu; Ban Chấphành Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam là cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳĐại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc

1.1.1 Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc

Đại hội được tổ chức thường lệ 5 năm/lần, trong trường hợp cần thiết

có thể tổ chức Đại hội sớm hơn hoặc muộn hơn nhưng không quá 1 năm Đạihội có nhiệm vụ: Đánh giá phong trào phụ nữ và hoạt động của Hội trongnhiệm kỳ vừa qua, quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác của Hộitrong nhiệm kỳ tới; góp ý kiến vào dự thảo văn kiện Đại hội và dự thảo Điều

lệ Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; quyết định số lượng ủy viên Ban Chấphành Trung ương Hội, bầu Ban Chấp hành Trung ương Hội; biểu dương, khenthưởng các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong hoạt động của HộiLiên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Để chuẩn bị đại hội, Ban Chấp hành Trung ương Hội thành lập cáctiểu ban: Tiểu ban văn kiện, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban phục vụ đại hội Cáctiểu ban này không có bộ máy riêng, thành viên của tiểu ban là các đồng chí

uỷ viên Ban Chấp hành đương nhiệm và cán bộ của các ban tham mưu; cáctiểu ban hoạt động dưới sự điều hành trực tiếp của Đoàn Chủ tịch Trung ươngHội Các tiểu ban của đại hội được lập ra và hoạt động đến ngày khai mạc đạihội

Trong quá trình tiến hành đại hội, Đại hội bầu Đoàn Chủ tịch để điềuhành công việc của Đại hội; bầu Đoàn Thư ký để ghi biên bản, tổng hợp các ýkiến thảo luận tại Đại hội, ghi nhật ký Đại hội và Ban Thẩm tra tư cách đạibiểu để xem xét việc chấp hành thủ tục, nguyên tắc bầu cử của đại biểu, kếtluận tố cáo và khiếu nại về tư cách đại biểu để trình Đại hội quyết định

Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc không có văn thư riêng Khi Đạihội hoạt động, bộ phận văn thư của Ban Chấp hành Trung ương Hội làm vănthư của Đại hội và quản lý văn bản đi, đến của Đại hội

Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Đại hộigồm: Tài liệu của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch và các ban trực thuộc BanChấp hành Trung ương Hội chỉ đạo, hướng dẫn việc chuẩn bị đại hội; tài liệucủa các tiểu ban: văn kiện, điều lệ, nhân sự, phục vụ; các văn kiện chính tạiĐại hội; tài liệu của Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đạibiểu, tài liệu của Trung ương Đảng, các ban trực thuộc Trung ương Đảng chỉđạo, hướng dẫn về Đại hội; tài liệu của Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; tàiliệu của Hội Liên hiệp phụ nữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo,góp ý kiến vào các văn kiện của Đại hội đại biểu Phụ nữ toàn quốc; báo cáo

về đoàn đại biểu dự Đại hội; tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Trung ươngHội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; đơn thư của các cá nhân gửi đến Đại hội

Nội dung tài liệu phản ánh sự chỉ đạo của Trung ương Đảng, các bantrực thuộc Trung ương Đảng về Đại hội; quá trình dự thảo và góp ý vào cácvăn kiện trình Đại hội; chuẩn bị nhân sự Đại hội và nhân sự tham gia BanChấp hành Trung ương Hội khoá mới; thủ tục tổ chức Đại hội, dự thảo vănkiện và ý kiến góp ý vào các dự thảo văn kiện; bầu Ban Chấp hành Trungương Hội khoá mới; biểu quyết thông qua nghị quyết Đại hội; phục vụ về tàiliệu, cơ sở vật chất, bảo vệ Đại hội từ khi chuẩn bị đến khi kết thúc Đại hội.

1.1.2 Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Ban Chấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam họpthường kỳ 1 lần/năm, khi cần thiết có thể họp bất thường Ban Chấp hànhTrung ương Hội có những nhiệm vụ chủ yếu: Tổ chức thực hiện nghị quyếtĐại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc và Điều lệ Hội; đánh giá, tổng kết phongtrào phụ nữ; tham gia xây dựng và giám sát việc thực hiện luật pháp, chínhsách của Nhà nước có liên quan đến quyền lợi, đời sống phụ nữ; đại diện tổchức Hội phụ nữ trong các hoạt động với các ngành, đoàn thể, tổ chức xã hộitrong nước và quốc tế; quyết định số lượng ủy viên Đoàn Chủ tịch, các phóchủ tịch; bầu Đoàn Chủ tịch, chủ tịch và các phó chủ tịch

Đoàn Chủ tịch là cơ quan lãnh đạo giữa 2 kỳ họp Ban Chấp hànhTrung ương Hội, Đoàn Chủ tịch có nhiệm vụ: thay mặt Ban Chấp hành lãnhđạo và kiểm tra việc thực hiện nghị quyết Đại hội đại biểu phụ nữ toàn quốc,nghị quyết Ban Chấp hành Trung ương Hội giữa 2 kỳ hội nghị Ban Chấphành; chuẩn bị nội dung và triệu tập các kỳ hội nghị Ban Chấp hành, quyếtđịnh các vấn đề về tổ chức, cán bộ

Thường trực Đoàn Chủ tịch do Đoàn Chủ tịch cử, gồm Chủ tịch và cácPhó Chủ tịch Nhiệm vụ của Thường trực Đoàn Chủ tịch là thay mặt ĐoànChủ tịch điều hành công việc giữa 2 kỳ họp Đoàn Chủ tịch; xử lý các côngviệc hàng ngày, chuẩn bị các vấn đề trình Đoàn Chủ tịch quyết định; quản lý

cơ quan chuyên trách Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam

Cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là cơ quannghiên cứu, tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Đảng đoàn, Đoàn Chủ tịchvận dụng chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước để hoạch định cácchủ trương, kế hoạch, chương trình công tác của Hội và lãnh đạo thực hiện, đềxuất với Đảng, Nhà nước những vấn đề có liên quan tới phong trào phụ nữ,hoạt động Hội, công tác cán bộ nữ; theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giáviệc thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Hội.

