Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát

Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát – một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập tình huống, sinh viên có thể: Hiểu khái niệm kiểm soát; hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát – thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý; nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát;…

BÀI 6

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

PGS.TS.Phan Kim Chiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

2

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

• Để đánh giá, các trường xây dựng một bảng hỏi gồm các tiêu chí đánh giá và gửi tới các sinh viên khi kết thúc môn học Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh những vấn đề như: Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, các nội dung kiến thức có đúng theo đề cương hay không, giảng viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay không, giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo luận, các thức kiểm tra, đánh giá của giảng viên và các tiêu chí khác Trong bảng hỏi còn có các câu hỏi mở để sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy

• Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phát sinh nhiều

ý kiến, quan điểm trái chiều Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này giảng viên sẽ nhận kết quả nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết Đối với các trường, khi thấy khi thấy giảng viên được sinh viên đánh giá không tốt nhà trường sẽ có cách xử lý phù hợp, từ đó sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện tính dân chủ trong nhà trường

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của

giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

• Các ý kiến phản đối thì cho rằng đây không phải là một việc hợp lẽ thường Sinh viên có thể sẽ đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích Kết quả là các thầy cô

có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình thức “dân chủ” trái chiều, không cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giảng viên

MỤC TIÊU

Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát – một trong những chức năng cơ bản của quản lý Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập tình huống, sinh viên có thể:

• Hiểu khái niệm kiểm soát

• Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát – thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý

• Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát

• Hiểu được quy trình kiểm soát và có thể thực hiện được quy trình kiểm soát đối với những hoạt động nhất định

• Hiểu, có khả năng sử dụng các công cụ kiểm soát nói chung, kiểm soát thời gian, kiểm soát tài chính và kiểm soát chất lượng

v1.0 6

NỘI DUNG

Tổng quan về kiểm soát

Hệ thống kiểm soát

1.2 Bản chất của kiểm soát

1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

1.1 Khái niệm, vai trò của kiểm soát

1.3 Nguyên tắc của kiểm soát

1.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT

Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo

sự thực hiện theo kế hoạch

Ø Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường;

Ø Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý;

Ø Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý;

Ø Hoàn thiện các quyết định quản lý;

Ø Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý;

Ø Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đồi mới

1.2 BẢN CHẤT CỦA KIỂM SOÁT

HỆ THỐNG KIỂM TRA

Giải quyết vấn đề trước khi xuất hiện

Giải quyết vấn đề ngay khi xuất hiện

Giải quyết vấn đề sau khi xuất hiện

ĐẦU VÀO CHUYỂN ĐỔIQUÁ TRÌNH ĐẦU RA

Kiểm tra trong

HĐ (Concurrent Controls)

• Quản lý chất lượng toàn diện

• Nhân viên tự quản

Kiểm tra phản hồi (Feedback Controls)

• Kiểm tra chất lượng cuối cùng KCS

• Phỏng vấn khách hàng

Kiểm tra trước

hoạt động

(Feedforward

Controls)

• Kiểm tra sức

khỏe nhân viên

• Kiểm tra nguyên

vật liệu đầu vào

Kiểm tra phản hồi (Feedback Controls)

Đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được kết quả mong muốn

Kiểm tra trong HĐ (Concurrent Controls)

Đảm bảo những công việc được thực hiện theo kế hoạch

Kiểm tra trước hoạt động (Feedforward Controls)

• Đảm bảo các chỉ dẫn đúng đắn được xây dựng

• Đầu vào sẵn có, đạt tiêu chuẩn

• Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

• Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo

1.3 NGUYÊN TẮC CỦA KIỂM SOÁT

2.1 CHỦ THỂ KIỂM SOÁT

2.1.1 Chủ thể bên ngoài

2.1.2 Chủ thể bên trong

2) Các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…);

3) Các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí…)

2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG

Ø Kiểm soát chiến lược của tổ chức;

Ø Kiểm soát vấn đề về tổ chức nhân sự cao cáp;

Ø Kiểm soát vấn đề về tài chính theo năm hoặc theo quý

Ø Ban kiểm soát là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng kiểm soát đối với hoạt động của doanh nghiệp

Ø Ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

§ Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài chính của công ty

và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết

§ Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tài chính của công ty

§ Báo cáo về những sự kiện tài chính bất thường xảy ra, về ưu, khuyết điểm trong quản trị tài chính của HĐQT

2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo)

Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi

bổ nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn chủ yếu sau:

Ø Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

Ø Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham gia hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên

Ø Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình

Ø Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra, đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình

2.1.2 CHỦ THỂ BÊN TRONG (tiếp theo)

Ø Trực tiêp quản lý, chỉ đạo, kiểm soát người lao động

Ø Tập trung vào kiểm soát tác nghiệp

Ø Có quyền thông qua những quản trị viên là người làm công trong hội đồng quản trị để kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đối với người làm công

