Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của bộ công thương

Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề ra trong đề đề tài, chúng tôi đã sử dụngcác tài liệu tham khảo cơ bản sau đây: - Các từ điển: Từ điển Lưu trữ; - Hệ thống văn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN DUY DỊU

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG

CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

HÀ NỘI- 2015

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

NỘI DUNG

Chương 1 – NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ

NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP BỘ

1.1 Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp bộ

1.1.1 Khái niệm quản lý, quản lý nhà nước và quản lý hành chính nhà

nước

1.1.2 Khái niệm, nội dung công tác lưu trữ

1.2 Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác

lưu trữ của các cơ quan cấp bộ

1.2.1 Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền

chung đối với cơ quan cấp bộ

1.2.2 Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lưu trữ đối

với cơ quan cấp bộ

Chương 2 – THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN

LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG

2.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Công Thương

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công

Thương

2.3 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

2.3.1 Tổ chức bộ máy

2.3.2 Quản lý nhân lực lưu trữ của Bộ Công Thương

2.3.3 Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ

2.3.4 Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lưu trữ

2.3.5 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu

trữ

2.3.6 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

2.3.7 Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ

2.3.8 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của

Nhà nước và của Bộ Công Thương về lưu trữ

2.3.9 Sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về

lưu trữ

2.4 Thực hiện hoạt động nghiệp vụ của Lưu trữ cơ quan Bộ Công

Thương

2.4.1 Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ

chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan

2.4.2 Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

2.4.3 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu lưu

trữ

2.4.4 Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ

2.4.5 Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

2.4.6 Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào

Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết

giá trị

2.4.7 Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ

2.4.8 Hiện đại hóa và đầu tư kinh phí cho lưu trữ

2.5 Thực trạng hoạt động lưu trữ tại một số tổ chức trực thuộc Bộ

Chương 3 – CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG

CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA

BỘ CÔNG THƯƠNG

3.1 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ

tại Bộ Công Thương

3.1.1 Kiện toàn công tác nhân sự làm công tác lưu trữ

3.1.2 Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ

3.1.3 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ

3.1.4 Kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ

3.1.5 Hoàn thiện công cụ thống kê

3.1.6 Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ

3.1.7 Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin

3.2 Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

3.2.1 Tổ thức thu thập tài liệu

3.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu

3.2.3 Tổ chức bảo quản tài liệu

3.2.4 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

3.3 Các giải pháp khác

3.3.1 Tăng cường giảm, giải mật tài liệu lưu trữ trong lưu trữ

3.3.2 Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

3.4 Kiến nghị

3.4.1 Về phía Nhà nước

3.4.2 Về phía các nhà nghiên cứu về khoa học lưu trữ

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, công cuộc cải cách nền hành chính nhà nướcnói chung và cải cách từng ngành, lĩnh vực nói riêng được Đảng và Nhà ta đặcbiệt quan tâm Một trong những kết quả nổi bật của công cuộc cải cách đó là đãhình thành nên những bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực Bộ Công Thương làmột Bộ điển hình trong các bộ thuộc mô hình quản lý này Liên quan đến côngtác lưu trữ, một vấn đề có tính cấp thiết hiện nay là ở các bộ thuộc mô hình quản

lý nêu trên nói chung và ở Bộ Công Thương nói riêng, công tác lưu trữ cầnđược quản lý như thế nào cho thật hiệu quả? Giải quyết thành công vấn đề nàykhông chỉ có tính mới về mặt lý luận mà còn góp phần thực hiện nghiêm chỉnhnhững qui định có tính chất qui phạm pháp luật hiện hành về công tác lưu trữnói chung và Luật Lưu trữ nói riêng Cụ thể là, tại Khoản 4, Điều 38, Chương

VI, Luật Lưu trữ đã quy định: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ” [tr.39;7].

Đối với Bộ Công Thương, việc nghiên cứu vấn đề này lại càng cấp thiếttrong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Bởi lẽ hội nhập kinh tế quốc tế đã dẫnđến vấn quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực của hai ngành công nghiệp vàthương mại là các lĩnh vực thuộc diện được Chính phủ phân cấp quản lý đangngày càng trở nên phức tạp Tính phức tạp đó không loại trừ đối với công táclưu trữ Vấn đề cụ thể ở đây là, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ có tínhchuyên ngành ở các lĩnh vực này cần được quản lý như thế nào cho thật sự hiệuquả Ngoài ra, thực hiện chủ trương phân cấp phân quyền quản lý sản xuất kinhdoanh, Chính phủ , với việc ban hành Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 15 tháng 11năm 2012, phân định rõ phạm vi, trách nhiệm quản lý nhà nước đối với từng bộngành, địa phương đối với doanh nghiệp nhà nước và vốn nhà nước đầu tư vàodoanh nghiệp Theo đó, Bộ Công Thương được bổ sung chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn trong quản lý nhà nước về toàn bộ hoạt động của ngành CôngThương Để góp phần vào thành công chung của toàn ngành Công Thươngkhông thể không nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ Để nâng cao hiệuquả quản lý đối với công tác lưu trữ, phải nghiên cứu đề ra và tổ chức thực hiệncác giải pháp quản lý khác nhau Những giải pháp đó phải được dựa trên cơ sởkhoa học Yêu cầu này đòi hỏi, ngoài việc nghiên cứu về cơ sở lý luận của côngtác lưu trữ cũng như quản lý công tác lưu trữ, cần phải có cơ sở thực tiễn vữngchắc Nói một cách khác cần tiến hành khảo sát, đánh giá, tổng kết thực tiễnquản lý về công lưu trữ của Bộ Công Thương, trong đó nêu rõ những ưu điểm,tồn tại hạn chế nhằm đưa ra giải pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhữngthiếu sót tồn tại trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ CôngThương

Xuất phát từ những lý do trên, hơn nữa là một cán bộ hiện đang đảm đươngchức trách của người làm văn thư - lưu trữ tại Bộ Công Thương, chúng tôi quyết

định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương” để làm luận văn thạc sỹ của

mình Việc nghiên cứu thành công đề tài này sẽ giúp Bộ Công Thương mà trướchết là bản thân tôi đưa ra và trực tiếp tổ chức thực hiện một số giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương,góp phần thiết thực vào việc thực hiện tốt vai trò của Bộ quản lý đa ngành, đalĩnh trong bối cảnh hiện nay ở nước ta

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu cơ bản của đề tài này là: Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp cơ bản

để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Công Thương đối với công tác lưu trữ

3 Đối tượng và phạm vi nghiên

cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

3.2 Phạm vi nghiên

cứu Về nội dung:

Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Về phạm vi không gian: Nội dung trên được nghiên cứu ở các vụ, các đơn vị

có chức năng quản lý về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Về phạm vi thời gian:

Các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài được thực hiện có phạm vi thời gian: từ nămtái lập -năm 2007- đến nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

1/- Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý công tác lưu trữ

2/ Làm rõ cơ sở pháp lý và nội dung quản lý nhà nước đối với công tác lưutrữ của các cơ quan cấp Bộ, trong đó có Bộ Công thương

3/- Khảo sát thực trạng và kết quả thực hiện các biện pháp tổ chức, quản lýcông tác lưu trữ ở Bộ Công thương

4/- Phân tích những ưu điểm và hạn chế của Bộ Công Thương trong thựchiện chức năng quản lý về công tác lưu trữ

5/- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng quản lýcông tác lưu trữ của Bộ Công Thương trong thời gian tới

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữtại một số cơ quan nhà nước không phải là vấn đề mới Song việc nghiên cứuquản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương kể từ khi Bộ CôngThương được tái lập là một nội dung hoàn toàn mới hiện nay Thật vậy, theo sựnghiên cứu của chúng tôi, tính đến nay mới chỉ có một số đề tài nghiên cứu về

có tính chất gần với nội dung và phương diện tiếp cận được chúng tôi đề ra.Dưới đây là sự khái quát các công trình nghiên cứu kế cận đó Để thuận lợi cho

sự phân tích, chúng tôi phân chia chúng thành các nhóm như sau:

Nhóm thứ nhất phải kể đến những công trình nghiên cứu về quản lý nhànước trong công tác lưu trữ tại cơ quản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đãđược bảo bệ thành công Trong nhóm này, có thể kể đến các công trình nghiêncứu như: Công trình nghiên cứu cấp Bộ do tác giả Đặng Đình Côn chủ nhiệmvới tên gọi: “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phương án tổ chức, nội dung,phương pháp thanh tra công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan quản lýnhà nước” năm 1998 và công trình thứ hai do PGS.TS Dương Văn Khảm chủnhiệm với tên gọi “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưutrữ” năm 2001 Đây là hai công trình nghiên cứu và tổ chức và quản lý về côngtác văn thư và lưu trữ Công trình “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phương án

tổ chức, nội dung, phương pháp thanh tra công tác văn thư, công tác lưu trữtrong cơ quan quản lý nhà nước” của tác giả Đặng Đình Côn đã nghiên cứu về

cơ sở khoa học, pháp lý về việc thanh tranh công tác văn thư, công tác lưu trữ,tuy nhiên công trình chỉ đi sâu nghiên cứu vào một mặt của công tác lưu trữ đó

là hoạt động thanh tra trong công tác lưu trữ, chưa bao quát hết được toàn điệncác mặt hoạt động trong công tác lưu trữ Công trình thứ hai “Cơ sở khoa học để

tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm,qua nghiên cứu công trình cho thấy công trình đã bao quát hết được những cơ sởkhoa học chung nhất để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, song cácnội dung về pháp lý trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã ít được đềcập trong nội dung của công trình, hơn nữa những vấn đề về quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ cụ thể của từng lưu trữ chuyên ngành chưa được đề cập đếntrong đề tài nghiên cứu

Nhóm thứ hai Đó là các luận văn thạc sĩ khoa học của một số học viênTrường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội

đã bảo vệ thành công tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Có thể nêumột số luận văn cụ thể sau đây:

Luận văn Thạc sĩ: của Nguyễn Thị Lan Anh về “Một vài ý kiến bước đầu tổ

chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”, năm 1995; Trần Thanh Tùng về

“Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; Triệu Văn Cường về

“Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ” năm 2004;

Nguyễn Thị Kim Bình về “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty

91”, năm 2005; Lê Thị Hoa về “Công tác Lưu trữ ở Học viện Chính trị Quốc gia

Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp”; Phạm Thị Diệu Linh về “Các giải pháp

nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009;

Hoàng Văn Thanh về “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng, thực trạng và

giải pháp” năm 2011 Có thể nói đây là những công trình nghiên cứu đã đề cập đến

nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, song có những cách tiếp cận khácnhau, đối tượng tiếp cận khác nhau Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại ở một mặthoạt động trong công tác lưu trữ hoặc một đối tượng cơ quan

cụ thể chưa có một công trình nào đưa ra được giải pháp chung nhất về tất cảcác mặt hoạt động trong công tác lưu trữ để có thể áp dụng vào quản lý công táclưu trữ của bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Công Thương hiện nay.Nhóm thứ ba Đó là một số bài viết có liên quan đến tổ chức, quản lý côngtác lưu trữ được đăng trên các tạp chí văn thư-lưu trữ Việt Nam Qua khảo sát,chúng tôi thấy cho đến nay, chưa có bài viết, công trình khoa học nghiên cứunào đề cập đến nội dung “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhànước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương” Đây có thể xem là đề tài lầnđầu tiên nghiên cứu về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương từ khi tái lập năm

