GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SXKD CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LA

Hoàn thiện khung theo dõi, đánh giá Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung có thể gồm các mục như sau: - Xác định các cấp mục tiêu: Mục tiêu ưu tiên, các kết quả chủ yếu đượctạo thành

Luận văn tốt nghiệp 1

: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THEO DÕI

ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SXKD CỦA CÔNG

Từ việc tìm hiểu thực trạng của Công ty cổ phần Đại La, nhận thấy côngtác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch có những ưu điểm và còn tồn tạimột số hạn chế Do đó cần phải có những biện pháp hoàn thiện hơn nữa côngtác theo dõi, đánh giá nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những vấn

đề còn hạn chế Chủ yếu mục tiêu hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thựchiện kế hoạch hướng tới những nội dung sau đây:

1 Hoàn thiện qui trình TD-ĐG thực hiện kế hoạch

Theo dõi, đánh giá thực hiện theo những bước như thế nào? Phải làmnhững gì để có một qui trình theo dõi, đánh giá thống nhất, hiệu quả, gọn nhẹvới mức chi phí thấp nhất? Đó là những câu hỏi mà doanh nghiệp cần đặt ra

và tìm cách trả lời Công ty cổ phần Đại La là một doanh nghiệp sản xuất đã

có thương hiệu, hơn nữa cũng đã thành lập lâu năm và có đội ngũ nhân lựcgiàu kinh nghiệm, có chuyên môn vững vàng, do đó hoàn toàn có khả năng

kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh bằng một qui trình theo dõi, đánhgiá hoàn chỉnh từ khi lập kế hoạch đến khi thực hiện.

2 Hoàn thiện về mặt nội dung TD-ĐG thực hiện kế hoạch

Nội dung chính của công tác theo dõi, đánh giá phải được hoàn thiện đó là:

2.1 Hoàn thiện khung theo dõi, đánh giá

Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung có thể gồm các mục như sau:

- Xác định các cấp mục tiêu: Mục tiêu ưu tiên, các kết quả chủ yếu đượctạo thành và hoạt động cần thực hiện

- Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần có ở tất cả các cấp mục tiêu

Khung theo dõi, đánh giá dựa vào mục tiêu cuối cùng, xác định kết quảtrước sau đó xác định hành động Khung theo dõi, đánh giá định hướng chodoanh nghiệp biết đâu là mối quan tâm chính của họ Theo dõi, đánh giá khi

đó sẽ không chỉ quan tâm tới mục tiêu cuối cùng mà là tất cả các cấp mụctiêu Khi đó trong trường hợp mục tiêu không được thực hiện hoàn toàn có thểbiết rõ nguyên nhân do đâu: Do hoạt động nào không được đảm bảo, do đầu

ra nào không được tạo ra đúng tiêu chuẩn hay do một yếu tố khách quan nào

đó nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiệp…Khác với trước đây, công tyhoạt động dựa trên cơ sở: Thực hiện một chuỗi các hoạt động đã được xácđịnh trước và không đảm bảo khi tất cả các hoạt động đó được thực hiện thìkết quả mong muốn sẽ xuất hiện Khi đó khó biết vai trò của từng hành độngtrong việc tạo thành kết quả; khó kiểm soát được mục tiêu và làm công táctheo dõi, đánh giá không có nhiều ý nghĩa trong việc điều chỉnh hành động đểgiúp doanh nghiệp đi đúng hướng

Luận văn tốt nghiệp 3

2.2 Hoàn thiện bảng tiến độ thời gian

Trong khung theo dõi, đánh giá chỉ nêu được các chỉ số và nội dung củacác chỉ tiêu còn không thấy được tiến độ thực hiện các chỉ tiêu đó Mà nguyêntắc của việc theo dõi, đánh giá không phải chỉ là đánh giá cuối kỳ xem kếhoạch có đạt hay không, mà phải xác định các sai lệch, phát hiện các yếu tốmới có thể tạo nên sự chệch hướng và tìm ra nguyên nhân Bảng tiến độ vềthời gian cho biết thời gian thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu Đây là cơ sở đểkiểm soát về mặt tiến độ và đánh giá khả năng hoàn thành của kế hoạch

