Nội dung tổ chức kế toán phần hành kế toán đơn vị 3.1 Hạch toán Vốn tiền Vốn tiền tài sản tồn trực tiếp hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt quỹ, tiền gửi ngân hàng tiền chuyển Công ty giầy Thăng Long Hoạt động tiêu thụ diễn thường xuyên chủ yếu với đối tác nước ngồi nên việc quản lý vốn hình thức tiền gửi ngân hàng chủ yếu, quy mô tiền gửi dạng ngoại tệ tương đối lớn Do đó, việc hạch tốn vốn tiền có tách biệt kế toán ngân hàng kế toán tiền mặt, kế toán tiền mặt thủ quỹ Điều giúp Công ty quản lý tốt vốn tiền 3.1.1 Hạch tốn tiền quỹ Công ty 3.1.1.1 Các chứng từ sử dụng : Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt, kế toán tiền mặt sử dụng chứng từ : -Hoá đơn bán hàng nhà cung cấp -Giấy đề nghị tạm ứng -Giấy đề nghị toán -Phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư -Bảng tổng hợp tiền lương -Phiếu chi Đối với nghiệp vụ thu tiền, kế toán sử dụng chứng từ : -Hoá đơn bán hàng ( liên 3) -Phiếu tốn tạm ứng -Phiếu thu Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền Người toán Giám đốc, kế toán trưởng Nghiệp vụ chi tiền Kế toán tiền mặt h toán kèm hoá đơn bán hàng giấy toán tạmDuyệt ứng, phiếu chi nhập kho, Lập lệnhphiếu nhập chi vật tư … Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Xuất quỹ Ghi sổ kế toán Giám đốc, kế toán trưởng Bảo quản lưu Ký duyệt phiếu chi Ví dụ : Căn vào giấy đề nghị toán anh Nguyễn Văn An ngày 27/3/2004, trưởng phịng kế hoạch vật tư, kế tốn trưởng ký duyệt, vào hoá đơn bán hàng số 033138 đại lý vải bò Hanosimex lệnh nhập vật tư ngày 02/03/2004 phiếu nhập kho ngày 26/03/2004 Kế toán tiền mặt lập phiếu chi ( số 0134, số theo mẫu 02 VT ) thành liên, liên lưu, liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, liên giao cho người nhận tiền CÔNG TY GIẦY THĂNG LONG Số 411-Nguyễn Tam Trinh PHIẾU CHI Ngày 27/2/2004 Họ tên người nhận tiền : Vũ Minh Dũng Địa : Phòng kế hoạch vật tư Lý chi : Thanh toán tiền hàng cho hoá đơn số 033138 Số tiền : 9.945.000 ( Chín triệu chín trăm bốn mươi lăm nghìn ) Kèm theo ; Hoá đơn số 033138 Lệnh nhập vật tư ngày 2/3/2004 Phiếu nhập kho số 416 ngày 26/3/2004 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Đã nhận đủ số tiền : 9.945.000 d Ngày 27/0/2004 Thủ quỹ Người nhận tiền Người toán mang phiếu chi tới thủ quỹ lĩnh tiền, thủ quỹ ký, ghi số tiền chuyển phiếu chi chứng từ liên quan cho kế toán tiền mặt định khoản ghi sổ Định kỳ, kế tốn tiền mặt trình phiếu chi cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt lưu phiếu chi Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu tiền : Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Nghiệp vụ thu tiền Hoá đơn bán hàng, phiếu toán tạm Lập phiếu ứng thu Kế toán tiền mặt Thu tiền Kế toán trưởng Bảo quản Lưu Ghi sổ Duyệt phiếu thu Ví dụ : Căn vào hố đơn số 2661 Cơng ty dệt 8/3, vào giầy đề nghị tạm ứng số 1721 ngày 10/03/2004 anh Lê Văn Hoàng lập giấy toán tiền tạm ứng ( mẫu 04-TT ) chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu thu , thu lại số tiền tạm ứng thừa Giấy toán tiền tạm ứng phải có ký duyệt kế tốn trưởng, người nộp lại tiền tạm ứng kế toán tiền mặt Phiếu thu lập theo mẫu 01-TT CÔNG TY GIẦY THĂNG LONG Số 411-Nguyễn Tam Trinh PHIẾU THU Ngày 21/3/2004 Họ tên người nộp tiền : Lê Văn Hoàng Địa : Lý nộp : Tiền tạm ứng thừa Số tiền : 2.750.000 ( Hai triệu bảy trăm năm mươi nghìn ) Kèm theo : Giấy đề nghị tạm ứng số 1720 Hoá đơn số 22661 Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Đã nhận đủ số tiền : 2.750.000 Ngày 21/3/2004 Thủ quỹ Phiếu thu lập liên chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền, ghi vào phiếu chi, ký xác nhận chuyển lại liên cho kế toán tiền mặt, liên lưu liên giao cho người nộp tiền Kế toán tiền mặt định khoản, ghi sổ Định kỳ, Kế toán trưởng ký duyệt bảo quản, lưu giữ chứng từ 3.1.