HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CNTT VIỆT HÀN

Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn em thấy công tác kế toán bán hàng tại Công ty có những ưu điểm như:  Về bộ máy kế toán của Công ty: Phòng Kế toán thì

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT

TRIỂN CNTT VIỆT HÀN 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn

3.1.1 Ưu điểm:

Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn là một doanh nghiệp Thương mại hạch toán độc lập Sau những năm thành lập và phát triển uy tín của Công

ty ngày càng được nâng cao Tình hình tài chính của Công ty tương đối ổn định Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đã cùng nhau tháo gỡ khó khăn tạo được chỗ đứng trong thị trường Để làm được như vậy công ty đã phải nỗ lực hết mình, mở rộng thị trường, tăng cường quan hệ ngoại giao với các bạn hàng trong nước, nước ngoài, các tiến bộ quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ của công nhân viên để theo kịp tiến bộ phát triển của nền kinh tế thị trường Cùng với sự phát triển của công ty nói chung, công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn em thấy công tác kế toán bán hàng tại Công ty có những ưu điểm như:

 Về bộ máy kế toán của Công ty:

Phòng Kế toán thì được phân bổ khoa học, hợp lý, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ nên phát huy được năng lực của từng kế toán viên, giữa các nhân

viên kế toán thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và phản ánh, theo dõi kịp thời tình hình bán hàng

 Về áp dụng phần mềm kế toán:

Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA 7.9 do Công ty Cổ phần phần mềm tin học MISA cung cấp nên công việc hạch toán được vi tính hoá toàn bộ Do đó đã giảm được thời gian làm báo cáo kế toán và các công việc liên quan khác

 Về hình thức sổ sách kế toán:

Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung

Sổ sách kế toán được sử dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính ban hành Những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ chính xác vào sổ sách Các chứng từ được lưu giữ cẩn thận để khi cần

kế toán tìm thất dễ dàng và kiểm tra đối chiếu khi cần thiết

3.1.2 Nhược điểm:

Trong những năm qua doanh nghiệp đã có những thay đổi để hoàn thiện hơn về công tác kế toán và đạt được những thành quả tích cực Tuy nhiên trong công tác nói chung và xác định kết quả bán hàng nói riêng vẫn còn một số tồn tại

Trong việc nhập hàng hóa, chi phí nhận hàng và chi phí vận chuyển về đến kho của công ty theo quy định được tính vào giá vốn của hàng xuất bán Tuy nhiên khoản chi phí này lai không được tính vào giá vốn của chính hàng

hóa đó mà được tập hợp toàn bộ chi phí nhận hàng, chi phí vận chuyển của nhiều lô hàng khác nhau trên TK 1562 “Chi phí thu mua hàng” Đến cuối tháng

sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí tập hợp được trong tháng sang TK 632 (Giá vốn hàng bán” Cho dù có thể chi phí vận chuyển của lô hàng X nhưng trong tháng lai xuất bán lô hàng Y thì việc hạch toán như vậy là chưa phù hợp với chế độ

kế toán quy định

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chưa tách biệt rõ ràng Tất cả các khoản chi phí bán hàng và chi phí quán lý doanh nghiệp vẫn hạch toán chung trên tài khoản 642

Về việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng Quy mô các khoản phải thu khách hàng là lớn mà việc thanh toán của các khách hàng nhiều lúc vẫn còn chậm trễ, mặc dù khi ký kết hợp đồng thì đã thỏa thuận nếu nợ quá hạn mà chưa trả thì sẽ bị tính lãi Điều này làm kế toán thường xuyên phải theo dõi một phần lớn tài sản của công ty đang trong quá trình thanh toán Trong khi đó công

ty phải nhập hàng từ nhà cung cấp thì buộc phải thanh toán ngay Điều đó càng làm cho vốn kinh doanh của công ty sẽ quay vòng chậm và ngày càng bị chiếm dụng và bị ứ đọng vốn

Kế toán theo dõi giá vốn hàng bán: Như đã nêu ở trên việc xác định giá vốn của doanh nghiệp là không chính xác, theo như quy định chi phí thu mua hàng của lô hàng nào thì phải được tính vào trị giá hàng mua về của lô hàng đó Nhưng cuối tháng kế toán tổng hợp kế chuyển toàn bộ chi phí mua hàng trong tháng sang tài khoản giá vốn để xác định tổng giá vốn trong tháng để xác định kết quả kinh doanh Không phân bổ chi phí mua hàng theo từng hàng hóa theo từng lần nhập khi xuất bán Vì vậy không thể xác định chính xác lợi nhuận đạt

được của từng lô hàng Tồn kho cuối kì TK 156 chỉ là nguyên giá lô hàng nhập không bao gồm chi phí thu mua hàng

3.1.3.Phương hướng hoàn thiện:

Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng của Công ty TNHH

Phát triển CNTT Việt Hàn cụ thể như sau:

+ Đảm bảo nguyên tắc chung trong công tác tổ chức như: Thống nhất tập

trung dân chủ và tính độc lập tương đối trong phạm vi nghành cũng như trong phạm vi doanh nghiệp Tính thống nhất sẽ đảm bảo thu thập thông tin, tài liệu,

số liệu đồng bộ kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, phương pháp hạch toán sử dụng mẫu biểu, tập hợp số liệu Sự thống nhất này được biểu hiện dưới hình thức tập trung dân chủ nhằm điều khiển chỉ đạo và thực hiện tốt mọi mặt công tác kế toán Song đối với đơn vị trực thuộc cần có tính tương đối, nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo và quyền bình đẳng trong quản lý kinh doanh

+ Đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa ba loại hình hạch toán (hạch toán kế toán, thống kê, nghiệp vụ) xây dựng tổ chức tốt ngay từ đầu hạch toán nghiệp

vụ là cơ sở quan trọng giúp hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư tiền vốn trong quá trình kinh doanh

+ Đảm bảo tổ chức hạch toán đơn giản rõ ràng, phân trách nhiệm hợp lý khoa học áp dụng phương pháp hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán

+ Đảm bảo phù hợp với đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên sự thực hiện những chính sách kinh tế tài chính của nhà nước

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH phát triển CNTT Việt Hàn.

3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng:

Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn cần theo dõi chặt chẽ công tác bán hàng, cụ thể như sau:

+ Về khối lượng hàng hoá xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng

+ Về quy cách, phẩm chất hàng xuất bán: Trước khi nhập kho, hàng hoá phải được kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu (quá hạn sử dụng)

+ Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty nên có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá mua

hàng hoá nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Công

ty Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại đối với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về hoặc với khách hàng mua thanh toán ngay Công ty có thể xem xét toàn bộ số khách hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho những khách hàng mua nhiều với tỷ lệ

từ 1% đến 2% trên tổng số doanh số bán cho khách hàng đó Việc này sẽ góp phần đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn

+ Về phương thức thanh toán:

Công ty cần thực hiện phương thức thanh toán đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi

Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng Công ty cần thường xuyên tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân Công ty mình Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán Với chính sách quản lý như vậy sẽ không còn hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thế chấp được ngân hàng bảo lãnh

3.2.2 Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá và phương pháp kế toán:

Công ty TNHH Phát triển CNTT Việt Hàn hiện nay hoạch toán các nhiệm

vụ phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp vào chung một tài khoản là TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Như vậy sẽ gây sự khó khăn và không chính xác khi Công ty xác định kết quả kinh doanh Vì vậy Công

ty nên sử dụng thêm một tài khoản 641 để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng

+ Chi tiết TK 641

- TK 641.1: Chi phí nhân viên bán hàng

- TK 641.2: Chi phí VL

- TK K 641.4: Chi phí khấu hao tài sản cố định

- TK 641.5: Chi phí bảo hành

-TK 641.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài

- TK 641.8: Chi phí bằng tiền khác

+ Chi tiết TK 642

-Tk 642.1: Chi phí nhân viên văn phòng

-Tk 642.2: Chi phí vật liệu quản lí

-Tk 642.3:Chi phí đồ dùng văn phòng

-Tk 642.4: Chi phí khấu hao tái sản cố định(TSCĐ)

-Tk 642.5: Thuế ,phí ,lệ phí

-Tk 642.6: Chi phí dự phòng

-TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài

-Tk 642.8: Chi phí bằng tiền khác

Ngoài ra, Công ty cần bổ sung thêm tài khoản 521, 531, 532 để theo dõi khoản chiết khấu, những mặt hàng bị trả lại, và những mặt hàng giảm giá

- Phương pháp hạch toán như sau:

BT1: Nợ TK111,112

Có TK 511

Có TK 33311

BT2: Nợ TK 521

Nợ TK 33311

Có TK 111

Có TK 112

Có TK 131

BT3: Nợ TK 511

Có TK 532

Về phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho Hiện nay, Công ty tính trị

giá hàng xuất kho theo phương pháp giá đích danh, phương pháp này đơn giản nhưng khó bù đắp chi phí Do đó, Công ty nên áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính trị giá hàng xuất kho Áp dụng phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần với giá trị hiện tại vì được tính theo giá của những lần nhập kho mới nhất Cuối kỳ, số lượng hàng hóa không bị tồn kho

Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung là hợp lý

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:

Hiện tại khâu lập chứng từ và luân chuyển chứng từ ở Công ty TNHH Phát triển Việt Hàn khá tốt, vì vậy Công ty cần duy trì và phát huy hơn nữa việc

tổ chức và quản lý ở khâu này

Chứng từ kế toán là những chứng minh về giấy tờ, về các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh Thông qua việc lập chứng từ mà kế toán có thể kiểm tra được tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ Mặt khác chứng từ kế toán là căn

cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trong sổ kế toán và cho mọi số thông tin kinh tế trong Công ty Nó cũng là căn cứ kiểm tra ý thức chấp hành chính sách, nguyên tắc, là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của người lao động, cuối cùng là bằng chứng để giải quyết mọi tranh chấp khiếu nại có thể xảy ra