2007 đến nay Tuy nhiên, đề tài của chúng tôi có kế thừa một số kết quả, nghiêncứu về lý thuyết tổ chức, quản lý công tác lưu trữ nhưng nội dung, địa bàn vàphạm vi nghiên cứu hoàn toàn mới, không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trướcđó

Kết quả nghiên cứu lịch sử vấn đề được trình bày ở trên đã khẳng định: đề tài

“Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương” là một đề tài có tính mới và rất cấp thiết hiện nay

góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận cũng như thực tiễn liên quan đến quản lýcông tác lưu trữ tại các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nói chung và tại BộCông Thương nói riêng

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề ra trong đề đề tài, chúng tôi đã sử dụngcác tài liệu tham khảo cơ bản sau đây:

- Các từ điển: Từ điển Lưu trữ;

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, các vănbản của Nhà nước về công tác văn thư, công tác lưu trữ.- Các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn và báo cáo, thống kê về công tác văn thư lưu trữ tại Bộ CôngThương…;

- Các văn bản dưới luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin và giao dịch điện tử…;

- Các giáo trình làm cơ sở lý luận khoa học như: Lý luận về công tác văn thư, lưu trữ- Giáo trình của Trường ĐHKHXH và NV, Trường ĐH Nội vụ ;

- Các công trình nghiên cứu của một các chuyên gia về văn thư - lưu trữ,các kỷ yếu hội thảo khoa học có liên quan và các công trình nghiên cứu, luậnvăn thạc sĩ của học viên cao học về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ;

- Các bài viết, bài nghiên cứu liên quan trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt

Nam;

Ngoài những tài liệu tham khảo trên nhóm nghiên cứu sẽ tiến hành khảo sátthực tế trong quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương và một số đơn vịthuộc Bộ Kết quả khảo sát thực tế được tổng hợp, phân tích là một trong những

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp luận về nhận thức khoa học Trong đó cơ bản là chủ nghĩa

Mác – Lênin

- Phương pháp lịch sử Sử dụng phương pháp này phân tích những văn bảnquản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương đã ban hành và hiệuquả của các văn bản đó

- Phương pháp phân tích hệ thống được sử dụng khi nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

- Phương pháp khảo sát, thống kê, mô tả, phân tích-tổng hợp, đánh giá được

sử dụng để nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thươngvới mục đích nhằm tìm ra những ưu điểm nhừa kế thừa

8 Đóng góp mong muốn của đề tài

- Đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương, giúp choLãnh đạo Bộ Công Thương có cái nhìn tổng quan rõ nét về những ưu điểm vàtồn tại trong quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương hiện nay

- Góp phần quan trọng trong việc vận dụng các lý luận công tác lưu trữ vào thực tiễn tổ chức, quản lý nhà nước công tác lưu trữ ngành Công Thương

- Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương

Ngoài ra, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức vànhững người làm công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học trong quản lýnhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ tại các Bộ đa ngành, đa lĩnhvưc hiện nay Đồng thời, kết quả của đề tài cũng là tài liệu tham khảo trong bàigiảng dạy môn học về quản lý nhà nước công tác văn thư và công tác lưu trữ tạicác cơ sở đào tạo ở Việt Nam

9 Bố cục đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài có bố cục như sau:

Chương 1 – Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp bộ.

Đây là chương cơ sở đặt nền tảng cho các chương sau Ở chương này chúngtôi đề cập một số vấn đề cơ bản về quản lý, quản lý nhà nước và quản lý hànhchính nhà nước; khái niệm, nội dung công tác lưu trữ; nội dung quản lý nhànước về công tác lưu trữ và yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với côngtác lưu trữ của các cơ quan cấp bộ và những qui định về thẩm quyền quản lý nhànước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Chương 2- Thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương.

Đây là chương chính của luận văn Trong chương này, chúng tôi trình bày sơlược lịch sử hình hành và phát triển của Bộ Công Thương, chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ; Thực trạng quản lý công tác lưu trữ vàthực hiện các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ của Bộ Công Thương; các hoạtđộng nghiệp vụ về lưu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương Trên

cơ sở đó, chương 2 đã đánh giá ưu điểm, kết quả đạt được và những tồn tạitrong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Chương 3- Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương.

Từ thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của Bộ CôngThương, trong chương 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp và kiến nghị để nângcao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ vàkiến nghị một số vấn đề đối với cơ quan quản lý nhà nước và các nhà khoa họcnhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Trong quá trình nghiên cứu, tôi gặp một số thuận lợi và khó khăn sau:

Thuận lợi: Trên cương vị là một cán bộ hiện đang đảm nhiệm chức trách củangười làm công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Công thương nên tôi có điều kiệntiếp cận với các tư liệu, tài liệu tham khảo Ngoài ra, tôi còn được sự hướngdẫn sát sao của các giảng viên Khoa Lưu trữ

Khó khăn: Nguồn tài liệu về công tác này còn phân tán, quỹ thời gian dànhcho quá trình nghiên cứu không nhiều, cộng với những áp lực nhất định từ phíacông việc chuyên môn

Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Côngthương, Phòng Lưu trữ Bộ Công thương, đặc biệt với sự hướng dẫn của TS.Nguyễn Cảnh Đương cùng với nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành luận vănđúng tiến độ Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng BộCông Thương, Phòng Lưu trữ Bộ Công thương và TS Nguyễn Cảnh Đương –Người thầy đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành Luận văn tốt nghiệp./

Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2015

HỌC VIÊN

Nguyễn Duy Dịu

NỘI DUNG Chương 1 NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ CẤP BỘ 1.1 Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp Bộ 1.1.1 Khái niệm quản lý, quản lý nhà nước và quản lý hành chính nhà nước

Để bàn về vấn đề quản lý công tác lưu trữ, trước hết cần phải hiểu mộtcách thống nhất khái niệm quản lý, quản lý nhà nước, quản lý hành chính nhànước:

Trước tiên về khái niệm “quản lý”

Trong đời sống kinh tế-xã hội, vấn đề quản lý rất phức tạp Quản lý có ởmọi lúc, mọi nơi, có trong hầu hết các hoạt động của xã hội Quản lý là mộttrong hoạt động quan trọng của tất cả cơ quan, tổ chức, kể các tổ chức xã hội-ởnhững nơi mà ở đó có các cá thể đến hàng nghìn, hàng triệu thành viên và độphức tạp của một tổ chức lại tăng theo cấp số nhân của số thành viên trong tổchức

Quản lý hiểu theo giác độ hành động là chỉ huy, điều kiển, điều hành

Theo nghĩa chung nhất, quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng đến mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan (Giáo trình quản

lý hành chính Nhà nước, tập 1, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội năm

1997), [tr.1;18].

Với cách hiểu như trên về quản lý nói chung, chúng ta sẽ bàn về khái niệm “quản lý nhà nước.”

Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nước, đó là quản

lý toàn xã hội Nội hàm của quản lý nhà nước thay đổi phụ thuộc vào chế độchính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của mỗiquốc gia qua các giai đoạn lịch sử, xét về mặt chức năng, quản lý nhà nước baogồm 3 chức năng: thứ nhất, chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thựchiện; thứ hai, chức năng hành pháp (hay chấp hành và điều hành) do hệ thốnghành chính nhà nước đảm nhiệm; và thứ ba, chức năng tư pháp do các cơ quan

tư pháp thực hiện

Trong hệ thống xã hội, có nhiều chủ thể tham gia quản lý xã hội như: tổchức chính trị, Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, các đoàn thểnhân dân, các hiệp hội.v.v So với quản lý của các tổ chức khác, thì quản lý nhànước có những điểm khác biệt như sau:

Trước hết, chủ thể quản lý là các cơ quan, cá nhân trong bộ máy nhà nước

được trao quyền gồm: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp

Thứ hai, đối tượng quản lý nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh

sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc ngoàilãnh thổ quốc gia

Thứ ba, quản lý nhà nước là quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoạigiao

Thứ tư, quản lý nhà nước mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng công

cụ pháp luật nhà nước, chính sách để quản lý xã hội.

Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nước là phục vụ nhân dân, duy trì sự

ổn định và phát triển của toàn xã hội

Từ những đặc điểm trên, có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản

lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội (Giáo trình lý luận hành

chính nhà nước-Học viện Hành chính quốc gia năm 2010) [ tr.7;10]

Trong các mặt quản lý nhà nước cần phân biệt rõ về quản lý nhà nước nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng Ở đây cần thống nhất về khái niệm "hành chính".

Từ điển Oxford định nghĩa hành chính là: “một hành động thi hành”,

“quản lý các công việc” hoặc “hướng dẫn hoặc giám sát sự thực hiện, sử sụnghoặc điều kiển” Theo gốc Latin, ban đầu hành chính bắt nguồn từ minor, nghĩalà: “phục vụ”, sau này là ministrate, nghĩa là “điều hành”

Từ những định nghĩa trên có thể thấy rằng về cơ bản, hành chính cónhững đặc tính sau: thứ nhất, hành chính là phục vụ người khác thông qua việcchấp hành các quyết định do người đó ban hành và chịu sự kiểm soát của họ.Thứ hai, hành chính là điều hành – khai thác, huy động và sử dụng các nguồnlực (cơ sở vật chất, tài nguyên, nhân lực, tài chính ) theo quy định (luật hoặcđiều lệ) nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống (tổ chức hoặc nhà nước)

Tóm lại, có thể hiểu: hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy định định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống.

Trong quản lý nhà nước, hành chính công hay hành chính nhà nước là hoạtđộng phục vụ nhân dân và công chức (nhà hành chính) thực hiện các chính sách,pháp luật do người khác (nhà chính trị) ban hành Hành chính nhà nước liên quanđến các thủ tục, biến các chính sách, quy định pháp luật thành hành động và quản lýcông sở Quản lý nhà nước bao gồm hành chính nhà nước, đồng thời bao gồm việcxác định mục tiêu ban đầu, thiết lập các quy định để đạt mục

tiêu với hiệu quả tối đa, cũng như chịu trách nhiệm chính về các kết quả Do đó,hành chính nhà nước chỉ là một bộ phận của quản lý nhà nước hay nói cáchkhác hành chính nhà nước có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nước ở một

chính quốc gia năm 2010) [tr.9;23] Cơ quan quản lý nhà nước là một bộ phậnhợp thành của bộ máy nhà nước có những đặc điểm chung của cơ quan nhànước Đồng thời, cơ quan quản lý hành chính nhà nước có những đặc điểmriêng, tạo thành một hệ thống thống nhất để thực hiện chức năng quản lý Nhànước trong từng lĩnh vực (bằng phương thức quản lý, tổ chức điều hành và phốihợp hành động)

Cơ quan hành chính nhà nước gồm có cơ quan thẩm quyền chung và cơquan thẩm quyền riêng Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan thẩm quyền riêng thựchiện chức năng quản lý Nhà nước đối với ngành hoạt lĩnh vực công tác trong phạm

vi cả nước Theo đó, Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ thực hiện chứcnăng “quản lý nhà nước ngành Công Thương trong phạm vi cả nước”

Sự thống nhất nêu trên về khái niệm quản lý hành chính nhà nước nóichung và quản lý nhà nước ngành Công Thương nói riêng cho phép ta đi đếnmột khẳng định ể nghiên cứu thành công luận văn này cần phải làm rõ và phântích được tính hiệu quả của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành vềcông tác lưu trữ và các văn bản hướng dẫn để thực thi các văn bản quy phạmpháp luật đó tại Bộ Công thương

Vấn đề tiếp theo khi bàn về khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưutrữ là cần phải hiểu thông nhất về khái niệm cũng như nội dung cơ bản của côngtác lưu trữ

1.1.2 Khái niệm, nội dung công tác lưu trữ

1.1.2.1.Khái niệm công tác lưu trữ

Bàn về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ, trước hết phải hiểuthống nhất về khái niệm công tác lưu trữ Về khái niệm “Công tác lưu trữ”(CTLT) hiện nay ở Việt Nam và nước ngoài (ở Liên xô trước đây và ở Liênbang Nga hiện nay) có một số định nghĩa khác nhau Dưới đây là sự phân tíchcủa chúng tôi về một số định nghĩa đó

Ở nước ta, chúng tôi đề cập đến 04 định nghĩa cơ bản được công bốchính thức trong các giáo trình giảng dạy bậc đại học về lưu trữ học và trong Từđiển chuyên ngành về văn thư-lưu trữ Đó là các định nghĩa sau đây:

* Định nghĩa thứ nhất- (ĐN 01)-Theo cuốn giáo trình “ Lý luận và thực

tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đạihọc và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục) xuất bản 1990,

công tác lưu trữ được định nghĩa là: “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”[tr.15;2].

