Bài viết này nhằm mục tiêu phân tích một tình huống thực tiễn áp dụng thành công phương pháp ABC tại doanh nghiệp dịch vụ của Việt Nam, từ đó rút ra một số bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác.
Trang 1Kinh nghiệm áP DuÏng Phương PháP Kế toán chi PhÍ theo hoaÏt động taÏi Doanh nghiệP
DỊch VuÏ của Việt nam
NGUYỄN THị SơN BìNH*
TS NGUYỄN THị PHƯơNG DUNG*
*Viện Kinh tế và Quản lý - Đại học Bách Khoa Hà Nội
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp Việt
Nam cần phải nâng cao nội lực của mình bằng việc áp dụng các phương pháp quản trị chi phí hiện đại Phương pháp kế tốn chi phí theo hoạt động (Activity based costing) - ABC đã được áp dụng ở rất nhiều nước trên thế giới và đem lại hiệu quả quản trị chi phí rất thành cơng cho các cơng ty Hiện nay, các nghiên cứu chuyên sâu về áp dụng thực tế phương pháp ABC tại doanh nghiệp Việt Nam cịn rất thiếu Do đĩ, bài viết này nhằm mục tiêu phân tích một tình huống thực tiễn áp dụng thành cơng phương pháp ABC tại doanh nghiệp dịch vụ của Việt Nam, từ đĩ rút ra một số bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác
Từ khĩa: Phương pháp ABC, chi phí, doanh nghiệp, dịch vụ, Việt Nam.
Experience in applying activity based costing accounting method at service enterprises of Vietnam
In the context of Vietnam’s economy increasingly fierce competition, Vietnamese businesses need to improve their internal resources by applying modern cost management methods Activity based costing
- ABC has been applied in many countries around the world and has brought about very cost effective management for companies Currently, in-depth studies on the practical application of ABC methods
in Vietnamese enterprises are still lacking Therefore, this article aims to analyze a practical situation of successful application of ABC method in Vietnamese service enterprises, thereby drawing some lessons for other businesses
keywords: ABC method, cost, business, service, Vietnam.
1 Giới thiệu chung
Các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước
các cơ hội phát triển mạnh mẽ nhờ sự mở cửa và
cải cách sâu rộng của nền kinh tế trong những năm
qua Đồng thời, doanh nghiệp Việt Nam cũng đang
phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt từ
trong và ngồi nước Để tồn tại và phát triển, doanh
nghiệp Việt Nam cần nâng cao hiệu quả quản trị
hoạt động của mình, trong đĩ trọng tâm là quản
trị chi phí Việc quản trị chi phí hiệu quả sẽ giúp
doanh nghiệp sử dụng được các nguồn lực sẵn cĩ
của mình một cách hiệu quả nhất, nâng cao được nội lực của mình, từ đĩ cĩ thể đứng vững trong cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai Phương pháp kế tốn chi phí theo hoạt động (Activity – Based Costing viết tắt là phương pháp ABC) là một phương pháp quản trị chi phí hiệu quả cĩ nhiều điểm tiến bộ vượt bậc so với phương pháp quản trị chi phí truyền thống Theo nhiều nghiên cứu trên thế giới, ABC khơng những giúp cơng ty phân bổ chi phí chính xác hơn mà cịn giúp các nhà quản lý biết được nguồn gốc phát sinh chi
Trang 2phí, biết được những hoạt động làm phát sinh chi
phí và tạo ra giá trị, những hoạt động làm phát sinh
chi phí nhưng không giúp tạo ra giá trị cho doanh
nghiệp Phương pháp ABC cũng cung cấp thông
tin đáng tin cậy, kịp thời và linh hoạt về tình hình
chi phí cho các cấp quản trị trong quá trình ra các