Để thực hiện chức năng, cơ quan Trung ương Hội có nhiệm vụ nghiêncứu giúp Ban Chấp hành, Đảng đoàn, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội chỉ đạophong trào phụ nữ và các hoạt động của Hội; hướng dẫn, kiểm tra, tổng kếtviệc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết về công tác Hội; tham mưu, tổ chức thựchiện các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan; giữ mối liên hệ với Đảng,Nhà nước, các bộ, ngành; hướng dẫn, thực hiện công tác tổ chức cán bộ, chínhtrị nội bộ của Hội và cơ quan Trung ương Hội; xây dựng, quản lý cơ sở vậtchất, quản lý tài chính, tài sản cơ quan

Giúp việc cho Ban Chấp hành Trung ương Hội là văn phòng, các banchuyên trách và các đơn vị trực thuộc Trong đó, cơ quan chuyên trách gồm:Văn phòng, Ban Tổ chức, Ban Quốc tế, Ban Tuyên giáo, Ban Gia đình - Xãhội, Ban Tôn giáo - Dân tộc, Ban Chính sách - Luật pháp, Ban Hỗ trợ phụ nữphát triển kinh tế, Ban Kế hoạch - Tài chính Mỗi ban có trưởng ban, các phótrưởng ban và các chuyên viên Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi vàtham mưu một hoặc một số vấn đề thuộc chức năng của ban

- Văn phòng Trung ương Hội: có chức năng tham mưu, giúp việc BanChấp hành, Đảng đoàn, thủ trưởng cơ quan về lãnh đạo, chỉ đạo phong trào phụ

nữ, quản lý, điều hành cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt

Nam

Nhiệm vụ của Văn phòng là tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác; chuẩn bị nội dung cho các kỳ Hội nghị; soạn thảo các văn bản

phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo phong trào phụ nữ (không thuộc phạm vicác ban chuyên đề); theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của Hội phụ nữcác cấp, của các ban, đơn vị Trung ương Hội; tham mưu giúp Đoàn Chủ tịchkiểm tra, đôn đốc, đánh giá việc thực hiện các nghị quyết, chủ trương côngtác; làm nhiệm vụ thư ký Đảng đoàn, Thư ký Chủ tịch, Phó Chủ tịch Thườngtrực, thư ký các cuộc họp, hội nghị của cơ quan; đề xuất về chủ trương chỉđạo, theo dõi, đánh giá công tác thi đua, khen thưởng trong hệ thống tổ chứcHội; là đầu mối tiếp nhận, phát hành, xử lý thông tin tư liệu, lưu trữ tài liệucủa Trung ương Hội; thực hiện và kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách,quản lý hành chính, tài chính, tài sản của cơ quan.

- Ban Tổ chức có chức năng tham mưu giúp Đảng đoàn, Đoàn Chủtịch và Ban Chấp hành Trung ương Hội về công tác tổ chức, cán bộ và công táckiểm tra trong hệ thống Hội và cơ quan Trung ương Hội

Nhiệm vụ của Ban Tổ chức là xây dựng phương hướng, kế hoạch toànkhoá, hàng năm về công tác tổ chức, cán bộ; tuyển dụng, bố trí, đề bạt, bổnhiệm, điều chuyển… cán bộ cơ quan Trung ương Hội; tham gia công tác bảo

vệ chính trị nội bộ cơ quan; nghiên cứu, hướng dẫn các cấp hội địa phươngthực hiện chủ trương công tác của Hội về công tác tổ chức, cán bộ; thu và sửdụng quĩ Hội; hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện công tác đào tạo đội ngũ cán

bộ hội các cấp; đề xuất, thực hiện chính sách cán bộ Hướng dẫn theo dõi việcthực hiện Điều lệ Hội; thực hiện việc tặng huy chương và kỷ niệm chương củaHội; tham mưu cho Đảng đoàn, Đoàn Chủ tịch giới thiệu nhân sự nữ tham giacác cơ quan lãnh đạo Đảng, Nhà nước

- Ban Tuyên giáo có chức năng tham mưu với Ban Chấp hành, ĐoànChủ tịch về công tác tuyên truyền giáo dục của Hội; nắm bắt tình hình tư tưởng,nguyện vọng của hội viên, phụ nữ để phản ảnh kịp thời với Đảng, Nhà nước

Nhiệm vụ chủ yếu của Ban Tuyên giáo là phối hợp với các ngành chứcnăng để xây dựng kế hoạch hợp tác truyền thông, giáo dục; bồi dưỡng đội ngũbáo cáo viên, tuyên truyền viên theo các chuyên đề; tuyên truyền những nộidung hoạt động của phong trào phụ nữ Việt Nam, truyền thống của Hội Liênhiệp Phụ nữ Việt Nam; tổ chức các hoạt động về văn hoá, văn nghệ, thể dụcthể thao cho phụ nữ, về phòng chống tệ nạn xã hội, về bảo vệ, chăm sóc trẻem,… Biên soạn và phát hành tờ “Thông tin phụ nữ” và một số chuyên đềliên quan Tham mưu cho Đoàn Chủ tịch tổ chức xét và trao giải thưởngKovalevskaia và Giải thưởng phụ nữ Việt Nam, giải báo chí cho tập thể,phóng viên, biên tập viên có nhiều đóng góp cho công tác tuyên truyền củaHội.