Định nghĩa này có nội hàm cơ bản sau đây:

- Công tác lưu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nước mà còn của xãhội

- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Định nghĩa thứ hai (ĐN 02)-Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục

Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) xuất bản năm

1992, công tác lưu trữ được định nghĩa theo hai nghĩa như sau:

- Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội.

- Ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội ) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Định nghĩa này (nghĩa thứ hai) có nội hàm cơ bản tương tự với nội hàm của khái niệm nêu trong cuốn giáo trình vừa nêu trên Đó là:

- Công tác lưu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nước mà còn của xãhội

- Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Song, ở nghĩa thứ hai của định nghĩa ĐN 02 này, khái niệm công tác lưu

trữ có nội hàm rộng hơn so với ĐN 01 ở chỗ nó bao gồm cả mặt chính trị có liênquan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Điểm cần nhấn mạnh ở đây là định nghĩa ĐN 02 này đã bắt đầu có sựphân biệt giữa hai phương diện thuộc nội hàm của khái niệm công tác lưu trữ.Phương diện thứ nhất là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phương diện thứ hai làhoạt động quản lý của Nhà nước về lưu trữ

* Định nghĩa thứ ba (ĐN 03)-Theo cuốn từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn

thư lưu trữ” do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin ấn hành năm 2011, công tác lưu

trữ là “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm

thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu

quả tài liệu lưu trữ” (tr 109) Phân tích định nghĩa này cho thấy, nội hàm của

khái niêm này chỉ phản ánh quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữnhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệuquả tài liệu lưu trữ Phương diện nghiệp vụ và các tính chất chính trị, khoa học,pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữkhông bao hàm trong định nghĩa này

* Định nghĩa thứ tư (ĐN 04)-Theo Điều 01 của Thông tư số

04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế

mẫu về công tác văn thư, lưu trữ ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” Phân tích cách giải thích này

cho thấy:

- Công tác lưu trữ chỉ là các công việc có tính nghiệp vụ liên quan đến tàiliệu lưu trữ hình thành trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm 04 công việc: thuthập; chỉnh lý; xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Các công việc như bảo quản và thống kê nhà nước đối với tài liệu lưu trữ không được đề cập đến trong cách giải thích này

- Các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, gia đình và dòng họ không được đề cập đến trong cách giải thích này

Như vậy, theo cách giải thích được nêu trong Thông tư trên, nội hàm củacông tác lưu trữ chỉ bao gồm bốn công việc có tính chất nghiệp vụ liên quan đếntài liệu lưu trữ Có nghĩa là trong cách giải thích này chỉ đề cập một cách chưađầy đủ, về phương diện nghiệp vụ, tới các công việc cơ bản liên quan đến tàiliệu lưu trữ và không đề cập đến phương diện quản lý nhà nước đối với cáccông việc này Trong Thông tư đã qui định rõ về các chủ thể- đối tượng thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ Đó là các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tậpđoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơquan, tổ chức) Riêng các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổchức kinh tế khác không bắt buộc hực hiện nhưng có thể vận dụng để thực hiệncác nội dung hoạt động được qui định trong Thông tư

Tổng hợp kết quả phân tích, so sánh cả 04 định nghĩa nêu trên cho phép điđến nhận xét chung sau đây:

Trong 04 định nghĩa nêu trên có hai định nghĩa (01 và 02 ), xét về nộidung phản ánh, tương đối giống nhau Sự giống nhau đó được thể hiện ở chỗ là

cả hai đều cho rằng công tác lưu trữ bao gồm hai phương diện có liên quan đếntài liệu lưu trữ: Phương diện quản lý nhà nước và phương diện các công việc(hoạt động) thuần túy nghiệp vụ lưu trữ Trong hai định nghĩa còn lại, khi giảithích về khái niệm công tác lưu trữ, xét về nội dung phản ánh, mỗi định nghĩathiên về một phương diện khác nhau Cụ thể, định nghĩa 03 là định nghĩa thiên

về phương diện quản lý và định nghĩa 04 lại thiên về phương diện hoạt động

nghiệp vụ Cả 04 định nghĩa đều không đề cập đến sự quản lý nhà nước cũngnhư sự tiến hành các công việc nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lưu trữ đượchình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình và dòng họ.

Trên đây là sự phân tích, so sánh và nhận xét về bốn định nghĩa cơ bảnđược chính thức công bố ở Việt Nam trước đây và hiện nay Vậy ở nước ngoài,trước hết là ở Liên xô trước đây và Liên bang Nga hiện nay, khái niệm “côngtác lưu trữ” được hiểu chính thức như thế nào?

Dưới đây là 04 định nghĩa về khái niệm “công tác lưu trữ” ở Liên xôtrước đây, Liên bang Nga hiện nay và sự phân tích, so sánh cũng như sự nhậnxét của chúng tôi về các định nghĩa đó

Bốn định nghĩa mà chúng tôi nêu ở đây được lựa chọn dựa vào tính công

bố chính thức của chúng Bởi lẽ cả bốn định nghĩa này được chính thức đưa vàogiáo trình giảng dậy bậc đại học về chuyên ngành lưu trữ học hoặc được quiđịnh trong văn bản qui phạm pháp luật của Chính phủ Liên bang Nga

* Định nghĩa thứ năm (ĐN 05) –Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước

xã hội chủ nghĩa M 1982, tr.19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga -Công tác lưu trữ:

“Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ”.

Phân tích định nghĩa này cho thấy:

- Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động mang tính xã hội, song ở thời

kỳ xã hội còn tồn tại nhà nước thì hoạt động này là hoạt động của Nhà nước (cótính chất công quyền) Nghĩa là ngành hoạt có tính chất nhà nước đồng thời cótính xã hội, nhưng không phải là hoạt động của cá nhân

- Hoạt động đó có các mặt: chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn ( 04

mặt)

- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến hai loại công việc: bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Định nghĩa thứ sáu (ĐN 06)-Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác

lưu trữ ở Liên xô, M.1980-cuốn giáo trình được tham khảo, sử dụng phổ biến

ở nước ta từ những năm 80 của thế kỷ XX đến hiện nay, công tác lưu trữ được

định nghĩa là: “Một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn trong tổ chức tài liệu lưu trữ và công việc của các tổ chức lưu trữ” ( trg.04) Phân tích định nghĩa này cho thấy:

- Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động mang tính nhà nước (có tínhchất công quyền), nghĩa là ngành hoạt không bao gồm toàn xã hội, không phải làhoạt động của cá nhân

- Hoạt động đó có các (04) mặt hoạt động như: chính trị; khoa học; pháp luật; thực tiễn

- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến tổ chức tài liệu lưu trữ

và công việc của chính các tổ chức lưu trữ

Trên đây là hai định nghĩa được sử dụng chính thức và phổ biến trongthời kỳ xô viết và được áp dụng vào lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở ViệtNam So sánh hai định nghĩa này, xét về nội dung phản ánh, cơ bản có sự giốngnhau Sự khác nhau giữa hai định nghĩa chỉ ở phạm vi chủ thể hoạt động Ở địnhnghĩa 05 chủ thể hoạt động có phạm vi rộng hơn –không nêu cụ thể về chủ thểnào Ngược lại, ở định nghĩa 06 nêu cụ thể về chủ thể đó là các tổ chức lưu trữ

Cả hai định nghĩa đều nhấn mạnh tới mặt pháp luật –một trong những nội dungcủa phương diện quản lý nhà nước đối với hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Nóimột cách khác, hai định nghĩa này đều khẳng định nội hàm của công tác lưu trữbao gồm cả hai phương diện liên quan đến tài liệu lưu trữ: quản lý và hoạt độngnghiệp vụ lưu trữ

* Định nghĩa thứ bảy –(ĐN 07)- Theo khoản 01 điều 3 của Luật Liên

bang Nga số 125-f3 về “ Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22tháng 12 năm 2004 và định nghĩa thứ tám (ĐN 08) trong giáo trình -Lưu trữ học–Lý luận và phương pháp xuất bản tại Matxcơva 2012 (tr.21) do E.M Burova

và các tác giả khác biên soạn, cùng có chung định nghĩa về khái niệm “Công tác

lưu trữ ở Liên bang Nga: “là hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan tự quản địa phương, các tổ chức và các công dân trong lĩnh vực tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang và các tài liệu lưu trữ khác ” Định nghĩa này nêu rõ:

- Công tác lưu trữ là hoạt động không chỉ của các tổ chức lưu trữ mà cònbao gồm cả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địaphương và cả hoạt động của các công dân

- Lĩnh vực hoạt động của các tổ chức và công dân nêu trên bao gồm 04công việc: Tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng không chỉ tài liệucủa Phông lưu trữ Liên bang Nga mà còn cả các tài liệu lưu trữ khác

Như vậy cho đến nay, khái niệm về công tác lưu trữ ở Liên bang Nga cónội hàm rộng hơn so với cách định nghĩa trước đây Nó cụ thể hóa về phạm vichủ thể, các công việc và đối tượng của hoạt động lưu trữ Cụ thể là, về phạm vichủ thể, nếu trước đây là ngành hoạt có tính chất nhà nước mà không bao gồmtoàn xã hội, không phải là hoạt động của cá nhân thì hiện nay bao gồm khôngchỉ cơ quan nhà nước, các tổ chức mà còn cả các công dân- Cũng có nghĩa là,trước đây chỉ qui định trách nhiệm hoạt động lưu trữ là trách nhiệm của các tổchức lưu trữ mà chưa nêu rõ về trách nhiệm của cơ quan quản lý về lưu trữ vàcủa công dân Về hoạt động, gồm 04 công việc như: tổ chức bảo quản, thu thập,thống kê và sử dụng Về đối tượng hoạt động không nêu chung chung là tài liệulưu trữ mà nêu cụ thể là tài liệu thuộc Phông lưu trữ Liên bang Nga và các tàiliệu lưu trữ khác, nghĩa là kể cả tài liệu không thuộc Phông lưu trữ Liên bangNga Ở đây tài liệu thuộc Phông lưu trữ Liên bang Nga được qui định trong luật

nêu trên là: “Tài liệu lưu trữ đã được xác định giá trị, thuộc diện thống kê nhà nước và bảo quản vĩnh viễn” (Điều 3 khoản 9 của Luật nêu trên).