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản hạch toán tiền mặt quỹ Các tài khoản sử dụng hạch toán tiền mặt TK 111 “Tiền mặt “được chi tiết thành tài khoản cấp TK 1111 “tiền Việt nam “ : Phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ, thừa thiếu tiền mặt VND quỹ tiền mặt bao gồm ngân phiếu TK 1112 “ Tiền mặt ngoại tệ “ : Phản ánh tình hình thu chi thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ quỹ tiền mặt quy đổi theo VND TK 1113 “ Vàng, bạc, đá quý “ : Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu, tồn quỹ tiền mặt Nội dung kết cấu Tài khoản 111 sau : Bên nợ : -Các khoản tiền mặt, ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc đá quý nhập quỹ -Số tiền thừa kiểm kê quỹ -Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng điều chỉnh tỷ giá Bên có : -Các khoản xuất quỹ tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc đá quý -Số tiền thiếu kiểm kê -Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm điều chỉnh tỷ giá Dư nợ : Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu vàng bạc đá quý tồn quỹ Sơ đồ hạch toán : TK 112 TK 241,627 641,642 TK 111 Rút TGNH quỹ tiền mặt Xuất tiền mặt mua vật tư, tài sản hàng hoá, dịch vụ TK 413 Chênh lệch tỷ giá TK 131,133 138,141 TK 334,338 TK 152,153,156 TK 331,333 311,341 Thu khách hàng, thuế VAT hoàn lại, thu tạm ứngXuất thu TMkhác trả lương, tiền thưởng, khoản khác cho công nhân Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Xuất TM trả nợ người bán, nộp thiếu nợ vay TK 331,311,341 Vay ngắn hạn, dài hạn Thu hồi tiền hàng trả thừa TK 413 Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ bất thường TK 411,511 711,635 Vốn nhận cấp phát, thu tiền bán hàng, tiền thu từ hoạt động tài 3.1.1.3 Hạch tốn chi tiết tổng hợp tiền mặt Để hạch toán chi tiết tiền mặt, kế tốn sử dụng sổ quỹ tiền mặt Cơng ty giầy Thăng Long, kế toán theo dõi ngoại tệ VND sổ Căn để ghi sổ chi tiết phiếu thu, phiếu chi tiền mặt Hàng ngày kế toán tập hợp phiếu thu, phiếu chi để lên sổ quỹ Cuối tháng, kế toán tính số tiền tồn quỹ, tính tốn chênh lệch tỷ giá đối chiếu Bảng kê số 1, NKCT số Để hạch toán tổng hợp tiền mặt, kế toán sử dụng Bảng kê số 1, NKCT số 1, Kế toán tổng hợp lên sổ báo cáo tài cần thiết Đầu tháng, kế tốn xác định số dư đầu tháng Bảng kê số dựa vào số dư cuối tháng trước Định kỳ ngày, kế toán tập hợp phiếu thu lên Bảng kê số phản ánh phát sinh Nợ TK 111 đối ứng với tài khoản liên quan dựa vào phát sinh Có NKCT số tính số dư TK 111 Cuối tháng, kế toán tiền mặt khoá Bảng kê số 1, khoá sổ quỹ tiền mặt, xác định tổng phát sinh Nợ TK111 đối ứng Có TK liên quan Để lên NKCT số định kỳ ngày, kế toán phải vào phiếu chi, chứng từ gốc Cuối tháng, kế toán khố NKXT số 1, xác định số dư bên Có TK111 đối ứng Nợ TK liên quan]NKCT số Bảng kê số nộp cho Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp đối chiếu với sổ chi tiết ( sổ quỹ tiền mặt ), đối chiếu với Bảng kê, NKCT liên quan nhằm xem xét tính hợp lý, trung thực lên sổ Tk 111 Trình tự hạch tốn tiền mặt thể qua mơ hình sau Chứng từ gốc tiền mặt Bảng kê số NKCT số Sổ TK 111 Báo cáo tài Sổ chi tiết TK 111 3.1.