- Ban Kế hoạch - Tài chính có chức năng tham mưu, giúp việc ĐoànChủ tịch, thủ trưởng cơ quan về công tác kế hoạch - tài chính, đầu tư xây dựng cơbản thuộc cơ quan Trung ương Hội Ban có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, dự toánngân sách nhà nước dài hạn, hàng năm của cơ quan Trung ương Hội; theo dõi việcthực hiện kế hoạch - tài chính hàng quý, năm của các

ban, đơn vị trực thuộc và của cơ quan Trung ương Hội; thẩm định kế hoạchhoạt động, dự toán và thanh, quyết toán tài chính, dự án đầu tư của các ban,đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp thuộc cơ quan trung ương Hội; thammưu, khai thác các nguồn lực phục vụ nhiệm vụ chính trị của cơ quan Trungương Hội

- Ban Hỗ trợ Phụ nữ phát triển kinh tế có chức năng nghiên cứu, đềxuất với Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch về các chủ trương công tác liên quan tớilĩnh vực hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế; hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thựchiện các hoạt động hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế

Ban có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích tình hình và hướng dẫn, kiểmtra việc thực hiện chủ trương liên quan đến phụ nữ về vấn kinh tế, như: đóinghèo, dạy nghề, việc làm, phát triển doanh nghiệp,… Phối hợp với các cơ

quan, tổ chức trong và ngoài nước, các ban, đơn vị của Trung ương Hội vậnđộng, khai thác nguồn lực và thực hiện các dự án, chương trình nhằm hỗ trợphụ nữ phát triển kinh tế.

- Ban Chính sách - Luật pháp có chức năng tham mưu Đoàn Chủ tịch,Ban Chấp hành xây dựng, giám sát các văn bản luật pháp, chính sách có liên quanđến phụ nữ, bình đẳng giới và phản biện xã hội

Để thực hiện được chức năng trên, Ban Chính sách - Luật pháp có một

số nhiệm vụ, như: tham gia xây dựng, hướng dẫn và kiểm tra các cấp hội thựchiện chính sách, pháp luật về bình đẳng giới và sự tiến bộ của phụ nữ; phổbiến, giáo dục pháp luật, giải quyết đơn thư và tư vấn pháp luật; làm thườngtrực Hội đồng giáo dục pháp luật, tham mưu thực hiện Quy chế dân chủ ở cơsở

- Ban Dân tộc - Tôn giáo có chức năng tham mưu giúp Ban Chấphành, Đoàn Chủ tịch chỉ đạo các hoạt động dân tộc, tôn giáo, an ninh quốc phòng

Nhiệm vụ của Ban là tham mưu, đề xuất với Ban Chấp hành, ĐoànChủ tịch các chủ trương, chính sách và nắm tình hình tư tưởng, đời sống củaphụ nữ dân tộc, tôn giáo; tham mưu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện,kiểm tra, đánh giá công tác vận động phụ nữ dân tộc, tôn giáo, công tác anninh quốc phòng; phối hợp với các cơ quan chức năng xây dựng, thực hiệncác chương trình liên quan đến phụ nữ dân tộc, tôn giáo; tham gia thực hiệncông tác an ninh quốc phòng

- Ban Quốc tế có chức năng tham mưu giúp Đoàn Chủ tịch vận động, thực hiện đường lối đối ngoại nhân dân của Đảng trong hoạt động của Hội

Nhiệm vụ chủ yếu của Ban là tham mưu, xây dựng kế hoạch hoạtđộng đối ngoại; tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức, cá nhân,

tổ chức chính phủ, phi chính phủ nhằm khai thác nguồn lực, kinh

nghiệm hoạt động, quản lý về kinh tế đối ngoại; tuyên truyền, quảng bá, tổchức các hoạt động của Hội về đất nước, con người, phụ nữ Việt Nam với các

tổ chức quốc tế; hỗ trợ các ban, đơn vị, các tỉnh, thành Hội quản lý, giám sát,kiểm tra các dự án quốc tế; phối hợp can thiệp giải quyết các vấn đề có yếu tốnước ngoài; biên dịch những tài liệu nước ngoài cần thiết phục vụ công táclãnh đạo, chỉ đạo hoạt động đối ngoại; tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế,các đoàn công tác nước ngoài và đón tiếp các đoàn nước ngoài đến thăm, làmviệc tại Trung ương Hội

- Ban Gia đình - Xã hội có chức năng tham mưu đề xuất với Đoàn Chủtịch về các vấn đề liên quan đến đời sống gia đình và xã hội nhằm cải tiến chấtlượng cuộc sống của phụ nữ