Các mốc về thời gian đánh giá có thể trùng với định kỳ báo cáo của cáccấp trong doanh nghiệp Tuy nhiên việc phân chia theo tiến độ thời gian cũngchỉ mang tính tương đối Doanh nghiệp sẽ hoàn thiện theo hướng qui định cácmốc thời gian mang tính linh động và dành quyền chủ động về mặt thời giancho các cấp thực hiện theo dõi, đánh giá

2.3 Hoàn thiện bảng phân bổ ngân sách

Phải gắn kế hoạch hành động với khung khổ chi tiêu, nếu không thìkhông có cách nào để xác định xem liệu việc phân bổ ngân sách có phù hợp,

có hiệu quả không, thành công hay thất bại Việc phân bổ ngân sách thể hiệnviệc xây dựng chỉ tiêu dựa trên khả năng về nguồn lực, đó là kế hoạch gắn vớinguồn lực

Bảng phân bổ ngân sách mang tính chất dự trù, tính toán trước các chiphí và việc sử dụng nguồn lực hữu hạn của doanh nghiệp sao cho hiệu quảnhất Đặc trưng của việc sử dụng ngân sách là đôi khi không chỉ liên quan đến

kỳ kế hoạch mà mang tính chất dài hạn và gắn liền với chiến lược phát triểncủa doanh nghiệp Việc dự trù ngân sách giúp doanh nghiệp chủ động đượcnguồn tiền và theo dõi, đánh giá được hiệu quả của việc sử dụng nguồn vốn

Bảng ngân sách không mang tính chất gò bó thu chi mà đôi khi nó trở thànhđộng lực trong công tác điều hành doanh nghiệp.

3 Hoàn thiện phương pháp TD-ĐG thực hiện kế hoạch

Phương pháp theo dõi, đánh giá giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi làmnhư thế nào Doanh nghiệp hướng tới một phương pháp hoàn thiện hơn, khoahọc hơn, có khả năng phối hợp hiệu quả hơn giữa các cơ quan, chức năng

trong việc thực hiện kế hoạch Với đặc trưng của công ty là tự theo dõi, đánh giá thì phương pháp theo dõi, đánh giá là phương pháp có sự tham gia Tham

gia để tạo nên tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả Đó là phương phápkết hợp nhuần nhuyễn từ trên xuống và từ dưới lên trong việc lập cũng như tổchức thực hiện theo dõi, đánh giá

Chủ yếu việc hoàn thiện phương pháp theo dõi, đánh giá của doanhnghiệp là xác định rõ ai sẽ tham gia? Tham gia như thế nào? Sự phối hợp giữacác thành viên như thế nào để có hệ thống theo dõi, đánh giá linh hoạt và pháthuy hiệu quả tốt nhất

4 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin

Việc hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin hay là hoàn thiện cơ cấu tổchức, phân công trách nhiệm thu thập, báo cáo và chia sẻ thông tin giữa cáccấp, các chức năng trong doanh nghiệp Việc qui định rõ ràng trách nhiệm và

có cơ chế hợp lý sẽ giúp cho hệ thống vận hành thông suốt, thông tin luônđược cập nhật là sử dụng có hiệu quả Thông tin có ích là thông tin “nóng”nhất và chính xác nhất

Công ty cổ phần Đại La có lợi thế là có cơ cấu tổ chức và phân cấp chứcnăng khá rõ ràng do đó rất thuận lợi cho công tác theo dõi, đánh giá Việcquan trọng là phải hoàn thiện nội dung và cơ chế báo cáo giữa các cấp sao chokhoa học, toàn diện, nề nếp hơn; coi công việc theo dõi, báo cáo không phải

Có

Không

Có thể

Luận văn tốt nghiệp 5

là nhiệm vụ bắt buộc mà trở thành thói quen, trách nhiệm mang tính tựnguyện của mỗi nhân viên trong công ty

