Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở văn phòng quốc hội

văn bản quy định về chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức; thống kê và tổchức khai thác tư liệu phục vụ việc xây dựng bộ máy giúp việc của Quốc hội vàcác cơ quan của Quốc hội; cun

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐINH THỊ THANH MAI

ĐẢM BẢO THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn: NGUYỄN HỮU HÙNG

HÀ NỘI - 2003

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1 12

VĂN PHÒNG QUỐC HỘI VỚI VIỆC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC 12

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 12

1.1 VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. 12

1.1.1 Nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội.

12 1.1.2 Tổ chức và biên chế của Văn phòng Quốc hội.

15 1.2 ĐỐI TƯỢNG VÀ NHIỆM VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. 19

1.2.1 Hồ sơ cán bộ, công chức và đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội.

19 1.2.2 Đối tượng và nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội 23 1.3 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. 28

1.3.1 Thực trạng việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.

28 1.3.2 Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội hiện nay.

32

2.2 NGUỒN TIN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN

PHÒNG QUỐC HỘI. 41

2.3 CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI 46

2

2.3.1 Xây dựng danh mục từ khoá.

2.4.3.1 Thiết kế biểu ghi. 58

2.4.3.2 Biên mục biểu ghi. 62

2.4.4 Thiết kế mô hình và tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu.

68

2.4.4.1 Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu. 68

2.4.4.2 Tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu. 70

2.4.5 Cập nhật, tra cứu trong cơ sở dữ liệu.

72

2.4.5.1 Cập nhật cơ sở dữ liệu. 72

2.4.5.2 Tra cứu cơ sở dữ liệu. 74

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC

HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI. 84

3.1 MỞ RỘNG VIỆC CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU ĐỐI VỚI HỒ SƠ CÁN

3.2 XÂY DỰNG MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ HỒ SƠ CÁN BỘ.

3.6 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ SỐ HOÁ ĐỂ THIẾT LẬP THƯ VIỆN

105

KẾT LUẬN 110

4

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI.

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trong thời đại ngày nay đang diễn ravới quy mô to lớn, khoa học ngày càng trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của

xã hội Thông tin thật sự đang trở thành nguồn lực quan trọng tạo nên những ưuthế kinh tế và chính trị Thông tin được xem như là tài nguyên đặc biệt của mỗiquốc gia Với những giá trị tiềm tàng không bị cạn đi mà càng trở nên phong phú

do luôn luôn được cập nhật bổ sung mới Nguồn tài nguyên này khi được sửdụng sẽ đem lại hiệu quả kinh tế thực sự to lớn Bàn về vai trò của thông tin, từNghị quyết của Bộ Chính trị về chính sách khoa học kỹ thuật số 37 NQ/TW ngày

20 tháng 4 năm 1981 chỉ rõ "Công tác thông tin phải góp phần tích cực rút ngắn

quá trình từ nghiên cứu đến sản xuất, nâng cao chất lượng quản lý và lãnh đạo".

Là một cơ quan cấp bộ thuộc khối hành chính sự nghiệp, Văn phòng Quốchội do Chủ nhiệm Văn phòng trực tiếp chỉ đạo, có nhiệm vụ phục vụ các mặthoạt động của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các

Uỷ ban của Quốc hội Công tác tổ chức cán bộ giữ vị trí, vai trò đặc biệt quantrọng để Văn phòng Quốc hội thực thi hiệu quả nhiệm vụ của mình Là một côngtác đặc biệt có liên quan tới vấn đề như: Tuyển dụng, quản lý nhân sự, lao độngtiền lương, đào tạo, quy hoạch, đề bạt, điều động, hưu trí, khen thưởng, kỷ luật,thực hiện chế độ, chính sách Công tác cán bộ tại Văn phòng Quốc hội thườngxuyên cần phải được đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời

Xuất phát từ yêu cầu nêu trên, Văn phòng Quốc hội phải xây dựng một hệthống thông tin về cán bộ, công chức để thực hiện việc quản lý, thường xuyên

bổ sung hồ sơ, lý lịch gốc của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Quốc hội; các

văn bản quy định về chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức; thống kê và tổchức khai thác tư liệu phục vụ việc xây dựng bộ máy giúp việc của Quốc hội vàcác cơ quan của Quốc hội; cung cấp thông tin về hồ sơ cán bộ, công chức Vănphòng Quốc hội cho các cơ quan có liên quan.

Trong những năm qua việc quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ,công chức ở Văn phòng Quốc hội đã có những bước cải tiến nhưng nhìn chungvẫn theo phương pháp thủ công truyền thống, chưa có một hệ thống thông tinđầy đủ để đảm bảo tra cứu hồ sơ được thuận tiện, dễ dàng Công việc tra cứu cácthông tin về lý lịch; lập các báo cáo tổng hợp, thống kê về cán bộ, công chức(theo độ tuổi, giới tính, trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngạch côngchức, tiền lương ); tổng hợp danh sách cán bộ theo yêu cầu của lãnh đạo còngặp nhiều khó khăn Các công cụ tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ cánhân, sổ sách đăng ký trong quá trình sử dụng đã bộc lộ nhiều thiếu sót như:phải mất nhiều thời gian và công sức nhưng thông tin vẫn chưa đảm bảo đầy đủ,kịp thời Vì vậy, việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý và khai thác hồ sơcán bộ, công chức tại Văn phòng Quốc hội là một yêu cầu cấp bách được đặt ra

để đáp ứng những đòi hỏi của thực tiễn

Tuy nhiên, việc ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, côngchức của Văn phòng Quốc hội còn gặp nhiều khó khăn do việc quản lý và khaithác hồ sơ theo cách thức cũ đã hình thành từ nhiều năm nay Một trong số cáckhó khăn đó là cách tổ chức và quy trình đảm bảo thông tin tư liệu chưa đượcchuẩn bị trên quan điểm của hệ thống Bởi vậy, việc nghiên cứu vấn đề đảm bảothông tin tư liệu cho hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Vănphòng Quốc hội sẽ có ý nghĩa thiết thực, góp phần không nhỏ vào việc hỗ trợ

cho công tác tổ chức cán bộ; thực hiện những chính sách, chế độ cho cán bộ,công chức Văn phòng Quốc hội.

