slide bài giảng quảng trị dòng thời giam TMU

KHÁI NIỆM • Quản trị thời gian là quá trình hoạch định và thực hành kiểm soát một cách có ý thức thời gian dùng trong một hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất hoặc năng suất... NỘI DUNG QU

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Bộ môn Quản trị nhân lực doanh nghiệp

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

(Cấu trúc 36.9)

 Nội dung nghiên cứu:

• Chương 1: Khái luận về quản trị thời gian

• Chương 2: Lập kế hoạch thời gian

• Chương 3: Đánh giá cách thức sử dụng thời gian

• Chương 4: Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian

• Chương 5: Ủy nhiệm, uỷ quyền

• Chương 6: Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân



GIỚI THIỆU HỌC PHẦN

Phương pháp chung

Phương pháp duy vật biện chứng Phương pháp tình huống

Phương pháp cụ thể

Phương pháp nêu vấn đề Phương pháp nhập vai

Phương pháp làm việc nhóm

 Phương pháp nghiên cứu

Tài liệu tham khảo :

TT Tên tác giả Năm

XB

Tên sách, giáo trình, tên bài báo, văn bản

NXB, tên tạp chí/

nơi ban hành

VB Giaó trình

1 Bộ môn Quản trị nhân lực

doanh nghiệp

2018 Bài giảng Quản trị thời gian

Sách giáo trình, sách tham khảo

2 Brian Tracy

2014 Thuật quản l{ thời gian Alpha Book

3 Harvard 2014 Cẩm nang kinh doanh - Quản l{ thời Nhà Xuất Tổng hợp

TP Hồ Chí Minh

4 Dan Kennedy 2013 Time Management For Entrepreneurs Entrepreneur Press

5 Alpha Book 2012 101+ Ý tưởng quản l{ thời gian NXB Lao động - Xã

hội

CHƯƠNG 1:

KHÁI LUẬN

VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

NỘI DUNG

 Khái niệm, vai trò của quản trị thời gian

 Các thế hệ quản trị thời gian

 Nội dung của quản trị thời gian

KHÁI NIỆM

• Quản trị thời gian là quá trình hoạch định và thực hành kiểm soát một cách có ý thức thời gian dùng trong một hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất hoặc năng suất

VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất

Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân;

Giảm bớt áp lực trong công việc;

Tăng niềm vui trong công việc;

Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn;

Nâng cao sức sáng tạo

Phân chia thời gian hợp lý

Giúp quản lý thời gian hiệu quả

CÁC THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Thế hệ 3

NỘI DUNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Lập kế hoạch thời gian

Đánh giá cách thức sử dụng thời gian

Phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian

Uỷ nhiệm và uỷ quyền

Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân

LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN

 Là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian một cách hiệu quả

Một số công cụ:

Tạo nhật ký công tác

Xây dựng lịch trình làm việc

Lập danh sách công việc hàng ngày

Sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian

Thói quen sử dụng thời gian

 Làm cái thích trước, cái không thích sau

Lịch công tác hàng ngày

Giám đốc Thƣ ký

8h00-8h15 Xây dựng kế hoạch ngày

8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên

8h45-10h15 Xây dựng báo cáo Mở thư và soạn thảo

thư trả lời 10h15-11h15 Thông tin điện thoại

chính thức

Công việc VP

14h00-15h00 Thông tin điện thoại

16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày

Đánh giá cách thức sử dụng thời gian

Phân tích nhật k{ công tác

Tiến hành đánh giá cách thức sử dụng thời gian

Phát hiện và khắc phục sự lãng phí

thời gian

Thiết lập các ưu tiên rõ ràng

Tập trung tâm trí

Vượt qua sự trì hoãn

Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp

Kiểm soát sự gián đoạn

Uỷ nhiệm và uỷ quyền

Xác định mục tiêu và đối tượng ủy nhiệm, ủy quyền

Triển khai ủy nhiệm, uỷ quyền

Đánh giá ủy nhiệm, ủy quyền

Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân

 Kỹ năng xác định mục tiêu ưu tiên

 Kỹ năng sắp xếp lại thời gian cho cuộc sống

cá nhân

CHƯƠNG 2:

LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN

STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời

gian (%)

1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10

7 Đọc các công văn và báo cáo 10

8 Đi xuống đơn vị trực thuộc 10

Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng

Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này

NỘI DUNG

Kỹ năng tạo nhật ký công tác

Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc

Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày

Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập

kế hoạch thời gian

CÔNG CỤ LẬP CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC

Các công cụ được sử dụng để ghi lại một cách chính xác, rõ ràng những sự kiện sắp diễn ra, những cuộc hẹn và những nhiệm vụ cần thực hiện Một số công cụ:

Lịch công tác hàng ngày (Time schedule)

Sổ tay / nhật ký (Diary/ Day book)

Lịch để bàn (Daily calendar)

Thiết bị điện tử trợ giúp hoạch định thời gian (Electronic organizer)

Lịch công tác hàng ngày

Giám đốc Thƣ ký

8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên

thư trả lời 10h15-11h15 Thông tin điện thoại

thức

Công việc VP

14h00-15h00 Thông tin điện thoại

16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày

Kỹ năng lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

• Là phương pháp truyền thống:

Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi

Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin

quan trọng, những sáng kiến bất ngờ

Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần

Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ nhất

• Lập sổ tay sổ tay/nhật ký :

Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ

Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những thông tin cần thiết khi cần

Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác nhau

Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này

Mức ƣu tiên

8:42 Chờ máy tính khởi động 3 C 8:45 Email: kiểm tra và trả lời 15 B 9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu 9 C 9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc 6 C 9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A 10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân 15 C 10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật 8 B 10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức 7 C 11:00 Chuẩn bị ăn trưa 8 B 11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C 11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa 120 B 1:52 Emai: gửi và trả lời 12 C 2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn 11 C 2:15 Tiếp khách: sinh viên thực tập 18 C

2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A 2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày 4 B 2:32 Email: thư đến 3 C 2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B 2:47 Giải lao: uống nước 10 C 2:57 Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp 3 B 3:00 Họp: xét duyệt ngân sách 72 B 4:15 Email: gửi và trả lời 11 B 4:26 Internet: xem tin tức 4 B 4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C 4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A 4:50 Email: thư đi 10 B 5:00 Rời văn phòng

Ví dụ: nhật ký công tác hàng ngày (tiếp)

Lập kế hoạch thời gian là gì?

Tại sao phải quản trị thời gian?

1

• Góp phần tiết kiệm thời gian,

từ đó tiết kiệm nguồn lực

2 • Huy động nguồn lực hợp l{, kiểm

soát nguồn lực

3

• Góp phần giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận

4

5

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Lập kế hoạch thời gian như thế nào?

Tạo nhật ký công tác

Xây dựng lịch trình làm việc

Lập danh sách công việc hàng ngày

Sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian

Tạo nhật ký công tác

Lịch công tác hàng ngày (Time schedule)

Lập sổ tay sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

Lịch để bàn (Daily calendar)

Lịch công tác hàng ngày

Giám đốc Thƣ ký

8h00-8h15 Xây dựng kế hoạch ngày 8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên 8h45-10h15 Xây dựng báo

cáo

Mở thư và soạn thảo thư trả lời 10h15-11h15 Thông tin điện thoại

11h15-trưa Cuộc gặp không

chính thức

Công việc VP

Trưa-13h00 Ăn trưa 13h00-14h00 Thư tín 14h00-15h00 Thông tin điện thoại 15h00-16h30 Các cuộc hen Công việc VP 16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày

Lập sổ tay/nhật ký (Diary/ Day book)

Là phương pháp truyền thống

Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc, mọi nơi

Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin

quan trọng, những sáng kiến bất ngờ

Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần

Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ nhất

Lập sổ tay sổ tay/nhật ký:

• Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ

• Luôn cài sẵn bút viết trong sổ/ nhật ký để có thể ghi lại ngay những thông tin cần thiết khi cần

• Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác nhau

• Nên lưu lại sổ/ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này

XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH LÀM VIỆC

Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm

Xây dựng Lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn

Xây dựng Bản liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm

mỗi ngày

những công việc mới để đưa vào lịch trình ở thời điểm cuối ngày

vào cuối ngày trước đó hoặc đầu ngày tiếp theo

trình

xuất

Bản kê nhiệm vụ trọng tâm

1 Những cuộc điện thoại khẩn

Xây dựng lịch trình cho những nhiệm vụ dài hạn

Ví dụ: Kế hoạch cho một năm hoạt động

JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC

 Danh sách công việc thường nhật là tập hợp tất cả những việc bạn cần làm trong ngày (tuần, tháng)

trong một mẫu

 Công việc thường ngày bao gồm:

Bao gồm như: các cuộc họp phải tham dự, những quyết định

phải làm, những cuộc gọi phải thực hiện hoặc muốn nhận

 Biên bản, thư từ, email phải viết

Những việc ưu tiên từ trước chưa thực hiện

Kỹ năng xây dựng công việc thường nhật

Phân loại công việc theo nguyên lý Pareto

Loại A: những công việc quan trọng và cấp thiết

Loại B: những công việc hoặc quan trọng hoặc cấp thiết

Loại C: những công việc không quan trọng cũng không cấp thiết, nhưng có tính chất thường xuyên

41

CÁC CÔNG CỤ TIN HỌC HỖ TRỢ

• Các phần mềm và phần cứng để lên lịch làm việc

• Lịch máy tính cá nhân: eCalendar50Portable

• Máy hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số PDA

• Microsoft Outlook

• …

NỘI DUNG THỰC HÀNH

• Lập danh sách những công việc thường nhật của bản thân, sau đó phân loại và sắp xếp các công việc đó thành nhóm A,

B, C

• Thảo luận nhóm: Tình huống

CHƯƠNG 3:

ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ

DỤNG THỜI GIAN

KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA ĐÁNH GIÁ

KHÁI NIỆM ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG THỜI GIAN

Vai trò với cá nhân nhà quản trị

Vai trò với nhân viên

NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ CÁCH THỨC SỬ DỤNG THỜI GIAN

PHÂN TÍCH

NHẬT KÝ CÔNG TÁC

PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC TRONG NHẬT KÝ CÔNG TÁC

• Công việc tổ chức

• Công việc lãnh đạo

• Công việc kiểm soát

Theo nguyên lý

Pareto

• Các công việc chiếm 80%

thời gian và 20% kết quả

• Các công việc chiếm 20%

thời gian và 80% kết quả

Nhà QT cấp cao (Top) Nhà QT cấp trung gian (Middle Managers)

Nhà QT cấp cơ sở (First line Managers)

Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng nhân sự

 Nhóm 1: Những công việc thường ngày

Viết báo cáo định kz

 Nhóm công việc mang lại kết quả quan trọng:

MÔ HÌNH EISENHOWER TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN

PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THEO NGUYÊN LÝ PARETO

PHƯƠNG PHÁP ABCDE TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Tiến hành đánh giá cách thức sử dụng thời gian

Là quá trình so sánh giữa kế hoạch và thực

tế thời gian thực hiện công việc

Xác định tình hình phân bổ thời gian thực

hiện từng nhóm công việc trong thực tế

So sánh thời gian sử dụng thực tế cho từng nhóm công việc với các mô hình phân bổ thời gian tối ưu đã được xây dựng

Tiến hành điều chỉnh việc sử dụng thời gian

Thời gian thực tế

triển khai công việc

Thời gian theo

mô hình tối ưu

Chênh lệch thời gian (GAP)

So sánh thời gian thực hiện công việc và theo mô

hình tối ưu

Tiến hành các biện pháp điều chỉnh

Điều chỉnh phân bổ thời

Điều chỉnh cách giao việc

Điều chỉnh cách tổ chức công việc

CHƯƠNG 4

PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC

SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN

Khái niệm

PHÁT HIỆN sự lãng phí thời

gian KHẮC PHỤC sự

lãng phí thời gian

PHÁT HIỆN SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN

Các biểu hiện của sự lãng phí thời gian

Sự trì hoãn

Quá tải công việc

Gián đoạn công việc

KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN

 XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN

 THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

 Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể

 Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện sẽ là động lực để bạn hành động

 Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó chịu một cách dứt khoát và không lặp lại

 Hãy trực tiếp đối đầu với nó

 Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn

 Bắt đầu công việc ở một điểm bất kỳ

 Chia nhỏ công việc thành nhiều phần Sau đó xác định các nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất từng phần Sắp xếp những nhiệm vụ này theo trình tự hợp lý Sau đó bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên trong trình tự công việc này và ti ếp tục như thế

 Xác định mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên

QUÁ TẢI CÔNG VIỆC

Hãy nhận biết các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của bản thân

người khác không chịu làm việc của họ hoặc không làm nó theo đúng các chuẩn mực của bạn

 “Nói không” với những hoạt động ở mức độ ưu tiên thấp

 “Nói không” với công việc không phù hợp

“Nói không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng

Thiết lập ƣu tiên rõ ràng

Lập kế hoạch cho các dự án, chương trình với mục tiêu

Xây dựng thói quen tốt trong công việc

Ủy nhiệm, ủy quyền

Gián đoạn công việc

• Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn

• Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp

• Cuộc họp hiệu quả

• Làm việc email hiệu quả

• Quản lý điện thoại và các cuộc gọi

•Tiết kiệm thời gian tiếp khách

• Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp

Nhận diện hiện tượng/người gây gián đoạn

• Sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào

Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp

Cần tối thiểu 60 đến

90 phút để có thể thực hiện bất cứ việc

gì có giá trị

Đừng lẫn lộn giữa công việc sáng tạo và

hành chính

Đặt ra các khoảng thời gian phù hợp vào buổi sáng, giờ ăn

trưa…

Dành thêm thời gian

Loại bỏ cuộc họp không cần thiết

Tránh cuộc họp bạn đóng góp

rất ít hoặc đạt được rất ít CUỘC HỌP

Nắm chương trình trước khi dự họp

• Chỉ mời những thành phần tham gia có liên quan

• Liệt kê những công việc cần thảo luận

• Chuẩn bị tài liệu cần thiết

• Sử dụng thiết bị nghe, nhìn thích hợp

Trong cuộc họp

• Đặt nhiều câu hỏi hơn

• Khơi gợi ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự

• Ghi lại biên bản

Sau cuộc họp: Chính thức hóa kết luận cuộc họp

và gửi tới các đối tượng liên quan triển khai

Email và công việc giấy tờ

1

Giải quyết email theo thời gian đã định trong ngày

2

Duy trì một địa chỉ email riêng cho những thư từ cá nhân

3

Nếu có thể hãy giao phó

Điện thoại và nhóm các cuộc gọi

Sàng lọc các cuộc gọi

Để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại

Đi thẳng vào vấn đề khi sử dụng điện thoại

Lịch sự và chuyên nghiệp Tránh gọi nhiều lần

Điện thoại và nhóm các cuộc gọi

Cuộc điện thoại từ bên ngoài

• Phân loại cuộc điện thoại

gọi đến dựa vào mức độ

khẩn cấp và quan trọng để

ứng xử nhận ngay hay

không hay ủy quyền

• Cuộc gọi quan trọng, gấp

• Cuộc gọi quan trọng,

• Chọn thời điểm gọi lại nên vào cuối giờ làm việc buổi sáng hoặc cuối giờ làm việc buổi chiều

Tiết kiệm thời gian tiếp khách

Làm chủ việc tiếp

khách

Đừng quên đóng

cửa Quan hệ xã hội

Làm chủ việc tiếp khách

Quy định thời gian tiếp khách

Kiểm soát thời gian nói chuyện

Phân loại và lựa chọn cách thức tiếp khách phù hợp

Đến chỗ làm việc của cấp dưới

Tiếp khách ngoài phòng làm việc

Đứng để tiếp khách

Tiếp khách tại phòng ăn

Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Vị trí làm việc

• Thư ký vị trí gần cửa ra vào

• Người hay trao đổi sắp xếp ngồi gần

Trang trí nơi làm việc

• Phân loại tài liệu giấy tờ

• Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt

• Để vào ngăn kéo những tài liệu sử dụng trong 10 – 15 ngày

• Thư mục, danh mục có nhãn dán