5 Hoàn thiện việc triển khai thực hiện theo dõi, đánh giá

Kế hoạch theo dõi, đánh giá đã định hướng cho doanh nghiệp biết được

họ cần phải làm những gì với những bước đi, hành động như thế nào, là cơ sở

để biết được khi nào thì phải hành động Công việc tiếp theo là phải hànhđộng và biết cách kiểm tra xem mình đã hành động phù hợp hay chưa từ đó

có những điều chỉnh kịp thời Công việc đó được thể hiện thông qua sơ đồsau:

Sơ đồ 3-1: Thực hiện theo dõi, đánh giá và ra quyết định

Theo đó thì cần phải hoàn thiện các khâu như: Thu thập thông tin; Tổchức xử lý số liệu, thông tin; Đánh giá, ra quyết định; Rút kinh nghiệm vàchuẩn bị cho kỳ kế hoạch tiếp theo

Lập kế hoạch TD-ĐG

Thực hiện TD-ĐG

Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động Xác định các chỉ số, chỉ tiêu tương ứng với từng cấp mục tiêu

Xác định phương pháp thu thập số liệu, cơ chế báo cáo Xác định thời gian đạt được các

chỉ tiêu

Xác định tình trạng ban đầu về các

chỉ số

Theo dõi, tổng hợp dữ liệu Phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, báo cáo Kết luận, rút kinh nghiệm và chuẩn bị kế hoạch tiếp theo

Phân bổ ngân sách hoạt động

II Giải pháp hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La

1 Xây dựng lại qui trình theo dõi, đánh giá

Trong qui trình theo dõi, đánh giá của công ty còn thiếu các bước để lập

kế hoạch theo dõi, đánh giá; và bước rút kinh nghiệm, chuẩn bị lập kế hoạchcho kỳ tiếp theo- đây là bước rất quan trọng để duy trì và đảm bảo tính bềnvững của hệ thống Các bước khác vẫn còn có một số hạn chế cần phải tiếptục hoàn thiện

Một qui trình theo dõi, đánh giá có thể thực hiện theo các bước như sau:

Sơ đồ 3-2: Qui trình theo dõi, đánh giá.

1.1 Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá

Lập kế hoạch theo dõi, đánh giá được coi là bước cuối cùng trong quitrình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và là bước đầu tiên trong qui trình theodõi, đánh giá của doanh nghiệp Nghĩa là ngay khi lập kế hoạch SXKD công

ty đã phải xác định được những hoạt động theo dõi, đánh giá dự kiến để đảm

Luận văn tốt nghiệp 7

bảo kế hoạch theo dõi, đánh giá được sử dụng với tư cách là công cụ triểnkhai các hoạt động và hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.Mục tiêu của kế hoạch theo dõi, đánh giá phải thống nhất với mục tiêucủa kế hoạch SXKD Trong bản kế hoạch theo dõi, đánh giá, mục tiêu cuốicùng sẽ được phân cấp thành cấp đầu ra và hoạt động Mục đích của việcphân cấp mục tiêu hay chính là chia nhỏ mục tiêu cuối cùng thành các mụctiêu thấp hơn tương ứng với những mốc thời gian và ngân sách cụ thể giúpcho việc theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch được thuận tiện và hiệu quả.Khi cấp đầu ra và hoạt động càng được xác định chi tiết thì càng dễ dàng đánhgiá Tuy nhiên cần chú ý xác định đầu ra và hoạt động phải mang tính độc lậptương đối để công tác theo dõi không bị chồng chéo và lãng phí nguồn lực.Tất cả các cấp mục tiêu được lượng hóa bằng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu.Phải đảm bảo rằng khi tất cả các chỉ tiêu được hoàn thành thì mục tiêu lúc đó

cơ bản được thực hiện Để có thể đo lường được chỉ tiêu cần phải dựa vào hệthống chỉ số, với vai trò là thước đo Để đo một chỉ tiêu có thể cần nhiều chỉ

số khác nhau Tuy nhiên cần lựa chọn các chỉ tiêu và chỉ số sao cho đặc trưngnhất, dễ đo lường và tiết kiệm chi phí, phù hợp với điều kiện của doanhnghiệp