Ở các nước phương Tây, theo khả năng tiếp cận của chúng tôi, có mộtthuật ngữ được coi là gần đồng nghĩa với thuật ngữ công tác lưu trữ Đó là thuậtngữ “Archive(s) administration” Thuật ngữ này được Hội đồng lưu trữ quốc tếchính thức đưa vào Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ ”, xuất bản năm 1988 bằng tiếngAnh và tiếng Pháp, (K.G Saur Munchen-NewYork-London-Paris 1988, trg.20,thuật ngữ 32) Thuật ngữ này được giải thích theo hai nghĩa như sau:

- The theoretical and practical study of policies, procedures and problemsrelating to archival functions.- Các nghiên cứu lý luận và thực tiễn về các chínhsách, thủ tục và các vấn đề liên quan đến các chức năng lưu trữ

- The direction and management of archives (archives được hiểu theonghĩa thứ 2- các cơ quan, tổ chức lưu trữ) -Chỉ đạo và quản lý các tổ chức lưutrữ

Phân tích và so sánh hai cách định nghĩa về thuật ngữ này cho thấy: địnhnghĩa thứ hai có nội hàm gần tương đồng với phương diện quản lý trong nộihàm của thuật ngữ “công tác lưu trữ ” Bởi lẽ, nó đề cập đến một nội hàm thểhiện phương diện hoạt động quản lý –một trong hai phương diện thuộc nội hàmcủa thuật ngữ “công tác lưu trữ ”-một thuật ngữ đã được phân tích ở trên

Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hội nhậpquốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước

ta (trong Luật Lưu trữ ở nước ta, Nhà nước công nhận quyền sở hữu về tài liệulưu trữ, bao gồm quyền sở hữu tư nhân về tài liệu lưu trữ và qui định phải lựachọn để bảo quản nhà nước tài liệu không chỉ được sản sinh trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức mà cả tài liệu được sản sinh trong hoạt động của các cá nhân),

có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau:Công tác lưu trữ (CTLT) là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chínhtrị, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trongquản lý và thực hiện các công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chứckhoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ

Với định nghĩa nêu trên, nội hàm của khái niệm “công tác lưu trữ” baogồm hai phương diện: Phương diện quản lý nhà nước với các việc cơ bản như:biên soạn, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thihành các văn bản qui phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra,thực hiện tổng kết, thi đua- khen thưởng trong việc thực hiện các văn bản đó; tổchức nghiên cứu khoa học- công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lýđào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ và Phương diện hoạt độngnghiệp vụ với các công việc cơ bản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưutrữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhànước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

Theo định nghĩa nêu trên (xét về lý luận), nội dung công tác lưu trữ gồmcó:

Phương diện quản lý nhà nước như: ban hành các văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổchức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thưởng trong việc thực hiệncác quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học-công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức

và viên chức lưu trữ và Phương diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơbản như: thu thập và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệulưu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.3 Khái niệm và nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Trên cơ sở kết quả phân phân tích nêu trên về hai khái niệm cơ bản – kháiniệm quản lý hành chính nhà nước và khái niệm về công tác lưu trữ, chúng ta

có thể đưa ra định nghĩa về khái niệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ ởnước ta như sau: Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động của hệthống các cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị -xã hội trong việc ban hànhcác văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thưởngtrong việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; tổ chứcnghiên cứu khoa học-công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu trữ; quản lý đàotạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ

Kết quả phân tích trên đây là một trong những nội dung căn bản tạo nên

cơ sở lý luận để giải quyết những vấn đề đặt ra khi bàn về quản lý nhà nướccông tác lưu trữ ở Bộ Công Thương nói riêng và những bộ đa ngành, đa lĩnhvực nói chung Cơ sở lý luận đó chỉ có thể áp dụng vào thực tiễn thông quanhững qui định pháp luật Dưới đây chúng ta bàn về cơ sở pháp luật đó

1.2 Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các cơ quan cấp bộ

1.2.1 Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền chung đối với cơ quan cấp bộ

Để giải quyết các vấn đề đặt ra trong luận văn này, không thể không căn

cứ vào các qui định quy phạm pháp luật chung Trong số các qui định đó, trướchết cần kể đến các qui định được nêu trong các văn bản cơ bản sau đây:

1/ Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001;

2/ Luật Lưu trữ năm 2011;

3/ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quanngang bộ;

4/ Nghị định số 95/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ CôngThương;

5/ Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

Từ những qui định chung về thẩm quyền được giao về phạm vi trong hoạtđộng quản lý, trong đó cụ thể nhất là Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15 tháng

11 năm 2012 của Chính phủ quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của Bộtrong việc quản lý ngành lĩnh vực được Chính phủ giao Tất cả những qui định đókhẳng định rõ trách nhiệm của Bộ đối với ngành, lĩnh vực mà mình quản lý Côngtác lưu trữ là một lĩnh vực không thể tách rời trong hoạt động của mỗi ngành lĩnhvực của từng bộ, ngành Do đó, quản lý tốt công tác lưu trữ của ngành CôngThương cũng góp phần rất quan trọng cho sự phát triển của lưu trữ ngành CôngThương nói riêng và ngành Lưu trữ Việt Nam nói chung Chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn đó của các bộ về công tác văn thư và công tác lưu trữ được quy địnhdựa trên những cơ sở pháp luật chuyên ngành văn thư lưu trữ

1.2.2 Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lưu trữ đối với cơ quan cấp bộ

Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trongviệc giúp cho công tác lưu trữ được thực hiện thống nhất trong một ngành, lĩnhvực nhất định cũng như trong phạm vi cả nước Vì vậy, công tác này từ lâu đãđược Nhà nước ta quan tâm mà dẫn chứng cụ thể nhất là việc thành lập CụcLưu trữ (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) vào năm 1962 để quản lýthống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước Sau khi Cục Lưu trữ Nhànước được thành lập, năm 1982 Nhà nước ta ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tàiliệu lưu trữ quốc gia, tiếp đến là Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, năm 2001 và đặcbiệt là Luật Lưu trữ được Quốc hội khoa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11tháng 11 năm 2011 Có thể nói, Luật Lưu trữ ra đời đánh dấu một mốc phát triểnmới cho công tác lưu trữ của Việt Nam

Ở đây cần phải phân tích sâu thêm rằng Luật này đã có một chương riêng(Chương VI) để qui định về trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ Trong đótrước hết phải chú ý đến Điều 38 của chương VI này Điều 38 đã có 05 khoảnquy định cụ thể về trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ Đó lá các khoản:

1 Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ

2 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

3 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản

lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

4 Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ươngcủa tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thựchiện quản lý về lưu trữ

5 Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.

Phân tích nội dung 05 khoản nêu trên cho thấy, Nhà nước đã có sự phâncấp trong quản lý nhà nước về lưu trữ Trước hết, tại khoản 01, Luật đã khẳngđịnh Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ Ở đây cần nhấn mạnhrằng, trong Luật đã qui định đây là nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhà nước vềlưu trữ Hơn nữa, Luật cũng đã cụ thể hóa nội dung của nguyên tắc này Nộidung đó được qui định tại Điều 3 của Luật nêu trên Đó là:1) Nhà nước thốngnhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ Việt Nam 2) Hoạt động lưu trữ được thựchiện thống nhất theo quy định của pháp luật 3) Tài liệu Phông lưu trữ quốc giaViệt Nam được Nhà nước thống kê

Tiếp theo Khoản 01 nêu trên, Luật đã qui định, Bộ Nội vụ chịu tráchnhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và quản lý tàiliệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Liên quan trực tiếp đến nội dung củaluận văn này, cần phải chú trọng tới sự phân cấp trách nhiệm của các bộ trongquản lý nhà nước về lưu trữ Sự phân cấp này được qui định tại Khoản 4, điều

38 này như sau: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quantrung trương của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạncủa mình thực hiện quản lý về lưu trữ”

Như vậy, lưu trữ là một trong những lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ Nội vụ Các bộ, trong đó có Bộ Công Thương là bộ không có thẩmquyền quản lý chuyên ngành về lưu trữ mà chỉ được phân cấp “trong phạm vinhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ” Nghĩa là các bộ,trong đó có Bộ Công Thương, chỉ có trách nhiệm thực hiện các qui định quản lýnhà nước về lưu trữ do Bộ Nội vụ và Chính phủ ban hành Liên quan đến tráchnhiệm “thực hiện quản lý về lưu trữ” của cấp bộ, thiết nghĩ cần phải làm rõ thêm vềnội dung thực hiện quản lý đó Theo sự nghiên cứu, phân tích và tổng hợp củachúng tôi, trong văn bản qui phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành từ trước đếnnay, nội dung trách nhiệm thực hiện quản lý về lưu trữ cấp bộ đã được qui định cụthể và rõ nét nhất tại Khoản 2 Điều 23 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ “Qui định chi thiết thi hành một số điều của Pháplệnh Lưu trữ quốc gia” Cụ thể là theo Khoản 2 điều này, các Bộ, cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện quản lý về lưu trữ đối với các cơ quan, tổchức trực thuộc theo những nội dung sau: a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kếhoạch phát triển lưu trữ của bộ, ngành; b) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành,hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các

cơ quan, tổ chức trực thuộc; c) Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định; d)Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chứctrực thuộc; đ) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệvào hoạt động lưu trữ; e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưutrữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; g) Trực tiếp thuthập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài

liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; h) Tổ chức sơ kết,tổng kết về hoạt động lưu trữ.

Những nội dung được qui định như trên cho đến nay đều không trái vớiLuật Lưu trữ và các qui định qui phạm pháp luật hiện hành về lưu trữ Chúngtôi muốn nhấn mạnh điểm này với mục đích khẳng định cơ sở pháp lý khi xemxét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện trách nhiệm quản lý nhà nước vềlưu trữ của Bộ Công Thương ở chương tiếp theo của luận văn này Nghĩa là,khi xem xét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ của BộCông Thương cần phải căn cứ vào các nội dung như đã nêu trên

Ngoài những qui định có chung nêu trên, trong Luật Lưu trữ cũng đã cónhững qui định khá cụ thể đảm bảo tính khả thi cho các qui định chung đã nêutrong luật Những qui định cụ thể này thực sự là một trong các căn cứ rất quantrọng để đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý về lưutrữ của Bộ Công Thương nói riêng và của cấp bộ nói chung Trong Luật đã cónhiều qui định cụ thể, nhưng liên quan đến việc đề xuất các giải pháp có tínhthực thi để nâng cao hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ nói chung và cấp bộnói riêng, theo chúng tôi, là các qui định được nêu tại Điều 4 Chính sách của

Nhà nước về lưu trữ và Điều 39 Kinh phí cho công tác lưu trữ Những qui định

trong hai điều này được thực thi sẽ tạo nền tảng vật chất tối quan trọng để tínhkhả thi của các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý về lưu trữ.Ví dụ, cácqui định tai điều 04 như: Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ,bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ quốc giaViệt Nam; Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học,công nghệ trong hoạt động lưu trữ đã được chi tiết hóa ở Điều 39 như: Kinh phícho công tác lưu trữ “được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm

và được sử dụng vào các công việc sau đây: a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; b)Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưutrữ; c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; d) Chỉnh lý tài liệu; đ) Thựchiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; e) Tu bổ, lập bản sao bảohiểm tài liệu lưu trữ; g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; i) Nhữnghoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ

Những qui định như trên, xét về thực tiễn cũng như lý luận, thực sự làcăn cứ tối quan trọng để thực thi các nội dung quản lý về lưu trữ như đã đượcnêu ở trên

Lưu ý thêm rằng, chức năng quản lý nhà nước trong phạm vi toàn quốc

đã được Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ trước khi chưa ban hành Luật Lưu trữ Với việc ban hành Luật Lưu trữ, chức năng này càng được thể hiện rõ nét hơn.