Xuất phát từ yêu cầu trên đây chúng tôi chọn vấn đề

TIN TƯ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÒNG QUỐC HỘI” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học này

2 LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ.

Tại Việt Nam với sự phát triển của công nghệ thông tin và việc đảm bảothông tin tư liệu cho các ngành, các nhà quản lý đang rất được coi trọng Nhất làtrong giai đoạn hiện nay, khi thông tin được coi như một nguồn lực thì việc tinhọc hoá các loại hình thông tin rất được xã hội quan tâm Đối với khối hànhchính sự nghiệp vấn đề này đã trở thành một nhu cầu thiết yếu Ở một số bộ và

cơ quan ngang bộ như Ban Tổ chức Trung ương, Ban Tổ chức cán bộ Chínhphủ (nay là Bộ Nội vụ), Thông tấn xã Việt Nam, Cục lưu trữ Nhà nước đãxây dựng được một số cơ sở dữ liệu về quản lý cán bộ Nội dung chủ yếu củacác cơ sở dữ liệu này là xây dựng một số chỉ tiêu thông tin về cán bộ công chức,cập nhật và giới thiệu một số văn bản pháp quy về chế độ chính sách của Đảng

và Nhà nước đối với đội ngũ cán bộ, công chức

Ở Văn phòng Quốc hội, việc tin học hoá một số loại hình thông tin tư liệucũng đã được nghiên cứu ứng dụng như cơ sở dữ liệu luật Việt Nam, dữ liệu về Đạibiểu Quốc hội, dữ liệu về quản lý và tra tìm các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Quốc hội Tuy nhiên tất cả các chương trình này mới chỉ chú trọng đến vấn đề tìm kiếm, xâydựng các chương trình phần mềm Việc nghiên cứu xây dựng các quy trình xử lý tiềnmáy, xem xét các hợp phần thông tin, nghiên cứu đảm bảo loại hình tài liệu của hồ sơcán bộ, công chức chưa được đặt ra

“ĐẢM BẢO THÔNG

Như vậy, nghiên cứu để xem xét việc tổ chức đảm bảo thông tin tư liệucủa hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội làmột yêu cầu cần thiết; đáp ứng việc hiện đại hoá công tác quản lý hành chính vănphòng nói riêng và nền hành chính Nhà nước Việt Nam hiện nay nói chung.

3 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU.

Vấn đề đảm bảo thông tin tư liệu là một nội dung khoa học và là thànhphần quan trọng của bất kỳ một hệ thống thông tin nào Phạm vi đảm bảo thôngtin tư liệu của một hệ thống quản lý trong lĩnh vực xã hội bao gồm nhiều nộidung liên quan tới các vấn đề về tổ chức thông tin tư liệu và các quy trình dữliệu trên các giai đoạn khác nhau Cụ thể hơn, đối với hệ thống quản lý hồ sơ cán

bộ, công chức đó là việc nghiên cứu các nguyên tắc, yêu cầu; thiết kế các quytrình xử lý thông tin tiền máy; chuẩn hoá các chỉ tiêu thông tin, mẫu biểu ghi,mẫu tiểu sử tóm tắt lý lịch, các loại danh sách, các biểu mẫu; báo cáo thống kê,tổng hợp phục vụ cho các yêu cầu khai thác thông tin đa dạng, phong phú.Việc tạo lập các quy trình này sẽ làm cơ sở quan trọng cho vấn đề tổ chức quản

lý và tra cứu có hiệu quả các thông tin tư liệu về hồ sơ cán bộ, công chức củaVăn phòng Quốc hội

Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của việc xây dựng một hệthống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội, luậnvăn cũng nhằm vào việc giải quyết hai mục đích sau đây:

- Hệ thống hoá cơ sở khoa học và phương pháp để đảm bảo thông tin tư liệu đối với một hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức

- Đề xuất các phương hướng hoàn thiện đảm bảo thông tin tư liệu cho hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội

Để đạt được mục tiêu trên đây, luận văn hướng vào triển khai nghiên cứu

với nội dung chính sau:

- Khảo sát tình hình tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội;

- Phân tích đặc điểm và tình hình quản lý, khai thác thông tin về hồ sơ hồ

sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội;

- Nghiên cứu các hợp phần đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý

hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội

4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU.

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là khối hồ sơ nhân sự (tài liệu bằnggiấy) của cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội (bao gồm hồ sơ của các cán bộtrong biên chế Nhà nước, hợp đồng quỹ lương, hợp đồng giao khoán công việc);các văn bản pháp quy của Đảng, Nhà nước về chế độ chính sách đối với cán bộ,công chức

Phạm vi nghiên cứu của luận văn chỉ tập trung vào các khía cạnh thông tin

và tư liệu đảm bảo cho hệ thống cùng với các quy trình quản lý thông tin tiềnmáy để tiến hành tin học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.Luận văn không đi sâu nghiên cứu các phần đảm bảo về kỹ thuật và công nghệđối với hệ thống

Nghiên cứu luận văn được thực hiện trên cơ sở áp dụng phương phápluận của triết học Mác - Lê nin, các nguyên tắc biện chứng, lịch sử và hệ thống

Trong quá trình triển khai nghiên cứu vấn đề đã sử dụng các phương pháp

cụ thể như:

- Nghiên cứu tư liệu: Thu thập, phân tích các tư liệu có liên quan đến nội

dung nghiên cứu, hiện trạng về quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức Vănphòng Quốc hội

- Phân tích và tổng hợp tình hình quản lý và khai thác thông tin tư liệu về

hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội

- Hệ thống hoá và mô hình hoá các tiêu chí thông tin về hồ sơ của cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội

- Thống kê, so sánh để lựa chọn quy trình thích hợp cho việc tin học hoá

hồ sơ cán bộ, công chức

5 NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO.

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề chúng tôi chủ yếu đã sử dụng nguồn tàiliệu tham khảo sau đây:

Nguồn tài liệu chính là hồ sơ gốc và các nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơcán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội

Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác tổ chức, cán bộ; về chế

độ chính sách đối với cán bộ, công chức Các sách, tạp chí về thông tin tư liệu,

về hệ thống quản lý thông tin tư liệu; sách, tạp chí nghiên cứu thông tin chuyên

đề Các luận văn của sinh viên v.v…

Một số chương trình ứng dụng tin học:

- "Ứng dụng tin học trong công tác quản lý tra tìm các hồ sơ, tài liệu lưutrữ của Quốc hội" Đề tài khoa học cấp Bộ, mã số 96-98-005/ĐT do cử nhân HoàngThị Thanh làm chủ nhiệm;

- “Ứng dụng tin học trong công tác Văn thư” của cử nhân Nguyễn ThịThảo, cơ sở dữ liệu về Đại biểu Quốc hội do vụ Hoạt động đại biểu dân cử, Vănphòng Quốc hội chủ trì

- Chương trình ứng dụng tin học về quản lý cán bộ, công chức của Ban

Tổ chức Trung ương, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Thông tấn xã Việt Nam

6 ĐÓNG GÓP MỚI CỦA LUẬN VĂN.

Lần đầu tiên, luận văn giới thiệu một cách có hệ thống các hợp phần đảmbảo thông tin phù hợp với các căn cứ khoa học và thực tiễn của việc quản lý vàkhai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội Một phần kết quả

nghiên cứu đã được thể hiện và trình bày trong đề tài nghiên cứu cấp bộ “Hệ

thống hoá các chỉ tiêu thông tin về cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội” mà

tác giả của luận văn là thành viên kiêm thư ký của đề tài

7 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN.

Luận văn bao gồm 108 trang phần chính văn, được cấu trúc thành 3chương

Chương 1: Văn phòng Quốc hội với việc quản lý và khai thác hồ sơ cán

bộ, công chức

Chương 2: Tổ chức đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin

học hoá hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội

Chương 3: Phương hướng hoàn thiện hệ thống quản lý tin học hoá hồ sơ

cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội

Ngoài phần chính văn được trình bày trong các chương còn có mở đầu,kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo; để minh hoạ thêm các nội dung, nhiều dữliệu, bảng biểu, quy trình được mô tả và giới thiệu trong phần phụ lục

CHƯƠNG 1

VĂN PHÕNG QUỐC HỘI VỚI VIỆC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC

HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 VÀI NÉT VỀ VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.

