Bài giảng Tin học văn phòng: Chương 1 - Hoàng Thanh Hòa (p2 CĐ Kinh tế đối ngoại)

Bài giảng Tin học văn phòng - Chương 1: Excel nâng cao cung cấp cho người học các kiến thức: Tạo lập công thức, địa chỉ tương đối, tuyệt đối, khái niệm hàm và cách sử dụng, các nhóm hàm thông dụng trong Excel, định dạng bảng tính. Mời các bạn cùng tham khảo.

Giáo viên: Hoàng Thanh Hòa

• Tạo công thức số học cơ bản

➢ Gõ dấu “=” trước công thức, ví dụ: =E1+F1

➢ Nhấn Enter để kết thúc

➢ Nội dung công thức được hiển thị trên thanh

Formula bar

➢ Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của

các phép toán trong công thức

^

&

Phép chia Phép lũy thừa Phép nối chuỗi

• Các phép toán so sánh

• Mức ưu tiên của các phép toán:

➢ Phép toán trong ngoặc thực hiện trước

➢ Phép toán có độ ưu tiên cao thực hiện trước

• Nhận biết và sửa lỗi

➢ ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,

➢ #VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của

công thức

➢ #DIV/0!: chia cho giá trị 0

➢ #NAME?: không xác định được ký tự trong công

thức

➢ #N/A: không có dữ liệu để tính toán

• Địa chỉ tương đối

➢ Là địa chỉ có dạng <cột dòng>, VD: A2, B3

➢ Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tại vùng

đích thay đổi tịnh tiến theo

• Địa chỉ tuyệt đối

➢ Là địa chỉ dạng <$cột $dòng>, VD: $A$2, $B$3…

➢ Khi sao chép đến vùng đich vẫn giữ nguyên địa chỉ ban đầu

• Địa chỉ hỗn hợp

➢ Là địa chỉ có dạng <$cột dòng> hoặc <cột $dòng>, VD: $A2, B$3…

➢ Khi sao chép đến vùng đích thì chỉ có thành phần không có dấu “$” thay đổi

➢ Nhấn phím F4 để thay đổi từ địa chỉ tương đối -> tuyệt đối -> hỗn hợp

• Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ thay đổi trong thao tác

copy công thức

• Địa chỉ tuyệt đối: Là địa chỉ không bị thay đổi khi

copy công thức

$<Tên cột><Chỉ số dòng>: Giữ cố định thành phần

cột khi copy công thức

<Tên cột>$<Chỉ số dòng>: Giữ cố định dòng khi copy

công thức

➢ Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép

➢ Đặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ô

➢ Biểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu

đên nét đơn “+”

➢ Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng

hoặc theo cột đến các ô cần sao chép

• Khái niệm:

➢ Hàm (function) là tên của một thao tác đã được

định nghĩa sẵn trong Excel

➢ Tên hàm luôn đi kèm với một cặp dấu ngoặc đơn

➢ Hàm có thể có một đối số (argument), nhiều đối số hoặc không có đối số, ví dụ:

– INT(12.5)

– SUM(2,5,10)

– NOW()

• Nhập công thức vào ô:

➢ Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng

=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)

➢ Cách 2:

o Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức

o Trên thanh thực đơn chọn Formulas →….

o Chọn loại hàm cần thiết

o Nhấn nút OK

o Nhập các đối số cần thiết

• Nhập công thức vào ô:

➢ Các đối số thường cách nhau bởi dấu “,” hoặc “;”

tùy theo thiết lập hệ thống của máy tính

➢ Nếu đối số là một vùng địa chỉ thì cần ghi theo

dạng: địa chỉ ô góc trái phía trên:địa chỉ ô góc phải phía dưới

➢ Khi sử dụng dấu () thì mở bao nhiêu dấu “(“ thì

phải có bấy nhiêu dấu “)”

1 Hàm giá trị tuyệt đối:

• Cú pháp: =ABS(number)

• Hàm trả về giá trị tuyệt đối của đối số

• Number: là số cần trả về giá trị tuyệt đối

2 Hàm tính tổng

• Cú pháp: =SUM (number 1, number 2,…)

• Hàm trả về giá trị tổng của các đối số

• Number: là các hằng hoặc địa chỉ tham chiếu ô,

miền

• VD:

Tổng lương ở ô E10 được tính theo công thức:

=SUM(E4:E9) → 23

6 Hàm tính tích các số

• Cú pháp: =PRODUCT(number 1; number 2;….)