Ø Kiểm tra việc thực hiện chế đô trả công, thù lao, sử dụng lao động bồi dưỡng… theo quy định cho người làm công của doanh nghiệp

Ø Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thông báo qua hội đồng quản trị tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức, quản trị và sự phát triển của doanh nghiệp

Ø Tổ chức thanh tra nhân dân làm nhiệm vụ phát hiện, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng vi phám pháp luật, phản ánh ý kiến của người lao động với lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực hiện các kiến nghị đó

2.2 CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

Ø Dữ liệu thống kê

Ø Ngân quỹ

Ø Kỹ thuật sơ đồ ngang

Ø Kỹ thuật sơ đồ PERT

Ø Kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

Ø Quản lý chất lượng đồng bộ (TQM)

Ø Báo cáo tài chính

Ø Trung tâm trách nhiệm

Ø Kiểm toán

2.3 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

2.3.1 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ NỘI DUNG KIỂM SOÁT

• Mục tiêu của kiểm soát trong các tổ chức

là xác định, sửa chữa những sai lệch so

với các mục tiêu kế hoạch và tìm kiếm

các cơ hội mới để đổi mới mọi yếu tố của

Ø Cái gì sẽ đo lường tốt nhất những

sai lệch thiết yếu?

Ø Những tiêu chuẩn nào sẽ cho chi

phí ít nhất?

2.3.2 XÁC ĐỊNH CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT

• Các tiêu chuẩn của kiểm soát rất phong phú;

• Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát;

• Các mục tiêu là các tiêu chuẩn kiểm soát Mỗi

chiến lược, kế hoạch, chương trình và ngân

sách; mỗi chính sách, quy tắc và thủ tục đều

là tiêu chuẩn kiểm soát;

2.3.3 XÁC ĐỊNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

• Nhà quản lý phải xác định rõ chủ thể kiếm soát; các phương pháp và hình thức kiểm soát; các công cụ và kỹ thuật kiểm soát

2.3.4 GIÁM SÁT VÀ ĐO LƯỜNG SỰ THỰC HIỆN

• Trong bước này, một số câu hỏi phải được trả lời: Đo cái gì? Đo như thế nào?

• Việc đo lường cần được tiến hành tại các điểm kiểm soát thiết yếu

• Việc đo lường cần được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý Tần suất đo lường

có thể phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm soát

2.3.5 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG

• Đánh giá là việc xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với hệ tiêu chuẩn

• Nếu như sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản lý có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh

• Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì nhà quản lý phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của tổ chức để quyết định có cần tiến hành điều chỉnh hay không

Ø Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết;

Ø Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu;

Ø Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh;

Ø Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ;

Ø Tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý

2.3.7 ĐƯA RA SÁNG KIẾN ĐỔI MỚI

Một hệ thống kiểm soát có chất lượng là hệ thống phục vụ cho các mục tiêu, điều chỉnh hoạt động một cách tốt nhất khi môi trường thay đổi, hơn thế nữa có thể phục vụ việc điều chỉnh các chức năng lập kế hoạch, tổ chức và khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên tổ chức

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

• Tính chính xác của thông tin thu thập được không cao do phần đông sinh viên đánh giá theo mức độ “dễ dàng” của giảng viên hoặc điểm số mà giảng viên chấm

• Đây là hình thức kiểm soát theo kết quả đầu ra, do vậy sẽ có những hạn chế từ hình thức kiểm soát này

• Cần kết hợp hình thức kiểm soát phản hồi dự báo, bao gồm:

Ø Kiểm soát đầu vào: Năng lực giảng viên, giáo trình, tài liệu tham khảo… đảo bảo chất lượng

Ø Kiểm soát quá trình: Giảng viên đi giảng đúng thời gian biểu, phương pháp giảng dậy khoa học

• Cần có nhân sự tiến hành công tác đánh giá (ngoài sinh viên)

• Kiểm soát quá trình: Đảm bảo nhân viên thực hiện đầy đủ, tuân thủ các kế hoạch thực hiện công việc, tuân thủ các thủ tục, quy trình đã được đưa ra.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Một trong những lý do cơ bản cần xây dựng và thực thi hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo là:

a Do độ trễ về thời gian của hệ thống kiểm soát phản hồi kết quả hoạt động

b Do hạn chế về năng lực của chủ thể kiểm tra

c Do hệ thống phản hồi kết soát hoạt động rất phức tạp

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo tập trung vào việc kiểm soát

a Đầu vào và quá trình thực hiện công việc

b Quá trình công việc

c Đầu ra công việc

d Trách nhiệm công việc

Trả lời: Đáp án a

Giải thích: Hệ thống kiểm soát phản hồi dự báo là hệ thống kiểm soát mang tính chất ngăn ngừa, nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm soát đầu vào và quá trình thực hiện công việc đảm bảo theo các tiêu chuẩn đề ra Hệ thống này mang tính chất dự báo vì nếu các yếu

tố đầu vào đảm bảo chất lượng, nhân viên tuân thủ các quá trình thực hiện công việc đã được đề ra thì nhà quản lý có thể dự báo trước được kết quả đầu ra sẽ đạt tiêu chuẩn

