Bài viết trình bày một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng, xây dựng, theo dõi và quản lý chương trình công tác của các sở, ngành tại thành phố Đà Nẵng.
Trang 11 Đặt vấn đề
Sự lớn mạnh của truyền thông và mạng xã hội
hiện nay đang tạo ra một môi trường mở về thông tin
- nơi người dân có thể trực tiếp phản ánh những vấn
đề bức xúc diễn ra hàng ngày và yêu cầu các cơ quan
chức năng can thiệp hoặc xử lý kịp thời Với bất kỳ
một sự việc phát sinh hoặc một phản ánh nào từ phía
người dân, tất yếu đặt ra yêu cầu cho các cơ quan
quản lý nhà nước phải có những phản ứng nhanh,
hiệu quả hoặc chí ít cần có phản hồi cụ thể, đúng thời
hạn, nhằm thể hiện đầy đủ tinh thần, trách nhiệm và
thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ của cơ quan công
quyền Sự chuyển dịch từ một nền hành chính quản
lý thuần túy sang phục vụ, làm hài lòng người dân
đang đặt các cơ quan quản lý trước áp lực vừa phải
xử lý một khối lượng công việc ngày càng tăng, vừa
đảm bảo tự cân đối, sắp xếp nguồn lực để thực hiện
có hiệu quả chính sách tinh giản biên chế theo tinh
thần chỉ đạo của Bộ Chính trị và Chính phủ, phấn đấu
đến năm 2021 đạt tỷ lệ tinh giản “tối thiểu là 10% so với
biên chế công chức được giao năm 2015”.1
Đối với một đô thị luôn tìm tòi đổi mới như Đà Nẵng,
trong những năm qua, lãnh đạo thành phố đã tích cực
mở rộng các kênh thông tin, nguồn phản biện xã hội
để tiếp thu các góp ý của người dân, xem đây là điều
kiện tiên quyết để hoàn thiện những “lỗ hổng” trong
quản lý của hệ thống chính quyền Việc nâng cao vai
trò phản ánh từ phía người dân và tổ chức lại HĐND
quận, huyện, phường cần phải tăng cường công tác
giám sát của xã hội và đòi hỏi các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND các cấp, từ thành phố đến quận, huyện
và bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường, xã
phải năng động trong xử lý, phản hồi Bên cạnh đó,
MỘT SỐ KINH NGHIỆM NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG, THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ
CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
? Võ côNG cHáNH * - NGUYễN THị KIỀU aNH **
Ban Thường vụ Thành ủy đã ban hành Chỉ thị số 29-CT/TU ngày 06 tháng 11 năm 2013 nhằm nâng cao đạo đức công vụ theo tinh thần “5 xây” (trách nhiệm, chuyên nghiệp, trung thực, kỷ cương, gương mẫu) và
“3 chống” (quan liêu, tiêu cực, bệnh hình thức)
Nâng cao ý thức, tác phong, tinh thần làm việc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức là bước khởi đầu căn bản nhằm tạo dựng một hệ thống chính quyền hoạt động có hiệu quả, hiệu lực Tuy nhiên, để hệ thống đó được vận hành một cách thông suốt, đảm bảo công
Trang 2việc được xử lý nhanh chóng, kịp thời thì mỗi cơ quan,
đơn vị không chỉ quan tâm phát triển nguồn nhân lực
mà còn cần chú trọng tổ chức một hệ thống quản trị
công việc hiệu quả Cụ thể hơn, hệ thống này đảm bảo
khả năng kết nối cũng như phát huy tối đa năng lực
của tất cả các cá nhân trong một tổ chức nhằm thực
hiện tốt các nhiệm vụ được giao Trong đó, một hệ
thống quản trị công việc hiệu quả đòi hỏi phải khái
quát, tổng hợp đầy đủ các nội dung nhiệm vụ mà tổ
chức cần thực hiện, tính hợp lý trong phân công, phân
nhiệm cho mỗi cá nhân cũng như sự thường xuyên,
kịp thời của lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm tra, giám
sát tình hình xử lý của từng bộ phận chuyên môn Việc
vận hành hệ thống này không những giúp lãnh đạo cơ
quan hành chính nắm bắt, theo dõi công việc mà nhờ
thế còn kịp thời chỉ đạo tháo gỡ các khó khăn, vướng
mắc trong quá trình xử lý Điều này giúp hạn chế đến
mức tối đa tình trạng quên, sót việc, chậm trễ của các
phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc và là điều kiện tiên
quyết để giúp mỗi cơ quan hoàn thành tốt khối lượng
