HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG

Bởi sản phẩm của Trung tâm sản xuất có chi phí vật liệu chiếm chủ yếu, do đó việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những biện pháp góp phần

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm và phương hướng hoàn thiện

Khi nền kinh tế chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh ở các Doanh nghiệp hướng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau

Với Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây dựng thì hạ giá thành sản phẩm là phương pháp tối ưu Bởi sản phẩm của Trung tâm sản xuất có chi phí vật liệu chiếm chủ yếu, do đó việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những biện pháp góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất

hạ giá thành sản phẩm Những thành tựu mà Trung tâm đã đạt được cũng do một phần đóng góp của việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm

Trong thời gian thực tập tại Trung tâm em đã hiểu được quy trình hạch toán các phần hành kế toán trong công ty mà đặc biệt là phần hành kế toán nguyên vật liệu Em hiểu được cách thức bảo quản nguyên vật liệu, xuất vật liệu cho sản xuất và thấy được tầm quan trọng của quá trình thu mua vật liệu Vì mua vật liệu vừa phải đảm chất lượng tốt vừa phải có giá thành thấp mặt khác Trung tâm sử các loại nguyên vật liệu khá đa dạng và phong phú nên việc thu mua và bảo quản cần phải cẩn trọng và đảm bảo

3.1.1 Ưu điểm

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm đến 70-75% tổng chi phí thi công

vì vậy mà việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu sao cho hiệu quả được Trung tâm rất coi trọng Trung tâm giao cho thủ kho và kế toán đội trực tiếp quản lý vật liệu tại công trường hàng tháng kế toán đội sẽ chuyển chứng từ lên cho phòng kế toán Trung tâm Kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu phát hiện sai sót Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán Vì vậy kế toán có thể tính chính xác số tồn kho trên sổ sách kế toán từ đó đối chiếu với số tồn kho thực tế để phát hiện sai sót Do đó Trung tâm có thể quản lý chắt chẽ số lượng vật liệu trong kho

Chủ trương của Trung tâm là không lưu kho nhiều, khi phát sinh nhu cầu nguyên vật liệu tại công trình nào thì nhân viên của đội xây dựng đó sẽ xin tạm ứng và mua nguyên vật liệu về sử dụng tại công trình đó Điều này giúp công ty tránh hao hụt, mất mát trong quá trình lưu kho Với những NVL không để trong kho được mà phải để ngoài trời, rất khó cho việc bảo quản thì công ty mua với khối lượng ít, xây tới đâu mua tới đó

Đối với mỗi công trình Công ty đều tiến hành mở sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình đó Vì vậy mà công tác kế toán tính giá thành sản phẩm hoàn thành được giúp ích rất nhiều

Tại các đội xây dựng, bảng tổng hợp xuất vật liệu do kế toán công trường lập đã tạo điều kiện cho kế toán Công ty ghi sổ kế toán được nhanh chóng, dễ

dàng Bên cạnh đó bảng tổng hợp chi phí vật liệu do kế toán Công ty lập cho tất

cả các công trình hàng tháng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh tỷ trọng vật liệu xuất dùng cho các công trình trong tháng Việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh đã phần nào phản ánh kịp thời giá trị của vật liệu sử dụng trong quá trình thi công

3.1.2 Nhược điểm

Do đặc điểm Trung tâm thường thi công nhiều công trình nằm rải rác khắp nơi vì vậy khâu tổ chức hạch toán ban đầu còn gặp nhiều khó khăn Và Trung tâm áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên khối lượng ghi chép các nghiệp vụ theo dõi nguyên vật liệu khá lớn

Trong việc quản lý hàng tồn kho: Trung tâm không lập dự phòng cho các vật liệu tồn kho, Điều này rất bất lợi cho Trung tâm khi giá thành nguyên vật liệu biến động trên thị trường, gây khó khăn cho kế toán trong việc xác định giá trị thực của vật liệu

Việc nhập kho nguyên vật liệu thừa sau khi công trình hoàn thành còn chậm, có những công trình đã hoàn thành rồi mà kế toán vẫn chưa nắm được số liệu về số lượng nguyên vật liệu thừa nhập kho gây cản trở việc hạch toán chi phí của công trình

Bộ phận viết phiếu nhập, phiếu xuất chưa đáp ứng được nhu cầu: Theo quy định lập phiếu nhập, phiếu xuất vật tư phải thực hiện cùng nhóm, cùng loại vật tư Nhưng thực tế nhiều trường hợp cả nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đều được viết cùng một phiếu nhập hoặc một phiếu xuất Điều này dẫn tới khó khăn cho kế toán trong việc theo dõi đối chiếu phiếu nhập xuất vật liệu với thẻ kho và hạch toán số liệu

Kế toán chưa lập bảng kê chênh lệch giữa chi phí NVL thực tế và chi phí định mức, nếu có bảng kê này thì việc xác định giá thành sẽ chính xác hơn và giúp ích rất nhiều cho việc dự toán chi phí cho các công trình sau

Trung tâm chưa lập sổ “Danh điểm nguyên liệu, vật liệu” đây là một điểm hạn chế bởi vì nếu có sổ này thì việc theo dõi nguyên vật liệu được chặt chẽ hơn

Hiện nay Trung tâm mới chỉ trang bị máy vi tính cho nhân viên của phòng

kế toán còn thủ kho và kế toán đội vẫn chưa được trang bị máy vi tính

Đội ngũ nhân viên bảo vệ kho của Trung tâm còn mỏng, nhiều kho của những công trình lớn khối lượng vật liệu trông giữ nhiều mà chỉ có 2 nhân viên trông kho

Trường hợp xuất NVL để làm các công trình nhà tạm hay nhà kho phục vụ cho thi công công trình chính có khối lượng thi công và giá trị công trình lớn Chi phí NVL xuất dùng cho việc này Trung tâm đã hạch toán vào TK 621 là chưa hợp lý, bởi vì TK 621 “ chi phí NVLTT ” chỉ dùng để phản ánh giá trị NVL phát sinh thực tế để xây dựng công trình Còn đối với công trình nhà tạm nhà kho để phục vụ chỉ để phục vụ cho quá trình thi công trình chính từ ngày đầu cho đến ngày hoàn thiện công trình thì phải được phản ánh vào chi phí sản xuất chung của công trình

Việc giao khoán cho các đội thi công tự đi mua sắm gặp nhiều khó khăn, còn nhiều bất cập, cụ thể khi có nhu cầu mua hàng, công ty sẽ giao cho đội trưởng đội công trình xây dựng cử người đi mua Trong quá trình thu mua do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan mà không tránh khỏi việc số lượng vật liệu

hao hụt và chi phí thu mua phát sinh, nhưng phải đến cuối tháng khi kế toán đội đưa chứng từ lên phòng kế toán mới cập nhập được thông tin về NVL đó

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện

Theo em muốn nâng cao hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu phải áp dụng biện pháp đồng bộ những khâu sau:

Khâu cung ứng:

Phải đảm bảo kịp thời và đồng bộ cho sản xuất, các loại nguyên vật liệu để quá trình thi công được thực hiện liên tục, đảm bảo cung ứng phù hợp với tiến độ thi công các công trình. Giảm hao phí đến mức thấp nhất trong công tác thu mua, vận chuyển vật liệu Cụ thể, khi có nhu cầu về vật liệu, sau khi mua thì đưa thẳng tới công trường

để sử dụng mà không cần qua kho để giảm chi phí bảo quản, lưu kho

Tại Trung tâm các đội xây dựng công trình là các đơn vị nhỏ trực thuộc sự quản lý của Trung tâm, không có tư cách pháp nhân Do đó, việc tự lo mua sắm Nguyên vật liệu cho hoạt động của đội đôi lúc gặp khó khăn Vì vậy, đối với vật liệu chính có giá trị lớn, Trung tâm nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch

và ký hợp đồng

Khâu sản xuất, thi công:

Trung tâm cần áp dụng các phương pháp tổ chức sản xuất và lao động khoa học quản lý kinh tế có hiệu quả, nhằm tiết kiệm chi phí Nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo chất lượng các công trình xây dựng

Trung tâm phải nghiên cứu, áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất, thường xuyên phải hoàn thiện công nghệ sản xuất, rút ngắn thời gian xây dựng các công trình Các khối lượng công việc cần được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, không để quá trình thi công bị ngừng trệ, ví dụ trong quá trình thi công giai đoạn làm cốt thép, ván khuôn thì cần huy động thêm nhân

công, hoặc phần xây chát cũng cần thêm nhân công để tránh những điều kiện khách quan của thời tiết Ngoài ra, Trung tâm cần học hỏi những công nghệ tiên tiến ứng dụng vào trong quá trình thi công nhằm nâng cao NSLĐ, giảm chi phí vật liệu Phải biết cách tiết kiệm Nguyên vật liệu để giảm chi phí Nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm Bên cạnh đó, nâng cao ý thức tiết kiệm vật liệu của mỗi công nhân cũng như không để vật liệu bị hao hụt, mất mát hoặc xuống cấp Đồng thời, cần có chế độ khen thưởng, xử phạt thích hợp đối với mỗi cá nhân, tập thể tiết kiệm được hay sử dụng lãng phí NVL

Khâu lưu kho:

Không dự trữ quá mức vật liệu xây dựng làm ứ đọng vốn lưu động Đồng thời Trung tâm phải làm tốt công tác xuất nhập và bảo quản vật liệu tại kho, phải quan tâm tới tình hình thời tiết vì ảnh hưởng của thời tiết là rất lớn đến việc dự trữ bảo quản Nguyên vật liệu

Phối hợp và đôn đốc việc đánh giá và xác định chất lượng, số lượng vật liệu thừa tại các công trình đã hoàn thành nhập lại kho, kịp thời hạch toán giảm chi phí cho các công trình

Trung tâm nên tăng cường nhân viên bảo vệ ở các kho của các công trình lớn, cần bố trí để các loại vật liệu ở từng kho hợp lý, phù hợp với khả năng, năng lực của nhân viên thủ kho

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm

Sau thời gian tìm hiểu về công tác kế toán NVL tại Trung tâm em đã thấy được những mặt tích cực và hạn chế nhất định của kế toán NVL tại Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng Bằng những kiến thức được học ở trường và những kiến thức thực tế tại Trung tâm em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu của Trung tâm như sau:

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm

Trung tâm đã đầu tư một hệ thống kho bãi khá rộng rãi và được trang bị các thiết bị hiện đại đã đáp ứng được việc bảo quản nguyên vật liệu giảm thiểu được việc mất mát, hư hỏng của nguyên vật liệu

Tại Trung tâm, việc tổ chức thu mua vật liệu được giao cho phòng Kế hoạch vật tư đã góp phần giảm bớt được các công việc cho các nhân viên phòng

kế toán Đội ngũ nhân viên thu mua nhanh nhẹn, nhiệt tình, nắm bắt được giá cả thị trường về các loại nguyên vật liệu nên đã thu mua cho công ty nguồn NVL tốt và ổn định lâu dài cho công ty

Khâu thu mua vật liệu:

Trung tâm cần xây dựng một kế hoạch chi tiết về quy trình thu mua vật liệu để cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất, để quá trình sản xuất được diễn ra liên lục, nhanh chóng, kịp thời với chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo

Vì Trung tâm ngày càng phát triển và có ý định mở rộng sản xuất nên theo

em công ty nên tuyển thêm đội ngũ nhân viên thu mua vật liệu để đáp ứng được yêu cầu của công ty và chuẩn bị tốt cho việc mở rộng công ty trong tương lai

Khâu sử dụng:

Trung tâm nên có chế độ khuyến khích người lao động sử dụng NVL tiết kiệm ví dụ: có chế độ khen thưởng và nêu gương để mọi người nhìn đó để làm theo và phấn đấu…

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng cần trang bị thêm những máy móc hiện đại

để việc tiết kiệm NVL được tốt nhất và giảm bớt sức lao động của người lao động mà sản phẩm làm ra vẫn đảm bảo về chất lượng và mẫu mã đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng và thị trường

3.2.2 Tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá…

Về hệ thống tài khoản sử dụng: Trung tâm nên mở chi tiết tài khoản 152

thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để tiện cho việc theo dõi, quản lý nguyên vật liệu

Trung tâm lên lập các kế hoạch phân bổ vật liệu và lập lịch trình cụ thể trong việc thu mua vật liệu phục vụ cho các công trình Đối với vật liệu xuất kho làm nhà tạm cho công nhân ở và kho chứa vật liệu thì nên hạch toán vào TK 142 sau đó hàng tháng sẽ phân bổ dần vào chi phí sản xuất chung của công trình chính

Nợ TK 142

Có TK 152 Hàng tháng phân bổ vào:

Nợ TK 627

Có TK 142 Muốn vậy khâu viết phiếu ban đầu cũng cần chú ý, phải viết rõ trong phiếu xuất kho là: Xuất vật liệu xây dựng công trình nhà tạm, nhà kho cho công trình chính

Trung tâm phải có kế hoạch bố trí, sắp xếp, phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loài vật liệu đồng thời đối với đội ngũ viết phiếu nhập, phiếu xuất phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn

về kế toán điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc

Về phương pháp tính giá: Trung tâm sử dụng phương pháp thực tế đích

danh để tính giá vật liệu xuất kho là tương đối phù hợp Nhờ sử dụng phương pháp này đã phần nào phản ánh kịp thời giá trị của vật liệu sử dụng trong quá trình thi công

Về phương pháp kế toán: Nhìn chung, công tác hạch toán tại công ty khá

tốt, áp dụng đúng chế độ kế toán quy định Công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là phù hợp vì phương pháp này theo dõi, và phản ánh được tính liên tục của quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu

Hiện nay, khoa học phát triển nhưng công ty còn tổ chức kế toán thủ công, chủ yếu là theo dõi tập hợp, tính toán các nghiệp vụ phát sinh Nên khối lượng công việc khá nhiều mà độ chính xác chưa cao, chưa tiết kiệm được thời gian Do đó Trung tâm nên có một phần mềm kế toán riêng để tiện cho việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu và Trung tâm lên trang bị thêm máy vi tính, cho

kế toán đội và thủ kho Để giải quyết tình trạng chứng từ quá tải vào cuối tháng, Trung tâm nên có hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật đối với kế toán đội hoàn thành tốt hoặc chưa tốt nhiệm vụ

3.2.3 Chứng từ và luân chuyển chứng từ

Việc tổ chức luân chuyển chứng từ còn chậm, khâu hạch toán ban đầu chưa được tốt Cụ thể về quy trình luân chuyển phiếu xuất kho:

Khi thủ kho xuất kho cho sản xuất thì chỉ lập 1 phiếu xuất kho có chữ kí của người lĩnh, còn người lĩnh không được giữ 1 phiếu xuất kho nào Chính vì vậy khi xảy ra sự cố, việc kiểm tra đối chiếu khó khăn cho việc điều tra

Do đó, Khi tiến hành xuất kho vật liệu cho các tổ sản xuất nên lập thành 2 liên và người lĩnh vật tư giữ 1 liên Người lĩnh vật tư sẽ chịu trách nhiệm về số vật tư đã xuất Với cách làm này, khi xảy ra sự cố thì sẽ tiện cho việc điều tra làm rõ vấn đề

Bên cạnh đó, công ty cũng cần có chế độ thưởng phạt công minh đối với các cán bộ có liên quan đến khâu nhập, xuất vật tư để mọi người nhận thức được trách nhiệm của mình đối với công việc

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết tại Trung tâm;

Trong việc hạch toán chi tiết NVL Trung tâm lên mở thêm sổ “Danh điểm nguyên liệu, vật liệu”, để theo dõi chặt chẽ cho từng danh điểm vật liệu Có sổ danh điểm vật liệu sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt, hạch toán kế toán

sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hóa vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý vật liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh

Mẫu sổ danh điểm như sau:

SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN, VẬT LIỆU

Loại: Nguyên liệu, vật liệu chính

Ký hiệu: 152.1

Ký hiệu Tên, nhãn hiêu, quy cách

NVL

Đơn vị tính

Đơn giá hạch toán Nhóm Danh điểm vật liệu

1521.01.99 1521.02 1521.02.01 Gạch lót sàn Đồng Tâm

1521.99 1521.99.01

Biểu 3.1

Việc mã hóa các loại vật liệu trong sổ danh điểm vật liệu và sắp xếp theo thứ tự trong sổ phải có sự kết hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng chức năng đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ và hợp lý, phục vụ nhu cầu quản lý của Trung tâm góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi các loại vật liệu

Cùng với việc mở sổ danh điểm nguyên liệu, vật liêu, kế toán vật liệu lên

mở thêm sổ “ Sổ đăng ký thẻ kho” Khi giao thẻ kho cho thủ kho thì nhân viên

kế toán sẽ ghi vào sổ này để quản lý thẻ kho chặt chẽ

SỔ ĐĂNG KÝ THẺ KHO

Năm 2010 Tại kho:

3.2.5 Sổ kế toán tổng hợp tại Trung tâm;

Tại Trung tâm, sổ sách chứng từ được áp dụng theo hình thức Nhật ký chung khá hợp lý, và đầy đủ đảm bảo cho việc theo dõi tình hình NVL tại Trung tâm khá tỉ mỉ, đầy đủ và chính xác

3.2.6 Báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu

Báo cáo tài chính của Trung tâm được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán Việt Nam hiện hành

Biểu 3.2

Thẻ Kho

Số Lượng Ngày

lập thẻ Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL

Đơn vị tính