Về mặt tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân

các cấp đã được bộ Nội vụ quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28

tháng 4 năm 2010 Bộ Nội vụ "Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc

Chính phủ (gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân các cấp", nghĩa là trước khi Luật Lưu trữ ban hành.

Tại Thông tư này, về vị trí và chức năng của tổ chức Văn thư, Lưu trữ

Bộ, đã được quy định ở Điều 2 với các nội dung sau đây:

Thứ nhất, về chức năng (Điều 1): Việc thành lập Phòng thuộc Văn phòng

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Phòng Văn thư Lưu trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư,lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

-Thứ hai, về nhiệm vụ và quyền hạn, Thông tư (Điều 3, khoản 1,2 và 3) đãqui định:

1/ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và của Bộ về văn thư, lưu trữ;

c) Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phêduyệt và tổ chức thực hiện;

d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác vănthư,

g) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

h) Sơ kết, tổng kết về văn thư, lưu trữ;

i)Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

2/ Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vàngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật(nếu có);

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục

22

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác được giao.

3 Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:

a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ

sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tàiliệu;

d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

Bên cạnh qui định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức văn

thư, lưu trữ bộ, Điều 05 của Thông tư này cũng đã qui định: "Tại Tổng cục, Cục

(và tổ chức tương đương); đơn vị sự nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước

ở Trung ương tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lậpphòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chophù hợp"

Về nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chứcnêu trên, Thông tư đã qui định: "được thực hiện theo Khoản 2, Khoản 3 củaĐiều 3 của Thông tư này" Theo đó, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn thư, lưutrữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên là: giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiệnnhiệm vụ của Văn thư cơ quan và nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Phân tích nộidung của quy định này cho thấy, tổ chức văn thư, lưu trữ ở các tổ chức nêu trênchỉ thực hiện những nhiệm vụ có tính chất nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và không

có thẩm quyền thực hiện những nhiệm vụ thuộc chức năng quản lý nhà nướccông tác văn thư và công tác lưu trữ

Luật Lưu trữ với nội dung của nó không những đã kế thừa những qui địnhnêu trên mà còn qui định rõ hơn về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quantrong quản lý lưu trữ Cụ thể, tại Điều 6 của luật này về Trách nhiệm của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức đã qui định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong

phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, ápdụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảoquản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơquan, tổ chức mình”

Tiểu kết chương 1:

Từ những phân tích cơ sở lý luận và cơ sở pháp luật quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ cho chúng ta thấy, về cơ bản đã có sự thống nhất trong nhậnthức về nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Đó là, quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ hay còn gọi là quản lý nhà nước về lưu trữ là một trong haiphương diện của công tác lưu trữ Phương diện quản lý nhà nước về lưu trữ ở

nước ta là phương diện hoạt động của cơ quan thẩm quyền như đã nêu trên.Công cụ cơ bản để quản lý nhà nước hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hướng dẫn việc thi hành hệ thống văn bản qui phạm pháp luật về lưutrữ Trong khi đó, phương diện hoạt động lưu trữ là phương diện hoạt động phổbiến không chỉ được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-

xã hội mà còn bởi các tổ chức khác và bởi các cá nhân Hoạt động của các tổchức này và của các cá nhân chỉ là hoạt động có tính chất sự nghiệp nhằm thựchiện các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ Đó là hoạt động nghiệp vụlưu trữ theo đúng nghĩa đã được giải thích tại Khoản 1 Điều 2 trong Luật Lưu

trữ: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo

quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”

Kết quả phân tích cơ sở lý luận và pháp lý vừa nêu trên là căn cứ để xemxét, phân tích thực trạng hiệu quả thực hiện quản lý về lưu trữ của Bộ CôngThương

Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC

LƯU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG 2.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Công Thương

Ngành Công Thương Việt Nam bước đầu hình thành ngay sau khi nướcViệt Nam Dân chủ Cộng hòa được thành lập Bộ Kinh tế quốc gia trong Chínhphủ lâm thời do Hồ Chủ tịch đứng đầu được giao nhiệm vụ quản lý về mặt nhànước những hoạt động công nghiệp (bao gồm cả thủ công nghiệp) và các hoạtđộng thương mại

Sắc lệnh số 220/SL do Hồ Chủ tịch ký ngày 26/11/1946, quy định việcthành lập các Nha Khoáng sản và kỹ nghệ, Nha Thương vụ và Nha Tiếp tế vàsau đó, Sắc lệnh 29B/SL, quy định việc thành lập Ngoại thương Cục trong BộKinh tế, đã tiến thêm một bước trong việc cụ thể hóa các hoạt động công nghiệp

và thương mại do Bộ Kinh tế quản lý

Cũng cần nhắc lại là, ngày 13/10/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã gửi tưcho các giới Công Thương nhằm động viên các nhà công nghiệp và thương mại

nỗ lực “hoạt động để xây dựng một nền kinh tế và tài chính vững vàng và thịnhvượng”

- Ngày 16 tháng 3 năm 1947 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa

ra Sắc lệnh số 29-/SL-CTN đặt trong Bộ Kinh tế - một cơ quan Trung ương điềukhiển ngoại thương gọi là “Ngoại thương cục”, Ngoại thương cục có một Hộiđồng quản trị gồm bốn đại biểu chính thức và bốn đại biểu các Bộ khác; đại biểucác Bộ sẽ do các Bộ trưởng cơ quan đề cử

- Sắc lệnh 54-SL ngày 11 tháng 6 năm 1947 bãi bỏ Hội đồng quản trịNgoại thương và đặt Ngoại thương cục dưới quyền điều kiển trực tiếp của BộKinh tế đặt trong Ngoại thương cục một “hội đồng cố vấn ngoại thương” gồmđại biểu của Bộ Quốc phòng, Tài chính, Canh nông, đại biểu các Bộ khác; đạibiểu các Bộ sẽ do các Bộ trưởng cơ quan đề cử Sắc lệnh số 168-SL ngày 17tháng 11 năm 1950 thành lập Sở Nội thương

- Đến ngày 14 tháng 5 năm 1951, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Sắc lệnh

số 21/SL đổi tên Bộ Kinh tế thành Bộ Công Thương, Sắc lệnh số 22-SL ngày 14tháng 5 năm 1951 thành lập trong Bộ Công Thương một cơ quan kinh doanh lấytên là Sở Mậu dịch; bãi bỏ Cục Ngoại thương và Sở Nội thương

- Lệnh của Chủ tịch Nước số 18-LCT ngày 26 tháng 7 năm 1960 về danhsách các bộ và cơ quan ngang Bộ, trong đó có: Bộ Thủy lợi và Điện lực, BộCông nghiệp nặng, Bộ Công nghiệp nhẹ, Bộ Nội thương, Bộ Ngoại thương Các

cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, trong đó có: Tổng cục Địa chất, Tổngcục Vật tư

- Quyết nghị số 786/NQ/TVQHK6 ngày 11-8-1969 của Uỷ ban Thường

vụ Quốc hội, chia Bộ Công nghiệp nặng thành hai Bộ và một Tổng cục thuộc

Hội đồng Chính phủ: Bộ Điện và Than, Bộ Cơ khí và Luyện kim, Tổng cục Hoáchất; Thành lập Bộ Lương thực và Thực phẩm trên cơ sở hợp nhất Tổng cụcLương thực với ngành công nghiệp chế biến thực phẩm tách từ Bộ Công nghiệpnhẹ ra; Thành lập Bộ Vật tư trên cơ sở bộ máy của Tổng cục Vật tư.

- Nghị định số 170/CP ngày 3-9-1975, thành lập Tổng cục Dầu mỏ và Khíđốt Việt Nam

- Quyết nghị số 1236-NQ/TVQHK6 ngày 22-11-1981 của Uỷ banThường vụ Quốc hội, chia Bộ Điện và Than thành hai bộ: Bộ Điện lực, Bộ Mỏ

và Than; Chia Bộ Lương thực và Thực phẩm thành hai bộ: Bộ Công nghiệpthực phẩm, Bộ Lương thực

- Nghị định số 62-HĐBT ngày 21-6-1983 của HĐBT thành lập Ban Cơkhí của Chính phủ; Nghị định số 105-HĐBT ngày 26-9-1983 thành lập BanNăng lượng của Chính phủ

- Quyết định số 481-NQ/HĐNN7 ngày 16-12-1983 của Hội đồng Nhà nước phê chuẩn việc thành lập Tổng cục Điện tử và Kỹ thuật tin học

- Quyết định số 782NQ/HĐNN7 ngày 16-12-1987 của Hội đồng Nhànước: Thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở hợpnhất ba Bộ: Bộ Nông nghiệp, Bộ Công nghiệp thực phẩm và Bộ Lương thực;Thành lập Bộ Năng lượng trên cơ sở hợp nhất hai bộ: Bộ Điện lực và Bộ Mỏ vàThan; Đổi tên Tổng cục Địa chất thành Tổng cục Mỏ và địa chất, Nghị quyết củaQuốc hội ngày 28-6-1988 thành lập Bộ Kinh tế đối ngoại trên cơ sở sáp nhập BộNgoại thương và Uỷ ban Kinh tế đối ngoại; Sáp nhập Tổng cục điện tử và Kỹthuật tin học vào Bộ Cơ khí và Luyện kim

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 30-6-1990 thành lập Bộ Thương nghiệp thành Bộ Thương mại và Du lịch

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 30-9 -1992 quyết nghị danh sách các Bộ

và cơ quan ngang bộ, trong đó có: Bộ Thương mại; Bộ Công nghiệp nặng; BộCông nghiệp nhẹ; Bộ Năng lượng; Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm(có 5 bộ)

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 21-10-1995 thành lập Bộ Công nghiệp trên cơ sở hợp nhất ba Bộ: Công nghiệp nặng, Năng lượng, Công nghiệp nhẹ

- Nghị quyết của Quốc hội ngày 29-9-1997 quyết nghị danh sách các Bộ

và cơ quan ngang bộ, trong đó có: Bộ Thương mại, Bộ Công nghiệp

- Kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá XII, ngày 31-7-2007 hợp nhất Bộ Công

nghiệp với Bộ Thương mại thành Bộ Công Thương (phụ lục số 1 Sơ đồ các

Bộ tiền nhiệm của Bộ Công Thương).

Có thể nói, qua nhiều lần đổi tên, sát nhập, chia tách thì Bộ Công Thươngluôn thể hiện được vai trò đặc biệt quan trong đối với quá trình phát triển kinh tếđất nước, một số thông tin sau đây sẽ giúp chúng ta khái quát được rõ hơn về

quá trình phát triển của ngành Công Thương luôn gắn liền với những thăng trầmcủa lịch sử đất nước qua từng giai đoạn lịch sử.