quyết định sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp
Phương pháp ABC đã được các nước trên thế
giới áp dụng cách đây vài chục năm và hiện nay
trở nên rất phổ biến tại nhiều công ty trên thế giới
Tuy nhiên, tỷ lệ áp dụng phương pháp này tại Việt
Nam còn rất thấp cho thấy ABC vẫn chưa được
các công ty của Việt Nam quan tâm và áp dụng
(Doan et.al., 2011; Nguyen&Aoki, 2014) Có nhiều
nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, trong đó việc
thiếu kiến thức về phương pháp ABC và các bài
học kinh nghiệm về áp dụng ABC thành công tại
doanh nghiệp Việt Nam được đánh giá là một trong
những nguyên nhân lớn (Nguyen et.al., 2016)
Xuất phát từ các lý do trên, bài viết này phân
tích một tình huống kinh nghiệm thực tiễn áp
dụng ABC tại Doanh nghiệp dịch vụ - một tập
đoàn hàng đầu tại Việt Nam Mục tiêu của nghiên
cứu này là cung cấp một tình huống thực tế và thành công trong việc áp dụng ABC tại một công
ty dịch vụ và rút ra các bài học kinh nghiệm thực tiễn cho các doanh nghiệp khác có thể tham khảo khi áp dụng ABC
Nhóm tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống (case study) trong bài viết này Nghiên cứu tình huống là phương pháp phù hợp để điều tra, nghiên cứu thực nghiệm theo chiều sâu về một hiện tượng hoặc một vấn đề trong bối cảnh của
nó Do vậy, nhóm tác giả vận dụng phương pháp này để nghiên cứu tình huống thực tiễn áp dụng phương pháp ABC tại doanh nghiệp dịch vụ
2 Tổng quan về phương pháp ABC
2.1 Bản chất của phương pháp ABC
Phương pháp ABC lần đầu tiên được Thomas Johnson và Robert S Kaplan đề cập đến trong cuốn
“Relevance Lost: The Rise and Fall of Management Accounting” vào năm 1987 Sau đó, hai tác giả đã
có rất nhiều bài nghiên cứu để phân tích rõ hơn nội dung của phương pháp ABC như một cách tiếp cận mới để giải quyết những khiếm khuyết của hệ thống kế toán chi phí truyền thống
Trang 3Hệ thống kế toán chi phí truyền thống ra đời
vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX
khi mà khoa học kỹ thuật còn hạn chế, nền công
nghiệp chưa phát triển vì còn phụ thuộc nhiều vào
lao động chân tay Các chi phí trực tiếp như chi phí
nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong cấu
trúc chi phí của doanh nghiệp bởi vậy cơ sở phân bổ
chi phí sản xuất chung chủ yếu dựa trên tiêu thức
là số giờ công trực tiếp hay số giờ máy hoạt động
Tại thời điểm đó, phương pháp truyền thống vẫn
có thể cung cấp các thông tin về chi phí sản xuất
hợp lý và không làm ảnh hưởng đến giá thành sản
phẩm Tuy nhiên, khoa học kỹ thuật ngày càng phát
triển đã kéo theo sự thay đổi mạnh mẽ trong quy
trình sản xuất của doanh nghiệp Máy móc dần thay
thế con người trong quy trình sản xuất khiến cho tỷ
trọng chi phí nhân công trực tiếp giảm mạnh, chỉ
còn chiếm một giá trị nhỏ trong cấu trúc chi phí
của doanh nghiệp Thay vào đó, chi phí gián tiếp
như chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí vận
hành máy móc, chi phí quản lý và bán hàng chiếm
tỷ trọng ngày một lớn Vì vậy, việc phân bổ các chi
phí gián tiếp theo phương pháp truyền thống không
còn chính xác nữa, ảnh hưởng lớn đến việc quản lý
chi phí và tính giá thành của doanh nghiệp
Mặt khác, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt
không chỉ ở môi trường nội địa mà còn ở môi
trường toàn cầu cộng với sự giới hạn của nguồn
lực đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một phương
