Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng bộ công an

Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũngnhư kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bảnnhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN THỊ THÀNH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-NGUYỄN THỊ THÀNH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 603224

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội – 2014

đã hướng dẫn tôi tận tình, luôn quan tâm, động viên tôi, đưa ra cho tôi những

ý kiến đóng góp xác đáng trong suốt quá trình làm luận văn

Không chỉ có thế, để thực hiện được luận văn này phải kể đến nguồn tàiliệu mà tôi thu thập được trong quá trình công tác tại Văn phòng Bộ Công ancũng như quá trình tôi đi khảo sát thực tế tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh,Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tôi xin đượcbày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại Văn phòng Bộ Công an, cán bộtại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâmLưu trữ quốc gia III đã giúp đỡ tôi thu thập những tài liệu cần thiết, cũng nhưchỉ bảo cho tôi nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn

và tạo điều kiện giúp tôi có thể vừa học vừa làm

Sau cùng tôi xin cảm ơn gia đình tôi, bạn bè tôi đã động viên, tạo điềukiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Nguyễn Thị Thành

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC HÌNH VẼ 6

MỞ ĐẦU 7

Chương 1 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 16

1.1 Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 16

1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 17

1.2.1 Thành phần tài liệu 19

1.2.2 Nội dung của tài liệu 21

1.2.3 Giá trị của tài liệu 21

1.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an 25

1.3.1 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 25

1.3.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an. 29

Chương 2 KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 33

2.1 Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ 33

2.1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu 33

2.1.2 Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ 36

2.1.3 Quy trình công nghệ số hóa 40

2.1.4 Tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ điện tử 44

2.1.5 Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức 46 2.2 Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng Bộ Công an. 49

2.2.1 Bước 1: Chuẩn bị về kinh phí 49

2.2.2 Bước 2: Chuẩn bị về công nghệ số hóa 52

2.2.3 Bước 3: Chuẩn bị tài liệu 58

2.2.4 Bước 4 Chuẩn bị nhân lực 62

2.2.5 Bước 5: Chuẩn bị môi trường và trang thiết bị 65

2.2.6.Bước 6: Vận hành và kiểm tra chất lượng 67

2.2.7 Bước 7: Chuyển đổi sang Microfilm. 68

2.2.8 Bước 8: Quản lý CSDL sau số hóa 69

2.3 Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an. 70

2.3.1 Máy chủ 70

2.3.2 Máy trạm 71

2.3.3 Thiết bị ngoại vi và thiết bị hỗ trợ 71

2.4 Phần mềm của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an 73

2.4.1 Phần mềm hệ thống 73

2.4.2 Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác 74

2.4.3 Phần mềm số hóa 79

2.4.4 Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu 81

2.4.5 Phần mềm bóc tách thông tin 83

2.5 Hệ thống mạng của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an 84

2.5.1 Vai trò của hệ thống mạng 84

2.5.2 Các thành phần cần thiết của hệ thống mạng 85

Chương 3 GIẢI PHÁP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CSDL TẠI VĂN PHÒNG

BỘ CÔNG AN 86

3.1 Giải pháp lưu trữ CSDL 86

3.1.1 Lưu trữ dữ liệu trực tuyến 86

3.1.2 Lưu trữ dữ liệu dự phòng 86

3.2 Đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ 87

3.2.1 Mục tiêu đào tạo 88

3.2.2 Cấu trúc thời gian học 88

3.3 Bảo mật, bảo đảm an toàn cho thông tin 90

3.3.1 Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh bên trong 90

3.3.2 Hệ thống an ninh cho kết nối mạng diện rộng WAN 91

3.3.3 Xây dựng chính sách an ninh 93

3.4 Khắc phục thảm họa mất dữ liệu 93

3.5 Xây dựng chính sách khai thác, sử dụng CSDL 95

3.6 Bảo trì CSDL 96

KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC PHỤ LỤC

LAN

SAN

WAN

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ tại Vănphòng Bộ Công an 18Bảng 1.2 Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang rakhai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các năm 27Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an 61Bảng 2.2 chức năng nhiệm vụ của các vị trí tham gia vào quá trình xây dựngkho hồ sơ số 64Bảng 3.1: Chương trình chuyển giao công nghệ số hóa tại Văn phòng BộCông an 88Bảng 3.2: Các thành phần chính của hệ thống đảm bảo an ninh mạng chiềusâu 92

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Quy trình quản lý và chia sẻ thông tin số 48Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 52Hình 2.3: Quy trình quét ảnh và đưa vào phần mềm số hóa 53Hình 2.4: Sơ đồ kiến trúc hệ thống kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an.66Hình 2.5: Quy trình sản xuất Microfilm sẽ được áp dụng tại kho hồ sơ số Vănphòng Bộ Công an 68

/ / /Administrator/Desktop/LUANVANTOTNGHIEP/LVTN TRANTRONG THUONG NGAY 23-12-2012 phien ban cuoi/LuanVanThacSy_TranTrongThuong_23-12-2012.doc - _Toc344029455

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Theo khái niệm của ngành Công nghệ thông tin thì số hóa là việc biếnđổi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bit thông tin dữ liệu) Cácloại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng cácthiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bitmang thông tin dữ liệu, tạo nên những sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, traođổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất Hiện nay, khối kiến thứckhổng lồ của nhân loại hình thành hàng trăm năm, trong đó có cả tài liệu lưutrữ như: văn bản, sách, hình ảnh…còn hạn chế về khả năng tiếp cận cho ngườikhai thác sử dụng Mặt khác những tác động cơ học của con người, môitrường sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu Việc số hóa sẽ giúp kéo dàituổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản lý

và khai thác tập trung Từ đó các cơ quan lưu trữ có thể tạo điều kiện cho độcgiả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác vàtiện lợi

Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũngnhư kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bảnnhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh hiện đại hóa côngtác hồ sơ, lưu trữ trong đó số hóa tài liệu là một nhiệm vụ trọng tâm Nhữngvăn bản đã được Bộ Công an ban hành như: Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11)ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và pháttriển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữgìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11)ngày 06/06/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tácnghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an

về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉthị số 20/2007-CT-BCA(V11) của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo

vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân gầnđây nhất là chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/7/2013 về tăng cường chỉ đạothực hiện công tác lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân Theo tinh thầncủa những văn bản chỉ đạo trên thì một số dự án về ứng dụng công nghệ thôngtin trong lưu trữ được xây dựng và triển khai, trong đó có Dự án “hiện đại hóacông tác hồ sơ lưu trữ” đã được tiến hành tại các đơn vị địa phương trong đóVăn phòng Bộ Công an chủ trì Tuy nhiên đến nay toàn bộ khối tài liệu lưu trữđang được bảo quản trong kho Văn phòng Bộ Công an “khoảng 908m giá”vẫn còn nằm nguyên trên giá, chỉ một số nhỏ được lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa

hề được số hóa Một trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng này là thiếunhững cơ sở khoa học mang tính định hướng Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài

“Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an” nhằm

nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số một cách tối ưu trên cơ sở khoa học, thựctiễn và những thành tựu, kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức đã đi trước, ápdụng một cách hợp lý, sáng tạo vào điều kiện và hoàn cảnh của Văn phòng BộCông an Kết quả nghiên cứu góp phần đẩy nhanh và nâng cao hiệu quả “hiệnđại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” trong Văn phòng Bộ Công an, hỗ trợ hoạtđộng chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ Công an, của lãnh đạocác Vụ, Cục, Phòng/ban trong việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạtđộng của bộ máy hành chính

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Sự ra đời của công nghệ số hóa tài liệu là một tất yếu trong quá trìnhphát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ Trong khuôn khổluận văn thạc sỹ, tôi tiến hành nghiên cứu lý luận chung về số hóa tài liệu:những khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa; ưu và nhược điểm của công

nghệ số hóa tài liệu; quy trình số hóa tài liệu; tiêu chuẩn đối với tài liệu điện

tử, nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, trong bàinghiên cứu của mình, tôi nghiên cứu thực tiễn số hóa và quản lý tài liệu sau sốhóa của một số nước thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế SARBICA Thông quaviệc nghiên cứu và khảo sát, tôi lựa chọn những công nghệ phổ biến nhất để

áp dụng hợp lý, sang tạo vào khối tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Văn phòng

Bộ Công an Do đặc thù lưu trữ của lực lượng Công an nhân dân, đề tài khôngnghiên cứu để áp dụng công nghệ số hóa đối với khối tài liệu nghiệp vụ vì tàiliệu nghiệp vụ do Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh và Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sátquản lý, không thuộc đối tượng quản lý của Văn phòng Bộ Công an

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số đối với tài liệu đang được bảo quảntại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an phục vụ cho việc lưu trữ và khai thácthông tin từ các tài liệu lưu trữ Đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện dự án

“Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước” một cáchhiệu quả, góp phần hoàn thành thắng lợi mục tiêu mà Bộ Công an đã đề ra

Để đảm bảo thực hiện thành công đề tài, tác giả đã đề ra nhiệm vụnghiên cứu chủ yếu như sau:

-Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

-Lý luận cơ bản về số hóa

-Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ của xã hội và của các cơ quan nhà nước

-Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số

-Mô hình kho hồ sơ số (phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng)

-Giải pháp quản lý, sử dụng những CSDL

4 Lịch sử nghiên cứu

Trong cuốn sách đã được dịch sang tiếng Việt “Ảnh số trong thư viện và

lưu trữ” của trường Đại học Cornell của Mỹ có viết “Kỹ thuật ảnh số đã được

biết đến khá lâu nhưng nó mới bắt đầu được sử dụng rộng rãi từ thập niên

1990, khi những tiến bộ kỹ thuật cho ra đời những hình ảnh rõ nét hơn, chi phí thấp hơn và khả năng truy cập cao hơn” [30, tr2] Ảnh số cũng như kỹ

thuật số hóa đã hình thành từ sớm nhưng phải tới thế kỷ thứ 21 với sự pháttriển kỳ diệu của máy tính cá nhân, hệ thống mạng rộng lớn có tốc độc cao trởnên phổ biến, máy quét có độ phân giải cao thì công nghệ đó mới phát triểnnhanh chóng Vào những năm của thập niên 90 của thế kỷ 20 có nhiều cuộcnghiên cứu hội thảo về công nghệ số trong lưu trữ Như ngay từ những năm

1990 trường Đại học Cornell và Tập đoàn Xeorox bắt đầu hợp tác để pháttriển chương trình quét ảnh nhằm lưu giữ một cách có chất lượng với mụcđích giải quyết phần nào sự khủng hoảng trong việc quản lý sách ở Mỹ Năm

1994, một loạt hội thảo dành cho cán bộ quản lý lưu trữ của bang New York

đã được tổ chức tại trường Đại học Cornell Năm 1997, hội thảo quốc tế đầutiên ở Mỹ với chủ đề “Nghiên cứu tài liệu điện tử” với nhiều vấn đề được bànđến như: chính sách, giá trị pháp lý, yêu cầu quản lý, lưu trữ và khai thác Sau

đó Hội đồng lưu trữ quốc tế thành lập Ủy ban tài liệu điện tử và lưu trữ quốcgia của nhiều nước bắt đầu triển khai nghiên cứu các đề tài về tài liệu điện tử,thậm chí thành lập các tổ chức chuyên nghiên cứu về tài liệu điện tử như:Trung tâm tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ quốc gia Mỹ…Những cuộc hội thảo

và các công trình nghiên cứu này đánh dấu sự phát triển của công nghệ số hóatrên thế giới

Trong bài tham luận của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội thảo

số hóa tài liệu lưu trữ chia sẻ kinh nghiệm 2009 có viết: “Năm 1993 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã lập và trình Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện Đề án cấp cứu Châu bản, mộc bản Một trong những nội dung chỉnh của Đề án này là xây dựng hệ thống thông tin

quản lý, tra tìm tài liệu Châu bản, Mộc bản Việc thực hiện nội dung này của

Đề án tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia vào năm 1996 đánh dấu sự khởi đầu của việc số hóa tài liệu lưu tữ ở Việt Nam” [24,tr4] Năm 1997, Cục Lưu

trữ Nhà nước tổ chức Hội thảo “Lưu trữ tài liệu điện tử” trong đó tập trungvào vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ tài liệu Từ đónhiều dự án số hóa được tiến hành nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc

tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Điều này cũng được đề cập một phần trong

luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Tâm năm 2003 “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”.

Đối với lực lượng Công an việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số hóa vàocông tác lưu trữ là một vấn đề khá mới Đối với khối tài liệu nghiệp vụ thìngày 27/12/2010, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký quyết định phê duyệt chủtrương đầu tư dự án: Trung tâm dữ liệu nghiệp vụ Bộ Công an (DA-DC12/10)nhằm xây dựng hệ thống tích hợp CSDL nghiệp vụ hiện có, sao lưu dự phòngcho các CSDL này Sử dụng hệ thống trung tâm dữ liệu để đảm bảo an ninh antoàn tối đa cho các dữ liệu nghiệp vụ của Bộ Công an… Còn đối với khối

hồ sơ do Văn phòng Bộ Công an quản lý ngày 30/10/2009, Bộ trưởng BộCông an ký Quyết định phê duyệt dự án “Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữvăn bản quản lý nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an” Cho đến nay tài liệutuy chưa được số hóa nhưng Văn phòng Bộ xây đang xây dựng kế hoạch và

sẽ được số hóa trong tương lai

Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu và khảo sát các công trình nghiêncứu, tôi nhận thấy công nghệ số hóa tài liệu còn khá mới mẻ, đặc biệt đề tài

“Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an” chưa có

công trình nghiên cứu nào tương tự Vì vậy đây là một đề tài nghiên cứu hoàntoàn mới

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã vận dụng phương pháp nhưsau:

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: trong quá trình nghiên cứu,

tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau.Phương pháp này được vận dụng để phân tích nội dung cốt lõi của vấn

đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, kháchquan

sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ Vănphòng Bộ Công an, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa, quản lý tài liệu

số của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An Ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát,Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để thu thập dữ liệu thực tế

dựng và quản lý kho hồ sơ số trên lý luận cũng như thực tế có nhiềuđiểm khác nhau Cho nên tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh

sự tương đồng và sự khác nhau về mặt lý luận cũng như thực tiễn củaviệc số hóa tài liệu Trên cơ sở đó tôi rút ra được những ưu điểm và hạnchế để lựa chọn một mô hình kho hồ sơ số phù hợp nhất với điều kiệncủaVăn phòng Bộ Công an

đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộchủ chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tạiCục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trungtâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác Đây là nguồn thông tin rất

quý giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình hình, kết quả trong việc triểnkhai số hóa, quản lý tài liệu sau khi số hóa, đồng thời rút ra bài học kinhnghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình.

Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… cũngđược chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu Nhữngphương pháp nghiên cứu này được vận dụng một cách khoa học dựa trênnhững quan điểm mang tính khoa học của chủ nghĩa Mac-Lê nin Đây thực sự

là công cụ quan trọng để tôi tiến hành nghiên cứu sự vật, hiện tượng trongphạm vi đề tài, trên cơ sở đó phát hiện ra bản chất của nó và đưa ra giải pháp

để củng cố, giải quyết vấn đề đặt ra một cách khoa học, hợp lý

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu thamkhảo sau:

- Những bài giảng, giáo án của thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quảntrị Văn phòng, sách tham khảo của nước ngoài về số hóa tài liệu, tài liệu điệntử…

-Những văn bản, tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về số hóa tài liệu, xây dựng

CSDL điện tử của Nhà nước của nhà nước nói chung cũng như của NgànhCông an như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH213 ; Nghị đinh số 01/2013/NĐ-CPngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều củaluật Lưu trữ ; Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và Hướng dẫn thựchiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sửdụng ; Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng BộCông an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụcông tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tìnhhình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ

trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lựclượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp

vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của Bộtrưởng Bộ Công an về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữtrong lực lượng Công an nhân dân…

- Tài liệu nghiên cứu về số hóa tài liệu, xây dựng CSDL điện tử đăngtrên các trang báo, tạp chí như: Tạp chí Văn thư – lưu trữ, Tàng thư Thông tinnghiệp vụ Cảnh sát của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát…

- Những công trình nghiên cứu của sinh viên, học viên khoa Lưu trữ học

an, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Tất cả những tư liệu tham khảo trên đã được thống kê cụ thể tại danhmục “Tài liệu tham khảo” sắp xếp ở phần cuối của luận văn này

7 Bố cục luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì luận văn gồm ba chương như sau:

Chương 1: Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Trong chương này, trước hết tác giả nghiên cứu về sự hình thành, pháttriển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an, nghiêncứu về thành phần, nội dung và phân tích giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng

Bộ Công an Cuối cùng tác giả đi sâu nghiên cứu về thực trạng quản lý tài liệu

lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an để thấy được những mặt tồn tại, hạn chếcủa công tác này.

Chương 2: Kho hồ sơ số, giải pháp đối với tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an.

Chương này tác giả đi sâu nghiên cứu một số khái niệm và thuật ngữ cơbản về số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ Từ đó, tác giả phân tích ưu điểm,nhược điểm của công nghệ số hóa, quy trình công nghệ số hóa, tiêu chuẩn đốivới tài liệu điện tử, nhu cầu của xã hội và của cơ quan nhà nước đối với việc

số hóa văn bản, tài liệu Tiếp đó tác giả xây dựng quy trình và phương phápxây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an ; các hệ thống phần cứng,

hệ thống phần mềm, hệ thống mạng của một kho hồ sơ số sẽ được xây dựngtrong tương lai

Chương 3: Giải pháp quản lý, sử dụng CSDL tại Văn phòng Bộ Công an.

Chương này trình bày giải pháp quản lý, sử dụng đối với CSDL như :Giải pháp đối với việc lưu trữ dữ liệu; đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giaocông nghệ; bảo mật, đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin ; khắc phục thảmhọa mất dữ liệu; chính sách khai thác, sử dụng CSDL; Bảo trì CSDL

Chương 1 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

1.1 Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Cách đây 55 năm, trước yêu cầu đòi hỏi của nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật

tự trong tình hình mới, ngày 27/3/1957, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký Quyếtđịnh số 530-VF/NĐ thành lập Phòng Hồ sơ trực thuộc Văn phòng Bộ Công an(tiền thân của lực lượng hồ sơ Công an nhân dân ngày nay) Phòng Hồ sơ Vănphòng Bộ có nhiệm vụ chỉ đạo công tác hồ sơ của toàn ngành Công an, lưutrữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, biên soạn tài liệu địch tình, cung cấp và giải đápcác yêu cầu thông tin có trong hồ sơ tài liệu và thực hiện công tác bảo vệ bímật trong ngành Công an Từ đó đến nay, lực lượng Hồ sơ Công an nhân dân

đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành

Ngày 08/02/1968, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 23/CP thành lậpCục Hồ sơ thuộc Bộ Công an, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Công annghiên cứu xây dựng các chế độ thể lệ về lưu trữ, thống kê, sử dụng hồ sơthuộc ngành Công an; chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, thể lệ, sưu tầm, thuthập, thống kê, sắp xếp và quản lý kho hồ sơ của cơ quan Bộ; Đào tạo, bồidưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hồ sơ lưu trữ Công tác hồ sơ lưutrữ đã trở thành một trong những công tác quan trọng không thể thiếu củangành Công an Năm 1985, trước yêu cầu đổi mới, lãnh đạo Bộ Công an đãquyết định tách Cục Hồ sơ thành: Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh trực thuộcTổng cục An ninh nhân dân và Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát trực thuộc Tổngcục Cảnh sát nhân dân Những hồ sơ chung củ Bộ do Cục Tham mưu tổnghợp (nay là Văn phòng Bộ) quản lý, nhiệm vụ này được Văn phòng Bộ giaocho Phòng Hành chính đảm nhiệm

Theo Quyết định số 1000/2008/QĐ-X11(X13) ngày 02/6/2008 của TổngCục Xây dựng lực lượng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức

bộ máy của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an, Phòng Hànhchính thuộc Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng

Bộ tổ chức, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ vănbản, tài liệu có liên quan của Bộ Công an; thống nhất quản lý, chỉ đạo, hướngdẫn chế độ công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật trong Công an nhândân theo quy định chung của Bộ; đăng ký, quản lý công văn, tài liệu gửi đi vàtiếp nhận, phân loại, xử lý lưu giữ các công văn , tài liệu gửi đến Bộ Công an

và Đảng ủy Công an Trung ương

Do đặc thù tài liệu của Bộ Công an chủ yếu là tài liệu mật nên lãnh đạo

Bộ Công an chủ trương sẽ hình thành một trung tâm tài liệu quản lý nhà nướccủa Bộ Công an do Văn phòng Bộ Công an quản lý

Về tổ chức bộ máy, Quyết định 1000 quy định: Phòng Hành chính dotrưởng phòng phụ trách và có từ 02 đến 03 phó phòng giúp việc

Tổ chức bộ máy của Phòng gồm 03 Đội:

-Đội Văn thư

-Đội Quản lý hồ sơ lưu trữ

-Đội số hóa

Mỗi Đội có 01 Đội trưởng phụ trách, có từ 01 đến 02 phó Đội trưởnggiúp việc

1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Qua khảo sát thực tế tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động Bộ Công

an đã sản sinh ra một khối lượng văn bản, tài liệu tương đối lớn, hiện nay sốtài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là 908

m giá Khối lượng văn bản, tài liệu tại đây phong phú, đa dạng về thành phần,nội dung và chúng có giá trị về nhiều mặt

Bảng 1.1 Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ

tại Văn phòng Bộ Công an

công tác năm, sơ kết 6

tháng của lực lượng Công

an nhân dân từ khi thành

lập cho tới nay

Tài liệu về lĩnh vực an

ninh

Tài liệu về lĩnh vực cảnh

sát

- Tài liệu về lĩnh vực hậu

* Tài liệu hành chính: khoảng 800 m giá chiếm 88% số tài liệu trong

kho, đây là loại hình tài liệu chiếm số lượng tương đối lớn trong hoạt độngcủa cơ quan Bộ Công an Loại tài liệu này được hình thành trong hoạt độngtham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ của các cơ quan Bộ: Văn phòng Bộ, VụPháp chế Bộ, Cục Xây dựng phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, Cục TàiChính, Thanh tra Bộ, Ủy ban kiểm tra Đảng ủy Công an trung ương Nó baogồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau như: công văn, quyết định, chị thị, nghịquyết, báo cáo, thông tư, kế hoạch, công điện, thông tri của Đảng, Nhà nước,

Bộ Công an, các Bộ ngành, địa phương và cá nhân liên quan đến công tác giữgìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng, hậu cần – kỹthuật của lực lượng Công an nhân dân

liệu

trong kho, tài liệu chủ yếu trong nhóm này là các đề án, dự án của các đơn vị

cơ quan Bộ như: Đề án biển đảo, đề án xây dựng, phần mềm thống kê số liệutrong Công an nhân dân, Đề án cải cách thủ tục hành chính, dự án xây dựngtrung tâm thông tin chỉ huy Bộ Công an v.v…

chủ yếu là băng, đĩa phim, ghi âm các cuộc họp của Đảng ủy Công an Trungương và lãnh đạo Bộ Công an; hoạt động của các đồng chí lãnh đạo Bộ Công

an như: đón tiếp lãnh đạo Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các Bộ, ngành, địaphương, khách quốc tế, người có công v.v…

ban trong Văn phòng Bộ, chưa giao nộp về kho lưu trữ, chủ yếu là báo cáocủa Công an các đơn vị địa phương và bộ phận phía nam gửi về lãnh đạo Bộqua đường truyền mạng nội bộ của ngành Tài liệu này sẽ được ghi lại trong ổcứng và nộp lưu lên kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an

1.2.2 Nội dung của tài liệu

Tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an chủ yếu phản ánh cácmặt hoạt động chung của Đảng ủy Công an Trung ương, lãnh đạo Bộ Công an

và Đơn vị thuộc Bộ bao gồm các nội dung sau:

- Tập lưu công văn đi đến của Đảng bộ, Đảng ủy Công an Trung ương,

Văn phòng Đảng ủy Công an Trung ương, Bộ Công an, Văn phòng Bộ

- Hội nghị Công an toàn quốc, hội nghị tổng kết công tác năm, sơ kết 6 tháng của lực lượng Công an nhân dân từ khi thành lập cho tới nay

- Tài liệu về lĩnh vực an ninh

- Tài liệu về lĩnh vực cảnh sát

- Tài liệu về lĩnh vực hậu cần – kỹ thuật

- Tài liệu về lĩnh vực xây dựng lực lượng

- Tài liệu về công tác Đảng

- Tài liệu các Văn phòng lãnh đạo Bộ

1.2.3 Giá trị của tài liệu

Qua tìm hiểu về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan Bộ Công an, ta thấy khối lượng tài liệu hìnhthành ra trong hoạt động của cơ quan Bộ Công an là rất lớn, phản ánh đầy đủcác mặt nghiệp vụ của Công an nhân dân Do đó chúng có ý nghĩa, giá trị vềnhiều mặt không chỉ đối với lực lượng Công an nhân dân mà còn đối với cảquốc gia

* Cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo chỉ huy

Để có những chủ trương, kế hoạch, biện pháp đấu tranh có hiệu quả với

âm mưu, hoạt động của các thế lực thù địch xâm phạm an ninh quốc gia, cũngnhư các hành vi phạm tội xâm phạm trật tự, an toàn xã hội đòi hỏi phải thuthập đầy đủ thông tin, một trong những nguồn thông tin quan trọng là thôngtin được khai thác từ tài liệu lưu trữ

Những loại thông tin được phản ánh trong tài liệu lưu trữ bảo quản tạiKho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là:

Thông tin về âm mưu, ý đồ về chiến lược, chính sách…của các nước đối với nước ta: âm mưu, phương thức, thủ đoạn hoạt động của các thế lực

thù địch; của các cơ quan đặc biệt nước ngoài, của bọn phản động các loại vàcác loại tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia khác chống phá Việt Nam; tìnhhình liên quan đến an ninh quốc gia trong các lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, anninh nội bộ, nông thôn, an ninh trên các, lĩnh vực kinh tế, văn hóa – tưtưởng…

Thông tin về các loại tội phạm: Số vụ việc xảy ra, phân loại tội phạm

trong thời gian qua, thủ đoạn hoạt động của các loại tội phạm, nhất là các thủđoạn hoạt động mới xuất hiện; những sơ hở thiếu sót của chúng ta trong quản

lý kinh tế, văn hóa, xã hội…khiến cho tội phạm lợi dụng để hoạt động phạmtội

Thông tin về tình hình lực lượng Công an: Cơ cấu tổ chức, biên chế,

nhân sự, chất lượng thực hiện công tác chuyên môn; những khó khăn, vướngmắc trong quá trình thực hiện công tác chuyên môn của các cơ quan đơn vịCông an

Thông tin về tình hình nhân dân: Dư luận quần chúng về các chủ

trương, chính sách của Đảng, Nhà nước của cấp ủy đảng, chính quyền địaphương đang được thực hiện; những khó khăn, vướng mắc của quần chúng vềcác mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội; những mâu thuẫn, tranh chấp trongnhân dân…; Tình hình tổ chức, hoạt động của các tổ chức đảng, chính quyền,đoàn thể quần chúng có liên quan đến công tác bảo vệ an ninh trật tự Tìnhhình đặc điểm địa bàn, lĩnh vực, đối tượng có liên quan và những vấn đề khác

mà lãnh đạo yêu cầu cơ quan tham mưu phải thu thập để đề xuất lãnh đạo biệnpháp giải quyết

Những thông tin trong tài liệu lưu trữ sẽ được các cán bộ, chiến sĩ làmcông tác tham mưu tổng hợp, phân tích, đánh giá và xử lý thông tin nhằmgiúp lãnh đạo:

Phát hiện vấn đề cần ra quyết định: Trong thực tế công tác lãnh đạo

chỉ huy, người lãnh đạo có nhiều vấn đề cần phải ra quyết định Đối với cáccông tác cụ thể khác nhau có những quyết định khác nhau Thông thườngnhững quyết định liên quan về những chủ trương, đối sách lớn thuộc về sáchlược; cũng có những quyết định về những vấn đề về chiến thuật, biện pháp cụthể…Thông qua tài liệu lưu trữ, lãnh đạo sẽ xác định được tính chất và tínhcấp bách của từng loại vấn đề

Lựa chọn phương án tối ưu: Các quyết định của lãnh đạo phải là

những phương án tối ưu, đạt hiệu quả cao nhất với lực lượng tham gia và cácchi phí vật chất thấp nhất Muốn đạt được điều đó, lãnh đạo phải dựa trênnhững thông tin từ tài liệu lưu trữ, cụ thể như tài liệu phản ánh về:

- Nhiệm vụ chính trị của Đảng đặt ra trong thời gian đưa ra các quyết định;

- Chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước;

- Nhiệm vụ chung của lực lượng Công an nhân dân;

- Các chỉ thị, nghị quyết công tác đã được ban hành;

- Điều kiện thực tế của đơn vị thực hiện quyết định và dự kiến các phương án thực hiện

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an cungcấp thông tin nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp, nâng cao hiệu quả lãnh đạo vàcác hoạt động nghiệp vụ Một mặt bộ phận quản lý hồ sơ tại Văn phòng BộCông an đáp ứng yêu cầu của các đơn vị, mặt khác chủ động thống kê, phântích tình hình, kết quả việc thực hiện công tác nghiệp vụ cung cấp cho lãnhđạo Công an các đơn vị, địa phương Trong những năm qua công tác này đã

tiến hành có kết quả, cung cấp được nhiều thông tin có giá trị cho các đơn vịnghiệp vụ và các yêu cầu khác Bộ phận quản lý hồ sơ tại Văn phòng BộCông an đã khai thác hồ sơ mật thám Pháp, cung cấp nhiều hồ sơ, tài liệuquan trọng, quý giá về thân thế và sự nghiệp cách mạng của Chủ tịch Hồ ChíMinh, các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước và Bộ Công an cho Viện Bảotàng Hồ Chí Minh, Viện nghiên cứu lịch sử Công an nhân dân, cung cấp nhiềutài liệu cho Ban biên giới Chính phủ, Bộ Nội vụ và các cơ quan hữu quankhảng định chủ quyền quốc gia về hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa Đặcbiệt trong công tác bảo vệ Đảng, bảo vệ nội bộ, phát hiện nội gián, bộ phận hồ

sơ đã thông tin kịp thời, chính xác cho lực lượng Công an các cấp đấu tranhthắng lợi nhiều vụ án quan trọng, bắt tập trung cải tạo nhiều đối tượng nguyhiểm, bóc gỡ nhiều mạng lưới nội gián, phát hiện nhiều trường hợp cán bộ,đảng viên trong thời kỳ hoạt động cách mạng bị bắt đã đầu hàng; đồng thờicũng đã làm rõ và minh oan cho nhiều cán bộ cách mạng bị địch bắt, bôi lem.Trong các kỳ Đại hội Đảng, Đại hội Công an toàn quốc tài liệu lưu trữ lànguồn thông tin quan trọng liên quan đến nhân sự nhằm giúp Đảng, Nhànước, Bộ Công an kiện toàn tổ chức, giải quyết chính sách, kết nạp đảng viênmới…

* Cung cấp thông tin phục vụ đường lối đối ngoại.

Trong sự nghiệp đổi mới của đất nước, chính sách đối ngoại có vai tròquan trọng Bộ phận quản lý hồ sơ tại Văn phòng Bộ Công an đã dựa trên tàiliệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an đồng thời kết hợp với CụcQuản lý xuất nhập cảnh để cung cấp thông tin kịp thời phát hiện những đốitượng nội gián có liên quan đến an ninh quốc gia, từ đó các đơn vị nghiệp vụ

và những địa phương quản lý các đối tượng trên có chính sách đấu tranhnhanh chóng, hiệu quả, góp phần không nhỏ vào nhiệm vụ bảo vệ và làmtrong sạch nội bộ Đảng, đấu tranh với kế hoạch hậu chiến của địch

1.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an

1.3.1 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản, tài liệu chưa được thực hiện triệt

để, hiệu quả mang lại chưa cao

1.3.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Theo quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu quy định trong Chế độ Côngtác văn thư – lưu trữ hồ sơ văn bản quản lý nhà nước trong lực lượng Công annhân dân ban hành kèm theo Quyết định 200/QĐ-BNV ngày 20/10/1992 của

Bộ trưởng Bộ Nội vu và Thông tư 71/2009/TT-BCA-V11 ngày 15/12/2009của Bộ Công an quy định về công tác văn thư hành chính, hồ sơ lưu trữ vănbản quản lý nhà nước trong Công an nhân dân:

Tài liệu hành chính phải nộp sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; Tài liệu nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ sau mộtnăm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán Tuy nhiên, trong thực tế các quy định trên chưa được thực hiện mộtcách nghiêm túc và đầy đủ Các đơn vị chỉ tiến hành giao nộp tài liệu về khokhi đã hết diện tích chứa

Trừ khối công văn đi đến ở văn thư gửi lên, các tài liệu khi giao nộpvào Kho lưu trữ còn ở tình trạng bó gói, một số nhỏ được lập hồ sơ sơ bộ,chưa có biên mục, tài liệu chưa được sắp xếp theo trình tự logic, chưa xácđịnh giá trị tài liệu

1.3.1.2 Đối với công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ

Tài liệu được lưu trữ tại kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an bao gồm tàiliệu của cơ quan Bộ (tài liệu của Văn phòng Bộ, các Vụ, Cục trực thuộc Bộ)

Qua khảo sát, các đơn vị này có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nên theo lý luận chung cần phải áp dụng phương án phân loại thống nhất chức năng, nhiệm vụ

-thời gian cho toàn bộ khối tài liệu đang được bảo quản trong kho Tuy nhiêntới thời điểm tôi tiến hành khảo sát thì tài liệu trong kho lưu trữ chưa đượcphân loại theo một phương án phân loại trên Các tài liệu sau khi được cácđơn vị giao nộp vào trong kho thì được để theo từng đơn vị giao nộp và sắpxếp lên giá

Do công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác chỉnh lý tài liệu chưa đượcthực hiện tốt nên hầu hết tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công anchưa được xác định giá trị tài liệu một cách đúng mức Sau khi các đơn vịgiao nộp tài liệu, cán bộ lưu trữ ở đây chỉ loại bỏ báo cáo tuần, ngày, tài liệutrùng thừa Vì chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản riêng nên nhữngtài liệu khác sẽ được giữ lại lưu trữ

1.3.1.3 Công tác bảo quản tài liệu

Với diện tích lưu trữ tương đối hạn chế 150 m2, bảo quản hơn 900 m giátài liệu nên chỉ đủ để đặt các giá tài liệu mà chưa phân ra làm các phòng chỉnh

lý và phòng khai thác tài liệu Trong kho được trang bị các trang thiết bị phục

vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: Giá, hộp để tài liệu, quạt thông gió,máy điều hoà nhiệt độ, các thiết bị phòng cháy chữa cháy và hệ thông chiếusáng, hệ thống báo cháy và chữa cháy.… Tuy nhiên để đối chiếu với các tiêuchuẩn và quy định của nhà nước thì còn nhiều khâu chưa đạt như giá, hộp bảoquản tài liệu còn ở mức độ thô sơ, chưa có giá compac, hộp là hộp nhựa, tàiliệu chưa được khử trùng, khử axit trước khi đưa vào bảo quản

1.3.1.4 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

Do đặc thù tài liệu ngành Công an có tính bảo mật cao, thêm vào đó làdiện tích kho lưu trữ còn hạn hẹp nên việc khai thác sử dụng tài liệu mới chủ

yếu phục vụ cho cán bộ, chiến sỹ trong ngành và mới chỉ áp dụng hai phươngpháp: đọc, ghi chép tại chỗ, cho mượn tài liệu về nơi làm việc.

