Bài giảng: Quan hệ công chúng - Chương 5: Tổ chức sự kiện

Bài giảng: Quan hệ công chúng - Chương 5: Tổ chức sự kiện gồm các nội dung về tổng quan tổ chức sự kiện, nguyên tắc tổ chức sự kiện, xây dựng kế hoạch cho sự kiện, các loại hình của sự kiện, chiến lược tài trợ sự kiện,... Mời các bạn cùng tham khảo làm tư liệu học tập.

KHÁI NIỆM

 Tổ chức sự kiện( Events) là quá trình kết hợp

các hoạt động lao động với các tư liệu lao động

,thực hiện các dịch vụ trong một không gian và

thời gian cụ thể, đảm bảo toàn bộ các công việc

chuẩn bị và các hoạt động triển khai cuả một

sự kiện nào đó diễn ra đúng kế hoạch, nhằm

chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những

thông điệp truyền thông theo yêu cầu của

khách hàng mục tiêu

CÁC THÀNH TỐ TRONG MỘT SỰ KIỆN

Chủ sở hữu sự kiện: là người có nhu cầu tổ chức sự

kiện để truyền thông Họ có thể là các tổ chức, cá nhân,

doanh nghiệp hoặc các đoàn thể Họ là người đầu tư cho

sự kiện

Người tổ chức sự kiện: là những người thực hiện sự

kiện, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về sự thành công

của sự kiện đó

Đối tượng tham dự sự kiện: là khách mời theo yêu

cầu của chủ sự kiện.Đó là đối tượng nhận thông điệp

CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Event phải được đặt trong chiến lược marketing của công ty

Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu

Phải đặt mục tiêu rõ ràng cho sự kiện làm cơ sở cho việc xây

dựng chiến lược, chiến thuật và hoạt động đánh giá

Phải quảng bá cho sự kiện nhằm thu hút và xác định rõ hơn

khách hàng mục tiêu

Phải có kế hoạch thực hiện cụ thể, rõ ràng

Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất( Cả người tham gia và

người thực hiện)

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN

 Quản trị nhân sự

 Quản trị tài chính

 Kế hoạch tổ chức và triển khai thực hiện

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO SỰ KIỆN

Hai loại nhân sự : Full- time & Part- time

Phân bố nguồn nhân lực

Phân công nhiệm vụ và trách nhiêm cụ thể cho từng

loại nhân sự

Huấn luyện nhân viên

NHIỆM VỤ CỦA TỪNG LOẠI NHÂN SỰ

Quản lý dự án/Sự kiện; Trợ lý quản lý dự án

Trưởng bộ phận phụ trách nghệ thuật; quản lý khu trò chơi

Trưởng bộ phận phụ trách pháp lý

Trưởng bộ phận điện nước và bảo vệ

Trưởng bộ phận phụ trách về giao thông, an ninh

Trưởng bộ phận phụ trách thông tin liên lạc; quảng cáo

Trưởng bộ phận nhân sự

Quản lý khu vực VIP, thủ kho…

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN

Yêu cầu cơ bản:

Nhà tổ chức cần phải khẳng định rằng có đủ nguồn ngân sách

để tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện cần phải thu xếp sử dụng nguồn ngân sách

một cách hợp lý cho dù sự kiện lớn hay nhỏ, không để thiếu tiền

khi đang tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện cững cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm

tổ chức sự kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách

Việc chi tiêu ngân sách cần phải có kế hoạch chi tiết , đảm bảo

yêu cầu của từng công việc và tính hiệu quả

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN

Dự toán ngân sách:

Việc dự toán ngân sách phụ thuộc rất lớn vào mục đích tổ chức sự

kiện.Vì vậy, khi tổ chức sự kiện nhà tổ chức cần trả lời: Mục đích

của sự kiện là gì? Mục đích sẽ chi phối đến quy mô thiết kế và tổ

chức hoạt động của sự kiện

Cần phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ, khối

lượng công việc cần thiết cho tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức cần phân tích mối tương quan giữa ngân sách và

danh mục hàng hóa,dịch vụ để điều chỉnh cho phù hợp

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN

Phân bổ ngân sách:

Lập bảng chi phí: Liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt

động cùng ngân sách dự kiến kèm theo

Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: Sau khi lập bảng cần phân tích, rà

soát lại toàn bộ, tiến hành điều chỉnh nhằm đảm bảo tính hợp lý

giữa hạng mục các công việc và chi phí

Các sự kiện khác nhau về tính chất và quy mô nên bảng chi phí sẽ

khác nhau Khi làm kế hoạch thì lập bản dự toán còn khi triển

khai sẽ lập bảng chi phí cho từng công việc cụ thể

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

1- Giai đoạn chuẩn bị:

Phân tích chiến lược : Event phải phục vụ cho chiến lược kinh

doanh và marketing trong từng giai đoạn

Xác định mục tiêu Event :

- Tăng doanh số

- Tạo đồng minh chiến lược

- Xây dựng và củng cố thương hiệu

- Thu hút lực lượng truyền thông

Kỷ niệm ngày thành lập công ty

Sự kiện tổ chức vào các dịp lễ như: năm mới, ngày 8.3…

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Hoạch định ngân sách : Căn cứ vào

Tổng ngân sách chi cho marketing của công ty

Mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của sự kiện so với các hoạt

động marketing khác

Hiệu quả của Event trong tích hợp của cả chiến dịch PR và

truyền thông marketing

Phạm vi và quy mô của sự kiện

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Xác định đội ngũ hoạch định và triển khai Event

Giám đốc marketing

Giám đốc quan hệ công chúng

Giám đốc thương hiệu

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Xác định đối tượng tham dự Event:

Xác định cụ thể đối tượng tham dự

Xác định cụ thể số lượng và cơ cấu người tham dự cho từng sự

kiện

Xác định phương pháp thu hút người tham dự

ý tưởng thiết dàn dựng về hình ảnh và âm thanh

Những hoạt động sau sự kiện: báo chí viết bài, thu hình phát

sóng, làm đĩa CD phát hành…

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

2- Giai đoạn triển khai :

Những yếu tố quan trọng:

Sáng tạo : Dựa trên cơ sở của :chiến lược định vị và xây dựng

thương hiệu ; thực trạng về ngân sách về thời gian về địa điểm

Tổ chức thực hiện : Chính xác thời gian; Khớp nối các bộ phận

và công việc; Đảm bảo an toàn

Đối tượng tham dự : Đảm bảo đông đủ, đúng thành phần; có

phương án dự phòng

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN

KHAI SỰ KIỆN

Phân tuyến hoạch định:

Tuyến tĩnh vật: Địa điểm,sân khấu, âm thanh,ánh sáng

 Tuyến nhân vật : Khách hàng, truyền thông, công an, nhân viên,

tham gia biểu diễn

Lên kịch bản chi tiết :Thời gian Tiết mục Người phụ trách

Nội dung Điều kiện hỗ trợ sự cố và khắc phục

Tính toán chi phí : chi phí nhân công; chi phí trang thiết bị; chi

phí in ấn và trang trí; chi phí điện thoại và fax; chi phí giấy phép,

chi phí an ninh và truyền thông

CÁC LOẠI HÌNH EVENTS CHỦ YẾU

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Khái niệm về hội chợ :

• “ Ngành công nghiệp hội chợ triển lãm với mục tiêu cung

cấp các giá trị gia tăng (value added) cho nhà trưng bày

(exhibitor) và khách viếng thăm (visitors)

• “Mang người mua và người bán của một ngành công

nghiệp tới một địa điểm trong một thời gian nhất định”

Vincent Gerard – Giám đốc điều hành UFI

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Mục tiêu của hội chợ:

Hội chợ (hay triển lãm thương mại) là hoạt động xúc tiến

thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và

tại một địa điểm nhất định để công ty trưng bày, giới thiệu

hàng hóa dịch vụ nhằm quảng cáo và tìm kiếm cơ hội giao

kết hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ Hội chợ cũng là cơ

hội tốt để trao đổi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ , xúc

tiến đầu tư, hợp tác kinh tế giữa các doanh nghiệp, các địa

phương và các quốc gia.

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Tổ chức hội chợ : Là các hoạt động điều phối nhằm

mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của khách hàng tham

quan triển lãm ( visitor) và khách hàng tham dự triển

lãm (exhibitor)

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Người tổ chức hội chợ :

Do thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ - triển lãm

thương mại thực hiện

Do một tổ chức, cơ quan, hiệp hội nào đó đứng ra tổ chức

Thông thường, các cơ quan này là cơ quan xúc tiến thương

mại của quốc gia hay địa phương, dùng ngân sách hay quỹ để

hỗ trợ, tại Việt Nam là VIETRADE (Cục Xúc tiến thương mại

thuộc Bộ Công Thương), tại Nhật Bản là JETRO, tại

Australia là AUSTRADE

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Chủ thể tham gia trưng bày hàng hóa: Là các doanh nghiệp &

thương nhân với mục tiêu tìm đối tác; Do đó đối tượng khách

hàng mà thương nhân hướng tới chủ yếu cũng là bạn hàng.