pháp kế toán quản trị chi phí phù hợp hơn để có
thể kiểm soát chi phí và giá thành sản phẩm một
cách chính xác và có thể đưa ra được quyết định
quản trị đúng đắn Phương pháp ABC ra đời mang
lại sự đổi mới cho kế toán quản trị chi phí, khắc
phục được những nhược điểm của phương pháp
truyền thống nay đã không còn phù hợp với điều
kiện mới Các công ty ở Mỹ ngay từ những năm
1980s đã bắt đầu nghiên cứu việc áp dụng phương
pháp ABC và đã áp dụng hiệu quả, mang đến sự
cải thiện đáng kể trong lợi nhuận cũng như tính
cạnh tranh của mình Phương pháp ABC ngày
càng lan rộng và được sử dụng phổ biến ở hầu hết
các nước phát triển trong nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau từ doanh nghiệp sản xuất đến cung ứng dịch vụ
Bản chất của ABC là một hệ thống quản trị chi phí nhằm xác định giá thành của sản phẩm
và dịch vụ theo mức độ hoạt động cũng như xem xét mối quan hệ nhân quả giữa các hoạt động của doanh nghiệp với việc tạo ra giá trị cho sản phẩm
và dịch vụ
Theo phương pháp ABC, giá thành sản phẩm
có thể bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh từ các chi phí trực tiếp đến các chi phí gián tiếp như chi phí bán hàng và quản lý, chi phí marketing, chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm, chi phí bảo hành Phương pháp ABC phân bổ những chi phí gián tiếp đó vào giá thành sản phẩm dựa trên mức hoạt động thực tế và mức độ đóng góp của mỗi hoạt động trong việc tạo nên giá trị của từng sản phẩm (mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động thực tế và việc cấu thành giá trị sản phẩm) Phương pháp ABC không những phân bổ hợp lý hơn chi phí gián tiếp cho từng loại sản phẩm mà còn xác định được nguyên nhân và các nguồn phát sinh chi phí từ đó tìm được các chi phí tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm và mức độ đóng góp của các hoạt động trong quá trình tạo ra giá trị từng sản phẩm Đồng thời, phương pháp ABC giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến các hoạt động mà không tạo ra giá trị gia tăng, loại bỏ các loại sản phẩm tốn nhiều nguồn lực mà không mang lại nhiều hiệu quả, giúp cho nhà quản trị có thể kiểm soát tốt hơn chi phí, xây dựng cơ cấu các loại sản phẩm phù hợp, quyết định chính sách giá bán và đưa ra được chiến lược cạnh tranh tốt hơn
Theo Horngren và cộng sự (2012) có 7 bước xác định chi phí theo phương pháp ABC như sau: Bước 1: Nhận diện đối tượng chịu chi phí; Bước 2: Nhận diện các chi phí trực tiếp của sản phẩm;
Bước 3: Lựa chọn các hoạt động và phân bổ chi
Trang 4phí gián tiếp cho các sản phẩm dựa trên các hoạt
động đó;
Bước 4: Nhận diện chi phí gián tiếp liên quan
đến mỗi cơ sở phân bổ chi phí;
Bước 5: Tính tỷ lệ trên một đơn vị sản phẩm của
mỗi cơ sở phân bổ chi phí;
Bước 6: Tính toán các chi phí gián tiếp được
phân bổ cho các sản phẩm;
Bước 7: Xác định giá thành sản phẩm
2.2 Lợi ích của phương pháp ABC
Phương pháp ABC xác định toàn bộ chi phí và
nguồn hoạt động phát sinh, sau đó phân bổ những
chi phí đó theo sản phẩm và dịch vụ dựa trên mức
độ hoạt động trong quá trình cung cấp dịch vụ hay
sản phẩm Chính vì vậy, phương pháp ABC có thể
giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả hoạt động
của công ty và tối ưu hóa giá trị đầu tư của cổ đông
Một số lợi ích của phương pháp ABC có thể kể tới
như sau:
- Xác định khách hàng, sản phẩm, kênh phân