Theo báo cáo tổng kết công tác năm 2010, 2011, 2012, 2013 của Phòng

Hành chính ( Phụ lục số 07, 08, 09, 10), số lượng lượt người đến khai thác và

số lượng tài liệu được mang ra khai thác sử dụng là:

Bảng 1.2 Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang ra khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các năm

* Khó khăn

Hiện nay, diện tích kho lưu trữ cũng đã đến giới hạn Nguyên nhân là docác tài liệu được lưu trữ từ nhiều năm trước Có những tài liệu đã không còngiá trị nhưng chưa được phân loại, tách riêng để tiêu hủy nên vẫn để lưu trữtrong kho Qua nhiều năm, số lượng tài liệu trong kho được bổ sung thêmnhiều mà diện tích lưu trữ có hạn nên hiện nay kho lưu trữ khá chật

lưu trữ

27

vậy văn bản, tài liệu sẽ mục nát theo thời gian; hỏng hóc do việc khai thác, sửdụng hàng ngày hoặc mất mát do thiên tai, cháy nổ…Đặc biệt là hiện nay,Văn phòng Bộ cũng chưa có phương án khôi phục tài liệu có giá trị trongtrường hợp bị mất.

nay, một số thông tin nhạy cảm trong văn bản, tài liệu hoặc toàn bộ nội dungvăn bản, tài liệu có thể được cung cấp cho những người không có trách nhiệmhoặc bị phát tán đi vì mục đích xấu nào đó Tuy nhiên, trên thực tế nếu thayđổi cách sắp xếp các văn bản, tài liệu theo cấp độ mật của tài liệu để quản lýnhằm bảo mật thông tin thì sẽ không đáp ứng được yêu cầu hàng ngày về việclấy các thông tin trong văn bản, tài liệu liên quan trong kho lưu trữ của cán

bộ, chiến sỹ tới khai thác Ngoài ra để thực hiện sắp xếp này phải tốn rất nhiềuthời gian và công sức

Văn bản, tài liệu chưa được biên mục nên rất mất thời gian cho công tácthống kê tài liệu Do không phân loại được mức độ quan trọng của các tài liệukhác nhau nên cũng không có kế hoạch lưu trữ riêng đối với các tài liệu cómức độ bảo mật cao

văn bản có liên quan đến nhau)

Việc tìm kiếm hầu hết là thủ công Để mượn được các tài liệu đang lưutrữ trong kho để đòi hỏi người hoặc phòng yêu cầu phải có được chính xác ítnhất một trong hai nội dung sau:

+ Số/ký hiệu văn bản

+ Trích yếu nội dung

Tuy nhiên, trên thực tế, đòi hỏi cán bộ hoặc các cấp lãnh đạo nhớ chính xác được các thông tin nhằm trong tiêu chí tìm kiếm trên là không khả

thi, nhất là với các văn bản đã có thời gian lưu trữ khá lâu Đôi khi, theo cáchnhìn nhận chủ quan từ phía lãnh đạo, việc không có được văn bản biết là cótrong kho lại coi là việc không hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ.

Về nghiệp vụ, khi nhận được các thông tin liên quan đến văn bản, tàiliệu, bộ phận lưu trữ sẽ tra sổ để xác nhận sự tồn tại của văn bản, tài liệu trongkho, sau đó mới tiến hành tìm kiếm lại các giá - ngăn - hộp tài liệu, tiến hànhphô tô cho đơn vị yêu cầu Như vậy, trong trường hợp chỉ nhớ “láng máng”thông tin thì bộ phận lưu trữ rất khó để tìm thấy được văn bản, tài liệu theoyêu cầu Với các yêu cầu về một chuỗi các văn bản, tài liệu liên quan đếnnhau nhiều khi không tìm được đầy đủ và mất nhiều thời gian vào khâu thựchiện tìm kiếm Đặc biệt, các văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau nằm trongkhoảng thời gian dài (trong vòng 5 năm trở lên) và số lượng tài liệu liên quannhiều (trên 10 đầu tài liệu), việc đáp ứng yêu cầu đối với bộ phận lưu trữ thực

sự rất khó khăn

Với hiện trạng như trên thì việc khai thác dữ liệu để tổng hợp thông tinphục vụ cho công tác nghiệp vụ hàng ngày, công tác tham mưu cho lãnh đạorất hạn chế Chính điều này gián tiếp ảnh hưởng đến chất lượng công việc củalãnh đạo cũng như cán bộ, chiến sỹ Xu thế hiện nay, thông tin lưu trữ phảigắn với khai thác và việc khai thác thông tin phải tuân thủ nguyên tắc “thôngtin luôn sẵn sàng phục vụ người cần và có quyền” để đảm bảo tính bảo mật

1.3.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an.

Từ năm 2004 đến nay, Văn phòng Bộ đang sử dụng phần mềm LotusNote để ứng dụng vào công tác quản lý văn bản Tuy nhiên, với quy trình xử

lý văn bản như trên thì phần mềm này cũng chỉ quản lý được các văn bảnđược văn thư đề xuất đưa thành văn bản điện tử và đồng thời được lãnh đạophê duyệt Do vậy, khi tiến hành tìm kiếm trên hệ thống máy tính nếu

không thể tìm được, người dùng buộc phải đến kho lưu trữ để liên hệ tìm tài liệu gốc.