- Giai đoạn 1945-1954, ngành Công nghiệp và Thương mại Việt Nam trong sự nghiệp kháng chiến và kiến quốc;

- Giai đoan 1955-1965, công nghiệp và thương mại miền Bắc thời kỳkhôi phục kinh tế, xây dựng cơ sở vật chất ban đầu cho chủ nghĩa xã hội và đấutranh thống nhất nước nhà;

- Giai đoạn 1965-1975, công nghiệp và thương mại với hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và chi viện cho miền Nam;

- Giai đoạn 1975-1985, xây dựng và phát triển công nghiệp và thương mại sau ngày đất nước được giải phóng;

- Giai đoạn 1986 đến nay xây dựng và phát triển công nghiệp và thương mại trong thời kỳ đổi mới

Cho đến năm 2007, Bộ Công Thương được tái lập trên cơ sở hợp nhất hai

Bộ: Công nghiệp và Thương mại, tạo nên “cái xương sống” trong nền kinh tế

quốc dân trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứchiện nay được xem xét dưới đây

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương

Căn cứ Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộCông Thương, Bộ có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau :

* Vị trí và chức năng

Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lýnhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực: cơkhí, luyện kim, điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, dầu khí, hóa chất, vậtliệu nổ công nghiệp, công nghiệp khai thác mỏ và chế biến khoáng sản, côngnghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm và công nghiệp chế biến khác, lưuthông hàng hoá trong nước; xuất nhập khẩu, quản lý thị trường, xúc tiến thươngmại, thương mại điện tử, dịch vụ thương mại, hội nhập kinh tế - thương mạiquốc tế, quản lý cạnh tranh, kiểm soát độc quyền, áp dụng các biện pháp tự vệ,chống bán phá giá, chống trợ cấp, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng; quản lý nhànước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà

nước của Bộ (xem phụ lục số 2).

Vấn đề tổ chức bộ đa ngành, đa lĩnh vực đã được đặt ra từ đầu những năm

90 của thế kỷ XX, khi chúng ta bắt đầu công cuộc cải cách nền hành chính nhànước Sau hơn 20 năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước và tiến hành cải cáchhành chính (CCHC) nhà nước, chúng ta đã qua một số lần sắp xếp lại cơ cấu Chínhphủ theo hướng tổ chức ngày càng nhiều hơn các bộ đa ngành, đa lĩnh

vực để có một cơ cấu Chính phủ gọn nhẹ hơn, với số lượng bộ ngày càng ít hơn.Tuy nhiên cho đến nay, số lượng các bộ vẫn còn khá nhiều so với mặt bằng chungcủa các quốc gia trên thế giới, bộ máy Chính phủ vẫn đang khá đồ sộ với một khốilượng công việc khá lớn, khá nhiều, trong đó có một số nhiệm vụ chưa phải đíchthực là của bộ; đồng thời cũng còn nhiều chồng chéo, vướng mắc giữa các bộ trongviệc thực hiện chức năng quản lý nhà nước, tổ chức cung ứng dịch vụ công và đạidiện chủ sở hữu đối với vốn nhà nước tại doanh nghiệp Điều đó đặt ra sự cần thiếtphải tiếp tục sắp xếp lại cơ cấu Chính phủ cho gọn hơn bằng cách tiếp tục tổ chứccác bộ đa ngành, đa lĩnh vực theo tinh thần cải cách hành chính Đồng thời với tinhthần cải cách là phải chuyên môn, chuyên nghiệp hóa từng khâu trong hoạt độngquản lý, điều hành của các bộ đa ngành, đa lĩnh vực.

Qua nghiên cứu sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển cũng như tìmhiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương cho ta thấyngành Công Thương là một ngành được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quantâm, ngay từ những ngày đầu giành độc lập Đảng và Nhà nước ta đã thành lậpcác Bộ quản lý về thương mại và công nghiệp, theo dòng thời gian các Bộ quản

lý lĩnh vực công thương được ra đời và đổi tên nhiều lần

Thực hiện công cuộc cải cách hành chính nhà nước, hòa cùng với xu thếhội nhập quốc tế của đất nước là thành lập các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực,năm 2007, Bộ Công Thương được tái lập bởi hai bộ là Bộ Công nghiệp và BộThương mại Ngành Công Thương thực chất là tên gọi chung bao quát haingành lớn –ngành công nghiệp và ngành thương mại là hai ngành được ví như

“cái xương sống” của nền kinh tế quốc dân Hiện nay, với tên gọi chung là ngành Công Thương, ngành này bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau Theo sự

phân tích, tổng hợp của chúng tôi, tính đến nay Chính phủ đã giao cho Bộ CôngThương quản lý 12 lĩnh vực cơ bản thuộc hai ngành lớn – Công nghiệp vàThương mại Về công nghiệp: có 06 lĩnh vực chủ chốt như: Cơ khí, luyện kim;Điện, năng lượng mới, năng lượng tái tạo; Dầu khí; Công nghiệp khai thác mỏ

và chế biến khoáng sản; Hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp; Công nghiệp tiêudùng, công nghiệp thực phẩm và các công nghiệp chế biến khác Về thươngmại: có 06 lĩnh vực chủ chốt như: Lưu thông hàng hóa trong nước; Xuất, nhậpkhẩu; Quản lý thị trường; Xúc tiến thương mại; Thương mại điện tử: Hội nhậpkinh tế quốc tế-thương mại quốc tế

Trên đây là kết quả phân tích về mặt chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổchức của Bộ Công Thương

Kết quả phân tích đó cho phép khẳng định về tính đa dạng, tính phong phú

và tính chất chuyên ngành phức tạp của tài liệu lưu trữ được hình thành nên tronghoạt động của Bộ Công Thương Đó là các tài liệu lưu trữ thuộc các lĩnh vựcchuyên ngành đặc biệt quan trọng như: điện, điện hạt nhân; dầu khí; than; hóa chất;dệt may; thị trường nước ngoài, thị trường trong nước, thương vụ, xuất nhậpkhẩu; quản lý cạnh tranh; thương mại biên giới v.v Chính từ những đặc thù chuyênngành này yêu cầu phải chú trọng tới việc đề ra các giải pháp thích

hợp nâng cao hiệu quả thực hiên quản lý nhà nươc về công tác lưu trữ ngànhCông Thương Song để có cơ sở thực tiễn cho việc đề ra các giải pháp đó phảixuất phát từ thực trạng thực hiện các nội dung cơ bản trong quản lý công tác lưutrữ tại Bộ Công Thương từ năm tái thành lập cho đến nay Dưới đây là thựctrạng đó.

2.3 Thực trạng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

2.3.1 Tổ chức bộ máy

Trước hết, để thực hiện các chức năng quản lý cần tổ chức bộ máy.

Bộ Công Thương, như trên chúng ta đã biết, là Bộ được tái lập vào năm

2007 trên cơ sở hợp nhất hai Bộ: Bộ Công nghiệp và Bộ Thương mại theo Nghịđịnh số 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ về "Chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương" Trải quanhiều lần sửa đổi bổ sung hoàn thiện, năm 2012, Chính phủ đã ban hành Nghịđịnh số 95/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 quy định chức năng, hiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương Căn cứ Nghị định này,

Bộ Công Thương đã ban hành các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị thuộc Bộ Trong đó đáng lưu ý nhất

là Quyết định số 855/QĐ-BCT ngày 05 tháng 02 năm 2013 của Bộ trưởng BộCông Thương đã ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Văn phòng Bộ Công Thương, trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Bộ có phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương Căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Công Thương, ngày 27 tháng

02 năm 2013, Chánh Văn phòng Bộ Công Thương đã ban hành Quyết định số82/QĐ-VP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaPhòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương Theo đó, Phòng Lưu trữ-Văn phòng Bộ Công Thương có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

* Vị trí và chức năng:

Phòng Lưu trữ là đơn vị thuộc Văn phòng Bộ có chức năng tham mưucho Lãnh đạo Văn phòng về công tác lưu trữ trong cơ quan Bộ nói riêng và toànngành Công Thương nói chung; quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ CôngThương, tổ chức phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu của Bộ

- Căn cứ vào các quy định của Nhà nước, chủ trương, nhiệm vụ của ngành

về công tác lưu trữ để xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉđạo công tác lưu trữ trình Bộ trưởng hoặc Chánh Văn phòng ký, ban hành để

thi hành thống nhất trong toàn ngành; tham gia ý kiến với bộ, ngành về công tác lưu trữ.

- Lập kế hoạch phát triển công tác lưu trữ ngành Công Thương, kế hoạchhoạt động công tác lưu trữ hàng năm

- Xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu cơ quan Bộ; hướng dẫn, kiểm tra đônđốc các đơn vị thuộc Bộ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ

- Tiếp nhận hồ sơ tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ tại kho lưu trữ của Bộ;tiến hành chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác hiệnhành và tiêu hủy những tài liệu đã hết giá trị theo quy định của pháp luật; lựachọn những tài liệu của Bộ Công Thương có giá trị lịch sử đến hạn nộp lưu đểgiao nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của Nhà nước

- Tổ chức việc khai thác hồ sơ tài liệu để phục vụ cán bộ, công chức cơquan Bộ và các đối tượng khác; đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu nhanh chóng,chính xác

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ

- Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết để kiểm điểm, đánh giá tình hình công tác lưu trữ của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ

- Nghiên cứu đề tài khoa học để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,ứng dụng công nghệ thông tin và các tiến bộ khoa học công nghệ vào công táclưu trữ của Bộ

- Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảoquản tài liệu lưu trữ của Bộ Định kỳ tiến hành xử lý môi trường hệ thống khotàng (khử trùng, khử axit, chống mối và các biện pháp cần thiết khác) để bảođảm an toàn, chất lượng tài liệu

- Lập kế hoạch và định kỳ kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ về công tác lưu trữ

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định

- Theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách nhà nước về côngtác lưu trữ đối với cán bộ công chức làm công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và cácđơn vị thuộc

Trên đây là thực trạng về tổ chức lưu trữ tại Bộ Công Thương cũng nhưchức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thươnghiện nay Ở đây cần phải chỉ rõ rằng, việc tổ chức Phòng Lưu trữ thành bộ phậnđộc lập mà không thành tổ chức văn thư lưu trữ như qui định tại Thông tư số02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ là một nét khác biệt

so với qui định hiện hành Việc tổ chức Phòng Lưu trữ độc lập là phù hợp vớiđặc thù của Bộ Công Thương là một Bộ đa ngành, đa lĩnh vực do vậy các mặthoạt động quản lý phải được chuyên nghiệp cụ thể hóa đến từng bộ phận, công

tác lưu trữ bao gồm rất hiều mặt hoạt động khác nhau, từ việc ban hành văn bảnquản lý, tổ chức thực hiện các văn bản, đào tạo cán bộ, thanh tra kiểm tra, tổchức khoa học tài liệu, quản lý tài liệu lưu trữ và các hoat động chuyên mônkhác Do đó, Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương được thành lập độclập không gắn liền với tổ chức văn thư lưu trữ của Bộ Công Thương đã pháthuy được vai trò của nó trong thực hiện chức năng tham mưu giúp Lãnh đạoVăn phòng trình Lãnh đạo Bộ trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương trong thời gian qua Có thể khẳngđịnh, đây là cách sắp xếp cơ cấu tổ chức linh hoạt, khoa học và phù hợp đối vớicác bộ đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Công Thương

Là một công chức đang đương nhiệm vừa làm công việc quản lý, vừa trựctiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, hành chính văn phòng tại tại Bộ CôngThương, hơn nữa trong quá trình thưc hiện chức trách được giao và được làmthành viên trong các đợt kiểm tra hướng dẫn công tác lưu trữ hàng năm của Bộtại các đơn vị trực thuộc Bộ và qua thu thập phân tích phiếu điều tra thực tế,chúng tôi nhận thấy: Ở các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương như: các Tổngcục, cục, các viện, trường, doanh nghiệp, tổ chức lưu trữ thường được thànhlập gắn liền với tổ chức văn thư và các công việc hành chính khác, hoặc trongvăn phòng các đơn vị theo quy định của Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ, không tổ chức thành đơn vị độc lập như tại cơquan Bộ Công Thương Đây là một cách tổ chức phổ biến, bởi cách tổ chức này

sẽ giảm được đầu mối các đơn vị, tinh gọn bộ máy quản lý Tuy nhiên cách tổchức này tính chuyên nghiệp hóa trong các khâu nghiệp vụ sẽ không được cao,chỉ phù hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng phạm vi hoạt động khôngrộng, không phù hợp với các Bộ có chức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vựcnhư Bộ Công Thương Nhận định này khẳng định tính hiệu quả trong lựa chọnhình thức tổ chức bộ máy thực thi hoạt động lưu trữ tại bộ Công Thương

Với hình thức tổ chức này, việc lựa chọn và bố trí nhân lực cũng rất thuậnlợi và đạt hiệu quả trong quản lý nhân lực lưu trữ

2.3.2 Quản lý nhân lực lưu trữ của Bộ Công Thương

Theo Quyết định số 82/QĐ-VP của Văn phòng Bộ Công Thương quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Lưu trữthuộc Văn phòng Bộ Công Thương, Phòng Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó

Trưởng phòng và các chuyên viên (theo báo cáo nhân sự hiện nay là 07 người).