1.1.1 Nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội.

Quốc hội là cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất của nước Cộng hoà xãhội chủ nghĩa Việt Nam Quốc hội có quyền lập Hiến, lập pháp và quyết địnhnhững vấn đề quan trọng của đất nước Hiến pháp năm 1992 đã quy định vị trí,tính chất, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Quốc hội trong chương VI (từĐiều 83 đến Điều 100) Để đảm bảo thực hiện những nhiệm vụ to lớn của Quốchội cần phải có một bộ máy giúp việc, đó chính là Văn phòng Quốc hội (trướcđây còn gọi là Văn phòng Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội vàHội đồng Nhà nước) Văn phòng Quốc hội có trách nhiệm nghiên cứu, thammưu tổng hợp và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban Thường

vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng Dân tộc

và các Uỷ ban của Quốc hội

Theo Quyết định số 87 NQ/TVQH ngày 16 tháng 01 năm 1962 của Uỷban Thường vụ Quốc hội, Văn phòng phục vụ Quốc hội có tên là Văn phòng Uỷban Thường vụ Quốc hội với cơ cấu tổ chức gồm 3 vụ (Hành chính, Dân chính,Pháp chính) và tổng số biên chế khoảng 50 đến 60 người

Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước được thành lập theo Nghịquyết số 01/HĐNN7 ngày 6 tháng 07 năm 1981 của Hội đồng Nhà nước Vănphòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước phục vụ 2 nhiệm kỳ Quốc hội khoá VII,VIII với cơ cấu tổ chức gồm 11 vụ, đơn vị và tổng số biên chế khoảng hơn 200người.

Nghị quyết số 01 NQ/UBTVQH ngày 26 tháng 9 năm 1992 của Uỷ banThường vụ Quốc hội đã đổi tên Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nướcthành Văn phòng Quốc hội

Ngày 17 tháng 10 năm 1992 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã ban hànhNghị quyết số 02 NQ/UBTVQH9 quy định về nhiệm vụ và tổ chức của Vănphòng Quốc hội

Văn phòng Quốc hội có những nhiệm vụ sau đây:

- Phục vụ Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội trong công tác xây dựng luật pháp; giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh

- Phục vụ Quốc hội quyết định và ban hành những chính sách cơ bản,những nghị quyết, quyết định về kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, về

tổ chức và nhân sự thuộc thẩm quyền của Quốc hội

- Tổ chức phục vụ Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao việc tuântheo Hiến pháp, luật và nghị quyết của Quốc hội Phục vụ Uỷ ban Thường vụ Quốchội giám sát hoạt động của Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhândân tối cao trong việc thi hành Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và

Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

- Nghiên cứu, tổ chức phục vụ Uỷ ban Thường vụ Quốc hội giám sát và hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp

- Nghiên cứu các vấn đề về bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân; tổchức phục vụ Uỷ ban Thường vụ Quốc hội công bố và chủ trì việc bầu cử đại biểuQuốc hội; công bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.

- Phục vụ công tác đối ngoại của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội

- Tiếp nhân dân đến Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội khiếu nại,

tố cáo và đề đạt nguyện vọng Nghiên cứu và chuyển đơn khiếu nại, tố cáo của nhândân đến các cơ quan hữu quan Đôn đốc các cơ quan, các ngành, các cấp giải quyếtđơn khiếu nại, tố cáo của nhân dân theo quy định của pháp luật

- Nghiên cứu, phục vụ Uỷ ban Thường vụ Quốc hội chỉ đạo, điều hoàphối hợp hoạt động của Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội; đảm bảo điềukiện hoạt động của các Đại biểu Quốc hội

- Tổ chức phục vụ hoạt động của Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịchQuốc hội, các Uỷ viên Uỷ ban Thường vụ Quốc hội và các Uỷ ban của Quốc hội

- Dưới sự chỉ đạo của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, nghiên cứu đề xuất cảitiến chế độ làm việc của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, của Hội đồng Dân tộc,các Uỷ ban của Quốc hội và các đoàn Đại biểu Quốc hội ở địa phương

- Nghiên cứu, xây dựng chương trình và tổ chức phục vụ các kỳ họp của Quốc hội và các phiên họp của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

- Nghiên cứu các vấn đề và chuẩn bị các dự án do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội và các phó Chủ tịch Quốc hội giao

- Đôn đốc việc chuẩn bị và đảm bảo thủ tục trình Quốc hội, Uỷ banThường vụ Quốc hội các dự án, các báo cáo, tờ trình của các cơ quan và tổ chức hữuquan

- Tổ chức và quản lý công tác thông tin, báo chí, xuất bản, thư viện của Quốc hội.

- Phục vụ Chủ tịch Quốc hội chỉ đạo và tổ chức thực hiện ngân sách củaQuốc hội; tổ chức và quản lý công tác quản trị, tài vụ, hành chính, văn thư, in ấn, lưutrữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan

1.1.2 Tổ chức và biên chế của Văn phòng Quốc hội.

Từ nhiệm vụ được quy định trên, Văn phòng Quốc hội được tổ chức thành

3 loại vụ, đơn vị như sau:

- Các vụ, đơn vị do Thường trực Hội đồng Dân tộc hoặc Thường trực các

Uỷ ban của Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác chuyên môn nghiệp vụ, Chủ nhiệmVăn phòng Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác khác, đó là:

- Các vụ do Uỷ viên Uỷ ban Thường vụ Quốc hội được Uỷ ban Thường

vụ Quốc hội phân công chỉ đạo về công tác chuyên môn nghiệp vụ, Chủ nhiệm Vănphòng Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác khác:

+ Vụ Hoạt động đại biểu dân

cử + Vụ Dân nguyện

- Các vụ và các đơn vị tương đương cấp vụ do Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội chỉ đạo về các mặt công tác:

+ Trung tâm Thông tin, Thư viện và Nghiên cứu khoa học

+ Báo "Người đại biểu nhân dân"

+ Tạp chí Nghiên cứu lập pháp

Có 2 đơn vị cấp phòng trực thuộc Chủ nhiệm Văn phòng:

+ Ban Quản lý Hội trường Ba Đình

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội được trình bày trên hình 1 về sơ

đồ tổ chức Văn phòng Quốc hội

Hiện nay tổ chức bộ máy của Văn phòng Quốc hội gồm 21 vụ và tươngđương vụ, 2 đơn vị cấp phòng trực thuộc Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội vớitổng số cán bộ là 442, trong đó:

- Biên chế là 364 người, hợp đồng 78 người

- Lãnh đạo cấp vụ 78 người, cấp phòng 31 người

- Trình độ học vấn: Tiến sĩ có 19 người, thạc sĩ 40 người, đại học 250người (đại học và trên đại học luật là 169 người) cao đẳng và trung học chuyênnghiệp 80 người

- 240 người là đảng viên

- Thương binh, gia đình liệt sĩ và diện chính sách: 13 người

- Đã có quá trình tham gia quân đội là 148 người, công an 23 người, thanh niên xung phong 4 người

Tổng hợp số cán bộ và phân bố theo các đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hộiđược giới thiệu trên bảng 1

Nhìn một cách tổng quát, cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội xuấtphát và được đào tạo từ nhiều nguồn khác nhau, trình độ chuyên môn cũng đadạng vì thế việc tra cứu hồ sơ cán bộ, công chức khá phong phú

1.2 ĐỐI TƯỢNG VÀ NHIỆM VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.