phối tạo ra lợi nhuận nhiều nhất và ít nhất
- Xác định những yếu tố làm gia tăng hay làm
giảm hiệu quả hoạt động tài chính
- Dự báo một cách chính xác chi phí, lợi nhuận
và những nguồn lực khi xuất hiện những thay đổi
về quy mô sản xuất, mô hình tổ chức của công ty và
chi phí nguồn lực
- Giúp xác định các nguyên nhân gốc rễ của các
hoạt động tài chính kém hiệu quả
- Theo dõi chi phí hoạt động và quy trình hoạt
động
- Trang bị cho cấp quản lý những dữ liệu báo
cáo chi phí quý giá cho việc cải thiện hoạt động
- Tăng khả năng đàm phán với khách hàng
Phương pháp ABC tính toán chi phí khách hàng
và chi phí sản phẩm riêng biệt, giúp xác định chính
xác lợi nhuận mỗi khách hàng mang lại và giúp
định vị sản phẩm và dịch vụ tương ứng
- Phương pháp ABC giúp công ty mô hình hóa tác động của việc cắt giảm chi phí và kiểm soát chi phí tiết kiệm được Nhìn chung, ABC là một phương pháp năng động thúc đẩy sự cải tiến diễn
ra liên tục
2.3 Quản trị dựa trên hoạt động (Activity – Based Management - ABM)
Quản trị dựa trên hoạt động được định nghĩa bởi CAM-I (Consortium for Advanced Management International) như sau: “Đó là một hệ thống quy tắc tập trung vào việc quản trị các hoạt động để cải thiện các giá trị tạo ra cho khách hàng và lợi nhuận
từ việc cung cấp các giá trị đó” Phương pháp ABC
là một công cụ để xác định chi phí của các hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ mà các hoạt động
đó tạo ra chính là giá trị cốt lõi của hệ thống ABM ABM là một triết lý quản lý tập trung vào việc lập
kế hoạch, điều hành, đo lường các hoạt động và giúp công ty tồn tại trong một thế giới kinh doanh đầy sự cạnh tranh ABM sử dụng thông tin có được
từ phương pháp ABC để giảm thiểu hoặc loại trừ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng
Phương pháp ABM một mặt sẽ cung cấp dữ liệu để phân tích các hoạt động và nguồn phát sinh chi phí Mặt khác, nó cũng hỗ trợ quá trình quản trị trong việc lập dự toán phân bổ nguồn lực cho hoạt động Thông qua việc hiểu rõ mức tiêu hao các nguồn lực của các hoạt động, người quản lý có thể lập dự toán chi phí chính xác hơn, nhằm thực hiện việc quản trị hoạt động hiệu quả hơn
ABM là một phần trong công tác cải tiến liên tục, bao gồm các kĩ thuật quản lý chi phí chiến lược; phân tích đầu ra của phương pháp ABC; cung cấp cho ban lãnh đạo những thông tin hữu dụng về chi phí và vận hành
Các thông tin từ phương pháp ABC chỉ ra các hoạt động có khả năng cắt giảm chi phí cao nhất Sau khi xác định được các hoạt động mục tiêu, nhà quản trị nên xác định các hoạt động tốn nhiều chi phí là do vấn đề về tính hiệu quả hay tính hữu hiệu gây ra, hay cả hai? Để giảm bớt chi phí, tính hữu
Trang 5hiệu phải luôn luôn được nhấn mạnh hơn tính
hiệu quả Nếu một công việc hay một hoạt động
không giúp gia tăng giá trị thì nó không nên được
vận hành dù cho nó vẫn đang vận hành hiệu quả
Nhà quản trị trước tiên phải cân nhắc có cần thiết
tiến hành một hoạt động nào đó hay không Chỉ
khi nhà quản trị cho rằng hoạt động đó là không
thể loại trừ thì việc gia tăng hiệu quả mới được
tính đến
2.4 Tổng quan nghiên cứu đi trước về phương
pháp ABC
Kể từ khi được Thomas Johnson và Robert S
Kaplan đưa ra vào những năm 1980s cho đến nay,
phương pháp ABC đã được nghiên cứu và áp dụng
phổ biến ở rất nhiều nước trên thế giới Có rất
nhiều bài nghiên cứu khoa học được thực hiện liên
quan đến việc áp dụng và phát triển phương pháp