• Hàm trả về tích của các đối số

• VD:

10 Hàm tính giá trị trung bình

➢ Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2…)

➢ Hàm trả về giá trị trung bình cộng của các đối số

➢ Number: là các hằng, địa chỉ tham chiếu đến ô,

miền

➢ VD:

=AVERAGE(4,10,7) → 7

=AVERAGE(E4:E9) →

11 Hàm tính số phần tử kiểu số

➢ Cú pháp: =COUNT(value1,value 2…)

➢ Hàm trả về số lượng ô có chứa các phần tử kiểu số

➢ Value: có thể chứa hay tham chiếu đến nhiều kiểu

dữ liệu khác nhau, nhưng chỉ có những đối số mới được đếm

➢ VD:

12 Hàm tính số ô có chứa giá trị

➢ Cú pháp: =COUNTA(value1,value 2…)

➢ Hàm trả về số lượng ô có chứa dữ liệu

➢ Value: có thể chứa hay tham chiếu đến nhiều kiểu

dữ liệu khác nhau, nhưng chỉ có những đối số mới được đếm

➢ VD:

13 Hàm tìm giá trị lớn nhất

➢ Cú pháp: =MAX(number 1, number 2…)

➢ Hàm trả về giá trị lớn nhất trong các đối số

➢ Number:có thể là hằng hoặc địa chỉ tham chiếu ô,

miền

➢ VD:

MAX(9,23,11) → 23

MAX(F5:F14) → 10

14 Hàm tìm giá trị nhỏ nhất

➢ Cú pháp: =MIN(number 1, number 2…)

➢ Hàm trả về giá trị nhỏ nhất trong các đối số

➢ Number: Có thể là hằng hay địa chỉ tham chiếu ô,

miền

➢ VD:

=MIN(9,23,11) → 9

=MIN(F5:F14) → 4.5

15 Hàm xếp hạng

➢ Cú pháp: =RANK(number, ref, order)

➢ Hàm trả về thứ hạng của phần tử trong danh sách

➢ Trong đó:

+ number: là giá trị cần xếp hạng (VD: điểm 1 hs)

+ ref: bảng chứa các giá trị (VD: bảng điểm), có thể là mảng,

tham chiếu hoặc danh sách các số

+ order: Là 1 giá trị (0 or 1) cho biết cách thức sắp xếp:

- Nếu order =0 thì số lớn có thứ hạng nhỏ

➢ VD hàm RANK:

Dựa vào cột tổng điểm, xếp hạng các thí sinh

Công thức tại ô E2:

16 Hàm chuyển đổi số đo góc sang radian:

• Cú pháp: =RADIANS(angle)

• Hàm trả về số đo radian của một góc

• Với: angle là số đo của góc tính theo độ

• VD:

➢ =RADIANS(270) → 4.71239 (3𝜋/2)

➢ =RADIANS(180) → 3.14159 (𝜋)

➢ =RADIANS(90) → 1.570796 (𝜋/2)

17 Hàm chuyển đổi số đo góc từ radian sang độ:

18 Hàm tính Sin của một số:

• Cú pháp: =SIN(number)

• Hàm trả về giá trị sine của một số

• Number: là số đo góc tính theo radian

• VD:

=SIN(4.71239) → -1 ( Sine của góc 270°)

=SIN(1.570796) → 1 ( Sine của góc 90°)

19 Hàm tính Cosin của một số:

• Cú pháp: =COS(number)

• Hàm trả về giá trị Cosin của một số

• Number: là số đo góc tính theo radian

• VD:

=COS(3,14159) → -1 ( Cosin của góc 180°)

=COS(0) → 1 ( Cosin của góc 0°)

20 Hàm tính Tang của một số:

• Cú pháp: =TAN(number)

• Hàm trả về giá trị Cosin của một số

• Number: là số đo góc tính theo radian

• VD:

=TAN(0.785398) → 1 ( Tang của góc 45°)

=TAN(0.523598) → 0.577350 → 2 /2 ( Tang của

góc 30°)

21 Hàm tính radian của một góc từ giá trị Sine:

22 Hàm tính radian của một góc từ giá trị Cosin:

23 Hàm tính radian của một góc từ giá trị Tang:

1 Hàm đếm ký tự

• Cú pháp: =LEN(text)

• Hàm trả về số ký tự trong một chuỗi văn bản

• Text: chuỗi văn bản cần đếm số ký tự

• VD:

=LEN(“Việt Nam”) →8

=LEN(A2) →8 (ô A2 chứa chuỗi “Việt Nam”)

4 Hàm MID

• Cú pháp: =MID(text,start-num,[num-chars])