lớn các công việc được giao thường xuyên và đột xuất
Để nâng cao hơn nữa chất lượng xây dựng, theo dõi
và quản lý chương trình công tác, mỗi sở, ngành tùy
theo đặc thù lĩnh vực quản lý sẽ có những phương thức
thực hiện khác nhau Dưới đây là một số kinh nghiệm
được đúc kết từ thực tiễn quản lý của Sở Nội vụ thành
phố Đà Nẵng, được nêu cụ thể thông qua 03 phần
chính, bao gồm kinh nghiệm xây dựng chương trình
công tác, kinh nghiệm quản lý, điều hành công việc
và kinh nghiệm trong đánh giá chất lượng công việc
2 Một số kinh nghiệm nhằm nâng cao chất
lượng, xây dựng, theo dõi và quản lý chương trình
công tác của các sở, ngành tại thành phố Đà Nẵng
2.1 Kinh nghiệm xây dựng chương trình công tác
Cần thu thập, tổng hợp chương trình công tác từ
nhiều nguồn liên quan, đặc biệt là kết luận, chỉ đạo của Bộ
chủ quản, Thành ủy, HĐND, UBND thành phố Đà Nẵng
Định kỳ vào cuối tháng 11 và đầu tháng 12 hàng
năm, Văn phòng Sở Nội vụ sẽ tiến hành tổng hợp các
đầu mối công việc được giao để đưa vào Chương
trình công tác của năm tiếp theo Cơ sở để xây dựng
chương trình công tác căn cứ từ hai nguồn cơ bản
Nguồn thứ nhất là các nhiệm vụ được Bộ chủ quản
giao tại Hội nghị triển khai công tác ngành hàng năm,
các kết luận của lãnh đạo Bộ tại các chương trình hoạt
động lớn của ngành trong năm, các nghị quyết của
vụ Thành ủy; Nghị quyết tại các kỳ họp HĐND thành phố, Chương trình công tác, Chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và việc giao 3 nhiệm vụ trọng tâm của UBND thành phố hàng năm Nguồn thứ hai tổng hợp từ nội dung đăng ký của các phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc về các công việc phát sinh trong thực tiễn hoạt động của năm trước và cần được thực hiện trong năm tiếp theo Sau khi tổng hợp từ hai nguồn này, Văn phòng sẽ trình các Phó Giám đốc tham gia nội dung dự thảo, sau đó đưa ra tập thể lãnh đạo
Sở thông qua trước khi trình Giám đốc ký Nội dung
Kế hoạch công tác năm được phổ biến rộng rãi trong toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc
Sở tại Hội nghị tổng kết công tác năm và được đăng tải lên chuyên mục “Văn bản dùng chung” trên Hệ thống thông tin chính quyền điện tử để cán bộ công chức viên chức (CBCCVC) theo dõi, nắm công việc
Từ Kế hoạch công tác năm, Văn phòng sẽ tham mưu lãnh đạo Sở cụ thể hóa thành Kế hoạch công tác hàng tháng Căn cứ theo tình hình hoạt động của đơn vị vào mỗi tháng, Văn phòng cũng như các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở sẽ đề xuất bổ sung thêm các nhiệm vụ đột xuất được giao Đối với công việc cụ thể của mỗi tuần làm việc, vào sáng thứ sáu hàng tuần, các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo cho Văn phòng về kết quả thực hiện trong tuần
và dự kiến chương trình công tác trong tuần đến Văn phòng tổng hợp, cho ý kiến trước 15h00 chiều thứ sáu hàng tuần, gửi trước dự thảo nội dung họp cho lãnh đạo Sở và các thành viên dự họp
Cần tạo mối quan hệ tốt đối với các cơ quan, đơn vị liên quan
Trong công tác tổng hợp, quản trị công việc, Văn phòng Sở phải luôn tạo mối quan hệ tốt đối với Phòng Tổng hợp Văn phòng Thành ủy, Văn phòng UBND thành phố và các cơ quan, đơn vị liên quan nhằm kịp thời nắm bắt lịch công tác của lãnh đạo cũng như các chương trình công tác lớn, các nội dung chỉ đạo phát sinh từ thành phố, để từ đó kịp thời báo cáo lãnh đạo
Sở bổ sung, điều chỉnh nội dung Chương trình công tác hàng tuần của Sở… Việc phối hợp tốt với các cơ quan, đơn vị sẽ tạo tính thống nhất trong chỉ đạo, quản lý, điều hành, hạn chế tình trạng chồng chéo, thiếu thông tin trong xử lý công việc Đối với những
sự kiện liên quan đến Bộ chủ quản, Sở cần chủ động liên hệ với Văn phòng Bộ bố trí thời gian làm việc để kịp thời xin ý kiến lãnh đạo Bộ trong các công việc
Trang 32.2 Kinh nghiệm theo dõi, quản lý chương trình
công tác