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt độngcủa Phòng Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệmtrước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công KhiTrưởng phòng vắng mặt, một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyềnđiều hành các hoặt động của phòng Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng,các Phó Trưởng phòng được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ CôngThương

Qua thu thập và phân tích phiếu điều tra khảo sát chúng tôi tổng hợp việc

bố trí nhân sự quản lý tại các Tổng cục, cục, viện, trường, doanh nghiệp ngườiđứng đầu phụ trách công tác lưu trữ thường là Trưởng phòng Hành chính-tổchức, hoặc Chánh Văn phòng các đơn vị Đối với khối các Tổng cục, Cục, việnthuộc Bộ Nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ phổ biến là kiêm nhiệm côngtác văn thư, hoặc kiêm nhiệm công việc hành chính và công tác lưu trữ Còn cácTập đoàn kinh tế, doanh nghiệp thuộc Bộ, đã bố trí nhân sự làm chuyên tráchcông tác lưu trữ

Chính nhờ cách sắp xếp nhân sự như trên cho nên qua kiểm tra thực tếcho thấy công tác lưu trữ ở các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty, công tythuộc Bộ thường tốt hơn tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc Bộ

Kết quả điều tra cho thấy rằng do lựa chọn hình thức tổ chức Phòng Lưutrữ Văn phòng Bộ Công Thương thành một phòng độc lập không gắn với tổchức văn thư mà Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương, kèm theo chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn cũng như đội ngũ nhân lực nêu trên nên đã thammưu để Bộ Công Thương thực hiện khá hiệu quả những nội dung hoạt độngquản lý lưu trữ Sự phân tích dưới đây về kết quả thực hiện các nội dung quản

lý về lưu trữ sẽ là minh chứng cho kết luận nêu trên

2.3.3 Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác lưu trữ

Một trong những công cụ cơ bản để thực hiện quản lý nhà nước là hệthống các văn bản quản lý

Về thực trạng xây dựng và ban hành văn bản quản lý, từ khi tái lập đếnnay, Bộ Công Thương, để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữngành Công Thương, đã xây dựng và ban hành 32 văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

(xem phụ lục số 3 kèm theo luận văn này) Trong số các văn bản đó, liên quan

trực tiếp tới hoạt động quản lý lưu trữ của Bộ, đáng chú ý nhất cần kể đến cácvăn bản sau đây:

1/Công văn số 3209/BCT-VP ngày 21 tháng 11 năm 2007 của Bộ CôngThương về việc thu, nộp và quản lý hồ sơ tài liệu khi hợp nhất Bộ, đây là vănbản được ban hành sau khi tái lập để thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của các

Bộ tiền nhiệm của Bộ Công Thương;

2/ Công văn số 444/BCT-VP ngày 23/8/2007 của Bộ Công Thương vềviệc quản lý hồ sơ tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị khi hợp nhất Bộ;

3/ Công văn số 4294/BCT-VP ngày 24 tháng 12 năm 2007 của Bộ CôngThương về việc kỷ niệm ngày Lưu trữ Việt Nam Hiệu quả của việc ban hànhcác văn bản này thể hiện rất rõ ở chỗ do có những văn bản chỉ đạo kịp thời cụthể này, cho nên hồ sơ, tài liệu của các Bộ tiền nhiệm đã được các đơn vị trongmột thời gian ngắn thực hiện rất nghiêm túc, không có tình trạng tự ý tiêu hủy,hay làm mất mát hư hỏng tài liệu lưu trữ khi sáp nhập, giải thể

4/ Quyết định số 2661/QĐ-BCT ngày 07 tháng 5 năm 2008 của Bộ CôngThương ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu và thời hạn bảo quản tài liệu của BộCông Thương;

6/ Quyết định số 1160/QĐ-BCT ngày 26 tháng 2 năm 2008 của Bộ CôngThương ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng

3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trịtài liệu lưu trữ Có thể nói việc ban hành các văn bản này đã đưa công tác vănthư, lưu trữ của Bộ Công Thương khi mới tái lập dần ổn định và hiệu quả trongviệc quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ

7/ Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 19 tháng 9 năm 2012 của Bộ CôngThương về Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Phân tích các văn bản nêu trên cho thấy, trước hết về hình thức văn bản, đó

là các chỉ thị và quyết định còn về nội dung, đã bao quát hầu hết các vấn đề liênquan đến hoạt động lưu trữ như: kế hoạch, tổ chức thu thập, chỉnh lý tài liệu lưutrữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác lưu trữ ngành Công Thương Như vậy, có thể khẳng định rằng, chođến nay, trong việc quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ, Bộ Công Thương đã

kế thừa rất nhiều từ Bộ Công nghiệp và Bộ Thương mại trước kia Để quản lýthống nhất chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, Bộ Công Thương đã ban hành các vănbản chỉ đạo đó là một ưu điểm nổi bật Tuy nhiên, một tồn tại lớn nhất là ở chỗ, hầuhết các văn bản chỉ đạo mới chỉ tập trung vào việc đưa ra các quy định và hướngdẫn nghiệp vụ cho cơ quan Bộ Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, hầu như Bộ CôngThương chưa có hướng dẫn chi tiết Cụ thể là tính đến nay, Bộ Công Thương mớichỉ đạo việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu đối vơi một số tập đoàn, tổng công

ty lớn như: Tập đoàn Dầu khí QG Việt Nam, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tậpđoàn CN Than-Khoáng sản Việt Nam, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Tập đoàn Hóachất Việt Nam, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, Tổng công ty Thép Việt Nam Vídụ: Bộ Công Thương đã chỉ đạo Tập đoàn Điện lực Việt Nam tiến hành thu thập,chỉnh lý và giao nộp để Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quản lý tài liệu thiết kế kỹthuật công trình thủy điện Sơn La Hơn nữa sự chỉ đạo này mới chỉ dừng lại ở việchướng dẫn, kiểm tra các khâu nghiệp vụ, còn công tác tổ chức quản lý lưu trữngành chưa được thực hiện một cách triệt để Do đó công tác lưu trữ tại một sốđơn vị thuộc Bộ vẫn chưa thực sự được thống nhất Đây là một tồn tại rõ nét nhấttrong trong việc ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụlưu trữ của Bộ

Kết quả phân tích, đánh giá trên cho thấy, kể từ khi được tái lập đến nay,

Bộ Công Thương đã cụ thể hóa được đáng kể các văn bản quản lý chung củaChính phủ và Bộ Nội vụ về công tác lưu trữ để phù hợp với đặc thù trong thựchiện quản lý nà nước về lưu trữ tại Bộ Công Thương và ngành Công Thương

Ngoài ra, để thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả các văn bản này, BộCông Thương đã áp dụng một số giải pháp tổ chức thực hiện như: hàng năm Bộban hành các văn bản về kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn định kỳ các đơn vị trong

cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ nhằm giúp các cơ quan đơn vị trongtoàn ngành chủ động trong việc thực hiện công tác này Dưới đây là các giảipháp đó

2.3.4 Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lưu trữ

Kế hoạch là công cụ để lãnh đạo và quản lý trong một lĩnh vực nào đónhằm sử dụng một cách hợp lý các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực của xã hội đểđạt được hiệu quả cao nhất

Kế hoạch hóa trong ngành lưu trữ nhằm đảm bảo cho công tác lưu trữphát triển cân đối, nhịp nhàng, chủ động và bị động, thực hiện tốt nhất cácnhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước đề ra cho ngành trong từng giai đoạnlịch sử

Về phía Nhà nước, Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng

11 năm 2011 đã tạo cơ sở và khẳng định vị trí, vai trò quan trọng của công táclưu trữ và tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội Tuy nhiên, để cho Luật đi vàocuộc sống, ngoài việc xây dựng những văn bản hướng dẫn, chúng ta phải tổchức tuyên truyền nâng cao nhận thức của xã hội và người dân về vị trí và tầmquan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, mặc dù Luật Lưu trữ đã cóhiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 nhưng sau một thời gian thựchiện Luật, công tác lưu trữ vẫn còn một số tồn tại như: Công tác lưu trữ chưađược tổ chức thống nhất; kinh phí dành cho lưu trữ còn thiếu, điều kiện cơ sởvật chất kỹ thuật còn hạn chế Để khắc phục tình trạng trên, nâng cao chấtlượng và hiệu quả công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước vànhiệm vụ cải cách hành chính Quốc gia, Chính phủ và Bộ Nội vụ đã xây dựngtương đối đầy đủ hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướngdẫn về công tác lưu trữ, đặc biệt ngày 27 tháng 6 năm 2012, Bộ Nội vụ đã banhành Quyết định số 579/QĐ-BNV về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư,lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030, mục tiêu của Quyết định này là:

- Quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo

vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ

có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc

- Định hướng sự phát triển của công tác văn thư lưu trữ đến năm 2020nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nướcxây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư pháttriển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước góp phần thực hiện thành côngChiến lược phát triển kinh tế xã hội giai đoạn 2011-2020

- Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tácvăn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nướcxây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư pháttriển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đồng thời chủ động trong việc huy động, sửdụng có hiệu quả các nguồn lực

Có thể nói đây là văn bản pháp lý quan trọng trong việc vạch ra kế hoạch,chỉ rõ phương hướng, nhiệm vụ cho toàn ngành Lưu trữ nhằm thực hiện tốt hơncông tác lưu trữ trong thời gian tới.