1.2.1 Hồ sơ cán bộ, công chức và đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội.

Thuật ngữ “hồ sơ” là một khái niệm rất cơ bản trong công tác văn thư,

lưu trữ và tư liệu Khái niệm “hồ sơ” được hiểu là "Một tập (hoặc một) văn bản

có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó" [21, 61].

Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tuỳ theo số lượng văn bản hình thànhtrong quá trình giải quyết công việc Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ theo đặc điểm

và nội dung của văn bản mà người ta chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹthuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc

Trong hoạt động quản lý, quản lý nhân sự đóng vai trò trọng tâm Vì lẽ đó,

hồ sơ nhân sự là loại hình tư liệu cần phải được tổ chức quản lý và khai thác cóhiệu quả Trong phạm vi quản lý Nhà nước hồ sơ nhân sự được gọi là hồ sơ cán

bộ, công chức

"Hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là tài liệu pháp lý phản ánh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ." [29, 91].

Như vậy, hồ sơ cán bộ là cơ sở để thực hiện đường lối cán bộ trong việc

bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo, đồng thời là tài liệu pháp lý để giải quyết các chế độchính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại hình bảo hiểm khác củatừng cán bộ, công chức khi đương chức hoặc nghỉ hưu

Trong hồ sơ cán bộ có rất nhiều tài liệu khác nhau nhưng có thể chiathành những tài liệu chủ yếu sau đây:

Quyển lý lịch cán bộ.

Cán bộ, công chức tự khai lý lịch theo mẫu thống nhất, có dán ảnh, ghi rõngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên Thủ trưởng cơ quanđơn vị quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu

Các nghị quyết, quyết định về nhân sự.

Đó là các loại quyết định tuyển dụng, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, xếplương, khen thưởng, kỷ luật và những tài liệu liên quan đến việc tuyển dụng,

đề bạt, điều động, kỷ luật như văn bản đề nghị bổ nhiệm, nhận xét đánh giá, biênbản tổng hợp phiếu thăm dò, tín nhiệm

Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức.

Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan quản lý cán bộ, công chức hàngnăm hoặc trong các đợt công tác, các cuộc tổng kết học tập, bồi dưỡng; bảnthành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật các bản tự kiểm điểm của cán bộ,công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền

Đơn, thư, nhận xét, đánh giá của chuyên viên theo dõi cán bộ, công chức Đơn

thư của cán bộ, công chức, nhân dân gửi lãnh đạo cơ quan, đơn vị khiếu nại, đềnghị hoặc báo cáo những vấn đề của cá nhân cán bộ, công chức Các tài liệuthẩm tra xác minh, kết luận của cơ quan có thẩm quyền về những vấn đề có liênquan đến cán bộ, công chức kể cả những tài liệu ghi chép ý kiến của lãnh đạo,những người có trách nhiệm phát biểu về cán bộ, công chức đã được tập thể

hoặc cơ quan tổ chức xác nhận Các bản nhận xét, đánh giá củachuyên viên theo dõi cán bộ, công chức

Các tài liệu khác gồm: Bản sao giấy khai sinh, văn bằng chứng chỉ về

trình độ học vấn, bồi dưỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ, tình trạng sức khoẻ

Cán bộ, công chức tại Văn phòng Quốc hội được tiếp nhận từ nhiều nguồnkhác nhau và nhiều người có quá trình công tác từ nhiều đơn vị, do vậy hồ sơcán bộ ở đây có những đặc điểm khá đặc thù, trong đó phải kể đến:

Đặc điểm 1: Tài liệu về hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội là tài liệu

cấp I, tài liệu gốc có giá trị pháp lý để giải quyết các chế độ chính sách và mọivấn đề có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ cho người quản lý, cho cán bộ,công chức của Văn phòng và các Đại biểu Quốc hội chuyên trách làm việc ở các

cơ quan của Quốc hội

Đặc điểm 2: Cán bộ, công chức được tuyển dụng từ nhiều nguồn khác

nhau vì vậy thông tin về cán bộ, công chức rất phong phú, toàn diện và đa ngànhnghề

Ví dụ: - Hồ sơ của cán bộ Nguyễn Văn A có quá trình công tác đi bộ đội

từ kháng chiến chống Mỹ, sau đó về học đại học Luật, về công tác ở cơ quan B,sau đó lại chuyển về Văn phòng Quốc hội

- Hồ sơ cán bộ của vụ Kinh tế - Ngân sách có cán bộ trình độ chuyênmôn luật, kinh tế, triết học …

Đặc điểm 3: Hồ sơ của các đại biểu Quốc hội chuyên trách, Lãnh đạo Văn

phòng rất sơ lược chỉ được hình thành trong quá trình về công tác tại Quốc hội

và các cơ quan của Quốc hội vì đối tượng này hồ sơ gốc thuộc diện Ban Tổ chứcTrung ương quản lý

Đặc điểm 4: Nhiều tài liệu trong hồ sơ chỉ là bản sao không có con dấu

pháp nhân vì thế không có giá trị pháp lý trong việc giải quyết các chế độ chínhsách

Đặc điểm 5: Tuổi thọ của tài liệu không cao do công nghệ làm giấy và các

hoá chất được sử dụng trong quá trình in văn bản, nhân bản (photocopy) gây ảnhhưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu

1.2.2 Đối tượng và nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội.

* Đối tượng quản lý.

Như đã trình bày, Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc Quốc hội, cótrách nhiệm nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ mọi hoạt động củaQuốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốchội, Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội Để phục vụ 498 đại biểu Quốchội khoá XI, trong đó có 59 địa biểu Quốc hội chuyên trách ở Trung

ương và 60 đại biểu Quốc hội chuyên trách ở địa phương, hiện nay biên chế củaVăn phòng Quốc hội khoảng gần 450 người đáp ứng các yêu cầu phục vụ Quốchội và các cơ quan của Quốc hội Do vậy, Văn phòng Quốc hội phải quản lý một

số lượng hồ sơ cán bộ bao gồm:

- Hồ sơ của Đại biểu Quốc hội chuyên trách các khoá (từ khoá I đến khoáXI)

- Hồ sơ của các vị Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội

- Hồ sơ của cán bộ, công chức đã nghỉ hưu

- Hồ sơ của cán bộ, công chức đang công tác tại Văn phòng Quốc hội gồmtrong biên chế, hợp đồng hưởng lương từ ngân sách Nhà nước, hợp đồng ngoài ngânsách và hợp đồng giao khoán công việc

Tuy nhiên thực tế cho thấy, hồ sơ cán bộ, công chức trong diện biên chế

và mới tuyển dụng tương đối đầy đủ; còn hồ sơ của các đại biểu Quốc hộichuyên trách, lãnh đạo Văn phòng Quốc hội rất sơ lược vì chỉ được hình thànhkhi Đại biểu Quốc hội đến nhận công tác chuyên trách tại Quốc hội, các cơ quancủa Quốc hội và Văn phòng Quốc hội

* Nhiệm vụ quản lý.

Nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội và các đại biểuQuốc hội chuyên trách được Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội giao cho Vụ Tổchức - Cán bộ đảm nhận Việc quản lý và tra cứu hồ sơ cán bộ đều phải thựchiện đúng theo các quy định chung của Nhà nước và của ngành lưu trữ

Chuyên viên quản lý hồ sơ cán bộ được giao những nhiệm vụ cụ thể sauđây:

- Thực hiện đúng quy chế, làm các thủ tục tiếp nhận, chuyển giao và trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ;

- Đề xuất chủ trương, biện pháp quản lý hồ sơ cán bộ;

- Xây dựng các mẫu hồ sơ, lý lịch, biểu báo thống nhất;

- Kiểm tra đôn đốc việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ cán bộ thuộc diện quảnlý;

- Sưu tầm, thu thập tài liệu bổ sung hồ sơ cán bộ cho đầy đủ, kịp thời;

- Tổ chức tốt việc nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ, thường xuyên kiểmtra, sắp xếp hồ sơ và các tài liệu trong hồ sơ, ghi sổ sách, bố trí kho tàng thật khoahọc, tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng Tổ chức lưu giữ và bảo quản tốt hồ sơ cán bộ;

- Tìm hiểu, phát hiện những vấn đề cán bộ tự khai chưa rõ, mâu thuẫn, đảm bảo hồ sơ cán bộ luôn phản ảnh trung thực, rõ ràng, chính xác về cán bộ;

- Thực hiện nguyên tắc bảo mật đối với nội dung các tài liệu về hồ sơ cánbộ;

- Lập các biểu báo thống kê, tổng hợp danh sách cán bộ theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội;

- Học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ;

Tóm lại, nhiệm vụ tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội gồmnhững khâu nghiệp vụ như: Tiếp nhận, bổ sung, phục vụ nghiên cứu khai thác,bảo quản và chuyển giao hồ sơ cán bộ

Khâu tiếp nhận hồ sơ.

Khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên bản tiếpnhận, vào sổ tiếp nhận, lập bản kê khai danh mục các tài liệu, làm các thủ tục bổsung vào danh mục hồ sơ đang quản lý (như vào sổ hồ sơ, phiếu kiểm soát, phânloại tài liệu, bổ sung vào các mục lục tra cứu)

Khi nhận hồ sơ cán bộ bằng đường bưu điện phải kiểm tra niêm phong,

cơ quan nhận và ghi ý kiến của mình vào phiếu chuyển hồ sơ thay cho biên bảntiếp nhận và trả phiếu cho cơ quan gửi để theo dõi

Sau 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận cán bộ, Vụ Tổ chức - Cán bộ tổ chứchướng dẫn cán bộ viết quyển lý lịch và hoàn chỉnh mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán

bộ (nếu là cán bộ tuyển dụng từ cơ sở đào tạo) hoặc yêu cầu cơ quan cũ bàn giaođầy đủ hồ sơ của cán bộ

Mọi sổ sách, biên bản giao nhận hồ sơ cán bộ sẽ được lưu giữ và bảoquản lâu dài

Bổ sung hồ sơ cán bộ.

Hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội được bổ sung thường xuyên để phảnánh kịp thời những thay đổi về bản thân cũng như gia đình cán bộ Các quyếtđịnh đề bạt, điều động; chuyển ngạch; nâng bậc lượng; khen thưởng, kỷ luật;học tập bồi dưỡng; kiểm điểm nhận xét đánh giá công tác hàng năm; các biênbản thẩm tra xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm; các đơn thư tố giác đã kếtluận; các bản thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật đều được lưu vào hồ

sơ cán bộ

Tài liệu bổ sung hồ sơ cán bộ do cán bộ tự khai theo yêu cầu bổ sung định

kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của Văn phòng Quốc hội

Tài liệu bổ sung hồ sơ còn do cán bộ của Vụ Tổ chức - Cán bộ sưu tầm,thu thập được những vấn đề liên quan đến cán bộ và do Lãnh đạo Văn phòngQuốc hội quy định cho lưu vào hồ sơ cán bộ Tất cả hồ sơ cán bộ bổ sung đượcghi rõ họ tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu, họ tên người trích sao, tríchsao từ văn bản nào, ngày trích sao v.v

Phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.

Trên cơ sở các quy định của Nhà nước và pháp luật hiện hành, hồ sơ phảiđảm bảo phục vụ được rộng rãi; đồng thời phải chú ý bảo vệ bí mật và an toàn

hồ sơ cán bộ

Người được giao nhiệm vụ phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộphải nêu các nguyên tắc đối với người nghiên cứu hồ sơ nghĩa là người khaithác hồ sơ phải có giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Giấy giới thiệuphải ghi rõ họ tên, chức danh, chức vụ của người đến nghiên cứu hồ sơ, nghiêncứu hồ sơ của cán bộ nào, nội dung cần nghiên cứu

Bộ phận quản lý hồ sơ của Văn phòng có sổ theo dõi nghiên cứu, khai thác

hồ sơ cán bộ Trong đó ghi rõ ngày, họ tên, đơn vị người đến nghiên cứu hồ sơ,nghiên cứu vấn đề gì thuộc hồ sơ của ai

Việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội đã đảm bảođúng nguyên tắc bí mật và an toàn

Bảo quản hồ sơ cán bộ.

Bảo quản hồ sơ cán bộ là áp dụng các biện pháp khoa học nhằm bảo vệ antoàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụngchúng trong hiện tại và tương lai

Mục đích của việc bảo quản hồ sơ, tài liệu là chống và loại trừ các khảnăng làm hỏng, làm mất mát và lộ thông tin của hồ sơ tài liệu

Tại Văn phòng Quốc hội tất cả các hồ sơ của cán bộ, công chức được bảoquản cẩn thận và được lưu trong một túi đựng hồ sơ và được sắp xếp theo đơn

vị công tác Trong mỗi một hồ sơ đều có bản kê danh mục tài liệu hiện có, ngoài

bì hồ sơ ghi rõ họ và tên, các bí danh, quê quán của cán bộ, công chức

Phòng để lưu giữ hồ sơ ở trên tầng cao, thoáng mát, có điều hoà nhiệt độ,

đã được trang bị phương tiện phòng hoả, báo cháy, chống trộm

Chuyển giao hồ sơ cán bộ.