Sắp xếp thời gian hội họp hợp lý để theo dõi và quản
lý chương trình công tác
Việc theo dõi và quản lý chương trình công tác
chủ yếu thông qua các cuộc họp giao ban định kỳ
hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, sáu tháng đầu năm
và tổng kết công tác năm Trong đó, tần suất hội họp,
thành phần dự họp được thống nhất và quy định cụ
thể tại Quy chế tổ chức và hoạt động của đơn vị, là
chế tài để Văn phòng cũng như các phòng chuyên
môn; đơn vị thuộc, trực thuộc căn cứ thực hiện
Trước mỗi cuộc họp, Văn phòng Sở có nhiệm vụ
tổng hợp nội dung họp và gửi trước cho các thành
viên dự họp Tại các cuộc họp giao ban sáng thứ hai
hàng tuần, Văn phòng sẽ báo cáo tình hình xử lý
công việc trong tuần, trong tháng hoặc trong quý, 6
tháng và dự kiến các công việc sẽ triển khai thực hiện
trong thời gian đến Nội dung bàn luận của cuộc họp
sẽ được lập biên bản và sau mỗi buổi họp, Chánh Văn
phòng thông báo Kết luận cuộc họp cho các phòng,
đơn vị thuộc, trực thuộc để triển khai thực hiện
Liên tục cải tiến việc lập lịch, theo dõi lịch công tác
Lịch họp được cập nhật và tổng hợp vào thứ sáu
hàng tuần, trên cơ sở giấy mời họp từ các ngành và
lịch đăng ký làm việc của các phòng, đơn vị thuộc,
trực thuộc Nhằm nâng cao chất lượng hội họp và
tiết kiệm thời gian làm việc, Văn phòng Sở cần phối
hợp tốt với các phòng liên quan để phân công phòng
hoặc cá nhân phụ trách chuẩn bị nội dung cũng như
đề xuất các điều kiện phụ trợ cho buổi họp như địa
điểm họp, việc bố trí xe cho lãnh đạo, chuẩn bị văn
phòng phẩm, hoa, máy chiếu Đối với các cuộc họp
có nhiều nội dung, Văn phòng cần liệt kê cụ thể tại lịch công tác và thời gian dự kiến cho mỗi nội dung họp để các thành viên dự họp chủ động bố trí thời gian làm việc phù hợp
Lịch họp, thành phần họp sẽ được thông qua vào mỗi sáng thứ hai, trước thời gian họp giao ban Việc duyệt lịch đầu tuần giúp giảm thiểu khả năng xảy ra chồng chéo trong bố trí, sắp xếp nhân sự tham gia các cuộc họp; đồng thời, có thể kết hợp nhiều nội dung làm việc trong cùng một cuộc họp để tiện thời gian làm việc cho các ngành, cũng như ưu tiên bố trí lịch làm việc đối với những công việc gấp, đòi hỏi phải xử
lý ngay Chuyên viên theo dõi lịch của Văn phòng có trách nhiệm phải kiểm tra lịch mỗi ngày hai lần, vào đầu giờ sáng và đầu giờ chiều, cũng như liên tục cập nhật các lịch phát sinh để báo cáo lại với lãnh đạo Sở
Bố trí nhân lực hợp lý để thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo và công tác chuyên môn
Bên cạnh công chức và lãnh đạo phụ trách công tác tổng hợp tại Văn phòng Sở, mỗi phòng, đơn vị thuộc, trực thuộc cần bố trí chuyên viên phụ trách công tác tổng hợp, chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi, rà soát, báo cáo tiến độ thực hiện công việc của phòng cho Văn phòng vào thứ sáu hàng tuần Nội dung báo cáo bao gồm tình hình thực hiện các công việc được giao, kèm theo tiến độ xử lý văn bản đến, danh sách văn bản đang trình UBND thành phố cũng như các kiến nghị, đề xuất cần xin ý kiến lãnh đạo tại cuộc họp giao ban Báo cáo phải được lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo đơn vị trực thuộc thông qua trước khi gửi về Văn phòng Đây là kênh thông tin quan trọng để lãnh đạo các phòng cũng như các Phó Giám đốc phụ trách phòng có thể theo dõi số
Trang 4cũng như tiến độ thực hiện của từng công việc Bên
cạnh các công việc được thực hiện theo cơ chế một
cửa với những quy định cụ thể về thời gian xử lý công
việc, Sở đã ban hành riêng quy định về danh mục thời
hạn xử lý đối với tất cả các công việc nội bộ Căn cứ
từ đó, chuyên viên tổng hợp của các phòng, đơn vị sẽ
theo dõi và gắn thời hạn xử lý cho từng công việc nội
bộ này, giúp các phòng có kế hoạch tốt hơn để xử lý
công việc theo thời hạn đề ra
Đồng thời, việc phân công cụ thể cho các cá nhân