Các loại hội chợ: Hội chợ đa ngành và Hội chợ chuyên ngành

Cách tổ chức hội chợ : Nhà tổ chức (organizer) đứng ra mời,

kêu gọi, tập hợp các đơn vị tham gia hội chợ; sau đó sắp xếp họ

vào các vị trí gian hàng tại địa điểm của mình và phải trả chi phí

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Các dịch vụ tại hội chợ :

Dịch vụ cung cấp mặt bằng, gian hàng

Dịch vụ cung cấp điện nước

Dịch vụ kho, bãi và vận chuyển hàng hóa

Dịch vụ cung cấp thông tin; Dịch vụ quảng cáo, hải quan

Dịch vụ cung cấp các trang thiết bị trưng bày

Dịch vụ tổ chức các sự kiện, phiên dịch

Dịch vụ hội thảo theo chủ đề

Dịch vụ ăn uống, thăm quan cho khách…

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Mời khách tham quan hội chợ :

• Xỏc định khỏch hàng mục tiờu phự hợp với mục đớch Fair

• Dựng cỏc biện phỏp truyền thụng để tiếp cận đỳng khỏch hàng

thăm quan triển lóm

• Giới thiệu mục đớch và lợi ớch mà hội chợ sẽ mang lại

• Giới thiệu các dịch vụ bổ sung cho người tham dự: tham quan,

tham dự hội thảo, thông tin trò chơi,khuyến mãi

• Thông tin liên quan đến việc tiếp cận hội chợ: máy bay, khách

HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)

Quyết định tham gia hội chợ?:

• Tầm quan trọng của hội chợ đối với thị trường và đối với công ty?

• Đối tượng khách tham quan (KH hiện tại và tiềm năng;các nhà phân phối;

giới truyền thông; đối thủ cạnh tranh…)

• Tầm quan trọng của hội chợ với ngành kinh doanh tương ứng

• Sản phẩm trưng bày của công ty có thu hút được sự chú ý?

• Hiệu quả so với sử dụng các công cụ marketing khác?

• Chi phí tham dự so với lợi nhuận?

• Khả năng đạt các mục tiêu khi tham gia hội chợ?

CHIẾN LƯỢC TÀI TRỢ SỰ KIỆN

Vai trò chính của tài trợ là nâng cao vị thế và uy tín nhằm

xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty Tuy nhiên, đây

là hoạt động rất phức tạp Để thực thi thành công hoạt

động này cần giải quyết 4 vấn đề:

Tại sao chọn tài trợ.

Đánh giá lợi ích của tài trợ

Ngân sách dành cho tài trợ

Xây dựng kế hoạch tài trợ

LÝ DO TÀI TRỢ SỰ KIỆN

Tài trợ nhằm hướng đến nhóm KH mục tiêu

Nhằm thiết lập mối liên kết giữa giá trị thương hiệu sẵn có với

các thương hiệu lớn khác ( bánh chưng giỗ tổ )

Tài trợ mang tính tương tác cao, thông qua việc tạo ra và xây

dựng mối quan hệ và sự trải nghiệm của khách hàng ( tài trợ

nước uống cho SEA game)

Tài trợ có thể cho phép công ty mở rộng thị trường, quảng bá

trên thị trường thế giới ( Coca-Cola & olympic với 160 nước)

ĐÁNH GIÁ LỢI ÍCH CỦA TÀI TRỢ

Loại hình tài trợ đó có phù hợp với mục tiêu chiến lược

marketing và hướng đến đúng khách hàng mục tiêu?

Đâu là lợi ích mang lại từ hoạt động tài trợ này và khả năng

khai thác những lợi ích đó của công ty

Khả năng tổ chức thành công sự kiện và những ảnh hưởng

đến nhà tài trợ

Nguồn lực của công ty đảm bảo cho hoạt động tài trợ thành

công

NGÂN SÁCH DÀNH CHO TÀI TRỢ

Xác định ngân sách dành cho tài trợ (4 phương pháp)

Ngân sách bao gồm 2 phần chính:

- Dùng để mua quyền tài trợ

- Dùng để thực thi quyền tài trợ

Cần đánh giá hiệu quả chi phí của tài trợ

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI TRỢ

Xác định mục tiêu :Bám sát mục tiêu marketing, xây dựng

thương hiệu từng thời kỳ

Lựa chọn hình thức tài trợ

Xác định chỉ tiêu đánh giá hiệu quả do tài trợ mang lại

Lập kế hoạch hành động ( chọn đối tác,ký hợp đồng, triển

khai công việc)

Xác định các sự kiện chính: Lễ khai mạc, thể thao, ca nhạc,

chương trình truyền hình…

Kế hoạch truyền thông toàn diện