Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại vàsản xuất Nam Tiến 1/ Đặc điểm chung của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng : Công ty TNH

Trang 1

Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và

sản xuất Nam Tiến

1/ Đặc điểm chung của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng :

Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến thuộc loại hình doanhnghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh Đểđảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự docạnh tranh, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hóa,chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa Công tác quản lý hàng hóa được tiến hành

từ khâu mua, khâu xuất dùng

x 12mm đến 150 x 150mm theo tiêu chuẩn TC01-2001…

- Tôn tấm và phụ kiện các loại

Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng rất cao đạttiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh Công ty Nam Tiến chuyên kinh doanh các mặt hàng sắt thép nhưnghàng hóa của Công ty nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp Kế toánphải làm thẻ kho thật chi tiết và chính xác

Công ty được các nhà sản xuất thép lớn và có uy tín như : Công ty ốngthép Việt Nam Vinapie, Công ty Cổ phần ống thép thép Việt Đức VG Pipe, CNcông ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty ống thép 190….uỷ quyền là nhàphân phối chính thức sản phẩm ống thép của họ

1.2 Đối tượng & phương thức bán hàng :

 Đối tượng bán hàng :

Với nhiều mặt hàng đa dạng và là địa chỉ đáng tin cậy, Công tyTNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến xuất hàng chủ yếu cho các doanhnghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển nhà số 5, Công ty CP IDC, Công ty

CP ĐT XD Vinaconex, Công ty CPXD Long Giang, Công ty CP Công nghệC.E.O, Tổng Công ty Licogi….một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoácho người tiêu dùng xây dựng

 Phương thức bán hàng :

Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thịtrường, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã áp dụng nhiềuhình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn, bán lẻ và bán công trình

- Bán lẻ : Công ty bán lẻ hàng hóa cho khách hàng qua hệ thông điệnthoại tại công ty hoặc tới trực tiếp để mua hàng, phần lớn khách hàng

Trang 2

mua lẻ với khối lượng nhỏ, sau khi nhận được thông tin kế toán bánhàng viết hóa đơn và thu tiền hàng rồi fax hóa đơn xuống kho để kếtoán dưới kho viết biên bản giao hàng, thủ kho xuất hàng cho khách.Với phương thức bán lẻ Công ty có thể tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu thịtrường và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

- Bán buôn : Phương thức này có ưu điểm tiêu thụ được một khối lượnghàng lớn, thu hồi vốn nhanh Vì vậy, để khuyến khích khách hàng Công

ty đã áp dụng một chế độ giá bán buôn hợp lý, phù hợp với giá cả thịtrường Công ty thường bán buôn cho khách hàng thường xuyên, quenthuộc trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng,thông thường các hợp đồng thường là giao tại bên mua Công ty sẽ chịumọi chi phí vận chuyển nếu là những công trình hoặc hợp đồng lớn, cònvới những đại lý nhỏ công ty sẽ vận chuyển nếu bên mua chịu mọi chiphí vận chuyển như thoả thuận Căn cứ vào thời điểm giao hàng trênhợp đồng, Công ty đã xuất hàng hóa tại địa điểm bên mua yêu cầu tronghợp đồng và lập biên bản giao hàng - nghiệm thu hàng hóa Sau đó tiếnhành thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền theo thoả thuận trên hợpđồng đã ký kết Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ nhữngđiểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số tài khoản, chủng loại hàng, sốlượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian và địađiểm giao hàng, thời hạn thanh toán Bên bán căn cứ vào đó để giaohàng và theo dõi thanh toán

Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bánhàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng Vì theo hình thức này, hoạt động kinhdoanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật Do đó, công ty có thể chủđộng lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinhdoanh của Công ty

1.3 Các hình thức thanh toán tiền hàng mà Công ty áp dụng :

Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụngcác hình thức thanh toán chủ yếu :

- Hình thức bán hàng thu tiền ngay : Theo hình thức này, hàng hóa đượctiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đấy như tiền mặt, séc, chuyểnkhoản…

- Hình thức bán hàng chưa thu được tiền : Theo hình thức này kháchhàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền

- Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký : Theo hình thức này kháchhàng sẽ thanh toán tiền theo Hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủyếu cho các công trình lớn

2/ Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến :

2.1 Tài khoản kế toán bán hàng sử dụng:

Trang 3

Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, Công

ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến sử dụng một số tài khoản nhưsau :

TK 1561 : Giá mua của hàng hóa

TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa

Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang sử dụng

phần mềm Fast nên đường dẫn để vào danh mục các tài khoản là : Kế toán

tổng hợp/Danh mục từ điển/Danh mục tài khoản/ Enter

Muốn thêm tài khoản nào ta chỉ cần kích chuột trái chọn tài khoản mẹ.VD :muốn thêm TK 1121NN thì chọn tài khoản mẹ là 112/ Enter Sau đó điềncác thông tin TK, TK ngân hàng, mã ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ 1 rồì lưu

Trang 4

Công ty Nam Tiến có danh mục các tài khoản như sau :

Trang 5

Để theo dõi chi tiết các tài khoản, kế toán vào đường dẫn : Kế toán tổng

hợp/ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ chi tiết một tài khoản/Enter

Trang 6

Sau khi nhập tên TK, từ ngày nào đến ngày nào, nhận, kế toán có thể theodõi được sổ chi tiết một tài khoản Dưới đây là VD về sổ chi tiết TK 64211,

TK 5113:

2.2 Các thủ tục nhập, xuất kho và công tác thanh toán với người mua, người bán :

2.2.1 Thủ tục nhập kho :

Trang 7

2.2.1.1.Thủ tục nhập kho hàng hóa :

Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT Hóa đơn bán

hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ tài chính phát hành

VD1 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Chi nhánh Công ty TNHH ống thép

Hoà Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số : 000468

Căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Hòa Phát, kế toán hàng hóa

lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho Thủ kho nhập vào kho hàng hóa,

kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên :

- Một liên lưu tại gốc

- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho (có biên bản giao chứng từ )

- Một liên dùng thanh toán : làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển

Địa chỉ (bộ phận): ………

Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:………

Phương tiện vận chuyển : 29S-1373

STT Tên nhãn hiệu quy

cách hàng hóa Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu Thực xuất

Trang 8

- Tổng số tiền hàng(viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu, ba trăm mười chín

ngàn chín trăm bảy mươi mốt đồng chẵn.

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010

Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

VD 2 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Công ty cổ phần ống thép Việt Đức VG

Pipe, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 0002021 Kế toán lập

Trang 9

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010

phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên

VD 3 : Ngày 05/05/2010 mua hàng của chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hòa

Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp theo số : 000514 Kế toán lập

 50.3 x 2.0 x 6 17.090,84 17.090,84 13.227.27 226.065.155

- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai tr ăm hai m ư ơi s áu tri ệu, kh ông tr

ăm s áu m ư ơi l ăm ng àn, m ột tr ă m n ăm l ăm đ ồng ch ẵn.

Trang 10

 Khi hàng hóa đã về nhập tại kho, dựa trên những giấy tờ, chứng từ

có liên quan kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm như sau :

Đường dẫn : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Cập nhật số liệu/

Phiếu nhập mua hàng/ Enter

Trang 11

Kế toán khai đầy đủ thông tin vào phiếu nhập mua hàng ( mã khách,người giaohàng, diễn giải, TK có 331, ngày chứng từ)

- Hạch toán : mã hàng, mã kho, số lượng, đơn giá

- Hóa đơn thuế ( khai báo các thông tin về hóa đơn mua hàng )

2.2.1.2 Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp :

* Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằngtiền mặt, kế toán viết phiếu chi tiền mặt

Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu chi

tiền mặt / Enter

Trang 12

Kế toán có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào phiếu chi tiền mặt ( loại phiếuchi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK nợ 131/ Enter )

Trang 13

* Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng

chuyển khoản, kế toán viết Giấy báo nợ Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi

và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ(chi)của ngân hàng/ Enter

Trang 14

Kế toán khai thông tin về loại phiếu chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý

do chi, TK có 112NN Enter để lưu

* Trong trường hợp Công ty chưa thanh toán tiền cho đơn vịcung cấp, kế toán theo dõi và phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán Kế toán theodõi và nhập số liệu vào phần mềm chi tiết TK 331 Dưới đây là mẫu Sổ chi tiếtthanh toán với người bán hàng Năm 2008:

2.2.2 Th ủ t ục xu ất kho :

2.2.2.1 Thủ tục xuất kho hàng hóa :

Trang 15

Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuấtchủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôncho các Công ty tư nhân, các cửa hàng vật liệu xây dựng, xuất bán lẻ cho ngườitiêu dùng.

Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà Nước

- Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các côngtrình, các Công ty kinh doanh sắt thép khác, Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợpđồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng Trong xác nhậnphải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phươngthức, thời hạn thanh toán Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trìnhGiám đốc Công ty duyệt Khi có sự phê duyệt của Giám đốc, kế toán sẽ viếtBiên bản giao hàng và phiếu xuất kho chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh

có trách nhiệm giao cho khách hàng Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc

+ Liên 2 : Giao cho phòng kinh doanh để giao hàng cho khách(để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết Hóa đơn GTGT )

+ Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng

Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và liên

3, sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT của Công ty được lập thành 3 liên :

+ Liên 1 : Lưu tại gốc

+ Liên 2 : Giao cho khách

+ Liên 3 : Lưu hành nội bộ cho kế toán theo dõi, là căn cứ đểnhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hànghóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công

nợ ( nếu có phát sinh nợ )

VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC Kếtoán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau :

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN

Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội

ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

Trang 16

BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 002102

Người mua hàng : Anh Huy

Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC

Người nhận hàng : Anh Nam Điện thoại : 0986969484

Người vận chuyển : Anh Quý Số xe : 30S-7515 ĐT : 0932240788

Hàng giao tại : 164 – Giảng Võ – Hà Nội

Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau :

cung tiêu hàng chuyển

Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Bộ phận :…………

SCT : 789 Nợ…………

Có…………

Phiếu xuất kho

Ngày 05 tháng 05 năm 2010Đơn vị mua : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC

Trang 17

Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8-Q.Phú Nhuận-HCM

Nhập kho : Địa điểm:………

- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy

nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo :

Xuất, ngày 05 tháng 05 năm2010

phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế

toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách :

HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B

Liên 2 : Giao cho khách 0074573

Ngày 05 tháng 05 năm 2010

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN

Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN

Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046

Họ tên người mua hàng : Anh Huy

Tên đơn vị : Công ty CP Xây dựng COTEC

Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8 - Q.Phú Nhuận – TP HCM

Số tài khoản :

Trang 18

Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng : 14.777.965Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.477.796 Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761

Số tiền viết bằng chữ : Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trămsáu mươi mốt đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp Kế toánviết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau :

ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

Người mua hàng : Anh Hợp

Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp

Người nhận hàng : Anh Phong Điện thoại : 0902618268

Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212Hàng giao tại : 56 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội

Trang 19

Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn–Quảng Trạch–Quảng Bình

Phương tiện vận chuyển : 30L-4672

Trang 20

- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười

ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng.

- Số chứng từ gốc kèm theo :

Xuất, ngày 12 tháng 05 năm 2010

phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên )

Sau khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập

hóa đơn GTGT giao cho khách :

GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B

Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046

Họ tên ngưòi mua hàng : Anh Hợp

Tên đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp

Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn – Quảng Trạch - Quảng Bình

Số tài khoản :

tính Sốlượng Đơn giá Thành tiền

1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100

Trang 21

Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm ba mươi tám triệu, không trăm năm mươi

tư nghìn, chín trăm hai bảy đồng

VD 3 : Ngày 18/05/2010 xuất hàng cho Công ty CP XNK và XD Việt Đức Kếtoán viết phiếu xuất kho như sau :

ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

Người mua hàng : Anh Bình

Đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức

Người nhận hàng : Anh Vũ Điện thoại : 0925214256

Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212Hàng giao tại : 236 Đường Hoàng Quốc Việt – Hà Nội

TT Tên hàng – Quy

Trang 22

Địa chỉ : 198K – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

Phương tiện vận chuyển : 29N-8084

Trang 23

Xuất, ngày 18 tháng 05 năm 2010

phiếu hàng

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên )

GIÁ TRỊ GIA TĂNG SR/2009B

Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046

Họ tên người mua hàng : Anh Bình

Tên đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức

Địa chỉ : 198K Nguyễn Trãi- Thanh Xuân – Hà Nội

Số tài khoản :

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Trang 24

Cộng tiền hàng : 90.963.985Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 9.096.398 Tổng cộng tiền thanh toán 100.060.383

Số tiền viết bằng chữ : Một trăm triệu, không trăm sáu mươi nghìn, ba trămtám mươi ba đồng

Đối với các công trình hay các hợp đồng lớn, trước khi giao dịch thường

có nhu cầu xem bảng báo giá các mặt hàng cần mua, sau đó gửi xác nhận đơnđặt hàng Dưới đây là ví dụ về bảng báo giá kiêm xác nhận đơn đặt hàng màCông ty gửi đến công ty CP Thép Việt Thanh :

- Trường hợp Công ty xuất bán cho các đại lý, khách lẻ sau khi biếtđược chủng loại, số lượng hàng khách cần mua, kế toán bán hàng báogiá cho khách rồi viết hóa đơn bán hàng fax xuống cho thủ kho biết đểxuất hàng Khách hàng thanh toán tiền hàng cho kế toán bán hàng Saukhi nhận được bản fax hóa đơn bán hàng, kế toán kho có nhiệm vụ viếtBiên bản giao hàng cho khách

VD : Ngày 16/05/2010 xuất hàng bán cho Cửa hàng Tân Hương ở YênPhụ Kế toán bán hàng lập Hóa đơn bán hàng như sau :

ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Tên khách hàng : CH Tân Hương

Địa chỉ : Yên Phụ Điện thoại : 38239945

Trang 25

* Khi hàng hóa được xuất kho, dựa vào các chứng từ, kế toán nhậpcác dữ liệu vào máy tính như sau :

Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/

Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Enter

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	1,93 MB

Tiêu đề	Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Trường học	Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Thể loại	báo cáo