Văn phòng Bộ Công an đã có hệ thống mạng LAN để kết nối máy tính trong nội bộ với nhau

Có 2 đường kết nối mạng nội bộ ra ngoài, cụ thể:

- Đường kết nối mạng WAN của Bộ Công an

- Đường kết nối ra Internet

Do đặc thù là đơn vị của ngành Công an nên các máy tính được nối rangoài Internet không được phép kết nối với mạng LAN nội bộ và mạng WANcủa ngành

Các ứng dụng phục vụ công việc hành chính hàng ngày chủ yếu là:Microsof Word, MS Excel là chính, ngoài ra sử dụng thêm một số trình đọcvăn bản khác như PDF, Notepad…

Hiện Văn phòng Bộ cũng đã có Website nội bộ phục vụ cung cấp cácthông tin cho lãnh đạo và cán bộ chiến sỹ Hệ thống quản lý văn bản cũng đãđược đấu nối với Website để người dùng tiện tra cứu Các mẫu văn bản hànhchính chưa được đưa lên hệ thống Website để chia sẻ cho người dùng trongVăn phòng Bộ Công an Chưa có phương thức tập trung toàn bộ dữ liệu lạidưới dạng Datacenter phục vụ cho việc tra cứu và tìm kiếm các thông tin liênquan đến việc xử lý văn bản hàng ngày của các cấp lãnh đạo cũng như cán bộthực hiện

* Khó khăn

Xuất phát từ một số yêu cầu tức thời về việc quản lý văn bản, qua thờigian dài sử dụng cho đến nay, quy trình nghiệp vụ về văn thư có nhiều thayđổi, khai thác thông tin từ hệ thống của cán bộ chiến sỹ nhiều hơn nên phầnmềm hiện nay đã bộc lộ nhiều hạn chế Điển hình:

- Các văn bản lưu trữ chưa được lưu toàn văn mà chỉ lưu dưới dạng Listsiêu dữ liệu Với việc lưu trữ này, việc sử dụng thông tin trong các văn bản

điện tử rất khó thực hiện Ví dụ: trích xuất một số văn bản, tài liệu để đưa lên

hệ thống Web portal của Bộ trong tương lai; tạo được một hệ CSDL con vềmột số chuyên đề như: An ninh trật tự, hậu cần kỹ thuật…để phát triển hoặccấp thông tin cho các ứng dụng liên quan Ở mức độ người khai thác thôngtin, người dùng hiện nay có nhu cầu tự tổ chức các văn bản tài liệu điện tửtheo tiêu chí riêng nhằm đáp ứng việc tra cứu, tìm kiếm phục vụ công táchàng ngày Mấu chốt quan trọng của một hệ thống phục vụ cho quá trình lưutrữ và khai thác thông tin là phải tính đến bài toán xây dựng cấu trúc thôngtin Vì khi đã có cấu trúc thông tin lưu trữ thì việc phát triển các công cụ khaithác thông tin bao trùm được mọi yêu cầu hoàn toàn khả thi…

- Không có khả năng tìm kiếm theo toàn nội dung văn bản, chỉ có thểtìm kiếm theo nội dung trích yếu của văn bản mà bộ phận văn thư đã biên tập.Như vậy, người dùng sử dụng máy tính để tra cứu thông tin nhưng cách thứctìm kiếm thông tin lại vẫn mang tính cảm tính và mất nhiều thời gian Nhưvậy, khai thác thông tin trên hệ thống Lotus notes hiện nay mới dừng lại ởmức độ thô sơ

- Đặc biệt, hệ thống tra cứu các văn bản được quét chưa có cơ chế phânquyền đối với người truy nhập và thiết lập bảo mật cho tài liệu…trong khi đây

là những tính năng hết sức quan trọng đối với một hệ thống quản lý văn bảnđiện tử Cơ chế bảo mật thông tin mới dừng lại ở mức vật lý: Những máy tínhnào được cấp hàng đầu mạng LAN và có Account truy cập hệ thống thì sẽđược truy cập để xem toàn bộ văn bản được lưu trong hệ thống Về mặt logic,phân quyền người dùng được chia thành hai dạng Account:

- Account tra cứu thông tin: áp dụng cho toàn bộ người dùng đảm bảo hai yếu tố trên

- Account nhập tài liệu: áp dụng cho các cán bộ văn thư có nhiệm vụ quét tài liệu đưa vào hệ thống (hiện nay có 03 đồng chí thực hiện)

- Thiết lập các báo cáo thống kê về văn bản mới dừng lại ở mức độ đơngiản theo một số tiêu chí nhất định: Báo cáo dạng thống kê, báo cáo dạng listthông tin văn bản….với các báo cáo mang tính chất phức tạp, tổ hợp từ nhiềuthông tin thì hệ thống không thể đáp ứng được.

- Không có cơ chế gắn kết văn bản tài liệu điện tử và tài liệu trong kholưu trữ Do vậy, trong nhiều trường hợp, người dùng tìm thấy văn bản điện tửtrên hệ thống Lotus Notes và vì yêu cầu thì họ vẫn phải liên hệ với bộ phậnlưu trữ để mượn bản gốc Cán bộ lưu trữ thực hiện việc tìm kiếm thủ công vàđộc lập với các văn bản lưu trữ trong hệ thống Lotus Notes Như vậy việc mởrộng thêm các tính năng trong hệ thống để gắn công tác văn thư và lưu trữhiện nay là không thể Với các yêu cầu cao hơn cần đáp ứng như: xác địnhđược các văn bản nào hiện nay đang có trên hệ thông đã hết thời gian lưu trữ,đến thời gian giải mật/gỡ mật…để báo lại cho bộ phận Lưu trữ có kế hoạchthực hiện nhằm giải phóng kho lưu trữ, tăng hiệu quả sử dụng với diện tích cógiới hạn của kho, có chế độ bảo quản riêng với từng loại văn bản/tài liệu

- Về nghiệp vụ, các văn bản tài liệu cần gửi cho các đơn vị (các Tổngcục, các Cục, Vụ trực thuộc Bộ), hàng tuần/tháng bộ phận văn thư phải thựchiện lập các báo cáo gửi xuống các đơn vị thông báo về số lượng các văn bản

đã gửi trong tuần/tháng cùng danh sách các văn bản đã gửi Cán bộ lập báocáo vẫn phải thực hiện thủ công trên máy tính, không có chế độ thiết lập báocáo tự động định kỳ Mức cao hơn nữa là các báo cáo khi được lập không cókhả năng thống kê, phân loại theo các tiêu chí khác nhau giúp cho các đơn vịphía dưới khai thác và tìm kiếm lại các văn bản trên hệ thống email chủ độnghơn

Tóm lại: trên cơ sở văn bản của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong

hoạt động của cơ quan nhà nước và hiện trạng lưu trữ các văn bản hành chính;

hệ thống công nghệ thông tin và các công tác hành chính hàng ngày cũng nhưcác hoạt động nghiệp vụ khác của Văn phòng Bộ Công an, việc xây dựng cấutrúc, nội dung và quản lý kho văn bản số là nhiệm vụ cấp bách cần thực hiện

Chương 2 KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƯU TRỮ

VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

2.1 Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ

2.1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu

Tài liệu điện tử: “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu

số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)” [47, tr26].

Hồ sơ số (gọi cách khác là hồ sơ điện tử) : “là một hồ sơ có khả năng

lưu trữ, có một định dạng sử dụng lâu dài, được đóng gói, bao gồm cả siêu

dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu đóng gói trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn.” [39, tr18].

Số hóa:“Số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng

truyền thống (chữ viết, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh-dạng analog) trên giấy, băng, đĩa,…sang máy tính và được máy tính nhận biết dưới dạng số (digital).

Nói cách khác số hóa tài liệu là sự chuyển hóa dữ liệu từ “bản cứng” (tài liệu dạng giấy, film) thành dạng số và lưu trữ dưới dạng “bản mềm” trong máy tính hoặc thiết bị lưu trữ nào đó” [44, tr 11].

Tài liệu lưu trữ: :“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn

từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ” [42, tr 346].

Số hóa tài liệu lưu trữ:

Trên phương diện nghĩa hẹp: “Số hóa tài liệu là phương thức ghi ký,

xử lý, truyền, sử dụng, quản lý….thông tin dưới dạng một loại ngôn ngữ tìm tin mà trong thông tin học được gọi là đảm bảo ngôn ngữ bằng công cụ kỹ thuật và các phần mềm tương ứng” [53, tr 10]

Trên phương diện nghĩa rộng: “Số hóa là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau từ giai đoạn chuẩn bị số hóa (xây dựng kế

hoạch dự án, mục tiêu, chuẩn bị tài liệu…), giai đoạn tiến hành số hóa (quét tài liệu, hiệu chỉnh, lưu tài liệu…) và giai đoạn quản lý, sử dụng tài liệu số hóa (xây dựng hệ thống quản lý, sử dụng CSDL an toàn, tin cậy, bảo trì, nâng cấp hệ thống…) Chúng gắn kết với mục tiêu được xác định như: tăng cường việc bảo quản bản gốc và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tăng khả năng tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng số thay việc sử dụng bản gốc của tài liệu Vì vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các công việc của chuỗi số hóa hoặc quy trình số hóa tài liệu lưu trữ từ giai đoạn chuẩn bị cho đến giai đoạn quản lý, sử dụng theo mục tiêu đã định, đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy và độ xác thực của bản sao dạng số so với nguyên bản gốc” [61, tr23]

Kho hồ sơ số: Trong một bài phỏng vấn tiến sỹ Trần Thắng – Giám dốc

công ty 1VS đăng trên tạp chí Doanh nghiệp và Thương mại, số 7 về thuật

ngữ "kho Lưu trữ điện tử", Ông có giải thích như sau : "Đây là một khái niệm mới, cũng dễ hiểu, bởi vì để thiết lập "lưu trữ điện tử" thì cần có một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai.” [58, tr1]

Đối với lưu trữ liên bang Đức, trong bài báo cáo tham luận tại hội thảokhoa học “tính xác thực của tài liệu lưu trữ” diễn ra vào ngày 10 tháng 9 năm

2014, Michale Ucharim đã chỉ ra cấu trúc của lưu trữ trung gian số hay nóicách khác chính là “kho hồ sơ số” tại đất nước mình Michale Ucharim chỉ rarằng: Lưu trữ trung gian số gồm nhiều phần khác nhau Trước tiên là tầngngười dùng gồm những liên kết đặc biệt, thứ hai là tầng bảo mật với ba mô-đun bảo mật, thứ ba là phần lưu trữ Nói chi tiết hơn, tầng người dùng có thể

là một hệ thống hoặc dịch vụ web cung cấp mọi chức năng cần thiết cho việc

sử dụng lưu trữ trung gian số Các liên kết này rất cần thiết cho việc cấu trúc

dữ liệu và quay số từ hệ thống các cơ quan liên bang đến lưu trữ trung gian sốbằng ngôn ngữ mô tả dịch vụ web Các mô- đun bảo mật tạo thành lớp trunggian riêng Chúng đều cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữliệu cũ được lưu trữ Thứ ba là phần lưu trữ, nó có thể bao gồm tất cả hệthống lưu trữ, cũng có thể là một mạng khu vực lưu trữ, một lưu trữ đi kèmmạng hoặc bất kỳ thứ gì khác.

Nói tóm lại: Kho hồ sơ số thực chất là một hệ thống lưu trữ tồn tại ở giữa

đối tượng hình thành nên tài liệu lưu trữ, hệ thống quản lý thông tin lưu trữ số

và người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nó thu thập tài liệu lưu trữ từ các phòng lưu trữ cơ quan rồi lại cung cấp thông tin lưu trữ cho người sử dụng.

Để kho hồ sơ số có thể thực hiện thành công tất cả các chức năng phải

có thì cần bám sát một số quy tắc và tiêu chuẩn nhất định Những quy tắc vàtiêu chuẩn này đã được Tiến sỹ Trần Thắng – Giám dốc công ty 1VS đề cậpđến trong bài đăng trên tạp chí Doanh nghiệp và Thương mại như sau :

Nguyên tắc ghi nhận và theo dõi, tức là tổ chức ghi nhận và theo dõi chínhxác các thông tin được lưu Do đó, có thể loại trừ việc mất mát tài liệu,nguyên tắc kiểm soát tức là tài liệu mới cần được nhập hệ thống một cách có

hệ thống và được đăng ký Mức độ quan trọng và thời hạn lưu cần phải đượctheo dõi cẩn thận

Nguyên tắc thống nhất, là hệ thống lưu trữ cần phải thống nhất và chặtchẽ Điều này để đảm bảo theo dõi các liên kết giữa mỗi tài liệu với mỗi hồ sơ

cụ thể hay hợp đồng hoặc giao dịch phát sinh

Nguyên tắc dễ tiếp cận, là hệ thống cần phải thuận tiện và thân thiệnvới người sử dụng, ngay cả đối với người có kỹ năng sử dụng máy tính ở mức

độ vừa phải

Nguyên tắc thuận lợi, giúp người sử dụng có thể dễ dàng định hướngtrong hệ thống Công cụ tìm kiếm chi tiết cho phép người sử dụng tìm các tàiliệu với các thông tin tối thiểu

Nguyên tắc kịp thời nói đến quá trình xây dựng kho lưu trữ điện tửkhông được mất nhiều thời gian bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại vàtính chuyên nghiệp của các chuyên gia của trung tâm lưu trữ.

Nguyên tắc bí mật, tức là thông tin lưu chiểu không được phép chuyểncho những người không được phép tiếp cận với nó Nguyên tắc này áp dụngcho cả lưu trữ điện tử trong nội bộ công ty, cũng như ngoài công ty như tạitrung tâm lưu trữ Mức độ truy cập thông tin được xác định riêng cho mỗingười sử dụng hoặc cho nhóm người sử dụng

Nguyên tắc về độ tin cậy, nghĩa là việc chuyển thông tin vào lưu trữ cầnphải được bảo vệ chắc chắn để không bị đánh cắp và làm mất Nguyên tắc nàycũng có nghĩa là tạo ra các bản sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự cốkhông lường trước

Việc tuân thủ các nguyên tắc trên cho phép đảm bảo xây dựng một hệthống lưu trữ điện tử với khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng,thuận tiện và liên tục

2.1.2 Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng và tài liệu, tư liệu nói chung, đang trởthành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin nhằm thực hiện các mụctiêu và sứ mệnh khác nhau của công tác thông tin, thư viện và công tác lưutrữ Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hóa tài liệu đang được tiến hành rấtkhẩn trương và ồ ạt Số hóa tài liệu ở nước ta càng được thực hiện mạnh mẽkhi công việc này trở thành một trong những nhiệm vụ bắt buộc của các cơquan thông tin, thư viện và lưu trữ Để hiểu sâu hơn về công nghệ này, chúng

ta sẽ tìm hiểu về ưu điểm và nhược điểm của nó:

2.1.2.1 Ưu điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ

Một là: Số hóa giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin

một cách dễ dàng, bảo quản an toàn cho tài liệu gốc Ta có thể thấy rõ được