• Hàm trích xuất chuỗi con từ 1 chuỗi

• Với:

➢ Text: chuỗi văn bản cần trích xuất ký tự

➢ Start: vị trí bắt đầu trích xuất từ bên trái

➢ Num-chars: số ký tự cần trích ra

• VD:

=MID(“Việt Nam vô địch”,6,3) → Nam

=MID(A2,7,5) → am vô (ô A2 chứa chuỗi “Việt Nam vô

5 Hàm FIND

• Cú pháp: =FIND(find-text,within-text,[start-num])

• Hàm trả về vị trí của 1 chuỗi con trong chuỗi văn bản

• Với:

➢ Find-text: chuỗi con cần tìm vị trí

➢ Within-text: chuỗi văn bản chứa chuỗi con cần tìm

➢ Start-num: vị trí bắt đầu tìm

• VD:

=FIND(“Nam”,“Việt Nam vô địch”,1) → 6

=FIND(“vô địch”,A2,1) → 10 (ô A2 chứa chuỗi “Việt Nam

6 Hàm TRIM

• Cú pháp: =TRIM(text)

• Hàm xóa những khoảng trắng vô ích trong văn bản

• Text: chuỗi văn bản

• VD:

=TRIM(“ Việt Nam”) → Việt Nam

=TRIM(A2) → Việt Nam

7 Hàm LOWER

• Cú pháp: =LOWER(text)

• Hàm chuyển text thành chữ in thường

• Text: chuỗi văn bản

• VD:

=LOWER(“Học Hành”) → học hành

8 Hàm UPPER

• Cú pháp: =UPPER(text)

• Hàm chuyển text thành chữ in hoa

• Text: chuỗi văn bản

• VD:

=UPPER(“Học Hành”) → HỌC HÀNH

10.Hàm SUBSTITUTE

• Cú pháp: SUBSTITUTE(text, old_text, new_text

[,instance_num])

• Hàm thay thế một chuỗi bằng chuỗi khác

➢ text: chuỗi văn bản gốc, cần được xử lý

➢ old_text: chuỗi văn bản cần được thay thế

➢ new_text: chuỗi văn bản sẽ thay thế vào

➢ instance_num: số lần thay thế old_text bằng

Hàm SUBSTITUTE

• Ví dụ: đế thay số 2007 bằng 2008 trong câu

Expense Budget for 2007

• Dùng công thức như sau:

=SUBSTITUTE("Expense Budget for 2007", "2007",

"2008") → Expense Budget for 2008

➢ old_text: chuỗi văn bản cần được xử lý

➢ start_num: vị trí bắt đầu chuỗi cần thay thế, tính từ bên

trái sang

➢ num_chars: số ký tự của chuỗi cần được thay thế

13.Hàm CONCATENATE

• Cú pháp: CONCATENATE(text 1, text 2,….)

• Nối nhiều chuỗi lại với nhau

• Những quy định khi nhập dữ liệu ngày tháng:

➢ Giá trị năm có giá trị từ 1900 đến 9999

➢ Nếu nhập số năm với 2 con số thì:

o Nếu <30 thì cộng vào 2000

o Nếu >= 30 và <100 thì cộng vào 1900

➢ Nhập không đúng sẽ chuyển thành dạng text

➢ Tùy theo định dạng hệ thống mà ngày tháng nhập

vào có các dạng hiển thị khác nhau

• Những quy định khi nhập dữ liệu ngày tháng:

➢ 24h ngày 31/12/1899 được chọn làm mốc tính

toán các giá trị ngày giờ

➢ Tất cả giá trị ngày giờ đều được quy đổi thành 1 giá trị số để tính toán

➢ Giá trị số là số ngày cách mốc quy ước 31/12/1899

➢ VD: 06/12/1999 quy ra 36500 ngày

28/05/2005 quy ra 38500 ngày

2 Hàm NOW

• Cú pháp: =NOW()

• Hàm trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành

• Tùy theo kiểu định dạng mà kết quả thể hiện khác

nhau

• VD:

=NOW() → 09/16/14 với định dạng mm/dd/yy

=NOW() → 16/09/2014 với định dạng dd/mm/yyyy

3 Hàm DAY

• Cú pháp: =DAY(serial-number)

• Hàm trả về giá trị ngày trong biểu thức ngày tháng

• Serial-number: là biểu thức ngày tháng

• VD:

=DAY(“01/02/2008”) → 1

=DAY(A2) → 31 (ô A2 chứa biểu thức 31/01)