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Xây dựng hệ thống kiểm soát cho một tổ chức mà bạn quan tâm?

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Kiểm soát là việc đánh giá, đo lường và chấn chỉnh sự thực hiện nhiệm vụ, nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch của cơ sở đưa ra để đạt được các mục tiêu ấy đang được thực hiện

• Hệ thống kiểm soát cần phải được thiết kế để vạch ra những chỗ khác biệt tại các điểm thiết yếu, cần phải khách quan, cần phải linh hoạt, cần phải phù hợp với bầu không khí tổ chức và cần phải tiết kiệm

• Các công cụ kiểm soát chung bao gồm dữ liệu thống kê và ngân quỹ Các công cụ kiểm soát theo thời gian bao gồm kỹ thuật sơ đồ ngang và kỹ thuật sở đồ PERT Các công cụ kiểm soát chất lượng được giới thiệu bao gồm tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO và quản lý chất lượng toàn diện TQM Các công cụ kiểm soát tài chính được giới thiệu bao gồm báo cáo tài chính, trung tâm trách nhiệm và kiểm toán

• Quy trình kiểm soát bao gồm 7 bước: (1) Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát; (2) Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát; (3) Xác định hệ thống kiểm soát; (4) Giám sát

và đo lường sự thực hiện; (5) Đánh giá kết quả hoạt động; (6) Điều chỉnh sai lệch và (7) Đưa ra sáng kiến đổi mới

32

Câu hỏi thường gặp (1)

1. Chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát thường có quan hệ gần gũi với nhau Nhận xét này mang ý nghĩa gì?

Trả lời: Các kế hoạch là các công cụ của kiểm soát Nhà quản lý dựa trên các kế hoạch để kiểm soát hoạt động của nhân viên

2. Kiểm soát phản hồi dự báo là cách thức kiểm soát hiệu quả nhất

Trả lời: Cách thức kiểm soát phản hồi dự báo có tác dụng kiểm soát tốt, tuy nhiên cách thức kiểm soát này đòi hỏi chi phí kiểm soát lớn, tốn thời gian

3. Các mục tiêu kế hoạch là các tiêu chuẩn kiểm soát

Trả lời: Các mục tiêu kế hoạch là các tiêu chuẩn kiểm soát, thông qua việc kiểm soát các mục tiêu này nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện kế hoạch, mức độ hoàn thành kế hoạch, từ đó có các giải pháp phù hợp với sự phát triển của

tổ chức và thay đổi củ môi trường

Câu hỏi thường gặp (2)

4. Việc đo lường, đánh giá trong quá trình kiểm soát chỉ cần thực hiện tại một thời điểm

Trả lời: Việc đo lường, đánh giá cần phải được tiến hành nhiều lần, vào các thời điểm khác nhau để có được kết quả tốt nhất, tránh tình trạng nóng vội, duy ý chí

5. Khi phát hiện sai lệch so với kế hoạch, nhà quản lý cần phải tiến hành điều chỉnh ngay lập tức

Trả lời: Việc điều chỉnh là cần thiết, tuy nhiên điều chỉnh sẽ gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức Do vậy chỉ những sai lệch vượt quá giới hạn cho phép, nhà quản lý mới cần điều chỉnh

Các thuật ngữ cơ bản (1)

Là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo

sự thực hiện theo kế hoạch

Là những hoạt động kiểm tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức

Là hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào những chuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó để nhằm đưa ra những tiêu chuẩn cho việc thực hiện kế hoạch mong muốn và nhằm để so sánh những kết quả thực tế về sản phẩm, dịch vụ đối với các tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí

Là những thước đo đối với những kết quả thực hiện thực tế hoặc mong muốn mà ta

có thể đo được

Các thuật ngữ cơ bản (2)

Là hình thức kiểm soát ngăn ngừa những gì đã có thể biết trước nhằm không cho

nó xảy ra (nếu như tác động xấu đến sự đạt được mục tiêu của tổ chức)

Là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể

Là những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn bộ tổ chức thành công

Là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện Đó chính là những điểm mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của

tổ chức