này cả về khoa học cũng như thực tiễn
Gregory (2011) đã phân tích thực trạng áp dụng
và phát triển phương pháp ABC tại Pháp và Trung
Quốc Qua đó, tác giả so sánh sự khác nhau trong
việc áp dụng phương pháp ABC tại hai nước này,
đồng thời chỉ ra các yếu tố chính ảnh hưởng đến
việc áp dụng phương pháp ABC và một số hạn chế
khi thi hành phương pháp ABC tại Trung Quốc
Tại Hoa Kỳ, Kiani and Sangeladji (2003) đã tiến
hành khảo sát với 500 doanh nghiệp công nghiệp
lớn nhất nước Kết quả cho thấy 44 trên tổng số
85 doanh nghiệp (gần 52%) sử dụng phương pháp
ABC Tại Vương Quốc Anh, Innes and Mitchell
(1995) tiến hành khảo sát 251 doanh nghiệp và
tìm được kết quả là 19.5% doanh nghiệp đã sử
dụng và 27.1% đang cân nhắc áp dụng phương
pháp ABC trên thực tế Tại Ireland, Pierce and
Brown (2004) khảo sát các doanh nghiệp lớn và
kết quả cho thấy 28% doanh nghiệp đang tiến
hành phương pháp ABC
Rahmouni (2008) cho thấy các công ty dịch vụ
của sử dụng ABC là 30.2%, các hãng công nghiệp
là 39.1% Về dự án để triển khai ABC, có 23.2%
hãng dịch vụ đang chuyển giao trong khi chỉ 8.7%
là công nghiệp; có thể dự báo là tương lai của phương pháp ABC được quan tâm nhất ở Pháp là trong ngành dịch vụ
Nhiều cuộc khảo sát cho thấy ở các nước phát triển, việc áp dụng và thực hiện phương pháp ABC
đã tăng lên (Baird et al.2004) Tại Hoa Kỳ, tỉ lệ chấp nhận phương pháp ABC đã tăng từ 11% (1993) lên 52% (2003) và ở các công ty Anh tăng từ 6% (1991) lên 23% (2001) Ở Pháp, việc áp dụng ABC cũng tăng lên từ 15,9% (2002) lên 33,3% (2008) Ở úc,
tỷ lệ này rất cao ở mức 56% (1998) và ở Ireland là 27,9% (2004)
Trong những năm gần đây, một số nghiên cứu
đã được tiến hành về việc áp dụng và thực hiện phương pháp ABC tại các nước đang phát triển
Ở Ấn Độ là 20% (Joshi, 2001), 36% ở Malaysia (Ruhantita và Daing, 2007) và 35% ở Thái Lan (Chongruksut và Brooks, 2005) Tỷ lệ này chỉ là 12% ở Nam Phi (Sartorius, Eitzen và Kamala, 2007) Hiện nay, đã có một số nghiên cứu về phương pháp ABC và việc áp dụng phương pháp này tại Việt Nam Các bài viết chủ yếu tập trung so sánh phương pháp ABC với phương pháp truyền thống, chỉ ra những ưu và nhược điểm của phương pháp ABC và một số nhân tố ảnh hưởng đến việc áp dụng phương pháp ABC tại Việt Nam
Nguyễn Thị Phương Dung và cộng sự (2016) nghiên cứu các rào cản đối với việc áp dụng phương pháp ABC tại các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam Nghiên cứu thu thập được một mẫu khảo sát gồm 21 doanh nghiệp sản xuất tại miền Bắc Kết quả nghiên cứu cho thấy các rào cản lớn nhất đối với việc áp dụng phương pháp ABC tại các doanh nghiệp đó là thiếu phần mềm kế toán tương thích, khó khăn trong việc thu thập các thông tin
về hoạt động cho phương pháp ABC và thiếu kiến thức và kinh nghiệm triển khai phương pháp ABC trên thực tế
Trần Tú Uyên (2015) đã xây dựng mô hình nghiên cứu mối quan hệ giữa việc áp dụng phương pháp ABC với bốn nhân tố là lĩnh vực hoạt động,
Trang 6quy mô doanh nghiệp, sự đa dạng của sản phẩm
và cấu trúc chi phí của doanh nghiệp, tuy nhiên
phạm vi nghiên cứu tương đối hẹp do chỉ có 72/694
công ty niêm yết gửi câu trả lời và chỉ có 66/72 câu
trả lời hợp lệ Nghiên cứu đã chỉ ra rằng trong
bốn nhân tố nghiên cứu chỉ có nhân tố lĩnh vực
sản xuất là không có mối quan hệ với khả năng áp
dụng phương pháp ABC Kết quả khảo sát của tác