2.3.4.1 Xây dựng kế hoạch lưu trữ của Bộ Công Thương

Để cụ thể hóa và triển khai thực hiện kế hoạch của Nhà nước trong ngànhCông Thương, Bộ Công Thương đã xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưutrữ cho cơ quan Bộ và toàn ngành Công Thương theo hàng năm, kế hoạch 2năm, 5 năm Đặc biệt từ khai tái lập năm 2007, Bộ Công Thương đã thành lập

Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công Thương (theo Quyết định số 0792/QĐ-BCT ngày 30 tháng 01 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Công Thương),

nhờ vậy, việc lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch về lưu trữ của BộCông Thương được tăng cường Những quy hoạch, kế hoạch đó thường được

thể hiện dưới dạng các quyết định Ví dụ: Quyết định số 1160/QĐ-BCT ngày

26/2/2008 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch thực hiện Chỉ thị số05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo

vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 3013/QĐ-BCT ngày13/2/2010 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch phát triển công tác lưu trữcủa Bộ Công Thương giai đoạn 2010-2015

Nhìn chung, các quy hoạch, kế hoạch về lưu trữ của Bộ Công Thươngđược xây dựng tương đối thường xuyên Đặc biệt, từ các kế hoạch ngắn hàngnăm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, cùng với kế hoạch dài hạn của Bộ,

đã giúp cho việc Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ triển khai các công việc đượcđúng hướng và sát với các nội dung công việc theo kế hoạch đề ra Các quyđịnh, kế hoạch này thường tập trung vào một số nội dung chủ yếu sau:

2.3.4.2 Nội dung của các kế hoạch

Ở Bộ Công Thương, thông thường trong lưu trữ, những công việc nào cóthể chuẩn hóa thành các chỉ tiêu thì trong các kế hoạch nó được thể hiện dướidạng các con số cụ thể, những công việc hoặc quy định không thể thể hiện thành

các chỉ tiêu thì Bộ thường giao trách nhiệm cho từng đơn vị thực hiện (Theo Quyết định số 5458/QĐ-BCT ngày 19/9/2012 về ban hành quy chế công tác lưu trữ).

Những chỉ tiêu, số liệu trong kế hoạch thường là những kế hoạch đặt riêngcho cơ quan Bộ Công Thương thực hiện Chẳng hạn kế hoạch 5 năm (2010-2015)của Bộ Công Thương xây dựng cho riêng cơ quan Bộ thực hiện như sau:

Kế hoạch bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu:

Tổng số tài liệu giấy là >1000 mét tài liệu

Vệ sinh 1000m giá tài liệu (bình quân mỗi năm 200m giá)

Khử trùng 1000m (mỗi năm tiến hành khử trung 200m giá)

Tu bổ, phục chế 100m giá tài liệu (mỗi năm 20m giá)

3

Kế hoạch tổ chức sử dụng tài liệu:

Nâng cao, hiện đại hóa các công cụ tra tìm tài liệu, từng bước cải tiến cáccông cụ tra cứu tài liệu

Trong 05 năm (2010-2015) phục vụ 2.000 lượt người sử dụng tài liệu

Có 05 bài giới thiệu tài liệu (bình quân mỗi năm một lần)

Kế hoạch đào tạo trong 5 năm (2010-2015)

(theo Quyết định số 3013/QĐ- BCT ngày 13/2/2010 của Bộ Công Thương ban hành kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của Bộ Công Thương giai đoạn 2010- 2015).

Trong 5 năm, Bộ Công Thương đã tổ chức 05 lớp tập huấn bồi dưỡngnghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ, và

cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ trong và ngoài nước

Kế hoạch đầu tư kinh phí xây dựng cơ bản, cải tạo, nâng cấp các phòngkho lưu trữ trong 5 năm (2010-2015) là 1 tỷ đồng (bình quân mỗi năm là 200triệu đồng)

Những kế hoạch, quy định thể hiện bằng nhiệm vụ công tác thường lànhững công việc giao cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc những công việcmang tính chất chung chung Cụ thể là:

- Trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ đối với các cơ quan,đơn vị trực thuộc, Bộ Công Thương quy định: hàng năm thủ trưởng cơ quanphải tiến hành chỉ đạo Văn phòng lập danh mục hồ sơ công việc của cơ quan vàlưu trữ Văn phòng phải hướng dẫn, đôn đốc công tác lập hồ sơ công việc để cán

bộ, nhân viên các phòng, ban trong cơ quan thực hiện; cuối năm, Văn phòngphải thu hồ sơ công việc đã giải quyết xong trong năm trước của các phòng, ban

về Văn phòng (Phòng Lưu trữ) quản lý

- Còn đối với cơ quan Bộ Công Thương, Bộ đã quy định về trách nhiệmlập hồ sơ công việc Cụ thể: Thủ trưởng các Vụ, Thanh tra Bộ và Văn phòng Bộphải trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ công việc, công tác giao nộp hồ sơ côngviệc đã hoàn thành, tài liệu của cơ quan mình theo danh mục hồ sơ được Bộ ban

hành hàng năm (Quyết định số 513 ngày 16 tháng 01 năm 2014 của Bộ trưởng

Bộ Công Thương về việc ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu Bộ Công Thương).

Toàn thể cán bộ, công chức và nhân viên trong cơ quan Bộ có trách nhiệmlập hồ sơ công việc mình thụ lý, cuối mỗi năm phải nộp cho lưu trữ cơ quan các

hồ sơ, tài liệu công việc đã giải quyết xong và danh mục những hồ sơ, tài liệuđang giữ lại để theo dõi, nghiên cứu tiếp Không một đơn vị hoặc cá nhân nàođược chiếm giữ các hồ sơ, tài liệu dùng riêng hoặc hủy hoại hồ sơ, tài liệu

Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ công việccủa công chức các đơn vị khối cơ quan Bộ, bảo quản an toàn tài liệu theo quyđịnh của Nhà nước

- Trong việc bảo quản tài liệu, Bộ Công Thương quy định: Các cơ quan,đơn vị trực thuộc Bộ cần bố trí kho lưu trữ có diện tích thích hợp, có phươngtiện thông gió, cứu hỏa, vệ sinh để bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan Những tàiliệu quý hiếm do sử dụng lâu ngày đã xuống cấp ( như một số công trình trọngđiểm quốc gia, Nhà máy Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy lọc hóa dầu Dung Quất,Nhà máy thủy điện Sơn La ) phải có biện pháp phục chế, nếu cần phải xâydựng phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ Những tài liệu chưa đến hạn nộp lưu phải

tổ chức tốt việc bảo quản tại cơ quan, đến hạn nộp lưu phải nộp đủ và đúng hạntheo quy định

- Trong đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác lưu trữ: Bộ CôngThương giao nhiệm vụ cho Văn phòng Bộ và Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp mởcác lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũ cán bộ đang làm công táclưu trữ trong ngành, trọng tâm là bồi dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc vàlưu trữ hồ sơ cho tất cả các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn ở các cơ quan,đơn vị trong ngành Bên cạnh đó, Bộ đặt ra kế hoạch từng bước tiêu chuẩn hóađội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ, bố trí cán bộ theo đúng chuyên môn đượcđào tạo, khắc phục tình trạng bố trí người không có chuyên môn, nghiệp vụ làmcông tác lưu trữ

- Trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ: Để chỉ đạo có hiệu quảcông tác lưu trữ, Bộ phải “hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nghiệp vụ vănthư, lưu trữ dựa trên các quy định hiện hành của Nhà nước và đặc thù củangành Công Thương theo hướng hiện đại hóa” Văn phòng Bộ phối hợp với VụPháp chế phối hợp với Vụ Pháp chế sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng văn bản chophù hợp với quy định của Nhà nước và đặc thù của ngành Bên cạnh đó, PhòngLưu trữ Văn phòng Bộ Công Thương cần tăng cường phối hợp với Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ và việcthực hiện các quy định của Nhà nước và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ đốivới các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ để có sự chỉ đạo nghiệp vụ và hướng dẫn thựchiện công tác này

- Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, Bộ sẽphối hợp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ và CụcThương mại điện tử và Công nghệ thông tin-Bộ Công Thương để hoàn thiện hệthống phần mềm quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và hướngtới trong toàn ngành công thương theo hướng hiện đại hóa

2.3.4.3 Tổ chức thực hiện các quy định, kế hoạch

Có thể nhận thấy các quy định và kế hoạch của Bộ Công Thương đã đềcập đến hầu hết các mặt và lĩnh vực trong công tác lưu trữ Để kế hoạch nàyđược thực hiện trong toàn ngành, Bộ đã yêu cầu tất cả các cơ quan, đơn vị trựcthuộc phải xây dựng kế hoạch cho cơ quan mình dựa vào lĩnh vực hoạt động vàđặc thù của chính cơ quan đó trên cơ sở các kế hoạch, nhiệm vụ mà Bộ đề ra.Đồng thời, các cơ quan phải triển khai thực hiện kế hoạch và báo cáo kết quả vềVăn phòng Bộ Vì thế việc thực hiện các kế hoạch do Bộ đặt ra từ trước đến nay

về cơ bản đã có những hiệu quả nhất định Nhờ vậy, công tác lưu trữ của BộCông Thương nói riêng và toàn ngành Công Thương nói chung đã có nhữngthành tích đáng ghi nhận Đây là thước đo để khẳng định tính hiệu quả trongthực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ của Bộ.

2.3.5 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ

Công tác nghiên cứu khoa học đóng vai trò rất quan trọng đối với sự tiến

độ và phát triển của một ngành, một lĩnh vực nhất định

Trong ngành lưu trữ, công tác nghiên cứu khoa học được đặt ra nhằmmục đích nghiên cứu, tổng kết những vấn đề lý luận và thực tiễn của công táclưu trữ, xây dựng và thực hiện các chế độ nghiệp vụ để chỉ đạo thống nhất côngtác lưu trữ của ngành

Thông thường, việc nghiên cứu khoa học được tiến hành theo hai hướng:Nghiên cứu lý luận và nghiên cứu ứng dụng

Trong hoạt động lưu trữ ở Bộ Công Thương, nghiên cứu khoa học chủyếu được tiến hành theo hướng nghiên cứu ứng dụng, có nghĩa là nghiên cứukết quả thu được từ lý luận và kinh nghiệm trước đó để giải quyết các vấn đềtrong lưu trữ Kể từ khi tái lập (sau 8 năm ), mặc dù việc nghiên cứu khoa họckhông được tổ chức thường xuyên, kinh phí dành cho hoạt động này khôngđược nhiều, song công tác nghiên cứu khoa học của Bộ Công Thương cũng đạtđược một số thành tựu nhất định Cụ thể là, sau nghiên cứu thực tiễn tình hìnhtài liệu và khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các Vụ, Thanh tra,Văn phòng Bộ hàng năm, Bộ Công Thương đã xây dựng được bản “Danh mục

hồ sơ tài liệu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương” Trongbảo danh mục hồ sơ này liệt kê rất đầy đủ và cụ thể theo tầm quan trọng của tàiliệu (tài liệu nào quan trong thì xếp trước, tài liệu nào ít quan trọng thì xếp sau)trong từng Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ phải nộp cho lưu trữ Kết quảnghiên cứu đề tài này là cơ sở để Bộ Công Thương ban hành Quyết định số2661/QĐ-BCT ngày 07 tháng 5 năm 2008 về việc ban hành Danh mục hồ sơ tàiliệu và thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương và Quyết định số513/QĐ-BCT ngày 16 tháng 01 năm 2014 về việc bành danh mục hồ sơ tài liệu

và thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Công Thương.Từ khi tái lập sau 8 năm,Văn phòng Bộ cụ thể là Phòng Hành chính và Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ đãnghiên cứu nghiệm thu 2 đề tài về công tác văn thư, lưu trữ, một đề tài đã đượcứng dụng thành công vào thực hiễn công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ CôngThương Bên cạnh đó, Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ còn tham gia xây dựngphần mềm quản lý, xử lý và lưu trữ văn bản của Bộ Công Thương, tham gianghiên cứu một số đề tài về cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác văn thư, lưu trữ cho Bộ Đồng thời, Văn phòng Bộ đã tham mưucho lãnh đạo Bộ Công Thương trong dự thảo các văn bản quy phạm pháp luậtcủa các Bộ, ngành và đơn vị về công tác lưu trữ.v.v