=DAY(39000) → 10

4 Hàm MONTH

• Cú pháp: =MONTH(serial-number)

• Hàm trả về giá trị tháng trong biểu thức ngày tháng

• Serial-number: là biểu thức ngày tháng

• VD:

=MONTH(“01/02/2008”) → 2

=MONTH(A2) → 1 (ô A2 chứa biểu thức 31/01)

=MONTH(39000) → 10

5 Hàm YEAR

• Cú pháp: =YEAR(serial-number)

• Hàm trả về giá trị năm trong biểu thức ngày tháng

• Serial-number: là biểu thức ngày tháng

• VD:

=YEAR(“01/02/2008”) → 2008

=YEAR(A2) → 2014 (ô A2 chứa biểu thức 31/01)

=YEAR(39000) → 2006

10 Hàm DATEDIF

• Cú pháp: =DATEDIF(firstdate,enddate,option)

• Hàm trả về một giá trị, là số ngày, số tháng hay số năm

giữa hai khoảng thời gian theo tùy chọn.

10 Hàm DATEDIF

+ "d": Hàm sẽ trả về số ngày giữa hai khoảng thời gian.

+ "m": Hàm sẽ trả về số tháng (chỉ lần phần nguyên) giữa

hai khoảng thời gian.

+ "y": Hàm sẽ trả về số năm (chỉ lần phần nguyên) giữa

hai khoảng thời gian.

+ "yd": Hàm sẽ trả về số ngày lẻ của năm (số ngày chưa

tròn năm) giữa hai khoảng thời gian.

+ "ym": Hàm sẽ trả về số tháng lẻ của năm (số tháng chưa

tròn năm) giữa hai khoảng thời gian.

+ "md": Hàm sẽ trả về số ngày lẻ của tháng (số ngày chưa

- Serial_number : là một biểu thức thời gian,

Serial_number có thể là Number hay Value_date

- return_type : là tùy chọn để xác định kiểu giá trị sẽ

11.Hàm WEEKDAY

- return_type :

+ 1 hoặc để trống : Ngày chủ nhật được xem là 1,

Ngày thứ bảy là 7

+ 2 : Ngày thứ hai được xem là 1, Ngày chủ nhật là 7.

+ 3 : Ngày thứ hai được xem là 0, Ngày chủ nhật là 6.

1 Hàm AND

• Cú pháp: =AND(logical 1, logical 2…)

• Hàm trả về kết quả đúng (TRUE) nếu tất cả các đối

• Hàm trả về kết quả là value_if_false nếu logical_test

có giá tri FALSE

• VD:

Công thứ ô C2 là:

• Hàm IF có thể được viết lồng vào nhau khi có nhiều kết quả trong phép tính

• Công thức tại ô E5:

1 Hàm dò tìm theo cột

• Cú pháp:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_l ookup)

• Hàm trả về giá trị của ô nằm trên cột nào đó thỏa mãn

1 Hàm dò tìm theo cột

• Option_lookup:

➢ Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1

➢ Nếu để giá trị 0: dò tìm chính xác, lấy giá trị đầu tiên

tìm được, nếu không tìm thấy trả về #N/A

➢ Nếu để giá trị 1: kiểu dò tìm tương đối, nếu không

tìm thấy trả về giá trị nhỏ hơn gần nhất với giá trị cần

1 Hàm dò tìm theo cột

• Ví dụ:

➢ Tìm điểm LT của sinh viên Cúc:

=Vlookup(“Cúc”,A1:C5,2,0)

2 Hàm dò tìm theo hàng

• Cú pháp:

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,optio n_lookup)

• Hàm trả về giá trị của ô nằm trên HÀNG nào đó thỏa mãn điều kiện dò tìm

• Với:

➢ lookup_value: giá trị dò tìm

➢ Table_array: là bảng chứa giá trị cần để dò tìm

2 Hàm dò tìm theo hàng

• Ví dụ:

➢ Tìm điểm LT của sinh viên Cúc:

=Hlookup(“Điểm LT”,A1:C5,4,0)

4 Hàm INDEX

• Cú pháp: =INDEX(array,row_num,col_num)

• Hàm trả về giá trị trong một bảng (mảng)

• Với:

➢ Array: là một dãy ô hay một hằng mảng.