giả cũng cho thấy tỷ lệ các công ty niêm yết trên
thị trường chứng khoán Việt Nam áp dụng phương
pháp ABC còn rất thấp (9/66 doanh nghiệp trả lời
khảo sát) Lý do các doanh nghiệp chưa áp dụng
phương pháp ABC đưa ra trong bài nghiên cứu là
do hài lòng với hệ thống kế toán hiện tại, do chi phí
áp dụng phương pháp ABC cao, do không biết về
phương pháp ABC và là do hạn chế về phần mềm
kế toán tương thích
Có thể thấy hiện nay rất thiếu các nghiên cứu
trong nước phân tích các tình huống chuyên sâu về
các công ty đã áp dụng thành công phương pháp
ABC tại Việt Nam Bài viết này nhằm phần nào
lấp khoảng trống lớn trong nghiên cứu về phương
pháp ABC tại Việt Nam
3 kinh nghiệm thực tế áp dụng phương pháp
ABC tại Công ty Digital XXI
3.1 Giới thiệu chung về công tác kế toán tại
Công ty Digital XXI
Là một doanh nghiệp viễn thông, ra đời sau,
kinh doanh theo phương pháp lấy ngắn nuôi dài nên
Công ty Digital XXI luôn quan tâm tới việc chi tiêu
sao cho hiệu quả nhất Khi thị trường viễn thông
trong nước bắt đầu có dấu hiệu bão hòa, doanh
nghiệp đã nhận thức rõ lựa chọn thế mạnh cạnh
tranh thông qua giá thành sẽ hiệu quả và bền vững
hơn rất nhiều so với việc giảm giá bán Điểm đặc
biệt ở đây là một doanh nghiệp Nhà nước rất chú
trọng quan tâm tới yếu tố tiết kiệm chi phí nhằm tối
đa hóa lợi nhuận và đây chính là một trong các cơ
hội vàng để kế toán quản trị được hình thành
15 năm trước đây, hệ thống kế toán của Công
ty Digital XXI cũng được thiết kế thỏa mãn đồng thời 3 yếu tố: Kế toán thuế, kế toán tài chính và
kế toán quản trị nhằm tận dụng nguồn nhân lực làm kế toán, tận dụng hệ thống công nghệ thông tin dùng chung cho cả ba lĩnh vực kế toán nói trên Nhờ vào yêu cầu đặc biệt của nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp và tầm nhìn rất xa của Kế toán trưởng đã tạo điều kiện cho một nghề mới được hình thành, đó là nghề Kế toán quản trị
Nhóm nhân viên kế toán, kiểm toán nội bộ đã được phân công nghiên cứu lý thuyết, tìm hiểu thực tế trong và ngoài nước để tìm cách làm, yêu cầu duy nhất là chỉ ra được các hoạt động tạo giá trị, ít tạo giá trị và không tạo giá trị để cung cấp thông tin cho nhà quản trị cấp cao
Là một doanh nghiệp Nhà nước ngành nghề chính là kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông, địa bàn hoạt động rộng và sâu, cung cấp dịch vụ tới từng tổ chức, từng cá nhân, quản lý tập khách hàng phong phú Đặc điểm ngành nghề đòi hỏi công tác đầu tư thì tập trung và công tác kinh doanh lại phân tán, để thiết kế được bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm ngành nghề, đảm bảo được tính thống nhất, tuân thủ và chấp hành pháp luật là một việc cần xem xét cẩn trọng Bên cạnh đó, bộ máy kế toán còn cần đáp ứng các yêu cầu quản trị chi phí, tối ưu chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp Hiện tại, bộ máy kế toán được thiết kế theo hướng tập trung, tinh gọn và tiến tới thuê ngoài các các công tác kế toán giản đơn
Mô hình quản trị tài chính trong doanh nghiệp được tổ chức theo thông lệ tốt của thế giới, đảm nhiệm 03 chức năng:
(1) Tài trợ và ngân quỹ (Financing and treasury); (2) Báo cáo tài chính (Financial reporting);
(3) Kiểm soát và quản lý hiệu quả (Control and performance management)1
1 Damodaran, Applied Corporate Finance
Trang 7Mô hình tổ chức công tác kế toán được tổ chức theo hướng lưỡng tính tập trung kết hợp với phân tán.