Doanh nghiệp cần xác định tình trạng ban đầu của các chỉ số Điều này

có hai tác dụng: Một là làm cơ sở để xác định chỉ số; Hai là để biết doanhnghiệp ở thời điểm xác định với những hoạt động cụ thể đã đạt được kết quảnhư thế nào Để xác định tình trạng ban đầu của các chỉ số, doanh nghiệp cóthể dựa vào những dữ liệu thống kê của các năm trước đó, tham vấn thêm ýkiến từ các cán bộ quản lý có kinh nghiệm, các lao động giỏi, các chuyên gia

đã từng làm việc với doanh nghiệp hoặc có quan tâm tới tình hình phát triển

của doanh nghiệp, ý kiến từ khách hàng… Từ đó để có được những cái nhìnmang tính chủ quan và khách quan về tình hình phát triển của doanh nghiệp.Xác định thời gian dự kiến để đạt được các mục tiêu để biết được khinào thì các hoạt động được bắt đầu và kết thúc, khi nào thì đầu ra, mục tiêuxuất hiện Đó là cơ sở để chủ động khi nào thì tiến hành theo dõi, đánh giá,biết rõ như thế nào là thành công Ngoài ra còn phải xác định việc phân bổngân sách cho từng hoạt động Bởi hoạt động vừa cần đảm bảo tiến độ về thờigian vừa phải đảm bảo nằm trong giới hạn ngân sách.

Xác định phương pháp theo dõi, đánh giá là bước quan trọng nhằm đảmbảo việc thu thập số liệu mang tính thống nhất, có được nguồn số liệu đáng tincậy Từ đó nguồn số liệu mới thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quátrình ra quyết định của người quản lý Việc xác định rõ ràng khi nào thì thuthập số liệu, thu thập như thế nào, ai sẽ là người phải báo cáo, báo cáo cho ai,

số liệu sẽ được phân tích và lưu giữ như thế nào… sẽ giúp các bên liên quanchủ động và có trách nhiệm trong những hoạt động của mình

1.2 Thực hiện theo dõi, đánh giá

Trước hết cần phải khẳng định rằng: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá

có thể coi như một vòng tròn không khép kín, điều đó thể hiện tính kế thừatrong công tác theo dõi, đánh giá Quá trình thực hiện theo dõi, đánh giá chính

là quá trình thu thập, xử lý thông tin, đánh giá và ra quyết định Đó là quitrình mang tính liên tục chứ không nhất thiết là bắt đầu và kết thúc trong năm

kế hoạch hoặc sau một lần đánh giá Bởi những thông tin và những nhận định

có được vẫn tiếp tục là cơ sở cho các quá trình ra quyết định tiếp theo củangười quản lý

Kế hoạch

Luận văn tốt nghiệp 9

Sơ đồ 3-3: Chu kỳ thực hiện theo dõi, đánh giá.

Do đó công ty có thể thêm một bước trong qui trình theo dõi, đánh giálà: Rút kinh nghiệm và chuẩn bị cho hoạt động thực hiện (kế hoạch) tiếp theo.Đây là bước đảm bảo tính kế thừa và bền vững của hệ thống Khi đã nắm bắtđược thực trạng của doanh nghiệp mình một cách tổng thể, có những nhậnđịnh, những kinh nghiệm trong quản lý sẽ giúp người quản lý có hướng pháttriển mới cho doanh nghiệp Cứ như vậy hệ thống với nguồn thông tin vô giáluôn được mở rộng và phát triển không ngừng

2 Bổ sung nội dung theo dõi, đánh giá

2.1 Lập khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung

Đây là bước mà công ty chưa có và cần bổ sung Trong đó xác định cáccấp mục tiêu và xây dựng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu cho mỗi cấp đó Việc xâydựng tất cả các cấp mục tiêu này nhằm mục đích tạo cơ sở cho doanh nghiệpthực hiện theo dõi, đánh giá dựa vào kết quả; Kiểm soát được toàn bộ quá

