Những vấn đề chung về nghiệp vụ bán hàng hóa trong doanh nghiệp

Các phương pháp xác định trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ có thể được áp dụng trong các doanh nghiệp đó là: * Phương pháp tính theo giá đích danh giá thực tế của từng lô nhập.. Công

Những vấn đề chung về nghiệp vụ bán hàng hóa trong doanh nghiệp

1.1 Khái niệm thành phẩm, bán hàng và ý nghĩa của công tác bán hàng

a Khái niệm về thành phẩm và phân biệt thành phẩm với sản phẩm

* Khái niệm về thành phẩm và sản phẩm:

- Thành phẩm: là những sản phẩm đã kết thcus toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp tiến hành hoặc thuê ngoài gia công chế biến và đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và đã nhập kho thành phẩm.

- Sản phẩm của quá trình sản xuất là kết quả của quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, gồm thành phẩm, nửa thành phẩm, dịch vụ đã cung cấp.

* Phân biệt thành phẩm với sản phẩm:

- Xét về mặt giới hạn:

+ Thành phẩm là kết quả cung cấp của quá trình sản xuất gắn với một quy trình công nghệ sản xuất nhất định trong phạm vi một doanh nghiệp.

+ Sản phẩm là kết quả của quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ.

Bán hàng là quá trình bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra

và bán hàng hóa mua vào, cung cấp dịch vụ là thực hiện công việc đã thỏa

thuận theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán như cung cấp dịch

vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động.

* Bản chất của quá trình bán hàng

Là quá trình hoạt động kinh tế bao gồm hai mặt: Doanh nghiệp đem bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ đồng thời đã thu được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua Quá trình bán hàng thực chất là quá trình trao đổi quyền sở hữu giữa người bán và người mua trên thị trường hoạt động.

c Ý nghĩa của công tác bán hàng

Hoạt động bán hàng là điều kiện kiên quyết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có doanh thu, nhanh chóng thu hồi được vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Có lợi nhuận là doanh nghiệp có điều kiện để thực hiện phân phối lợi ích vật chất giữa doanh nghiệp và nhà nước, doanh nghiệp với người lao động hoặc giữa doanh nghiệp với chủ doanh nghiệp Doanh nghiệp cần phẩm phối hợp hài hòa giữa ba lợi ích: Lợi ích của nhà nước là nhà nước thu được thuế từ doanh nghiệp, lợi ích của doanh nghiệp là doanh nghiệp có lãi và lợi ích của người lao động là được doanh nghiệp trả lương.

Như vậy quá trình bán hàng của doanh nghiệp có những đặc điểm chính sau:

+ Có sự thỏa thuận trao đổi giữa người bán và người mua, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền.

+ Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa giữa người bán và người mua, người bán mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu

về hàng hóa đã mua.

+ Trong quá trình bán hàng đơn vị bán cung cấp cho khách hàng khối lượng hàng hóa nhất định và được nhận lại từ khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng (DTBH) Số doanh thu này sẽ là cơ

sở để xác định kết quả bán hàng của mình.

1.2 Các phương pháp xác định giá gốc của thành phẩm

a Nguyên tắc ghi sổ kế toán thành phẩm

Giá trị thành phẩm phải được ghi nhận theo giá gốc (trị giá thực tế), trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì giá trị thành phẩm phải phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường sản xuất nhiều mặt hàng và hoạt động nhập, xuất thành phẩm trong doanh nghiệp luôn có sự biến động lớn do nhiều nguyên nhân, để phục vụ cho việc hạch toán hàng ngày kịp thời, kế toán thành phẩm còn có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép vào phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế toán chi tiết thành phẩm.

b Giá gốc thành phẩm nhập kho

Trong bất kỳ trường hợp này hàng hóa khi nhập kho cũng đều phải xác định chính xác giá gốc của nó nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí của hàng hóa.

Giá gốc của thành phẩm nhập kho được xác định theo từng trường hợp nhập.

* Doanh nghiệp sản xuất : Thành phẩm do các bộ phận sản xuất chính và bộ phận sản xuất phụ của doanh nghiệp sản xuất ra phải được ghi nhận theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung để sản xuất thành phẩm.

* Thuê ngoài chế biến: Thành phẩm thuê ngoài ra công chế biến

nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công như: chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao, nhận gia công.

c Giá gốc thành phẩm xuất kho:

GIá trị thành phẩm xuất kho phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá gốc, nhưng do thành phẩm được nhập từ các nguồn nhập và là hạch toán trong quá khứ các kỳ kế toán khác nhau Do đó quản lý giá xuất kho chính

là việc xác dịnh đúng giá vốn hàng bán Đây là một yêu cầu quản lý hết sức quan trọng giúp cho việc xác định kết quả kinh doanh được đầy đủ và chính xác Các phương pháp xác định trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ

có thể được áp dụng trong các doanh nghiệp đó là:

* Phương pháp tính theo giá đích danh (giá thực tế của từng lô nhập).

Theo phương pháp này, hàng hóa được quản lý trên cơ sở từng lô hàng riêng biệt Hàng hóa được theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn theo từng nhóm hàng, lô hàng Phương pháp này đảm bảo trị giá xuất kho kịp thời, chính xác vả về số lượng lẫn giá cả.

Công thức xác định:

Giá vốn của hàng hóa xuất kho tiêu thụ = ΣPi x Q

Trong đó:

i : là nhóm hàng, lô hàng

Pi : giá mua thực tế của nhóm hàng i

Qi : Số lượng hàng i xuất kho tiêu thụ

* Phương pháp bình quân gia quyền (sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ)

Theo phương pháp này, người ta dựa vào đơn giá mua bình quân của hàng xuân chuyển trong kỳ để xác định trị giá vốn của hàng xuất kho

trong kỳ Đơn giá mua bình quân có thể tính cho cả kỳ hạch toán hoặc tính trước mỗi lần xuất dùng.

Trị giá vốn

hàng hoá xuất kho =

Số lượng hàng hoá Xuất kho

x Đơn giá bình quân gia quyền cuối kỳ

Đơn giá mua bình

Số lượng hàng hoá Tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá Nhập trong kỳ

* Phương pháp nhập trước, xuất trước (FiFo)

Quản lý hàng hóa theo từng nhóm hàng, lô hàng, lô nào nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau, đảm bảo đơn giản trong việc bố trí kho hàng, vận chuyển hàng hóa thuận tiện, hàng hóa xuất ra đảm bảo được chất lượng nhưng khó xác định giá trị thực tế Như vậy, hàng hóa tồn kho cuối kỳ bao gồm các hàng hóa mua vào sau cùng.

x

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho

* Phương pháp nhập sau, xuất trước (LiFo)

Lô hàng nhập sau được ưu tiên xuất trước, hàng hóa tồn lại cuối kỳ chính là hàng tồn đầu kỳ Phương pháp này đảm bảo tính theo đúng giá trị thực tế của hàng hóa nhưng hàng hóa xuất bán sau không đảm bảo chất lượng do đó yêu cầu quản lý kho hàng rất cao Hiện nay nếu áp dụng

phương pháp này thì hàng xuất bán sau bị coi là lỗi mốt, lạc hậu sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh.

x

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho

Đồng thời với việc quản lý giá nhập kho, giá xuất kho hàng hóa doanh nghiệp còn phải lập dự định và theo dõi việc thực hiện giá bán hàng hóa Đối với quá trình tiêu thụ đòi hỏi phải xây dựng biểu giá phù hợp cho từng mặt hàng, cho từng địa điểm kinh doanh Nếu có biểu giá thích hợp thì hàng hóa được tiêu thụ nhiều hơn, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng tốt hơn Ngoài ra, cần phải theo dõi việc thực hiện giá trong kỳ để tránh tình trạng tiêu cực như: nâng giá, giảm giá Hệ thống chúng từ và sổ sách kế toán là công cụ phản ánh chính xác nhất tình hình tiêu thụ hàng hóa đặc biệt là sự biến động của giá trong từng thời điểm.

1.3 Khái niệm DTBH, các khoản giảm trừ DTBH, nguyên tắc xác định DTBH và kết quả bán hàng.

a Khái nhiệm doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu:

* Khái niệm doanh thu

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần tăng vốn chủ sở hữu.

Doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm tổng giá trị các lợi ích kinh

tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được như: DTBH, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, tiền lãi, tieenfbanr quyền,

cổ tức và lợi nhuận được chia.

* Điều kiện ghi nhận doanh thu:

- DTBH được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời tất cả 5 điều kiện sau:

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu, sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc kiểm soát hàng hóa.

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.

+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

- Doanh thu của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn 4 điều kiện sau:

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó.

+ Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán.

+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.

- Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của doanh nghiệp được ghi nhận khi thỏa mãn 2 điều kiện sau:

+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó.

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.

b Khái niệm các khoản giảm trừ doanh thu.

* Chiết khấu thương mại

Là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lượng lớn.

Là doanh thu của lượng hàng hóa thực sự được tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại do hàng giao cho người mua không đúng về chất lượng trong thời gian quy định.

* Giảm giá hàng bán:

Là số giảm giá cho người mua về số lượng hàng hóa đã tiêu thụ do những nguyên nhân chủ quan thuộc về người bán như: hàng kém phẩm chất, không đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian địa điểm giao hàng như đã quy định.

* Các loại thuế có tính vào giá bán:

Là: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.

- Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến khích sản xuất, hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ cho nhu cầu thiết thực của đời sống nhân dân trong xã hội như: rượu, bia, thuốc lá

- Thuế xuất khẩu được đánh vào các hàng hóa dịch vụ khi xuất khẩu

ra khỏi biên giới Việt Nam.

- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

1.4 Các phương thức bán và các phương thức thanh toán

a Các phương thức bán

Trong nền kinh tế thị trường với mục đích bán được nhiều hàng nhất, đảm bảo thu hồi vốn nhanh nhất và đạt lợi nhuận cao nhất, các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức bán hàng khác nhau theo từng loại hàng hóa, từng khách hàng, từng thị trường và từng thời điểm khác nhau.

* Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp"

Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (Hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của doanh

nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua doanh nghiệp

đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hóa đã được thực hiện vì vậy quá trình bán đã bán hoàn thành.

* Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách hàng: Phương thức gửi hàng đi là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết Số hàng gửi

đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán lợi ích và rủi ro được chuyển giao toàn bộ cho bên mua, giá trị hàng hóa đã được thực hiện và là thời điểm bên bán được ghi nhận doanh thu bán hàng.

* Kế toán bán hàng theo phương thức gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng.

Phương thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng là phương thức bên giao đại lý (chủ hàng) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý) để bán hàng cho doanh nghiệp Bên nhận đại lý, ký gửi phải bán hàng theo đúng giá bán đã quy định và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng.

Cơ sở nhận làm đại lý khi bán hàng hóa dưới các hình thức phải lập hóa đơn theo quy định đồng thời lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở

có hàng hóa gửi bán đại lý để các cơ sở này lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ.

Cơ sở đại lý bán hàng theo các hình thức phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đối với hàng hóa bán đại lý và tiền hoa hồng thu được từ hoạt động đại lý.

Cơ sở bán đại lý đúng giá theo quy định của bên chủ hàng, hưởng hoa hồng nếu bán giá thấp hơn giá quy định của bên chủ hàng thì phải kê khai, nộp thuế theo giá bán do chủ hàng quy định

Bán hàng trả chậm, trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Xét về bản chất hàng bán trả chậm, trả góp vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tài sản và lợi ích kinh tế sẽ thu được của tài sản đã được chuyển giao cho người mua Vì vậy doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính phần lãi trả chậm tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận.

* Kế toán bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng

Phương thức bán hàng đổi hàng là phương thức bán hàng doanh nghiệp đem sản phẩm, vật tư, hàng hóa để đổi lấy vật tư, hàng hóa khác không tương tự của khách hàng Giá trao đổi là giá hiện hành của hàng hóa, vật tư tương ứng trên thị trường.

b Phương thức thanh toán:

Qua quá trình bán hàng, hàng hóa được đưa đi tiêu thụ trên thị trường và qua đó doanh nghiệp được quyền sở hữu một lượng tiền tệ nhất định do khách hàng thanh toán Việc thanh toán tiền hàng được tiến hành theo nhiều phương thức, hình thức khác nhau tùy thuộc vào từng khâu, từng phương thức, hình thức bán hàng, có thể thanh toán ngay, có thể trả chậm hoặc trả dần tùy theo sự thỏa thuận của hai bên mua và bán, đồng thời nó cũng gắn liền sự vận động giữa hàng hóa với số tiền vốn, đảm bảo cho hai bên cùng có lợi Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai hình thức thanh toán chủ yếu sau:

* Thanh toán bằng tiền mặt

Là hình thức dùng tiền mặt, ngân phiếu trực tiếp để giao dịch, mua bán hàng hóa, dịch vụ Bên mua sẽ xuất tiền ngay để trả sau khi giao nhận

xong hàng hóa hoặc khi đến hạn thanh toán số tiền châp nhận nợ theo sự thỏa thuận của hai bên Hình thức này thanh toán rất an toàn, đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán nhưng chỉ thích hợp với số lượng tiền không quá lớn.

* Thanh toán không dùng tiền mặt

- Hình thức thanh toán thông qua ngân hàng.

Là hình thức thực hiện thông qua ngân hàng, thanh toán bù trừ Ngân hàng đóng vai trò là một tổ chức trung gian giúp cho cả hai bên mua bán thanh toán được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác và đúng luật Một số hình thức thanh toán qua ngân hàng là:

+ Thanh toán bằng séc: séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu do ngân hàng nhà nước quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trịch một số tiền từ tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng trên séc hoặc người cầm séc.

+ Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Thực chất là sử dụng giấy ủy nhiệm để yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền để thanh toán cho người thụ hưởng.

+ Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua thì sẽ lập ủy thác thu, yêu cầu ngân hàng thu hộ tiền từ người mua.

Khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có quan hệ làm ăn thường xuyên và tín nhiện lẫn nhau hay dưới hình thức liên doanh, công ty mẹ và công ty con.

+ Thanh toán bằng thư tín dụng: Là hình thức thanh toán trong đó một khách hàng (người đề nghị mở thư tín dụng) yêu cầu một ngân hàng tiến hành trả tiền cho một người nào đó nếu người này xuất trình được bộ

Đây là hình thức thanh toán được áp dụng một cách phổ biến nhất hiện nay đặc biệt trong quan hệ kinh doanh hàng xuất nhập khẩu Ở đây ngân hàng đóng vai trò quan trọng, là người đứng ra cam kết thanh toán, vì vậy đảm bảo khả năng chi trả, tránh rủi ro trong thanh toán.

+ Thanh toán bằng hình thức hàng đổi hàng: hình thức này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán lẫn nhau Có thể nói phương thức này xuất hiện từ khi loài người thực hiện trao đổi Người mua hàng cũng là người bán hàng và ngược lại Theo hình thức này khi mua và khi bán hai bên phải theo dõi và cân đối trị giá mua và bán đến khi kết thúc hợp đồng, nếu còn chênh lệch thì thanh toán nốt theo các hình thức khác.

Quá trình thanh toán tiền hàng hoàn thiện thì quá trình tiêu thụ cũng kết thúc Vốn của doanh nghiệp lại quy về hình thái tiền tệ, ban đầu

và tham gia vào vòng tuần hoàn mới Để đẩy nhanh quá trình tiêu thị thì việc thanh toán cũng phải nhanh gọn Vì vậy, doanh nghiệp phải áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán tùy theo từng thương vụ, phương thức bán hàng để đảm bảo thu tiền nhanh chóng và đầy đủ nhất.

1.5 Nhiệm vụ của kế toán thành phẩm, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Kế toán thành phẩm, bán hàng là một bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, do đó nó cũng mang nhiệm vụ chung của kế toán là thu nhập, xử lý

và cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp và các đối tượng có liên quan Tuy nhiên, nhiệm vụ cụ thể của kế toán thành phẩm hàng hóa là thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin về việc bán hàng trong doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp xác định chính xác việc thực hiện kế hoạch kinh doanh cũng như cho biết mặt hàng nào, địa điểm nào kinh doanh có hiệu quả, bộ phận nào thực hiện tốt công tác bán hàng Từ đó, giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án kinh doanh, phương án đầu tư có

hiệu quả, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Cụ thể kế toán thành phẩm bán hàng có những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng.

- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo cửa hàng, quầy hàng).

- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng.

- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách

nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.

- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp tời các khoản chi phí bán hàng thực

tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.

- Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng.

+ Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ

+ Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)

+ THẻ quầy hàng

+ Chứng từ thu tiền: phiếu thu, báo cáo, giấy nộp tiền

+ Các chứng từ khác có liên quan (Hóa đơn, chứng từ đặc thù)

Mọi chứng từ kế toán về thành phẩm bán hàng phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định Qua việc luân chuyển này các bộ phận có liên quan nắm được thông tin, lấy số liệu, ghi vào sổ kế toán và bảo quản lưu trữ chứng từ.

Như vậy, hạch toán ban đầu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình hạch toán của doanh nghiệp Chất lượng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp) được quyết định trước hết ở chất lượng, hạch toán ban đầu Do đó, kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính

đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính xách, ngăn ngừa kịp thời những sai sót trong khâu ghi chép ban đầu và các hiện tượng, hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.6 Chứng từ, kế toán và các phương pháp kế toán chi tiết thành phẩm

a Chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ làm biến động hàng hóa đều phải được ghi chép, phản ánh vào chứng từ ban đầu phù hợp và theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép chứng từ kế toán đã quy định theo chế độ gồm:

+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)

+ Hóa đơn GTGT (mẫu số 01-GTKT)

+ Hóa đơn bán hàng (mẫu số 02-GTTT)

b Các phương pháp kế toán chi tiết

* Phương pháp thẻ song song

- Nguyên tắc hạch toán: ở kho thủ kho ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn trên thẻ kho về mặt số lượng Ở phòng kế toán sử dụng sổ (thẻ)

kế toán chi tiết để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại hàng hóa về mặt số lượng và giá trị.

- Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập - xuất kho hàng hóa hợp pháp, hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng hàng hóa thực vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho sau mỗi lần nhập xuất Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập.

+ Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập xuất hàng hóa, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết.

+ Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết hàng hóa và thủ kho đối hiếu số liệu giữa thẻ kho với sổ kế toán chi tiết.

+ Căn cứ vào số liệu, tổng hợp từ các sổ kế toán chi tiết để lập bảng

kê tổng hợp nhập - xuất - tồn, mỗi thứ hàng hóa ghi 1 dòng sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại hàng hóa Số liệu này dùng để đối chiếu với

số liệu của kế toán tổng hợp.

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song

Thẻ kho

Sổ chi tiết

h ng hóa àChứng từ xuất kho

Chứng từ nhập khoBảng tổng hợp N-X-T

Sổ tổng hợp

Ghi h ng ng y à à Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

1 1

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Nguyên tắc hạh toán: THủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập xuất tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng, giá trị nhập, xuất, tồn của từng thứ hàng hóa.

- Trình tự kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

+ Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phương pháp thẻ song song.

+ Định kỳ kế toán mở bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất của từng thứ hàng hóa luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.

+ Căn cứ vào sổ tổng hợp trên bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng Sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm.

+ Cuối tháng đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn của từng thứ hàng hóa trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.

+ Đối chiếu sổ giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn trên sổ đối chiếu luận chuyển với sổ kế toán tổng hợp

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu xuấtPhiếu nhập

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi h ng ng y à à Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

Bảng kê xuấtBảng kê nhập

* Phương pháp sổ số dư

- Nguyên tắc hạch toán: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng nhập xuất tồn và cuối kỳ phải ghi số tồn kho đã tính được trên thẻ kho của từng thứ hàng hóa vào cột số lượng trên sổ số dư Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị nhập xuất tồn kho của từng nhóm hàng hóa của từng kho và ghi giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ hàng hóa vào cột số tiền trên sổ số

dư để có số liệu đối ciếu với bảng tổng hợp giá trị nhập-xuất-tồn kho về mặt giá trị Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm.

- Trình tự kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư: + Hàng ngày hoặc địnhkỳ sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp

và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm hàng hóa.

+ Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm hàng hóa đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán thành phẩm.

+ Kế toán chi tiết thành phẩm khi nhận được phiếu giao nhận, chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm thành phẩm đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất sau khi đó lập bảng lũy kế nhập xuất xuất tồn kho theo từng kho.

+ Kế toán chi tiết thành phẩm căn cứ vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn (nếu thành phẩm được bảo quản ở nhiều kho).

+ Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho thủ kho ghi số lượng hàng hóa vào

sổ số dư sau đó chuyển cho phòng kế toán Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm, giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng.

+ Khi nhận sổ số dư kế toán kiểm tra và ghi chi tiêu, giá trị vào sổ số

dư xong kế toán kiểm tra, sau đó đối chiếu giá trị trên bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ số dư.

Sơ đồ hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư

Chứng từ nhậpPhiếu giao nhận CT nhậpBảng lũy kế nhậpThẻ kho

Sổ số dưBảng tổng hợp N-X-T

Chứng từ nhậpPhiếu giao nhận CT nhậpBảng lũy kế nhập

Sổ tổng hợp

Ghi h ng ng y à à Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

1.7 Kế toán tổng hợp thành phẩm

1.7.1 Tài khoản sử dụng: TK 155 - Thành phẩm

TK 155 - Thành phẩm dùng để phản ánh giá gốc thành phẩm hiện có

và tình hình biến động của các loại thành phẩm trong kho của doanh nghiệp.

- Kết cấu nội dung phản ánh của TK 155 - Thành phẩm

- Trị giá thực tế của TP nhập kho

- Trị giá của TP phát hiện thừa khi

kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của TP tồn

kho cuối kỳ (phương pháp KKĐK)

- Trị giá thực tế của TP xuất kho

- Trị giá của TP thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

- Kết chuyển trị giá thực tế của TP tồn kho đầu kỳ (phương pháp KKĐK) DCK: Trị giá thực tế của TP tồn kho

1.7.2 Trình tự kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

a Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX

Sơ đồ kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Trị giá TP thiếuĐánh giá giảm t i sà ản

b Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

TK 631

TK 632

TK 155(2)

TK 911

1.8 Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo các phương thức bán

Sau khi hoàn thành công việc lập và ghi chép nội dung kinh tế phát sinh vào chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ để vào sổ sách thông qua việc sử dụng các tài khoản trong hệ thống tài khoản phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế đó Dựa vào các tài khoản kế toán sử dujg ta có thể đọc được nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc vận dụng linh hoạt và thống nhất các tài khoản phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh

sẽ tạo điều kiện cho việc kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị phục vụ cho lãnh đạo và để lập được các báo cáo kế toán định kỳ

- Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi

cho khách hàng hoặc gửi đại lý, ký gửi.

- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách

hàng nhưng chưa được thanh toán.

- Kết chuyển cuối kỳ trị giá hàng hóa,

thành phẩm đã gửi đi bán được khách

hàng chấp nhận thanh toán.

- Trị giá hàng hóa, thành phẩm

đã được chấp nhận thanh toán

- Trị giá hàng hóa, thành phẩm dịch đã gửi đi bán bị khách hàng trả lại.

- Kết chuyển đầu kỳ trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ.

* Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã cung cấp, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) đã bán trong kỳ Ngoài ra còn phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí xây dựng cơ bản dở dang vượt trên mức bình thường, số trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 632

TK 632 - Giá vốn hàng bán

- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa,

dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.

- Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi

phí nhân công và chi phí sản xuất

chung cố định không phân bổ không

được tính vào trị giá hàng tồn kho mà

phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ

kế toán.

- Phản ánh khoản hao hụt, mất mát

của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi

thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.

- Phản ánh chi phí xây dựng, tự chế

- Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31/12) (chênh lệch giữa số trích lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản

đã lập dự phòng năm trước).

- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

TSCĐ vượt trên mức bình thường

không được tính vào nguyên giá TSCĐ

hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn

thành.

- Phản ánh khoản chênh lệch giữa số

dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải

lập năm nay lớn hơn khoản đã lập dự

phòng năm trước.

TK 632 - Giá vốn hàng bán: Cuối kỳ không có số dư.

* Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một

kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511

TK 511 - Doanh thu bán hàng và CCDV

- Số thuế thu đặc biệt, thuế xuất khẩu

hoặc thuế GTGT tính theo phương pháp

trực tiếp phải nộp của hàng bán trong

TK 511 - Doanh thu bán hàng và CCDV cuối kỳ không có số dư.

TK 511 - Doanh thu bán hàng và CCDV có 4 tài khoản cấp 2.

TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hóa đã được xác định đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.

Tài khoản này chủ yếu sử dụng cho các ngành kinh doanh vật tư, hàng hóa.

* TK 512: Doanh thu nội bộ dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán trong nội bộ các doanh nghiệp.

TK 512 - DTNB chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay một tổng công ty, nhằm phản ánh số doanh thu bán hàng nội bộ trong một kỳ kế toán.

Doanh thu nội bộ là số tiền thu được do bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 512 - DTNB

TK 512 - Doanh thu nội bộ

- Số thuế thu đặc biệt hoặc thuế GTGT

tính theo phương pháp trực tiếp phải

TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.

- Doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ hạch toán.

TK 512 - DTNB cuối kỳ không có số dư.

TK 512 được chia thành 3 tài khoản cấp 2

TK 5121 - Doanh thu bán hàng hóa

TK 5122 - Doanh thu bán các thành phẩm

TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ

Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:

- Kế toán doanh thu bán hàng nội bộ được thực hiện như quy định đối với doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

- Tài khoản này chỉ sử dụng cho các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong một công ty hay một tổng công ty nhằm phản ánh số doanh thu tiêu thụ trong nội bộ một kỳ kế toán.

- Chỉ phản ánh vào tài khoản này số doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của các đơn vị thành viên cung cấp lẫn nhau.

- Không hạch toán vào tài khoản này các khoản doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị không trực thuộc công ty, tổng công ty.

- Doanh thu nội bộ là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh nội bộ của các đơn vị thành viên

* Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại: Dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa, thành phẩm, lao vụ dịch vụ đã bán nhưng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, sai quy cách, kém pẩm chất, không đúng chủng loại.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 531

TK 531 - Hàng bán bị trả lại Trị giá của hàng bán bị trả lại, đã trả

lại tiền cho người mua hàng hoặc tính

trừ vào nợ phải thu của khách hàng về

số sản phẩm hàng hóa đã bán ra.

Kết chuyển trị giá của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ hoặc TK 512 - Doanh thu nội bộ để xác định doanh thu thuần trong kỳ kế toán.

TK 531 - Hàng bán bị trả lại cuối kỳ không có số dư.

* Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán: Dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế, thực tế phát sinh trong kỳ kế toán.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532 - GIảm giá hàng bán

TK 532 - Giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho

người mua hàng.

Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào bên nợ TK 511 - DTBH & CCDV hoặc TK 512 - Doanh thu nội bộ.

TK 532 - GIảm giá hàng bán: Cuối kỳ không có số dư.

1.8.2 Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng chủ yếu 1.8.2.1 Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp

Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ co người mua doanh nghiệp

đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hóa đã được thực hiện vì vậy quá trình bán đã bán hoàn thành, DTBH & CCDV được ghi nhận.

Kế toán sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán để phản ánh giá trị của hàng xuất bán.

Phương pháp kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

1 Giá gốc thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ xuất bán trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 155 - Xuất kho thành phẩm

Có TK 154 - Xuất trực tiếp tại phân xưởng

2 Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 111, 112 - Số đã thu bằng tiền

Nợ TK 131 - Số bán chịu cho khách hàng