Trang 8Là doanh nghiệp bước vào giai đoạn “Trưởng
thành” trong vòng đời phát triển, mục tiêu chiến
lược sẽ là tăng hiệu quả hoạt động Ba chiến lược
để tăng hiệu quả hoạt động gồm: Tăng giá bán, Cải
thiện doanh thu hỗn hợp trong các gói sản phẩm,
Giảm chi phí thông qua tinh gọn quy trình sản xuất
kinh doanh Trong đó, hai chiến lược Cải thiện
doanh thu hỗn hợp và Giảm chi phí đặc biệt quan
trọng đối với doanh nghiệp đang chiếm thị phần
chi phối trong ngành
Trên thế giới, ngành viễn thông có hai xu hướng
chuyển dịch chiến lược trong điều kiện cạnh tranh
khốc liệt, một là bắt đầu hiện đại hóa hoạt động
vận hành và hai là tái định nghĩa định vị chiến
lược theo hướng tạo giá trị cho khách hàng trong
5 đến 10 năm tới Đối với xu hướng thứ nhất
phương thức để thực hiện chiến lược hiện đại hoá
vận hành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh và cắt giảm chi phí Trong báo cáo chiến
lược ngành viễn thông thế giới năm 2017 Hãng
PricewaterhouseCoopers - PwC đã khuyến nghị
ba nội dung, bao gồm: (1) Tinh giản hóa doanh
nghiệp, (2) Số hóa doanh nghiệp, (3) Nâng cấp
mạng lưới
Để hỗ trợ cho chiến lược Cải thiện doanh thu
hỗn hợp và Nâng hiệu quả hoạt động thông qua
cắt giảm chi phí, một hệ thống thông tin quản trị
phân tích và đánh giá lợi nhuận đa chiều cần được
thiết lập và theo đó công tác ghi nhận chi phí được
chuyển dịch từ ghi nhận theo thời gian phát sinh
nghiệp vụ sang cách quản trị thông tin chi phí theo
hoạt động và bản chất của chi phí
Theo đó, Công ty Digital XXI thực hiện xây
dựng một hệ thống thông tin tương ứng nhằm hỗ
trợ các chiến lược dịch chuyển Hệ thống tập hợp
doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo nhiều chiều,
bao gồm theo sản phẩm/ dịch vụ; theo khách hàng;
theo trung tâm/quận/huyện; theo trạm phát sóng;
và theo kênh bán Tập hợp doanh thu và chi phí chi
tiết theo 05 chiều nêu trên có thể hỗ trợ cho công
tác điều hành nhằm cải thiện doanh thu hỗn hợp
với việc xác định các gói sản phẩm, dịch vụ tối ưu,
chú trọng cải thiện hiệu quả của các bộ phận kinh
doanh còn yếu, đồng thời nhà điều hành nhìn thấy
lợi nhuận theo các góc nhìn khác nhau, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra các quyết định đầu tư, kinh doanh phù hợp hơn Hệ thống công nghệ thông tin cũng đồng thời hỗ trợ các thông tin chi tiết về chi phí nhằm phân tích và đưa ra các biện pháp cụ thể để tối ưu chi phí
3.2 Kinh nghiệm áp dụng Phương pháp ABC tại Công ty Digital XXI
Đứng trước yêu cầu mới về của công tác quản trị chi phí, doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp quản trị chi phí theo hoạt động (Activity-based costing - ABC) Khi áp dụng phương pháp ABC có
3 tác động chính:
(1) Mở rộng số lượng các nhóm chi phí tổng hợp lên chi phí chung Thay vì tập hợp tất cả các chi phí theo hướng hạch toán kế toán, phương pháp này cho phép nhìn đa chiều theo hoạt động bao gồm phân lớp dịch vụ, sản phẩm, kết quả kinh doanh theo từng đơn vị, hiệu quả theo các hoạt động tạo phí
(2) Tạo ra căn cứ mới cho phép gán chi phí chung theo hoạt động gây ra chi phí thay vì đơn thuần theo một số cơ sở phân bổ trước đây chỉ là doanh thu hoặc thuê bao
(3) Quản trị chi phí theo hoạt động làm thay đổi nguồn gốc của các chi phí gián tiếp hiện nay như khấu hao, nhân công, năng lượng, để phân bổ lại theo đúng hoạt động gây ra phí (Cost driver)
Ảnh hưởng khi doanh nghiệp đang hoạt động
áp dụng ABC
(1) Thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận về chi phí của doanh nghiệp đòi hỏi sự phối hợp trực tiếp từ các đơn vị trong doanh nghiệp Đây là một quá trình lâu dài và cần liên tục đào tạo để thay đổi tư duy quản trị chi phí gắn với các hoạt động sinh phí (2) Hoạch định chiến lược của doanh nghiệp cần song hành với hướng phân tích theo hoạt động nhằm đảm bảo tính thống nhất trong các quyết định điều hành