trình từ hoạt động, đầu ra đến việc đạt mục tiêu Công tác theo dõi sẽ dựa vào

hệ thống chỉ số, công tác đánh giá sẽ dựa vào hệ thống chỉ tiêu

2.1.1 Xác định các cấp mục tiêu

Công ty có thể sử dụng cây mục tiêu để phân cấp mục tiêu Trên cơ sởmục tiêu dài hạn phân chia thành các mục tiêu ngắn hạn, đầu ra và hoạt động.Theo chiều từ dưới lên trên cây mục tiêu có ý nghĩa là phương tiện để đạt mụcđích, trả lời câu hỏi: Làm như thế nào? Trong việc xác định các cấp mục tiêu,công ty có thể thêm một số nội dung, cụ thể như sau:

- Mục tiêu về sản xuất kinh doanh: Đây là mục tiêu chính trong công táctheo dõi, đánh giá của công ty Tuy nhiên khi theo dõi, đánh giá cần hoànthiện theo hướng chi tiết theo từng kết quả và hoạt động đặc biệt là đầu tư cảitiến, bảo trì máy móc thiết bị; Cung ứng nguyên vật liệu; Tổ chức sản xuất vàphân công lao động

- Mục tiêu về phát triển nguồn nhân lực: Đây là mục tiêu công ty đã đặt

ra nhưng chủ yếu quan tâm tới nhân lực trong quản lý Do đó cần thêm một sốhoạt động về: Chăm lo sức khỏe cho người lao động, bảo hộ lao động, đào tạonâng cao tay nghề lao động, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động

- Mục tiêu bảo vệ môi trường: Đây là mục tiêu công ty chưa đề cập đến

và cần phải bổ sung để bảo đảm mục tiêu phát triển bền vững và phát triển vìlợi ích cộng đồng của doanh nghiệp Một số hoạt động có thể triển khai vàcần được theo dõi, đánh giá đó là: Hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị thânthiện môi trường, xây dựng và vận hành hệ thống xử lý chất thải

Theo hướng đó, công ty sẽ xây dựng được cây mục tiêu như sau:

Sự phát triển thịnh vượng trên cơ sở nâng cao uy tín, đảm bảo chất lượng, khẳng định thương hiệu Đại La

Vật liệu xây dựng Các nguồn khác Lao động tay nghề cao Sức khỏe người lao độngHệ thống xử lý chất thải Cây xanh

Cung ứng NVL

Sản xuất theo qui trình

Bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị

Tiêu thụ sản phẩm

Sản xuất theo qui trình

Tổ chức lớp học nâng cao tay nghề lao động

Tuyển dụng lao độngTổ chức khám sức khỏe cho người lao động

Trồng , chăm sóc cây xanh

Tổ chức lớp học an toàn lao độngCải tiến thiết bị xử lý khói bụi

Đầu tư tu bổ hệ thống xử lý chất thải

Luận văn tốt nghiệp 11

Sơ đồ 3-4: Cây mục tiêu kế hoạch của Công ty cổ phần Đại La.

Tổ chức các chương trình giải trí

2.1.2 Xây dựng khung theo dõi, đánh giá

Cột thứ nhất trong khung theo dõi, đánh giá là tất cả các cấp mục tiêu và

đã được xác định trong cây mục tiêu

Cột thứ hai là các chỉ số, được xây dựng cho tất cả các cấp mục tiêu Cácchỉ số chính là các thước đo phục vụ cho công tác theo dõi của doanh nghiệp,cung cấp thông tin cho hệ thống Do đó chỉ số cần phải đảm bảo tính thốngnhất và phải cẩn thận khi thêm hoặc bớt chỉ số Một chỉ số có các nội dung là:Khái niệm (tên gọi) của chỉ số, phương pháp thu thập chỉ số, tình trạng banđầu của chỉ số Việc xác định phương pháp thu thập và tình trạng ban đầu củachỉ số rất quan trọng trong trường hợp là chỉ số mới Cần phải tiến hành thửnghiệm phương pháp thu thập ít nhất là ba lần và thảo luận tính hợp lý vềcách thức thu thập và chi phí trước khi đưa vào danh mục chỉ số mới

Cột thứ ba là các chỉ tiêu Chỉ tiêu được xác định dựa vào các cơ sở:

- Tình trạng ban đầu của chỉ số: Xác định dựa vào cơ sở dữ liệu (đối vớichỉ số cũ) và tiến hành thu thập, đánh giá bằng phương pháp đã được thốngnhất (đối với chỉ số mới)

- Mong muốn của doanh nghiệp trong giới hạn thời gian và ngân sáchnhất định

- Dự kiến những cố gắng của doanh nghiệp trong thời gian tới hoặc lànhững chính sách đầu tư từ giai đoạn trước… phát huy hiệu quả trong thờigian tới như thế nào? Có thể có hiệu ứng tích cực hay không?

Bằng sự cân đối giữa khả năng và mong muốn, doanh nghiệp sẽ đặt ranhững chỉ tiêu cụ thể cho từng hoạt động, đầu ra và mục tiêu Từ đó công ty

xây dựng khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung (Xem phụ lục 2).

Luận văn tốt nghiệp 13

Khung theo dõi, đánh giá sau khi được xác lập sẽ bắt đầu cung cấp thôngtin và là cơ sở đánh giá xem liệu có đạt được các chỉ tiêu hay không

Khung theo dõi, đánh giá là nền tảng để xác định:

- Tiến độ công việc về mặt thời gian

- Phân bổ ngân sách hoạt động

- Phân bổ nguồn lực

- Tổ chức đội ngũ…

2.2 Hoàn thiện bảng tiến độ về thời gian

Công ty cổ phần Đại La cũng xây dựng bảng phân chia công việc với cáctiến độ về thời gian, đây là một ưu điểm trong công tác theo dõi, đánh giá củacông ty và cần tiếp tục phát huy Bảng tiến độ về thời gian có thể được hoànthiện với những nội dung gắn với các hoạt động cần phải kiểm soát như sau:

Bảng 3-1: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian.

4 Cung cấp than nghiền, đất sét

đảm bảo kỹ thuật cho 2 xí

9 Chiến dịch quảng cáo 07/2007 31/08/2007 1-2 tháng

10 Tuyển dụng bổ sung lao động 01/2007 06/2007 2 lần/ năm

Để xây dựng kế hoạch phân bổ ngân sách hoạt động cần phải xác địnhcác nội dung sau:

- Xác định sẽ sử dụng ngân sách vào những công việc gì? (Đó là các hoạtđộng trong khung theo dõi, đánh giá)

- Thời gian, tiến độ thực hiện các công việc đó? (Xem bảng phân chiacông việc theo tiến độ về thời gian) Đây sẽ là cơ sở phân bổ ngân sách kịptiến độ

Luận văn tốt nghiệp 15

- Phân bổ ngân sách cho từng hoạt động như thế nào? (Việc phân bổngân sách sẽ phụ thuộc vào vị trí, vai trò, tiến độ và tính chất của các hoạtđộng đó)

Bảng 3-2: Phân bổ ngân sách hoạt động STT Nội dung hoạt

động Số lượng /đơn vị

Kinh phí (Theo năm)

Cơ quan chịu trách nhiệm

1 Hoạt động quản lý

chung

7 người/ ngàycông

32 KW x 1.500đ/ KW x37.000 sản phẩm =

107.5 m3/ ngày đêm x1.800đ/ m3 x 360 ngày =

viên triệu

16 Chi phí thuê cửa

hàng

1.5 tr.đ/1 cửahàng/ tháng

tư vào mục tiêu, nhiệm vụ nào đó hay chưa Ví dụ: Theo bảng phân bổ ngân

sách như trên: Chi phí bảo vệ môi trường chiếm 1% tổng chi phí, chi phí bảo

hộ và chăm sóc sức khỏe người lao động chiếm 1% tổng chi phí, chi phí đàotạo và tuyển dụng chiếm 0.3%, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa máy mócchiếm 0.5% tổng chi phí Tuy đó là những tỷ lệ không lớn nhưng bước đầucũng thể hiện sự đầu tư của công ty đến vấn đề phát triển các nhân tố sản xuất

và chú ý tới vấn đề môi trường

Trong khi thực hiện, do phần chi phí còn những phát sinh không thể tínhtoán hết, nên con số tuyệt đối thường dùng để phân bổ ngân sách, còn khiđánh giá nên sử dụng kết hợp cả số tương đối và tuyệt đối Bởi tỷ lệ tương đốithể hiện tính hợp lý trong tương quan chi phí của hoạt động với tổng chi