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng ( TGNH ) 3.1.2.1 Các chứng từ sử dụng Công ty sử dụng chứng từ sau : -Các chứng từ gốc toán : Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị toán, hoá đơn tiền điện, tiền điện thoại, Fax… -Các chứng từ ngân hàng : Phiếu uỷ nhiệm chi Phiếu uỷ nhiệm thu ( dung để tốn tiền điện thoại ) Thư tín dụng (L/C) Giấy báo nợ, giấy báo có Ngân hàng Séc Quy trình luân chuyển chứng từ Ngân hàng Người giao dịch Ngân hàng Giám đốc, Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Nghiệp vụ ngân hàng Đơn đặt hàng, lệnh rút tiền, hoá đơn, phiếu nhập kho,các chứng từ toán khác Giám đốc, Kế toán trưởng Duyệt Ngân hàng Giấy báo ngân hàng Ký duyệt Kế toán ngân hàng Mở L/C uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu Bảo quản Lưu Ghi sổ Với nghiệp vụ tốn tiền Việt nam, Cơng ty thường sử dụng Séc, Phiếu uỷ nhiệm chi, Phiếu uỷ nhiệm thu sử dụng toán với bưu điện.Phiếu uỷ nhiệm chi, Séc trước chuyển tới Ngân hàng hay người sử dụng để toán Kế toán ngân hàng lập, sau chuyển cho Kế tốn trưởng Giám đốc ký Phiếu uỷ nhiệm chi lập thành liên; liên lưu, liên chuyển cho ngân hàng mà uỷ nhiệm tốn, liên gửi cho ngân hàng nhận tiền toán liên gửi cho khách hàng Các chứng từ lập dựa sở chứng từ gốc có đầy đủ Giám đốc Kế toán trưởng kýđuyệt đầy đủ UỶ NHIỆM CHI Số :0136 chuyển khoản-chuyển tiền, thư, điện Tên đơn vị trả tiền : Công ty giầy Thăng Long Lập ngày 16/3/2004 Phần ngân hàng ghi Số tài khoản L Tại ngân hàng : Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam-Hà Nội Tài khoản nợ Tên đơn vị nhận tiền : Công ty dệt 8/3 Số tài khoản : Tại ngân hàng : Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam-Hà Nội Tài khoản có Số tiền : Một trăm ba mươi triệu Nội dung toán : trả tiền hàng theo hoá đơn Số 02778 ngày 15/3/2004 Số tiền số Đơn vị trả tiền Kế toán Giám đốc Ngân hàng A Ghi sổ ngày Kế toán Kế toán trưởng Ngân hàng B Ghi sổ ngày Kế tốn Kế tốn trưởng Ở Cơng ty giầy Thăng Long , Uỷ nhiệm thu thường sử dụng, tốn với Bưu điện, Cơng ty nhận Uỷ nhiệm thu Bưu điện kèm với hóa đơn điện thoại Trong trường hợp này, có ký kết tay ba Cơng ty giầy Thăng Long , Bưu điện thành phố Hà Nội Ngân hàng Công thương khu vực II Hai Bà Trưng nên bưu điện gửi hoá đơn điện thoại tới ngân hàng, ngân hàng tự động toán cho bưu điện gửi uỷ nhiệm thu chứng từ gốc cho Công ty Khi nhận giấy báo Ngân hàng, Kế toán ngân hàng ghi sổ định kỳ gửi cho Kế toán trưởng UỶ NHIỆM THU Bưu điện Hà Nội Ngày 31tháng năm 2004 Kh ách h àng : C ông ty gi ầy Th ăng Long S ố t ài kho ản : 891M-00020 Ng ân h àng : Ng ân h àng C ông th ơng khu v ực II-Hai B T rưng-H N ội S ố t ài kho ản : 701I-01129 Ng ân h àng : S giao d ịch i-Ng ân h àng C ông th ơng th ành ph ố H N ội H ợp đ ồng s ố : 93BD ng ày 1/1/1993 S ố l ợng t ừng l o ại ch ứng t k èm theo : 03/2004 S ố ti ền chuy ển b ằng ch ữ : M ời m ột t tri ệu, m ột tr ăm t ám t n ngh ìn s áu tr ăm b ốn t ám đ ồng B ằng s ố : 11.184.648 S ố ng ày ch ậm tr ả : Ti ền ph ạt : T s ố ti ền chuy ển : 11.184.648 Đ ơn v ị b án Ng ân h àng b ên mua đ ã to án (Đ óng d ấu ) Ng ày 12/4/2004 K ế to án tr ởng (k ý t ên, đ óng d ấu ) Với nghiệp vụ toán ngoại tệ, nhận đơn đặt hàng đặt mua nguyên vật liệu, bạn hàng gửi L/C tới ngân hàng dao dịch Cơng ty mở L/C chuyển tới ngân hàng giao dịch khách hàng Sau hàng hoá ... Nam-Hà Nội Tài khoản có Số tiền : Một trăm ba mươi triệu Nội dung toán : trả tiền hàng theo hoá đơn Số 02778 ngày 15/3/2004 Số tiền số Đơn vị trả tiền Kế toán Giám đốc Ngân hàng A Ghi sổ ngày Kế toán. ..Người toán Giám đốc, kế toán trưởng Nghiệp vụ chi tiền Kế toán tiền mặt h toán kèm hoá đơn bán hàng giấy toán tạmDuyệt ứng, phiếu chi nhập kho, Lập lệnhphiếu nhập chi vật tư … Kế toán tiền... hạch toán TGNH Khi hạch toán VND, kế toán TGNH hạch toán sổ chi tiết tương tự với hạch toán tiền mặt Khi hạch toán ngoại tệ, đầu tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng phần