Khi cán bộ Văn phòng Quốc hội được điều động đi đơn vị khác hoặcđược đề bạt giữ chức vụ thuộc diện quản lý của cơ quan cấp trên thì toàn bộ hồ

sơ cán bộ phải được chuyển giao cho cơ quan quản lý mới Việc chuyển giaogiữa hai cơ quan phải được đảm bảo kịp thời chặt chẽ và đúng địa chỉ Hồ sơ đitrên đường được đóng gói và niêm phong kỹ

Cán bộ thôi việc (vì mất sức, giảm biên chế, bị kỷ luật ) không đượcnhận lại hồ sơ của mình mà chỉ được nhận bản sơ yếu lý lịch, quyết định thôiviệc Những tài liệu khác vẫn được lưu giữ tại Vụ Tổ chức - Cán bộ

Cán bộ nghỉ hưu, toàn bộ hồ sơ vẫn do cơ quan quản lý lúc đương nhiệmlưu giữ, chỉ giao cho cán bộ nghỉ hưu đó một bản sơ yếu lý lịch, quyết định nghỉhưu, sổ hưu

Cán bộ, công chức hoặc Đại biểu Quốc hội chuyên trách đã mất, hồ sơ vẫn

do cơ quan quản lý không được giao cho cơ quan khác hoặc gia đình cán bộ

Như vậy, đối tượng cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội nhiều, đadạng, nhiệm vụ quản lý lại khép kín, không chuyển giao vào lưu trữ cơ quan.Điều này cho thấy chuyên viên làm nhiệm vụ quản lý và phục vụ khai thác phảiđảm đương tất cả các công việc của nghiệp vụ lưu trữ và vì thế cần phải xâydựng phương án tổ chức và quản lý khai thác hồ sơ cán bộ cho phù hợp

1.3 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.

1.3.1 Thực trạng việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội.

Từ những ngày đầu mới thành lập Văn phòng Quốc hội đã hình thành bộphận Tổ chức - Cán bộ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Tại

Quyết định số 180 QH/HC ngày 13 tháng 01 năm 1976 của Uỷ ban Thường vụQuốc hội, bộ phận Tổ chức - Cán bộ thành phòng Tổ chức - Cán bộ Theo Nghịquyết số 01 NQ/HĐNN7 ngày 7 tháng 7 năm 1981 phòng Tổ chức - Cán bộđược nâng thành Vụ Tổ chức - Cán bộ thuộc Văn phòng Quốc hội Tại Điều 2,Mục 3 của bản Quyết định số 180 QH/HC đã giao trách nhiệm cho phòng Tổ

chức - Cán bộ “Quản lý tài liệu hồ sơ về công tác tổ chức và cán bộ thuộc Văn

phòng Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, quản lý danh sách và tiểu sử tóm tắt của Đại biểu Quốc hội".

Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Quốc hội, bộ máy Vănphòng cũng phát triển; số lượng cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội đã tăngthêm để đáp ứng yêu cầu phục vụ Quốc hội So với Quốc hội khoá II (1960-1964) với tổ chức bộ máy Văn phòng phục vụ gồm 3 vụ (Hành chính, Phápchính, Dân chính) và biên chế khoảng 50 - 60 người thì đến Quốc hội khoá XIcon số đó đã tăng gấp nhiều lần Tính đến thời điểm tháng 10 năm 2002 vụ Tổchức - Cán bộ đã quản lý gần 450 hồ sơ cán bộ, công chức và gần 120 đại biểuQuốc hội chuyên trách khoá XI (chưa kể đại biểu Quốc hội chuyên trách cáckhoá trước và các cán bộ Văn phòng Quốc hội đã nghỉ hưu) Số lượng đơn vịbảo quản hồ sơ là hơn 100 cặp ba dây

* Quản lý hồ sơ cán bộ.

Xuất phát từ đối tượng và đặc điểm quản lý hồ sơ cán bộ tại Văn phòngQuốc hội, hiện tại lưu trữ hồ sơ cán bộ được phân thành sáu mảng để quản lý vàđược sắp xếp theo thứ tự sau:

phòng Quốc hội gồm 154 hồ sơ và được sắp xếp theo khoá Quốc hội, trong mỗi khoá

hồ sơ lại xếp theo vần chữ cái

- Thứ hai: Hồ sơ cán bộ thuộc diện biên chế nhà nước gồm 364 hồ sơ.

Loại hồ sơ này được sắp xếp theo khối uỷ ban và khối văn phòng, Trong mỗi khối lạixếp theo vụ, đơn vị; mỗi vụ, đơn vị lại xếp theo vần chữ cái

gồm 78 hồ sơ Số cán bộ này không nhiều nên được đánh số và sắp xếp theo vần chữcái

- Thứ tư: Cán bộ hợp đồng giao khoán công việc, có 61 hồ sơ được sắp

xếp theo tên đơn vị nhận giao khoán công việc

được đánh số và sắp xếp theo vần chữ cái

hội đã mất được đánh số theo vần chữ cái

Tóm lại, kho lưu trữ hồ sơ cán bộ của Văn phòng Quốc hội quản lýkhoảng 600 hồ sơ cán bộ; đại biểu Quốc hội đương nhiệm và gần 200 hồ sơ cán

bộ nghỉ hưu, đã mất

* Khai thác hồ sơ cán bộ.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu hồ sơ cán bộ nóiriêng là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng kho lưutrữ Kinh nghiệm thực tế cho thấy tài liệu lưu trữ được sử dụng vào nhiều mụcđích khác nhau của đời sống xã hội

Việc sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu kịp thời, thườngxuyên và thiết thực, chủ động và có kế hoạch

Việc tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ chỉ được xem tại phòng, không đượcmang hồ sơ ra khỏi khu vực bảo quản, trừ trường hợp cơ quan tổ chức cán bộ

cấp trên của đơn vị đó cần nghiên cứu làm thủ tục điều động, đề bạt Cán bộ, công chức có thể xem hồ sơ của mình tại phòng hồ sơ.

Tại Văn phòng Quốc hội việc tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ đã đáp ứng các yêu cầu đề ra và đảm bảo các nguyên tắc về quản lý hồ sơ cán bộ

Qua phân tích tình hình khai thác hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội trong 5 năm gần đây (1997-2001) có thể thấy:

Về đối tượng tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.

Đối tượng tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ bao gồm:

- Các Đại biểu Quốc hội chuyên trách;

- Các đồng chí Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội;

- Cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội (đang làm việc, đã nghỉ hưu) cán bộ chuyên viên của vụ Tổ chức - Cán bộ Văn phòng Quốc hội;

- Các cơ quan có liên quan;

- Cá nhân có mối quan hệ gia đình với các cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội

Theo số lượng thống kê tại vụ Tổ chức - Cán bộ, trong 5 năm (1997-2001)

vụ Tổ chức - Cán bộ đã phục vụ khoảng vài trăm lượt người đến khai thác hồ sơcán bộ

Về mục đích của việc tra cứu, khai thác hồ sơ cán bộ.

Hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội được khai thác nhằm:

- Phục vụ cho công tác bố trí, phân công công tác; tổ chức thực hiện việcquản lý, sử dụng và phân công, phân cấp quản lý, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cánbộ; nhận xét đánh giá; bổ nhiệm, miễn nhiệm; khen thưởng, kỷ luật cán bộ

- Giải quyết các chế độ, chính sách cho cán bộ, công chức, cho các đại biểu Quốc hội, cán bộ nghỉ hưu

- Xác nhận sơ yếu lý lịch, kết nạp Đảng, số năm công tác, xác minh để khen thưởng, đi học

Loại hình tra cứu, khai thác.