Nhiệm vụ của Ban là tham mưu, giúp Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịchtham gia với Đảng, Nhà nước xây dựng chủ trương, chính sách, pháp luật vềlĩnh vực gia đình, xã hội; các vấn đề bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chínhđáng của phụ nữ, trẻ em; chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện chương trình về côngtác gia đình; xây dựng gia đình "no ấm, bình đẳng, tiến bộ, hạnh phúc", tư vấnhôn nhân - gia đình, phòng chống bạo lực gia đình, nuôi dạy con; phối hợpvới cơ quan chức năng thực hiện nội dung về lĩnh vực dân số, gia đình, chămsóc sức khoẻ sinh sản, phòng chống HIV/AIDS; chương trình an toàn giaothông, vệ sinh an toàn thực phẩm; thực hiện các chương trình về hậu phươngquân đội; các hoạt động giúp đỡ gia đình chính sách, khó khăn, phụ nữ caotuổi đơn thân, phụ nữ tàn tật, trẻ em mồ côi

Về tổ chức văn thư của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữViệt Nam, bộ phận văn thư của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữViệt Nam đặt trong Phòng Văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ươngHội Hình thức tổ chức văn thư là hỗn hợp, bộ phận văn thư Văn phòng Trungương Hội có nhiệm vụ làm công tác văn thư cho Đại hội (khi Đại hội hoạtđộng), Ban Chấp hành Trung ương Hội, cơ quan Trung ương Hội, Văn phòng

Trung ương Hội Cụ thể : quản lý văn bản đi, văn bản đến của Ban Chấp hànhTrung ương Hội, cơ quan Trung ương Hội (riêng đối với bì gửi đích danh cácban chuyên trách, văn thư Văn phòng Trung ương Hội chuyển nguyên bì,không đăng ký, quản lý, không ký giao nhận); quản lý và sử dụng con dấu củaBan Chấp hành Trung ương Hội và Văn phòng Trung ương Hội; lập hồ sơ cáchội nghị Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch và một

số các hồ sơ khác (khi được giao nhiệm vụ)

Ở mỗi ban của Trung ương Hội bố trí một cán bộ kiêm nhiệm làmcông tác văn phòng của ban (trong đó có việc tiếp nhận văn bản tại văn thư cơquan và theo dõi việc giải quyết văn bản,…)

Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, BanChấp hành Trung ương Hội và các ban tham mưu giúp việc đã hình thành nênmột khối lượng lớn tài liệu, trong đó thành phần tài liệu rất phong phú vànhiều tài liệu chứa đựng nội dung có giá trị cao

- Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của BanChấp hành Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam gồm tài liệu các kỳ họpBan Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội; nghịquyết, chỉ thị, thông tri, hướng dẫn, kế hoạch, báo cáo, công văn… của Ban Chấphành, Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội; tài liệu của Trung ương Đảng, Quốc hội,Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tổ chứcchính trị - xã hội ở Trung ương, các tỉnh hội, thành hội phụ nữ, đơn thư của các cánhân gửi đến

Nội dung tài liệu phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban chấp hành,Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội về cụ thể hoá và tổ chức thực hiện các nghịquyết, chỉ thị của Đảng đối với công tác phụ nữ; chỉ đạo hoạt động của cáccấp Hội; quyết định và chỉ đạo việc thực hiện các phong trào phụ nữ, như:+ Công tác chăm sóc, giáo dục trẻ em không phạm các tệ nạn xã hội

+ Chương trình Quốc gia về phòng chống các tệ nạn xã hội: ma túy, buôn bán phụ nữ, trẻ em,…

+ Giáo dục truyền thống đạo đức người phụ nữ Việt Nam “Năng động,sáng tạo, trung hậu, đảm đang”

+ Các hoạt động phối hợp với các đoàn thể khác trong các phong trào: bảo vệ an ninh tổ quốc, phòng chống tội phạm, an toàn giao thông

+ Các hoạt động giúp phụ nữ các cấp làm kinh tế, hỗ trợ vốn, việc làm, xóa đói giảm nghèo, vấn đề gia đình, dân số

+ Các hoạt động kỷ niệm các ngày lễ lớn của đất nước, của phụ nữ+ Các chương trình, dự án hợp tác với các tổ chức phi Chính phủ, các

tổ chức quốc tế về các lĩnh vực liên quan đến phụ nữ

+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Hội; chỉ đạo các hoạt động của cơ quanTrung ương Hội, như công tác tổ chức, cán bộ, thi đua khen thưởng, tài chính, kếtoán, văn thư, lưu trữ …

- Thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các banchuyên trách giúp việc bao gồm các dự thảo văn bản của Ban Chấp hành, ĐoànChủ tịch, Ban Thường vụ do ban soạn thảo; các văn bản: tờ trình, báo cáo kiếnnghị, đề xuất, xin ý kiến Thường trực Đoàn Chủ tịch về các vấn đề thuộc lĩnh vựcban phụ trách; các hướng dẫn, thông báo, công văn của ban về những vấn đề banphụ trách; tài liệu về các dự án do ban quản lý hoặc thực hiện theo sự ủy quyền củaĐoàn Chủ tịch (như các dự án về việc làm, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghềnghiệp, bình đẳng giới, gia đình, xã hội, phát triển kinh tế gia đình,…); các hồ sơhội nghị chuyên đề, hội nghị tổng kết công tác thuộc lĩnh vực ban chuyên trách,lớp tập huấn nghiệp vụ; các biên bản hội nghị lãnh đạo ban, các cuộc làm việc giữaban với các cơ quan hữu quan về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa ban Tài liệu gửi đến vàtài liệu nội bộ của ban

Nội dung tài liệu của các ban chuyên trách cơ bản gắn với chức năng,nhiệm vụ được phân công, thể hiện rõ lĩnh vực, chức trách nhiệm vụ đượcgiao của mỗi ban, như: công tác dân tộc, tôn giáo, gia đình, tổ chức, cán bộ,công tác vận động, tuyên truyền phụ nữ thực hiện các chủ trương chính sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước, việc phối hợp với các cơ quan Nhà nước,Đảng, tổ chức kinh tế, xã hội… đảm bảo quyền lợi chính đáng về vật chất vàtinh thần cho phụ nữ.