3 Đổi mới phương pháp theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch

Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty sẽ vẫn là theo dõi, đánh giá

có sự tham gia Tuy nhiên phải hoàn thiện theo hướng đổi mới trong tư duycủa mỗi chức năng và cá nhân trong doanh nghiệp, coi theo dõi, đánh giá là

Luận văn tốt nghiệp 17

công cụ hữu hiệu trong việc triển khai thực hiện kế hoạch mà bản thân mỗi cánhân đều có trách nhiệm tham gia Phương pháp đánh giá thực hiện kế hoạch

sẽ đảm bảo kết hợp nhuần nhuyễn từ trên xuống và dưới lên và đảm bảo rằngtheo dõi, đánh giá từ dưới lên là cơ sở cho theo dõi, đánh giá từ trên xuống.Khi đó trách nhiệm theo dõi và đánh giá sẽ không của riêng ai

Việc đổi mới phương pháp thể hiện ở việc xác định ai tham gia, tham gianhư thế nào trong việc lập cũng như thực hiện theo dõi, đánh giá Chủ yếutrong Công ty cổ phần Đại La sự tham gia của các thành phần như sau:

- Xí nghiệp: Tham gia trong việc xác định năng lực sản xuất, khả năngthống kê và kiểm soát qui trình sản xuất

- Phòng KHTH: Tham vấn cho giám đốc về việc đạt các mục tiêu củadoanh nghiệp, kiểm soát việc bán hàng, quảng bá hình ảnh của công ty

- Phòng kinh tế: Chủ yếu tham gia trong việc lập các chỉ tiêu tài chính,phân bổ ngân sách hoạt động

- Phòng HCTC: Đề xuất các biện pháp phân bổ và bổ sung nguồn nhânlực, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động

- Ban giám đốc: Quyết định mục tiêu, các chính sách phát triển củadoanh nghiệp

Chủ yếu mục tiêu và các quyết sách quan trọng trong công ty phụ thuộcrất lớn vào mong muốn và ý chí của người chủ doanh nghiệp Tuy nhiên đểxác định các cấp mục tiêu và hệ thống chỉ tiêu, chỉ số thì ban giám đốc cầntham gia ý kiến của các thành viên trong công ty để tạo nên sự đồng thuận,dân chủ và tạo nên tính khả thi của kế hoạch Bởi chỉ khi các chức năng đềuđược tham gia ý kiến để xây dựng kế hoạch và các chỉ tiêu, họ sẽ không có lý

do không tuân thủ, sẽ nâng cao được trách nhiệm trong công việc Hơn nữa,

các chức năng trong công ty là những người trực tiếp triển khai thực hiện kếhoạch và tiến hành theo dõi do đó họ có thể dự tính được chỉ tiêu kế hoạchnhư thế nào thì khả thi, chỉ số nào sẽ là phù hợp…

Trong khi thực hiện theo dõi, đánh giá, các xí nghiệp có vai trò theo dõihoạt động sản xuất của doanh nghiệp nhưng phòng KHTH hay phòng TC-HCcũng phải có nhiệm vụ theo dõi hoạt động của xí nghiệp dưới hình thức kiểmtra Các số liệu theo dõi của xí nghiệp sẽ được các phòng ban xem xét, từ đó

có cơ sở để theo dõi trở lại nhằm có cái nhìn hoàn thiện về các vấn đề, nhữngnảy sinh có thể làm gián đoạn sản xuất hoặc ảnh hưởng tới mục tiêu củadoanh nghiệp Việc đánh giá cũng vậy Đó không đơn thuần là những quyếtđịnh của cấp trên mà còn thể hiện trong các bản báo cáo Do đó, các xí nghiệpcũng có những đánh giá về tình hình của xí nghiệp và nêu ra các nguyênnhân, nhận định, những kiến nghị nhằm điều chỉnh các sai lệch