Hồ sơ cán bộ được khai thác dưới các loại hình báo cáo như:

- Các bản trích ngang, tóm tắt lý lịch

- Báo cáo tổng hợp, thống kê tình hình cán bộ, công chức Văn phòng vềcác mặt như số lượng cán bộ quản lý, trình độ học vấn, độ tuổi, giới tính; đảng viên,đoàn viên; khen thưởng, diện chính sách, thời hạn nâng lương

Khái quát tình hình khai thác hồ sơ cán bộ Văn phòng Quốc hội giai đoạn1997-2001 được trình bày tại bảng 2

Bên cạnh đó việc khai thác hồ sơ cán bộ còn phục vụ cho các báo cáo tổnghợp về lao động thu nhập hàng năm của cơ quan, báo cáo tăng giảm về tiềnlương, nghỉ phép, ốm đau v.v

1.3.2 Ưu điểm và nhược điểm của việc quản lý và khai thác hồ sơ cán

bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội hiện nay.

Hồ sơ cán bộ có giá trị rất lớn đối với cơ quan và bản thân mỗi người, vìvậy quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ là nhiệm vụ chung cần được chú ý Quathực tiễn quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Văn phòng Quốc hội có thể nêunhững ưu điểm và nhược điểm sau đây

* Ưu điểm.

Về cơ bản việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ thực hiện đúng các quyđịnh của nhà nước và pháp luật hiện hành, bảo vệ bí mật và an toàn hồ sơ cán bộ.Trong việc phục vụ khai thác đã đáp ứng được các yêu cầu của Lãnh đạo Quốc

hội và các cơ quan của Quốc hội, Lãnh đạo Văn phòng Quốc hội và các chuyênviên Văn phòng, các cơ quan có liên quan.

* Nhược điểm.

Trước yêu cầu mới, việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ còn tồn tạinhững nhược điểm sau đây:

Công tác bổ sung.

Đã có một thời gian dài cán bộ, chuyên viên Văn phòng Quốc hội không

có ý thức thường xuyên bổ sung hồ sơ cá nhân của mình, nhiều thông tin vềtrình độ chuyên môn, sự thay đổi về bản thân, về gia đình không có trong hồ sơ.Một số cán bộ, công chức Văn phòng Quốc hội còn thiếu nhiều giấy tờ như bằngtốt nghiệp, các bằng cấp về chuyên môn nghiệp vụ, vì vậy gây rất nhiều trở ngạicho việc thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức như bổ nhiệm, đề bạt,đào tạo và giải quyết các chế độ chính sách

Một số hồ sơ của các Đại biểu Quốc hội chuyên trách, lãnh đạo Vănphòng Quốc hội do Ban Tổ chức Trung ương quản lý không được bổ sungthường xuyên, văn bản chủ yếu là các bản sao (photocopy), bản không có dấuxác nhận của cơ quan quản lý

Công tác bổ sung hồ sơ cán bộ chưa được làm thường xuyên, liên tục vìhiện nay việc quản lý và tra cứu hồ sơ cán bộ ở Văn phòng Quốc hội chỉ do 1chuyên viên đảm nhiệm

Phục vụ khai thác, tra cứu.

Việc quản lý hồ sơ cán bộ vẫn còn theo phương pháp thủ công truyềnthống với các phương tiện như sổ sách, mục lục tra cứu … đã làm mất nhiềuthời gian cho người đến khai thác thông tin và làm chậm trễ trong việc giải đápcác yêu cầu rất đa dạng của người quản lý và lãnh đạo

Việc tạo lập các báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp thường xuyên phục

vụ cho các yêu cầu khai thác thông tin nhiều mặt của cán bộ chuyên viên, Lãnhđạo Văn phòng, cho các cơ quan như Tổng cục Thống kê, Bộ Lao động thươngbinh và xã hội, Bảo hiểm xã hội Việt Nam rất khó khăn, tốn nhiều công sức vìkhả năng phân tích thống kê rất hạn chế, phương tiện thống kê, lập các báo cáorất thủ công, phải tra cứu theo từng hồ sơ vì thế nhiều khi báo cáo lập không kịpthời và chính xác cho người dùng tin

Công tác bảo quản.

Bảo quản hồ sơ cũng là một khâu không thể thiếu được trong việc quản lý

hồ sơ Bảo quản tài liệu có trong hồ sơ là công tác tổ chức và thực hiện các biệnpháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn vàkéo dài tuổi thọ của tài liệu Thực tế đã cho thấy tuổi thọ của tài liệu dài hayngắn là tuỳ thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng Bằng cách áp dụngcác biện pháp kỹ thuật tiên tiến, các chế độ bảo quản chặt chẽ, có thể giữ cho tàiliệu được bền lâu, không bị sờn rách, hư hỏng hoặc mất mát bởi các tác độngcủa tự nhiên và con người

Hiện tại kho lưu giữ hồ sơ vẫn đặt chung với phòng làm việc điều này gâytrở ngại lớn cho việc bảo quản an toàn và bí mật của tài liệu

Phòng đã được trang bị máy điều hoà, phương tiện chống cháy nổ, chốngtrộm và tủ đựng hồ sơ nhưng tủ đựng không đúng quy cách so với mẫu mã quyđịnh của ngành lưu trữ Nhiệt độ, hệ thống ánh sáng, việc thông thoáng chưa đạtchuẩn so với quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

Chưa có hệ thống và kế hoạch bảo hiểm hồ sơ cán bộ

Tóm lại, công tác quản lý và khai thác thông tin tư liệu về hồ sơ cán bộ tạiVăn phòng Quốc hội đã cố gắng bám sát được yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra Bằngcông việc cụ thể, bộ phận lưu giữ hồ sơ cũng đã cung cấp nhiều thông tin tư liệukịp thời, chính xác về hồ sơ cán bộ cho Lãnh đạo Quốc hội và Văn phòng Quốchội, cán bộ chuyên viên và các cơ quan có liên quan; góp phần nhanh chóngphục vụ công tác cán bộ trong việc đề bạt, điều động, đào tạo, bổ nhiệm, khenthưởng ; thực hiện những chính sách, chế độ cho đại biểu Quốc hội chuyêntrách, cán bộ đang công tác, nghỉ hưu của Văn phòng Quốc hội

Tuy nhiên, việc quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ ở Văn phòng Quốc hộibằng những phương tiện thủ công truyền thống hiện nay còn tồn tại nhiều vấn đềcần được giải quyết bằng một phương án tốt hơn Với sự phát triển như vũ bãocủa công nghệ thông tin, với cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện có thì điều này có thểkhắc phục được khi chúng ta ứng dụng tin học vào hệ thống quản lý hồ sơ cán

bộ ở Văn phòng Quốc hội

CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC ĐẢM BẢO THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TIN HỌC HOÁ HỒ SƠ CÁN

BỘ, CÔNG CHỨC Ở VĂN PHÕNG QUỐC HỘI.