trong từng phòng chuyên môn cũng đóng vai trò
quan trọng nhằm đảm bảo tính xuyên suốt, khoa
học trong xử lý công việc, tránh chồng chéo giữa
các phòng, đơn vị cũng như giữa các cá nhân thuộc
cùng một phòng, ban Bố trí hài hòa nhân lực giữa
các phòng và có các phương án kiêm nhiệm, trưng
tập khi đơn vị có thiếu hụt về nhân sự hoặc tập trung
thực hiện các nhiệm vụ đột xuất cũng là những giải
pháp nhằm đảm bảo nguồn lực để thực hiện công
việc được giao
2.3 Kinh nghiệm đánh giá chất lượng công việc
Xây dựng hệ thống thống kê số liệu chung của ngành
Cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản đến, theo dõi quy trình xử lý
nội bộ, việc xây dựng một hệ thống thống kê số liệu
của ngành để phục vụ cho công tác tổng hợp, báo
cáo, đánh giá chất lượng và khối lượng của các công
việc được giao là rất cần thiết Hệ thống số liệu dùng
chung này được thiết kế theo từng lĩnh vực thuộc
ngành và các tiêu chí số liệu được đặt ra dựa trên các
mảng công việc chính đang được thực hiện tại từng
phòng chuyên môn Công chức phụ trách mảng lĩnh
vực nào thì chịu trách nhiệm cập nhật số liệu đó vào
hệ thống vào mỗi thứ sáu hàng tuần Việc khai thác
số liệu từ hệ thống số giúp lượng hóa các công việc
đã thực hiện hàng tuần, hàng tháng, qua đó đánh giá
được áp lực công việc của mỗi phòng, ban trực thuộc,
đánh giá tình hình xử lý công việc và từ đó có những
giải pháp nhằm điều phối, bố trí nhân lực thực hiện
cho phù hợp Bảng số liệu được thống kê đầy đủ vào
cuối mỗi năm và là cơ sở để đánh giá tình hình thực
hiện Chương trình công tác năm
Bố trí lãnh đạo phụ trách từng mảng công việc
phù hợp
Có thể nói điều kiện quan trọng nhất quyết định
kết quả thực hiện công việc bắt nguồn từ chính
quyết tâm cao của tập thể lãnh đạo Trong đó, việc
phân công, bố trí lãnh đạo theo dõi, phụ trách các mảng công việc một cách hài hòa, hợp lý sẽ giúp hệ thống quản trị công việc của mỗi cơ quan được vận hành thông suốt và thuận lợi Mỗi lãnh đạo phụ trách phòng, đơn vị ngoài nhiệm vụ giúp Giám đốc quản
lý, điều hành công việc còn đóng vai trò quan trọng trong đánh giá chất lượng hoạt động của công việc,
từ đó, tạo dựng được một hệ thống đánh giá sát thực, đầy đủ thông tin
Tổng hợp góp ý từ phía người dân
Suy cho cùng, mọi hoạt động hành chính đều cùng một điểm đến là nâng cao chất lượng quản
lý xã hội và mang lại sự hài lòng cho người dân Do vậy, ý kiến phản hồi từ phía người dân đối với bất kỳ một công việc chậm trễ hay xử lý sai quy trình, chưa đúng thẩm quyền… cũng đều cần được cẩn trọng lắng nghe, tiếp thu và hoàn chỉnh Có như vậy thì tất
cả những nỗ lực hiện nay nhằm xây dựng một chính quyền phục vụ mới thực sự đạt đến đúng “địa chỉ”, mới thực chất
Từ những kinh nghiệm nêu trên, có thể thấy để xây dựng, quản trị chương trình công tác thành công cần quyết tâm cao của thủ trưởng các cơ quan hành chính trong lãnh đạo, quản lý và điều hành nhằm tập trung bám sát công việc và chỉ đạo hoàn thành rốt ráo theo tiến độ và chất lượng được giao Tạo dựng được một hệ thống quản trị công việc hiệu quả là tiền
đề để tạo nên tính thông suốt cho mọi hoạt động của
cơ quan hành chính các cấp đồng thời cũng cho thấy quyết tâm cải cách hành chính của mỗi cơ quan, đơn
vị trong việc tích cực ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến quy trình xử lý công việc, trong cách thức tổ chức hội họp hợp lý, trong bố trí, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả và giảm thiểu các công việc mang tính hình thức, các thủ tục trùng thừa, không cần thiết nhằm rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao chất lượng phục vụ
V.c.c - N.T.K.a.
cHÚ THÍcH
tháng 4 năm 2015 về việc tinh giảm biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; và Nghị định số 108/2014/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20 tháng 11 năm