Việc đổi mới phương pháp tham gia quan trọng nhất là đổi mới được ýthức xây dựng trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Sự đồng thuận sẽ tạonên sức mạnh và sẽ có quyết tâm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

4 Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin

Hệ thống cung cấp thông tin của công ty chủ yếu được chia sẻ theo chiềudọc, nghĩa là ra quyết định theo chiều từ trên xuống dưới còn báo cáo theochiều từ dưới lên trên Do đó sẽ hoàn thiện theo hướng thông tin sẽ được chia

sẻ theo cả chiều ngang và chiều dọc giữa các cấp kế hoạch và giữa các chứcnăng trong cùng một cấp Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật và chia sẻ

BGĐ XN1

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Ban giám đốc

Phòng kinh tế

Phòng KHTH

Phòng TC-HC

BGĐ XN2

Tổ trưởng

Tổ trưởng

Ra quyết định

Báo cáo Chia sẻ thông tin

Luận văn tốt nghiệp 19

Sơ đồ 3-5: Vai trò của các chức năng trong chia sẻ thông tin.

Mỗi chức năng trong công ty đều được gắn với một nhiệm vụ, tráchnhiệm, phương tiện hay với các kết quả mong đợi Bản thân mỗi chức năngkhông chỉ có nhiệm vụ riêng mà có những nhiệm vụ được giao quyền và cónhững nhiệm vụ chung Mỗi chức năng không chỉ ảnh hưởng tới những chứcnăng khác mà còn bị những chức năng khác chi phối Việc chia sẻ thông tingiữa các chức năng sẽ đảm bảo sự vận hành thông suốt của cả hệ thống

Hoàn thiện hệ thống cung cấp thông tin chủ yếu là hoàn thiện cơ chế báocáo Trong cơ chế báo cáo có thể nêu các nội dung: Thời gian báo cáo, nội

dung báo cáo, địa điểm báo cáo, người viết và người nhận báo cáo (Xem phụ lục 3).

Trong các báo cáo định kỳ cần phải tuân thủ những nội dung đã đượccam kết Từ cấp giám đốc xí nghiệp trở nên, ngoài việc thống kê các số liệutheo yêu cầu, trong bản báo cáo cần nêu các nội dung như sau:

- Khái quát đặc điểm tình hình trong thời gian thực hiện nhiệm vụ

- Kiểm điểm những hoạt động, những vấn đề đã làm và chưa làm được

- So sánh các chỉ tiêu thực hiện và kế hoạch

- Xác định các chênh lệch có ý nghĩa nhất

- Giải thích các chênh lệch dựa vào sự so sánh với các kỳ trước đó và đặtchúng trong hoàn cảnh hiện tại để xác định tính hợp lý của các chênh lệch,đánh giá xem đó có thực sự là những trở ngại cần phải khắc phục ngay

- Bằng cách này hay cách khác có thể đưa ra những biện pháp khắc phụchoặc có yêu cầu được giúp đỡ để cải thiện tình hình Báo cáo các hành động

đã thực hiện hoặc đang triển khai thực hiện điều chỉnh (nếu có)

Còn đối với người nhận báo cáo sẽ có trách nhiệm lớn hơn, phải có khảnăng tổng hợp số liệu và có cái nhìn tổng thể diễn biến tình hình, tránh cáinhìn lệch lạc, phiến diện Người nhận báo cáo có các trách nhiệm như:

- Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc, so sánh và xâu chuỗi cácnguồn thông tin

- Phân tích số liệu và từ nhận xét của các bản báo cáo tìm ra nhữngchênh lệch mang tính đặc trưng nhất của tổng thể

- Có thể có các yêu cầu giải thích hoặc báo cáo thêm từ cấp dưới

- Thông báo các giải pháp kèm theo giải thích cụ thể nếu yêu cầu của cấpdưới không được xem xét giải quyết

- Đưa ra hướng chỉ đạo hoạt động trong thời gian tới