Trong việc hoàn thiện chứng từ cần phải đảm bảo tính pháp lý của chứng

từ, đảm bảo đúng thời gian và địa điểm phát sinh Hoàn thiện chứng từ kế toán còn phải đề cập đến vấn đề tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện chế độ

ghi chép của từng cá nhân, bộ phận trong đơn vị đảm bảo cho họ có thể hoạch toán chính xác kịp thời, trung thực đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Chứng từ kế toán thường xuyên vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác Sự vận động này gọi là sự luân chuyển chứng từ Lập chứng từ và luân chuyển chứng từ là hai mặt thống nhất của phương pháp chứng từ Vì vậy song song với việc hoàn thiện chứng từ là việc hoàn thiện luân chuyển chứng từ

Mỗi loại chứng từ có một vị trí khác nhau trong quản lý và tổ chức có đặc điểm khác nhau Sự khác nhau không chỉ về nội dung mà còn khác nhau về trình tự cũng như thời gian luân chuyển Hoàn thiện luân chuyển chứng từ tức là làm sao cho việc luân chuyển đó được nhanh nhất mà vẫn đảm bảo được nguyên tắc tài chính kế toán

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết:

Trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Phát triển Việt Hàn, Công ty đã xác định kết quả bán hàng gộp chung cho tất cả các sản phẩm như vậy công ty không theo dõi được tình hình tiêu thụ hàng hoá của từng mặt hàng

cụ thể Công ty cần mở sổ theo dõi chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn của từng mặt hàng khác nhau nhằm biết được sự biến động về về giá cả của thị trường cũng như nhu cầu tiêu dùng trong dân cư, để từ đó giúp nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định về tiêu thụ trong kỳ kế toán tiếp theo hàng hoá nào nên bán, hàng hoá nào không nên bán và bán ra với số lượng bao nhiêu để đạt được lợi nhuận cao nhất và chắc chắn cung cấp cho thị trường những hàng hoá hữu ích, đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu tiêu dùng của người dân và xã hội Để làm được điều này Công ty phải tổ chức phòng kế toán theo dõi chặt chẽ hàng hoá,

và ghi chép phản ánh số liệu kế toán trung thực, chính xác, hợp lý Bên cạnh đó, Công ty cần có biện pháp tìm hiểu nhu cầu của thị trường như tiến hành thăm

dò, phỏng vấn trong dân cư để biết yêu cầu, thẩm mỹ, chất lượng của những hàng hoá mà Công ty đang và sẽ cung cấp

Công ty cần mở thêm sổ chi tiết cho tài khoản 641 để theo dõi Chi phí bán hàng

Bên cạnh đó thì Kế toán nên mở sổ theo dõi chi tiết cho các TK 531, TK

532 Bởi nếu các khoản này phát sinh và không được hạch toán thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu, thuế GTGT đầu ra phải nộp Chính vì vậy không thể bỏ qua cho dù khoản này ít khi xảy ra

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp:

Tương tự như sổ kế toán chi tiết, Công ty nên mở thêm sổ cái tài khoản

641, 531, 532 để theo dõi chi tiết về công tác bán hàng

3.2.6 Về báo cáo kế toán:

Hiện nay trong Công ty sử dụng Báo cáo Tài Chính gồm Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, như vậy sẽ không cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà quản lý cũng như những người cần biết thông tin chính xác

về đơn vị Theo em Công ty nên lập thêm Thuyết minh báo cáo tài chính sẽ giúp giải thích và bổ sung thông tin về tình hình tài chính và tình hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ báo cáo mà các báo cáo khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được

- Cơ sở lập Thuyết minh báo cáo tài chính

Thuyết minh báo cáo tài chính được lập căn cứ vào số liệu trong:

+ Các sổ kế toán kỳ báo cáo

+ Bảng Cân đối kế toán kỳ báo cáo

+ Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo

- Phương pháp chung lập Thuyết minh báo cáo tài chính

+ Phần trình bày bằng lời văn ngắn gọn, dễ hiểu Phần trình bày bằng số liệu phải thống nhất số liệu trên các báo cáo khác

+ Đối với báo cáo quý, các chỉ tiêu thuộc phần chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp phải thống nhất trong cả niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi phải trình bày rõ ràng lý do thay đổi

+ Trong các biểu số liệu, cột số kế hoạch thể hiện số liệu kế hoạch của kỳ báo cáo, cột số thực hiện thể hiện số liệu của kỳ ngay trước kỳ báo cáo

+ Các chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp chỉ

sử dụng trong Thuyết minh báo cáo tài chính năm

3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp:

Để thực hiện một số giải pháp, nhiệm vụ đã đề ra Công ty cần có điều kiện nhằm hoàn thành công tác tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Cụ thể:

+ Về kinh doanh :

- Trên cơ sở giám sát các mục tiêu kế hoạch được giao, cần nắm bắt kịp thời tịnh hình thị trường tropng và ngoài nước để mở rộng các hoạt động sản xuất kinh doanh nâng cao khả năng hội nhập trong điều kiện mới