(3) Yêu cầu cải tiến các hệ thống công nghệ thông tin sẵn có của doanh nghiệp theo hướng đa chiều, cho phép cung cấp thông tin phục vụ công tác phân tích đa chiều
Trang 9Các cụm từ Deep inside; Cost and Effect và
Added Value luôn được lưu ý khi setup hệ thống
giúp trả lời lần lượt 4 câu hỏi về Kiểm soát chi phí;
Phân tích lợi nhuận đa chiều; Phân tích hiệu quả
hoạt động và Đánh giá hiệu quả bộ phận
Các bước triển khai
(1) Chuẩn hóa dịch vụ, sản phẩm – Product
information management PiM;
(2) Chuẩn hóa hoạt động chính, đây là việc khó
nhất – Main Activities;
(3) Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thỏa mãn điều kiện và phù hợp với doanh nghiệp - Cost Driver;
(4) Chuẩn hóa trung tâm trách nhiệm – Response Center;
(5) Làm sạch dữ liệu, các doanh nghiệp đang hoạt động thì phần lớn dữ liệu chỉ thỏa mãn yêu cầu của kế toán thuế và kế toán tài chính;
(6) Lựa chọn và bổ sung các thông tin phi tài chính vào hệ thống Công nghệ thông tin hiện thời
Xây dựng phương pháp quản trị và phân bổ
chi phí theo hoạt động (ABC)
(1) Xác định các hoạt động chính theo từng
kênh kinh doanh, quản lý, hỗ trợ;
(2) Lập từ điển các loại hoạt động trong doanh nghiệp;
(3) Tổng hợp chi phí (Cost mapping): Tổng hợp chi phí theo từng nguyên nhân phát sinh chi
Trang 10phí (cost driver) để tính giá trị phân bổ cho từng
nguyên nhân phát sinh chi phí được sử dụng làm
tiêu thức phân bổ;
(4) Tinh chỉnh mô hình (Model fine-tune): Xác
định hoạt động và tiêu thức phân bổ;
(5) Tập hợp chi phí thành bể chi phí (cost
pool) và phân bổ chi phí của từng hoạt động (cost
alocation) cho tiêu thức phân bổ vào các đối tượng
tập hợp chi phí (cost objects) bao gồm Dịch vụ, Bộ
phận;
(6) Thiết lập phương pháp lập dự toán theo hoạt
động và kiểm soát chi phí theo hoạt động;
(7) Thiết lập cơ chế báo cáo bộ phận (Segment
Report)
Hoạt động chính phụ thuộc vào đặc thù riêng
của từng doanh nghiệp và Công ty Digital XXI đã
tham khảo các hoạt động chính mà ngành viễn
thông trên thế giới đang áp dụng, nhưng khi lựa
chọn Cost driver thì công ty đã lưa chọn phù hợp
với các tiêu chuẩn sau:
■ Đo lường được (Measurable): Nhằm xác định
tỷ lệ phân bổ
■ Kiểm soát được (Controllable): Kiểm soát nguyên nhân sinh phí cho mục đích kiểm soát chi phí
■ Chấp nhận được (Acceptable): Được các bộ phận nhận chi phí phân bổ chấp nhận
■ Liên kết được (Linkable): Có mối quan hệ nguyên nhân - kết quả với chi phí phát sinh
■ Đơn giản (Simple): Nhằm đảm bảo hệ thống được thiết kế có tính khả thi
Thực tế triển khai Cost driver sẽ tạo nhiều ý kiến hội thảo nhất, cần thống kê càng nhiều càng tốt các Cost driver, sau đó ánh xạ theo 5 tiêu chuẩn (MCALS) nêu trên và tùy thực tế của doanh nghiệp
để có thứ tự ưu tiên trong việc lựa chọn số lượng và loại Cost driver
Bên cạnh lý thuyết phân loại chi phí trong kế toán quản trị như khái niệm định phí, biến phí; chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp , doanh nghiệp có thể sử dụng bổ sung phương pháp cắt đoạn chi phí
để có phục vụ các mục tiêu quản trị, điều hành và xây dựng ngân sách phù hợp, hiệu quả
3.3 Kỹ thuật bổ sung khi áp dụng phương pháp
ABC tại Công ty Digital XXI
Để quản trị chi phí theo hoạt động thực sự phát
huy hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng bổ sung
phương pháp xác suất thống kê để tìm ra giá trị
bất thường phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí; phương pháp phân tích tương quan để chỉ ra các hoạt động tạo giá trị, các hoạt động không tạo giá trị phục vụ công tác đánh giá tính hợp lý của ngân sách; K-mean để phân nhóm đối tượng quản trị; phương pháp hồi quy giúp so sánh chi phí giữa các