➢ Row_num: là số chỉ dòng của giá trị trong mảng cần

trả về

➢ Col_num: là số chỉ cột của giá trị trong mảng cần trả

➢ Number: là số cần chuyển đổi sang dạng text

➢ Format-text: kiểu định dạng số hoạc ngày tháng năm

• Một số kiểu định dạng:

➢ Định dạng số: ###,000 ; #,##0.00…

➢ Range: dãy các ô có chứa điều kiện

➢ Criteria: điều kiện để tính tổng

➢ Sum-range: vùng chứa các ô cần tính tổng

➢ Range: dãy các ô có chứa điều kiện

➢ Criteria: điều kiện để tính giá trị trung bình

➢ Average-range: vùng chứa các ô cần tính giá trị trung

4 Hàm SUMIFS:

• Cú pháp:

= SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,

criteria_range2, criteria2, )

• Hàm trả về tổng các ô trong một vùng thỏa nhiều

điều kiện cho trước

• Với:

➢ Sum-range: Vùng chứa các ô cần tính tổng

➢ Criteria_range1: Vùng chứa điều kiện 1

5 Hàm COUNTIFS:

• Cú pháp:

= COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2, )

• Hàm đếm các ô trong vùng thỏa nhiều điều kiện cho

trước

• Với:

➢ Range 1: Vùng chứa điều kiện 1

➢ Criteria1: Điều kiện 1

6 Hàm AVERAGEIFS:

• Cú pháp:

= AVERAGEIFS(average_range, criteria_range1,

criteria1, criteria_range2, criteria2, )

• Hàm trả về giá trị trung bình của các ô thỏa mãn

nhiều điều kiện cho trước

• Với:

➢ Average_range : Vùng cần tính giá trị trung bình.

➢ Criteria_range 1: Vùng chứa điều kiện 1.

• Sau khi đánh dấu khối ô bảng tính cần định dạng, ta thực hiện lệnh [Menu] Home/Format/Format

Cells (hoặc tổ hợp phím Ctrl -1) để tạo định dạng

tổng thể Excel xuất hiện hộp hội thoại bao gồm các

thẻ định dạng riêng biệt:

• Định dạng số: Trong hộp Category chọn kiểu dữ

liệu cần trình bày và chọn tiếp các thông số tương

ứng với kiểu dữ liệu đã chọn:

➢ General: định dạng chung Với kiểu định dạng này,

dữ liệu kiểu ký tự gõ vào sẽ được canh hàng bên

trái và dữ liệu kiểu số sau khi gõ vào bảng tính sẽ

được canh hàng bên phải ô

➢ Number: dùng để định dạng các số thông thường Chọn tiếp các thông số sau:

• Định dạng số:

✓ Decimal places: khai báo số chữ số sau dấu

chấm thập phân

✓ Use 1000 Separators(,): click chọn khi muốn

dùng dấu phẩy để phân cách hàng nghìn

✓ Negative numbers: chọn cách định dạng số âm

➢ Currency: Chọn cách hiện ký hiệu tiền tệ

➢ Date: Chọn cách hiện giá trị ngày tháng

• Định dạng số:

➢ Percentage: Chọn cách hiện ký hiệu phần trăm

➢ Fraction: Chọn cách hiện giá trị phân số

➢ Scientific: Chọn cách hiện số dưới dạng khoa học

➢ Text: định dạng số theo kiểu ký tự

➢ Special: định dạng theo mã vùng và số điện thoại

➢ Custom: tuỳ biến theo khuôn dạng được gõ trong

hộp Type

• Excel cho phép ta hiển thị ngày tháng theo nhiều

kiểu định dạng khác nhau Ta có thể sử dụng những mẫu định dạng đã có sẵn hoặc có thể tự định nghĩa

những kiểu định dạng mới theo ý thích

➢ Sử dụng những mẫu định dạng có sẵn: Ở khung

Category chọn mục Date, và chọn kiểu hiển thị bên khung Type Excel thường hiển thị ngày tháng theo dạng tổng quát m/d/yy (tháng/ngày/năm)

➢ Sử dụng những định dạng tự định nghĩa: Nếu

không vừa ý với các dạng có sẵn, ta có thể tạo ra

một dạng hiển thị riêng bằng cách sau:

Chọn mục Start/Control Panel xuất hiện hộp thoại

Control Panel chọn vào biểu tượng xuất hiện hộp thoại sau:

• Chọn vào nút

Additional settings

xuất hiện hộp thoại

tiếp theo chọn vào tab

Date thì hộp thoại có

dạng sau:

• Trong khung Short date (định nghĩa kiểu thể hiện

kiểu ngày rút gọn)

dạng ngày đã được định nghĩa

nghĩa, ta có thể click chọn vào đây để chọn kiểu

định nghĩa mới hoặc có thể gõ trực tiếp vào khung này