Văn bản đến của ban: Các văn bản của Đảng, Nhà nước, các cơ quanchức năng liên quan đến lĩnh vực ban chuyên trách; tờ trình, báo cáo, côngvăn,… của Hội Phụ nữ cấp dưới về hoạt động do ban đảm nhiệm; thông báo,công văn nội bộ của cơ quan Trung ương Hội, các ban, đơn vị trong cơ quan

Ở các ban đều hình thành nhóm tài liệu phục vụ cho hoạt động nội bộcủa ban, bao gồm: các quy chế, quy định về biên chế cán bộ, về chức năng, nhiệm

vụ, lề lối làm việc; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ;

tài liệu nhân sự của ban, như về điều động, thuyên chuyển, đề bạt, nânglương,… cho cán bộ

1.2 Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

1.2.1 Một số định nghĩa

* Hồ sơ

Định nghĩa hồ sơ được đề cập trong nhiều công trình nghiên cứu,trong từ điển, trong các văn bản quy phạm pháp luật, dưới đây là một số địnhnghĩa về hồ sơ:

- Trong cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam định nghĩa hồ sơ là “Tập gồmtoàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, mộtđối tượng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả , hình

thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụcủa một cơ quan hoặc của một cá nhân.

Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm.” [4, tr.37]

- Cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS VươngĐình Quyền định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liênquan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyếtvấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hìnhthức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.”

[21, tr.366]

- Tại Mục 7, Điều 2, Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CPngày 08-4-2004 về công tác văn thư định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản, tàiliệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thểhoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổchức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trongquá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụcủa một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [15, tr.7]

Nhìn chung, các định nghĩa về “hồ sơ” đều có nội dung thống nhất,đưa ra những điểm giống nhau của hồ sơ, nhưng cách diễn đạt, thể hiện nộidung định nghĩa là khác nhau Tuy nhiên, theo chúng tôi cách đưa ra địnhnghĩa về hồ sơ được đề cập trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chínhphủ là đầy đủ và phù hợp với nội dung nghiên cứu của luận văn

* Danh mục hồ sơ

- Theo cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam thì “Danh mục hồ sơ là bảng

kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn

vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ

và được xây dựng theo một chế độ đã được quy định

Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cơ quan được thuận tiện.” [4, tr.25]

- “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập

Bản danh mục này được dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành,giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác; quản lý côngvăn, giấy tờ được chặt chẽ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan Ngoài ra, danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị

và nộp lưu tài liệu.” [21, tr.369]

* Hồ sơ nguyên tắc: Tại Điều 3, Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày

09-11-2009 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định lập hồ sơ và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng địnhnghĩa hồ sơ nguyên tắc là "tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức cóthẩm quyền quy định về một ngành, một lĩnh vực công tác dùng là căn cứ đểgiải quyết công việc hàng ngày" [20, tr.2]

“Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnhướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý,tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” [26, tr.2]

- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06-11-2009 của Văn phòngTrung ương Đảng định nghĩa lập hồ sơ “là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệuhình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nhữngnguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.” [9, tr.2]

- “Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc

và phương pháp nhất định.” [15, tr.7]

Trên cơ sở những định nghĩa về lập hồ sơ, chúng tôi có thể khái quátđịnh nghĩa lập hồ sơ hiện hành (lập hồ sơ ở văn thư) là công việc tập hợpnhững văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thànhtừng vấn đề, sự việc theo những đặc trưng nhất định và sắp xếp, biên mục cácvăn bản đó theo một phương pháp khoa học

* Lưu trữ hiện hành

- Cuốn Từ điển Lưu trữ Việt Nam định nghĩa lưu trữ hiện hành là

“Lưu trữ của các cơ quan bảo quản có thời hạn những tài liệu đã sử dụng

xong ở văn thư của cơ quan đó Hết thời hạn bảo quản, tài liệu phải nộp vàolưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy định của Nhà nước Những

cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêuhuỷ khi hết thời hạn bảo quản.” [4, tr.47]

- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06-11-2009 của Văn phòngTrung ương Đảng định nghĩa lưu trữ hiện hành của cơ quan đảng "là hình thức lưutrữ hồ sơ, tài liệu, của cơ quan đảng trong thời gian hiện hành theo quy định củaTrung ương và giao nộp vào lưu trữ cấp uỷ cùng cấp khi hết hiệu lực hiện hành".[9, tr.2]

* Tài liệu văn thư: Điều 3, Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày

09-11-2009 của Văn phòng Trung ương Đảng định nghĩa tài liệu văn thư "là văn

bản, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổchức" [20, tr.2].