2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TIN HỌC HOÁ.

Hệ thống là một khái niệm dùng để chỉ các thực thể phức tạp có mối liênkết và tương tác trong môi trường

- Đầu vào: Bao gồm các yếu tố được thu thập vào hệ thống để xử lý Ví

dụ: Vật liệu thô, năng lượng, dữ liệu, nguồn nhân lực bảo đảm cho quá trình xửlý

thành các yếu tố “ra” Ví dụ: Các quá trình sản xuất trong một nhà máy, quá trình xử

lý dữ liệu trong một văn phòng hay các tính toán số học trong thiết kế

đích cuối cùng Ví dụ, các sản phẩm của quá trình sản xuất, các sản phẩm thông tincần chuyển tới người dùng tin, các kết quả tính toán

Nửa sau của thế kỷ XX, thông tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọngcủa xã hội Mọi người, đặc biệt là người lãnh đạo trong các tổ chức, ngày càngphải sử dụng một khối lượng lớn các thông tin Họ cần có những thông tin chất

lượng để ra các quyết định trong những điều kiện cụ thể Như vậy với mọi tổchức việc xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả trở thành mộtnhiệm vụ có tầm quan trọng đặc biệt Một hệ thống thông tin có thể coi như làmột hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như là đầu vào và xử lý chúng thànhcác sản phẩm thông tin như là đầu ra (hình 2).

Hình 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN

"Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công

nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra." [31, 312].

Quá trình thông tin bao gồm các hoạt động: Tiếp nhận, truyền, xử lý, lưutrữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin Quá trình thông tin được thực hiện trong các

hệ thống thông tin và nhờ hoạt động của hệ thống thông tin, các nguồn dữ liệuđược thu thập và chế biến thành các sản phẩm thông tin cung cấp cho người sửdụng

Các hệ thống thông tin hiện đại sử dụng rộng rãi các thiết bị công nghệthông tin Công nghệ thông tin bao gồm phần cứng và phần mềm dùng để xâydựng và khai thác hệ thống thông tin Phần cứng là các thiết bị tham gia vào quátrình xử lý thông tin như: Máy tính, các phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu.Phần mềm là các chương trình máy tính, bao gồm các hệ điều hành, các chươngtrình ứng dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng

Có thể thấy bốn thành phần cơ bản cũng là bốn nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin là:

- Phần con người: Bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống

thông tin Người sử dụng hay khách hàng là người trực tiếp sử dụng hệ thống thôngtin và các sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra Người sử dụng là các nhà lãnh đạo,quản lý, các nhà nghiên cứu cán bộ kỹ thuật trong các tổ chức … Các chuyên gia về

hệ thống thông tin là những người xây dựng và vận hành hệ thống thông tin Đó làcác nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình, các kỹ sư tin học

- Phần cứng: Bao gồm tất cả các thiết bị và phương tiện kỹ thuật để xử lý

thông tin, trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và ra vào

dữ liệu, mạng lưới viễn thông để truyền dữ liệu

phần mềm chuyên dụng và các thủ tục dành cho người sử dụng

- Phần thông tin: Bao gồm các dữ liệu là vật liệu thô của hệ thống thông

tin ở các cấp độ xử lý và tổ chức khác nhau Dữ liệu có thể ở nhiều dạng khác nhau,

có dữ liệu văn bản, dữ liệu bằng hình ảnh, âm thanh Các nguồn dữ liệu của hệ thốngthông tin được tổ chức thành:

+ Các cơ sở dữ liệu: Tổ chức và lưu trữ các dữ liệu đã được xử lý.

+ Các cơ sở tri thức: Lưu giữ các tri thức ở các dạng khác nhau như các

sự kiện, các quy tắc suy diễn về các đối tượng khác nhau

Các hoạt động xử lý thông tin bao gồm:

vào máy theo một khuôn mẫu nhất định Khi đó dữ liệu được ghi trên các vật mangtin đọc được bằng máy như đĩa từ, băng từ, đĩa quang

- Xử lý dữ liệu thành thông tin: Dữ liệu được xử lý bằng các thao tác như

tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành các thông

tin dành cho người sử dụng

những sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng Các sản phẩm đó có thể là cácthông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh biểu thị trên

màn hình hoặc in ra giấy

thống thông tin, trong đó các dữ liệu và hệ thống thông tin được giữ lại theo một cách

tổ chức nào đó để sử dụng sau này Các dữ liệu thường được tổ chức và lưu trữ dướidạng một cấu trúc phân cấp bao gồm: Các trường, các biểu ghi, các tệp và cơ sở dữliệu

thông tin phản hồi về các quá trình vào, ra, xử lý và lưu trữ dữ liệu để có thể đánh giá

và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống

Hệ thống thông tin không tồn tại một cách tự thân mà được gắn với các tổchức về phương diện hệ thống, trong bất kỳ tổ chức nào cũng có thể xác định ba

hệ thống (phân hệ) sau đây:

- Hệ thống thừa hành: Hoạt động nhằm thực hiện các quyết định của hệ

thống điều khiển

- Hệ thống thông tin: Thực hiện sự liên hệ giữa hai hệ thống trên, bảo đảm

cho tổ chức hoạt động đạt được các mục tiêu đã đặt ra

Như vậy, hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của một tổ chức.Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống thông tin trong tổ chức là hỗ trợ cho việc ra

quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý Hệ thốngthông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết, giúp nhà quản lý lập kếhoạch, tổ chức bố trí nhân sự với nguồn lực con người đã có, thực hiện các chứcnăng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức Ngoài ra nó còn trang bị chocác nhà quản lý các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánhgiá Vì vậy, hệ thống thông tin trở thành một hợp phần cơ bản trong một tổ chức,giữ vai trò quan trọng để đảm bảo thành công của hoạt động quản lý điều hànhtrong một tổ chức.

Cũng như các hệ thống quản lý xã hội, hệ thống thông tin trong các tổchức là một hệ thống phức tạp, vì vậy việc xây dựng chúng phải thực hiện quanhiều giai đoạn, trong đó bao gồm:

* Giai đoạn lập kế hoạch hay còn gọi là giai đoạn làm chiến lược.

Đây là giai đoạn đầu tiên thông qua tiếp xúc giữa những người phân tích

và chủ đầu tư nhằm xác định các công việc cần thiết trước khi có thể tiến hànhnghiên cứu các lĩnh vực, các bộ phận, các hệ thống con, các tổ chức có quan hệđến hệ thống thông tin cần xây dựng

Giai đoạn này làm rõ ý muốn của chủ đầu tư để xây dựng một hệ thốngthông tin hay nâng cấp hệ thống thông tin hiện có theo hướng hiện đại và hợp lýhoá

* Giai đoạn phân tích.

Phân tích là công việc trung tâm khi xây dựng một hệ thống thông tin baogồm nhiều giai đoạn và khởi sự ngay trong giai đoạn lập kế hoạch Phân tíchgồm các công đoạn sau:

- Nghiên cứu hiện trạng;

- Xây dựng mô hình hệ thống;