1.2.2 Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của đất nước, vaitrò, vị trí của các tổ chức chính trị - xã hội nói chung và của Trung ương HộiLiên hiệp Phụ nữ nói riêng ngày càng được nâng cao Tài liệu được hìnhthành trong quá trình hoạt động của Trung ương Hội phản ánh một cách chânthực vai trò của Trung ương Hội trong việc giám sát hoạt động của các cơquan Nhà nước, vận động phụ nữ thực hiện đúng các chủ trương, chính sáchcủa Đảng, Nhà nước, tổ chức các phong trào cho phụ nữ nhằm phát triển kinh

tế, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho hội viên,… Do vậy, tài liệu củaTrung ương Hội ngày càng có giá trị cao và việc quản lý chặt chẽ văn bản, tàiliệu là một yêu cầu được quan tâm, theo đó công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ lại càng có ý nghĩa quan trọng:

Thứ nhất, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội được thực hiện tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cũng như hoạt động nghiên cứu, tham mưu của cán bộ, công chức của Trung ương Hội.

Trong hoạt động lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo và trong công táctham mưu, tổng hợp của cán bộ ở cơ quan Trung ương Hội, việc khai thác,nghiên cứu văn bản theo chuyên đề, vấn đề là thường xuyên và cần thiết.Trước khi đưa ra chủ trương, chính sách phù hợp, chính xác thì lãnh đạo cũngnhư bộ phận tham mưu, giúp việc đều cần tra tìm tất cả tài liệu có liên quanđến vấn đề đó Do vậy, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan được lập hồ sơ đầy đủ, khoa học sẽ đáp ứng cho các yêu cầu khai tháctài liệu được nhanh chóng, chính xác; là căn cứ quan trọng để lãnh đạo raquyết định đúng đắn; tạo điều kiện cho bộ phận tham mưu, giải quyết công

việc được kịp thời, các ý kiến đề xuất có đầy đủ chứng cứ và có tính thuyếtphục cao.

Hơn nữa, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được thựchiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo Trung ương Hội theo dõi, đánh giá được kết quảcông việc của các đơn vị; đồng thời tạo cho cán bộ tác phong làm việc khoahọc, chuyên nghiệp, nâng cao ý thức giữ gìn, bảo vệ an toàn tài liệu và tiếtkiệm thời gian, vật chất; tạo không gian, môi trường làm việc thoải mái, ngănnắp; góp phần tích cực vào việc cải cách hành chính của cơ quan Trung ươngHội

Thứ hai, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội sẽ giúp cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tin của tài liệu.

Trong quá trình hoạt động, Trung ương Hội đã hình thành một khốilượng tài liệu và những tài liệu đó là phân tán, rời lẻ nhưng giữa các văn bản

có mối liên hệ với nhau Nếu như các tài liệu, văn bản đó không được sắp xếp,tập trung quản lý, hay nói cách khác là không được lập hồ sơ thì sau một thờigian sẽ bị hư hỏng, có khi là thất lạc, mất mát Hơn nữa, trong một khối lượnglớn tài liệu tích đống, bó gói, việc tìm những tài liệu liên quan với nhau vềmột vấn đề, chuyên đề, một sự việc là rất khó khăn, mất thời gian, thôngthường sẽ không khai thác hết được tài liệu có liên quan, thậm chí là khôngthấy được văn bản chính của vấn đề đó

Khi lập hồ sơ về một vấn đề, cán bộ ở các ban được giao giải quyếtcông việc thu thập đầy đủ tài liệu liên quan đến vấn đề đó vào hồ sơ và đồngnghĩa với việc tài liệu của cơ quan sẽ được quản lý trong hồ sơ (đơn vị bảoquản), tài liệu được sắp xếp theo một trật tự, được đánh số trang, biên mụcđầy đủ Do vậy, tài liệu sẽ được quản lý chặt chẽ, việc khai thác, sử dụng tàiliệu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác Điều này cũng bảo đảm chothông tin của những tài liệu quan trọng không bị lộ bí mật vì tài liệu thuộc hồ

sơ về vấn đề sẽ do cán bộ văn thư, cán bộ phụ trách lập, bảo quản, chủ động quản lý tài liệu.

Thứ ba, lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư của cơ quan Trung ương Hội sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của việc lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ.

Ở cơ quan Trung ương Hội, bộ phận văn thư được giao nhiệm vụ quản

lý văn bản của cơ quan, là đầu mối tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, văn bản đếncủa cơ quan, theo dõi và nắm rõ quá trình, kết quả giải quyết công việc của cơquan Cán bộ được phân công trực tiếp xử lý văn bản hay giải quyết

công việc là người am hiểu nội dung công việc đó hơn cả, hiểu rõ được quytrình và ý nghĩa của việc hình thành tài liệu; cùng với sự hỗ trợ về nghiệp vụlập hồ sơ của cán bộ văn thư, lưu trữ, họ sẽ hiểu được phương pháp khoa học,hiệu quả để có thể giữ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau, đánh giá chínhxác giá trị bảo quản, sử dụng của tài liệu Qua đó, nâng cao hiệu quả của côngtác lập hồ sơ, hồ sơ được lập đảm bảo chất lượng, phản ánh một cách chânthực và đầy đủ, trọn vẹn về một sự việc, vấn đề

Hồ sơ không được lập ở giai đoạn văn thư thì khi tài liệu giao nộp vàolưu trữ, cán bộ lưu trữ phải thực hiện công việc này Tuy nhiên, cán bộ lưu trữkhông trực tiếp giải quyết công việc, không nắm được diễn biến sự việc và sựhình thành tài liệu nên không thể lập hồ sơ chính xác Thậm chí, nhiều trườnghợp cán bộ lưu trữ đã xé lẻ các văn bản có quan hệ chặt chẽ với nhau trong hồ

sơ, làm phá vỡ mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ, do vậy sẽ làm ảnhhưởng đến chất lượng của hồ sơ, việc khai thác, sử dụng tài liệu sẽ không đạthiệu quả cao

Thứ tư, hồ sơ được lập tốt ở giai đoạn văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của công tác lưu trữ ở cơ quan Trung ương Hội

Nhiệm vụ chủ yếu của công tác lưu trữ ở cơ quan là quản lý và tổ chứckhai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ, trong đó thực hiện một số công việc nhưphân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác tài liệu Nếu

tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan sau khi giải quyếtxong không được lập hồ sơ đầy đủ, không được xác định giá trị tài liệu, tàiliệu tập trung vào bộ phận lưu trữ còn trong tình trạng đống, gói thì cán bộ lưutrữ phải dành thời gian để tiến hành lập hồ sơ, tài liệu Vì vậy, nghiệp vụchính của cán bộ lưu trữ bị thay đổi, cán bộ lưu trữ mất nhiều thời gian để lập

hồ sơ, tài liệu nên việc đầu tư thời gian, công sức cho thực hiện tốt các nghiệp

vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu… bị ảnh hưởng

Thực tế hiện nay ở Trung ương Hội hầu hết cán bộ chưa thực hiện lập

hồ sơ ở cá nhân Do đó, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan còn trong tìnhtrạng bó gói và cùng với thời gian số lượng tài liệu sẽ ngày một tăng lên, chấtđống trong kho lưu trữ, không quản lý và tra tìm được Hệ quả là cơ quan phảidành ra một khoản kinh phí, thời gian cũng như công sức của cán bộ văn thư,lưu trữ để phân loại, chỉnh lý tài liệu tồn đọng đó mà chất lượng hồ sơ khôngcao nên đã có ảnh hưởng đến việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

Có thể khẳng định rằng, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội là quan trọng đối với công tác lưutrữ, nó có ý nghĩa quyết định đến chất lượng hồ sơ, ảnh hưởng đến công tácbảo quản, thống kê, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Lập hồ sơhiện hành vừa khâu nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư, phản ánh chấtlượng hoạt động của công tác văn thư, đồng thời là sự bắt đầu của công táclưu trữ Do đó, để hoàn thành được nhiệm vụ chính trị được giao, bộ phận vănthư và lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội cần có sự phối hợp với nhau chặtchẽ trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư, lưutrữ trong đó của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tóm lại, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là mộtnhiệm vụ rất quan trọng Nếu làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ giúp cho cơ quannâng cao được chất lượng, hiệu suất công tác và góp phần giữ gìn bí mật tàiliệu của Trung ương Hội Hơn nữa, làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ hiện hành sẽ có tác động tích cực đến việc đổi mới phươngthức, lề lối làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan, tạo điều kiện thuậnlợi cho việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ.

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ

VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 2.1 Quy định của Đảng và Nhà nước về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của

cơ quan là vấn đề hết sức quan trọng trong công tác văn thư cũng như đối vớicông tác lưu trữ sau này, nó có ý nghĩa quyết định đến chất lượng công tácbảo quản, thống kê, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó,những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã dành sự quan tâm thích đáng đếncông tác này, hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ dần được xâydựng và bước đầu đã đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại

* Thực hiện chức năng chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữcủa Đảng, trong những năm qua Văn phòng Trung ương Đảng đã xây dựng trìnhBan Bí thư hoặc trực tiếp ban hành theo thẩm quyền nhiều văn bản chỉ đạo, hướngdẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đảng trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ vào lưu trữ hiện hành Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ được đề cậptrong một số văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng, như Quy định số 403-QĐ/VPTW ngày 22-10-1984 về một số chế độ công tác văn thư ở văn phòng tỉnh ủy,thành ủy và đặc khu ủy; Quy định số 667-

QĐ/VPTW ngày 10-11-1986 về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảngtrực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đoàn TNCộng sản Hồ Chí Minh; Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06-11-2009hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các

cơ quan, tổ chức Đảng các cấp

- Những năm trước đây, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưutrữ hiện hành bước đầu được đề cập trong các văn bản hướng dẫn về công tác vănthư của Đảng mà chưa có văn bản hướng dẫn riêng Ngày 06-11-2009,

Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 22-HD/VPTWhướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các

cơ quan, tổ chức Đảng các cấp Bản hướng dẫn này gồm 5 phần: Hướng dẫnchung; lập hồ sơ hiện hành; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; trách nhiệmđối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành vàphần tổ chức thực hiện Phần lập hồ sơ hiện hành là nội dung chính của vănbản và được bố cục thành các mục: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tàiliệu đưa vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; kết thúc và biênmục hồ sơ

Chẳng hạn như trong phần mở hồ sơ, văn bản hướng dẫn rõ việc mở

hồ sơ khi chưa có danh mục hồ sơ:

“Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở

hồ sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặctrưng chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể Cách vận dụng các đặc trưngcủa văn bản để mở hồ sơ như sau:

- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều

cơ quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phảnánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thểlập 1 hồ sơ Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ

sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc…

- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bảnnhư: nghị quyết, chỉ thị, thông tri Những văn bản có cùng tên gọi của cùngmột tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, 1 nhiệmkỳ) có thể lập 1 hồ sơ Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ cáctập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng…” [9, tr.3, 4]

Trong nội dung về thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản cũng chỉ rõ yêu cầu, cách thức tiến hành, như :

“- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên,nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả vănbản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiếnghi trên bìa hồ sơ.

- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn rabên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham

luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại cácdiễn đàn đại hội, hội nghị, hội thảo, lễ khởi công được thực hiện tại các cơquan, tổ chức, địa phương khác)

- Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra

để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu,văn bản hết giá trị.” [9, tr.5]

Có thể thấy, Hướng dẫn 22 là văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết về cácnội dung nghiệp vụ liên quan đến vấn đề lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ hiện hành Văn bản đã giúp cho việc thực hiện công tác lập hồ sơ ở các cơquan, tổ chức Đảng được thống nhất, thuận lợi và được coi như "cẩm nang"trong quản lý văn bản, tài liệu đối với những cán bộ làm các công việc có liênquan đến văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng

- Ngày 06-3-2009, Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khoá X) đã ký banhành Quy định số 210-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam TạiĐiều 10 của văn bản đã quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình

xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập hồ sơ; tài liệuvăn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưutrữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó

Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành ở

cơ quan, tổ chức Đảng hiện nay được quy định, hướng dẫn rất cụ thể; theo đó,việc thực hiện công tác này sẽ được thống nhất, khoa học và thuận lợi hơn

* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ cũng đã được quy định trongmột số văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Chính phủ, như Luật Lưu trữnăm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ,…

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư dành 3 Điều của Mục 3 trong Chương III quy định về lập hồ sơ,giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Trong đó đề cập đếnnội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập; giao nộp tàiliệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm đối với công tác lập

hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Ví dụ: Nghị định quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành như sau:

“a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: saumột năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microphim; tài liệu ghi âm, ghi hình vàtài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc…” [15, tr.11]

Có thể thấy, Nghị định đã quy định đầy đủ những nội dung của côngtác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; đồng thời là căn cứ đểcác cơ quan, tổ chức xây dựng văn bản cũng như triển khai thực hiện tốt côngtác này

- Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa ViệtNam thông qua ngày 11-11-2011 (có hiệu lực từ ngày 01-7-2011) quy định về lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như sau:

“ Điều 9: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổchức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thìphải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệulưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổchức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ,tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan

Điều 10: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danhmục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.” [12, tr.2]

- Ngày 22-11-2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số BNV về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan, Thông tư bao gồm 6 chương, trong đó có 1 chương hướng dẫn về lập hồ

07/2012/TT-sơ và giao nộp hồ 07/2012/TT-sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và 1 chương đề cập đếntrách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cụ thể:

“Điều 18 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 19 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm

1 Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình Cụ thể:

a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục

hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

2 Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối vớicác cơ quan, tổ chức cấp dưới

Điều 20 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chứcNgười đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chứcthực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vàoLưu trữ cơ quan Cụ thể:

1 Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết

2 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyếtxong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ

“Điều 21 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức

1 Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập

hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướngdẫn tại Thông tư này

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chứcđồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thờihạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đếnhạn nộp lưu

3 Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phảibàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giaophải được thống kê và lập biên bản giao nhận

Điều 22 Trách nhiệm của Văn thư đơn vị

1 Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trongđơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu

2 Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

3 Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan

Điều 23 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan

1 Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

2 Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ,công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thưchuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ

3 Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

Điều 24 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2 Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân

và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêucầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết

b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ

- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tintrên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quảnvĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ

- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng

c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danhmục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.” [26, tr.17, 18]

Như vậy, ngoài việc hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưutrữ hiện hành, Thông tư còn hướng dẫn rất cụ thể, đầy đủ về trách nhiệm phảilập hồ sơ của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan; đó cũng chính là vấn đềhiện nay còn đang vướng mắc, chưa quy định được rõ ở nhiều cơ quan, tổchức

Từ những kết quả trên có thể khẳng định rằng, việc xây dựng, banhành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nước đãđược quan tâm đúng mức và cơ bản đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan,đơn vị Tuy nhiên, công tác văn thư cũng như công tác lập hồ sơ hiện hànhcủa các tổ chức chính trị - xã hội chưa được quy định trong các văn bảnnghiệp vụ Vì vậy, việc nghiên cứu, xây dựng và ban hành văn bản quy định

về công tác này cho các tổ chức chính trị - xã hội là cần thiết, văn bản đó sẽgiúp cho công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành ở các tổchức chính trị - xã hội nói chung và cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ

nữ Việt Nam nói riêng được thực hiện thuận lợi, thống nhất và ngày càng cóvai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan

2.2 Tình hình công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại

cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam

2.2.1 Ban hành các văn bản về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội Phụ nữ Việt Nam

Từ khi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 có hiệu lực cho đến nay,Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chưa ban hành văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về công tác lập hồ sơ đối với các tổ chức chính trị - xã hội ở Trungương Có chăng nội dung này được nêu tại một số văn bản, như thông báođịnh kỳ hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ, kết luận hội nghị công tác vănthư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương hoặc là trongcác văn bản chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xãhội sau mỗi đợt kiểm tra, trao đổi nghiệp vụ của các đoàn công tác Theo đó,Phòng Văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ ViệtNam đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan ban hành văn bản nhằm cụ thể hoácác nội dung nghiệp vụ đó để kịp thời khắc phục những hạn chế trong côngtác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan